KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Puji syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT. Karena berkat rahmat
dan karunia- Nya. Laporan PKL ini dapat saya selesaikan dengan cukup
baik.Laporan ini membahas tentang kegiatan PKL yang saya jalani
selama 1 bulan. Laporanini saya buat berdasarkan apa yang diterima sesuai
dengan kenyataan di tempat PKL.Dengan adanya laporan PKL ini, mudah-
mudahan dapat menambah wawasan kita semuatentang dunia kerja kefarmasian
secara nyata.
Saya menyadari sepenuhnya, bahwa pembuatan laporan ini
masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu saya sangat mengharapkan saran
dan kritik dari ibu dan bapak pembimbing.Akhir kata saya ucapkan kepada
semua pihak yang telah membantu dalam pembuatanlaporan PKL ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Daftar Isi
Halaman
Lembar Pengesahan........................................................................................ i
Kata Pengantar ............................................................................................... ii
Daftar Isi ........................................................................................................ iii

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.................................................................... ......................1
1.2 Tujuan dan Manfaat ............................................................. ..................... 2
1.3 Tempat dan Waktu ............................................................................. .4

BAB II
TINJAUAN UMUM DINAS KESEHATAN
2.1 Gambaran Umum Dinas Kesehatan ...........................................6
2.2 Gambaran Umum Pukesmas ................................................... ......................7
2.3 Organisasi dan pesonalia......................... ...........................8
2.4 Pengelolaan Obat .............................. ............................9
2.2 Regulasi Kefarmasian................................ ...........................10

BAB III
KEADAAN TEMPAT KEGIATAN PKL
3.1 Sejarah Berdirinya Lembaga............................................... .....................11
3.2 Struktur Organisasi Lembaga................................................................... 12
3.3 Sumber Daya Manusia........................................................ ..................... 13
3.4 Sumber Daya Lain (Fasilitas) Yang Menunjang................. ......................14
3.5 Lingkungan Kerja............................................................... .......................15

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) adalah suatu bentuk penyelenggaraan
pendidikan keahlian yang memadukan secara sistemik dan sinkron program
penguasaan keahlian yang diperoleh melalui profesional tertentu. Dimana siswa
yang bersangkutan ditempatkan disuatu institusi dalam jangka waktu tertentu,
sehingga siswa lebih jelas dan mengetahui fungsi dan kedudukannya dalam dunia
industri sebagai tenaga siap pakai yang terjun lanngsung ke masyarakat tanpa
menghadapi hambatan.

Praktek kerja lapangan (PKL), mengandung makna bahwa kegiatan ini

menjadi tanggung jawab bersama antar pihak sekolah dan masyarakat atau dunia
kerja. Di lingkungan sekolah dan lingkungan dunia kerja, semua sistem
pendidikan/ pelatihan yang berlangsung di dunia kerja dievaluasi oleh dunia
kerja.

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

 1. Tujuan Umum
 Untuk mengetahui dan memahami ruang lingkup kerja dan tanggung
jawab seorang Tenaga Teknis Kefarmasian di apotek.
 Untuk meningkatkan dan menambah ilmu pengetahuan dan keterampilan
tentang pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk,
pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat serta
perbekalan farmasi lainnya.

2. Tujuan Khusus
Untuk menghasilkan Tenaga Teknis Kefarmasian yang profesional, jujur
dan bertanggung jawab dalam hal pelayanan kefarmasian kepada masyarakat.

C. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Laporan ini disusun agar dapat berguna bagi :
 Pihak sekolah sebagai tanggung jawab penulis dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan ( PKL ), serta sebagai bahan masukan mengenai
perkembangan siswa dalam melaksanakan praktek tersebut.
 Pihak dunia kerja sebagai bukti pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL),
dan pertanggung jawaban penulis.
 Untuk menambah pengetahuan, pengalaman dan keterampilan selama
melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL) di Apotek Kimia Farma
Diponegoro.

D. Tempat dan Waktu

1. Tempat Praktek Kerja Lapangan
Nama Tempat : Pukesmas Cigugur Cimahi Tengah
Diberdiri : 22 Juli 1985
Alamat : Jl. R. H. Abdul Halim No. 199 RT. 01 RW. 07 Kampung
Tangkil Kelurahan Cigugur Tengah
Telepon : 022-6632343

2. Waktu Praktek Kerja Lapangan

Tanggal pelaksanaan PKL : 18 maret – 13 April 2013
Hari pelaksanaan : Senin - Sabtu
Waktu pelaksanaan : 08.00 – 13.00 WIB

BAB II
 TINJAUAN UMUM DINAS KESEHATAN

2.1 Gambaran Umum Dinas kesehatan

2.1.1 Sejarah Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

Pada permulaan zaman kemerdekaan/revolusi (17-8-45) penyelenggaraan

pemerintah dibidang kesehatan di Propinsi Jawa Barat dilaksanakan oleh
Jawatan/Dinas Kesehatan yang dipimpin oleh Dr Purwosuwardjo sebagai Dokares
di Bandung. Jawatan Kesehatan ini pertama kali berkantor di sebuah gedung di
jalan Diponegoro kemudian pindah ke jalan Braga (sekarang dipakai toko
Sarinah) karena Belanda terus menyerbu, maka Dokares Priangan bersama-sama
dengan Kantor Keresidenan mengungsi ke Garut menempati hotel Melati ini
terjadi pada bulan April 1946.

Pada tanggal 1 Agustus 1946 dibentuk Jawa Barat, nama Kantor Inspeksi
Kesehatan Jawa Barat berulang kali berubah yaitu tahun 1953 menjadi Jawatan
Kesehatan Inspeksi Jawa Barat, Tahun 1956 Pengawas Kepala Dinas Kesehatan
Propinsi Jawa Barat, Tahun 1957 Kantor Inspeksi Kesehatan Jawa Barat dan
Tahun 1959 menjadi Dinas Kesehatan Daswati I Jawa Barat.

Perkembangan pengorganisasian bidang kesehatan di Jawa Barat sejak Pelita I

mengalami perubahan. Mulai tahun 1970 unsur pelaksanan pemerintah daerah di
bidang kesehatan berbentuk Jawatan Kesehatan Propinsi Jawa Barat berdasarkan
surat keputusan Gubernur Jawa Barat No : 189/OP/GOM/SK/70.

