,,,,

Standard Operating Procedure SOP-019469 | Rev: 4
Standard Operating Procedure Effective Date:

ASPAC - IHI
Mekanisme Kualifikasi Secara Umum
I. TUJUAN
1.1. Membuktikan dan mendokumentasikan bahwa instalasi teknis telah memenuhi
persyaratan untuk digunakan dalam proses produksi, pengemasan atau analisa,
dapat beroperasi dengan benar dalam toleransi yang telah ditentukan dan
memberikan hasil yang memenuhi persyaratan.
1.2. Mengatur pelaksanaan kualifikasi secara umum.
II. RUANG LINGKUP

2.1. SOP ini berlaku untuk semua kegiatan kualifikasi di PT. IHI yang mempunyai
dampak langsung terhadap kualitas produk.
III. DEFINISI
Istilah Definisi
Kualifikasi  Kegiatan pembuktian terdokumentasi yang menunjukkan bahwa unit/
sistem yang digunakan untuk proses pembuatan dan pengujian obat
terpasang dengan benar, dapat beroperasi dengan baik sesuai regulasi
GMP dalam rentang toleransi tertentu serta hasil yang konsisten
sesuai dengan yang diharapkan.
ed
 Kualifikasi merupakan bagian dari validasi namun secara umum
tidak termasuk dalam validasi proses.
ov
 Kualifikasi bisa menggantikan kegiatan commissioning, Factory
Acceptance Test (FAT), dan Site Acceptance Test (SAT).
pr
Instalasi Instalasi teknis adalah ruangan, mesin, peralatan, alat bantu, utilitas,
teknis sistem penyediaan dan pembuangan yang digunakan untuk produksi,
pengemasan dan analisa obat jadi, produk antara dan bahan awal.
Ap
Rencana Rencana kualifikasi memuat deskripsi dari instalasi teknis, tanggung

kualifikasi jawab dan tugas dari tim kualifikasi, analisa resiko, tes yang harus
dilakukan beserta persyaratannya.
Laporan Laporan kualifikasi merupakan kompilasi dan evaluasi dari hasil
kualifikasi pengujian serta perbandingannya dengan kriteria penerimaan.
Tim Tim yang mempunyai latar belakang dari berbagai disiplin ilmu untuk
kualifikasi melaksanakan proses kualifikasi.
Rekualifikasi Peralatan, fasilitas, utilitas dan sistem dievaluasi pada frekuensi yang
sesuai untuk membuktikan bahwa status kualifikasi unit/ sistem tersebut
masih berlaku. Selanjutnya, assessment dilakukan untuk menilai setiap
perubahan dari unit/ sistem yang terkualifikasi.
Rekualifikasi diperlukan dan dilakukan berdasarkan kriteria evaluasi
yang telah ditetapkan.
Sistem yang Suatu sistem mempunyai pengaruh langsung pada produk jika sistem
mempunyai tersebut:
pengaruh  Kontak langsung dengan produk (“touches”), misal: tangki, sistem
langsung perpipaan, mesin pengisian, mesin cetak tablet, dll
(direct  Menyediakan utilitas (misal: uap, air, udara tekan) yang kontak
contact) langsung dengan produk
 Menyediakan kondisi tertentu sesuai dengan kualitas produk (misal:
ruang bersih, drying oven, chamber, dll)
Page 1 of 31
Confidential Page No: 1 / 32

ASPAC - IHI
Istilah Definisi
 Melakukan sterilasi (misal: autoclave)
 Mengontrol atau menyediakan informasi yang berkaitan dengan
penerimaan hasil pengujian produk (misal: instrumen analisa)
Fasilitas, sistem atau mesin/ alat dengan direct impact terhadap kualitas
produk harus dikualifikasi.
Sistem yang Sistem penunjang dari sistem direct contact/ impact yang tidak
mempunyai mempengaruhi kualitas, keamanan, dan khasiat produk. Contoh sistem
pengaruh tak pengaruh tak langsung adalah pendingin air (chiller), pemanas air
langsung/ (boiler) dan emergency power. Contoh sistem yang tidak berpengaruh
tak adalah pengolahan air limbah.
berpengaruh Fasilitas, sistem atau mesin/ alat indirect impact/ no impact tidak perlu
(indirect/ no dikualifikasi.
impact)
IV. TANGGUNG JAWAB

Peran Tanggung Jawab
Qualification Qualification Officer dan penanggung jawab kualifikasi (contoh: Project
Lead Manager/ Project Engineer) termasuk dalam Qualification Lead. Fungsi
ed
dari Qualification Lead adalah sebagai berikut:
 Membuat dan memeriksa dokumen kualifikasi
 Memastikan penyusunan tim kualifikasi dan pelaksana yang
ov
terkualifikasi
 Mengatur jalannya kualifikasi termasuk dokumentasi sesuai
peraturan yang berlaku
pr
 Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kualifikasi

 Memeriksa prosedur kualifikasi, data, akurasi dan kelengkapan dari
ringkasan laporan kualifikasi
Ap
 Memastikan keterlibatan Quality Unit sejak awal kualifikasi

 Memastikan persyaratan terkait dengan GMP menjadi bahan
pertimbangan dalam pelaksanaan kualifikasi
 Menentukan tindakan yang harus dilakukan jika ada perubahan atau
penyimpangan
Technical Pemilik teknis sistem adalah kepala departemen atau orang yang
System ditunjuk dimana unit/ sistem yang akan dikualifikasi digunakan. Fungsi
Owner dari Technical System Owner adalah sebagai berikut:
 Memberikan dokumentasi yang dibutuhkan untuk protokol
kualifikasi dalam menyediakan informasi awal dari instalasi teknis
yang akan dikualifikasi (User Requirement Specification, gambaran
proses, dll)
 Memeriksa dan menyetujui prosedur dan isi protokol kualifikasi
 Menyusun penilaian resiko (risk assessment) terhadap proses yang
terkait dengan GMP dari instalasi teknis yang akan dikualifikasi
 Memastikan persyaratan terkait dengan GMP menjadi bahan
pertimbangan dalam pelaksanaan kualifikasi
 Memberikan personil untuk membantu pelaksanaan kualifikasi
 Bertanggung jawab terhadap kriteria penerimaan dan pelaksanaan
kualifikasi
 Melakukan dan mendokumentasikan training pengoperasian
Page 2 of 31

ASPAC - IHI
Peran Tanggung Jawab

peralatan
 Memastikan hal-hal yang berkaitan dengan pengoperasian dan
proses sesuai fungsi yang diharapkan
 Memastikan instalasi teknis berada dalam status “Qualified“
 Memeriksa hal-hal yang berkaitan dengan registrasi
Quality Unit  Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kualifikasi untuk
memastikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Memeriksa prosedur kualifikasi, data, akurasi dan kelengkapan dari
ringkasan laporan kualifikasi
 Menyetujui protokol dan laporan kualifikasi termasuk kriteria
penerimaan dari suatu kualifikasi
 Memastikan persyaratan terkait dengan GMP terpenuhi dalam
pelaksanaan kualifikasi
 Bertanggung jawab terhadap pemenuhan standar kualifikasi instalasi
teknis yang telah ditentukan selama proses kualifikasi berlangsung
Executor Merupakan pelaksana proses kualifikasi. Selama pelaksanaan
kualifikasi, Executor yang melakukan kualifikasi harus diberikan
training terlebih dahulu dan melaksanakan prosedur yang tercantum di
dalam rencana kualifikasi. Fungsi Executor dijalankan oleh supervisor,
Advisor
ed
operator, teknisi, analis, atau inspektor dari departemen yang terkait.
Fungsi ini dijalankan oleh Operations Director. Meskipun tidak terlibat
secara langsung namun persetujuan dari Advisor diperlukan sebagai
ov
kelengkapan dokumen kualifikasi.
Bila menyangkut instalasi teknis milik pihak ketiga, maka wakil yang
ditunjuk dari pihak ketiga termasuk dalam tim kualifikasi sebagai
pr
Advisor.
Secara garis besar, tugas dari masing-masing fungsi dapat dijabarkan dalam tabel di
Ap
bawah ini:
Validasi
IQ OQ PQ Validasi
Proses
Protokol Protokol Protokol Pengemasan
Fungsi Protocol
dan dan dan Protocol
dan
Report Report Report dan Report
Report
Quality & Compliance (Q&C) X* X* X* X X
Manufacturing X X X X X
SMP/TT** X
Global
Engineering/Operations/Process X X X
Engineering**
* Penandatangan internal J&J manufacturing, dan Q&C. Eksternal J&J, tandatangan Q&C bukan
mandatori.
**Tergantung pada struktur organisasi regional, kelompok fungsional lainnya mungkin bertanggung
jawab atas aktivitas ini.
V. PERSYARATAN
Personil yang melakukan (SOP-019469) sebagaimana diuraikan dalam prosedur ini
harus menyelesaikan pelatihan mengenai prosedur ini, dan pelatihan personil tersebut
harus didokumentasikan sebelum melaksanakan prosedur tersebut.
Page 3 of 31

