BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Akreditasi Rumah Sakit merupakan upaya peningkatan mutu
pelayanan rumahsakit yang dilakukan dengan membangun sistem dan
budaya mutu. Melaluiakreditasi Rumah Sakit diharapkan ada
perbaikan sistem di Rumah Sakit yang meliputi input,process dan
product output (meliputi output dan outcome).
Sebagai dasar dimulainya pembangunan sistem di rumah
sakit,diperlukan dokumen yang merupakan regulasi di Rumah Sakit.
Regulasi ini sebaiknyadiatur dalam bentuk Pedoman Tata Naskah
Rumah Sakit, yang akanmenetapkan ada 2 jenis naskah di Rumah
Sakit, yaitu yang merupakan produk hukum (regulasi) dan yang bukan
merupakan produk hukum (surat dinas).
Di dalam Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Rumah
Sakit ini yang akandibahas hanyalah acuan untuk penyusunan
regulasi. Hal ini menjadi penting,karena selain sebagai pedoman
Rumah Sakit dalam menyusun dokumen, Rumah Sakit
jugamenyiapkan dokumen yang terkait dengan aspek hukum. Dengan
telahditerbitkannya Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009, dan telah
berlakuefektif sejak tanggal 28 Oktober 2011, maka Rumah Sakit
harus mempersiapkan diridengan sebaik-baiknya dalam aspek hukum.
Aspek hukum tersebut dalamkaitan kewajiban Rumah Sakit untuk
memberikan bantuan hukum kepada staf Rumah Sakitmaupun karena
harus bertanggung jawab secara hukum sesuai ketentuan Undang-
Undang Rumah Sakit.
Berdasarkan hal tersebut diatas, untuk membantu Rumah Sakit
dalam menyusundokumen akreditasi, yang juga dalam upaya
membangun sistem manajemenRumah Sakit, maka RSUD
Posomemandang perlu untuk membuatPedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi Rumah Sakit ini.

1
 Keterpaduan tata naskah dokumen akreditasi di lingkungan
RSUD Pososangat diperlukan untuk menunjang kelancaran
komunikasi tulis dalampenyelenggaraan tugas RSUD Poso secara
berdaya guna dan berhasil guna.
B. TUJUAN
Tujuan Umum
Agar proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
melalui pemenuhan standar yang berlaku.
Tujuan Khusus
1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi
tertentu dan keamanan petugas dan lingkungan, dalam
melaksanakan suatu tugas/ pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesam
pekerja, supervisor dan surveyor.
3. Untuk menghindari kegagalan/ kesalahan (dengan demikian
mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam
proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Tersedianya pedoman bagi Rumah Sakit dalam penyusunan
dokumen yang berbentuk regulasi Rumah Sakit;
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
dari petugas yang terkait.
7. Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
C. SASARAN
Sasaran penetapan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Rumah Sakit adalah :
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan Tata Naskah Dokumen Akreditasi di RSUD
Poso.

2
 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan Tata Naskah Dokumen
Akreditasi dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi
umum.
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis.
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan Tata
Naskah Dokumen Akreditasi.
5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan
Tata Naskah Dokumen Akreditasi.
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan HasilGuna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan
berhasil gunadalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar
naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. AsasPembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan
tata cara penyelenggaraannya.
3. AsasPertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan
dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dankea
bsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau
satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat
waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan
redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan
distribusi.

3
 6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,
pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANGLINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Pedoman Penyusunan Dokumen
Akreditasii RSUD Posomeliputi pengaturan tentang jenis, bentuk,
dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk
penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan
penandatanganan naskah.
F. PENGERTIANUMUM
1. Naskahadalahsemuainformasitertulissebagaialatkomunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah)
yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi
yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir,
dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Internadalah tata hubungan dalam
penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di
lingkungan RSUD Poso, secara vertikal danhorisontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian
informasi yang dilakukan oleh RSUD Poso dengan pihak lain
di luar lingkungan RSUD Poso.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang
menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan
penggunaan lambang, logo, danstempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan
kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk

4
 menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab padajabatannya.
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi
informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas
instansibersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk
gambar atau tulisan.

5
 BAB II
TATA NASKAH

A. JENIS
Naskah di lingkungan RSUD Poso terdiri dari dua jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-
produk hukum berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk
hukum berupa surat.
Dokumen akreditasi adalah semua dokumen yang harusdisiapkan
Rumah Sakit dalam pelaksanaan akreditasi Rumah Sakit. Dalam hal
ini dokumendibedakan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu dokumen yang
merupakan regulasidan dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.
Untuk dokumen yangmerupakan regulasi, sangat dianjurkan untuk
dibuat dalam bentuk PedomanTata Naskah Rumah Sakit.
Dokumen regulasi di Rumah Sakit, dapat dibedakan menjadi:
1. Regulasi pelayanan Rumah Sakit, yang terdiri dari:
 Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit
 Pedoman/Panduan Pelayanan Rumah Sakit
 Standar Prosedur Operasional (SPO)
 Rencana jangka panjang (Renstra, Rencana strategi bisnis,
(business plan), dll)
 Rencana kerja tahunan (RKA, RBA atau lainnya)
2. Regulasi di unit kerja RS yang terdiri dari:
 Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit
 Pedoman/Panduan Pelayanan Rumah Sakit
 Standar Prosedur Operasional (SPO)
 Program (Rencana kerja tahunan unit kerja)
Kebijakan dan pedoman dapat ditetapkan berdasarkan
keputusan atauperaturan Direktur sesuai dengan panduan tata
naskah diRSUD Poso.

6
 Dokumen sebagai bukti pelaksanaan, terdiri dari:
1. Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan
2. Dokumenpendukunglainnya:misalnyaIjazah,sertifikat pelatihan,
serifikatperijinan,kalibrasi,dll.
Kebijakan,pedoman/ panduan,dan prosedur merupakan
kelompokdokumen regulasisebagaiacuanuntukmelaksanakan
kegiatan,dimanakebijakan merupakan regulasi yangtertinggidi Rumah
Sakit, kemudiandiikutidengan pedoman/panduandan
kemudianprosedur(SPO).Karena ituuntuk
menyusunpedoman/panduanharus mengacupadakebijakan-kebijakan
yangsudahdikeluarkan olehRumah
Sakit,sedangkanuntukmenyusunSPOharus berdasarkan kebijakan
danpedoman/panduan.
Program kerjaRumah Sakitdimulaidengan rencanastratrejik
(renstra)untuk selama 5tahun,yangdijabarkandalamrencanakerja
tahunan(misalnyaRKA, RBAatau lainnya).
Programkerjatermasukdalamregulasikarenamemiliki
sifatpengaturandalamrencanakegiatanbesertaanggarannya.Olehkaren
a itu programkerjaselalu dijadikan acuan padasaatdilakukanevaluasi
kinerja.

B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk- produk hukum berupa regulasi.
a. Kebijakan
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas (ketentuan
pokok) yang menjadi garis besar dan dasar bagi rencana
(SPO) dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, serta konsisten
dengan tujuan organisasi. Uraian kebijakan yang efektif
haruslah: rasional, relevan, wajar, direvisi bila diperlukan dan
disosialisasikan dengan adekuat. Kebijakan memuat APA
dan MENGAPA.

