Pembukuan dan Dasar-dasar Penyimpanan Catatan

Berikut kita akan mempelajari catatan dasar apa saja yang dibutuhkan untuk usaha kecil, antara lain :
* Pendapatan dan Biaya
* Pengeluaran Tunai
* Catatan Inventaris
* Piutang
* Utang

Pendapatan dan Pengeluaran

Usaha Anda akan menggunakan baik Jurnal Pendapatan dan Pengeluaran atau Buku Besar untuk
mengawasi berapa banyak uang yang keluar, ke mana saja perginya, dan berapa yang masuk.
Jurnal Pendapatan dan Pengeluaran digunakan oleh kebanyakan usaha kecil dan merupakan akuntansi
dengan pencatatan tunggal mencatat penerimaan dan pengeluaran saja. Akuntansi pencatatan rangkap
mencakup buku besar dan yang lainnya untuk mencatat setiap kegiatan sebagai bentuk debet dan kredit
di dalam buku Anda. Di masa lalu semua orang menganggap bahwa semua bisnis perlu menggunakan
metode pencatatan rangkap yang kurang praktis, namun kini banyak pemilik usaha kecil yang cukup
menggunakan sistem pencatatan tunggal. Akuntansi dengan pencatatan tunggal dapat dilakukan di atas
kertas ataupun dengan komputer.
Buku besar digunakan untuk mencatat setiap transaksi dua kali berdasarkan ide bahwa setiap transaksi
memiliki dua sisi yang mempengaruhi usaha Anda. Misalnya, apabila Anda menjual sebuah barang,
pembukuan Anda akan mencerminkan adanya penurunan inventaris (kredit) dan arus masuk
pembayaran (debet). Apabila Anda menggunakan akuntansi dengan pencatatan rangkap, Anda mungkin
ingin menggunakan program komputer atau memanfaatkan jasa pemegang buku untuk menjaga
kemutakhiran buku besar. Apabila Anda menyerahkan orang lain mengelola pembukuan Anda, lakukan
pemeriksaan secara berkala.
Akuntan Anda dapat memberi saran tentang pencatatan pembukuan jenis apa yang Anda harus pilih.
Juga, hubungi penasihat pajak Anda mengenai apakah Anda harus menggunakan sistem pembukuan
berbasis uang tunai ataukah akrual.

Pengeluaran Kas
Uang yang Anda keluarkan di dalam usaha harus dipertanggungjawabkan apabila Anda ingin punya
catatan atas seluruh pengeluaran bisnis dalam satu tahun tertentu. Sekurangnya ada dua cara untuk
melakukannya: Anda menulis cek untuk dibayar kepada diri Anda sendiri atau menyimpan catatan kas
kecil.
Apabila Anda memilih untuk membayar kepada Anda sendiri dengan cek, catat saja semua tanda terima
uang dan jumlahkan setiap minggu, dua minggu, atau bulan, tergantung volume pengeluaran Anda.
Buatlah catatan untuk setiap kategori pengeluaran, untuk tujuan pajak dan tulis cek kepada diri Anda
sendiri untuk jumlah totalnya. Pada catatan cek, tulis cek sendiri, dapat diganti dengan uang untuk
membedakannya dari pendapatan yang terkena pajak. Atau, Anda dapat menyimpan catatan kas kecil
dengan menulis sebuah cek untuk kas kecil dan mencatat setiap pengeluaran yang dibayarkan dari kas
kecil.
 Catatan Inventaris
Dengan senantiasa mengawasi catatan inventaris, Anda akan dapat antara lain mencegah terjadinya
pencurian, menjaga inventaris pada tingkat minimum, dan melacak tren pembelian.
Apabila Anda menjual banyak pernak-pernik kecil, misalnya toko alat tulis, Anda mungkin ingin
menggunakan sistem komputer untuk melacak inventaris atau mengaitkan antara sistem komputer
dengan penjualan dengan menggunakan sistem inventaris titik penjualan atau (point of sale, POS).
Apabila Anda menggunakan pos berukuran besar, Anda mungkin dapat melakukannya sendiri di atas
kertas.
Informasi inventaris penting yang harus dicatat adalah: tanggal pembelian , jumlah stok barang yang
dibeli, harga pembelian, tanggal penjualan, dan harga penjualan.

Piutang Dagang
Apabila produk atau jasa Anda dibayarkan pada saat produk dikirim atau jasa diberikan, maka Anda
tidak perlu sistem pelacakan piutang dagang. Namun, apabila Anda menyediakan produk atau jasa di
mana orang membayar kemudian, maka Anda perlu melacak piutang dagang. Anda dapat memantau
piutang dagang dengan menyimpan salinan dari semua salinan tagihan yang dikirim atau dengan
menyimpan catatan piutang dagang. Apa pun caranya, informasi yang perlu dicatat antara lain: tanggal
faktur, nomor faktur, jumlah faktur, syarat pembayaran, tanggal pembayaran, jumlah dibayarkan, dan
nama tertagih.
Banyak program perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat faktur dan melacak waktu serta
pengeluaran untuk setiap pelanggan. Program ini dapat menghemat banyak waktu pemilik usaha dan
menciptakan faktur yang nampak profesional. Namun, menurut Ed Slott, penulis buku Your Tax
Questions Answered, (Plymouth Press), dengan pencatatan piutang dagang dengan komputer, sudah
sepantasnya apabila Anda dapat menagih pembayaran secara lebih cepat atau dapat melakukan
pelacakan dari mana uang Anda datang secara lebih baik.

Utang Dagang
Utang dagang adalah utang perusahaan Anda untuk barang dan jasa dari pihak lain. Dengan mencatat
berapa utang Anda dan kapan jatuh temponya, Anda dapat menjaga kredibilitas dan memegang uang
selama mungkin.
Pemilik usaha dengan sedikit utang dagang biasanya menggunakan folder file tipe akordeon dengan
label tanggal untuk keperluan pelacakan. Perusahaan kecil lainnya cukup membayar rekening dua kali
sebulan dan menyimpan semua rekening ini ke dalam folder Untuk Dibayar. Perusahaan besar
menggunakan catatan kertas yang dikelola oleh kreditor. Sistem mana pun yang dipilih, Anda harus
menyimpan informasi berikut ini tentang utang dagang: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur,
jangka waktu pembayaran, tanggal dibayarkan, jumlah dibayarkan, saldo (jika mungkin), serta nama
dan alamat pelanggan.
Sehingga bisa dikatakan, pada saat anda memutuskan untuk mengkomputerisasi usaha, sebaiknya anda
memilih program yang langsung memuat fungsi-fungsi pencatatan diatas secara keseluruhan. Karena
biaya komputerisasi bisa diminimalisir
https://pusatmebel.wordpress.com/2009/10/12/pembukuan-dan-dasar-dasar-penyimpanan-
catatan/#more-6