Tugas Laporan

Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis

Web

Disusun :
O
L
E
H

Sahrul Fikri Laitupa : (160101072)

Manur Ambar Wulan : (160101044)
M. Habiby Litiloly : (160101055)

SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER

(STIKOM) Ambon
 SURAT TUGAS

No. 2505/TI-B/2019

Yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama : Sahrul Fikri Laitupa

NIP : 072

Jabatan : Direktur

Alamat : Tulehu

Menugaskan kepada :

1. Nama : Manur Ambar Wulan

NIP : 044

Jabatan : Pemilik Proyek

Alamat : Kate - kate

2. Nama : Muhammad Habiby Litiloly

NIP : 055

Jabatan : Manajer Proyek

Alamat : Jln. Baru

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembuatan Aplikasi Rekomendasi Surat yang bertempat

di kampus STIKOM Ambon. Kepada yang bersangkutan dimohon berkoordinasi. Setelah

melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan di sampaikan kepada Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Ambon, 22 Mei 2019

Direktur

Sahrul Fikri Laitupa

NIP : 072

I
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan proyek yang berjudul “Aplikasi Rekomendasi

Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web”. Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk

memenuhi tugas Manajemen Proyek Teknologi Infomasi.

Untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada Ibu

Sri Wahyuni Parera, S.ST. Selaku dosen yang telah memberikan bimbingan sehingga laporan

proyek ini dapat terselesaikan.

Penulis menyadari sepenuhnya masih banyak kekurangan baik itu pengetahuan,

pengalaman maupun kemampuan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran maupun kritik

membangun yang bertujuan agar hasil laporan proyek ini dapat diterima dan bermanfaat bagi

semua orang.

Akhir kata kami berharap, semoga laporan proyek ini berguna dan bermanfaat bagi

pembaca. Semoga Allah SWT akan senantiasa melimpahkan rahmat, hidayah serta taufik-Nya

kepada kita semua. Amin.

Ambon, 25 Mei 2019

Penulis

II
 ABSTRAK

Perancangan aplikasi rekomendasi surat adalah salah satu permasalahan dalam rekomendasi
surat pada STIKOM Ambon, terutama dalam pengambilan surat masih menggunakan
pencataan dan menggunakan Microsoft Excel sebagai catatan record transaksi surat. Salah satu
upaya untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan membuat sistem aplikasi rekomendasi surat
ijin penelitian kelompok, ijin penelitian skripsi, dan keterangan aktif kuliah menggunakan
PHP, HTML, CSS kemudian MySQL sebagai databasenya. Data yang digunakan dalam
pembuatan sistem aplikasi ini adalah data rekomendasi surat pada STIKOM Ambon. Hasil dari
perancangan sistem aplikasi ini adalah sistem aplikasi penginputan data surat ijin penelitian,
ijin penelitian skripsi, dan keterangan aktif kuliah. Dengan dibuatnya sistem rancangan aplikasi
rekomendasi surat ini, diharapkan dapat mempermudah mahasiswa dan bagian akademik agar
proses rekomendasi surat ini dapat berjalan dengan cepat. Peneliti menyarankan bahwa sistem
aplikasi ini dapat digunakan pada STIKOM Ambon. Apabila sistem aplikasi tersebut ingin
dikembangkan, bisa dikembangkan menjadi client server.
Kata Kunci : Surat Rekomendasi, STIKOM Ambon, PHP, HTML, CSS, MySQL

III
 ABSTRACT
The draft letter recommendation application is one of the problems in the recommendation
letter on the Ambon STIKOM, especially in the retrieval of letters still using registration and
using Microsoft Excel as a record of the transaction records of letters. One effort to overcome
this is by making a system of application recommendations for group research permits,
permission for thesis research, and active information about lectures using PHP, HTML, CSS
and then MySQL as the database. The data used in making this application system is the letter
recommendation data on Ambon STIKOM. The results of the design of this application system
are application systems for inputting research permit data, permission for thesis research, and
active information about lectures. With the drafting system, the application for the
recommendation of this letter is expected to facilitate students and the academic department
so that the recommendation process for this letter can run quickly. Researchers suggest that
this application system can be used on Ambon STIKOM. If the application system wants to be
developed, it can be developed into a client server.
Keywoards : letter recommendation, STIKOM Ambon, PHP, HTML, CSS, MySQL

IV
 DAFTAR ISI

SURAT TUGAS ............................................................................................................I

KATA PENGANTAR ...................................................................................................II
ABSTRAK .....................................................................................................................III
ABSTRACT ...................................................................................................................IV
DAFTAR ISI ..................................................................................................................V
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................................1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ..............................................................................................1
1.3 Tujuan ................................................................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................................3
2.1 Pengertian Sistem ...............................................................................................3
2.2 Pengertian Informasi ..........................................................................................3
2.3 Pengertian Sistem Informasi ..............................................................................3
2.4 Web Programing ................................................................................................3
2.5 Pengertian Database MySQL ..............................................................................4
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................6
3.1 Alur Metode Penelitian ......................................................................................6
3.2 Metode Perancangan ..........................................................................................7
3.3 Analisa Prosedur ................................................................................................7
3.4 Perancangan Sistem ...........................................................................................8
3.4.1 Usecase Diagram ......................................................................................8
3.4.2 Activity Diagram ......................................................................................9
3.4.3 Class Diagram ...........................................................................................11
3.4.4 Sequence Diagram ....................................................................................12
BAB IV Implementasi ...................................................................................................18
4.1 Implementasi Struktur Table Database .............................................................18
4.2 Implementasi Antarmuka ...................................................................................20
BAB V DOKUMEN PROYEK .....................................................................................26
5.1 Ruang Lingkup (Scope) Proyek .........................................................................26
5.2 Tujuan Proyek ....................................................................................................26
5.3 Faktor Penentu Keberhasilan .............................................................................26
5.4 Keuntungan yang Diharapkan ............................................................................26
5.5 Jadwal Proyek ....................................................................................................27
5.6 Struktur Organisasi Proyek ................................................................................27
5.7 Peran dan Tanggung Jawab ...............................................................................28
5.7.1 Manager Proyek ........................................................................................28