ASPAC - IHI
VI. PROSEDUR/ PELAKSANAAN

6.1. Tahapan kualifikasi
Kualifikasi terdiri dari beberapa tahapan yang akan diuraikan sebagai berikut:
6.1.1. Pra Syarat Kualifikasi
Pelaksanaan kualifikasi ditentukan oleh informasi awal dari suatu instalasi
teknis yang akan digunakan. Sumber informasi bisa berupa:
 User Requirement Specifications (URS)
 Process description/ functional specifications
 Regulasi internal/ eksternal yang terkait dengan instalasi teknis
Ketiga dokumen tersebut bisa digabungkan menjadi satu dokumen User
Requirement Specifications (URS) untuk lebih memudahkan pelaksanaan
kualifikasi. Informasi di dalam URS akan digunakan dalam:
 Menentukan sistem kerja dan penanggung jawab instalasi teknis
 Menentukan suatu sistem otomatis instalasi teknis terkait dengan
GMP
→ Validasi komputer untuk instalasi teknis bisa digabungkan
dengan dokumen kualifikasi dengan dilengkapi GxP
Determination
 Melakukan penilaian resiko dari suatu instalasi teknis
 Membuat daftar instalasi teknis yang quality-related
ed
User Requirement Specification (URS) menjabarkan kriteria atau kondisi
yang harus dipenuhi dari sebuah sistem namun tidak menjelaskan
bagaimana cara mencapai kriteria tersebut. URS harus singkat, padat, dan
ov
unik namun tidak boleh menimbulkan penafsiran ganda. Contoh format
URS dapat dilihat pada FM-021680. URS disusun oleh:
pr
 Technical System Owner dengan mempertimbangkan masukan dari

bagian Teknik (untuk mesin-mesin, ruangan dan sistem utilitas di
produksi/ pengemasan)
Ap
 Bagian QC/ Laboratorium Mikrobiologi dengan mempertimbangkan

masukan dari bagian teknik (untuk alat-alat laboratorium)
 Project Manager atau bagian lain yang ditunjuk oleh Project
Manager (untuk project khusus)
URS harus disetujui oleh Technical System Owner, Engineering Manager,
EHS&S Manager, Project & Batch Certification Manager.
6.1.2. Design Qualification (DQ)

Design Qualification dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa
ketentuan desain dari fasilitas, sistem, utilitas dan peralatan telah
memenuhi sebuah user requirements dan sesuai dengan persyaratan
sebelum instalasi/ konstruksi.
Untuk peralatan baru yang sederhana dan tersedia secara umum dipasaran
(on the self), DQ dapat berupa pemeriksaan spesifikasi yang telah disetujui
atau dokumen pemesanan lengkap yang telah disetujui. Sedangkan untuk
alat-alat yang lebih komplek DQ dapat berupa pemeriksaan kesesuaian isi
dari dokumen berikut:
 Gambar yang telah disetujui
 Posisi alat/ mesin di ruangan
 PID
 Wiring diagram
Page 4 of 31

ASPAC - IHI
 Fungsi atau kegunaan

 Alur kerja
 Spesifikasi mesin/ material
Jika informasi tersebut sudah terangkum dalam URS, maka DQ dapat
disederhanakan menjadi pemeriksaan URS, sehingga kegiatan tersebut
dinamakan Design Review. Untuk kualifikasi ulang karena adanya
perubahan terhadap instalasi teknis, DQ dilakukan dengan memeriksa
change control record yang sudah valid.
6.1.3. Installation Qualification (IQ)

Installation qualification bertujuan untuk membuktikan dan
mendokumentasikan bahwa instalasi peralatan baru (atau perubahan kritis
terhadap peralatan yang digunakan) harus sesuai dengan spesifikasi yang
telah disetujui. Dokumen commissioning dapat digunakan sebagai IQ
untuk menghindari pengulangan. Installation Qualification dapat meliputi:
 Pemeriksaan apakah fasilitas, sistem, peralatan/ mesin dan
komponennya sudah diterima sesuai dengan yang dipesan, sudah
dipasang dengan benar dan telah melalui pengujian fungsi dengan
hasil memenuhi persyaratan (contoh: manuals, drawing)
 Pemeriksaan apakah persyaratan yang tercantum dalam DQ,
dokumen pemesanan, spesifikasi atau gambar teknik telah terpenuhi
ed
 Pemeriksaan apakah instalasi listrik dan kontrol proses terpasang
dengan baik
 Pemeriksaan apakah material yang dipakai dalam instalasi teknis
ov
sesuai dengan yang dipesan, dapat berupa sertifikat material
 Pemeriksaan apakah permukaan instalasi teknis cukup halus,
pr
misalnya: dapat berupa surface certificate

 Pengujian tekanan dan kebocoran
 Pemeriksaan apakah alat-alat penunjang kesehatan dan keselamatan
Ap
kerja telah terpasang dengan baik

 Pemasangan tanda dan label
 Penyusunan prosedur pemeliharaan dan draft instruksi kerja
mengoperasikan peralatan
 Pemeriksaan semua instrumen kritikal telah diidentifikasi,
dikalibrasi dan dimasukkan ke dalam program kalibrasi
6.1.4. Operational Qualification (OQ)

OQ harus dilakukan terhadap fasilitas, sistem dan peralatan baru atau yang
mengalami modifikasi untuk membuktikan dan mendokumentasikan
bahwa semua parameter yang mempengaruhi kualitas produk telah
memenuhi persyaratan sesuai dengan fungsinya dalam semua range yang
telah ditetapkan. OQ dapat dilakukan dalam keseluruhan sistem atau pada
subsistem yang terpisah. IQ dan OQ dapat digabungkan menjadi IOQ
untuk mengkualifikasi peralatan baru yang sederhana dan tersedia secara
umum dipasaran (on the self). Dokumen commissioning dapat digunakan
untuk OQ untuk menghindari pengulangan. OQ dapat meliputi:
 Periksa bahwa peralatan dapat dioperasikan pada rentang operasi
optimal, minimal dan maksimal
 Periksa bahwa semua sensor kritikal dan alarm berfungsi dengan
baik
Page 5 of 31

ASPAC - IHI
 Pengetesan panel operator/ Human Machine Interface (untuk PLC

yang dilengkapi dengan HMI)
 Prosedur pengoperasian equipment dan bukti training dari operator
yang menjalankan mesin sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan
 Pengetesan peralatan untuk menetapkan waktu yang diperlukan
untuk dapat mengoperasikan kembali peralatan pada saat mati listrik
6.1.5. Performance Qualification (PQ)

PQ merupakan kualifikasi final dari sebuah peralatan/ sistem, bertujuan
untuk membuktikan dan mendokumentasikan bahwa instalasi teknis dapat
memenuhi spesifikasi produksi/ pengemasan/ analisa pada kondisi
sebenarnya. Dalam beberapa kasus PQ dapat dilakukan bersamaan dengan
kegiatan validasi produk sebanyak 3 batch dan atau dengan pemilihan
kriteria kritis dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Jumlah sampel yang diambil dalam pelaksanaan OQ dan PQ dihitung
berdasarkan ANSI/ ASQC Z1.4-1993 (lampiran 2). Nilai Acceptable
Quality Level (AQL) disesuaikan dengan tingkat kritis parameter yang
diperiksa. Semakin kritis parameter tersebut maka nilai AQL menjadi
semakin kecil, demikian pula sebaliknya.
6.2. Rekualifikasi
ed
Rekualifikasi dilakukan untuk memastikan dan memperbaharui status kualifikasi.
Jenis rekualifikasi ada 2 macam:
ov
6.2.1. Periodic Review
Dilakukan periodic review untuk memastikan bahwa status kualifikasi
pr
unit/ sistem masih berlaku. Selanjutnya, assessment dilakukan untuk

menilai setiap perubahan, penyimpangan dan tindakan pemeliharaan yang
dilakukan terhadap unit/ sistem tidak mempengaruhi status kualifikasi dan
Ap
menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan.

