MENGARSIPKAN SURAT MEMO DAN FAKSIMILE

DI SENTRAL KEBUN GUNUNG MELIAU

Oleh :

MITA NATALIA

NIS / NISN:604517022/0022977890

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

HARAPAN MELIAU

2019
MENGARSIPAKAN SURAT MEMO DAN FAKSIMILE

DI SENTRAL KEBUN GUNUNG MELIAU

Oleh:
MITA NATALIA
NIS/NISN: 604517022/0022977890

LAPORAN

Mengikuti Diajukan Sebagai Syarat Ujian Akhir Sekolah

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

HARAPAN MELIAU

2019
 MENGARSIPKAN SURAT MEMO DAN FAKSIMILE

DI SENTRAL KEBUN GUNUNG MELIAU

Penyusun,

MITA NATALIA

NIS / NISN : 604517022/0022977890

Mengetahui,

Pembimbing laporan Guru Pembimbing

………………………. ……………………….

Menyetujui,

Pembimbing Instansi Pimpinan Intansi

Marihot Siahaan

Teguh W. Widodo
 MENGARSIPKAN SURAT MEMO DAN FAKSIMILE

DI SENTRAL KEBUN GUNUNG MELIAU

Penyusun,

MITA NATALIA

NIS / NISN : 604517022/0022977890

Menyetujui,

Ketua Program Keahlian Ketua Panitia

……………………. ………………

Mengesahkan,

Kepala Sekolah

Lusmi,S.Kom
 PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : MITA NATALIA

NIS /NISN :604517022/0022977890

Jurusan : ADMINISTRASI PERKANTORAN

Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahawa laporan (PSG) yang penulis buat ini
benar- benar merupakan hasil karya penulis sendiri, bukan merupan pengambil alihan
tulisan atau copy paste hasil karya orang lain,yang penulis akui sebagai tulisan atau
pikiran penulis sendiri .

Apabila kemudian hari terbukti atau dapat di buktikan laporan (PSG) ini adalah hasil
pengambil alihan atau copy paste,penulis bersedia menerima sangsi atas perbuatan
tersebut atau dengan membayar denda sebesar RP.1.000.000.00 ( satu juta rupiah).

Meliau, September 2019

Yang membuat pernyataan,

MITA NATALIA
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan

karunia-Nya sehingga penulis bisa melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda, dan penulis dapat

menyusun dan menyelesikan laporan ini. Laporan dibuat sebagai syarat untuk mengikutu Ujian

Akir Nasional tahun 2019/2020 Laporan ini dibuat berdasarkan hasil kegiatan penulis selama

kurang lebih dua bulan mulai tanggal 3 Juli 2019-3 September 2019 yang bertempat di PTPN

XIII Kebun Gunung Meliau. Pada saat melakukan Pendidikan Sistem Ganda tidak lepas dari

bimbingan dari para Guru dan para Karyawan ditempat penulis melaksanakan Pendidikan

Sistem Ganda (PSG). Oleh karena itu semua penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak H. Muhammad Djafar selaku ketua Yayasan Harapan Meliau.

2. Bapak Lusmi, S. Kom selaku kepala sekolah SMK Harapan Meliau.

3. Bapak Teguh Wahyu Widodo selaku Manajer Kebun Gunung Meliau.

4. Ibu Tiodor Sianturi A.Md. selaku ketua jurusan dan sekaligus pembimbing

laporan.

5. Bapak Heri selaku Pembimbing Lapangan.

6. Ibu Eva Herawati, S.Kom selaku Guru Pembimbing PSG

7. Ibu Eka Setiawati, S. Pd selaku Panitia PSG

8. Seluruh karyawan dan Staf Tata Usaha Kebun Gunung Meliau yang telah

memberikan bimbingan selama kegiatan PSG

9. Orang tua penulis dan teman-teman penulis yang memberi semangat untuk terus

belajar dan mencari pengetahuan lebih tinggi.

Pada akhir kegiatan Pendidikan Sistem Ganda yang penulis laksanakan,

penulis menyusun dalam sebuah laporan yang telah ditentukan oleh Departement

Pendidikan Nasional khususnya Sekolah Menengah Kejuruan. Dalam kegiatan

Pendidikan Sistem Ganda penulis dapat mengenal langsung Pendidikan Dunia

Usaha dan Industri.