V
 5.7.2 Sistem Analis ............................................................................................28
5.7.3 Desainer ....................................................................................................28
5.7.4 Programmer ...............................................................................................29
5.7.5 Penguji ......................................................................................................29
5.7.6 Dokumentator ...........................................................................................29
5.7.7 Administrator ............................................................................................29
5.8 Managemen Komunikasi ...................................................................................30
5.8.1 Perencanaan Komunikasi ..........................................................................30
5.8.2 Persiapan Pertemuan .................................................................................30
5.9 Managemen Perubahan ......................................................................................30
5.9.1 Prosedur Kontrol Perubahan .....................................................................30
5.9.2 Pengajuan Kontrol ....................................................................................31
5.9.3 Monitor Perubahan ....................................................................................31
5.10 Lampiran A : Perencanaan Komunikasi .........................................................32
5.11 Struktur Rincian Pekerjaan .............................................................................34
5.12 Penugasan Tim Proyek ...................................................................................35
5.13 Rencana Anggaran Belanja .............................................................................37
5.14 Dokumen Kontrol ...........................................................................................38
5.15 Formulir Permintaan Perubahan .....................................................................40
5.16 Daftar Permintaan Perubahan .........................................................................41
5.17 Laporan Kemajuan Proyek .............................................................................42
5.18 Tabel Penelusuran Aktivitas ...........................................................................43
5.19 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek .............................................................45
5.20 Laporan Pelaksanaan Proyek ..........................................................................46
5.21 Laporan Penyelesaian Proyek .........................................................................47
5.22 Berita Acara Penyelesaian Proyek ..................................................................48
5.23 Berita Acara Serah Terima Proyek .................................................................49
BAB VI PENUTUP .......................................................................................................50
6.1 Kesimpulan ........................................................................................................50
6.2 Saran ..................................................................................................................50
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................51

VI
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada zaman sekarang ini perkembangan teknologi semakin berkembang. Sehingga
banyak sekali aplikasi dan sistem informasi yang dibuat untuk menunjang dan menciptakan
kemajuan di berbagai bidang dalam segala aktifitas yang dilakukan oleh manusia. Dengan
hadirnya teknologi informasi banyak membuat kemudahan dalam mendapatkan informasi dan
perhitungan yang cepat dan akurat.
Dalam proses rekomendasi surat di STIKOM, terkadang harus datang untuk
memasukan data mengenai rekomendasi surat tersebut. Bahkan bisa terhambat apabila bagian
Akademik sedang sibuk, sehingga proses rekomendasi surat menjadi terhambat dan akhirnya
tidak bisa buat rekomendasi padahari itu juga. Pada akhirnya harus balik besok lagi, itupun
kalau tidak sibuk.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem dimana dapat mempermudah proses
rekomendasi surat tersebut, dan juga dalam proses rekomendasi ini bisa dapat berjalan efektif
dan efisien.
Sistem ini bekerja dengan memasukan nama mahasiswa, tempat penelitian, kemudian
nanti proses dan di krirm ke Akademik agar bisa langsung diproses dan dicetak. Sehingga
mahasiswa tidak perlu lagi datang ke bagian akademik.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan dari latar belakang di atas maka permasalahan yang akan dikaji
dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang sistem Rekomendasi Surat ?
2. Berbasis apa sistem rekomendasi surat dibuat ?
3. Manfaat apa yang didapat dari pembuatan sistem rekomendasi surat ini ?

1.3. Batasan Masalah

Agar Pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik dan tidak
menyimpang dari pokok masalah, maka yang dilakukan adalah mengambil langkah dengan
membatasi pembahasan sebagai berikut :
1. Pada sistem ini hanya dibahas mengenai Rekomendasi Surat Ijin Penelitian Skripsi,
Surat Ijin Penelitian Kelompok, Surat Keterangan Aktif Kuliah.

1
1.4. Tujuan
Tujuan yang diharapkan agar tercapainya penelitian ini yaitu merancang dan membuat
sebuah aplikasi sistem rekomendasi surat berbasis Web yang dapat memudahkan
mahasiswa dalam merekomendasikan surat di STIKOM Ambon.

2
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang
saling berinteraksi untuk melakukan suatu tugas untuk mencapai suatu tujuan”(Williams dan
Sawyer, 2007 : 552).
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. (Hall, James A : 2007).

2.2. Pengertian Informasi

Informasi (Bali, 2009 : 5) adalah data yang telah disusun menjadi pola yang
bermakna, sehingga data yang dimiliki dapat menghasilkan nilai yang relevan dan sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
Informasi adalah data yang telah dirangkum atau dimanipulasi dalam bentuk lain
dengan tujuan untuk mengambil keputusan, misalnya jumlah suara untuk setiap 8 kandidat
yang digunakan dalam menentukan pemenang pemilu (Williams dan Sawyer, 2007 : 40).
Jadi, informasi adalah sekumpulan data yang dirangkum dan dimanipulasi sesuai
dengan tujuan yang diinginkan untuk mengambil suatu keputusan bagi
pemakai akhir.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2010 : 7) adalah sekumpulan
komponen terpisah yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan
menyediakan tugas-tugas dalam bisnis.
Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware,
software, jaringan komputer, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisai.

2.4. Web Programing

Web Programming merupakan bahasa program yang digunakan untuk membuat sebuah
situs web (Wikipedia, 2013). Dan dibawah ini merupukan contoh bahasa pemograman yang
digunakan dalam membuat sebuah situs web, yaitu :

3
1. HTML (HyperText Markup Language)
Sebuah sistem yang digunakan untuk menandai atau menandakan sebuah dokumen,
shingga dapat dipublikasikan dalam web. Dimana, HTML mendefinisikan apa yang pada
umumnya ditransmisikan di antara node dalam jaringan (Connolly dan Begg, 2010 : 1031).
Sebuah file HTML ditulis menggunakan tag-tag dasar HTML yang terdiri dari
<html></html>, <head></head>, dan <body></body> untuk membentuk sebuah halaman
HTML.
2. CSS (Cascanding Style Sheet)
CSS adalah bahasa sederhana yang mendefinisikan konstruksi style, seperti : tulisan,
warna, dan posisi, yang digunakan untuk menjelaskan bagaimana pada informasi pada
halaman web yang diformat dan ditampilkan (Meloni, 2012 : 46).
CSS memiliki sifat dalam berbagai style yang digunakan untuk mengontrol tulisan,
warna, keselarasan, dan margin (Meloni, 2012 : 52). Properti style dalam CSS secara
umum dapat dikelompokkan dalam dua kategori utama, yaitu :
1. Layout properties, yaitu terdiri dari beberapa sifat yang mempengaruhi posisi elemen
pada halaman web, seperti : margin, padding, keselarasan dan sebagainya.
2. Formatting properties, yaitu terdiri dari beberapa sifat yang mempengaruhi tampilan
secara visual dari elemen dalam sebuah web, seperti jenis tulisan, ukuran, warna, dan
sebagainya.