Data yang sudah tersedia (contoh: kalibrasi dan monitoring) dapat
digunakan dan cakupan pemeriksaan dapat dikurangi. Dalam rekualifikasi
berkala, unit/ sistem berstatus sudah dikualifikasi dan tetap dapat
beroperasi. Proses pembebasan (release) dari produk tidak dipengaruhi
oleh proses rekualifikasi jika tidak terdapat penyimpangan yang
berpengaruh pada kualitas produk.
Rekualifikasi ini dilakukan dengan interval waktu sebagai berikut:

Jenis instalasi teknis Periode Toleransi
Instalasi teknis yang mempengaruhi
sterilitas (contoh: sterilizers, autoclave, 1 tahun 1 bulan
oven)
Area kelas kebersihan kelas E 3 tahun 3 bulan
Unit pengolahan purified water 3 tahun 3 bulan
Mesin/ peralatan dan instrumen 3 tahun 3 bulan
Sistem penyediaan dan pembuangan 3 tahun 3 bulan
6.2.2. Rekualifikasi setelah perubahan teknis/ proses

Jika terjadi perubahan teknis/ proses, kajian change control record dapat
menggantikan kegiatan DQ. Berdasarkan kajian change control record,
Page 6 of 31

ASPAC - IHI
diputuskan apakah resiko analisa perlu dikaji ulang dan apakah

rekualifikasi diperlukan. Jika dilakukan perubahan kecil yang tidak
mempengaruhi fungsi dan kinerja, rekualifikasi tidak perlu dilakukan
namun diperlukan dokumentasi yang mencatat perubahan yang terjadi.
Rekualifikasi perlu dilakukan jika:
 Ada perubahan atau perbaikan dari instalasi teknis yang dapat
mempengaruhi kualitas produk
 Ada instalasi baru yang dapat mempengaruhi kondisi ruangan yang
sudah terkualifikasi
Rekualifikasi dapat dilakukan sebagian (hanya parameter yang berubah
setelah perubahan teknis/ proses).
Point tambahan dalam rekualifikasi yang dapat dipertimbangkan adalah:
 Kondisi pemeliharaan
 Kerusakan penting dalam 1-3 bulan terakhir
 Keadaan umum dari instalasi teknis, misal: penampilan fisik, korosi,
dan kebocoran
6.3. Diagram alur

Alur proses kualifikasi secara umum dapat dilihat pada lampiran 1.
6.4. Point khusus yang perlu diuji ed

DQ dan analisa resiko merupakan dasar untuk menentukan point yang harus diuji.
Berikut ini akan diuraikan point-point khusus yang direkomendasikan untuk diuji
pada instalasi teknis namun dapat disesuaikan jika diperlukan.
ov
6.4.1. Kualifikasi ruangan
Fasilitas produksi harus memiliki lingkungan yang terkualifikasi. Dalam
pr
melakukan kualifikasi ruangan, kondisi ruangan bisa dikategorikan

menjadi 2 macam yaitu:
 At rest: AHU dan peralatan produksi/ pengemasan beroperasi dalam
Ap
keadaan tanpa personil

 In operation: AHU dan peralatan produksi/ pengemasan beroperasi
dengan sejumlah personil sedang bekerja
(AHU : Air Handling Unit/ sistem tata udara)
Untuk tujuan pemantauan rutin:
 At rest: keadaan tanpa personil setelah proses selesai, tanpa
peralatan produksi/ pengemasan beroperasi; sistem AHU
beroperasi
 In operation: AHU dan peralatan produksi/ pengemasan beroperasi
dengan sejumlah personil sedang bekerja
Standar kelas kebersihan untuk ruangan dapat dilihat dalam SOP-020104
edisi terbaru mengenai Kelas Kebersihan di PT. IHI.
Point-point yang dapat dipertimbangkan untuk diuji:
 Perbedaan tekanan antar ruangan (pressure differential)
 Arah aliran udara (air flow visualization)
 Suhu ruangan (room temperature)
 Kelembaban ruangan (room relative humidity)
 Laju pertukaran udara (air change rate)
 Test recovery (T, RH, DP, Partikel)
 Uji partikel (particle test)
Page 7 of 31

ASPAC - IHI
Lokasi sampling harus mewakili ruangan-ruangan yang penting. Uji

harus dilakukan paling sedikit pada tiga hari yang berbeda dan dalam
keadaan tidak beroperasi (at rest). Pengujian dilakukan untuk ukuran
partikel yang lebih besar dari 0.5 µm dan 5 µm. Jumlah titik
sampling adalah hasil pembulatan ke atas dari akar luas area dalam
m2. Daftar luas ruangan dapat dilihat pada SOP-020104 edisi terbaru.
Jumlah titik sampling dapat dilihat pada SOP-019574 edisi terbaru
 Uji mikroba
Jumlah dan lokasi sampling harus mewakili ruangan-ruangan yang
penting. Uji harus dilakukan paling sedikit pada tiga hari yang
berbeda. Metode pengambilan sampel terdiri dari active air sampling
(microbial air sampler, RCS isolator), passive air sampling (settling
plate), dan surface sampling. Jumlah titik sampling untuk active &
passive air sampling dapat dilihat pada SOP-019574 edisi terbaru.
Untuk ruangan yang diperiksa dengan surface sampling terdapat
pada SOP-019574 edisi terbaru
 Koneksi listrik
 Kondisi permukaan lantai, atap dan dinding
 Intensitas penerangan
 Fungsi door interlock
 Kalibrasi alat pengukur
ed
 Log book monitoring ruangan
6.4.2. Kualifikasi sistem tata udara (AHU/ HVAC), LAF (Laminar Airflow) dan
ov
sistem pengumpul debu (Dust Collector)
Point-point yang dapat dipertimbangkan:
pr
 Filter AHU (spesifikasi, jumlah, perbedaan tekanan filter)

 Emisi udara ambient
 Tes kebocoran filter (integrity test)
Ap
 Pola alir udara

 Laju alir udara
 Peralatan kontrol
 Prosedur monitoring
6.4.3. Kualifikasi sistem air

Kualifikasi dilakukan pada semua sistem yang memproduksi dan
mendistribusi purified water. Kualifikasi juga dapat dilakukan pada sistem
potable water jika sistem tersebut terkait dengan GMP. Tahap kualifikasi
(OQ dan PQ) untuk sistem air terbagi menjadi 3 fase yaitu:
 Fase 1 (OQ)
→ Fase awal untuk persiapan pelaksanaan PQ. Secara umum, fase 1
berlangsung selama 2-4 minggu (bisa dipersingkat ketika
melakukan modifikasi terhadap sistem air yang sudah
digunakan). Fase ini digunakan untuk menentukan parameter dan
mencoba prosedur operasional, termasuk pembersihan dan
sanitasi
→ Untuk sistem yang disanitasi dengan panas (heating), harus
dibuktikan bahwa temperatur target dapat dipertahankan dalam
periode waktu tertentu pada saat penyimpanan dan
pendistribusian air
Page 8 of 31

ASPAC - IHI
→ Untuk sistem yang disanitasi dengan bahan kimia seperti ozon

atau hipoklorit, pembuktian cukup dilakukan dengan verifikasi
bahwa konsentrasi yang diinginkan telah tercapai dan residu
bahan kimia yang terdeteksi setelah sistem dibersihkan tidak
melebihi batas yang telah ditentukan
→ Pengambilan sampel dilakukan mulai dari sumber air (feed
water), setelah tiap tahap perlakuan, tangki penyimpanan, jalur
distribusi, dan semua tempat penggunaan/ titik sampling
→ Fase 1 berakhir ketika sistem pengoperasian telah stabil dan
memenuhi persyaratan serta telah dilaporkan dalam laporan
kualifikasi
 Fase 2 (PQ)
→ Fase pemeriksaan singkat dari sistem air yang telah selesai
menjalani fase 1, biasanya berlangsung dalam 2-4 minggu
→ Fase ini berfungsi untuk membuktikan konsistensi sistem air
dalam menyediakan temperatur, tekanan, atau aliran yang telah
ditentukan dan konsistensi dalam memproduksi serta
mendistribusikan air sesuai persyaratan kualitas dan kuantitas
→ Dalam fase ini, air sudah dapat digunakan untuk keperluan
farmasi (produksi/ analisa). Namun batch produk yang
menggunakan air dalam fase 2 ini baru dapat dibebaskan ketika
ed
qualification report sudah disetujui oleh seluruh departemen
terkait
 Fase 3
ov
→ Fase pemeriksaan berkelanjutan dari sistem air selama 1 tahun
(dihitung berdasarkan tanggal dimulainya fase 2)
pr
→ Selama 1 tahun ini, parameter fisika kimia maupun endotoksin

(jika diperlukan) dan microbial count diperiksa secara
berkelanjutan dan dievaluasi dalam interval yang singkat (contoh:
Ap
setiap 3 bulan)
→ Pengambilan sampel bisa ditingkatkan frekuensinya terkait
dengan musim terutama jika musim tersebut mempengaruhi
kualitas sumber air (potable water)
→ Alert level ditetapkan sebesar setengah dari action limit untuk
pemantauan mikrobiologi & Total Organic Carbon (TOC)
→ Rencana pengambilan sampel untuk pemeriksaan rutin ditetapkan
berdasarkan hasil pemeriksaan fase 3, termasuk penetapan alert
dan action limit serta frekuensi pembersihan dan sanitasi