Dalam menyusun laporan ini penulis menyadari bahwa masih banyak

kekurangan dankekeliruan baik bahasa maupun penulisannya, bagaimanapun apa

yang penulis perbuat tidak lepas dari kesalahan dan kekeliruan dengan itu penulis

mengharapkan kritikan dan saran yang bersifat mendukung. Semoga laporan ini

bermanfaat bagi kita penulis semua.

Meliau, September 2019

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

A.Latar Belakang
Dalam menciptakan lapangan kerja yang memenuhi syarat dalam dunia kerja,

perlu adanya persiapan yang baik untuk Sumber Daya Manusia yang berpotensi tinggi

sesuai perkembangan zaman. Untuk mewujudkannya maka Sekolah Menengah

Kejuruan(SMK) setiap tahunya mengadakan Pendidikan Sistem Ganda(PSG).

Pada pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda(PSG) merupakan suatu bentuk

penyelenggaraan pendidikan keahlian professional yang memadukan secara sistematis

program pendidikan di sekolah dengan program penguasaan keahlian melalui kegiatan

secara langsung dan terarah untuk mencapai tingkat keahlian professional tertentu. Penulis

jadi dapat mngerti dan memahami dunia kerja yang untuk menciptakan manusia yang

memiliki kopetisi,menguasai teknologi, dan pengetahuan yang harus mamp menghsilkan

produk unggul.

Pada pendidikan dan pelatihan di sekolah dan diluar sekolah merupakan salah

satu peran utama demi pembentukan Sumber Daya Manusia(SDM) yang berperan jelas dan

langsung ke aspek nya akan menjadi asset bangsa, maka hanya dapat di kuasai melalui cara

mengerjakan langsung perkerjaan pada bidang profesi yang ada dalam dunia kerja. Peran
 jelas tersebut di topang dengan keahlian yang professional, produktif,dan harus mandiri

dalam menghadapi dunia kerja.

B. Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas yang menjadi masalah dalam laporan ini adalah

sebagai berikut :

1. Apa pengertian mengarsipkan surat, memo dan facsimile?

2. Bagaimana cara mengarsipkan surat,,memo,dan facsimile yang baik dan benar..

3. Apa saja bagian dari pengarsipan yang baik dan benar.

C. Tujuan

Tujuan penulis yang ingin dicapai selama Pendidikan Sistem Ganda (PSG) adalah :

1. Supaya mengetahui apa yang yang dimaksud dengan mengarsipkan surat,memo dan

facsimile.

2. Supaya mengetahui tata cara mengarsipkan surat,memo dan facsimile yang baik dan

benar sesui dengan aturan pengarsipan.

3. Supaya mengetahui apa saja bagian dari pengarsipan yang baik dan benar

D. Manfaat

Penulis mendapatkan ilmu dan mendapatkan pengalaman baru yang tidak pernah

didapatkan disekolah.Selain itu penulis juga dapat bertanggung jawab terhadap pekerjaan
 dan displin terhadap waktu. Maka manfaat PSG sangat besar bagi siswa itu

sendiri,diantaranya:

1. Bagi Penulis

Manfaat bagi penulis dapatkan dengan adanya PSG adalah penulis menjadi

mengerti tentang pekerjaan didunia industri/usaha dan mengenalkan siswa-siswi

pada pekerjaan lapangan di dunia industri/usaha sehingga saat penulis terjun ke

lapangan pekerjaan sesungguhnya penulis dapat beradaptasi dengan cepat.

2. Bagi Sekolah

Manfaat PSG bagi sekolah untuk menjadi pedoman dan mengoptimalkan kegiatan

sekolah dan dapat juga meningkatkan hubungan sekolah dengan masyarakat, Selain

itu juga dapat memberikan kontribusi dan tenaga kerja bagi perusahaan.

