Status Dokumen

No. Revisi : 03
PROSEDUR Tgl. Terbit : 01-03-04

No. Dokumen : P-18

PENERIMAAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
Halaman : 1 / 3

1. Tujuan :
Mengatur tata cara tentang penerimaan karyawan sesuai dengan permintaan semua bagian dan tata
cara tentang identifikasi dan analisa kebutuhan pelatihan serta menyediakan atau menyelenggarakan
pelatihan agar diperoleh personil yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan / atau pengalaman yang
sesuai, sehingga untuk menjamin bahwa setiap tahapan proses dilakukan oleh orang yang mampu dan
terlatih.

2. Ruang Lingkup :
Seluruh Bagian

3. Definisi :
-

4. Referensi :
4.1. Quality Manual (QM)
4.3. Prosedur Pengendalian Catatan Mutu ( P-16 )

5. Prosedur :

K e g i a t a n Penanggung Jawab

Pengendalian Penerimaan Karyawan

5.1. Perencanaan penerimaan karyawan dapat diajukan oleh semua bagian yang PRO-DM
membutuhkan atau dari bagian HRD sendiri sesuai dengan Man Power LOG-SM
Planning yang telah ditetapkan.

5.2. Permohonan kebutuhan karyawan akan dimintakan persetujuan kepada PGA –SM
HOD dan direktur HRD Corporate. HOD
HRD Corp
5.3. Seleksi terhadap calon karyawan akan dilakukan berdasarkan pada : SC/SM/DM Semua
5.3.1. Test Kesehatan dari poliklinik yang ditunjuk oleh perusahaan / Bagian
rujukan.
5.3.2. Test Tertulis dari bagian HRD.
5.3.3. Test Wawancara dari bagian HRD dan bagian yang membutuhkan.

5.4. Calon karyawan yang lulus seleksi akan dilakukan penilaian setiap bulannya SC/SM/DM Semua
sampai masa percobaan berakhir terhadap kinerjanya. Bagian

5.5. Calon karyawan yang dinilai telah mempunyai kompetensi yang sesuai PGA-SM
dengan persyaratan selama masa percobaan akan ditetapkan sebagai
karyawan.

Koordinasi Program Pelatihan

5.6. Membagikan formulir Analisa Kebutuhan Pelatihan (FP-18-01), dan formulir PGA-SM
Daftar Usulan Pelatih (FP-18-02) kepada seluruh Bagian / Departemen satu
kali pertahun

Dibuat oleh : Disetujui oleh : Disahkan oleh :

Nama Iwan Setiawan K P. Silaban Ting Yu Yu
Jabatan Tim Penulis QA-SC Management Representative
Tanggal
Tanda Tangan
 Status Dokumen
No. Revisi : 03
PROSEDUR Tgl. Terbit : 01-03-04

No. Dokumen : P-18

PENERIMAAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
Halaman : 2 / 3

K e g i a t a n Penanggung Jawab

5.7. Bagian / Departemen mengisi formulir Analisa Kebutuhan Pelatihan (FP-18- SC/SM/DM Semua
01), dan formulir Daftar Usulan Pelatih (FP-18-02), dan segera me- Bagian
ngirimkannya kembali ke HRD. Dalam hal ini HRD juga bisa mengajukan
pelatihan untuk semua bagian bila dirasakan ada bagian atau topik-topik
tertentu yang dirasakan perlu dilakukan pelatihan.

5.8. PGA-SM menyampaikan formulir Analisa Kebutuhan Pelatihan (FP-18-01), PGA-SM

dan formulir Daftar Usulan Pelatih (FP-18-02) tersebut kepada T&D
Corporate

5.9. Membuat rekapitulasi formulir Analisa Kebutuhan Pelatihan (FP-18-01), dan PGA-SM
formulir Daftar Usulan Pelatih (FP-18-02) serta rancangan topik pelatihan
dan program pelaksanaannya selama 1 tahun.

