KERANGKA ACUAN BIMTEK

Bimbingan Teknis/Monitoring Penerapan Sistem Perencanaan, Monitoring,

Evaluasi dan Pelaporan (PMER) PMI PROVINSI ACEH
A. Pendahuluan
Perencanaan, Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (PMER) adalah salah satu unsur
manajemen di bidang apapun, termasuk untuk kegiatan-kegiatan kemanusiaan yang
dilakukan oleh PMI. Pekerjaan PMI bukanlah pekerjaan yang mudah untuk memberikan
dampak yang berarti bagi masyarakat
Palang Merah Indonesia (PMI) Pusat Biro Perencanaan dengan dukungan American
Red Cross (Amcross) telah menginisiasi pengembangan sistem PMER PMI di seluruh
Indonesia, mulai dari penyusunan materi PMER seperti Buku Panduan Perencanaan
dan Pelaporan dan Buku Referensi PMER yang kemudian dilanjutkan dengan
pelatihan PMER.
Sebagai tindak lanjut dari Pelatihan PMERPMI Kab/Kota yang telah dilaksanakan pada
bulan Desember 2016 maka perlu untuk melembagakan hasil Pelatihan PMERdi
Kab/Kota. Hal mendasar yang melatar belakangi upaya Bimtek adalah untuk
menindaklanjuti hasil pelatihan dengan memberikan pendampingan secara teknis
dalam proses penyusunan perencanaan dan pelaporan sesuai Buku Perencanaandan
Pelaporan PMI.
Berdasarkan pertimbangan jarak antar kabupaten yang lumayan jauh dan kondisi PMI
Kab/Kota yang tidak semua memiliki markas dan staf, maka kami mengajukan bimtek
untuk 4 Kabupaten/Kota dan 1 Provinsi.

B. Judul Kegiatan
"BIMTEK PENERAPAN SISTEM PMER PMI PROVINSI/KAB/KOTA PMI PROVINSI ACEH"

C. Dasar Pelaksanaan
1. AD dan ART PMI Hasil MunasXX PMI Tahun 2014.
2. Program Kerja PMI PMI Provinsi Aceh Tahun 2017.

D.Tujuan
1. Memberikan pendampingan teknis dalam mengaplikasikan ilmu, pengetahuan, dan
ketrampilan yang diperloleh dari pelatihan PMER, berdasarkan wilayah geografis
pembinaan organisasi.
2. Mengupayakan solusi atas tantangan atau kesulitan yang dihadapi dalam
mengimplementasikan sistem PMERdi Markas masing-masing, khususnya untuk area-
area yang belum berjalan dengan baik.
3. Transfer pengetahuan tentang pola bimbingan teknis PMER kepada PMI Provinsi,
sehingga mereka dapat memberikan pembinaan yang sarna ke Kab/Kota lainnya
secara mandiri
4. Menjangkau PMI Kota dan Kabupaten berdasarkan wilayah geogratis untuk
meningkatkan kuantitas dan kualitas penerapan PMER
E. Waktu & Tempat
Waktu Pelaksanaan: 11 s/d 16 Juni 2017
Tempat:
1. Markas PMI Kabupaten Aceh Jaya
2. Markas PMI Kabupaten Aceh Utara
3. Markas PMI Kabupaten Bireun
4. Markas PMI Kabupaten Bener Meriah

F. Peserta
- Pengurus Bidang Organisasi PMI ProvIKab/Kota
- Kepala Markas PMI Prov/Kab/Kota
- Staf Bidang Organisasi PMI Prov/Kab/Kota

