Case 1

New Systems Help Plan International Manage Its Human Resource

Didirikan pada tahun 1937, Plan internasional adalah salah satu organisasi pengembangan anak tertua
dan terbesar di dunia, yang mempromosikan hak dan peluang bagi anak-anak yang membutuhkan.
Dengan kantor pusat global di Surrey, Inggris, organisasi ini beroperasi di lebih dari 70 negara (termasuk
51 ransum yang berkembang di Afrika, Asia, dan Amerika), dan bekerja dengan 81,5 juta anak di lebih
dari 86.676 komunitas pada tahun 2014. Plan International telah tumbuh dengan mantap selama
bertahun-tahun dan memiliki lebih dari 1.200 anggota staf yang dibayar dan lebih dari 9.000
sukarelawan Plan International tidak berafiliasi dengan kelompok agama atau politik atau pemerintah.
Mereka memperoleh sekitar setengah dari pendanaannya dari sumbangan perusahaan, pemerintah, dan
perwalian dan sisanya dari individu yang bersedia mensponsori seorang anak. Plan Intermatuonal
bekerja dengan anak-anak, keluarga Gommuniues, dan pemerintah daerah untuk membawa perubahan
positif bagi anak-anak dalam pendidikan air dan sanitasi, perlindungan, keamanan ekonomi, dan
mengatasi bencana seperti perang, banjir, gempa bumi, dan bencana alam lainnya. Contohnya, Plan
telah mengirim pekerja untuk membantu anak-anak yang terkena dampak Topan Haiyan 2013 di
Phiippines dan wabah virus Ebola di Afrika Barat. Selain mengoordinasikan upaya tanggap darurat, Plan
menjalankan kampanye informasi kesehatan masyarakat dan melatih pekerja kesehatan dan bantuan.
Tujuan Plan adalah untuk menjangkau sebanyak mungkin anak-anak yang kurang beruntung, dan ini
membutuhkan pendekatan yang sangat terkoordinasi. Ketika terjadi keadaan darurat, Plan harus
mencari dan menggunakan sumber daya yang paling tepat di mana pun mereka dibutuhkan. Untuk
mencapai hal ini, tim bantuan bencana di kantor pusat Plan harus menyaring data tentang semua 10.000
pekerja bantuan di 70 COuntries untuk melihat orang-orang mana yang telah dia peroleh keterampilan
dan pengalaman dalam bantuan medis, perlindungan anak, pendidikan, dan tempat tinggal. manajemen
untuk menyediakan layanan yang diperlukan. Biasanya orang yang dipilih untuk menanggapi keadaan
darurat tertentu akan memiliki beragam keterampilan, termasuk pekerja garis depan dengan
pengetahuan bahasa dan area lokal. Plan sekarang memiliki kemampuan melihat data tentang semua
keterampilan pekerjanya pada saat keadaan darurat terjadi, sehingga dapat segera menanggapi dengan
tim yang tepat. Plan sekarang dapat secara langsung mengumpulkan informasi terkait tentang
pekerjanya karena sumber daya manusianya yang baru (HR) sistem. Sistem sumber daya manusia
memungkinkan Plan untuk melacak tidak hanya keterampilan yang dibawakan orang ketika mereka
dipekerjakan tetapi juga pelatihan atau pengalaman tambahan apa pun yang telah mereka peroleh untuk
keadaan darurat tanggap bencana ketika bekerja untuk Plan. Sistem sumber daya manusia juga
membantu Pan mengelola hibah dan sumbangan yang diterimanya. Ketika sebuah donasi pertama kali
datang di dalamnya dikirim ke Plan's London. markas dan dialokasikan dari sana Jika, misalnya, Plan
menerima hibah $ 40 juta untuk digunakan di Sierra Leone. Plan akan membutuhkan orang yang
berbeda untuk mengelola dana hibah untuk Plan. Plan harus mampu memindai organisasi secara global
untuk menemukan orang yang tepat. Sebelum sistem sumber daya manusia yang baru
diimplementasikan, Plan bekerja dengan sistem desentralisasi sangat terbatas yang sebagian manual.
Organisasi harus melacak mempekerjakan karyawan menggunakan tambalan dari 30 sistem sumber
daya manusia yang berbeda, spreadsheet, dan dokumen. Mungkin butuh berminggu-minggu untuk
menemukan orang dengan keterampilan bahasa yang tepat, pengalaman bencana, dan medis. latihan.
Ketika gempa bumi dahsyat melanda Haiti pada 2010, Plan harus mengirim email ke everyorie untuk
menanyakan apakah staf tahu orang yang bisa berbahasa Prancis, memiliki keterampilan manajemen
bencana yang tepat, dan tidak dapat membantu. Pada 2012, Plan mulai mencari sistem sumber daya
