11 Kesalahan Paling Umum QuickBooks dan Cara Hindari mereka

11 Kesalahan Paling Umum di QuickBooks

1. Account untuk transaksi rekening dalam perjalanan (Outsstanding) bank .

Jika Anda mengalami masalah merekonsiliasi pernyataan bank terbaru Anda, masalahnya mungkin dengan
transaksi rekening Outstanding bank. Jika ada jeda waktu antara tanggal laporan dan tanggal mulai Anda di
QuickBooks, pastikan bahwa Anda juga memasuki cek atau deposito yang terjadi di antara keduanya.

Sebagai contoh, jika Anda QuickBooks mulai tanggal 01/01/13 adalah, Anda akan menggunakan saldo akhir pada
laporan bank Desember 2012 sebagai pembukaan saldo rekening bank Anda. Katakanlah tanggal akhir pernyataan
itu 20 Desember, yang berarti bahwa semua deposito dan pembayaran Anda terbuat dari 21 Desember sampai 31
Desember adalah "Outstanding", atau diperhitungkan dalam saldo laporan bank Anda, tapi tidak di QuickBooks.
Untuk memperbaiki masalah dalam contoh ini, Anda akan kembali ke laporan bank Januari 2012, dan masuk ke
dalam QuickBooks semua transaksi yang terjadi antara 21 Desember dan 31.

2. Pay bills (Bayar tagihan) dalam dua langkah.

Bagi sebagian besar pengguna, membayar tagihan di QuickBooks adalah proses dua langkah. (Jika Anda tidak
melacak rekening Anda dibayar, itu akan menjadi satu langkah.) Pertama, bila Anda menerima tagihan, masukkan
ke dalam jendela Enter Bills (dalam Vendor navigator dan menu), sehingga Anda dapat melacak berapa banyak
uang yang Anda berutang.

Kedua, ketika Anda siap untuk membayar tagihan, menunjukkan mana yang Anda ingin membayar menggunakan
jendela Pay Bills (juga di Vendor navigator dan menu).

Dari jendela Pay Bills, Anda dapat memberitahu QuickBooks yang ingin Anda membayar dengan cek, dan
memasukkannya ke dalam antrian cetak.

Jika Anda tidak melacak rekening Anda dibayar, Anda dapat mengurangi langkah-langkah Anda ke salah satu, dan
hanya menggunakan Write Cek dan Masukkan Biaya Kartu Kredit jendela untuk membayar tagihan Anda.

3. Jangan menyimpan uang Anda dua kali.

Banyak pengguna mengelompokan pembayaran untuk deposito mereka sekaligus melalui rekening "Undeposited
Fund (Dana)". Sebuah kesalahan yang beberapa pengguna buat adalah bahwa mereka juga memasukkan setiap
pembayaran sebagai deposit tunggal. Hasilnya adalah dua deposito untuk satu kali pembayaran.

Bila Anda menggunakan Sales Receipt atau Receive Payments untuk melacak uang masuk ke bisnis Anda, Anda
memiliki pilihan untuk menempatkan pembayaran ke rekening "Undeposited Funds", yang seperti laci kas di mana
Anda menyimpan cek dan mata uang di antara perjalanan ke bank. Jika Anda memilih opsi ini pada formulir baik,
QuickBooks tidak akan mengenali uang ke rekening bank Anda sampai Anda memberitahu bahwa Anda sudah
benar-benar mengambil uang Anda ke bank.

Ketika Anda pergi ke bank, katakan QuickBooks dengan menggunakan jendela Make Deposits, dan pilih
pembayaran yang baru saja disimpan. Jangan masukkan deposit terpisah ke rekening bank Anda mendaftar untuk
menunjukkan uang ini.

4. Tunjukkan ketika Anda berutang pajak penjualan.

Jika jumlah pajak penjualan Anda berutang tampaknya tidak benar, periksa untuk memastikan Anda telah
menyiapkan preferensi Anda benar, mengatakan QuickBooks ketika Anda berutang pajak penjualan. Anda mungkin
berutang pajak penjualan dengan metode akrual, atau ketika Anda membuat penjualan, bahkan jika Anda belum
menerima pembayaran belum. Atau, Anda mungkin berutang pajak penjualan atas dasar uang tunai, atau ketika
Anda benar-benar menerima uang dari pelanggan Anda.

