MTG—Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.

A, Jakarta :
Bumi Aksara, 2003.

Rekruitmen

Sumber-sumber dalam rekruitmen adalah :

1. Lamaran langsung oleh pencari pekerjaan

2. Lamaran tertulis
3. Lamaran karena informasi “orang dalam”
4. Lembaga pendidikan formal
5. Balai latihan kerja—baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun oleh masyarakat
6. Kantor departemen tenaga kerja—baik di pusat, di perwakilan maupun di kantor
pemerintah daerah
7. Organisasi penyedia tenaga kerja
8. Perusahaan konsultan yang menyediakan jasa pencarian tenaga kerja baru—terutama
pada tingkat eksekutif
9. Organisasi penyalur tenaga kerja sementara
10. Organisasi profesi
11. Asosiasi perusahaan sejenis
12. Organisasi serikat pekerja
13. Organisasi lain.

Dalam upaya mengisi berbagai lowongan yang ada,spesialis pencari tenaga kerja tidak perlu
menggarap semua sumber tersebut. Artinya, jika yang dicari adalah tenaga manajerial, ada
sumber yang memang harus digarap—seperti organisasi profesi, lembaga pendidikan tinggi, dan
organisasi lain. Sebaliknya, jika tenaga kerja yang diperlukan adalah mereka yang akan diberi
tanggung jawab dan pekerjaan yang sifatnya teknis operasional, balai latihan kerja pantas
digarap, tetapi tidak lembaga pendidikan tinggi, demikian seterusnya.

II.2 Bagan Pokok Pembahasan dalam Orientasi

Masalah – masalah Organisasional

1. Sejarah singkat
2. Struktur organisasi
3. Nama dan jabatan para direktur
4. Jabatan KaryawanLauout fasilitas fisik
5. Periode percobaan
6. Kebijaksanaan & aturan perusahaan
 7. Peraturan disiplin
8. Prosedur keamanan
9. Buku pedoman
10. Proses produksi
11. Lini Produk / jasa
Perkenalan

1. Dengan penyelia
2. Dengan pelatih
3. Dengan rekan kerja
4. Dengan HRD
Tunjangan

1. Skala pengupahan
2. Cuti
3. Jam istirahat
4. Latihan dan pendidikan
5. Konseling
6. Asuransi
7. Pensiun
8. Pelayanan organisasi terhadap karyawan
9. Rehabilitasi
Tugas – tugas jabatan

1. Lokasi
2. Tugas
3. Keamanan
4. Fungsi
5. Sasaran pekerjaan
6. Hubungan dengan pekerjaan lain
(sumber : laporan orientasi dan sosialisasi ADH.B STP Bali, 2 : 2009 )

II.3 Manfaat, Tujuan dan Keuntungan Orientasi :

a. Manfaat Orientasi
1. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
2. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
3. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :

 Cukup baik
 Tingkat ketergantungannya kecil
 Kecenderungan untuk keluar juga kecil
 Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

b. Tujuan Orientasi
Menurut Moekijat (1991 : 94) :

1. Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

2. Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja baru
ketika diserahi pekerjaan baru

3. Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan mereka
yang baru

4. Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke mana
harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang mungkin
timbul

5. Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai baru
dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena
pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui

6. Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang penting di
dalam sebuah organisasi
 Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:

1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.
2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
3. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
6. Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
7. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
8. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
9. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

C. Keuntungan Orientasi

Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka

pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana
membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja
melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan
secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-
organisasi”, yang juga menguatkan pandangan-pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan
organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan
lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga
berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa
sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.

Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik.
Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web
perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum
mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar belakang
lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau
dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan
lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak
sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan, dan pemborosan
waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.

Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan. Sayangnya
orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk membuat orientasi lebih efektif, saran-saran
berikut mungkin dapat berguna:

 Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru harus merasa bahwa mereka
merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi. Supervisor dan unit SDM harus siap untuk
memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap
untuk menerima kehadiran seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus
mendiskusikan tujuan dari perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua karyawan yang ada
sebtlum kehadiran pekerja baru.
 Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa organisasi menggunakan
rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau pembimbing sebagai bagian dari orientasi
karyawan baru. Khususnya berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih
berpengalaman dan berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan
baru.
 Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi: sebuah daftar periksa orientasi dapat
digunakan oleh staf departemen SDM, supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk
menyediakan informasi yang perlu diketahui oleh karyawan baru. Banyak pemberi kerja
mengharuskan para karyawan baru menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan
bahwa mereka telah diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.
 Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk memberi informasi kepada
karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan tunjangan dari perusahaan. Kebijakan-kebijakan
mengenai cuti sakit, keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah
sakit, parkir dan aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap karyawan baru.
Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan rutinitas dari hari kerja normal
untuk karyawan pada pagi pertama.
 Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM harus menentukan cara
yang paling sesuai untuk menyampaikan informasi orientasi.para karyawan akan mengingat lebih
banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara yang mendorong untuk belajar.
Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan sendiri yang disediakan
 dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.
 Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari program orientasi adalah terlalu
banyak informasi. Para pekerja baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting
atau tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
 Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM dapat mengevaluasi efektivitas dari
orientasi dengan melakukan wawancara tindak lanjut kepada para karyawan baru beberapa
minggu atau bulan setelah orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya,
tampaknya sebagian besar pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas mengenai
efektivitas orientasi atau bahkan tidak sama sekali.

Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat menimbulkan perasaan
cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya pengunduran personalia baru. Sebaliknya
apabila proses orientasi berlangsung dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah
bagian dari organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya untuk
beradaptasi.

II.4 Permasalahan dalam Orientasi

Menurut Simamora ( 2001 : 336) terdapat tiga permasalahan khusus yang dihadapi oleh
karyawan baru:

1. Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.

Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak terdapat
pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena berbagai sebab. Salah satu
penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang terdiri dai unit-unit kerja baik secara vertikal
maupun horizontal.

Hal di atas akan menimbulkan beberapa pertanyaan di benak para pegawai baru. Yaitu
mengenai apakah dirinya diterima dan disukai di dalam kelompok, apakah ia merasa aman
yaitu terbebas dari gangguan fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak
diselesaikan secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.

2. Harapan yang naïf

 Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi kepada
perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat menimbulkan kurangnya
motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam proses orientasi perlu dijelaskan kapada mereka
kenyataan yang terjadi di dalam perusahaan.

3. Lingkungan pekerjaan yang pertama

Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah lingkungan kerja yang
baru mendukung atau akan menghambatnya, dapatkah rekan-rekan di lingkungan kerja membantunya
bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang positif diperlukan
proses orientasi yang mendukung.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi :

1. Penekanan pada kertas kerja

Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang
dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat
mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan

2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan

Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal
ini dapat menyebabkan stres.

3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan

Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan
pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.

4. Memberikan informasi yang terlalu cepat

Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat
mengakibatkan karyawan baru mati lemas.
 Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian
kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor
tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.

Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya
bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya
dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah
buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta
kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

II.5 Kebutuhan di Dalam Orientasi

Berdasarkan masalah-masalah di atas berarti prrogram orientasi diselenggarakan untuk

memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat
terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah :

1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang
dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan

2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan bersedia
melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari

3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara efektif,
efisien dan produktif

Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi kendala-
kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan kemampuan tenaga kerja baru secara optimal
dalam memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, program
orientasi dapat dilakukan dalam tiga bentuk / tingkat penyelenggaraan.

1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)

2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)
3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340)

1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan
dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung
dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.
2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan
baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran
ketika dibutuhkan
3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh
karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan
dapat segera dihubungi selama periode induksi
4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka
5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan
pekerjaan mereka meningkat

II.6 Jenis – jenis Orientasi

Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program

orientasi formal. Berdasarkan yang ada, orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2 :

a. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur
dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang
relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

b. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja
tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan
mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Banyak organisasi, terutama yang besar-besar mempunyai program orientasi formal semacam
itu dapat mencakup perjalanan mengelilingi kantor atau pabrik, film yang menggambarkan program
riwayat organisasi itu dan diskusi singkat dengan wakil departemen SDM yang menggambarkan program
tunjangan di organisasi itu. Organisasi lain menggunakan program orientasi yang lebih informal dimana,
misalnya manajer itu menyerahkan karyawan baru itu kepada rekan-rekan kerja dan menunjukkan
kepadanya tempat ruangan foto copy, mesin kopi, kamar kecil, kaffetaria, dsb