manusia yang dapat menangani tenaga kerja globalnya yang berkembang, mendukung proses bersama di
semua wilayah, dan memberikan informasi tentang platform seluler yang aman di kawasan di mana
infrastruktur teknologi tidak berkembang dengan baik. Organisasi memilih sistem SDM berbasis cloud
dari SuccessFactors SAP serta perangkat lunak lokal dari SAP yang memenuhi persyaratan ini dan
terintegrasi satu sama lain. Implementasi sistem baru bega Mei 2013. Hanya butuh 16 minggu untuk
menerapkan sistem kerja yang lemah di kantor pusat internasional Plan dan semua program regious
internasional Plan melalui sistem pada tahun 2014) Sistem SuccessFactors berbasis cloud atau pusat-
pusat komputer jarak jauh yang dikelola oleh SuccessFac tors dan dapat diakses oleh pengguna melalui
Internet Sistem ini memberikan profil karyawan yang terpusat dengan pandangan yang komprehensif
tentang keahlian, keahlian, pengalaman, dan minat karier karyawan. Melalui antarmuka yang intuitif,
karyawan dapat memperbarui informasi mereka sendiri, membuat daftar mudah dicari yang dapat
diakses oleh setiap karyawan. Plan menggunakan modul perangkat lunak SuccessFactors untuk
merekrut, kinerja dan sasaran, penggantian suksesi dan pengembangan1, dan rencana pembelajaran
juga menerapkan Perencanaan Tenaga Kerja SuccessFactors dan perangkat lunak Administrasi Personil
SAP dan Manajemen Organisasi di tempat. Perencanaan tenaga kerja memerlukan identifikasi dan
analisis sistematis tentang apa yang akan dibutuhkan organisasi dalam hal ukuran, jenis, pengalaman,
pengetahuan, keterampilan, dan kualitas tenaga kerjanya untuk mencapai tujuan bisnisnya. Perangkat
lunak Administrasi Personil SAP mengelola catatan karyawan dan data organisasi mengenai perekrutan,
seleksi, retensi, pengembangan, dan penilaian personel. Perangkat lunak Manajemen Organisasi SAP
memungkinkan organisasi untuk menggambarkan dan menganalisis struktur organisasi dan pelaporan
mereka. Sistem sumber daya manusia yang baru memberikan pandangan sekilas tentang seluruh tenaga
kerja Plan, menunjukkan dengan segera berapa banyak orang yang bekerja untuk Plan, di mana mereka
berada, keterampilan apa mereka memiliki, tanggung jawab pekerjaan mereka, dan jalur karier mereka.
Staf pusat sumber daya manusia Plan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengejar informasi.
Misalnya, mengumpulkan dan menganalisis data dari ulasan kinerja karyawan, termasuk perhitungan gaji
berbasis kinerja, digunakan hingga enam bulan. Sekarang yang diperlukan hanyalah menekan tombol.
Catatan sumber daya karyawan secara online dan memperbarui informasi seperti alamat, detail keluarga,
dan kontak darurat Dengan memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas-tugas ini sendiri, Plan
menghemat waktu staf sumber daya manusia yang berharga, yang dapat diarahkan ke pekerjaan yang
lebih bernilai tambah. Plan juga dapat menunjukkan kepada donornya bagaimana kontribusi mereka
dibelanjakan dan hasilnya. Menggunakan SuccessFactors dan perangkat lunak sumber daya manusia
SAP, staf Plan dapat mengidentifikasi dan mengirim pekerja bantuan ke daerah bencana dalam beberapa
jam. Ketika Topan Haiyan menghantam Filipina pada November 2013, spesialis Plan akan muncul dalam
72 jam. Mampu mengerahkan staf ke keadaan darurat dapat mengakses manusia mereka. Begitu cepat
telah menyelamatkan lebih banyak nyawa. Terlebih lagi, waktu respons Plan yang lebih baik telah
membantunya mengamankan sumber pendanaan baru dengan memberinya lebih banyak kredibilitas
dengan pemerintah, perusahaan, dan sumber hibah dan sumbangan lainnya.
1. Jelaskan masalah yang dihadapi oleh Plan International Apa faktor manajemen, organisasi, dan
teknologi yang berkontribusi terhadap masalah ini?

2. Jelaskan solusi sistem untuk masalah ini. Jelaskan jenis sistem yang digunakan untuk solusi.

3. Mengapa sumber daya manusia begitu penting di Plan International?

4. Bagaimana sistem ini meningkatkan efisiensi operasional?

5. Bagaimana sistem ini meningkatkan pengambilan keputusan? Berikan contoh dua keputusan yang
ditingkatkan oleh sistem baru Plan.