2.5. Pengertian Database MySQL

MySQL adalah salah satu jenis datebase server yang sangat terkenal dan banyak
digunakan untuk membangun aplikasi desktop atau web yang menggunakan database sebagai
sumber dan pengelola datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL menggunakan
SQL sebagai dasar untuk mengakses databasenya sehingga mudah untuk digunakan, kinerja
query yang cepat dan mencukupi untuk kebutuhan database perusahaan-perusahaan skala
menengah kecil. MySQL juga bersifat open source dan free (anda tidak perlu membayar untuk
menggunakannya) pada berbagai platform (kecuali pada windows yang bersifat shareware).
MySQL didistribusikan dengan lisensi open source GPI (General Public License) mulai versi
3.23, pada bulan juni 2000. (Arief M.Rudiyanto, 2011).

4
 MySQL dikembangkan oleh sebuah perusahaan Swedia bernama MySQL AB yang
pada saat itu bernama TcX DataKonsult AB sekitar tahun 1994-1995, namun cikal bakal
kodenya sudah ada sejak 1979. Awalnya TcX membuat MySQL dengan tujuan
mengembangkan aplikasi web untuk klien. TcX merupakan perusahaan pengembang software
dan konsultan database. Saat ini MySQL sudah diakuisisi oleh Oracle Corp.

5
 BAB III
METODE PENELITIAN

3.1. Alur Metode Penelitian

Metode yang digunakan yaitu SDLC yang merupakan salah satu istilah yang sudah
tidak asing lagi bagi anda para programmer dan juga teknisi IT yang biasa melakukan
pengembangan terhadap sebuah sistem. SDLC sendiri merupakan kepanjangan dari System
Development Life Cycle. Atau yang dalam bahasa Indonesia bisa kita artikan sebagai sebuah
siklus dari pengembangan sistem. Pada dasarnya, SDLC ini berisi beberapa tahapan yang
menggambarkan mengenai siklus dari sebuah sistem yang dikembangkan untuk tujuan tertentu.
ada beberapa tahap yang harus dilewati dalam proses pengembangan sistem.
Berikut ini adalah beberapa tahap – tahap yang dilewati dalam SDLC :
1. Tahap perencanaan
Pada tahap ini hal yang dilakukan adalah mendefinisikan masalah untuk menentukan
ruang lingkup sistem yang akan dibangun.
2. Tahap Analisis
Seluruh kebutuhan aplikasi harus bisa didapatkan pada fase ini,termasuk di dalamnya
kegunaan aplikasi yang diharapkan pengguna dan batasan aplikasi. Informasi tersebut
dianalisis untk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna, yang dibuat dalam bentuk
Use case untuk digunakan pada tahap selanjutnya.
2. Tahap perancangan
Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan
bagaimana tampilan user interface, tahap ini membantu menspesifikasikan kebutuhan
perangkat keras dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
3. Tahap implementasi
Pada tahap ini dilakukan pemrograman. Pembutan aplikasi dipecah menjadi modul
kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini
juga dilakukan pemeriksaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi
atau belum.
4. Tahap pemeliharaan
Ini merupakan tahap terakhir dalam metode Iterasi, aplikasi yang sudah dibuat,
dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki
kesalahan yang tidak ditemukan pada tahap sebelumnya. Perbaikan implementasi unit
sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru

6
3.2. Metode Perancangan
Metode perancangan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pengambilan Data
Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan dengan metode:
1. Dokumentasi
Hal ini dilakukan untuk memperoleh beberapa landasan teori untuk
memperkuat penelitian yang dilakukan. Dasar dari landasan teori yang dipakai ini
didapat dari beberapa sumber diantaranya yaitu dari buku, internet, dan juga beberapa
tulisan yang berhubungan dengan penelitian.
b. Prosedur Penelitian
1. Pengolahan Data
Dapat dijelaskan bahwa pembuatan aplikasi ini dimulai dengan perencanaan
yaitu menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi yang
kemudian dilakukan analisis terhadap hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan dan
pengembangan aplikasi resep masakan khas Jawa.
2. Pemodelan
Dalam membangun aplikasi resep masakan khas Jawa ini digunakan beberapa
perancangan yang meliputi perancangan use case, diagram berjenjang, bagan alur
sistem, dan tabel sistem.

3.3. Analisa Prosedur

Prosedur adalah kegiatan yang sesuai dari berbagai macam tahapan-tahapan yang
berupa instruksi yang harus dilakukan oleh seseorang.
Prosedur dalam perencenaan anggaran biaya :

Gambar 1. Diagram Prosedur Perencanaan Rekomendasi Surat

7
 1. Manajer bagian membuat proposal rencana anggaran biaya
2. Proposal diserahkan kepada manajemen
3. Manajemen menganalisa proposal
4. Jika isi proposal sesuai maka disetujui oleh manajemen jika tidak dikembalikan ke
manajer bagian
5. Proposal diserahkan kepada pimpinan untuk disetujui
6. Proposal diserahkan kepada bagian keuangan untuk mencairkan dana sesuai dengan
proposal
7. Dana diberikan kepada manajer bagian yang membuat proposal

3.4. Perancangan sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.

3.4.1. Use Case Diagram

Gambar 2. Use Case Diagram User Sistem Rekomendasi Surat

Pada use case diatas, maka dapat mendeskripsikan berbagai kegiatan sebagai berikut :
Admin
1. Admin merupakan aktor
2. Admin mengakses halaman web dan melihat menu login
3. Admin memasukan username dan password untuk masuk ke menu utama admin
4. Admin memilih menu input mahasiswa dan memasukan data mahasiswa
5. Admin memilih menu input dosen dan memasukan data dosen
6. Admin memilih tabel daftar nama dan melihat data yang berhasil masuk di database
7. Admin memilih menu data surat dari user dan melihat data surat yang dikirim user.

8
 User :

1. User merupakan aktor

2. User mengakses halam web dan melihat menu login
3. User memasukan username dan password untuk masuk ke menu utama user
4. User memilih menu Membuat surat dan memilih surat mana yang mau dibuat
5. User memilih surat ijin penelitian skripsi dan memasukan data yang ada pada surat.
6. User memilih surat ijin penelitian kelompok dan memasukan data yang ada pada surat.
7. User memilih surat ijin keterangan aktif kuliah dan memasukan data yang ada pada surat.
8. User memilih menu daftar surat dan melihat apakah data berhasil dibuat.
9. User memilih menu kirim surat dan memasukan data yang mau di kirim ke akademik.