Sejak dikeluarkannya keputusan menteri kesehatan nomor:125/IV/Kab/BU/75

diadakan pemisahan Dinas Kesehatan Tingkat I Propinsi Jawa Barat dan dibentuk
Kantor Wilayah Departemen Kantor Wilayah Departemen Kesehatan
(KanwilDepkes) dengan struktur organisasi sebagai berikut:
1. Bagian Tata Usaha
2. Bidang Perencanaan
3. Bidang Pelayanan dan Pengendalian

Akan tetapi tahun 1979 sesuai dengan keputusan Menteri Kesehatan RI no

275/Men.Kes/SK/VII/79 susunan organisasi Kanwil Depkes terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
2. Bidang Penyusunan Program dan Evaluasi
3. Bidang Bimbingan dan Pengendalian Pelayanan Kesehatan Masyarakat
4. Bidang Bimbingan dan Pengendalian Pemberantasan Penyakit Menular
5. Bidang Bimbingan dan Pengendalian Produksi dan Penggunaan Obat
dan Makanan

Tahun 1986 Struktur organisasi dan tata kerja Kanwil Depkes Propinsi
Jawa Barat mengalami perubahan, semula terdiri dari kepala kantor wilayah yang
membawahi 1 bagian dan 4 bidang menjadi 1 bagian dan 5 bidang.

Ada era desentralisasi terjadi lagi perubahan struktur organisasi dan tata kerja,
tahun 2001 terjadi penggabungan antara Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat
dengan Kanwil Depkes Propinsi Jawa Barat menjadi Dinas Kesehatan Propinsi
Jawa Barat.

Saat ini, Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat berlokasi di jalan Pasteur
no. 25 Bandung. Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat mencakup gedung
perkantoran di Jl. Pasteur no. 25 dan 4 (empat) UPTD, yaitu :

1. Balai Pengembangan Tenaga Kesehatan Masyarakat (BPTKM) Jl.

Pasteur no. 31 Bandung,
2. Balai Pengembangan Laboratorium Kesehatan (BPLK) Jl. Sederhana
no.3–5 Bandung,
3. Balai Kesehatan Kerja Masyarakat (BKKM) Jl. Rancaekek dan KP4 Jln.
Satria no. 95 Cirebon.

Jumlah pegawai di lingkungan Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

seluruhnya 360 orang. Data terperinci adalah sebagai berikut :

1. pejabat eselon II dan III (6 orang),

2. subbag perencanaan dan pelaporan (14 orang), subbag keuangan (49
orang),
3. subbag kepegawaian dan umum (91 orang),
4. seksi akreditasi sarana kesehatan (14 orang),
5. seksi akreditasi dan pendayagunaan tenaga (18 orang),
6. seksi legislasi dan kebijakan kesehatan (19 orang),
7. seksi pelayanan kesehatan dasar dan khusus (18 orang),
8. seksi kesehatan keluarga dan gizi (15 orang),
9. seksi rumah sakit (13 orang),
10. seksi penyehatan lingkungan (16 orang),
11. seksi pengendalian penyakit (23 orang),
12. seksi pengamatan pencegahan penyakit mata (19 orang),
13. seksi farmasi, kosalkes dan mamin (15 orang),
14. seksi promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat (16 orang),
dan seksi teknologi dan informasi kesehatan (14 orang).

2.1.2 Logo Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

 Gambar 2.1 Logo Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

Lambang Pemerintah Propinsi Jawa Barat berbentuk bulat telur dengan

hiasan pita di bagian bawahnya yang berisikan motto Jawa Barat.
Makna dari bentuk dan motif yang terdapat dalam lambang ialah :

1. Bentuk bulat telur pada lambang Jawa Barat berasal dari bentuk perisai
yang banyak dipakai oleh para laskar kerajaan zaman dahulu, makna
perisai sebagai penjagaan diri.
2. Kujang yang berada di tengah-tengah adalah senjata pusaka yang tajam
serba guna bagi masyarakat Sunda masa lalu. Lima lubang pada kujang
melambangkan dasar negara, yaitu Pancasila.
3. Setangkai padi yang terdapat di sisi sebelah kiri melambangkan bahan
makanan pokok masyarakat Jawa Barat sekaligus juga melambangkan
kesuburan pangan, dan jumlah padi 17 menggambarkan tanggal
Proklamasi Republik Indonesia.
4. Kapas yang berada di sebelah kanan melambangkan kesuburan sandang,
dan 8 kuntum bunga menggambarkan bulan proklamasi Republik Indonesia.
5. Gunung yang terdapat di bawah padi dan kapas melambangkan bahwa
daerah Jawa Barat terdiri atas daerah pegunungan.
6. Sungai dan terusan yang terdapat di bawah gunung sebelah kiri
melambangkan di Jawa Barat banyak terdapat sungai dan saluran air yang
sangat berguna untuk pertanian.
7. Petak-petak yang terdapat di bawah gunung sebelah kanan melambangkan
banyaknya pesawahan dan perkebunan. Masyarakat Jawa Barat umumnya hidup
mengandalkan kesuburan tanahnya yang diolah menjadi lahan pertanian.
8. Dam/bendungan yang terdapat di tengah-tengah bagian bawah antara gambar
sungai dan petak, melambangkan kegiatan di bidang irigasi yang merupakan
salah satu perhatian pokok mengingat Jawa Barat merupakan daerah agraris.

MAKNA WARNA
Warna yang mendominasi pada lambang Jawa Barat adalah hijau, makna warna-
warna yang dipergunakan dalam mewarnai motif lambang adalah :

1. Hijau bermakna kesuburan dan kemakmuran tanah Jawa Barat.

2. Kuning bermakna keagungan, kemulyaan dan kekayaan.
3. Hitam bermakna keteguhan dan keabadian.
4. Biru bermakna ketentraman atau kedamaian
5. Merah bermakna keberanian.
6. Putih bermakna kemurnian/kesucian atau kejujuran.