 Uji fisika-kimiawi
→ Untuk fase 2 minimal dilakukan selama 3 hari berturut-turut.
Untuk fase 3 dilakukan sesuai jadwal monitoring reguler
 Uji mikrobiologi
→ Untuk fase 2 dilakukan setiap hari minimal selama 2 minggu.
Untuk fase 3 dilakukan secara rutin dalam jangka waktu yang
pendek (contoh: setiap bulan)
 Parameter proses yang dapat mempengaruhi kualitas (misal: suhu,
tekanan, laju alir)
 Integrity test untuk microbe-retaining filter (0.45 µm)
Page 9 of 31

ASPAC - IHI
 Microbe retention rate atau microbe reduction rate untuk instalasi

pengurang mikroba (misal: lampu UV). Hasil uji dari supplier juga
dapat digunakan
 Vent filter
 Uji proses control
 Sanitasi termasuk passivasi dan sanitasi berkala
 Konstruksi (pengelasan, leveling, perpipaan, dead legs)
 Lokasi sampling
6.4.4. Kualifikasi sistem utilitas selain sistem air (misal: sistem udara tekan-
compressed air system dan sistem uap-steam)
 Uji fisika-kimiawi (dilakukan minimal 3 hari berturut-turut)
 Uji mikrobiologi (dilakukan minimal 3 hari berturut-turut)
 Parameter proses yang dapat mempengaruhi kualitas (misal: suhu,
tekanan, laju alir)
 Integrity test untuk microbe-retaining filter (0.45 µm)
 Microbe retention rate atau microbe reduction rate untuk instalasi
pengurang mikroba (misal: lampu UV, ozonisasi). Hasil uji dari
supplier juga dapat digunakan
 Uji proses control ed
6.4.5. Kualifikasi peralatan uji mikrobiologi dan uji kimia
Alat-alat yang perlu dikualifikasi diantaranya autoclave, inkubator,
ov
waterbath, LAF unit, dll.
pr
 Uji fungsi
Ap
6.4.6. Kualifikasi mesin produksi/ pengemasan

 Uji kebocoran
 Uji fungsi
 Uji parameter yang mempengaruhi kualitas produk (misal: suhu,
kelembaban, laju alir, kecepatan putar)
 Sistem dokumentasi proses (misal: recorder)
 Integrity test dari filter
 Kebersihan
 Uji mikrobiologi
6.5. Rencana Kualifikasi dan Laporan Kualifikasi

6.5.1. Rencana kualifikasi
Format umum rencana kualifikasi dapat dilihat pada FM-021681, FM-
023885, FM-023886. Rencana kualifikasi menjelaskan:
 Lembar persetujuan (pihak yang menyetujui dapat disesuaikan
dengan kebutuhan)
 Alasan kualifikasi
 Penjelasan singkat dari sistem/ alat yang dikualifikasi
Page 10 of 31

ASPAC - IHI
 Fungsi tim kualifikasi, contoh: pihak yang bertanggung jawab untuk

mengkaji dan melakukan pengujian
 Persyaratan yang harus dipenuhi sebelum pengujian (jika ada)
 Daftar lampiran kualifikasi, contoh: gambar, SOP, sertifikat , dll
 Pengujian yang akan dilakukan
 Kondisi pengujian
 Metode pengujian
 Kriteria penerimaan (acceptance criteria)
 Lampiran lain yang diperlukan sebagai tambahan informasi, misal:
sampling plan
6.5.2. Laporan kualifikasi

Format umum laporan kualifikasi dapat dilihat pada FM-021682, FM-
023887, FM-023888. Laporan kualifikasi menjelaskan:
 Lembar persetujuan (pihak yang menyetujui dapat disesuaikan
dengan kebutuhan)
 Hasil akhir kualifikasi
 Evaluasi, termasuk diskusi dari penyimpangan dan langkah yang
diambil. Penyimpangan atau perubahan kecil harus dilaporkan
sebagai deviasi dalam laporan kualifikasi atau dengan merevisi
rencana kualifikasi jika perubahan cukup signifikan
ed
 Hasil pengujian
 Referensi dari dokumen tambahan
 Lampiran lain yang diperlukan sebagai tambahan informasi, contoh:
ov
laporan laboratorium, laporan kalibrasi, dll
 Catatan lain (jika ada)
pr
 Daftar lampiran (jika ada)
6.6. Pelaksanaan Kualifikasi

Ap
6.6.1. Fasilitas, sistem, dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi,
pengemasan dan pengujian harus dikualifikasi. Untuk fasilitas atau alat
yang sudah ada dan belum terkualifikasi, dokumen dan data penunjang
yang menunjukkan alat tersebut dapat bekerja dengan baik harus tersedia.
Fasilitas, sistem, dan peralatan tersebut dapat digunakan tetapi
kualifikasinya harus segera dilakukan.
6.6.2. Kegiatan kualifikasi harus dilakukan sesuai dengan rencana kualifikasi

yang telah disahkan oleh Quality Unit. Pengujian dimulai setelah rencana
kualifikasi yang sudah valid didistribusikan. Pengujian yang sudah
dilakukan sebelumnya dapat dipakai dalam kualifikasi jika kondisi
pengujian sesuai dengan GMP dan terdokumentasi.
6.6.3. Rencana kualifikasi dan laporan kualifikasi dibuat oleh Qualification

Officer dan diperiksa oleh tim kualifikasi. Penomoran dokumen mengacu
pada SOP-019435 mengenai sistem penomoran dokumen kualifikasi dan
validasi.
6.6.4. Rencana pemeriksaan (checking plan) dan laporan pemeriksaan (checking

report) dapat diambil dari kualifikasi yang dilakukan oleh vendor dengan
disertai penyesuaian menurut standar yang berlaku jika diperlukan.
Page 11 of 31

ASPAC - IHI
Rencana pemeriksaan dan laporan pemeriksaan harus disahkan oleh

pemakai sistem (user) melalui format umum rencana kualifikasi dan
laporan kualifikasi yang terdapat dalam FM-021681, FM-023885, FM-
023886, FM-021682, FM-023887, FM-023888.
6.6.5. Impact Assessment dari sebuah project disusun sebelum kegiatan instalasi
dilakukan dan dinamakan Design Review. Hal ini dimaksudkan memeriksa
kesalahan desain dengan dampak langsung pada kualitas produk sebelum
unit/ system berada pada tahap instalasi.
6.6.6. Laporan kualifikasi terdiri dari DQ, IQ, OQ, dan PQ. Khusus untuk
equipment baru/ modifikasi harus merujuk kepada URS pada saat
melakukan Design Qualification. Untuk dapat melanjutkan ke tahapan
berikutnya, setiap laporan terlebih dahulu di tandatangani oleh tim
kualifikasi. Namun, bila dalam hal ini kebutuhan terhadap unit/ system
tersebut tinggi, maka test plan results dapat dipergunakan sebagai bukti
untuk bisa melanjutkan proses kualifikasi ke tahapan berikutnya tanpa
menunggu laporan kualifikasi dengan pertimbangan tidak ada
penyimpangan selama kualifikasi berlangsung.
6.6.7. Koordinator mengorganisasi kegiatan pengujian. Semua laporan pengujian

ed
harus ditandatangani dan dievaluasi oleh operator atau supervisor dari
departemen yang bersangkutan sebelum dikirim ke koordinator.
Kegiatan pengujian/ test plan results hendaknya ditandatangani oleh
ov
Owner dari unit/ system dan Quality Unit sebelum kualifikasi dilanjutkan
ke tahap berikutnya. Hal ini dapat dilakukan pada kondisi tertentu dimana
unit/ system dibutuhkan segera (urgent).
pr
6.6.8. Jika kualifikasi memerlukan beberapa pengujian yang berurutan, pengujian

Ap
yang tidak memenuhi kriteria masih dapat dianggap salah satu dari
rangkaian pengujian jika dalam pengujian tersebut terjadi:
 Kesalahan operator
 Kesalahan teknis
 Hasil pengujian tidak sah (karena kesalahan operator atau kerusakan
alat)
 Perubahan rencana
Pengujian tambahan harus dilakukan untuk menggantikan pengujian yang
tidak memenuhi kriteria.
 Jika terdapat penemuan yang tidak dapat diterima, maka:
 Kerusakan harus dihilangkan (contoh: dengan mengganti
peralatan atau proses) dan kualifikasi yang bersangkutan
diulang kembali
 Proses kualifikasi dihentikan
 Pembatasan untuk operasi selanjutnya harus ditetapkan
 Rekomendasi untuk perbaikan kualitas dapat diberikan dalam
laporan kualifikasi. Status pengerjaan rekomendasi sekurang-
kurangnya 3 bulan sekali
6.6.9. Sistem yang telah terkualifikasi tidak memerlukan penandaan/ label. Status
terbaru dari suatu sistem dapat dilihat di dalam Validation Master Plan
edisi terbaru. Jika terdapat sistem yang harus dikualifikasi/ direkualifikasi
Page 12 of 31