3.4.2. Activity Diagram

Activity Admin

Gambar 3. Activity Diagram Admin Sistem Rekomendasi Surat

Pada activity diagram diatas, maka dapat mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut :
1. Admin melakukan login

9
 2. Jika login sukses maka sistem menampilkan menu utama admin. Jika tidak maka user
kembali ke menu login
3. Admin memilih menu input mahasiswa dan menginputkan data mahasiswa
4. Sistem memproses dan menyimpan data mahasiswa
5. Admin memilih menu input dosen dan memasukan data dosen
6. Sistem memproses dan menyimpan data dosen
7. Admin memilih tabel data dari database dan melihat data yang berhasil masuk
8. Sistem menampilkan tabel data dari database.
9. Admin memilih data surat dari user dan bisa di download untuk dicetak
10. Sistem menampilkan data surat dari user.

Activity User

Gambar 4. Activity Diagram User Sistem Rekomendasi Surat

Pada activity diagram diatas, maka dapat mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut :
1. User melakukan login
2. Jika login sukses maka sistem menampilkan menu utama jika tidak maka user kembali
kemenu login
3. User memilih menu surat dan memilih surat mana yang mau dibuat
4. Sistem menampilkan surat-surat
5. User memilih surat ijin penelitian skripsi dan memasukan data surat

10
 6. Sistem memproses dan menyimpan data surat ijin penelitian skripsi
7. User memilih surat ijin penelitian kelompok dan memasukan data surat
8. Sistem memproses dan menyimpan data surat ijin penelitian kelompok
9. User memilih surat keterangan aktif kuliah dan memasukan data surat
10. Sistem memproses dan menyimpan data surat keterangan aktif kuliah
11. User memilih menu kirim surat dan memasukan data surat yang mau dikirim
12. Sistem memproses dan menyiman data surat yang telah dikirim
13. User memilih daftar surat dan melihat surat yang berhasil dibuat
14. Sistem menampilkan daftar surat
15. User mencetak surat yang sudah dibuat.

3.4.3 Class Diagram

Gambar 5. Class Diagram Sistem Rekomendasi Surat

Class diagram diatas menggambarkan struktur sistem yang digunakan untuk membuat
sistem yang saling berhubungan antar class.Tahap perancangan ini mendefinisikan struktur
statis sistem seperti subsistem, kelas-kelas dan antarmuka-antarmuka serta hubungannya
masing-masing dalam kerangka sistem atau perangkat lunak yang akan dikembangkan.

11
3.4.4 Sequence Diagram
Sequence diagram adalah interaksi antara user dan sistem yang disusun
berdasarkan urutan waktu. Secara mudahnya sequence Diagram adalah gambaran tahap
demi tahap, termasuk kronologi (urutan) perubahan secara logis yang seharusnya
dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan use case diagram.

User :
1. Surat Ijin Penelitian Skripsi

Gambar 6. Sequence Surat Ijin Penelitian Skripsi

2. Surat Ijin Penelitian Kelompok

Gambar 7. Sequence Surat Ijin Penelitian Kelompok

12
3. Surat Keterangan Aktif Kuliah

Gambar 8. Sequence Surat Keterangan Aktif Kuliah

4. Surat Daftar Surat

Gambar 9. Sequence Daftar Surat

13
Admin :
1. Input Mahasiswa

Gambar 10. Sequence Input Mahasiswa

2. Input Dosen

Gambar 11. Sequence Input Dosen

14
3. Table Database

Gambar 12. Sequence Tabel Database

4. Data Surat dari User

Gambar 13. Sequence Data Surat dari User

15
3.1 Flowchart
Pada flowchart ini merupakan bagan penyusunan aplikasi atau diagram alir
yang menyatakan aliran algoritma secara detail dan prosedur sistematisnya.
Admin :

Gambar 14. Flowchart Admin

16
User :

Gambar 15. Flowchart User

17
 BAB IV
IMPLEMENTASI
4.1 Implementasi Struktur Table Database
Tabel Login

Gambar 16. Tabel Db Login

Tabel Mahasiswa

Gambar 17. Tabel Db Mahasiswa

Tabel Dosen

Gambar 18. Tabel Db Dosen

Tabel Surat Aktif Kuliah

Gambar 19. Tabel Db Surat Aktif Kuliah

18
Tabel Surat Penelitian Skripsi

Gambar 20. Db Surat Penelitian Skripsi

Tabel Surat Penelitian Kelompok

Gambar 21. Db Surat Penelitian Kelompok

Tabel Kirim Surat

Gambar 22. Db Kirim Surat

19
4.2 Implementasi Antarmuka
5. Tampilan Menu Login

Gambar 23. Tampilan Menu Login

Gambar 6. Merupakan prototype tampilan menu login sistem rekomendasi surat. User
dan Admin bisa langsung memasukan Username dan Password untuk melakukan login, jika
sudah terdaftar.

6. Tampilan Menu Utama Admin

Gambar 24. Tampilan Menu Utama Admin

Gambar 7. Merupakan prototype tampilan menu utama admin pada sistem rekomendasi
surat. Artinya bahwa admin sudah berhasil melakukan login.

20
 7. Tampilan Menu Input Mahasiswa

Gambar 25. Tampilan Menu Input Mahasiswa

Gambar 8. Merupakan prototype tampilan menu input mahasiswa pada sistem

rekomendasi surat. Admin bisa langsung memasukan data-data mahasiswa yang baru, agar
mahasiswa bisa masuk pada menu utama user sehingga bisa merekomendasikan surat ijin
penelitian dan lain-lain.

8. Tampilan Menu Input Dosen

Gambar 26. Tampilan Menu Input Dosen

Gambar 9. Merupakan prototype tampilan menu input dosen pada sistem rekomendasi
surat. Sehingga admin bisa langsung memasukan data-data dosen yang baru, agar
mahasiswa memasukan nama dosen pada surat ijin penelitian yang akan dibuat.

21
 9. Tampilan Menu Tabel Database

Gambar 27. Tampilan Menu Tabel Database

Gambar 10. Merupakan prototype tampilan menu tabel database pada sistem
rekomendasi surat. Admin bisa langsung melihat data-data yang berhasil di masukan ke
database.

10. Tampilan Menu Data Surat dari User

Gambar 28. Tampilan Menu Data dari User

Gambar 11. Merupakan prototype tampilan menu data dari user pada sistem
rekomendasi surat. Admin bisa melihat apakah ada mahasiswa yang mengirim surat ijin
penelitian yang telah dibuat, sehingga bisa di download agar disimpan formatnya di
akademik.

22
 11. Tampilan Menu Utama User

Gambar 29. Tampilan Menu Utama User

Gambar 12. Merupakan prototype tampilan menu utama user pada sistem rekomendasi
surat. Artinya bahwa user sudah berhasil melakukan login.