MOTTO DAERAH

Motto daerah Jawa Barat adalah “Gemah Ripah Repeh Rapih”, kata
gemah-ripah dan repeh-rapih merupakan kata majemuk yang mempunyai arti
sebagai berikut :

1. Gemah-ripah : subur makmur, cukup sandang dan pangan.

2. Repeh-rapih : rukun dan damai atau aman sentosa.
Arti dari motto daerah Jawa Barat secara keseluruhan ialah menyatakan
bahwa Jawa Barat merupakan daerah yang kaya raya/subur makmur didiami
oleh banyak penduduk yang hidup rukun dan damai.

2.1.3 Badan Hukum Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat merupakan lembaga teknis di bidang

kesehatan yang berada dibawah naungan Departemen Kesehatan Pemerintah
Republik Indonesia yang dipimpin oleh Menteri Kesehatan.

2.1.4 Struktur Organisasi dan Job Description

Struktur organisasi pada Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat mengacu

pada Surat Keputusan Menteri Nomor 32 Tahun 1996 tentang Struktur Organisasi
dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Kesehatan di Propinsi, yang berlaku
sampai adanya Undang-Undang Otonomi Daerah Nomor 22 Tahun 1999 tentang
Pemerintahan Daerah adalah sebagai berikut :
Adapun job description dari struktur organisasi Dinas Kesehatan Propinsi
Jawa Barat di atas yaitu sebagai berikut:
A. Kepala:
1. memimpin kantor;
2. mengkoordinasikan seluruh pekerjaan;
3. membina seluruh karyawan dan karyawati;
4. membuat perencanaan dan anggaran sarana dan infrastruktur.

B. Sekretaris:
1. membantu pimpinan dalam bidang administrasi;
2. menyiapkan konsep-konsep keluar;
3. membantu menyiapkan perencanaan pengadaan sarana dan
infrastruktur.

a) Sub bagian perencanaan dan program:

1. membantu pimpinan menyiapkan rencana dan program;
2. mengkoordinasikan seluruh unit dalam menyiapkan rencana dan
program;
3. mengevaluasi realisasi dari perencanaan dan program.
b) Sub bagian keuangan: menyiapkan rencana anggaran organisasi.
c) Sub bagian kepegawaian dan umum:
1. menyiapkan rencana pengadaan SDM;
2. menyiapkan rencana penerimaan SDM;
3. menyiapkan pengembangan karir pegawai.

C. Bidang regulasi dan kebijakan kesehatan:

1. menyiapkan konsep kebijakan peraturan perundang-undangan dibidang
kesehatan;
2. mengevaluasi pelaksanaan peraturan perundang-undangan di
bidang kesehatan;

Seksi akreditasi sarana kesehatan:

1. menyiapkan perencanaan penilaian yang berkaitan dengan akreditasi;
2. mengevaluasi hasil-hasil akreditasi.

Seksi akreditasi dan pendayagunaan tenaga kesehatan:

1. menyiapkan perencanaan penilaian yang berkaitan dengan akreditasi dan
pendayagunaan tenaga kesehatan;
2. mengevaluasi hasil-hasil akreditasi dan pendayagunaan tenaga kesehatan.

Seksi legislasi dan kebijakan kesehatan:

1. menyiapkan perencanaan peraturan perundang-undangan;
2. mengevaluasi hasil-hasil yang berkaitan dengan pelaksanaan perundang-
undangan.
D. Bidang bina pelayanan kesehatan:
1. menyiapkan rencana pelaksanaan pelayanan kesehatan;
2. menyiapkan segala sarana dan prasarana SDM dalam rangka meningkatkan
pelayanan kesehatan.

a) Seksi pelayanan kesehatan dasar dan khusus:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan pelayanan
kesehatan dasar dan khusus;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari pelayanan kesehatan dasar dan
khusus.

b) Seksi kesehatan keluarga dan gizi:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan kesehatan
keluarga dan gizi;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari pelayanan kesehatan keluarga dan gizi.

c) Seksi rumah sakit:

1. menyiapkan sarana dan prasarana kesehatan untuk semua pasien;
2. meningkatkan pelayanan terhadap pasien.

E. Bidang bina penyehatan lingkungan dan pencegahan penyakit:

1. menyiapkan rencana pembinaan pelestarian lingkungan dan pencegahan
penyakit;
2. mengevaluasi hasil-hasil perencanaan di bidang penyehatan lingkungan dan
pencegahan penyakit.

Seksi penyehatan lingkungan:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan penyehatan
lingkungan;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari pelayanan penyehatan lingkungan.

Seksi pengendalian penyakit:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan pengendalian
penyakit;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari pelayanan pengendalian penyakit.

Seksi pengamatan, pencegahan penyakit dan matra:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan pengamatan,
pencegahan penyakit dan matra;
2. melakukan pengamatan, pencegahan penyakit dan matra;
3. mengevaluasi hasil-hasil dari pengamatan, pencegahan penyakit dan matra.

F. Bidang sumber daya kesehatan:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan sumber daya
kesehatan;
2. menyiapkan hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya kesehatan.
 Seksi farmasi, kosalkes dan mamin:
1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan farmasi, kosalkes
dan mamin;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari pelayanan farmasi, kosalkes dan mamin.

Seksi promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan promosi kesehatan
dan pemberdayaan masyarakat;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari promosi kesehatan dan pemberdayaan
masyarakat.

Seksi teknologi dan informasi kesehatan:

1. menyiapkan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan teknologi dan
informasi kesehatan;
2. mengevaluasi hasil-hasil dari teknologi dan informasi kesehatan.

G. UPT (Unit Pelaksanaan Teknis): melakukan kegiatan operasional.

H. Kelompok JAFUNG(Jabatan Fungsional): berkaitan langsung dengan

keahlian. Contoh: dokter, perawat, bidan, dll.
2.3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
1. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi merupakan kegiatan dalam merencanakan
pengadaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan Apotek dan pada periode
selanjutnya. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan kombinasi antara :
a) Pola Konsumsi
Yaitu perencanaan perbekalan farmasi yang sesuai hasil analisis data
konsumsi obat pada periode sebelumnya yang dapat dilihat dari resep-resep yang
masuk setiap hari. jika obat atau barang yang habis atau laku keras maka
dilakukan perencanaan pemesanan obat tersebut.
b) Pola Penyakit
Yaitu perencanaan perbekalan farmasi yang sesuai data jumlah pengunjung
dan jenis penyakit yang banyak di keluhkan atau di konsultasikan dengan APA
atau TTK di Apotek, hal ini juga dapat di lihat dari data-data yang sesuai,
contohnya data UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) atau data HV (Obat
Bebas).

