BAB IV TUGAS KHUSUS

4.1 General Prosedures for Qualification of Technical Systems PT. Bayer Indonesia Cimanggis Plant merupakan perusahaan industri farmasi penghasil produk kesehatan, yang dituntut untuk dapat menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan khasiat, keamanan dan mutu dalam dosis yang digunakan untuk tujuan pengobatan. Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) tahun 2006 mensyaratkan industri farmasi untuk mengidentifikasi validasi yang perlu dilakukan sebagai bukti pengendalian terhadap aspek kritis dari kegiatan yang dilakukan. Perubahan signifikan terhadap fasilitas, peralatan, dan proses yang dapat mempengaruhi mutu produk hendaklah divalidasi. Validasi merupakan suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa setiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi dan pengawasan akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan atau valid secara konsisten. Validasi untuk mesin, peralatan produksi dan sarana penunjang disebut dengan kualifikasi. Jadi, kualifikasi adalah istilah yang digunakan untuk validasi mesin, peralatan produksi maupun sarana penunjang. Kualifikasi mesin, peralatan produksi dan sarana penunjang merupakan langkah pertama (first step) dalam pelaksanaan validasi di industri farmasi. Seluruh kegiatan validasi di industri farmasi diawali dengan pelaksanaan program kualifikasi ini. Validasi metode analisa, validasi proses produksi, validasi proses pengemasan, serta validasi pembersihan tidak bisa dilakukan tanpa melakukan kualifikasi mesin, peralatan produksi serta sarana penunjang terlebih dahulu. Kualifikasi adalah suatu kegiatan pembuktian bahwa perlengkapan, fasilitas atau sistem yang digunakan dalam suatu proses/sistem akan selalu bekerja sesuai dengan kriteria yang diinginkan dan konsisten. Kualifikasi peralatan merupakan identitas sifat suatu peralatan yang berkaitan dengan kinerja dan fungsinya.

74

75

Gambar 4.1. Proses Pre-Requisites Proses pre-requisites merupakan tahap awal sebelum dilakuannya proses kualifikasi, dimana dilakukan pengumpulan-pengumpulan informasi yang dapat menentukan sistem teknis dan penentuan penanggung jawab dari setiap proses yang dilaksanan. Di PT. Bayer Indonesia, proses kulaifikasi didasarkan atas beberapa sumber informasi, diantaranya : User Requirement Specifications. Process Descriptions / Functional Specifications. Relevant internal dan / atau external regulations.

76

Gambar 4.2. Proses Kualifikasi Kualifikasi mesin, peralatan produksi dan sarana penunjang terdiri dari 4 tahapan, yaitu : 1. Kualifikasi Desain (Design Qualification/DQ). 2. Kualifikasi Instalasi (Installation Qualification/IQ). 3. Kualifikasi Operasional (Operational Qualification/OQ). 4. Kualifikasi Kinerja (Performance Qualification/PQ). Proses kualifikasi terdiri dari rangkaian beberapa langkah yang diajukan oleh Qualification Lead. Proses kualifikasi dimulai dengan perkiraan resiko yang akan dihadapi dan Design Qualification (DQ). Kemudian langkah selanjutnya adalah Installation Qualification (IQ), Operational Qualification (OQ),

Performance Qualification (PQ) termasuk perencanaan dan pelaksanaanya. Perencanaan untuk IQ, OQ, PQ dimulai ketika proyek telah sesuai. Tahap akhir pada proses adalah laporan kualifikasi dan penerapan GMP. Prosedur kualifikasi disetujui oleh Technical System Owner, Quality Unit and Qualification Lead

77

setelah DQ telah selesai dilaksanankan dan sebelum pelaksanaan masing-masing tes seperti IQ, OQ dan PQ dimulai. Masing-masing pelaksanaan kualifikasi harus dilakukan secara urut dan berkesinambungan. Artinya, dalam pelaksanaan kualifikasi dimulai dari Design Qualification (DQ) terlebih dahulu, baru kemudian Installation Qualification (IQ), Operational Qualification (OQ) dan yang terakhir Performance

Qualification (PQ), dan langkah ini tidak bisa dilakukan secara bolak balik. 4.1.1 Design Qualification (DQ) Tujuan Design Qualification (DQ) adalah untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan atau bangunan yang akan dipasang atau dibangun (rancang bangun) sesuai dengan ketentuan atau spesifikasi yang diatur dalam ketentuan CPOB yang berlaku. Jadi DQ dilaksanakan sebelum mesin, peralatan produksi atau sarana penunjang (termasuk bangunan untuk industri farmasi) tersebut dibeli /dipasang/dibangun. Sasaran dari pelaksanaan DQ diantaranya: 1. Memastikan bahwa sistem atau peralatan atau bangunan yang akan dipasang atau dibangun (rancang bangun) sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam CPOB (GMP complience). 2. Memastikan bahwa sistem atau peralatan atau bangunan yang akan dipasang atau dibangun (rancang bangun) memperhatikan aspek aspek keamanan dan kemudahan operasional (HAZOPs Hazard and Operation Studies). 3. Memastikan bahwa sistem atau peralatan atau bangunan, telah dilengkapi dengan modul desain, gambar teknis dan spesifikasi produk secara lengkap. 4. Khusus untuk bangunan industri farmasi, rancang bangun/Rencana Induk Pembangunan (RIP) sudah mendapat persetujuan dari Badan POM. Agar memudahkan pelaksanaannya, dibuat check list (daftar periksa) mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan DQ, yang terdiri dari: 1. Rencana Induk Pembangunan atau Perbaikan (RIP). 2. Lay out atau rencana design.