12. Tampilan Menu Surat Ijin Penelitian Skripsi

Gambar 30. Tampilan Menu Surat Ijin Penelitian Skripsi

Gambar 13. Merupakan prototype tampilan menu surat ijin penelitian skripsi pada
sistem rekomendasi surat. Sehingga user bisa langsung memasukan data-data surat ijin
penelitian skripsi, kemudian di simpan ke dalam database, sehinggan bisa diproses untuk
mencetak surat tersebut.

23
 13. Tampilan Menu Surat Ijin Penelitian Kelompok

Gambar 31. Tampilan Menu Surat Ijin Penelitian Kelompok

Gambar 14. Merupakan prototype tampilan menu surat ijin penelitian kelompok pada
sistem rekomendasi surat. Sehingga user bisa langsung memasukan data-data surat ijin
penelitian kelompok, kemudian di simpan ke dalam database, sehinggan bisa diproses untuk
mencetak surat tersebut.

14. Tampilan Menu Surat Keterangan Aktif Kuliah

Gambar 32. Tampilan Menu Surat Ijin Penelitian Skripsi

Gambar 15. Merupakan prototype tampilan menu surat ijin penelitian skripsi pada
sistem rekomendasi surat. Sehingga user bisa langsung memasukan data-data surat ijin
penelitian skripsi, kemudian di simpan ke dalam database, sehinggan bisa diproses untuk
mencetak surat tersebut.

24
 15. Tampilan Menu Daftar Surat

Gambar 33. Tampilan Menu Daftar Surat

Gambar 16. Merupakan prototype tampilan menu daftar surat pada sistem rekomendasi
surat. Sehingga user bisa langsung melihat data-data yang berhasil dibuat dan di masukan
ke database, agar bisa langsung mencetak.

16. Tampilan Menu Kirim Surat

Gambar 34. Tampilan Menu Kirim Surat

Gambar 17. Merupakan prototype tampilan menu kirm surat pada sistem rekomendasi
surat. Dimana user bisa langsung mengirimkan surat yang di buat ke akademik, sehinggan
akademik bisa menyimpan format surat yang telah mahasiswa buat.

25
 BAB V
DOKUMEN PROYEK

5.1 Ruang Lingkup (Scope) Proyek

Proyek pembuatan Aplikasi Rekomendasi Surat ini, adalah proyek yang
memudahkan mahasiswa dalam membuat surat rekomendasi, karena sistem ini dibuat
untuk lebih gampang dalam membuat surat rekomendasi di Akademik.

5.2 Tujuan Proyek

Tujuan proyek ini adalah membuat aplikasi yang dapat memberikan kemudahan
bagi mahasiswa yang ingin membuat surat rekomendasi, sehingga tidak ada kendala
dalam proses rekomendasi surat tersebut.

5.3 Faktor Penentu Keberhasilan

Adapun faktor keberhasilan dalam proyek ini adalah sebagai berikut :
 Adanya orang-orang yang ahli dalam pelaksanaan proyek.
 Proyek ini dibuat untuk mempermudah mahasiswa dalam rekomendasi surat pada
STIKOM Ambon, jadi proyek ini akan dibuat sebaik mungkin.
 Pelaksanaan proyek ini dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan
yaitu sebelum tanggal 25 Mei 2019.
 Pembuatan Laporan Hasil Analisis dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang
telah dibuat.
 Melakukan survei dan analisa rekomendasi surat yang ada di STIKOM Ambon.

5.4 Keuntungan yang Diharapkan

Keuntungan yang didapat dalam pelaksanaan proyek ini adalah :
1. Aplikasi ini memudahkan mahasiswa dalam merekomendasikan surat di STIKOM
Ambon.
2. Dengan aplikasi ini juga mahasiswa tidak perlu datang ke kampus untuk mengurus
surat rekomendasi ini.

26
5.5 Jadwal Proyek
Deskripso Task dan Perkiraan Waktu yang dibutuhkan
Durasi(hari
No Deskripsi Tugas/Pekerjaan (Taks) Mulai Selesai
kerja)
1.0 Analisis kebutuhan sistem 7 hari 25-05-2019 01-06-2019
1.1 Identifikasi Masalah 2 hari 25-05-2019 27-05-2019
1.2 Identifikasi Kebutuhan 2 hari 27-05-2019 29-05-2019
1.3 Laporan Hasil Analisa 3 hari 29-05-2019 01-06-2019
Desain (Mendefinisikan Ruang
2.0 19 hari 02-06-2019 21-06-2019
Lingkup sistem baru)
2.1 Membuat Desain System hasil analisa 4 hari 02-06-2019 06-06-2019
2.2 Membuat Desain Basis Data 5 hari 06-06-2019 11-06-2019
2.3 Membuat Desain Aplikasi 7 hari 11-06-2019 18-06-2019
2.4 Dokumentasi Desain 3 hari 18-06-2019 21-06-2019
3.0 Programing (Coding Program) 30 hari 22-06-2019 22-07-2019
3.1 Dokumentasi Desain 7 hari 22-06-2019 29-06-2019
3.2 Testing dan Implementasi 15 hari 29-06-2019 13-07-2019
3.2.
Testing 8 hari 29-06-2019 07-07-2019
1
3.2.
Implementasi 9 hari 07-07-2019 16-07-2019
2
3.3 Dokumentasi Hasil Uji Proses dan
6 hari 16-07-2019 22-07-2019
Implementasi
4.0 Dokumentasi Proyek 5 hari 22-07-2019 27-07-2019
5.0 User Training 3 hari 27-07-2019 30-07-2019
6.0 Pemeliharaan 7 hari 30-07-2019 06-08-2019

5.6 Struktur Organisasi Proyek

Manager Proyek
M. Habiby Litiloly

Sistem Analisis Desainer Programmer Dokumentator Tester Administrator

Siti Ang Fitri Andika Rizky Irda Christina

27
5.7 Peran dan Tanggung Jawab
5.7.1 Manager Proyek
1. Membuat rencana kerja proyek.
2. Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek.
3. Memonitir jalannya proyek dan kerja tim proyek.
4. Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.
5. Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan ruang
lingkup yang disetujui.
6. Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani permintaan
perubahan.
7. Membuat progress report.
8. Menjebatani penganalisa sistem dengan desainer sehingga antara hasil analisa
sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
9. Menjebatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang dibuat tidak
menyulitkan programmer dalam membuat dan mewujudkan aplikasi.
10. Melaporkan setiap kemajuan proyek hasil dan hasil akhir proyek kepada pemilik
proyek.
11. Membuat dokumentasi manajemen poyek yang dibantu oleh administrator.