G. Metodologi dan kegiatan

Bimbingan teknis PMERdiLakukan dengan metode kunjungan langsung agar dapat
memahami kondisi kapasitas organisasi, memverifikasi implementasi PMERdan
memberikan dukungan teknis yang diperlukan. Namun, karena wilayah geografis yang
sangat tersebar, maka tentunya sulit untuk mengunjungi seluruh Kab/Kota; oleh
karena itu PMI Provinsi dapat menjadwalkan Bimtek untuk 4 PMI Kab/Kota untuk tahap
pertama, dan Kab/Kota lain untuk tahap selanjutnya yang dapat dilakukan secara
mandiri.
Dalam situasi khusus, di mana PMI Kab/Kota umumnya berfungsi baik, Bimtek juga dapat
dilakukan dalam bentuk lokakarya regional atau di Provinsi, dengan catatan bahwa
tujuan Bimtek tetap tercapai.Untuk itu, disarankan agar PMI Kab/Kota mendapatkan
kesempatan untuk mempresentasikan implementasi PMER di markasnya, dengan
demikian mereka juga dapat berbagi pengalaman dan infromasi.
Secara spesifik, metode pelaksanaan Bimbingan Teknis PMER adalah sebagai berikut:
a) Kunjungan langsung ke markas atau lokakarya regional (perhatikan penjelasan
di atas);
b) Presentasi, tanyajawab, dan diskusi;
c) Review atau verifikasi dokumen (seperti rencana kerja, laporan, job
description/tupoksi, pedoman teknis/aturan/SoP yang berlaku)
d) Menggunakanchecklist yang telah disiapkan sebagai panduan monitoring.
H. Sasaran dan Pelaksana Bimtek
Sasaran
Bimtek ini dilaksanakan terhadap PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota yang telah
melaksanakan Pelatihan PMER. Sesuai dengan tujuan Pelatihan PMER, maka sasaran
utama kunjungan Bimtek adalah Kepala Markas PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota,
khususnya mereka yang telah mendapatkan pelatihan PMER. Dalam hal ~ Pelatihan PMER
tidak diikuti oleh Kepala Markas, maka staf yang mewakili dalam pelatihan terdahulu
akan menjadi sasaran kunjungan Bimtek.
 Pelaksana
Petugas Bimtek, yaitu Fasilitator PMER bersama Staf PMI Provinsi yang sudah dilatih
PMER,akan memberikan saran-saran perbaikan secara teknis (kontra hasil temuan) dan
melaporkan saran-saran tersebut kepada Pengurus untuk dukungan kebijakan
(pelembagaan).

I. Waktu dan Tempat

- Dalam waktu 4-6 bulan setelah mendapatkan pelatihan PMER.
- PMI Provinsi dan 4 PMI Kab/Kota
J. Area yang akan ditinjau selama monitoring dan bimtek:
a. PelaksanaanRencanaKerja Tindak Lanjut(RKTL) Pelatihan;
b. Rencana Kerja (Renker) tahun berjalan dan Usulan Rencana Kerja tahun
berikutnya;
c. RencanaDetail PelaksanaanRenker tahun berjalan;
d. Anggaran Renker tahun berjalan;
e. RingkasanRencana Kerja PMI;
f. Manajemen SDM Markas;
g. Rencanakegiatan dan anggaran monitoring;
h. Pelaporan (laporan kegiatan, bulanan, triwulanan, semester, dan tahunan)

K. Hal-Hal Yang Perlu Disiapkan :

o Panduan Perencanaan dan Pelaporan PMIterbaru
o Rencanakerja PMI Kota/Kabupaten tahun 2016 dan tahun 2017
o Rencanadetail pelakanaan Renker tahun 2016 dan tahun 2017
o Anggaran rencana kerja tahun 2016 dan tahun 2017
o Ringkasanrencana kerja PMI tahun 2016 dan tahun 2017
o Rencana kegiatan dan anggaran monitoring
o Pelaporan pelaksanaan rencana kerja
o Usulan rencana kerja tahun 2017
o Rencana kegiatan dan anggaran monitoring;
o Pelaporan (laporan kegiatan, bulanan, triwulanan, semester, dan tahunan)

M.Penutup
Kerangka Acuan ini disusun untuk menjadi acuan dalam proses kegiatan Bimbingan Teknis
Penerapan Sistim Perencanaan, Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (PMER) di PMI Provinsi
Aceh.

Aceh Besar, Juni 2017