PERTEMUAN V

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah pembelajaran selesai mahasiswa diharapkan dapat memahami

pengertian perencanaan, faktor yang mempengaruhi, manfaat dan asas
perencanaan dalam organisasi maupun diluar organisasi.

B. Uraian Materi

1. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Semua organisasi dalam menghadapi abad 21 dituntut untuk

meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang proaktif terhadap setiap
perubahan. Setiap organisasi, baik publik maupun swasta sudah barang tentu
menghasilkan baranguntuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan masyarakat.
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, pelanggan dan
masyarakat sudah tentu makin kritis terhadap kualitas produk dan pelayanan
yang diberikan organisasi. Oleh sebab itu, untuk mrnjaga kontinuitas organisasi
(organizational survival) setiap organisasi harus adaptif terhadap setiap
perubahan dan ketidakpastian lingkungan. Bersaing adalah organisasi yang
memiliki sumber daya manusia yang berbasis pengetahuan (knowledge based
workers) dan memiliki berbagai keterampilan dan keahlian (multiskilling
workers). Karena kualitas barang akan bergantung pada jasa dan pelayanan
unsur manusia yang memiliki kecakapan.
Globalisasi ekonomi tentunya berdampak pada perkembangan teknologi
yang kian maju pesat di bidang transportasi, telekomunikasi, dan travel yang
disebut Triple T Revolusion. Contohnya, dalam rangka menghadapi
transportasi global, kualitas pelayanan jasa transportasi sebaiknya ditopang
oleh sumber daya manusia yang ahli dan terampil. Karena itu pengembangan
SDM guna menjaring tenaga terampil yang lebih luas perlu ditangani sejak dini,
jika tidak ingin timbul masalah yang lebih besar dalam 5-10 tahun mendatang.
Pernyataan tersebut menunjukan betapa pentingnya manajemen SDM,
terutama aspek perencanaan SDM yang komprehensif dan terprogram.
Dengan demikian, ketersediaan SDM yang bermutu dan terampil untuk
mendukung kualitas pelayanan sektor jasa di masa datang mutlak diperlukan.
Sebagai sumber devisa negara, jumlah dan kualifikasi SDM tentunya
bergantung pada tingkat pertumbuhan sektor jasa dan teknologi yang akan
dikembangkan.
Perencanaan SDM adalah suatu proses sistemis yang digunakan untuk
memprediksi permintaan dan penyediaan SDM di masa datang. Melalui
program perencanaan SDM yang sistemis dapat diperkirakan jumlah dan jenis
tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode tertentu sehingga dapat
membantu bagian SDM dalam perencanaan rekrutmen, seleksi, serta
pendidikan dan pelatihan. Setiap oganisasi mempunyai misi yang harus dicapai
dan selanjutnya dituangkan dalam rencana jangka pendek dan panjang.
Rencana jangka pendek dan panjang yang telah ditentukan terutama
harus dilaksanakan oleh manusia ada dalam organisasi. Jika SDM yang
melaksanakan rencana organisasi tersebut tidak sesuai dengan kualifikasi dan
jumlah yang dibutuhkan maka tidak akan berhasil. Perencanaan SDM
merupakan elemen yang penting dalam mengembangkan “Strategic Planning”
karena merupakan keputusan organisasi yang memuat tentang apa yang akan
dicapai sesuai misi organisasi dan bagaimana cara yang dilakukan untuk
mencapai misi tersebut.
Perencanaan SDM mempunyai peran yang penting dalam
mengembangkan perencanaan strategi organisasi. Pelaksanaan fungsi-fungsi
SDM manajemen harus dilakanakan secara konsekuen sehingga menjamin
keberhasilan perencanaan strategi yang ditetapkan.
Salah satu contoh fungsi dan peran manajemen SDM dapai mencapai
misi organisasi adalah proses rekrutmen, seleksi, dan pelatihan guna
mendapatkan tenaga kerja yang terampil dan memiliki keahlian sesuai dengan
kebutuhan untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi komplementer lainnya,
seperti performance appraisal system dan compensation management
merupakan fungsi pendukung keberhasilan peencanaan strategis organisasi.
 Perencanaan merupakan kegiatan atau proes yang sangat penting
dalam organisasi, termasuk dalam manajemen sumber daya manusia sebab
perencanaan merupakan prasyarat pelaksanaan kegiatan yang harus
dilakukan. Perencanaan mengembangkan “fokus” dan “fleksibilitas” suatu
organisasi yang memiliki fokus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui
apa yang dibutuhkan, dan mengetahui kualitas pelayanan yang baik.
Organisasi yang mempunyai fleksibelitas beroperasi secara dinamis dan
mempunyai pandangan ke depan. Organisasi ini siap dan mampu mengambil
Tindakan atau mengantisfasi masalah-masalah yang mendesak dan
memanfaatkan kesempatan yang ada.
Perencaaan membatu manajer pada berbagai tipe organisasi dan
sumber daya manusia untuk mencapai kinerja yang lebih baik karena:
 Perencanaan berorientasi pada output.
 Perencanaan memberikan arah orientasi pada kinerja.
 Perencanaan berorientasi pada prioritas.
 Perencanaan ini memfokuskan pada hal yang penting untuk mendapat
perhatian yang utama.
 Perencanaan berorientasi keuntungan.
 Perencanaan membantu mengalokasikan sumber-sumber untuk
mendayagunakan kekuatan terbaik.
 Perencanaan berorientasi pada perubahan.
 Perencanaa membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan
sehingga dapat dicaapai efisiensi dan efektivitas.