5.7.2 Sistem Analisis

 Melakukan analisis sistem yang akan dibangun.
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek.
 Bediskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkah yang harus ditempuh
untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencaan manajemen proyek.
 Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi yang sesuai
dengan yang diinginkan.
 Membuat dokumentasi analisa & desain sistem.

5.7.3 Desainer
 Membuat desain aplikasi.
 Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentanf desain aplikasi agar sesuai dengan
yang diharapakan.
 Berdiskusi dengan programmer tentang maksud desain aplikasi yang dibuat.
 Membuat dokumentasi desain aplikasi.

28
5.7.4 Programmer
 Membuat program aplikasi sesuai dengan analisis dan desain yang ditentukan.
 Berdiskusi dengan desainer aplikasi dan analis agar program yang dibuat susai
dengan yang telah ditentukan.
 Memberi usulan pada desainer dan penganalisis sistem jika memang diperlukan.
 Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan system analyst apabila memang ada
hal-hal yang kurang jelas.
 Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester.
 Membuat dokumentasi program.

5.7.5 Penguji (Tester)

 Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.
 Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
 Memberikan rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang
dihadapi.
 Membuat dokumentasi tentang hasil testing terhadap program aplikasi.

5.7.6 Dokumentator
 Membuat dokumentasi sistem (desain spesifikasi sistem), berkoordinasi dengan
sistem analis, desainer dan programmer.
 Berkoordinasi dengan sistem analis, dengan pihak yang dituju untuk memberikan
keterangan mengenai sistem yang akan dibangun.
 Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh manajer proyek
bersama administrator.
 Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi administrasi
proyek.

5.7.7 Administrator
 Melaksanakan administrator proyek dari awal hingga akhir proyek.
 Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek.
 Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan dokumentator.

29
5.8 Managemen Komunikasi
5.8.1 Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antara
anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek pembangunan sistem monitoring
ini. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan
secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan antara semua
pihak yang terlibat/ berkepentingan. Untuk perencana komunikasi yang bersifat
normal, akan dicantumkan pada lampiran yang menggambarkan komunikasi reguler
yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan,
dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

5.8.2 Persiapan Pertemuan (Meeting)

Mendistribukan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentungan dimulai dengan topik yang mudah
dan setiap topik berikan alokasi waktu.
 Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
 Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir
dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
 Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
 Pemimpin meeting akan menunjukan seorang notulis untuk membuat dokumentasi
meeting dan mendistribusikan dengan tepat.
 Meeting paling sedikit membahas topik berikut :
 Kemajuan proyek.
 Aktivitas yang akan segera dilakukan.
 Pembahasan ulang kontrol perubahan (change control review).

5.9 Managemen Perubahan

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan.
Untuk mengatisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur
untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan prosedur
kontrol perubahan (changes control procedure).
5.9.1 Prosedur Kontrol Perusahan
 Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya
proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,
terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi jadwal ruang lingkup kerja.
 Persetujuan pada form permintaan perubahan/change request form (CRF)
menunjukan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

30
5.9.2 Pengajuan Perubahan
 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi
formal (meeting reguler) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi
lainnya).
 Mengisi form permintaan perubahan (CRF).
 Catat CRF (Change Request Form) pada catatan permintaan perubahan.

5.9.3 Monitor Perubahan

 Apabila form permintaan perubahan telat disetujui, pekerjaan dapat dimulai
 Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempersentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting
proyek. Manajer proyek harus menanda tangani form permintaan
perubahan apabila perubahan terlah diselesaikan.
 Daftar permintaan perubahan akan di-review pada meeting proyek untuk
mengecek perubahan-perubahan yang belum diselesaikan.

31
 5.10 LAMPIRAN A :
PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS PENANGGUNG
AGENDA WAKTU PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
PERTEMUAN JAWAB

Manajemen (I ntern)
 Membahas Sekali, saat Manajer Seluruh Perencanaan Catatan
rencana kerja eksekusi proyek anggota tim manajemen pertemuan &
Pertemuan dengan mengacu proyek proyek proyek perencanaan
Pembukaan kepada kerja
perencanaan pertama kali
menajemen proyek
• Membahas/ Reguler Manajer Seluruh 1. Perencanaan • Laporan
review status dan proyek anggota tim manajemen rencana
kemajuan proyek proyek proyek kerja yang
dengan mengacu 2. Laporan akan
ke perencaan kemajuan dilakukan
manajemen kerja & • Laporan
proyek kelengkapan kemajuan
• Membahas nya kerja yang
rencana kerja Form / disetujui
berikutnya catatan
dengan mengecu permintaan
Pertemuan kepada perubahan
Tim Proyek perencanaan
manajemen
proyek
• Memantau &
mengontrol
apabila adanya
perubahan
yang terjadi
• Me-review
rencana kerja
yang telah
dilakukan
• Transfer Sekali Manajer Seluruh 1. Rencana
pengetahuan menjelang proyek anggota tim kerja
Pertemuan
• Membahas serah penutupan proyek 2. Laporan
Penutupan terima proyek hasil proyek
proyek

32
 2. PELAPORAN (REPORT)
PENANGGUN
JENIS
ITEM WAKTU G DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN
JAWAB
Laporan  Status Mingguan, Manajer proyek Seluruh Tim rapat Laporan
Kemajuan setiap hari. anggota tim kemajuan
Proyek (Project proyek proyek
Progress Report) • Work progress
(progress
pekerjaan)
• Detail pekerjaan
• Penyampaian
kemajuan proyek

• Undangan Mingguan, Manajer Seluruh Tim rapat Status acara

pertemuan dikirim proyek anggota tim pertemuan
Status Acara / • Usulan acara / minimal proyek
Agenda agenda
sehari
Pertemuan • Pekerjaan yang
belum diselesaikan sebelum
(Status Meeting
Agenda) • Laporan status pertemuan
aktivitas tim proyek

• Agenda Setiap Manajer Pihak-pihak Pertemuan/ Catatan rapat

Catatan • Isu yang dibahas pertemuan proyek & Tim terkait & rapat & rencana
Pertemuan • Rencana kerja, peserta kerja
(Minutes of tanggal target
Meeting) pertemuan /
rapat

33
5.11 STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web
Manajer Proyek : M. Habibi Litiloly
Bidang : Teknik Informatika