2. Pengadaan
Setelah dilakukan perencanaan maka kegiatan selanjutnya adalah pengadaan.
Tujuan pengadaan perbekalan farmasi adalah untuk memenuhi kebutuhan
perbekalan farmasi di Apotek sesuai dengan data perencanaan yang telah di susun
sebelumnya. Pengadaan dilakukan dengan mencari dan menemukan penyalur
masing-masing perbekalan farmasi yang dalam hal ini penyalurnya adalah
Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan di lengkapi dengan nama, alamat, nomor
telepon, daftar harga masing-masing penyalur dan penentuan waktu
pembeliannya.

Pengadaan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di Apotek Kimia

Farma Diponegoro diajukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) kepada
Pedagang Besar Framasi (PBF) dengan menggunakan surat pesanan (SP), namun
terdapat pula cara lain dalam permintaannya, yaitu APA Kimia Farma
Diponegoro mengajukan daftar pesanan obat atau yang disebut Bon Permintaan
Barang Apotek (BPBA) yang diambil dari data defekta yang kemudian akan
dikirim ke BM (Bisnis Manager) Kimia Farma Samarinda yang terletak di Jl.Dr
Soetomo yang kemudian dari BM Kimia Farma Samarinda akan membuat surat
pesanan (SP) kepada PBF-PBF di Samarinda. Permintaan perbekalan farmasi
yang melalui BM Samarinda dilakukan setiap dua kali dalam seminggu, yaitu
setiap hari Senin dan Kamis.
Kegiatan :
a. Permintaan melalui BM Kimia Farma Samarinda dilakukan setiap dua kali
seminggu pada hari Senin dan Kamis.
b. Permintaan khusus, dilakukan diluar jadwal distribusi rutin seperti pada resep-
resep Cito atau Urgent.
c. Permintaan perbekaln farmasi dilakukan dengan menggunakan surat pesanan
(SP) melalui BM sedangkan pemesanan narkotika dan psikotropika harus
langsung melalui PT.Kimia Farma Trading & Distribution Samarinda.
d. Permintaan obat diajukan kepada PBF-PBF di Samarinda. Dalam penentuan
jumlah permintaan perbekalan farmasi diperlukan data :
 Pemakaian obat-obat bebas, bebas terbatas, keras, jamu, dan alat kesehatan
pada periode sebelumnya.
 Jumlah kunjungan resep.

Berdasarkan UU Nomor.23 tahun 1992 tentang kesehatan dan PP Nomor 72

tahun 1992 tentang pengamanan sediaan farmasi yang diperkenankan untuk
melakukan penyediaan obat adalah Apoteker.

3. Penerimaan
Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima perbekalan farmasi yang
diserahkan dari unit-unit pengelola yang lebih tinggi (PBF) kepada unit pengelola
dibawahnya (Apotek). Perbekalan farmasi yang telah dikirim ke Apotek Kimia
Farma Diponegoro disertai faktur dan di terima oleh petugas pembelian. Petugas
pembelian (TTK) akan melakukan pengecekkan terhadap barang yang datang
disesuaikan dengan surat pesanan (SP) dan diperiksa nama sediaan, jumlah, dosis,
expiredate , dan kondisi sediaan. Setelah pengecekkan selesai faktur di tanda
tangani dan diberi stampel Apotek oleh petugas penerima (TTK), yang diketahui
oleh Apoteker Pengelola Apotek. Setiap penerimaan perbekalan farmasi dicatat
pada masing-masing kartu stok dan kemudian dientri ke komputer berdasarkan
fraktur yang telah dicocokkan pada saat penerimaan barang.

Jika barang yang datang tidak sesuai dengan surat pesanan (SP) atau ada
kerusakan fisik maka bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke
PBF yang bersangkutan untuk di tukar dengan barang yang sesuai.

4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan dimana barang yang diterima disimpan
dalam rak-rak obat berdasarkan penggolongan obat serta khasiat farmakologi
secara alphabetis dan kartu stok langsung di isi. Penyimpanan dilakukan
berdasarkan penggolongan sebagai berikut :
a) Berdasarkan bentuk sediaan meliputi tablet atau kapsul, sirop, obat tetes, salep
atau krem, di bedakan bentuk padat dan cair.
b) Berdasarkan jenis obat meliputi Obat Generik, Produk Kimia Farma, obat
Bebas, Obat Keras, Obat Narkotika, Obat Psikotropika.
c) Berdasarkan masa perputaran barang meliputi cepat (fast moving), sedang
(moderate moving), dan lambat (low moving).
d) Berdasarkan sifat kimia dan fisik obat meliputi penyimpanan obat dalam suhu
dingin dan penyimpanan suhu kamar.
e) Obat narkotika dan psikotropika yang telah dikirim, kemudian disimpan dalam
masing-masing lemari khusus dilengkapi dengan kunci dan bukti
penerimaannya harus ditanda tangani oleh APA.

Setiap obat memiliki kartu yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya
obat sehingga memudahkan pengontrolan terhadap persediaan obat dan kebutuhan
obat tersebut.
Persyaratan Lemari Narkotika di Apotek :
a) Terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
b) Almari harus mempunyai kunci yang kuat
c) Alamari dibagi menjadi dua bagian masing-masing dengan kunci yg berlainan,
bagian pertama untuk menyimpan morfin, pethidin & garam-garamnya serta
persediaan Narkotika, bagian kedua untuk menyimpan narkotika lainnya yg
dipakai sehari hari.
d) Apabila ukuran almari kurang dari 40 X 80 X 100 cm, almari harus dibaut /
dipaku ditembok atau lantai.
e) Almari tidak boleh untuk menyimpan barang lain, kecuali ditentukan oleh
Menkes RI.