7
 Kebijakan Rumah Sakitadalah penetapan Direktur/
PimpinanRumah Sakitpadatataran strategisatau
bersifatgarisbesaryang mengikat.
Karenakebijakanbersifat garisbesarmakauntuk
penerapankebijakan tersebutperlu disusunpedoman/
panduandan prosedursehinggaada kejelasanlangkah–
langkah untukmelaksanakan kebijakantersebut.
KebijakanditetapkandenganperaturanataukeputusanDire
ktur/ Pimpinan Rumah Sakit.Kebijakandapatdituangkandalam
pasal-pasaldidalam peraturan/ keputusan tersebut,atau
merupakan lampiran dari peraturan/keputusan.
1) Peraturan Direktur;
Peraturan Direktur RSUD Poso adalah naskah yang
berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RSUD Poso
untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru,
melaksanakan peraturan perundang-undangan yang
lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan
RSUD Poso.
2) Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan
memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan
yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-
undangan, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata
kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan
organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian
kewenangan yang bersifat tetap.
Contoh format dokumen untuk Kebijakan adalah format
peraturan/ keputusan Direktur Rumah Sakit/Pimpinan Rumah
Sakit sebagai berikut :
1) Pembukaan

8
 a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo
Pemda Poso sebelah kiri dan RSUD Poso sebelah
kanan.
b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan ditulis simetris dengan huruf kapital.
c) Nomor:sesuai dengan nomor surat
peraturan/keputusan di Rumah Sakit.
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf
kapital.
e) Judul : Peraturan/Keputusan Direktur Rumah
Sakittentang Kebijakan pelayanan……………….
f) Jabatan pembuat peraturan/keputusan ditulis
simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis
dengan huruf kapital.
g) Konsiderans
i. Konsiderans Menimbang, memuat uraian
singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alas an pembuatan
peraturan/keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri
dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di
bagian kiri;
ii. Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar
kewenangan dan peraturan perundang-
undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan/keputusan tersebut. Peraturan
perundang–undangan yang menjadi dasar
hokum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans
Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus
dengan kata menimbang.
2) Diktum

9
 a) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah,
seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di
tengah margin;
b) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan disejajarkan kebawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua;
c) Nama peraturan/keputusan sesuai dengan judul
(kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan
diakhiri dengan tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi
peraturan/keputusan yang dirumuskan dalam 10
diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
dst.
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan,dan
peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir
ditanda tangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/keputusan.
4) Kaki
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir
substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda
tangan penetapan peraturan/keputusan, pengundangan
peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal
penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan
namalengkap pejabat yang menandatangani.

10
 5) Penandatanganan
Peraturan/KeputusanDirektur/Pimpinan Rumah
Sakitditandatangani oleh Direktur/Pimpinan Rumah
Sakit.
6) Lampiran peraturan/keputusan :
 Halaman pertama harus dicantumkan judul dan
nomer peraturan/keputusan.
 Halaman terakhir harus ditandatangani oleh
Direktur/Pimpinan Rumah Sakit.
Peraturan Direktur RSUD Posoberupa :
1) Pedoman
a) Pedoman Pengorganisasian
b) Pedoman Pelayanan
2) Panduan
3) Kebijakan

b. Pedoman/ Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang
memberi arah bagaimana sesuatu harus
dilakukan,dengandemikian merupakan hal pokok yang
menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan
kegiatan. Sedangkan panduan adalah merupakan petunjuk
dalam melakukan kegiatan. Dengan demikian, dapat
diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal,
sedangkan panduan hanya meliputi1 (satu) kegiatan. Agar
pedoman/panduan dapat dimplementasikan dengan baik dan
benar, diperlukan pengaturan melalui SPO.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi
pedoman/panduan maka sulit untuk dibuat standar
sistematikanya atau format bakunya. Oleh karena itu RSUD
Poso menyusun/membuat sistematika buku
pedoman/panduan sesuai kebutuhan. Namun, ada beberapa

11
hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen
pedoman/panduan ini yaitu:
 Setiap pedoman/panduan harus dilengkapi dengan
peraturan/keputusan Direktur/Pimpinan Rumah Sakit
untuk pemberlakukan pedoman/panduan tersebut.Bila
Direktur/Pimpinan Rumah Sakit diganti,
peraturan/keputusan Direktur/Pimpinan Rumah Sakit
untuk pemberlakuan pedoman/panduan tidak perlu
diganti. Peraturan/Keputusan Direktur/pimpinan Rumah
Sakit diganti bila memang ada perubahan dalam
pedoman/panduan tersebut.
 Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi
minimal setiap2-3 tahun sekali.
 Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan
pedoman/panduan untuk suatu kegiatan/pelayanan
tertentu maka Rumah Sakit dalam membuat
pedoman/panduan wajib mengacu pada
pedoman/panduan yang diterbitkan oleh Kementerian
Kesehatan tersebut.
 Walaupun format baku sistematika pedoman/panduan
tidak ditetapkan, namun ada sistematika yang lazim
digunakan sebagai berikut :
1) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan
Rumah Sakit
BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja

12
 BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi
Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
2) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Pengaturan Jaga
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
3) Format Panduan Pelayanan Rumah Sakit
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA

13
 BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan Rumah Sakit tersebut
diatas bukanlah baku tergantung dari materi/isi panduan.
Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Rumah Sakit
yang di persyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam
elemen penilaian.

c. Standar Prosedur operasional (SPO)

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu
perangkat instruksi/ langkah – langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu. Uraian SPO
memberikan langkah- langkah yang benar dan terbaik untuk
melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi. SPO
merupakan konsensus bersama untuk jalan yang terbaik
memberikan pelayanan. SPO membantu mengurangi
kesalahan dan pelayanan di bawah standar (substandard)
dengan memberikan langkah – langkah yang sudah diuji
disetujui dalam melaksanakan berbagai kegiatan.
Bentuk dan susunan naskah standar prosedur
operasional adalah sebagai berikut.
1) Kotak heading
a) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman.
Pada halaman pertama kotak heading memuat kotak
Rumah Sakit, judul SPO, No. dokumen, No. revisi,
halaman dan tanda tangan Direktur yang
mengesahkan.
b) Kotak Rumah Sakit diberi nama dan logo rumah sakit.
c) Judul SPO diberi judul/ nama SPO sesuai proses
kerjanya. Diletakkan di tengah-tengah sel. Jenis font
Arial, ukuran 11, tegak dan tebal (Bold).

14
 d) No. Dokumen diisi sesuai dengan ketentuan
penomoran SPO (lihat teknis penomoran SPO).
Diletakkan di tengah-tengah sel. Jenis font Arial,
ukuran 11, tegak dan Reguler.
e) No. Revisi diisi dengan status revisi, untuk dokumen
baru diberi nomor 00 sedangkan dokumen revisi diberi
nomor 01 dst. Diletakkan di tengah-tengah sel. Jenis
font Arial, ukuran 11, tegak dan Reguler.
f) Halaman diisi nomor halaman ybs/ total jumlah
halaman. Contoh halaman pertama 1/5, halaman
kedua 2/5, halaman terakhir 5/5. Diletakkan di tengah-
tengah sel. Jenis font Arial, ukuran 11, tegak dan
Reguler.
g) SPO diberi nama STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL (SPO).
h) Tanggal terbit diberi tanggal sesuai terbitnya
i) Ditetapkan direktur diberi tanda tangan dan nama
direktur yang menetapkan. Dibubuhkan stempel asli
RSUD Poso.
2) Isi SPO
a) Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang
istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian.
b) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara
spesifik. Kata kunci “Sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk ……………….”.
c) Kebijakan: berisi kebijakan direktur Rumah Sakit yang
menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut.
d) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.