Pengertian perencanaan sumber daya manusia dikemukakan oleh Andrew

F.Si-
kula; 1981.
“Human resources of manpower planning has been defined as the process det-
ermining manpower requirement and the means for meeting those requirement
in order to carry out the intergrated plans of the organizations.”

Pengertian peencanaan sumber daya manusia juga dikemukakan oleh:

 “Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikassi
tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi
tersebut dapat mencapai tujuan.” (Robert L.Mathis dan John H. Jackson; 2001)
William B. Werter dan Keith Davis mengatakan:
“Perencanaan yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (dema-
nd) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah mau-
pun jenisnya sehingga departemen sumber daya manusia dapat merencanaka-
an pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lain dengan baik.”

Kompetisi strategi organisasi dari suatu organisasi dari suatu organisasi secara
keseluruhan menjadi dasar perencanaan sumber daya manusia, di mana
proses analisis dan identifikasi serta kebutuhan akan sumber daya manusia
tersedia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan.

Perencanaan sumber daya manusia memberkan petunjuk masa depan,

menentukan di mana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja akan
dibutuhkan dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang hanya dimiliki
tenaga kerja. Selain itu, jenjang karir yang tepat bagi tenaga kerja dan
manajemen serta system kompensasi harus sesuai dengan sistem
penyesuaian kinerja, di mana harus sesuai pula dengan keputusan
pengembangan sumber daya manusia.

2. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai

dengan kebutuhan organisasi,. Yang perlu dikembangkan adalah sistem
perencanaan SDM metode formal sehingga penyediaan “Knowledge Based
and Multiskilling Woker” dapat diperoleh kapan pun tenaga kerja itu dibutuhkan.
Perencanaan SDM dilakukan dengan tujuan:
1. Memberdayakan sumber daya manusia secara efisien dan efektif.
2. Mengembangkan peluang karier yang lebih efektif.
3. Mengembangkan SDM yang bekualitas dan memiliki kepuasan kerja.
 4. Memadukan aktivita SDM dan tujuan organisasi serta tujuan individu
secara efisien.
5. Membantu program rekrutmen dengan lebih ekonomis.
6. Membantu mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia
sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat tentang kegiatan
SDM dan unit-unit organisasi.
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting karena semua
perencanaan itu penting. Pemanfaatan sumber daya secara maksimal tidak
terjadi begitu saja. Efisiensi yang optimal hanya dapat setelah ada
perencanaan yang cermat, tujuan dan langkah-langkah, serta Tindakan telah
dilakukan. Pemanfaatan secara input organisasi yang paling penting produktif
hanya dapat dicapai melalui perhatian yang penuh kesadaran dan dalam waktu
yang lama. Perencanaan ini mempunyai dmensi-dimensi yang luas, tetapi hal
yang terpenting berada pada tiga tingkat utama, ykni tingkat perorangan,
tingkat organisasi, dan tingkat nasional.
 Tingkat perorangan
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu
karena perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan
individu dapat lebih mudah dicapai melalui peren-canaan karier yang terarah.
Stress, tekanan pekerjaan, dan kegelisahan akan berkurang apabila kegiatan
perencanaan sudah sesuai dengan standar pedoman dan diikuti dengan baik.