5. Pelayanan
Apotek Kimia Farma Diponegoro melayani palayanan perbekalan farmasi
terdiri dari pelayanan obat dengan resep dokter, obat-obat bebas tanpa resep
dokter (UPDS) dan obat-obat dengan resep dokter, baik tunai maupun kredit.
a) Pelayanan Obat Bebas
Alur pelayanan obat non resep (Obat Bebas) yaitu pasien datang dan dilayani
langsung oleh petugas pelayanan dan kasir dimini swalayan serta konsultasi
pemilihan obat dilayani baik oleh TTK maupun Apoteker secara langsung.
didalam operasional sehari-sehari Apotek Kimia Farma menggunakan komputer
yang dilengkapi denhan software pelayanan untuk menunjang profesionalisme
pelayanan yang telah ada.

b) Pelayana Obat Tanpa Resep Dokter (UPDS)

Pelayana obat ini dilakukan atas permintaan langsung dari pasien, biasanya
terdiri dari obat-obat wajib apotek (OWA) yang dapat diberikan tanpa resep
dokter. Apoteker atau TTK terlebih dahulu bertanya kepada pasien mengenai
keluhan yang dirasakan, kemudian memberikan beberapa pilihan obat yang bias
digunakan. setelah pasien setuju dan menyelesaikan pembayarannya obat
disiapkan, kemudian diserahkan serta mencatat nama dan alamat pasien sebagai
dokumen penjualan atau untuk keperluan lain.
 c) Pelayanan Obat Resep Dokter dengan Pembayaran Tunai
Pelayanan obat atas resep tunai dilakukan sebagai berikut :
  TTK menerima resep dari pasien
   TTK melihat kelengkapan resep
   TTK menghitung dan mengkonfirmasikan harga obat kepada pasien
 Setelah pasien membayar harga obat yang disetujui, resep diberi nomor dan
kasir menyerahkan struk kepada pasien sebagai bukti pembayaran
 Kasir menyerahkan resep kepada petugas peracikan untuk menyiapkan
barang atau obat yang diminta dalam resep
 Setelah obat disiapkan dan diberi etiket, petugas penyerahan memeriksa
kembali kesesuaian obat dengan resep
 TTK menvalidasi waktu pelayanan dan memberikan informasi dosis, cara
pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan
   Resep diserahkan kepada penanggung jawab peracikan untuk diarsipkan.

Untuk obat yang kurang atau diambil sebagian maka TTK membuatkan
salinan resep dan / atau kwintansi pembayaran.

d) Pembayaran Obat Resep Dokter Dengan Pembayaran Kredit

Pelayanan resep kredit diberikan kepada instansi atau badan usaha yang telah
menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma Diponegoro seperti PLN
(cabang dan sector), PELINDO, RS Islamdan lain-lain. Selain itu pelayanan resep
kredit dapat dilakukan melalui kontrak dokter, penagihan resep kredit dapat
dilakukan oleh dokter yang bersangkutan kepada instansi terkait. pelayanan resep
kredit dilaksanakan sebagai berikut :
 TTK menerima resep dari pasien
 Resep diteruskan kepada petugas peracikan untuk menyiapkan barang atau
obat yang diminta dalam resep.
 Setelah obat disiapkan dan diberi etiket, petugas penyerahan memeriksa
kembali kesesuaian obat dengan resep.
  TTK memberikan informasi dosis, cara pemakaian obat dan informasi lain
yang diperlukan.
 Resep diserahkan kepada penanggungjawab peracikan untuk diproses
pemberian harga, pemisahan pere debitur serta koreksi lain yang
diperlukan.

Apotek Kimia Farma Diponegoro juga menyediakan pelayanan pengiriman obat

ke rumah atau instansi, yang dilakukan oleh petugas Apotek (delivery service)
tanpa di kenakan biaya tambahan.

e) Pelayanan obat-obat narkotika dan psikotropika

Pelayanan dan penyerahan obat golongan narkotika dan psikotropika
dilakukan berdasarkan resep dokter. Resep yang mengandung obat golongan
narkotika diberi tanda garis merah dibawah nama obatnya dan dicatat nomor
resep, tanggal penyerahan, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter
serta jumlah obat yang diminta dalam laporan pemakaian narkotika. Apotek
tidak boleh mengulang penyerahan obat narkotika dan psikotropika atas
dasar salinan resep dari apotek lain, salinan resep harus diambil di Apotek
yang menyimpan resep aslinya.

6. Stok Opname
a. Proses Stok Opname Apotek Kimia Farma Diponegoro Samarinda
 Dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali, untuk semua obat, alkes dan
barang-barang yang berada di swalayan Apotek.
 Menyesuaikan jumlah fisik barang dan jumlah pengeluaran obat
berdasarkan laporan penjualan perbulan.
 Hasil dari stok opname diperiksa oleh pimpinan Apotek.
 Jika hasil stok opname sesuai maka dapat disetujui, jika tidak sesuai
maka doperiksa kembali dimana letak ketidaksamaannya.
 Hasil stok opname yang telah disetujui. akan dikirimkan ke bisnis
manager.
 b. Fungsi Stok Opname
 Mengetahui stok barang yang tertinggal sehingga dapat dievaluasi
apakah terjadi kekurangan barang atau tidak.
 Mengetahui barang-barang atau obat yang fast moderate dan slow
moving serta yang tidak terjual.
 Mengetahui laba dan rugi perusahaan
 Mengetahui barang atau obat yang mendekati akan masa kadaluarsa.