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Analisis Kebutuhan Sistem

1.1 Identifikasi Masalah
1.2 Identifikasi Kebutuhan
1.3 Laporan Hasil Analisis
2. Desain (Mendefinisikan Ruang Lingkup Sistem Baru)
2.1 Membuat Desain Sistem Hasil Analisis
2.2 Membuat Desain Basis Data
2.3 Membuat Desain Aplikasi
2.4 Dokumentasi Desain
3. Programming (Coding Program)
3.1 Dokumentasi Program
3.2 Testing dan Implementasi
3.2.1 Testing
3.2.2 Implementasi
3.3 Dokumentasi Hasil Uji Prototype dan Implementasi
4. Dokumentasi Proyek

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : M. Habiby Litiloly Nama : Manur Ambar Wulan

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 24 Mei 2019 Tanggal : 25 Mei 2019

34
 5.12 PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web
Bidang : Teknik Informatika

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

1. Membuat rencana kerja proyek.
2. Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek.
3. Memonitir jalannya proyek dan kerja tim proyek.
4. Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.
5. Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal
dan ruang lingkup yang disetujui.
6. Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani
permintaan perubahan.
7. Membuat progress report.
8. Menjebatani penganalisa sistem dengan desainer sehingga antara hasil
analisa sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang M. Habiby
Manajer Proyek
diharapkan. Litiloly
9. Menjebatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang
dibuat tidak menyulitkan programmer dalam membuat dan
mewujudkan aplikasi.
10. Melaporkan setiap kemajuan proyek hasil dan hasil akhir proyek
kepada pemilik proyek.
11. Membuat dokumentasi manajemen poyek yang dibantu oleh
administrator.

1. Membuat program aplikasi sesuai dengan analisis dan desain yang

ditentukan.
2. Berdiskusi dengan desainer aplikasi dan analis agar program yang
dibuat susai dengan yang telah ditentukan.
3. Memberi usulan pada desainer dan penganalisis sistem jika memang
diperlukan.
Programmer Andika
4. Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan system analyst apabila
memang ada hal-hal yang kurang jelas.
5. Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester.
6. Membuat dokumentasi program.

1. Membuat desain aplikasi.

2. Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentanf desain aplikasi agar
sesuai dengan yang diharapakan.
Desainer 3. Berdiskusi dengan programmer tentang maksud desain aplikasi yang Fitri
dibuat.
4. Membuat dokumentasi desain aplikasi.

35
 1. Melakukan analisis sistem yang akan dibangun.
2. Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek.
3. Bediskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkah yang
harus ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencaan
Sistem Analis manajemen proyek. Siti Ang
4. Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi
yang sesuai dengan yang diinginkan.
5. Membuat dokumentasi analisa & desain sistem.

1. Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.

2. Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
3. Memberikan rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan
Tester (Penguji) yang dihadapi. Irda
4. Membuat dokumentasi tentang hasil testing terhadap program aplikasi.

1. Membuat dokumentasi sistem (desain spesifikasi sistem),

berkoordinasi dengan sistem analis, desainer dan programmer.
2. Berkoordinasi dengan sistem analis, dengan pihak yang dituju untuk
memberikan keterangan mengenai sistem yang akan dibangun.
3. Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh
Dokumentator manajer proyek bersama administrator. Rizky
4. Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi
administrasi proyek.

1. Melaksanakan administrator proyek dari awal hingga akhir proyek.

2. Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen
proyek.
Administrator 3. Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi Christina
proyek dan berkoordinasi dengan dokumentator.

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK
Direksi.

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : M. Habiby Litiloly Nama : Manur Ambar Wulan

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 24 Mei 2019 Tanggal : 25 Mei 2019

36
 5.13 RENCANA ANGGARAN BELANJA
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web
Manajer Proyek : M. Habiby Litiloly
Bidang : Teknik Informatika

Gugus Tugas (Task) Jam Tarif Tenaga Jumlah Biaya

WBS Tenaga Tenaga Tenaga Biaya Lain2 Total per Task
Proyek Kerja Kerja Kerja Kerja

1. Analisis Kebutuhan
Sistem
1.1 Identifikasi
24 jam Rp.3.000.000/hari 1 org - - Rp.6.000.000
Masalah
1.2 Identifikasi
48 jam Rp.2.000.000/hari 1 org - - Rp.4.000.000
Kebutuhan
1.3 Laporan Hasil
48 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - Rp.500.000 Rp.2.500.000
Analisis
2. Desain
(Mendefinisikan
Ruang Lingkup
Sistem Baru)
2.1 Membuat Desain
72 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - - Rp.3.000.000
Sistem Hasil Analisis
2.2 Membuat Desain
24 jam Rp.1.500.000/hari 1 org - - Rp.1.500.000
Basis Data
2.3 Membuat Desain
48 jam Rp.2.000.000/hari 1 org - - Rp.4.000.000
Aplikasi
2.4
Dokumentasi Desain 48 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - Rp.500.000 Rp.2.500.000

3.
Programming Rp.2.000.000/mod
600 jam 2 org - - Rp.15.000.000
(Coding Program) ul
3.1 Dokumentasi
96 jam Rp.500.000/hari 1 org - Rp.500.000 Rp.2.500.000
Program
3.2 Testing dan
Implementasi
3.2.1 Testing 192 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - - Rp.7.000.000
3.2.2 Implementasi 192 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - - Rp.7.000.000
3.3 Dokumentasi Hasil
Uji Prototype dan 120 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - Rp.500.000 Rp.5.500.000
Implementasi

37
4. Dokumentasi Proyek
240 jam Rp.1.000.000/hari 1 org - Rp.500.000 Rp.10.500.000

Lain-lain:
Hardware - - - - - Rp.20.000.000
Supplies - - - - - Rp.8.000.000
Sub-Total:

PERENCANAAN TOTAL Rp.98.500.000

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : M. Habiby Litiloly Nama : Manur Ambar Wulan

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 24 Mei 2019 Tanggal : 25 Mei 2019

5.14 DOKUMEN KONTROL

Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi

22-04-2019 M. Habiby Litiloly 1.0

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Manur Ambar Wulan Pemilik Proyek

38
5.15 FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul :
Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

…………………………………….
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
……………………………………..

Diajukan oleh : Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:

39
5.16 DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :

Bidang :

Deskripsi Nama Tanggal

No. Form Tanggal Usulan
Permintaan Pengusul Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

40
5.17 LAPORAN KEMAJUAN PROYEK

LAPORAN KEMAJUAN PROYEK

(PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Aplikasi Resep Makanan Khas Kota Ambon Berbasis Android Web
Pemilik Proyek : Manur Ambar Wulan

Manajer Proyek : M. Habiby Litiloly

Periode : …………..… s/d ………………….

1. Status

Pengerjaan proyek telah diselesaikan kurang lebih 70% dari awal penyelesaian proyek
yang direncanakan.