 Tingkat organisasi
Organisasi atau Lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia
untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang.
Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk
dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.

 Tingkat nasional
Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah,
komposisi, keragaman, dan Angkatan kerja yang ada pada suatu negara .
pemerintahan harus dapat memprediksi tingkat angkatan kerja sekaligus tingkat
pengangguran yang ada. Untuk melihat seberapa besar kebutuhan dan arah
keterampilan tenaga kerja, dapat dikaitkan dengan penawaran serta aspek
global. Teknologi yang sangat berperan dalam industri akhir-akhir ini
membutuhkan sumber daya manusia yang lebih terampil dalam bidang iptek,
manajerial, dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Dengan
demikian, perlu di siapkan sumber daya-sumber daya yang berkualitas dan
unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang
lebih baikdan tanggungjawab sosial yang tinggi.

3. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan suumber daya manusia dapat mememuhi banyak tujuan
orgnisasi. Menurut Thomas H.Stone terdapat dua tujuan pokok, yaitu:
o To aid in setting organizational goals and objectives. Including planning
for the attainment of equal employment opportunity and affirmative
action goals. (membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk
perencanaan pencatatan kesempatan kerja yang sama pada karyawan
dan tujuan Tindakan afirmatif.)
o To examine th effectof alternatve human resources policies and
programs and recommend implementation of the alternative that
contribute most to organizational effectiveness. (Melihat pengaruh
program dan kebijakan alternatif sumber daya manusia dan
menyarankan pelaksanaan alternatif yang paling menunjang kepada
keefektifan organisasi).

Perencanaan dengan segala variasinya ditunjukan untuk membantu

mencapai tujuan organisasi. Perencanaan dapat meminimalkan risiko atau
ketidakpastian suatu Tindakan. Dengan mengasumsikan kondisi di masa
datang dan menganalisis konsekuensi dari setiap tindakan, ketidakpastian
dapat dikurangi sehingga keberhasilan memiliki probabilitas lebih besar.

Kebutuhan akan perencanaan sumber daya manusia mugking tidak egera

tampak. Sebenarnya kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu
 organisasi hampir tidak pernah dapat dipenuhi dengan cepat atau mudah.
Suatu organisasi yang tidak merencanakan sumber daya manusia akan
melihat bahwa kebutuhan karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan
keseluruhan organisasi tidak akan tercapai secara efektif.

4. Manfaat Perenanaan Sumber Daya Manusia

Secara umum, manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi
kepentingan organisasi. Fokus pada peerecanaan saja akan merugikan
organisasi karena mengabaikan fungsi-fungsi yang lain. Dengan demikian
manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi perencanaan sumber daya
manusia dengan fungsi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai
secara keseluruhan.

Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, akan diperoleh
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1. Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek
sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.
2. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang
memengaruh biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol.
3. Manajmen dapat meningkatkan “right man on the right place” dengan tepat
sesuai dengan kebutuhan organisasi.
4. Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita
dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia
internal organisasi.
5. Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui
pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan,
kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan
jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.
6. Memungkinkan penarikan karyawan baru secara otomatis.
7. Koordinasi sumber daya manusia berjalan lebih baik.
 Kebutuhan akan perencanaan sumber daya manusia tidak lagi merupakan
kebutuhan sekunder, tapi banyak organisasi menerapkan bahwa hal itu
merupakan tuntutan mutlak bagi pekembangan organisasi keseluruhan.
Perubahan-perubahan aspek lingkungan menyadarkan bahwa organisasi
harus harus berbenah diri menuju kedinamisan global.