15
 e) Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau
prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
3) Format SPO
NAMARUMAH SAKIT JUDULSPO
DAN LOGO No.Dokumen No.Revisi Halaman

STANDAR Tanggal terbit Ditetapkan:

PROSEDUR DirekturRS
PENGERTIAN
OPERASIONAL
TUJUAN
(SPO)
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNITTERKAIT
d. Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai
berikut:
1) Kepala naskahperjanjian
a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan di
tengah lembar naskahdinas;
b) Nomor dantahun;
c) Tulisan“Tentang”;
d) Judul SuratPerjanjian.
2) Isi naskahperjanjian
a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta
tempatpembuatan;
b) Nama, pangkat, Nomor Induk Pegawai (NIP),
pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat
dalamperjanjian;
c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan,
dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam
pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak
dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak
bertentangan dengan peraturan perundang-

16
 undangan yang berlaku;
d) Sanksi – sanksiHukum;
e) Penyelesaian-penyelesaian.
3) Bagian akhir naskahperjanjian
a) Tulisan “Pihak ke……..”;
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuatperjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuatperjanjian;
d) Materai;
e) Nama jelas pihak-pihakpenandatangan;
f) StempelJabatan/ Instansi;
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-
produk hukum berupa surat.
a. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban
atau saran dan sebagainya.
Bentuk dan susunan surat biasaadalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kopsuratdinasterdiriataslogo Pemda Poso sebelah
kiri dan RSUD Poso sebelah kanan;
b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah
kananatas;
c) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah
tanggal.
d) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelahkiri;
Penomoran naskah surat biasa.
2) BatangTubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi
dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) Namajabatan;

17
 b) Tandatangan;
c) Namalengkap;
d) Stempel digunakan sesuai dengan
ketentuanpenggunaan;
e) Tembusan,memuatnamajabatanpejabatpenerimate
mbusan.
b. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan
wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai
bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas
namanya melakukan suatu perbuatanhukum mengenai
hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kopsuratkuasaterdiriataslogo Pemda Poso sebelah
kiri dan RSUD Poso sebelah kanan.
b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf
kapital dan diletakkan di tengahmargin.
2) BatangTubuh
Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor
KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa
serta objek yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, dan tahunpembuatan;
b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa
dan penerima kuasa;
c) materai.
Hal-hal berikut perlu diperhatikan:
1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan
pemberi kuasa terletak disebelahkiri.
2) Materai ditempel di tempat pemberikuasa.

18
c. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan
kepada pejabat/ pegawai pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat,
pertemuan, dansebagainya.
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop surat undangan terdiri atas logo Pemda Poso
sebelah kiri dan RSUD Poso sebelah kanan.
b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di
sebelah kanan.
c) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan tanggal.
d) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri
undangan.
2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat
pembuka;
b) isi undangan, terdiri atas hari/tanggal, pukul, tempat,
dan acara, serta kalimat Penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) Nama Jabatan;
b) Tanda Tangan;
c) Stempel Jabatan/Instansi, Dan
d) Tembusan Jika Perlu Dan Diletakkan Di Sebelah Kiri
Bawah.
d. Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat
oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas
guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau
permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak

19
 memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat
langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang
dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas
setengah folio.
e. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di
lingkungan RSUD Poso.
Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai
berikut.
1) Kepala
a) Kop surat terdiri atas logo Pemda Poso sebelah
kiri dan RSUD Poso sebelah kanan.
b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah
margin dan ditulis dengan huruf kapital.
c) Kata Tentang dicantumkan di bawah
pengumuman ditulis dengan huruf kapital.
d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf
kapital simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat
a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan
pengumuman;
c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang
dianggap mendesak;
d) Informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui
oleh objek target pengumuman.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat dan tanggal penetapan;

20
 b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca
koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani;
e) stempel.
f. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai
pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai
kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan
tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan
dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai
yang diserahi tugas.
Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut.
1) Sampul
Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis
dengan huruf kapital, nama pejabat yang menyusun
laporan, tanggal penyusunan laporan, dan jumlah
halaman laporan.
2) Isi laporan
a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporan.
b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan
yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan.
c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai
bahan pertimbangan.
d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan
dan ucapan terima kasih.
g. Nota Dinas
Format nota dinas sebagai berikut:
1) Kepala

21
 a) Kop berisi logo Rumah Sakit
b) Kata nota ditulis dengan huruf kapital secara simetris
c) Nomor
d) Kata yang terhormat ditulis dengan huruf awal
kapital, diikuti dengan tanda baca koma
e) Kata dari ditulis dengan huruf awal kapital
f) Kata hal ditulis dengan huruf awal kapital
g) Kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital
2) Batang tubuh terdiri dari alinea pembuka, isi, dan
penutup yang singkat, padat, dan jelas.
3) Kaki terdiri dari jabatan, tanda tangan dan nama pegawai
yang menandatangani.
h. Notulen
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan
jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara
pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan
pengambilan Peraturan serta penutupan.
i. Daftar Hadir
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk
mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.
Daftar Hadir terdiri atas :
1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas :
a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah
lembar naskah;
b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis
dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri.
2) Isi Daftar Hadir terdiri atas :
a) Kolom nomor urut;
b) Kolom nama;
c) Kolom jabatan;
d) Kolom tanda tangan/paraf;

22
j. Rekomendasi
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan/
penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang
tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan olehatasan.
Rekomendasi terdiri atas:
1) Kepala
a) Tulisan“Rekomendasi“ditempatkanditengah-
tengahisinaskah;
b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan
“Rekomendasi”;
c) Tulisan “Tentang“;
d) Nama / JudulRekomendasi.
2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentukuraian.
3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas :
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan danTahun;
b) Nama Jabatan pembuatRekomendasi;
c) Tanda tanganpejabat;
d) NamaJelas;
e) Stempeljabatan/instansi.
k. Telaah Staf
Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau
bawahan yang memuat analisis pertimbangan-
pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu
masalah.
Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut.
1) Kepala
Bagian kepala memuat
a) judul telaahan dan judul itu diletakkan di tengah atas;
b) telaah ditujukan, tanggal, nomor, sifat, lampiran,
perihal, dan uraian singkat permasalahan.
2) Batang Tubuh

23
 a) Permasalahan/persoalan memuat pernyataan
singkat dan jelas tentang permasalahan/persoalan
yangakan dipecahkan.
b) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan
sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang
akan datang.
c) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan
permasalahan/persoalan.
d) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan
dan fakta terhadap permasalahan/persoalan dan
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan.
e) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar.
f) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan
yang disarankan untuk mengatasi
permasalahan/persoalan yang dihadapi.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) Jabatan Penelaah Yang Ditulis Dengan Huruf Awal
Kapital;
b) Tanda Tangan;
c) Nama Lengkap
d) Tembusan.