7. Pencatatan Dan Pelaporan

a) Pencatatan
 Penjualan harian dicatat dalam buku laporan (rekap) dan input data di
komputer setiap hari.
 Mencatat pengeluaran harian obat dengan pembelian kredit.

b) Pelaporan pemakaian obat narkotika dan psikotropika dilakukan setiap

bulan. Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika terdiri dari surat
pengantar, laporan penggunaan sediaan narkotika dan psikotropika
diberikan kepada Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kabupaten Provinsi, Balai
POM Samarinda dan Bisnis Manager.

c) Laporan pemusnahan obat golongan narkotika dan psikotropika sesuai

dengan Peraturan perundang-undangan yang berlaku, dihadiri oleh
petugas Dinas Kesehatan DT II, APA dan salah satu karyawan Apotek.
Setelah dilakukan pemusnahan, dibuat berita acara pemusnahan narkotika
yang ditujukan kepada Badan POM, Dinas Kesehatan Tingkat I Provinsi
Kalimantan Timur dan kantor Pusat PT. Kimia Farma. Berita acara
pemusnahan narkotika mencakup hari, tanggal, waktu pemusnahan, nama
APA, nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang darisaksi dari
Apotek, nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan, cara pemusnahan
dan tanda tangan penanggung jawab Apotek.
 BAB III
TINJAUAN UMUM DINAS KESEHATAN
3.1. Sejarah dan Lokasi Pukusmas Cigugur Cimahi Tengah
A. Dasar Hukum Berdirinya Puskesmas

Berdasarkan keputusan Walikota Cimahi No. 440/Kep.172-DINKES/2009

tentang Penetapan Pusat Kesehatan Masyarakat (PUSKESMAS) dan wilayah
kerjanya di lingkungan pemerintahan Kota Cimahi. Puskesmas Cigugur Tengah
menyelenggarakan upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan pengembangan
dengan menetapkan azas penyelenggaraan terpadu dengan ketentuan / panduan
sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang

bertempat tinggal di wilayah kerjanya.
2. Wajib memberdayakan perorangan, keluarga dan masyarakat agar
berperan aktif dalam menyelenggarakan upaya setiap puskesmas.
3. Dalam penyelenggaraan setiap upaya puskesmas harus terpadu.
4. Melaksanakan rujukan terhadap kasus penyakit atau masalah kesehatan
secara timbal balik baik vertikal maupun horisontal.
B. Tujuan

Adapun tujuan disusunnya Laporan Tahunan Puskesmas Cigugur Tengah

tahun 2009 ini adalah:

a. Tujuan Umum

Tersedianya data dan informasi kesehatan umum dan lingkungan

Puskesmas Cigugur Tengah yang saling meliputi data kesehatan fisik,
lingkungan, perilaku kesehatan masyarakat dan demografi.

b. Tujuan Khusus

 Tersedianya data informasi tentang upaya kesehatan umum dan lingkungan

Puskesmas Cigugur Tengah yang meliputi cakupan kegiatan dan sumber
daya kesehatan.
  Tersedianya alat untuk pemantauan (monitoring) dan penilaian (evaluasi)
tahunan tentang program-program kesehatan yang ada di Puskesmas
Cigugur Tengah.
 Tersedianya alat untuk memacu penyempurnaan sistim pencatatan dan
pelaporan kesehatan.
 Tersedianya data untuk penyusunan Profil Kesehatan Puskesmas Cigugur
Tengah dan Profil Kesehatan Kota Cimahi.

C. Gambaran Umum Puskesmas Cigugur Tengah

a. Keadaaan Umum

Puskesmas Cigugur Tengah didirikan pada tanggal 22 Juli 1985

dimulai dari sebuah Puskesmas Pembantu dari Puskesmas Cimahi Tengah
yang berdiri atas sebidang tanah dengan luas tanah + 40 tumbak yang
merupakan hibah dari masyarakat dan berlokasi di Jl. R. H. Abdul Halim
No. 199 RT. 01 RW. 07 Kampung Tangkil Kelurahan Cigugur Tengah. No
telepon 022-6632343.

Sejalan dengan pertumbuhan penduduk yang terus meningkat,

menyebabkan peningkatan pula pada kebutuhan sarana pelayanan
kesehatan, sehingga status Puskesmas Pembantu berubah menjadi
Puskesmas Cigugur Tengah pada tahun 1997. Banyaknya tuntutan dan
kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan di puskesmas maka
pada Januari 2004, puskesmas mengalami perbaikan secara fisik menjadi
gedung berlantai 2 dengan luas bangunan masing-masing 125 m2 dan luas
tanah seluruhnya 250 m2, sehingga diharapkan puskesmas dapat
memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan lebih baik.
1.4.2. Struktur Organisasi
3.3. Tugas dan Tanggung Jawab

MOTTO

MEMBERI PELAYANAN YANG TEBAIK

Memberikan pelayanan yang terbaik dimana ditempatkan 1 orang tenaga
Apoteker, 1 orang Sarjana Farmasi, 2 Orang Asisten Apoteker

Tugas dan tanggung jawab Petugas Apoteker :

1. Menyusun rencana kegiatan Pelayanan Obat di Apotik berdasarkan data

Program Puskesmas dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku sebagai pedoman kerja. dalam hal pelayanan obat racikan dan non
racikan.
2. Melaksanakan kegiatan Pelayanan Obat di Apotik dan koordinasi lintas
program terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
3. Mengevaluasi hasil kegiatan Pelayanan Obat di Apotik secara
keseluruhan.
4. Membuat catatan dan laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan
informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan.
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3.4. PENGELOLAAN OBAT

A. PERENCANAAN
Perencanaan kebutuhan obat adalah fungsi yang menentukan dalam proses
pengadaan obat.
Tujuan Perencanaan kebutuhan obat adalah menetapkan jenis dan jumlah obat
sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan yang telah
ditetapkan. Proses perencanaan kebutuhan obat diawali dari data yang
disampaikan Pukesmas (LPLPO) ke UPOPPK di kabupaten/ kota yang
selanjutnya dikompilasi menjadi rencana kebutuhan obat publik dikabupaten/
kota yang dilengkapi dengan teknik-teknik perhitungannya. Selanjutnya dalam
perencanaan kebutuhan buffer stok pusat maupun provinsi dengan
menyesuaikan terhadap kebutuhan obat mengacu kepada DOEN.

Berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat adalah :

1. Tahap Pemilihan Obat
 Fungsi Seleksi / pemiliahan obat adalah untuk menentukan apakah obat
benar-benar dipelukan sesuai dengan jumlah penduduk dan pola penyakit
didaerah, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik, sebaiknya
diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yang meliputi :
a. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik yang
memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek
samping yag akan ditimbulkan .
b. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
dan kesaman jenis.
c. Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang
lebih baik .
d. Hindari pengunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
mempunyai efek yang lebih baik dibandingkan obat tungggal
e. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan
(drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

2. Tahap kompilasi pemakaian obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian
bulanan masing-masing jenis obat diunit pelayanan kesehatan/pukesmas
selam setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.