Tuntutan untuk selalu menyediakan tenaga kerja baru dan yang mempunyai
keahlian tinggi tidak hanya melibatkan depatemen manajemen sumber daya
manusia sebagai satu-satunya pengambilan keputusan, tetapi secara
keseluruhan , aspek kualitas karyawan ini merupakan titik fokus
pengambilan keputusan manajemen organisasi.

Pengambilan keputusan pada perencanaan sumber daya manusia akan

sangat bergantung pada kualitas dan sistem informasi yang tersedia.
Melalui proses perencanaan sumber daya manusia, tersedia informasi yang
nantinya akan digunakan untuk memprediksikebutuhan yang akan datang.
Bukti-bukti dan data saat ini dapat di pakai untuk memprediksi bahwa
kemungkinan yang terjadi di masa depan merupakan cara terbaik yang
dapat digunakan oleh manajemen pada perencanaan sumber daya
manusia.

5. Elemen-elemen perencanaan sumber daya manusia

Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam
perencanaan sumber daya manusia, yaitu tujuan, perencanaan organisasi,
audit sumber daya manusia, dan ramalan sumber daya manusia.
 TUJUAN
Bahwa tiap orgnisasi sewajarnya mempunyai tujuan dan sasaran
bagaimana mereka beroperasi. Demikian pula dengan aktifitas
perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan yang Berdasarkan
pribadi/individu sekaligus organisasi. Tujuan ini harus memuat sumber daya
yang representatif untuk kepentingan jangka panjang organisasi.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah:
1. Sejarah
Latar belakangan organisasi akan menentukan karakteristik organisasi.
Organisasi yang didirikan secara turun-temurun bersifat paternal
sehingga akan berpengaruh pada karakteristik budaya perusahaan
yang masih bersifat kekeluargaan. Organisasi yang dibangun oleh
pendiri yang independent, inovatif, visioner, dan transformasi akan
membawa dampak pada manajemen bawah terhadap kondisi bisnis
yang kontemporer.
2. Kemampuan organisasi
Kemampuan yang dimiliki oleh organisasi hendaknya harus dipahami
betul sebagai salah satu kelebihan, yaitu daya saing dan nilai lebih.
Kemampuan yang dipunyai organisasi sebagai daya saing merupakan
point of interest dalam persaingan global. Terlebih bagi organisasi yang
baru melakukan peluncuran usaha pada konsumen, hendaknya
kemantapan dalam bidang bisnis harus solid. Bidang usaha yang
dijalani meskinya merupakan refleksi pemikiran secara mendalam dari
pendiri secara terus menerus. Organisasi yang memutuskan untuk
terjun di bidang makanan siap saji akan berpikir seribu kali bila akan
memutuskan untuk mengambil bidang lain yang bukan meruupakan
spesialisasinya . demikian juga perusahaan apple computer tidak akan