24
 BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. PERSYARATAN PENYUSUNAN
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik
dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang
logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif
sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima
naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.

25
B. PENOMORAN NASKAH
Nomor Surat merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh
karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan
penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
1. Kode – Kode yang dibakukan :
a. Jenis Surat
No Jenis Surat Kode
1 Peraturan Direktur PER
2 Standar Prosedur Operasional SPO
3 Surat Edaran SE
4 Surat Keputusan SK
5 Surat Perintah (Umum) S.Per
Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD
6 Surat Tugas ST
7 Nota Dinas ND
8 Memo Internal MI
9 Surat Undangan UND
10 Surat Perjanjian PRJ
11 Surat Kuasa Kua
12 Berita Acara BA
13 Surat Keterangan S.Ket
14 Surat Pengantar S.Pg
15 Instruksi Ins
16 Perjanjian Kerja Sama PKS
17 Pengumuman Pgm
b. Pihak Pengeluar Surat / Nama Departemen
No Pihak Pengeluar Surat Kode
1 Direktur DIR
2 Satuan Pengawas Internal SPI
3 Komite Medik KOMED
4 Komite Keperawatan K.KEP
5 Komite Etik & Hukum K.EH
6 Komite PPI RS K.PPI
7 Komite K3RS K.K3
8 Bidang Pelayanan Medis YANMED
9 Bidang Keperawatan KEP
10 Bidang Penunjang PEN
11 Unit Laboratorium LAB
12 Unit Radiologi RAD

26
 13Unit Farmasi FAR
14Unit Gizi GIZI
15Unit Rekam Medis RM
16Sub Bagian Umum dan Kepegawaian SDM
17Sub Bagian Keuangan KEU
18Bagian Hubungan Masyarakat HUMAS
19Bagian Informasi & Pendaftaran / Front FO
Office
NB : seluruh penomoran surat dipusatkan pada bagian administrasi
Rumah Sakit.
Contoh format penomoran naskah (Secara umum)

000 / SK / DIR / I / RSUDPoso / 2018

Nama Departemen yang Nama RSUD Poso

No Urut Surat mengeluarkan surat

Jenis Surat Bulan dibuatnya Tahun dibuatnya

surat (Romawi) surat

2. Penomoran SPO
Penomoran SPO terdiri atas 3 (tiga) bagian penomoran:
 Bagian I: penomoran untuk Jenis Kelompok Kerja (Pokja) atau
Jenis Pelayanan dalam Akreditasi Rumah Sakit. Jenis Pokja pada
Akreditasi RSUD Poso sesuai Standar Nasional Akreditasi
Rumah Sakit ada 16jenis, maka nomor ini terdiri dari 2 (dua) digit.
Penomoran untuk 16jenis pokja tersebut adalah:
01 Nomor untuk Pokja Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas
Pelayanan (ARK)
02 Nomor untuk Pokja Hak Paisen dan Keluarga (HPK)
03 Nomor untuk Pokja Asesmen Pasien (AP)
04 Nomor untuk Pokja Pelayanan Asuhan Pasien (PAP)
05 Nomor untuk Pokja Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB)
06 Nomor untuk Pokja Pelayanan Kefarmasian dan
Penggunaan Obat (PKPO)
07 Nomor untuk Pokja Manajemen Komunikasi dan Edukasi

27
 (MKE)
08 Nomor untuk Pokja Peningkatan Mutu dan Keselamtan
Pasien (PMKP)
09 Nomor untuk Pokja Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
(PPI)
10 Nomor untuk Pokja Tata Kelola Rumah Sakit (TKP)
11 Nomor untuk Pokja Manajemen Fasilitas dan Keselamtan
(MFK)
12 Nomor untuk Pokja Kompetensi dan Kewenangan
Staf (KKS)
13 Nomor untukPokja Manajemen Informasi dan Rekam Medis
(MIRM)
14 Nomor untuk Pokja Sasaran Keselamatan Pasien (SKP)
15 Nomor untuk Pokja Program Nasional (Prognas)
16 Nomor untuk Pokja Integrasi Pelayanan dalam Pendidikan
Klinis di Rumah Sakit (IPKP)
 Bagian II: Penomoran pada bagian II terdiri dari 3 (tiga) digit yang
terdiri dari Kode Bagian/ Bidang dan Kode Unit Kerja. Berikut Kode
Bagian/ Bidang dan Unit yang terdapat di RSUD Poso:
100 untuk Bidang Pelayanan Medis
200 untuk Bidang Keperawatan
300 untuk Bidang Penunjang
400 untuk Komite Medik
401 untuk Sub Kredensial
402 untuk Sub Mutu
403 untuk Sub Etik
500 untuk Komite Keperawatan
501 untuk Sub Kredensial
502 unuk Sub Mutu
503 untuk Sub Etik
600 untuk Tim Tenaga Kesehatan Gabungan
700 untuk SPI

28
 800 untuk Tim/ Panitia
801 untuk Tim Farmasi dan Terapi
802 untuk Tim K3RS
Dan seterusnya ….
900 untuk Unit Kerja
901 untuk Unit Gawat Darurat
902 untuk Unit Rawat Jalan
903 untuk Unit Rawat Inap
904 untuk Unit Rekam Medis
905 untuk Unit Laboratorium
906 untuk Unit Radiologi
907 untuk Unit Farmasi
908 untuk Unit Gizi
909 untuk Unit Laundry
910 untuk Unit Sanitasi Lingkungan
911 untuk Unit Sterilisasi
912 unit Kamar Jenazah
 Bagian III: penomoran untuk nomor urut SPO di dalam Unit Kerja.
Penomoran pada bagian III terdiri dari 2 (dua) digit.
Penomoran dengan metode digit, menggunakan Angka Arab, antara
Bagian I, II, dan Ill diberi garis miring(/). Tiga bagian penomoran
tersebut masing – masing 2 (dua) digit untuk Pokja, 3(tiga) digit
untuk Bagian/ Bidang dan Unit Kerja di Rumah Sakit, dan 2 (dua) digit
untuk nomor urut SPO.
Pola Umum
Contoh format penomoran Standar Prosedur Operasional (SPO)

06 / 907 / 01

Kode Bagian/ Bidang

Kode Pokja dan Unit Kerja di No Urut SPO
Rumah Sakit

29
 Artinya, SPO trsebut merupakan SPO Pokja PKPO untuk Unit
Farmasi dengan nomor urut 1.
C. NOMOR HALAMAN
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan angka Arab
(1,2,3 dst) dan diketik pada pojok kanan bawah, kecuali halaman
pertama naskah dinas (Judul, Kata Pengantar, Daftar Isi, Surat
Keputusan/Peraturan) menggunakan angka romawi dan diketik secara
simetris ditengah bagian bawah.
D. KETENTUAN JARAK SPASI
1. Jarak antara bab dan judul adalah satu spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan
kedua adalah satu spasi.
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah dua spasi.
4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah satu spasi.
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek
keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.
E. PENENTUAN BATAS/RUANG TEPI
Untuk keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah
dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan
secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi
kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada
tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan
batas tepi (margins) dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat
pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu :
SPO
- Kanan : 2 cm
- Kiri : 2 cm
- Atas : 2 cm
- Bawah : 2 cm
Keputusan/ Peraturan Direktur
- Kanan : 3 cm

30
 - Kiri : 4 cm
- Atas : 3 cm
- Bawah : 3 cm
Pedoman/ Panduan
- Kanan : 3 cm
- Kiri : 4 cm
- Atas : 3 cm
- Bawah : 3 cm
Naskah lainnya
- Kanan : 2,5 cm
- Kiri : 2,5 cm
- Atas : 2,5 cm
- Bawah : 2,5 cm
Dalam pelaksanaannya, penentuan batas tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan batas tepi (termasuk juga jarak spasi dalam
paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
F. PENGGUNAAN HURUF
Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran font 12
dan menggunakan warna hitam.
G. PENGGUNAAN BAHASA
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan
menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu perlu
diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik
dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata
Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan
yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa
Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan.
H. LAMPIRAN
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus
diberi nomor urut dengan angka Arab dan merupakan nomor lanjutan
dari halaman sebelumnya.