ASPAC - IHI
maka Qualification Officer akan memberikan informasi pendahuluan

kepada Technical System Owner sebelum pelaksanaan kualifikasi/
rekualifikasi.
6.6.10. Rencana kualifikasi dan laporan kualifikasi yang asli disimpan di lemari
Kualifikasi selama minimum 10 tahun setelah tanggal berlaku dokumen
tersebut. Sedangkan salinan dari rencana kualifikasi dan laporan
kualifikasi didistribusikan kepada departemen terkait.
6.6.11. Jika terdapat hal-hal rekomendasi dari kualifikasi/ validation terkait

perubahan proses parameter atau spesifikasi, selanjutnya membuat
pengendalian perubahan (Global Change Control) sebagai kontrol dalam
implementasi yang didapat pada rekomendasi kualifikasi/ validation.
6.7. Tindakan Darurat

Disesuaikan dengan prosedur kesehatan dan keselamatan kerja dari masing-
masing unit/ system.
VII. REFERENSI
7.1. SOP-019435 Document Control Process
Monitoring Number of Microorganism in Cleanliness Class D
7.2.
7.3.
SOP-019574
SOP-020104
ed
HEPA & Cleanliness Class E
Cleanliness Classes in PT. IHI
7.4. FM-012097 GxP Assessment Matrix
ov
7.5. FM-021680 User Requirement Specification
7.6. FM-023883 Qualification Trial
7.7. FM-023884 Periodic Review
pr
7.8. EFRM-0000623 Design Qualification Protocol

7.9. EFRM-0000622 Design Qualification report
Ap
7.10. FM-021681 Installation Qualification Protocol

7.11. FM-023885 Operational Qualification Protocol
7.12. FM-023886 Performance Qualification Protocol
7.13. FM-021682 Installation Qualification Report
7.14. FM-023887 Operational Qualification Report
7.15. FM-023888 Performance Qualification Report
Monitoring of Validation / Qualification Report
7.16. FM-021684
Recommendation
7.17. FM-021995 List of Room Cleanliness Class
VIII. DAFTAR LAMPIRAN

8.1. Lampiran 1 : Flow chart of Qualification Activity.
8.2. Lampiran 2 : Sampling Size.
Page 13 of 31

Standard Operating Procedure Page Effective Date:
ASPAC - IHI 14 of 31
I. PURPOSE
1.1. Proving and documenting that the technical installation meets the requirements for
use in the production process, packaging or analysis, can operate properly within
the defined tolerances and deliver results that meet the requirements.
1.2. Manage the implementation of the qualifications in general.
II. SCOPE
2.1. This SOP applicable to all qualification activities at PT. IHI which have a direct
impact on product quality.
III. DEFINITION
Terms Definition
Qualification  Activities documented evidence which shows that the unit/ system
used for the production process and testing of drugs is properly
installed, can operate properly according to regulations of GMP in
a certain tolerance range and the results are consistent with the
expected
 Qualification is part of validation, but generally not included in the
validation process
 Qualifications can replace Commissioning activities, Factory
Technical
ed
Acceptance Test (FAT) and Site Acceptance Test (SAT)
Technical installations consist of rooms, machines, equipment, tools,
Installations utilities, supply and disposal systems used for production, packaging
ov
and finished product analysis, intermediate products and raw
materials.
Qualification Qualification plan contain a description of the technical installations,
pr
Plan the responsibilities and duties of the qualification teams, risk analysis,
tests to be carried out and its terms.
Qualification Qualification report is a compilation and evaluation of test results and
Ap
Report its comparison with the acceptance criteria.

Qualification The team that has a background of different disciplines to carry out the
Teams qualification process.
Requalification Equipment, facilities, utilities and systems evaluated at the appropriate
frequency to prove that the qualification status of the unit/ system is
still valid. Furthermore, the assessment carried out to assess any
changes on the unit/ system is qualified.
Requalification is required and is based on the evaluation criteria that
have been set.
Systems that A system has a direct influence on the product if such a system:
have a direct  Direct contact with the product ("touches"), e.g.: tanks, piping
impact (direct systems, filling machines, tablet printing machine, etc.
contact)  Provide utilities (e.g., steam, water, compressed air) in direct
contact with the product
 Providing certain conditions in accordance with the quality of the
product (e.g., a clean room, drying oven, chamber, etc.)
 Perform sterilization (e.g., autoclave)
 Controlling or provide information relating to the acceptance of test
results of products (e.g., analysis instrument). Facilities, systems or
machinery/ equipment with a direct impact on the quality of the
products must be qualified
Page 14 of 31

Terms Definition
The system has Supporting system of the system of direct contact/ impact that does
an indirect not affect the quality, safety, and efficacy of the products. Examples of
effect/ no indirect influence system is a water cooler (chiller), water heater
effect (boiler) and emergency power. Examples are systems that do not
(indirect/ no affect wastewater treatment. Facilities, systems or machinery/ indirect
impact) impact/ no impact does not need to be qualified.
IV. ROLES & RESPONSIBILITIES

Role Responsibilities
Lead Qualification Officer and the person in charge of qualifications (e.g.
Qualification Project Manager/ Project Engineer) included in the Lead
Qualification. The function of the Lead Qualification is as follows:
 Making and checking the qualification documents
 Ensure the drafting of qualification teams and executor qualified
 Set a plan of qualification including documentation according to
regulations
 Responsible for the implementation of the qualification
 Checking the procedure of qualification, the data, the accuracy and
ed
completeness of the summary report qualification
 Ensuring Quality Unit's involvement since the start of qualification
 Ensuring associated with GMP requirements into consideration in
ov
the implementation of the qualification
 Determine what actions to take if there are changes or deviations
Technical Own technical system is head of the department where the unit/
pr
System Owner system to be qualified to use. Functions of the Technical System

Owner are as follows:
 Provide documentation required for qualification protocols to
Ap
present preliminary information on the technical installations will

be qualified (User Requirement Specification, process description,
etc.)
 Examine and approve the content of the protocol qualifications
 Develop risk assessment (risk assessment) of the processes
associated with GMP of the technical installation to be qualified
 Ensuring associated with GMP requirements into consideration in
the implementation of the qualification
 Provide personnel to contribute in the qualification
 Responsible for the acceptance and implementation of the
qualification criteria
 Perform and document the training operation of the equipment
 Ensuring problem relating to the operation and process according
to the expected function
 Ensuring technical installations are in the status of "Qualified"
 Check the things relating to the registration
Quality Unit  Responsible for the implementation of the qualification to ensure
compliance with applicable regulations
 Checking the qualification procedure, the data, the accuracy and
completeness of the summary report qualification
 To approve qualification protocols and reports, including the
Page 15 of 31

Role Responsibilities
acceptance criteria of a qualification
 Ensuring associated with GMP requirements are met in the
implementation of qualification
 Responsible for the fulfilment of the qualification standards of
technical installations which have been determined during the
qualification process
Executor The executor of the qualification process. During the implementation
of the qualification, executor who qualify should be given training and
conduct the procedure based on qualification plan. The function of
executor is run by supervisors, operators, technicians, analysts, or
inspectors from the relevant department.
Advisor This function is executed by the Operations Director. Although not
directly involved, but approval from the Advisor required as a
qualification document.
When it comes to technical installations belonging to third parties, the
appointed representative of the third party included in the
qualification team as Advisor.
In outline, the task of each function can be described in the table below:
IQ ed OQ
Protoc Protoc Protoc
PQ
Process Packaging
Validation Validation
Function Protocol Protocol
ol and ol and ol and
ov
and and
Report Report Report
Report Report
Quality & Compliance (Q&C) X* X* X* X X
pr
Manufacturing X X X X X
SMP/TT** X
Ap
Global
Engineering/Operations/Proce X X X
ss Engineering**
* Internal J&J manufacturing site, Q&C approves. External J&J site, Q&C approval not
mandatory.
** Depending on the regional organizational structure, other functional groups may be
responsible for these activities.
V. REQUIREMENTS
Personnel performing (SOP-019469) as outlined in this procedure must be trained on
this SOP, and their training must be documented prior to executing this procedure.
VI. PROCEDURE/ IMPLEMENTATION