5.10. Keputusan penentuan pelatih beserta penunjukkannya menjadi tanggung HOD/ PGA-SM
jawab HRD dan atau HOD/VHOD VHOD

Persetujuan Topik Pelatihan dan Program Pelaksanaannya

5.11. Topik pelatihan dan program pelaksanaan diajukan untuk diketahui oleh PGA-SM
HRD dan disetujui oleh HOD/VHOD

5.12. Bila ada revisi dari HRD dan atau dari HOD/VHOD, berkas tersebut PGA-SM
dikembalikan kepada Bagian / Departemen yang bersangkutan untuk
dilakukan perbaikan-perbaikan

5.13. Hasil revisi diajukan kembali kepada HRD dan HOD/VHOD untuk disetujui SC/SM/DM Semua
dan rekapitulasinya dibuat menjadi Program dan Sasaran Diklat yang akan Bagian
didistribusikan kepada Bagian / Departemen

5.14. Pelaksanaan selaras dengan Program dan Sasaran Diklat, monitoring PGA-SM
pelaksanaan harian dilaksanakan oleh Bagian HRD

5.15. Karena adanya situasi dan kondisi khusus dibuka kemungkinan diadakannya PGA-SM
program pelatihan khusus di luar program pelatihan yang sudah ada.
Misalnya karena ada program bagus yang ditawarkan oleh institusi-institusi
pelatihan, atau Process Trouble, atau karena ada mesin baru dan lain-lain

5.16. Untuk situasi pada point 5.10., maka Bagian / Departemen harus mengisi PGA-SM
formulir Permohonan Pelatihan Khusus (FP-18-03) yang diajukan serta
diketahui dan disetujui oleh HRD dan Direktur terkait

5.17. Bila pelatihan dilaksanakan diluar negeri, harus koordinasi dengan HRD PGA-SM
Corporate serta mendapat persetujuan dari HOD/VHOD
Pelaksanaan Pelatihan

5.18. Pelatih melaksanakan pelatihan sesuai Program dan Sasaran Diklat Pelatih

5.19. Peserta mengisi formulir Absensi Pelatihan (FP-18-04) yang telah Peserta
disediakan Pelatihan

5.20. HRD mengirimkan Laporan Kegiatan Pelatihan kepada HRD Corporate PGA-SM
Group bersamaan dengan Laporan Bulanan
 Status Dokumen
No. Revisi : 03
PROSEDUR Tgl. Terbit : 01-03-04

No. Dokumen : P-18

PENERIMAAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
Halaman : 3 / 3

K e g i a t a n Penanggung Jawab

5.21. Untuk kegiatan pelatihan diluar yang telah ditetapkan pada Program dan SC/SM/DM Semua
Sasaran Diklat, pengaturannya diserahkan kepada Bagian / Departemen Bagian
masing-masing

Proses Evaluasi Pelatihan

5.22. Secara random pelatih dievaluasi menggunakan formulir Evaluasi Pelatih PGA-SM
(FP-18-05) minimal dua kali dalam satu tahun

5.23. Setiap tahun HRD membuat rekapitulasi penampilan pelatih, sebagai bahan PGA-SM
pertimbangan langkah selanjutnya

5.24. Satu bulan setelah pelatihan diadakan, HRD mengirimkan formulir Evaluasi PGA-SM
Peserta Oleh Pemakai (FP-18-06) kepada Bagian / Departemen

5.25. Pemakai atau Bagian / departemen mengisi formulir Evaluasi Peserta Oleh SC/SM/DM Semua
Pemakai (FP-18-06), dan dikirimkan segera kepada HRD untuk Bagian
mengevaluasi efektivitas pelatihan

5.26. Apabila hasil evaluasi efektivitas pelatihan kurang tercapai, maka HRD PGA-SM
dengan SM / DM terkait akan membahas masalah tersebut bersama-sama
untuk menyusun rencana tindak lanjut

5.27. Enam bulan sekali atau menjelang Rapat Tinjauan Manajemen HRD PGA-SM
membuat rekapitulasi dengan menggunakan formulir Evaluasi Pelaksanaan
Pelatihan (FP-18-07) sebagai pelaporan kepada MR dan QA

Pengarsipan

5.28. Semua Catatan Mutu yang dihasilkan harus diarsipkan sesuai prosedur PGA-SM
Pengendalian Catatan Mutu (P-16)

6. Dokumen Terkait
6.1. Analisa Kebutuhan Pelatihan (FP-18-01)
6.2. Daftar Usulan Pelatih (FP-18-02)
6.3. Permohonan Pelatihan Khusus (FP-18-03)
6.4. Absensi Pelatihan (FP-18-04)
6.5. Evaluasi Pelatih (FP-18-05)
6.6. Evaluasi Peserta Oleh Pemakai (FP-18-06)
6.7. Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan (FP-18-07)
 Status Dokumen
No. Revisi : 03
PROSEDUR Tgl. Terbit : 01-03-04

No. Dokumen : P-18

PENERIMAAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
Halaman : 4 / 3