31
I. MEDIA/SARANA NASKAH DINAS
Media/ sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi
yang dikomunikasikan dalam bentuk media cetak (kertas).
1. Kertas
a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah warna
putih, ukaran A4 yang berukuran 210 x 297 mm. (81/4. x
113/4 inci).
Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat
menggunakan kertas F4 (Folio) yang berukuran (215 x 330
mm).
2. Sampul Surat
a. Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan
warna sampul yang digunakan untuk surat menyurat sesuai
dengan keperluan Bagian masing-masing dengan
mempertimbangkan efisiensi.
b. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan
harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus
dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas
dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat
dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan
bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah
penerima/pembaca surat.
Dalam pelaksanaannya bersifat fleksibel disesuaikan dengan
banyaknya isi suatu naskah dinas dan ukuran sampul dan
hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
J. PARAGRAF DAN SPASI NASKAH
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu
dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf

32
 adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau
menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
Pemaragrafan ditandai dengan jarak spasi 1,5 cm dan jarak antar
baris (line spacing) 1,5 - 2 spasi.
Dalam pelaksanaannya bersifat fleksibel disesuaikan dengan banyak
atau tidaknya isi suatu naskah dinas dan hendaknya memperhatikan
aspek keserasian dan estetika.
K. KECEPATAN PENYAMPAIAN/PENGIRIMAN
Surat-surat yang harus dikirim dan mempunyai sifat :
a. Amat segera/ kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/
disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan
dalam batas waktu 2 x 24 jam.
c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan
menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.
L. KETENTUAN SURAT-MENYURAT
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika
surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala
instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat
yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi
dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang
bersangkutan.
2. Alur Surat-Menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hirarki dari tingkat pimpinan
tertinggi hingga ke pejabat struktural yang berwenang sehingga
dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas
pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi

33
 merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang
bersangkutan.

BAB IV
PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
A. PENANDATANGANAN
1. Penggunaan Garis Kewenangan
Pimpinan instansi/organisasi bertanggung jawab atas segala
kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi/instansinya. Tanggung
jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada
seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan
digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang
mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
2. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis
kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara :
a. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat
yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan
tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu
nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan
huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan
singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Direktur RSUD Poso
Kabid ...............................

Tanda Tangan

Nama Lengkap

34
b. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat
(Plt.), adalah sebagai berikut :
1) Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum
ditetapkan karena menunggu ketentuan lebih lanjut.
2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif ditetapkan.
Contoh:
Plt. Kepala .........................

Tanda Tangan

Nama Lengkap
c. Pejabat Sementara (Pjs.)
Ketentuan penandatanganan pejabat sementara, yang
disingkat (Pjs.), adalah sebagai berikut:
1) Pejabat Sementara (Pjs.) digunakan apabila pejabat
yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak
berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat
sementara yang menggantikannya.
2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
Contoh:
Pjs. Kepala BidangPelayanan Medik,

Tanda Tangan

35
 Nama Lengkap

B. KEWENANGAN PENANDATANGANAN
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat
dinas antar/keluar instansi/organisasi dan surat yang bersifat
kebijakan/ keputusan/ arahanberada pada pejabat tertinggi
(Direktur).
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat
yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/
dilimpahkan kepada pejabat yang diberi kewenangan untuk
menandatanganinya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan
naskah dinas kepada pejabat yang ditunjuk apabila Direksi tidak
berada ditempat sampai dengan batas waktu yang telah
ditentukan, maka ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur.
4. Tabel kewenangan penandatanganan naskah dinas RSUD Poso,
sebagai berikut :

TABEL KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

RSUD Poso

TNG
NO JENIS NASKAH DINAS DIREKTUR UTAMA KABAG KAINS KARU
AHLI
1 Surat Perjanjian √
2 Surat Keputusan √
3 Surat Kuasa √
4 SPO √
5 Sertifikat √
6 Surat Peringatan (SP) √
7 Memo √
8 Instruksi √
9 Surat Edaran √
10 Surat Keterangan √
11 Surat Perintah √

36
12 Surat Tugas √
13 Surat Perintah Perjalanan Dinas √
14 Rekomendasi √
15 Surat Panggilan √ √ √
16 Telegram (E-Mail) √ √ √
17 Pengumuman √ √ √
18 DP3 √ √ √ √
19 Surat Undangan √ √ √ √
20 Disposisi √ √ √ √
21 Telaah Staf √ √ √ √
22 Surat Pengantar √ √ √ √
23 Berita Acara √ √ √ √ √
24 Notulen √ √ √ √ √
25 Daftar Hadir √ √ √ √ √
26 Laporan √ √ √ √
27 Nota Pengajuan Konsep Naskah √ √ √

37
 BAB V
PENGGUNAAN LOGO NASKAH DINAS

Logo dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda
pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk
memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di
Rumah Sakit Islam Siti Hajar perlu ditentukan penggunaan logo dan cap
dinas pada kertas surat dan sampul.
A. PENGGUNAAN LOGO
Ketentuan penggunaan logo untuk tata naskah dinas adalah sebagai
berikut :
a. Logo digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal
atau identitas berupa simbol atau huruf yang bersifat tetap dan
resmi agar lebih muda mengenalnya.
b. Logo wajib digunakan untuk :
1) Kop naskah dinas
2) Cap dinas
3) Amplop dinas
4) Dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi/organisasi
5) Stop map
6) Papan nama kantor
7) Kartu tanda pengenal pegawai
8) Tanda pengenal pin pegawai
9) Label barang milik RSUD Poso
10) Situs resmi RSUD Poso
c. Logo dapat digunakan :
1) Pada gedung kantor
2) Pada kartu nama pejabat/pegawai

38
 3) Untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol
d. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam point b
dan point c, harus mendapatkan izin dari pimpinan.
e. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan
dan cap jabatan dengan logo adalah pejabat struktural dan
fungsional sesuai dengan format yang telah ditentukan.
B. PENGGUNAAN LOGO PADA KOP NASKAH DINAS
Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan
cap jabatan dengan logo adalah pejabat struktural dan fungsional
sesuai dengan format yang telah ditentukan.
a. Bentuk dan spesifikasi cap instansi dengan logo adalah sebagai
berikut.
1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk,
perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan :
a. Logo, yang terletak di tepi atas kertas dan berada di sebelah
kiri.
b. Nama dan alamat lengkap yang terletak di sebelah kanan
sejajar dengan Logo.
c. Alamat website serta email terletak dibagian tengah bawah
simetris kiri dan kanan dengan warna hitam.