6.1. Stages of qualification
Qualification consists of some steps that will be outlined as follows:
6.1.1. Pre-requisite qualifications
Implementation of qualification is determined by the initial information of a
technical installation to be used. Sources of information can include:
 User Requirement Specifications (URS)
Page 16 of 31

 Process description/ functional specifications

 Regulatory internal/ external related technical installations
These three documents can be combined into one document User
Requirement Specifications (URS) to further facilitate the implementation of
the qualification. Information in URS will be used in:
 Determine work system and the person in charge of technical
installations
 Determine an automated system of technical installations related to
GMP
→ Computer validation for the technical installations can be combined with
the qualification documents include GxP Determination.
 Conduct a risk assessment of a technical installation
 Make a list of quality related technical installation
User Requirement Specification describes the criteria or conditions must be
met from the system but does not explain how to achieve these criteria. URS
should be short, solid, and unique but should not have a double
interpretation. Examples URS format viewable on FM-021680. URS
prepared by:
 Part of the engineering with inputs from the production/ packaging
(for machines, room and utility systems in production/ packaging)
 Part of the QC/ Laboratory of Microbiology with inputs from the
ed
engineering division (for laboratory equipment)
 Project Manager or other division appointed by the Project Manager
(for special projects)
ov
URS must be approved by the Process Owner, Technical Owner, EHS&S
Manager, Project & Batch Certification Manager.
pr
6.1.2. Design Qualification (DQ)

Ap
Design Qualification can be used to indicate that the clause of the design of
the facilities, systems, utilities and equipment have met a user requirement
and in accordance with the requirements prior to installation/ construction.
For simple equipment, DQ can be an examination of the specifications that
have been approved or complete the purchase document that has been
approved. As for equipment’s that are more complex DQ can be an
examination of the suitability of the content of the following documents:
 Drawing approved
 The position of the equipment/ machine in the room
 PID
 Wiring diagram
 Function or usefulness
 Workflow/ flow pattern
 Machine specifications/ material
If this information is also summarized in URS, the DQ can be simplified into
URS examination, then these activities called by Design Review. To
requalification due to changes to the technical installations, DQ is done by
checking the change control records are valid.
6.1.3. Installation Qualification (IQ)

Installation qualification aims to prove and document that the installation of
new equipment (or critical changes to the equipment used) must conform to
Page 17 of 31

the specifications that have been approved. Commissioning document can be

used as an IQ in order to avoid repetition. Installation Qualification can
include:
 Checking of whether the facilities, systems, equipment/ machinery
and its components have been received and in which order, is
installed properly and has passed the function test with the results
meet the requirements (e.g. manuals, drawings)
 Checking of whether the requirements listed in the DQ, purchase
documents, specifications or technical drawing has been fulfilled
 Checking whether the installation of electrical and process control
installed properly
 Checking of whether the material used in technical installation and in
which order, can be a material certificate
 Checking of whether the surface is smooth, for example: can be
surface certificate
 Pressure and leak testing
 Testing of whether the supporting equipment’s of health and safety
has been installed properly
 Installation of marks and labels
 Preparation of maintenance procedures and work instructions to
operate the equipment/ machine
ed
 Critical checking of all the instruments have been identified,
calibrated and put into the calibration program
ov
6.1.4. Operational Qualification (OQ)
OQ should be made to the facilities, systems and new equipment or modified
pr
to prove and document that all parameters affecting the quality of the
product meets the requirements in accordance with its function in all the
range that has been defined. OQ can be performed in a whole system or on a
Ap
separate subsystem. Commissioning document can be used to OQ to avoid

repetition. OQ may include:
 Check that the equipment can be operated at optimal operating range,
minimal and maximal
 Check that all critical sensors and alarms function properly
 Testing operator panel/ Human Machine Interface (for PLC equipped
with HMI)
 The operating procedures and training record from operator who run
the machine in accordance with procedures
 Checking equipment to set the time that is required to reoperate the
equipment at the time of power failure
6.1.5. Performance Qualification (PQ)

PQ is the final qualification of a part of equipment/ systems, aims to prove
and document that technical installation can meet the specifications of
production/ packaging/ analysis on actual conditions. In some cases, the PQ
can be done simultaneously with the product validation activities as much as
3 batches or with the selection criteria and critical with defined
specifications.
The number of samples taken in the implementation of OQ and PQ is
calculated based on the ANSI/ ASQC Z1.4-1993 (Appendix 2). Value
Page 18 of 31

Acceptable Quality Level (AQL) adjusted to the level of critical parameters

tested.
The more critical parameters then AQL value becomes smaller, and
otherwise.
6.2. Requalification
Requalification is conducted to ensure the qualification and status updates.
Requalification types there are 2 kinds:
6.2.1. Periodic Review
In this requalification, performed periodic review to ensure that the
qualification status of the unit/ system is still valid. Furthermore, the
assessment carried out to assess any changes, deviations and maintenance
actions are carried out on the unit/ system does not affect the status of
qualifications and produce products in accordance with a predetermined
quality.
The data already available (e.g., calibration and monitoring) can be used and
the scope of the examination can be reduced. In the periodic requalification,
unit/ system already qualified status and can still operate. The process of
deliverance (release) of the product are not affected by the requalification
process if there are not deviation that affect the quality of the product.
Requalification is performed at intervals as follows:
ed
Type of Technical Installations Period Tolerances
Technical installations that affect the
1 year 1 month
ov
sterility (eg, sterilizers, autoclaves, ovens)
Cleanliness area class E 3 years 3 months
Purified water treatment unit 3 years 3 months
pr
Machinery/ equipment and instruments 3 years 3 months

Supply and disposal system 3 years 3 months
Ap
6.2.2. Requalification after changes in technical/ process

When changes in the technical/ process, change control study may replace
DQ. Based on the study of change control records, decide whether the risk
analysis should be reviewed and if necessary requalification. If done small
changes that do not affect the function and performance, requalification is
not necessary but the required documentation that records the changes that
occur. Requalification necessary if:
 There is a change or improvement of the technical installations that
may affect the quality of the product
 There is a new installation that can influence the condition of the
rooms were already qualified
Requalification can be done in part (only parameters were changed after the
change of technical/ process).
Additional point in the requalification that can be considered are:
 Maintenance Condition
 Critical damage is important in the last 1-3 months
 General condition of the technical installation, e.g.: appearance,
corrosion, and leaks
6.3. Flowcharts
Process flow of the qualification process in general can be found in appendix 1.
Page 19 of 31

6.4. Special points that need to be tested

DQ and risk analysis is the basis for determining the point to be tested. Following
will be described the special points are recommended to be tested on the technical
installations but can be adjusted if necessary.
6.4.1. Room Qualification
The production facilities must have an environment that is qualified. In
doing room qualification, indoor conditions can be categorized into two
kinds:
 At rest: AHU and equipment production/ packaging operation in a
state without personnel
 In operation: AHU and equipment production/ packaging operate
with a number of personnel currently working. (AHU: Air Handling
Unit/ air system)
For routine monitoring purposes:
 At rest: the absence of personnel after the process is complete,
without equipment production/ packaging operations; AHU system
operates
 In operation: AHU and equipment production/ packaging operate
with a number of personnel currently working
ed
Class standard of cleanliness to the room can be seen in the latest edition of
SOP-020104 in the Classroom Cleanliness PT. IHI.
Points that could be considered to be tested:
ov
 The pressure difference between the room (pressure differential)
 Air flow direction (water flow visualization)
pr
 The room temperature (room temperature)

 Humidity room (room relative humidity)
 The rate of air exchange (air change rate)
Ap
 Recovery test (T, RH, DP, Particle)

 Test particles (particle test)
Sampling locations should represent an important room. Test must be
performed at least on three different days and in no circumstances be
operated (at rest). Tests performed for particle sizes larger than 0.5
μm and 5 µm. The number of sampling points is the result of
rounding up of the root area in m2. List spacious room can be seen in
the latest edition of SOP-020104. The number of sampling points can
be seen in the latest edition of SOP-019574
 Test microbes
The number and location of sampling should represent an important
room. Test must be performed at least on three different days. The
sampling method consists of active air sampling (microbial air
sampler, RCS insulator), passive air sampling (settling plate), and
surface sampling. The number of sampling points for active and
passive air sampling can be seen in the latest edition of SOP-019574.
For a room that is checked by surface sampling SOP-019574
contained in the latest edition
 Electrical connection
 The surface of floors, roofs and walls
 Intensity of illumination
Page 20 of 31

 Functions of door interlock

 Calibration of gauges
 Monitoring room log book
6.4.2. Qualification for the HVAC system (AHU/ HVAC), LAF (Laminar Airflow)
and a dust collecting system (Dust Collector)
Points to consider:
 Filter AHU (specifications, quantity, pressure difference of filter)
 Ambient air emissions
 Leakage test of filter (integrity test)
 The pattern of air flow
 The flow rate of air
 Control Equipment
 Monitoring procedures
6.4.3. Qualification of water system