78

3. Gambar teknis dan spesifikasi. 4. Kualitas/spesifikasi bahan/material. 5. Kesesuaian sistem dengan ketentuan CPOB. Kualifikasi Desain dilakukan sebelum Instalasi (pemasangan)

alat/mesin/prasarana produksi.

4.1.2

Installation Qualification (IQ) Tujuan Installation Qualification (IQ) adalah untuk menjamin dan

mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang diinstalasi sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada dokumen pembelian, manual alat yang bersangkutan dan pemasangannya dilakukan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Jadi IQ dilaksanakan pada saat pemasangan atau instalasi mesin atau peralatan produksi atau sarana penunjang. Sasaran dari pelaksanaan IQ diantaranya : 1. Memastikan bahwa sistem atau peralatan telah dipasang sesuai rencana desain yang telah ditentukan (GMP compliance). 2. Memastikan bahwa bahan dan konstruksi peralatan telah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan (jenis baja anti karat, kemudahan pembersihan, dan lain-lain). 3. Memastikan ketersediaan perlengkapan pengawasan (alat kontrol) dan pemantauan (monitor) sesuai dengan penggunaannya. 4. Memastikan sistem atau peralatan aman dioperasikan serta tersedia sistem atau peralatan pengaman yang sesuai. 5. Memastikan bahwa sistem penunjang, misalnya listrik, air, udara, dan lain-lain telah tersedia dalam kualitas dan kuantitas yang memadai sesuai dengan penggunaannya. 6. Memastikan bahwa kondisi instalasi dan sistem penunjang telah tersedia dan terpasang dengan benar. Agar memudahkan pelaksanaannya, maka dibuat check list (daftar periksa) mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan IQ, yang terdiri dari: 1. Spesifikasi/rancangan alat/sistem

79

2. Identifikasi kemasan/asesoris mesin/peralatan dan pengecekan suku cadang (spare part) 3. Identifikasi bagian alat/mesin/sistem yang penting yang dapat mempengaruhi proses dan kualitas produk 4. Daftar alat/instrumen yang perlu dikalibrasi

5. Pelaksanaan kalibrasi (sertifikat kalibrasi) 6. Prosedur (tata cara) instalasi 7. Pemeriksaan instalasi terpasang dan sarana penunjang. Kualifikasi instalasi dilakukan pada waktu Instalasi (pemasangan baru), modifikasi atau pemindahan alat yang bersangkutan. Kalibrasi Kalibrasi merupakan serangkaian kegiatan dalam kondisi yang telah ditentukan, yang menetapkan hubungan antara lain yang ditunjuk oleh alat ukur atau sistem pengukur, atau nilai yang ditampilkan oleh suatu ukuran bahan dengan nilai suatu rujukan standar. Batasan hasil harus telah ditetapkan sebelumnya.

4.1.3

Operational Qualification (OQ) Tujuan Operational Qualification adalah untuk menjamin dan

mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang telah diinstalasi bekerja (beroperasi) sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Jadi OQ dilaksanakan setelah pemasangan atau instalasi mesin atau peralatan produksi atau sarana penunjang dan digunakan sebagai test mesin/peralatan. Sasaran/target dari pelaksanaan OQ diantaranya : 1. Memastikan bahwa sistem atau peralatan bekerja sesuai rencana desain dan spesifikasi. 2. Memastikan bahwa kapasitas mesin atau peralatan secara aktual dan operasional telah sesuai dengan rencana design yang telah ditentukan. 3. Memastikan bahwa parameter operasi yang berdampak terhadap kualitas produk akhir telah bekerja sesuai dengan rancangan design yang telah ditentukan. 4. Memastikan bahwa langkah operasi (urutan tata cara kerja) berdasarkan

80

petunjuk operasional, telah sesuai dengan waktu dan peristiwa dalam operasi secara berurutan. Agar memudahkan pelaksanaannya, dibuat check list (daftar periksa) mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan OQ, yang terdiri dari: 1. Uji simulasi dengan kondisi operasi yang sesungguhnya (tanpa produk) . 2. Batas/limit yang masih dapat disetujui. 3. Menetapkan parameter dan batas limit operasi yang dapat mempengaruhi proses dan produk dan menetapkan kondisi operasional (SOP). 4. Menentukan limit spesifikasi (perawatan, pergantian spare part, dan lain-lain). Kualifikasi Operasional dilakukan setelah Kualifikasi Instalasi

(pemasangan baru), modifikasi atau pemindahan alat yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan di lapangan, biasanya IQ dan OQ dilakukan sekaligus sehingga dokumennya di sebut Dokumen IQ/OQ.