Untuk memverifikasi penjualan Anda pajak diatur dengan benar, ikuti langkah berikut:

 Dari menu Edit, pilih Preferences.

 Di sisi kiri jendela, klik ikon Sales Tax.
 Pilih tab Company Preferences
 Di bawah Berutang Pajak Penjualan, pilih "As of invoice date (Sampai dengan tanggal faktur)," atau "Upon
receipt of payment/Setelah menerima pembayaran." Saya sangat menyarankan Anda memilih Upon receipt
of payment bahkan jika Anda melaporkan secara akrual. Salah satu klien baru-baru ini membayar pajak
penjualan kepada negara untuk sekitar $ 250.000 ia ditagih tetapi tidak pernah menerima pembayaran!
5. Jangan memasukkan biaya kartu kredit dan tagihan untuk biaya yang sama.

Jangan masukkan tagihan Enter Bills atau Write Checks untuk Satu Modal Kartu Kredit untuk biaya kartu kredit
Anda. Sebaliknya, pergi ke Banking> Enter Credit Card Charges. Pilih kartu kredit yang benar dan masukkan semua
biaya Anda (dan setiap kredit jika Anda memilikinya) di sini. Setelah selesai, pilih Simpan & Tutup. Lalu pergi ke
Rekonsiliasi. Sekali lagi memilih kartu kredit yang benar. Rekonsiliasi seperti yang Anda lakukan bank Anda. Ketika
Anda melakukannya akan menanyakan apakah Anda ingin membayar jumlah yang sekarang atau masukkan tagihan
untuk pembayaran kemudian. SELALU membayar tagihan sekarang bahkan jika Anda hanya dapat membayar $ 50
pada tagihan kartu kredit $ 6.000. Jika Anda tidak melakukannya akan memasukkannya ke dalam A / P dan Kartu
Kredit adalah kewajiban bukan A / P.

(PETUNJUK) Ketika memasukan biaya Anda dari pernyataan menambahkan semua bahan bakar dan membuat satu
entri yang disebut Bahan Bakar. Lakukan hal yang sama untuk Makanan dan Travel jika Anda sering bepergian. Ini
akan menghemat waktu satu ton!

6. Membayar pajak gaji Anda dengan Pay Liabilities window.

Ketika Anda membuat gaji bagi karyawan Anda, gunakan Pay Liabilities window untuk membayar pajak gaji
Anda. Jangan gunakan jendela Write Checks.

Ketika Anda memproses penggajian QuickBooksook menjaga penghitungan berapa banyak pajak gaji Anda
berutang, dan catatan dalam Pay Liabilities window. Bila Anda menggunakan Pay Liabilities window
untuk membayar pajak pembayaran QuickBooks Anda akan mengurangi saldo rekening kewajiban sesuai.

(Petunjuk) Dalam Memo kewajiban gaji anda centang melalui tanggal dan kemudian formulir pajak. Konsistenlah
dan itu akan jauh lebih mudah untuk menemukan masalah yang mungkin terjadi.

7. Gunakan Sub-item dan Sub-Rekening.

Jika akun atau item memiliki sub rekening atau item, jangan menetapkan transaksi Anda ke item induk atau akun
jika Anda dapat membantu. Selalu menggunakan item sub rekening dan untuk meningkatkan pengetahuan Anda
tentang bisnis Anda. Sub-rekening dan sub-item akan muncul QuickBooks laporan sebagai item yang terpisah, tapi
masih akan dikelompokkan bersama.

Misalnya, ketika memasuki biaya profesional, menetapkan tagihan dari akuntan Anda ke sub-rekening Akuntansi
dari Biaya Profesional account utama, dan tagihan dari pengacara Anda untuk Biaya Legal sub-rekening. Ketika Anda
menarik laporan - dan ketika Anda mengirim file perusahaan Anda untuk akuntan Anda saat pajak - Anda akan
memiliki jumlah total yang Anda habiskan pada Biaya profesional, dengan sub-total yang terdaftar untuk kedua
Akuntansi dan Biaya Hukum.