39
 BAB VI
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT
NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas harus jelas
dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan,
pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.
A. PENGERTIAN
1. Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah.
2. Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak
pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan
dengan penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak
berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah
dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.
4. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah
pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah
aslinya.
B. TATA CARA PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN
RALAT
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut,
atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan
naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan Direktur harus
diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Keputusan Direktur juga.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

40
41
 BAB VII
PEDOMAN TATA KEARSIPAN
A. PENGERTIAN ARSIP
Dalam bahasa Inggris arsip dinyatakan sebagai istilah file yang
berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benag. Istilah lain
untuk arsip adalah record. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa
record adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud
apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai
bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa
atau kejadian.
Sedangkan file dapat berarti wadah, tempat, alat atau sarana
yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur, dan dapat
pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun
wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian
terhadap suatu peristiwa atau kejadian.
Istilah lain dari arsip adalah warkat, yang berasal dari bahasa
Arab yang artinya surat, yang selanjutnya mempunyai arti setiap
lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
atau perprangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
B. FUNGSI DAN HUKUM ARSIP
1. Ditinjau dari fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi 2
golongan :

42
 a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan kantor atau organisasi. Arsip
dinamis dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu :
1) Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara
terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan.
2) Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun.
3) Arsip in aktif adalah arsip yang digunakan sekali-kali
dimana frekuensi penggunaannya jarang.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan kantor atau organisasi.
2. Ditinjau dari sudut hukum, arsip dapat dibedakan menjadi 2 (dua)
jenis arsip :
a. Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya tertera tanda tangan
asli dengan tinta, bukan foto copy atau film. Dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang syah.
b. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak tertera
tanda tangan asli dengan tinta, dapat berupa foto copy atau
print out komputer dan lain-lain.
C. PENYIMPANAN, PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN
DOKUMEN
Penyimpanan arsip yang baik dan benar merupakan salah satu
upaya untuk memberikan perlindungan dan pengamanan dokumen.
Dalam penyimpanannya (dokumen) RSUD Poso menggunakan sistem
kronologi, yaitu sistem pengarsipan yang didasarkan kepada urutan
waktu atau tanggal surat. Surat-surat disusun dengan aturan tanggal
terbaru, diarsip paling atas atau paling depan dan dikelompokkan
perbagian yang displit lagi dengan perunit.
Perlindungan dan Pengamanan Dokumen adalah hal yang
penting dalam penyimpanan dokumen, karena bisa saja terjadi
dokumen yang sudah tersimpan dengan baik dan rapi tiba-tiba terkena
bencana alam ataupun kerusakan lain yang disebabkan oleh manusia.

43
 Oleh Karena itu perlu dilakukan metode perlindungan yang tepat,
antara lain :
1. Penyimpanan dengan peralatan khusus, seperti : Alamari Besi,
Filing Cabinet Tahan Api, Ruang Bawah Tanah.
2. Duplikasi dan Dispersal (pemencaran), merupakan metode
perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan
dan menyimpannya di tempat lain. Metode duplikasi dan dispersal
dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak
akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Metode ini
dapat dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk Hard Disk.
D. PENGENDALIAN NASKAH
Pengaturan tentang pengendalian naskah merupakan tahapan
lanjutan dari penciptaan naskah. Pengendalian naskah harus diikuti
dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:
1. Pengendalian Naskah Masuk/ Surat Masuk
a. Naskah masuk adalah semua naskah yang diterima dari
orang/lembaga lain. Prinsip penanganan naskah masuk:
1) Penerimaan naskah masuk dipusatkan di unit administrasi.
2) Naskah masuk yang disampaikan langsung kepada
pegawai atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit
administrasi.
b. Pengendalian naskah masuk dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
1) Penerimaan
Naskah masuk yang diterima dalam sampul tertutup
dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan:
sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).
2) Pencatatan
a) Naskah masuk yang diterima yang telah dikelompokkan
berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.

44
 b) Pengendalian naskah dilakukan dengan registrasi
naskah pada sarana pengendalian naskah. Registrasi
naskah meliputi:
(1) Nomor urut
(2) Tanggal penerimaan
(3) Tanggal dan nomor naskah
(4) Asal naskah
(5) Isi ringkas naskah
(6) Unit kerja yang dituju
(7) Keterangan
c) Sarana pengendalian naskah antara lain dapat berupa
buku agenda naskah masuk.
3) Pengarahan
a) Pengarahan naskah masuk dengan kategori sangat
rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung
kepada unit yang dituju.
b) Pengarahan naskah masuk dengan kategori
biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca
dan memahami keseluruhan isi dan maksud naskah
untuk mengetahui unit yang akan menindaklanjuti
naskah tersebut.
4) Penyampaian
a) Naskah masuk disampaikan kepada unit sesuai dengan
arahan dengan bukti penyampaian naskah.
b) Bukti penyampaian naskah masuk memuat informasi
tentang:
(1) Nomor urut pencatatan
(2) Tanggal dan nomor naskah
(3) Asal naskah
(4) Isi ringkas naskah
(5) Unit kerja yang dituju
(6) Waktu penerimaan

45
 (7) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah
c) Bentuk bukti penyampaian naskah dapat berupa buku
ekspedisi.
d) Naskah yang dibagikan pada Unit terkait merupakan
dokumen copy berstempel dengan tulisan copied dan
falid di bagian bawah halaman paling depan SPO,
artinya naskah tersebut merupakan dokumen copy dan
masih berlaku. Apabila untuk selanjutnya ada revisi
naskah, maka untuk naskah lama yang sudah tidak
berlaku akan diberi stempel expired dan mendapatkan
ganti naskah yang baru dengan stempel copied dan
falid.
5) Penyimpanan arsip
Kegiatan pengelolaan naskah keluar harus
didokumentasikan oleh petugas administrasi.
a) Teknis Penyimpanan Dokumen Akreditasi
i. Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana
Dokumen tersebut disimpan.
ii. Dokumen asli agar disimpan di sekretariat Tim
akreditasi Rumah Sakit atau Bagian sekretariat
Rumah Sakit, sesuai dengan kebijakan yang berlaku
di Rumah Sakit tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen. Penyimpanan Dokumen
Akreditasi yang asli harus rapi, sesuai metode
pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari
kembai bila diperlukan.
iii. Dokumen foto copy ada di simpan di masing-masing
unit kerja dimana dokumen tersebut dipergunakan.
Bila Dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi atau
tidak dipergunakan lagi karena di revisi atau hal
lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan
Dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke

46
 sekretariat TimAkreditasi/ Bagian sekretariat Rumah
Sakit sehingga di unit kerja hanya ada Dokumen
yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Akreditasi/
Bagian sekretariat Rumah Sakit dapat
memusnahkan foto copy dokumen yang tidak
berlaku tersebut, namun untuk dokumen nya yang
asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan
sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di
Rumah Sakit.
iv. Dokumen di unit kerja harus harus diletakkan
ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil dan
mudah dibaca oleh pelaksana.
v. Setiap dokumen harus di print-out dan disimpan
sebagai dokumen asli.
2. Pengendalian Naskah Keluar/ Surat Keluar
a. Naskah keluar adalah semua naskah yang dikirim ke orang/
lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah keluar:
1) Pengiriman naskah keluar dipusatkan dan diregistrasi di
unit administrasi.
2) Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap
kelengkapan naskah, meliputi:
a) Nomor naskah;
b) Stempel;
c) Tanda tangan;
d) Alamat yang dituju; dan
e) Lampiran (jika ada).
b. Pengendalian naskah keluar dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
1) Pencatatan
a) Naskah keluar yang dikirim harus diregistrasi pada
sarana pengendalian naskah keluar.