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual

Deskripsi
Mulai Selesai Mulai Selesai
Analisis Kebutuhan Sistem
Desain Sistem
Coding
Testing dan Implementasi
Perkiraan Penambahan Durasi (hari) :
Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan :

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : M. Habiby Litiloly Nama : Manur Ambar Wulan

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : Tanggal :

41
 5.18 TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS
TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS
(ACTIVITY TRACKING TABLE)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :

Bidang :

Dibuat Oleh :
Tanggal :

Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual Jadwal Target

No. Deskripsi
WBS Aktivitas Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Durasi

Analisis
1.
Kebutuhan Sistem

1.1 Identifikasi Masalah

1.2 Identifikasi Kebutuhan

1.3 Laporan Hasil Analisis

Desain (Mendefinisikan
2. Ruang Lingkup Sistem
Baru)

Membuat Desain Sistem

2.1
Hasil Analisis

2.2 Membuat Desain Basis Data

2.3 Membuat Desain Aplikasi

2.4 Dokumentasi Desain

Programming (Coding
3.
Program)

3.1 Dokumentasi Program

42
3.2 Testing dan Implementasi

3.2.1 Testing

3.2.2 Implementasi

Dokumentasi Hasil Uji

3.3
Prototype dan Implementasi

4.0 Dokumentasi Proyek

5.0 User Training

6.0 Pemeliharaan

43
 5.19 PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

(Estimate Cost at Completion)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :

Bidang :

Dibuat Oleh :
Tanggal :

Analisis dalam Jam Analisis dalam Rupiah

Jam Est. To Est. At Rupiah Est. To Est. At
No. Jam Rupiah
Deskripsi Aktivitas Anggara Complet Complet Selisih Anggara Complet Complet Selisih
WBS Aktual Aktual
n e e n e e
1.0
2.0
3.0
4.0
Total

Rata-rata biaya per jam

44
5.20 LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK

No. 24/05/19/TI/B

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : M. Habiby Litiloly
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jln. Baru

Selaku Pelaksana Proyek Aplikasi Resep Makanan Khas Kota Ambon Berbasis Android
dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen
Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Aplikasi Resep Makanan Khas Kota
Ambon Berbasis Android berdasarkan Surat Penugasan Nomor : 22/05/19/TI/B tanggal 01
bulan April tahun 2019 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.

Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ambon, 22 Mei 2019

Pelaksana Proyek

M. HABIBY LITILOLY
Manajer Proyek

45
5.21 LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK

No. 22/05/19/TI/B

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Manur Ambar Wulan
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Kate - Kate

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon
Berbasis Web dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan

“Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksana Proyek Nomor : 22/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun
2019 dari manager proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian proyek Aplikasi
Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web berdasarkan surat penugasan Nomor
: 22/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun 2019 telah diselesaikan dengan baik.

Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ambon, 24 Mei 2019

Pengawas pelaksanaan Proyek

Manur Ambar Wulan

Pemilik Proyek

46
5.22 BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK

No. 24/05/19/TI/B

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : Manur Ambar Wulan
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Kate -Kate
Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek

2. Nama : M. Habiby Litiloly

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jln. Baru
Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Aplikasi Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon

Berbasis Web.
2. Nomor Surat Tugas/Tanggal : 24/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun 2019 Telah selesai
dikerjakan .

Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ambon, 24 Mei 2019

Pelaksana Proyek Pengawas Proyek

M. Habiby Litiloly Manur Ambar Wulan

Manajer Proyek Pemilik Proyek

47
5.23 BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK

No. 24/05/19/TI/B

Pada hari ini Rabu tanggal 24 bulan Mei tahun 2019, kami yang bertanda tangan dibawah ini:

1. Nama : Manur Ambar Wulan

Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Kate - Kate

2. Nama : M. Habiby Liltiloly

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jln. Baru
Menerangkan sebagai berikut:

3. Proyek : Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web

4. Nomor Surat Tugas/Tanggal : 24/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun 2019
5. Pelaksanaan proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek Nomor :
24/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun 2019 dan Laporan Penyelesaian Nomor :
24/05/19/TI/B tanggal 01 bulan April tahun 2019.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PELAKSANA PENGAWAS PELAKSANA

M. Habiby Litiloly Manur Ambar Wulan

Manajer Proyek Pemilik Proyek

48
 BAB VI
PENUTUP

6.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang dilakukan mengenai sistem rekomendasi surat, maka
kesimpulan yang dapat diambil dari aplikasi rekomendasi surat adalah sebagai berikut :
1. Adanya aplikasi rekomendasi surat ini diharapkan dapat membantu akademik dalam
mengelola rekomendasi surat ijin penelitian, sehingga mempermudah mahasiswa dalam
pembuatan surat rekomendasi, dan tidak mengganggu apabila ada kesibukan di bagian
akademik saat ada yang ingin meminta surat rekomendasi.
2. Sistem ini dibuat dengan bahasa pemrograman web yaitu html, php, css, dan mysql sebagai
database.
3. Sistem rekomendasi surat ini dibuat berbasis web agar penggunaannya lebih praktis,
dengan hanya menggunakan perangkat yang memiliki web browser untuk membukanya
4. Proses pengelolaan surat rekomendasi aplikasi ini dapat mencetak format surat serta dapat
menyimpan format surat menjadi lebih tertata dengan baik pada direktori penyimpanan.

7.1 Saran
Aplikasi Rekomendasi Surat Pada STIKOM Ambon Berbasis Web ini dapat
dikembangkan dengan tampilan yang lebih menarik lagi, sehinggan bisa memudahkan para
mahasiswa yang ingin merekomendasikan surat ijin di STIKOM Ambon. Kemudian sistem ini
bisa bermanfaat.

49
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Endang Sugiharti, Sulis Eli Triliani pada tahun 2014 “Perancangan Aplikasi Surat
Masuk dan Keluar pada PT. Angkasa Pura 1 Semarang”. Semarang : Universitas
Negeri Semarang.
[2] Reksa Guntari dan Ridwan Setiawan pada tahun 2016 “Rancang Bangun Aplikasi
Pengelolaan Surat di Desa Tanjung Kamuning”. Garut : Sekolah Tinggi Teknologi
Garut.
[3] Anita B. Wandanaya Andrian Wicaksono pada tahun 2018 “Rancang Bangun Sistem
Informasi Rencana Anggaran Biaya (Rab) Perusahaan Berbasis Web Pada Pt.
Bumitangerang Mesindotama”. Tangerang : STMIK Raharja.
[4] Junidar pada tahun 2012 “Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Di
Universitas U’budiyah Indonesia Menggunakan Php dan Mysql”. Banda Aceh :
STMIK U’BUDIYAH INDONESIA

50