8. Menghubungkan Persediaan Barang dengan Akun Yang Tepat.

Jika Anda menyimpan persediaan, pastikan bahwa Anda menetapkan persediaan Anda untuk semua rekening yang
tepat. Setiap persediaan jenis item harus memiliki tiga: akun Persediaan, Harga Pokok Penjualan, dan akun
pendapatan.

Ketika QuickBooks tahu bahwa Anda memiliki persediaan, secara otomatis membuka rekening Persediaan Aset
(untuk melacak nilai saat ini persediaan Anda) dan Beban Pokok Penjualan akun (untuk melacak berapa banyak
Anda dibayar untuk persediaan Anda). Anda juga harus menyiapkan rekening pendapatan penjualan untuk melacak
pendapatan yang Anda buat dari menjual barang-barang inventaris Anda.

Berikut adalah cara untuk memeriksa Anda:

1. Dari List Menu, pilih Reports, dan QuickBooks akan menampilkan daftar item Anda, nama item, deskripsi, jenis,
posting akun, dan harga.

2. Pastikan bahwa setiap item persediaan berhubungan dengan ketiga rekening - Harga Pokok Penjualan,
Persediaan Aset, dan Rekening Pendapatan

9. Hati-hati dengan Penyesuaian Rekonsiliasi.

QuickBooks biasanya tidak akan melakukan penyesuaian rekonsiliasi otomatis. Namun, jika Anda keluar dari Saldor
Rekonsiliasi dan Anda memilih untuk Rekonsiliasi sewaktu-waktu QuickBooks akan membuat adjusment
(penyesuaian), dan posting jumlah positif atau negatif ke rekening Bank Rekonsiliasi.
Jangan biarkan QuickBooks melakukan ini! Hal yang benar untuk dilakukan dengan perbedaan kecil yang Anda
temukan ketika merekonsil adalah memasukkan cek atau deposit untuk jumlah, menggunakan tanggal laporan
bank untuk tanggal transaksi dan meletakkannya untuk akun yang sesuai berdasarkan perkiraan terbaik Anda di
mana perbedaan muncul . Anda kemudian dapat menandai transaksi yang seperti dibersihkan dan lanjutkan
dengan rekonsiliasi.

Bahkan, akun Saldo awal( Opening Balance Equity account) Anda adalah rekening kliring, dan harus selalu
menampilkan $ 0 keseimbangan. Jika tidak QuickBooks tidak diatur dengan benar. Anda dapat memeriksa
penyesuaian dengan melihat detil transaksi rekening:

10. Pinjaman Membayar

Memasukan Tagihan untuk pembayaran bulanan bukannya menambahkan aset dan liabilitas

Ketika membuat pembayaran pinjaman kita sering memasukkan jumlah pinjaman bulanan sebagai Bill.

Berikut adalah bagaimana Anda harus memproses pembayaran pinjaman: Mengatur Aset Tetap dengan sub
rekening untuk Biaya dan Akumulasi Penyusutan. Kemudian, mengatur account kewajiban dengan saldo pinjaman.
Pergi ke Banking > Loan Manager > Set Up The Payment. Ikuti petunjuk, kemudian klik Set up Payment.
QuickBooks kemudian akan memasuki pembayaran bulanan secara otomatis dan melacak kepentingan dan prinsip.
Jangan hanya menulis cek atau masukkan tagihan untuk jumlah pembayaran bulan.
11. Jangan Coba untuk melakukan semuanya sendiri.

QuickBooks mudah digunakan, tetapi akan lebih mudah dan memberi Anda lebih banyak ketenangan pikiran jika
Anda bekerja dengan penasihat Pro QuickBooks atau BPA. Menyiapkan QuickBooks Anda dengan benar sangat
penting untuk mendapatkan hasil maksimal dari program QuickBooks Anda. Topik BANTUAN juga sumber daya
yang besar. Pertanyaan? Hubungi kami dan berbicara dengan Janet Stiffler, Bersertifikat QuickBooks Pro Advisor
kami. 208.525.8813