4.1.4

Performance Qualification (PQ) Tujuan Performance Qualification (PQ) adalah untuk menjamin dan

mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang telah diinstalasi bekerja (beroperasi) sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan dengan cara menjalankan sistem sesuai dengan tujuan penggunaan. Sasaran dari pelaksanaan PQ, diantaranya : 1. Memastikan bahwa sistem atau peralatan yang digunakan bekerja sesuai dengan yang diharapkan dan spesifikasi yang telah ditetapkan. 2. Pada umumnya pelaksanaan dilakukan dengan Placebo. 3. Selanjutnya dengan menggunakan produk (obat) dan pada kondisi produksi normal. 4. Dilakukan 3 kali secara berurutan. Agar memudahkan pelaksanaannya, dibuat check list (daftar periksa) mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan DQ, yang terdiri dari:

81

1. Kesinambungan operasi dan fungsinya 2. Dapat diulang kembali (repeatability) 3. Memastikan dalam kondisi yang sama, mutu produk dan spesifikasi obat jadi terwujud

4.1.5

Laporan Kualifikasi Laporan kualifikasi diperoleh berdasarkan hasil kualifikasi dan disetujui

oleh technical system kemudian disetujui juga oleh system owner. Ringkasan laporan hasil tes kualifikasi dapat menentukan apakah technical system telah sesuai dengan GMP yang digunakan. Laporan kualifikasi mencangkup : Ringkasan terakhir dari hasil tes Daftar penyimpangan yang disetujui pada hasil tes Daftar perubahan yang disetujui selama proses kualifikasi Penyimpangan lainnya pada saat proses kualifikasi, seperti penambahan panduan yang berhubungan dengan laporan yang disetujui oleh technical System Owner, Quality Unit, dan Qualification Lead. Laporan sementara kualifkasi tetap dapat disusun apabila : 1. Jika ada permasalahan tetapi tidak mempengaruhi kualitas produk. 2. Jika ada persmasalahan tetapi dapat berpengaruh terhadap kualitas produk (contohnya adalah hasil akhir dari tes mikrobiologi hilang setelah terjadi perubahan sistem saluran air). Pada kasus ini, diperlukan pembuatan laporan tambahan mengenai penyimpangan yang telah terjadi. Penambahan informasi pada laporan sementara meliputi tindakan perbaikan (termasuk tanggung jawab dan ketepatan waktu) dan pengecualian pada GMP yang digunakan technical system yang telah disetujui oleh technical System Owner, Quality Unit, dan Qualification Lead. Pada saat laporan sementara kualifikasi telah disusun, kemungkinan technical system digunakan untuk tujuan produksi sebagai penyesuaian. Namun, permasalahan yang timbul tetap membutuhkan penegasan dan persetujuan pada laporan akhir kualifikasi.

82

review hasil kualifikasi

Semua tes telah selesai dan dokumentasi lengkap

Ya
Ya

pembuatan & persetujuan laporan kualifikasi

Tidak Adanya permasalahan Tidak yang dapat berpengaruh terhadap kualitas produk

Persetujuan di berikan oleh technical system kemudian oleh owner

Ya
Ya

Resiko ditentukan karena keterbatasan penggunaan GMP

Tidak Tidak Persiapan pembuatan laporan penyimpangan

Melakukan tes dan melengkapi dokumen

pembuatan & persetujuan laporan sementara kualifikasi

Adanya sistem untuk penggunaan GMP yang terbatas

Gambar 4.3. Alur pembuatan laporan kualifikasi

Perubahan pada technical system yang mempengaruhi kualitas produk dievaluasi termasuk penyesuaian terhadap kemungkinan resiko yang akan muncul. Untuk technical system yang baru atau technical system yang belum digunakan untuk tujuan GMP, manajemen perubahan sebagai gambaran pada setiap petunjuk tidak dibutuhkan. Manajemen perubahan dibutuhkan apabila dilakukannya Engineering Change Management selama proses kualifikasi, dari mulai persetujuan Design Qualification Report hingga persetujuan laporan sementara kulaifikasi. Setelah proses kualifikasi selesai dilaksanakan, hendaklah diatur pemeliharaan mengenai status kualifikasi yang biasanya digunakan sebagai tujuan penggunaan GMP. Status persyaratan pada technical system terjamin dan dilakukan verifikasi secara berkala dengan cara melakukan pemeliharaan, kalibrasi, logbook review, penanganan ketidaksesuaian dan mendapatkan konfirmasi dari pihak review kualitas produk. Apabila status kualifikasi pada

83

technical system terjadi modifikasi, perubahan atau pengulangan malfungsi, maka kualifikasi ulang dibutuhkan.