Qualification is conducted on all the systems that produce and distribute
purified water. Qualifications can also be done on a potable water system if
the system is associated with GMP. Phase qualification (OQ and PQ) for the
water system is divided into three phases, as follows:
 Phase 1 (OQ) ed
→ The initial phase of the preparation for the PQ. In general, phase 1
lasts for 2-4 weeks (can be shortened when making modifications to
the water system that has been used). This phase is used to determine
ov
the parameters and try operational procedures, including cleaning
and sanitizing
pr
→ For systems are sanitized with heat (heating), it must be proven

that the target temperature can be maintained for periods of time
during storage and distribution of water
Ap
→ For systems are sanitized with chemicals such as ozone or

hypochlorite, verification is done by verifying that the desired
concentration has been reached and chemical residues are detected
after the system is cleaned does not exceed the requirement limits
→ Samples were taken from the source (feed water), after each stage
of treatment, storage tanks, distribution lines, and all points of use/
point sampling
→ Phase 1 ends when the operating system has been stable and meet
the requirements and have been reported in the qualification report
 Phase 2 (PQ)
→ Phase shorter examination of water systems that have completed
Phase 1, generally takes place within 2-4 weeks
→ This phase serves to prove the consistency of the water system to
provide temperature, pressure, or a predetermined flow and
consistency in producing and distributing water according to the
requirements of quality and quantity
→ In this phase, the water can already be used for pharmaceutical
purposes (production/ analysis). However, batch of products that use
water in this second phase will be released when the qualification
report has been approved by the relevant department
 Phase 3
Page 21 of 31

→ Phase continuous inspection of the water system for 1 year

(calculated on the date of start of phase 2)
→ During the first years of this, chemical and physical parameters of
endotoxin (if necessary) and the microbial count is checked on an
ongoing basis and evaluated in short intervals (e.g., every 3 months)
→ Sampling frequency can be increased related to the season
especially if the seasons affect the quality of water resources (potable
water)
→ Alert level is set at half of action limits for microbiological
monitoring and Total Organic Carbon (TOC)
→ The sampling plan for routine tests determined by the results of a
phase 3, including the establishment of alert and action limits along
the frequency of cleaning and sanitation
Points to consider:
 Test physics-chemical
→ For a minimal phase 2 held for 3 consecutive days. For the third
phase is conducted according to schedule regular monitoring
 Test microbiology
→ For phase 2 is conducted every day for at least 2 weeks. For phase
3 routinely conducted in the short term (e.g. monthly)
 The process parameters that can affect the quality (e.g., temperature,
ed
pressure, flow rate)
 Integrity test for microbe-retaining filter (0.45 m)
 Microbe retention rate or microbe reduction rate for the installation
ov
of a microbial reducers (e.g., UV light). Test results from a supplier
may also be used
pr
 Vent filter
 Test process control
 Sanitation including passivation and periodic sanitation
Ap
 Construction (welding, levelling, piping, dead legs)

 Sampling location
6.4.4. Qualification system utility other than the water system (e.g. compressed air
system-compressed water-steam system and steam system)
Points to consider:
 Physics-chemical test (minimum of 3 consecutive days)
 Microbiology test (minimum of 3 consecutive days)
 The process parameters that can affect the quality (e.g., temperature,
pressure, flow rate)
 Integrity test for microbe-retaining filter (0.45 m)
 Microbe retention rate or microbe reduction rate for the installation
of a microbial reducers (e.g., UV light, ozonation). Test results from
a supplier may also be used
 Process control test
6.4.5. Qualification of microbiological test equipment and chemical tests

The tools need to be qualification include autoclave, incubator, water bath,
LAF units, etc.
Points to consider:
 Function test
Page 22 of 31

6.4.6. Qualification machine production/ packaging

Points to consider:
 Leakage test
 Function test
 Test parameters that affect the quality of the product (e.g.
temperature, humidity, flow rate, rotational speed)
 System of process documentation (e.g. recorder)
 Integrity test of filters
 Cleanliness
 Microbiology test
6.5. Qualification Plan and Report

6.5.1. Qualification plan
The general format of qualification plan can be viewed on FM-021681, FM-
023885, FM-023886. Plans qualifications explains:
 Pages approval (the parties agree can be adjusted to the needs)
 Qualification reasons
 A short description of the system/ equipment qualified
ed
 Qualification team functions, for example: the party responsible for
reviewing and testing
 Requirements to be met before the test (if applicable)
ov
 A list of qualification attachments, e.g. images, SOP, certificates, etc.
 The tests to be performed
pr
 Testing conditions
 Test method
 The acceptance criteria (acceptance criteria)
Ap
 Other attachment necessary as an additional information, e.g.:

sampling plan
6.5.2. Qualification report

The general format of qualification report can be viewed on FM-021682,
FM-023887, FM-023888. Qualification report explains:
 Pages approval (the parties agree can be adjusted to the needs)
 The results of qualification
 Evaluation, including a discussion of deviation and steps taken.
Deviations or minor changes should be reported as a deviation in
qualification report or with revise the qualification plan if significant
changes
 Test results
 Reference from additional documents
 Other attachment necessary as an additional information, e.g., lab
reports, calibration reports, etc.
 Other notes (if any)
 A list of attachments (if any)
6.6. Implementation of Qualification
Page 23 of 31

6.6.1. Facilities, systems, and equipment which used in the production process,
packaging and testing must be conducted qualification. For facilities or tools
that already exist and are not currently qualified, documents and supporting
data indicate that the tool can work well should be available. Facilities,
systems, and equipment can be used but the qualification should be
conducted immediately.
6.6.2. Qualification activities must be conducted in accordance with the

qualification plan which has been approved by Quality Unit. The test starts
after qualification plan which has been valid distributed. Testing has been
done before can be used in qualification if the test conditions in accordance
with GMP and documented.
6.6.3. Qualification plan and report made by the Qualification Officer and
reviewed by a qualification officer. Numbering documents refers to SOP-
019435 about the numbering system qualification and validation documents.
6.6.4. Checking plan and reports can be taken from the qualifications undertaken
by the vendor with adaptation according to the current standards if
necessary. Checking plans and reports must be authorized by the user of the
system (User) through the general format of qualification plans and reports
ed
contained in the FM-021681, FM-023885, FM-023886, FM-021682, FM-
023887, FM-023888.
ov
6.6.5. The Impact Assessment of a project will be performed prior to installation
activities are carried out and called as Design Review. It has purpose to
pr
uncover design errors with direct impact on product quality before unit/
system is at the installation phase.
Ap
6.6.6. The qualification report consists of DQ, IQ, OQ, and PQ. Specifically, for
new equipment or modifications must refer to the URS when conduct the
Design of Qualification. To be able to proceed to the next stage, each report
must sign by the qualification team before. However, if in this case it is
necessary for the unit / system very high, then the results of the plan test can
be used as evidence to be able to carry out the next process without waiting
for the report considering that there are no deviations during the
qualification.
6.6.7. Coordinators organize testing activity. All test reports must be signed and
evaluated by the operator or supervisor of the department concerned before
it is sent to the coordinator.
Test activities / test plan results shall be signed by the Owner of the unit /
system and Quality Unit before qualification continues to the next stage.
This approach can only be applied under special condition where the unit
/system is urgently required to be used.
6.6.8. If qualifications require multiple consecutive testing, testing that do not meet
the criteria can still be considered valid in a test of series, if your test case:
 Operator error
 Technical error
Page 24 of 31

 The test results invalid (due to operator error or equipment failure)

 Change of plans
Additional testing should be done to replace the test that do not meet the
criteria.
 If there is an observation that is not acceptable, then:
 The damage must be removed (e.g. by replacing equipment or
processes) and qualification is repeated
 The qualification process is stopped
 Boundaries for the next operation should be defined
 Recommendations for improvement of quality can be provided in
the qualification reports. Recommendation status at least 3
months.
6.6.9. The system that has been qualified does not require marking/ labelling. The
latest status of a system can be seen in the latest edition of Validation Master
Plan. If there is a system that must be qualification/ requalification, then
Qualification Officer will provide preliminary information to the Technical
System Owner prior to the implementation of the qualification/
requalification.
6.6.10. Qualification plan and qualification reports of the original kept by

ed
Qualification Cabinets for a minimum of 10 years after the effective date of
the document. While a copy of the qualification plan and qualification report
is distributed to the relevant departments.
ov
6.6.11. If there is any recommendation from the qualification/ validation regarding

pr
changes in the process of parameters or specifications, then provide a change

control (Global Change Control) as a control in the implementation of the
qualification / validation recommendations.
Ap
6.7. Emergency Measures