Informasi yang didapatkan dari kompilasi obat adalah :

a. Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan
kesehatan/ pukesmas .
b. Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun
seluruh unit pelayanan kesehatan / pukesmas
c. Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat kabupaten /
kota.

3. Tahap Perhitungan kebutuhan obat

 Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat harus
dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di UPOPPK kabupatenn/ kota
maupun unit pelayanan kesehatan dasar (PKD). Masalah kekosongan obat
atau kelebihan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila Informasi
semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritids kebutuhan
pengobatan. Dengan kombinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan
obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti diatas, maka diharapkan
obat yang direncanakan dapat tepat jenis dan tepat jumlah serta tepat
waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan.

Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui

beberapa metode :
a. Metode komsumsi
Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya, dimana
untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode
konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Pengumpulan dan pengolahan data
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi .
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhaann obat dengan alokasi dana
b. Metode Morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan
pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu (lead time).
Langkah –langkah dalam metode adalah :
1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani
2) Menentukan jumlah kunjungan khasus berdasarkan frekwensi
penyakit
3) Menghitung perkiraan kebutuhaan obat .
4) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

B. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menetepkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta ganguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat-obatab adalah untuk :

 Memelihara mutu obat
 Menghindari penggunan yang tidak bertanggung jawab
 Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
a. Pengaturan data ruang
b. Penyusunan stok obat
c. Pencatatan stok obat
d. Pengamanan mutu obat

Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian,
dan pengawasan obat-obatan, maka diperlikan pengaturan tata ruang gudang
dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah

sebagai berikut :
1. Kemudahan bergerak
Faktor-faktor yang perlu pertimbangkan dalam merancang gudang adalah
sebagai berikut :
a. Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakn sekat-sekat
karena akan membatasi ruangan.
Jika digunakan sekat , perhatikan posisi dinding dan pintu untuk
mempermudahkan gerakan.
b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang
ditata berdasarkan sistem :
 Arus garis Lurus
 Arus U
  Arus L

2. Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merencanakan gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
memaksimalkan umur hidup obat sekaligus bermanfaat dalam
memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.
Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal
untuk ruang gudang yang luas. Alternatifn lain adalah menggunakan kipas
angin, apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.
3. Rak dan Pallet
Penetapatan rak yang tepat dan pengunaan pallet akan meningkatkan sirkulasi
udara dan perputaran stok obat.
Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
 Sirkulasiudara dari bawah dan pelindungan terhadap banjir
 Peningkatan efisiensi penanganan stok
 Dapat menampung obat lebih banyak
 Pallet lebih murah dari pada rak
4. Kondisi penyimpanan khusus
 Vaksinmemerlukan “cold chain” khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik
 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci
 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus
disimpan dalam ruangan khusus, sebaikny. Disimpan di bangunan
khusus terpisah dari gudang induk.
5. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanyapenumpukan bahan-bahan yan gmudah terbakar seperti
dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada
tempat yang mudah dijangkau dala dalm jumlah yang cukup. Tabung
pemadam kebakaran agar diperikasa secara berskala, untuk memastikan
masih berfungsi atau tidak.
Penyusunan Stok Obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah sebagai
berikut:
1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First
Out) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih
awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab
umumnya obat yang akan datang lebih awal biasanya juga diproduksi
lebih awal dan umurnya relatif lebih tua danmasa kadaluwarsa nya
mungkin lebih awal.
2. Susun obat dalamkmasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.
3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika
4. Simpan obat yang dipengaruhi oleh temperatur, udar, cahaya dan
kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai
5. Simpan obat dalam rak dan berikan no kode, pisahkan obat dalam dengan
obat– obatan untuk pemakaian luar.
6. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obatat tetap dalam
tetap dalam boks masingg-masing –masing, ambil seperlunya.
8. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan
rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang sehingga
obatdapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis

9. Item obat yang sama ditempatkan pada lokasi walaupun dari sumber
anggaran yang berbeda, seperti pada gambar dibawah ini :

Amoksisillin Amoksisillin Amoksisillin

Askes PKPS-BBM APBN I
Pencatatan dan Kartu Stok
Fungsi :
1. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)
2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat pada mutasi 1, jenis
obat yang bersal dari 1 sumber anggaran
3. Tiap baris dat hanya diperuntukan mencatat 1 kejadian mutasi obat.
4. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan
pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanannya.

Kegiatan yang harus dilakukan

1. Kartu stok diletakkan berdasarkan/berdekatan dengan obat bersangkutan.
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari kehari
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/
kadaluwarsa) lansung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada akhir bulan.

Informasi yang didapat :

1. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2. Jumlah obat yang diterima
3. Jumlah obat yang keluar
4. Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluwarsa
5. Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapatkan :

1. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat
2. Penyusunan laporan
3. Perencanaan pengadaan dan distribusi
4. Pengendalian persediaan
5. Untuk pertanggung jawaban bagi petugas penyimpanan dan
pendistribusian
6. Sebagai alat bantu kontrol bagi kepala Udaharawan POPPK/bendaharawan
obat

Pentunjuk pengisian :
a. Petugas penyimpanan dan penyalurab mencatat segala penerimaan dan
pengeluaran obat dikartu stok (formulir I) sesuai dengan apa yang
tercantum didalam BAPPB, dokumen bukti mutasi barang (DBMB) atau
dokumen lain sejenis
b. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
1. Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau ganjal
kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus
(tidak boleh terbalik, berat , bulat, segi empat, dan lain-lain)
2. Penyimpanan antara kelompok/jenis atau dengan yang lain harus jelas
sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.
3. Penyimpanan tersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift
untuk obat-obat berat
4. Obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari
terkunci dipengang oleh petugas penyimpanan dan pendistribusian.
5. Satu jenis obat disimpan dslam satu lokasi (rak, lemari dan lain-lain)
6. Obat dan alat kesehatn yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam
tempat khatn yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat
khuss. Contoh : Eter, film dan lain-lain.
c. Obat disimpan menurut sisitem FIFO dan FEFO
d. Kartu stok membuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan
bersama obat pada lokasi penyimpanan
e. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :
 Nama obat
 Kemasan
 Isi kemasan
 Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat
 f. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut :
1. Tanggal penerimaan atau pengeluaran
2. Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran
3. Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim
4. No. Bacth/ no. Lot
5. Tanggal kadaluwarsa
6. Jumlah penerimaan
7. Jumlah pengeluaran
8. Sisa stok
9. Paraf petugas yang mengerjakan