menambah bidang bisnis lain yang bukan spesialisasinya.
3. Lingkungan organisasi
Aspek lingkungan ini akan menciptakan variable kesempatan dan
ancaman bagi organisasi .sering kitta jumpai Analisa ini merupakan
refleksi dari analisis SWOT sehingga organisasi memang perlu
melakukan identifikasi keunggulan, kelemahan, kesempatan, dan
ancaman untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan posisi
organisasi dibanding organisasi pesaing .
4. Fokus pada pasar
Fokus pada apa yang dituju yang merupakan cerminan dari misi, visi,
dan tujuan organisasi. Organisasi bila ingin eksis harus melihat,
tanggap, dan merespons apa yang menjadi keinginan konsumen karena
 kunsumen memiliki keinginan, persepsi, sikap, dan daya beli yang
bervariasi. Faktor luar external juga sangat berpengaruh terhadap
perubahan sikap kunsumen. Oleh karena itu, penting bagi organisasi
untuk selalu menjaga antara keinginan pasar dan tetap atau fkus pada
sasaran organisasi. Fokus pada pasar dengan tetap melihat kondisi
external tenaga kerja, apalagi globalisasi sudah mulai diambang pintu.
Dengan harapan bahwa organisasi yang berorientasi fokus pada pasar
dengan mempertimbangkan jumlah kebutuhan tenaga kerja dan kondisi
pasar kerja di pasar bursa kerja. Tenaga kerja begitu berlimpah,
sementara lapangan kerja demikian sedikit. Di tengah peradaban
industri yang sangat pelit memberikan peluang maka kota-kota besar di
setiap negara asia menjadi tanah impian bagi para pencari kerja dan
sekaligus menjadi sumber timbulnya komflik dan penderitaan.
5. Dapat dicapai
Misi dan tujuan yang baik hendaknya dapat diwujudkan. Setiap jenjang
manajemen harus memahami betul apa tujuan dan sasaran organisasi
sehingga masing-masing hierarki tidak mempunyai persepsi yang
berbeda dimana akan berpotensi menimbulkan konflik yang
disfungsional. Manajemen dan karyawan harus bersinergi untuk
memantapkan apa yang menjadi keinginan Bersama sehingga tidak
terjadi perbedaan pandangan antara tujuan individu dan tujuan
organisasi.
6. Dapat memotivasi
Misi dan tujuan dapat memberikan motivasi dan semangat kerja pada
seluruh karyawan. Maka dari itu, perumusan tujuan, misi, dan visi harus
realistis. Motivasi juga dipengaruhi dari factor kepemimpinan
manajemen yang mampu mengubah organisasi menjadi lebih bernilai.
7. Spesifik
Tujuan spesifik dapat memberikan arah dan menjadi pedoman dalam
pengambilan keputusan. Identifikasi isu-isu strategis yang dianalisis
organisasi, sebaiknya dibuat dengan mempertimbangkan waktu, biaya,
dan tenaga. Dengan demikian ,perumusan tujuan yang dibuat dapat
lebih terarah dan jelas serta mudah diterapkan pada manajemen madya
ke bawah.