Be adapted to the health and safety procedures of each unit/ system.
VII. REFERENCE
7.1. SOP-019435 Document Control Process
Monitoring Number of Microorganism in Cleanliness Class D
7.2. SOP-019574
HEPA & Cleanliness Class E
7.3. SOP-020104 Cleanliness Classes in PT. IHI
7.4. FM-012097 GxP Assessment Matrix
7.5. FM-021680 User Requirement Specification
7.6. FM-023883 Qualification Trial
7.7. FM-023884 Periodic Review
7.8. EFRM-0000623 Design Qualification Protocol
7.9. EFRM-0000622 Design Qualification report
7.10. FM-021681 Installation Qualification Protocol
7.11. FM-023885 Operational Qualification Protocol
7.12. FM-023886 Performance Qualification Protocol
7.13. FM-021682 Installation Qualification Report
7.14. FM-023887 Operational Qualification Report
7.15. FM-023888 Performance Qualification Report
Page 25 of 31

Monitoring of Validation / Qualification Report

7.16. FM-021684
Recommendation
7.17. FM-021995 List of Room Cleanliness Class
VIII. APPENDICES
8.1. Appendix 1: Flowchart of Qualification Activity.
8.2. Appendix 2: Sampling Size.
ed
ov
pr
Ap
Page 26 of 31

Standard Operating Procedure PageEffective
27 of Date:
ASPAC - IHI 31
Appendix 1. Flowchart of Qualification Activity.
ed
ov
pr
Ap
Page 27 of 31

ASPAC - IHI
Page 28 of 31
Appendix 2. Sampling Size.
e d
o v
p r
A p
Page 28 of 31

ASPAC - IHI
Page 29 of 31
e d
o v
p r
A p
Page 29 of 31

30 of Date:
ASPAC - IHI 31
Catatan Perubahan Dokumen
Document Revision History
Alasan Inisiator
Nomor Revisi
Bagian Deskripsi Perubahan Perubahan Perubahan
Revision
Section Description of Change Justification of Initiator of
Number
Change Change
Perpindahan Caroline
Tidak Edisi awal Mengacu pada
0 (Versi GSS) dokumen dari Fendiah
didefinisikan prosedur: 01.02.01-10
manual ke GSS Teja
Memperbarui tanggung
jawab dari Qual.Lead,
Qual.Unit, Executor and
Tidak Advisor. Memperbarui Untuk mengikuti Iien Noer
1 (Versi GSS)
didefinisikan definisi IQ, OQ, OQ and WWSP-000348 Khoriroh
rekualifikasi. Merevisi
tabel dari kualifikasi
periodik
Menambahkan Global
Galih
Change Control jika ada Terkait CAPA
2 Point 6.6.9 Mangun
perubahan yang 06985
Wicaksono
ed
terdampak kualifikasi
1. Menyesuaikan
dengan format SOP-
ov
IHI di TRU
2. Memberikan
tahapan kualifikasi
pr
mulai dari DQ, IQ,

Update Terkait Galih
OQ, PQ dan khusus
3 Point 6.6.5 CAPA JJRC Mangun
Ap
untuk equipment
Audit 2018 Wicaksono
baru/ modifikasi
harus merujuk
kepada URS pada
saat melakukan
Design Qualification
Menyesuaikan tabel
fungsional penanggung
Point IV
jawab kualifikasi sesuai
WWSP 348
Impact Assessment dari
sebuah project disusun
Update Terkait
sebelum kegiatan Galih
Follow up AAP
4 instalasi dilakukan dan Mangun
JJRC Audit
dinamakan Design Wicaksono
2018
Point 6.6.5 Review. Hal ini
dimaksudkan memeriksa
kesalahan desain dengan
dampak langsung pada
kualitas produk sebelum
unit/ system berada pada
Page 30 of 31

31 of Date:
ASPAC - IHI 31
Catatan Perubahan Dokumen
Document Revision History
Alasan Inisiator
Nomor Revisi
Bagian Deskripsi Perubahan Perubahan Perubahan
Revision
Section Description of Change Justification of Initiator of
Number
Change Change
tahap instalasi.
Kegiatan pengujian/ test
plan results hendaknya
ditandatangani oleh
Owner dari unit/ system
dan Dept. Quality
sebelum kualifikasi
Point 6.6.6
dilanjutkan ke tahap
berikutnya. Hal ini dapat
dilakukan pada kondisi
tertentu dimana unit/
system dibutuhkan segera
(urgent).
Memperbaharui FM-
FM-021684 ed
021684 menambahkan
ruang lingkup
rekomendasi validasi.
ov
pr
Ap
Page 31 of 31

ASPAC - IHI
Approver Name Role Date/Time

Yusuf Putroutomo Muhammad Quality Approver Mon Apr 01 03:11:10 EDT 2019
Rukmana Heri Process Owner Mon Apr 01 03:46:39 EDT 2019
Impacted Site(s)
IM-PT Integrated Healthcare_Jakarta_Indonesia,BL-PT Integrated
Healthcare_Jakarta_Indonesia.
ed
ov
pr
Ap

,,,,

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

,,,,

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standard Operating Procedure SOP-019469 | Rev: 4

Standard Operating Procedure Effective Date:

II. RUANG LINGKUP

Rencana Rencana kualifikasi memuat deskripsi dari instalasi teknis, tanggung

Confidential Page No: 1 / 32

IV. TANGGUNG JAWAB

 Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kualifikasi

 Memastikan keterlibatan Quality Unit sejak awal kualifikasi

Confidential Page No: 2 / 32

Peran Tanggung Jawab

Confidential Page No: 3 / 32

VI. PROSEDUR/ PELAKSANAAN

 Technical System Owner dengan mempertimbangkan masukan dari

 Bagian QC/ Laboratorium Mikrobiologi dengan mempertimbangkan

6.1.2. Design Qualification (DQ)

Confidential Page No: 4 / 32

 Fungsi atau kegunaan

6.1.3. Installation Qualification (IQ)

misalnya: dapat berupa surface certificate

kerja telah terpasang dengan baik

6.1.4. Operational Qualification (OQ)

Confidential Page No: 5 / 32

 Pengetesan panel operator/ Human Machine Interface (untuk PLC

6.1.5. Performance Qualification (PQ)

unit/ sistem masih berlaku. Selanjutnya, assessment dilakukan untuk

menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan.

Rekualifikasi ini dilakukan dengan interval waktu sebagai berikut:

6.2.2. Rekualifikasi setelah perubahan teknis/ proses

Confidential Page No: 6 / 32

diputuskan apakah resiko analisa perlu dikaji ulang dan apakah

6.3. Diagram alur

6.4. Point khusus yang perlu diuji ed

melakukan kualifikasi ruangan, kondisi ruangan bisa dikategorikan

keadaan tanpa personil

Confidential Page No: 7 / 32

Lokasi sampling harus mewakili ruangan-ruangan yang penting. Uji

 Filter AHU (spesifikasi, jumlah, perbedaan tekanan filter)

 Pola alir udara

6.4.3. Kualifikasi sistem air

Confidential Page No: 8 / 32

→ Untuk sistem yang disanitasi dengan bahan kimia seperti ozon

→ Selama 1 tahun ini, parameter fisika kimia maupun endotoksin

Point-point yang dapat dipertimbangkan:

Confidential Page No: 9 / 32

 Microbe retention rate atau microbe reduction rate untuk instalasi

6.4.6. Kualifikasi mesin produksi/ pengemasan

6.5. Rencana Kualifikasi dan Laporan Kualifikasi

Confidential Page No: 10 / 32

 Fungsi tim kualifikasi, contoh: pihak yang bertanggung jawab untuk

6.5.2. Laporan kualifikasi

 Daftar lampiran (jika ada)

6.6. Pelaksanaan Kualifikasi

6.6.2. Kegiatan kualifikasi harus dilakukan sesuai dengan rencana kualifikasi

6.6.3. Rencana kualifikasi dan laporan kualifikasi dibuat oleh Qualification

6.6.4. Rencana pemeriksaan (checking plan) dan laporan pemeriksaan (checking

Confidential Page No: 11 / 32

Rencana pemeriksaan dan laporan pemeriksaan harus disahkan oleh

6.6.7. Koordinator mengorganisasi kegiatan pengujian. Semua laporan pengujian

6.6.8. Jika kualifikasi memerlukan beberapa pengujian yang berurutan, pengujian

Confidential Page No: 12 / 32

maka Qualification Officer akan memberikan informasi pendahuluan

6.6.11. Jika terdapat hal-hal rekomendasi dari kualifikasi/ validation terkait

6.7. Tindakan Darurat

7.8. EFRM-0000623 Design Qualification Protocol