47
 b) Pengendalian naskah keluar dilakukan dengan
registrasi naskah pada sarana pengendalian naskah
keluar. Informasi sarana pengendalian naskah keluar
meliputi:
(1) Nomor urut
(2) Tanggal pengiriman
(3) Tanggal dan nomor naskah
(4) Tujuan naskah
(5) Isi ringkas naskah
(6) Keterangan
c) Sarana pengendalian naskah keluar antara lain dapat
berupa buku agenda naskah keluar.
2) Penggandaan
a) Penggandaan naskah adalah kegiatan memperbanyak
naskah dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan.
b) Penggandaan naskah dilakukan setelah naskah keluar
ditandatangani oleh pegawai yang berhak.
c) Penggandaan naskah keluar yang kategori klasifikasi
keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas
harus diawasi secara ketat.
3) Pengiriman
a) Naskah keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengolah
dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan
alamat lengkap dan nomor naskah sesuai dengan
kategori klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR),
Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa (B).
b) Khusus untuk naskah dengan kategori klasifikasi
keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan
Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplop kedua
dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan
pembubuhan cap.

48
 c) Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dapat
dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda
‘u.p’ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang
menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.
Tabel 3.1 Pola Klasifikasi Arsip
No Pihak Pengeluar Surat Kode
1 Satuan Pengawas Internal 000
2 Komite Medik 001
3 Komite Keperawatan 002
4 Komite Etik & Hukum 003
5 Komite PPI RS 004
6 Komite K3RS 005
7 Bidang Pelayanan Medis 006
8 Bidang Keperawatan 007
9 Bidang Penunjang 008
10 Bagian Umum dan Kepegawaian 009
11 Bagian Keuangan 011

3. Peminjaman Arsip
a. Arsip inaktif dapat dipinjam oleh unit kerja lain dalam
lingkungan perusahaan atau instansi lain sepanjang untuk
keperluan
b. Peminjaman arsip inaktif untuk keperluan sepanjang maksud
dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan, serta tidak
merugikan Perusahaan dapat dilakukan dengan ersetujuan
Kepala Bidang Administrasi.
c. Setiap peminjaman arsip dilakukan dengan memakai bukti
peminjaman arsip.
4. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah salah satu sarana penting untuk
mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak bernilai guna
lagi.
5. Retensi Dokumen/Arsip RSUD Poso:

49
 Retensi adalah lamanya suatu arsip disimpan (ditahan) di file
aktif atau inaktif, Retensi itu sendiri sebenarnya tidak ada batasan
yang jelas/ mengikat secara legal (hukum), berbagai seminar
maupun workshop sudah pernah diikuti oleh penyusun pedoman ini
– namun tidak satupun sumber yang dengan jelas menyampaikan
berapa lama waktu dokumen tersebut harus dilakukan
penghapusan/ pemusnahan, banyak narasumber menyampaikan
untuk memberikan batasan waktu (retensi) sebuah dokumen
merupakan wewenang pimpinan Instansi/perusahaan/organisasi.
Beda halnya dengan data keuangan yang dasar hukumnya
cukup jelas, dengan payung hukum sesuai Undang-undang
Republik Indonesia nomor 8 Tahun 1997 (Bab.II, Ps.11) tentang
Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa dokumen keuangan
yang merupakan bagian dari bukti pembukuan retensinya 10
tahun–terhitung sejak tahun buku perusahaan yang bersangkutan,
sedangkan untuk dokumen keuangan yang tidak merupakan bagian
dari bukti pembukuan retensinya diatur dengan kebijakan pimpinan
perusahaan.
Kewenangan penyimpanan naskah di RSU dr. Moedjito
Dwidjoisiwojo :
a. Unit Kepala Sub. Bidang Kepegawaian, Diklat dan bagian
administrasi yang berwenang menyimpan arsip dinamis
b. Unit pengolah yang dapat menyimpan arsip aktif yaitu :
1) Arsip aktif perusahaan disimpan di bagian administrasi
2) Arsip aktif unit disimpan di unit masing-masing
Dokumen/ Arsip yang sudah melewati masa In-Aktif dapat
dilakukan pengajuan untuk tahap penghapusan/ pemusnahan
terkecuali dokumen yang masuk dalam kategori permanen/ abadi
akan dilakukan penyimpanan pada Brankas dan atau Filing Cabinet
Khusus sepanjang sejarah organisasi/ institusi masih aktif.
RETENSI
NO JENIS DOKUMEN PERMANEN /
AKTIF (th) IN- AKTIF (th)
DIMUSNAHKAN

50
 1 Surat Keputusan (SK) 0–2 - Permanen
2 Instruksi 0–2 3–5 Dimusnahkan
3 Surat Edaran 0–2 3 Dimusnahkan
4 Prosedur Tetap (PROTAP) 0–2 3 – 10 Dimusnahkan
5 Surat Perjanjian 0–2 3 – 10 Dimusnahkan
6 Surat Keterangan 0–2 3 – 10 Dimusnahkan
7 Surat Perintah 0–2 3–5 Dimusnahkan
8 Surat Tugas 0–2 3–5 Dimusnahkan
9 Surat Perintah Perjalanan Dinas 0–2 3–5 Dimusnahkan
10 Surat Kuasa 0–2 3–5 Dimusnahkan
11 Surat Undangan 0–2 3 Dimusnahkan
12 Surat Panggilan 0–2 3 Dimusnahkan
13 Nota Pengajuan Konsep Naskah 0–2 3–5 Dimusnahkan
14 Disposisi 0–2 3–5 Dimusnahkan
15 Telaah Staf 0–2 3–5 Dimusnahkan
16 Pengumuman 0–2 3–5 Dimusnahkan
17 Laporan 0–2 3 – 15 Dimusnahkan
18 Rekomendasi 0–2 3–5 Dimusnahkan
19 Surat Pengantar 0–2 3–5 Dimusnahkan
20 Telegram (E-mail) 0–2 3–5 Dimusnahkan
21 Berita Acara 0–2 - Permanen
22 Notulen 0–2 3–5 Dimusnahkan
23 Memo 0–2 3–5 Dimusnahkan
24 Daftar Hadir 0–2 3–5 Dimusnahkan
25 Sertifikat 0–2 3 – 15 Dimusnahkan
26 Surat Peringatan (SP) 0–2 3 – 15 Dimusnahkan
27 Dokumen Rekam Medis 0–5 6 – 15 Dimusnahkan
28 Dokumen Keuangan 0–2 3 – 15 Dimusnahkan
29 Dokumen Vital RS - - Permanen
30 Foto / Gambar 0–1 - Permanen
31 Bukti Identitas / Seragam 0–2 - Permanen