 PERENCANAAN ORGANISASI
Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi
perkembangan organisai. Perencanaan ditujukan untuk membantu
mencapai tujuan organisasi. Perencanaan harus mendukung fungsi
-fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, susunan kepagawaian,
kepemimpinan, dan pengendalian. Perencanaan dapat meminimalkan
risiko atau ketidakpastian.

Perencanaan ternyata tak hanya mempunyai sisi positif, tetapi

memiliki sisi negatif pula. Segi positifnya, perencanaan membantu
manajemen untuk melihat masa datang. Manajemen yang hanya
melihat kondisi saat ini akan berpandangan sempit sehingga dapat
membahayakan organisasi kita selain itu, perencanaan membuat
keoordinasi menjadi lebih baik serta fokus pada tujuan organisasi.
Karena tujuan merupakan titik awal maka manajemen selalu diingatkan
pada tujuan tersebut. Jika perencanaan tidak dilakukan dengan baik,
akan membuang waktu dan tenaga. Fokus pada perencanaan saja juga
tidak akan menguntungkan karena mengabaikan fungsi yang lain.
Beberapa jenis perencanaan seperti misi, tujuan, kebijakan, prosedur,
aturan, dan anggaran.

 AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Mengevaluasi kegiatan-kegiatan personal lia yang dilakukan dalam
suatu organisasi. Hasilnya dapat memberikan umpan balik tentang
fungsi personallia bagi para manajer operasional dan departemen
personal lia. Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara
menyeluruh kegiatan-kegiatan personal lia dalam suatu departemen,
divisi, atau organisasi.
 Manfaat audit sumber daya manusia:
1. Memberikan kontribusi pada departemen personalia pada
organisasi.
2. Memberikan rasa professionalisme dan tanggung jawab diantara
para karyawan.
3. Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik personal lia.
4. Mengidentifkasi dengan jelas tugas dan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia.
5. Menganalisis maslah-masalah personalia
6. Mampu mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui
prosedur personalia yang efektif.
7. Menyelesaikan konflik dengan kebijak dan aturan secara fleksibel.
8. Dapat mudah menerima perubahan-perubahan yang di perlukan
departemen sumberdaya manusia.
9. Mudah menemukan permasalahan yang terjadi pada sistem
informasi sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses sistematis
yang digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan sumber daya
manusia di masa datang. Melalui program perencanaan sumber daya manusia
yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang
dibutuhkan pada setiap periode tertentu sehingga dapat membantu bagian
sumber daya manusia dalam perencanaan rekrutmen, seleksi serta pelatihan.
Perencanaan sumber daya manusia mempunyai peran yang penting dalam
mengembangkan perencanaan strate gis organisasi. Pelaksanaan fungsi-fungsi
sumber daya manusia manajemen harus dilaksanakan secara konsekuen
sehingga menjamin keberhasilan perencanaan strategis yang ditetapkan. Salah
satu contoh fungsi dan peran manajemen sumber daya manusia dalam
mencapai misi organisasi adalah proses rekrutmen, seleksi dan pelatihan guna
mendapatkan tenaga kerja yang terampil dan memiliki keahlian sesuai dengan
kebutuhan untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting
dalam berbagai kegiatan dalam suatu organisasi, termasuk dalam Manajemen
 Sumber Daya Manusia, sebab perencaan merupakan prasyarat pelaksaan
kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini dapat dipahami sebab secara umum
perencanaan merupakan proses penentuan tujuan, pengevaluasian berbagai
arternatif pencapaiannya, dan penentuan tindakan yang akan diambil. Dalam
konteks Manajemen Sumber Daya Manusia,perencanaan merupakan proses
penentuan sumber daya manusia dan tindakan untuk mendapatkannya.
Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang
digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan SDM dimasa
mendatang. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat
diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap
periode tertentu seingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan
rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan.
Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia
seperti yang dikemukakan oleh:
 Handoko (1997), Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan
tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada
organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-
kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
 Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber
daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses
menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan
tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
 George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder,
1981:173). Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi
tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi
tersebut dapat mencapai tujuannya.

6. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa

faktor, antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)
1. Lingkungan Eksternal
 Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek
dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit
diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat
bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi
perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan
sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia,
perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c. Perkembangan teknologi/komputer secara dahsyat merupakan contoh
jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber
daya manusia.
d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai
contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu
menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan
sumber daya manusia.

7. Manfaat Perencanaan SDM

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa

manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut
antara lain: (Fitzal Rivai, 2004).
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu
diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang
sudah terdapat dalam perusahaan.
Inventarisasi tersebut antara lain meliputi :
 Jumlah karyawan yang ada
  Berbagai kualifikasinya
 Masa kerja masing-masing karyawan
 Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal
maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
  Bakat yang masih perlu dikembangkan
 Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas
pekerjaan
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga
dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai
pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif,
perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia
telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan
dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan
sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang
pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya
manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan
pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas
kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan
dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan
disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam
menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan
perusahaan.
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk
mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan
semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan
tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan,
terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak
dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di
luar negeri).
Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan
perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang
 berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat
dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan
perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah
penelitian.Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan
untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul
pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi
jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.
b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar
belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.Pemahaman
demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat
disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.
7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program
kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam
perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan
karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi
peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai
sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun
program kerja yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari
calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting)
dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia
di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat
pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber
daya manusia. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya
manusia.Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu
sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya
data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih
mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat
dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat
dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai
 sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari
perusahaan.
8. Prinsip Perencanaan SDM