3. Bagi Masyarakat

Manfaat PSG bagi masyarakat adalah meningkatkan mutu dan

pendidikansekolah kujuruan melalui peran dunia kerja dan masyarakat bia menkmati

pelayanan yang baik dari siswa-siswi yang telah melaksanakan PSG, dan agar

lulusan SMK bisa langsung terjun kerja ke masyarakat, dan dunia usaha

sesungguhnya supaya bisa membantu meringankan beban Negara dalam arti suapay

siswa-siswi bisa membantu Negara menjadi lebih baik dari sebelumnya.

4. Bagi Intansi
Manfaat bagi Instansi adalah mendukung program pendidikan pemerintah dan

meningkatkan citra perusahaaan.ikutnya peserta didik dalam membantu para staf

menyelesaikan pekerjaanya serta menghasilkan inovasi dan pelajaran untuk meningkatkan

pengaruh sebuah instansi yang dinaungi.

 BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Singkat Berdirinya Kebun Gunung Meliau

PT. Perkebunan Nusantara XIII (Persero) disingkat PTPN XIII adalah

perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) didirikan pada tanggal 11 maret 1996

berdasarkan peraturan pemerintah (PP) No.18 tahun 1996 dan telah di sahkan oleh

Menteri Kehakiman R.I Tanggal 11 Maret 1996 melalui keputusan No.C2-8341.II.T.

01.01. TTI. 96 tahun 1996 serta tambahan berita Negara R.I No.81 pada awal

operasinya (Maret s/d Juli 1996) Kantor Direksi PTPN XIII menempati Kantor Eks. LO

PTPN7. Karena gedung itu akan segera direhab maka Kantor Direksi berpindah

sementara wktu ke Kantor POS Indonesia selama tahun 1996 s/d 1998. Kemudian

setelah pembangunan gedung Kantor Direksi yang baru selesai maka hingga saat ini

Kantor Direksi PTPN XIII pindah ke Jalan Sultan Abdurrahman No. 11 Pontianak,

Kalimantan Barat.

PTPN XIII merupakan penggabungan dari proyek pengembangan delapan Eks

PTP yaitu PTP VI, VII, XII, XVIII,XXIV-V, XXVI, dan XXIX yang semua berlokasi di

Kalimantan. PTPN XIII bergerak pada bidang Usaha Agroindustri.Komoditas utama

yang di kelola PTPN XIII adalah Kelapa Sawit dan Karet.PTPN XIII berkantor pusat di

Pontianak, sampai dengan akhir tahun ini memperkerjakan karyawan tetap dan honorer
 sebanyak 13 ribu orang.Dengan di dukung ribuan karyawan tersebut, PTPN XIII telah

menunjukkan pertumbuhan kinerja yang konsinten.

Berdasarkan surat No.276/Metan/IV/1981, maka pembangunan pabrik minyak

Kelapa Sawit Gunung Meliau oleh PTP VII Jambi Provinsi Sumatra Utara yang

dilaksanakan pada tanggal 21 April 1981. Luas PMS Gunung Meliau sebesar 9,996,25

Ha berserta halaman dan tanamannya. Kebun Gunung Meliau Kecamatan Meliau,

Kabupaten Sanggau, Provinsi Kalimantan Barat, Kebun Gunung Meliau dilaksanakan

pada tanggal yaitu:

1. Pada tahun 1984 Kebun Gunung Meliau di operasikan dengan kapasitas olah 15 ton

TBS/jam, kemudian pada tahun 1985 ditingkatkan lagi pengoperasian sehingga

menjadi 30 ton TBS/jam.

2. Pada tahun 1987 Kebun Gunung Meliau di operasikan dengan kapasitas 60 ton

TBS/jam.

B. Letak Geografis

PTPN XIII (Persero) terletak di Kecamatan Meliau, Kabupaten

Sanggau.Perusahaan ini berdiri di dataran tinggi atau perbukitan. Letak Kantor

Gunung Meliau secara geografis adalah sebagai berikut :

1. Sebelah Timur, berbatasan dengan Gudang.

2. Sebelah Selatan, berbatasan dengan Jalan.

3. Sebelah Barat, berbatasan dengan Wisma Fisifera.

4. Sebelah Utara, berbatasan dengan Perkebunan Sawit Inti

C. Visi dan Misi PTPN XIII (Persero) Kebun Gunung Meliau

1. Visi

“Mejadi perusahaan agribisnis yang sehat, produktif, tumbuh dan

berkembang bersama masyarakat secara berkelanjutan”

2. Misi

1. Mencapai produktifitas kelapa sawit 5,2 ton CPO/ha dan karet 1,27 ton

KK/ha dengan kualitas baik sehingga menghasilkan Gross Provit minimal

20% pada tahun 2020.