6. Identifikasi Dokumen/ Arsip Vital

a. Dokumen bernilai tinggi adalah dokumen atau arsip yang
mempunyai nilai guna sangat tinggi (vital) terhadap kehidupan
perusahaan misalnya:
1) Surat berharga
2) Bukti-bukti kepemilikan
3) Surat-surat perjanjian dan sebagainya

51
b. Penyimpanan dokumen bernilai tinggi dilakukan secara khusus
dengan memperhatikan faktor keamanan.
c. untuk dokumen bernilai tinggi dibuat duplikatnya dan disimpan
secara terpisah dengan aslinya.
Dalam pengelolaan perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan arsip vital merupakan hal yang sangat penting
adalah bagaimana instansi/ perusahaan melakukan penentuan
arsip yang dikategorikan menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan
haruslah dilakukan dengan cara hati-hati dan cermat melalui
prosedur sistematis, karena kesalahan mengidentifikasi dalam
menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan
kemungkinan instansi/perusahaan akan mengalami kerugian
karena yang dilindungi bukan arsip vital, karena itu perlunya
dibentuk Tim Kerja. Yang mana kegiatannya meliputi : kriteria
arsip, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan,
penentuan dan pembuatan daftar arsip vital.
a. Pembentukan Tim Kerja
Keanggotaan tim kerja terdiri dari pejabat yang mewakili unit
keaarsipan, unit hukum, unit pengelola asset dan unit-unit lain
yang potensial menghasilkan arsip vital. (Sumber: Peraturan
Kepala ANRI nomor: 6 tahun 2005 tentang perlindungan,
pengamanan dan penyelamatan dokumen/ arsip vital).

b. Kriteria Arsip Vital

1) Merupakan prasyarat bagi keberadaan
instansi/perusahaan, karena tidak dapat digantikan dari
aspek administrasi maupun legalitasnya.
2) Dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional
kegiatan instasi/perusahaan karena berisi informasi yang
digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana.

52
 3) Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset)
nstansi/perusahaan.
4) Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi/ perusahaan.
c. Tahapan Kegiatan Identifikasi
1) Analisis Instansi/ perusahaan, dilakukan untuk
menentukan unit-unit kerja yang memiliki potensi
menciptakan arsip vital.
2) Pendataan, merupakan teknik pengumpulan data tentang
arsip vital.
3) Pengolahan Hasil Pendataan, hasil pendataan arsip vital
dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu tim
yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil
identifikasi memnuhi kriteria yang telah ditetapkan dengan
disertai analisis hukum dan analisis resiko.
4) Penentuan Arsip Vital, merupakan proses lanjutan dari
kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan
arsip vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap
kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis
Instansi/perusahaan/ organisasi dan analisis hasil
pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital
yang diinginkan. (Sumber : Peraturan Kepala ANRI nomor :
6 tahun 2005 tentang perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan dokumen / arsip vital).

7. Evaluasi Naskah/ Dokumen Kebijakan

a. Evaluasi Dokumen (Keputusan Direktur, Peraturan Direktur,
Pedoman, Panduan, dan SPO) dilaksanakan sesuai kebutuhan
dan maksimal 3 tahun sekali.
b. Evaluasi dokumenkebijakan dilakukan oleh masing-masing unit
kerja yang dipimpin oleh kepala unit kerja.

53
 c. Hasil evaluasi: dokumen masih tetap bisa dipergunakan atau
dokumen perlu diperbaiki/ direvisi. Perbaikan/ revisi bisa isi
dokumen kebijakan sebagaian atau seluruhnya.
d. Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
e. Alur di dokumen kebijakan sudah tidak sesuai dengan keadaan
yang ada.
f. Adanya perkembagan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
(IPTEK).
g. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
h. Adanya perubahan fasilitas.
i. Pergantian direktur/ pimpinan Rumah Sakit, bila dokumen
kebijakan memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak
perlu di revisi.

8. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

Dokumen / Arsip yang sudah masuk masanya sesuai retensi
arsip dan sudah terpilah, maka akan dikirim atau dilakukan
pemindahan oleh penghasil dokumen ke gudang/Depo Arsip yang
sudah diatur oleh Protap pengirimannya (sementara: penghasil
dokumen menempelkan label yang isinya sama dengan isi arsip
yang dikirimkan ke unit TU/Arsip). Sedang untuk prosedur
pemusnahan/ penghapusan akan dilakukan oleh Tim Penghapusan
dengan alur sebagaimana tersebut.

Pemusnahan Arsip dilakukan sebagai berikut :

a. Perusahaan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak
mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan yaitu 10 tahun.
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu
kurang dari 10 tahun akan dibentuk tim pemusnahan yang
ditetapkan oleh direktur.

54
 c. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu
penyimpanan 10 tahun atau lebih, dilakukan oleh panitia penilai
arsip yang dibentuk direktur.
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat
dikenali isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh minimal 2
(dua) orang, direktur dan kepala sub bidang kepegawaian.
e. Untuk pelaksanaan pemusnahan, dibuat daftar pertelaan
pemusnahan arsip dari arsip yang akan dimusnahkan dengan
berita acara pemusnahan arsip.

BAB VIII
KESIMPULAN DAN PENUTUP

A. KESIMPULAN
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Rumah
Sakitmerupakan media komunikasi yang dipergunakan pada RSUD

55
 Poso dalam hal Tata Naskah Dinas serta pengarsipan dokumen
akreditasi yang baik dan benar, dikatakan baik dan benar apabila ada
konsistensi dalam tata cara penulisannya (hal persuratan) dan ada
pengidentifikasian yang jelas tentang dokumen–proses penataan
hingga penghapusan – laporan (hal peng-arsipan).
Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan RSUD Poso
hendaknya dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan
surat-menyurat / korespondensi baik secara internal maupun eksternal
sebagai upaya terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan, dan
penataan administrasi rumah sakit.
Tata kearsipan rumah sakit merupakan pedoman perlindungan-
pengamanan dan penyelamatan dokumen/ arsip terhadap musibah
bencana, pedoman tata kearsipan merupakan kebutuhan yang sangat
penting untuk mengantisipasi kerusakan dan kehancuran
dokumen/arsip yang disebabkan oleh bencana atau musibah.
Oleh sebab itu pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan ini
diperlukan rumah sakit sebagai pedoman dalam penerbitan dokumen
atau naskah dinas, sebagai aktifitas organisasi serta pengelolaan
arsip rumah sakit sehingga dokumen tidak lagi dianggap sebagai
barang yang afkir/ tidak terpakai.

B. Penutup
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Rumah Sakitini
merupakan pedoman Rumah Sakit dalam melaksanakan kegiatan
administrasi khususnya dalam menyusun Tata Naskah
Akreditasisesuai dengan keperluan bagiannya masing-masing.Kami
berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya
penyempurnaan dari pedoman ini.

Poso, Januari 2018

DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH POSO

56
dr. MASSALINRI HASMAR, M.Epid, M.Kes, Sp.S
NIP. 19730731 200112 1 001

57