Para manajer mempunyai kewajiban mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi

tersebut selancar dan sebebas mungkin dari kecemasan. Mereka perlu secara terbuka membahas
pendapat karyawan mengenai kewajiban timbal- balik antara organisasi dan karyawannya. Membuat
orang tersebut siap sedia menjalankan tugasnya merupakan kepentingan dari organisasi maupun
karyawan baru itu. Orientasi yang berhasil, entah formal maupun informal menghasilkan peralihan dari
orang luar ke orang dalam. Yang membuat membuat karyawan tadi merasa kerasan dan teradaptasi
dengan cukup baik, sehingga menurunkan kemungkian kinerja pekerjaan yang buruk dan mengurangi
kemungkinan pengunduran diri mendapat karyawan baru hanya setelah satu atau dua minggu bekerja

http://junaidi-huang.blogspot.com/2009/07/orientasi-karyawan-baru.html

II.7 Dampak Orientasi

(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :

- turnover (keluar masuknya pegawai) dan

- productivity

Penelitiannya dilakukan pada Texas Instruments

Kejadian pertama yang diamati pada suatu ruangan yang cukup sebagai berikut :

- Para pegawai baru dikumpulkan pada satu ruangan yang cukup luas

- Kemudian secara tepat mereka diberi informasi tentang perusahaan tersebut , upah, dan
lain-lain
 - Setelah itu mereka diturunkan kepada supervisor

- Kemudian mereka diminta untuk melaporkan apa-apa yang telah mereka dengar

- Setelah supervisor menerima laporan, kini giliran supervisor yang memberikan

keterangan. Yang diberikan hanya dalam beberapa menit saja yaitu mengenalkan kepada para
pegawai lama.

- Setelah itu mereka dibawa ke ruang kerja dengan perintah untuk minta petunjuk
kepada pegawai lama yang ada di ruang kerja tersebut tentang bagaimana seharusnya mengerjakan
tugas mereka.

- Kemudian mereka didudukkan di antara pegawai lama

- Lalu mereka disuruh praktik dan waktu yang diberikan tidak terlalu lama

Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah

- tingkat kecemasan pegawai baru meningkat

- kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat rendah

- bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang

- ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu

Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang terjadi, seperti berikut

a) Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab terjadinya hal-hal
seperti pada program orientasi pertama tadi
b) Diadakan perpanjangan waktu
c) Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan jangka panjang
perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum. Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar
dua jam.
d) Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka harapkan)
e) Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut terhadap “Texas
Instruments”
 f) Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama dengan pegawai baru
tersebut mereka makan bersama
g) Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari masing-masing unit
kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines

Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut :

 pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga kemampuan melakukan
sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak mampu dan keluar
 Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai diredakan melalui berbagai
kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk
keluar pun menjadi berkurang.

Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:

 Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang dibutuhkan oleh
departemen sumber daya manusia, para karyawan baru diberikan sambutan sepintas lalu.
Selanjutnya mereka diarahkan kepada penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan
karyawan baru tidak merasa sebagai bagian dari perusahaan.
 Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu orientasi yang cepat dan
dangkal, dan para karyawan baru langsung ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun
mengap-mengap.
 Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk mengajarkan pekerjaan
“mulai dari dasar sekali”.
 Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu keinginan yang baik,
namun menjadi pendekatan yang mencelakakan, menyebabkan para karyawan baru merasa
kewalahan dan “mati lemas”.

II8. Evaluasi Program Orientasi

 Minimal setahun sekali program orientasi haruslah dievaluasi guna menilai secara
objektif apakah program tersebut memenuhi tujuannya. Umpan balik yang komprehensif dan
cepat dibutuhkan dari setiap orang yang terlibat dalam program tersebut.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam proses evaluasi :

1. Apakah program kurang tepat ?

Perlu di telaah apakah semua elemen, suasana fisik, bahan bacaan, alat-alat presentasi
menimbulkan suatu kesan yang akurat mengenai karakter perusahaan

2. Apakah Program mudah dipahami?

Para karyawan berasal dari latar belakang dan pekerjaan yang berbeda, tentunya perlu
diperhatikan apakah isi dan gaya program dapat dimengerti oleh mereka ?

3. Apakah Program menarik ?

Apakah program ini menangkap dan menyita perhatian para karyawan baru?

4. Apakah program fleksibel ?

Apakah program dapat dilaksanakan pada semua kalangan sehingga dapat menghemat
biaya?

5. Apakah program tersangkut secara pribadi ?

Apakah program tersebut menekankan arti penting orang-orang terhadap perusahaan.