2. Memiliki SDM yang berintergritas dan professional dengan perbandingan

hektar per orang (land to man rasio) 12.1.

3. Meraih potensi produksi melalui Tanaman Ulang dengan kualitas standard.

4. Membangun kemitraan bisnisyang saling menguntungkan.

5. Optimalisasi asset untuk memberi nilai tambah terbaik.

6. Melaksanakan Tata Kelola perusahaan dengan prinsip Good Corporate

Governanace (GCG)

Tata Nilai Perusahaan

a) Integritas e) Tanggung Jawab

b) Disiplin f) Inovasi

c) Perbaikaan Terus Menerus g) Komunikasi

 d) Bertindak Segera h) Kerukunan

3. Paradigma Perusahaan

1. Menciptakan nilai tambah dalam berkerja sehari-hari

2. Mengutamakan kebutuhan pasar dan pelanggan serta mencermati persaingan.

3. Melakukan kegiatan perusahaan yang cepat dan berani mengambil resiko.

4. Bekerja dengan prinsip efektif dan efisien.

5. Bekerjasama dan rukun serta saling mengingatkan dalam tugas berdasarkan

pengetahuan.

6. Menghargai hasil karya dan prestasi kerja untuk menjadi karyawan yang

sejahtera dan terhormat.

7. Memberi manfaat kepada alam dan lingkungan.

D. Struktur organisasi kepengurusan PTPN XIII

Organisasi adalah kelompok yang berguna untuk mencapai tujuan

tertentu,sedangkan struktur organisasi adalah suatu susunan kerja sama yang berbentuk

beberapa kerangka yang atas satuan-satuan organisasi serta pejabat dengan tugas dan

wewenang, sedangkan sebagian organisasi adalah gambaran struktur organisasi yang

ditinjau dari bentuk dan susunan menurut kedudukannya masing-masing.

Berikut adalah struktur kepegawaian Kebun Gunung Meliau :

1) Manajer : Teguh W. Widodo

2) Ast. Keamanan Rayon Utara :

3) Ast. Keamanan Rayon Selatan :

4) Ast. TUK : Tuagta Tarigan

5) Ast. PUH : Marihot Siahaan

6) Ast. Teknik :

7) Kepala Pengamanan :

8) Ast Afdeling I : Sanno P. Purba

9) Ast Afdeling II : Bresman Sitorus

10) Ast Afdeling III : Jamali

11) Ast Afdeling IV : Tony S. H. Panjaitan

12) Ast Afdeling V : Murhadinurrahman

13) Ast Afdeling VI : H. Husni

14) Ast Afdeling VII : M. Fitra A. Nasution

15) Ast Afdeling VIII : Ustipanus Tono

 BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Jenis Kegiatan

Pada saat melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) di PT. Perkebunan

Nusantara XIII (Persero) jenis pekerjaan yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut:

1. Muyusun data Nota Bon Permintaan dan Pengeluaran Barang,

2. Aksi nyata,

3. Menyusun SMPB,

4. Mengantar Buku Ekspedisi Distrik

5. Menyusun arsip-arsip lama

B. Jadwal Kegiatan

No Hari Masuk Istirahat Pulang

1 Senin 06.30-11.00 11.00-12.30 12.30-15.00

2 Selasa 06.30-11.00 11.00-12.30 12.30-15.00

3 Rabu 06.30-11.00 11.00-12.30 12.30-15.00

4 Kamis 06.30-11.00 11.00-12.30 12.30-15.00

5 Jumat 06.30-11.00 ….. 11.00

6 Sabtu 06.30-12.00 ….. 12.00

C. HASIL KEGIATAN