Selanjutnya, terdapat tiga prinsip utama yang perlu diperhatikan dengan cermat
ketika melakukan proses perencanaan SDM :
1. Tujuan Perencanaan SDM harus dihubungkan dengan program dan
kegiatan bisnis yang diemban oleh setiap unit kerja. Strategi dan rencana
bisnis ke depan merupakan dasar yang sangat penting untuk mulai
menyusun perencanaan SDM.
2. Penetapan persyaratan atau kualifikasi SDM yang tepat harus dirancang
dan dipergunakan dalam rekrutmen dan seleksi. Perencanaan SDM yang
baik juga selalu diawali dengan penetapan kualifikasi SDM yang jelas dan
diterapkan secara konsisten dalam proses rekrutmen/seleksi.
3. Proses perencanaan SDM harus juga disertai dengan prediksi permintaan
(demand) dan persediaan (supply) pasar tenaga kerja (internal dan
eksternal). Perencanaan SDM harus didasarkan pada prediksi yang cukup
akurat dan dilakukan secara kontinyu, mengenai pola demand dan supply
tenaga kerja, baik pada sisi internal perusahaan ataupun sisi eksternal.
9. Langkah-langkah Perencanaan

 Perencanaan Untuk Kebutuhan Masa Depan

 Perencanaan Untuk Keseimbangan Masa Depan
 Perencanaan Untuk Pengadaan danSeleksi
 Perencanaan Untuk Pengembangan
10. Metode Perencanaan

Perencanaan SDM atau manpower planning merupakan proses untuk

menghitung dan merencanakan jumlah kebutuhan pegawai yang paling
optimal bagi perusahaan. Kegiatan ini merupakan salah satu langkah awal
untuk menciptakan jumlah karyawan yang paling pas dengan kebutuhan
perusahaan. Artinya tidak terlalu berlebih sehingga tidak efisien atau
kekurangan jumlah pegawai sehingga lambat mengantisipasi
perkembangan bisnis.
Ada tiga faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan perencanaan
SDM. Faktor pertama adalah estimasi jumlah karyawan yang akan keluar
(baik secara alami melalui proses pensiun) atau karena yang
mengundurkan diri. Data karyawan yang akan pensiun bisa dilihat dari
database karyawan, sementara tren karyawan yang resign bisa dilihat tren
turn over pegawai dalam tiga tahun terakhir.
Faktor kedua adalah rencana bisnis perusahaan di masa mendatang;
apakah hendak melakukan ekspansi pasar dan membuka cabang bisnis
baru. Atau justru sebaliknya, akan menghadapi penurunan penjualan
sehingga operasi bisnis akan makin diciutkan. Rencana bisnis ini sangat
penting bagi proses perencanaan kebutuhan jumlah SDM.
Faktor yang ketiga yang juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan
SDM adalah sumber daya keuangan perusahaan. Apakah perusahaan
memiliki anggaran yang cukup memadai untuk mempertahankan jumlah
karyawan atau juga melakukan penambahan. Atau sebaliknya, kondisi
keuangan perusahaan kian sulit sehingga justru harus dilakukan PHK.
Dalam memprediksi jumlah pegawai yang dibutuhkan, perusahaan bisa
menggunakan dua metode. Metode yang pertama sering disebut sebagai
metode trend analysis. Metode ini digunakan untuk memprediksi kebutuhan
rekrutmen baru berdasar trend jumlah karyawan di masa lalu. Misal : jumlah
teknisi pada tiap akhir tahun selama lima tahun berturut-turut dihitung dan
dicatat. Tujuannya untuk mengidentifikasi trend perkembangan jumlah
teknisi yang dibutuhkan dimasa depan. Berdasar angka tren ini kemudian
bisa diperkirakan jumlah pegawai yang perlu direkrut,
Metode yang kedua adalah ratio analysis. Metode ini digunakan untuk
memprediksi jumlah rekrutmen baru berdasar rasio antara faktor tertentu
(misal, jumlah pendapatan) dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan
(misal : jumlah pegawai yang diperlukan).
Misal: Jumlah pendapatan tahun ini adalah Rp 100 milyar dan jumlah
karyawan tahun ini adalah 100 orang; berarti rasionya adalah 1 karyawan =
Rp 1 milyar. Jika estimasi pendapatan tahun depan = Rp 110 milyar, maka
estimasi kebutuhan karyawan baru = 10 orang (agar rasio 1 : Rp 1 milyar
bisa tetap dipertahankan).