Pencatatat dan Kartu Stok Induk

Fungsi :
1. Kartu stok induk digunakan untuK mencatat mutasi obat ( penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak, atau kedaluwarsa)
2. Tiap lembar kartu stok induk hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1
jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran
3. Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 kejadian mutasi obat
4. Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :
 Alat kendali bagi UPOPPK kab/kota terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanan
 Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan
daqn distribusi serta pengendalian persedian.

Kegiatan yang harus dilakukan :

1. Kartu Stok Induk diletakkan diruang kepala UPOPPK kab/kota
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari kehari
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak,
kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pafda setiap akhir bulan

Informasi yang didapatkan :

 1. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2. Jumlah obat yang diterima
3. Jumlah obat yang keluar
4. Jumlah obat yang hilang./rusak/kadaluwarsa
5. Jangka waktu kekosongan obat

Manfatat informasi yang didapatkan :

1. Alat kontrol kepala UPOPPK kab/kota
2. Alat bantu untuk :
 Penyusunan laporan
 Perencanaan pengadaan dan distribusi
 Pengendalian persediaan

Kegiatan yang harus dilakukan

a. Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan
pengeluaran obat dikartu stok induk (formulir II) berdasarkan BAPPB,
SBBK atau dokumen lain yang sejenis
b. Kartu stok induk adalah :
 Sebagai pencerminan obat-obatan yang ada digudangf
 Alat pembantu bagi ordonatur untuk pengeluaran obat
 Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan
c. Bagian judul pada kartu induk persediaan obat diisi dengan :
 Nam obat tersebut
 Satuan obat
 Sumber/asal obat
 Jumlah persediaan minimum yang harus dilakukan ada dalam
persediaan, dihitung sebesar waktu tunggu (6 bulan)
 Jumlah persediaan maksimum yang harus dilakukan dan ada dalm
persediaan, dihitung sebesar stok kerja + waktu tunggu + stok
pengamanan ( ± 20bulan )
d. Kolom-kolom pada kartu stok induk persediaan obat diisi dengan :
1) Tanggal terima atau keluarnya obat
 2) Nomor tanda bukti BAPPO dan DBMO dan lain-lain
3) Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat
4) Sampai dengan (9) jumlah yang diterima berdasar sumber anggaran
5) Sampai dengan (15) jumlah stok obat yang dikeluarkan
6) Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam sediaan
7) Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahun
kaadaluwarsa, no batch dan lain-lain

Pengamatan Mutu Obat

Mutu obat yang disimpan digudang dapat mengalami perubahan baik karena
faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secar visual dan
jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan
dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
Tanda-tanda perubahan mutu obat
1) Tablet
 Terjadinya perubahan warna, bau atau ras
 Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah,
retak dan atau terdapat benda asing, jhadi bubuk dan lembab
 Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
2) Kapsul
 Perubahan warna isi kapsul
 Kapsul terbuka, kosong, rusak atrau melekat satu dengan lainnya
3) Tablet salut
 Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
 Basah dan lengket satu dengan lainnya
 Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

4) Cairan
 Menjadi keruh atau timbul endapan
 Konsistensi perubahan
 Warna atau rasa berubah
  Botol-botol plastik rusak atau bocor

5) Salep
 Warna berubah
 Konsistensi berubah
 Pot atau tube rusak atau bocor
 Bau berubah

6) Injeksi
 Kebocoran wadah (vial, ampul)
 Terdapat partikel asing pada bentuk injeksi
 Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan
 Warna larutan berubah

Tindakan lanjut terhadap obay yang terbukti rusak adalah:

 Dikumpulkan dan disimpan terpisah
 Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku
 Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

C. DISTRIBUSI
Distribusi adalah suatu rangkaian kegfiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan serta tepat jenis dan
jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan
unit-unit pelayanan kesehatan.

Tujuan Distribusi
1. Terlaksananya distribusi obat secara merata dan teratur sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan
2. Terjaminnya kecukupan persediaan obat diunit pelayanan kesehatan

Kegiatan Distribusi
Kegiatan Distribusi obat di UPOPPK Kabupaten/Kota terdiri dari :
 1. Kegiatan Distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan
pelayanan umum diunit pelayanan kesehatan.
2. Kegiatan Distribusi khusus yang mencakup distribusi obat program dan
obat pelayanan kesehatan dasar (PKD) diluar jadwal Distribusi rutin.

Kegiatan Dstribusi Rutin

a. Perencanaan Distribusi.
UPOPPK Kabupaten/kota merencanakan dan melaksanakan
pendistribusian obat-obatan keunit pelayanan kesehatan diwilayah
kerjanya.

Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1) Perumusan stok optimum
Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan
memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu
tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman.

Rencana distribusi obat setiap unit pelayanan kesehatanb termasuk

rencana tingkat ketersediaan, didasarkan kepada besarnya stok
optimum setiap jenis obat disetiap unit pelayanan kesehatan.
Stok optimum = Stok kerja + Stok pengamanan

Stok Kerja : Rata – rata pemakaian obat dalam satu perioade

tertentu
Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar
stok pengaman disetiap unit pelayanan kesehatan.
Rencana tingkat ketersediaan di UPOPPK tiap akhir periode juga
dapat ditetapkan. Tujuan dari penetapan rencana ketersediaan pada
akhir atau awal rencana distribusi adalah untuk memastikan bahwa
persediaan obat di UPOPPK cukup untuk melayani kebutuhan obat
selama periode distribusi tersebut. Posisi persediaan yang
direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasi setiap
 penyimpangan keterlambatan pelaksanaan permintaan obat oleh
unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh UPOPPK
dikabupaten/Kota.

2) Penetapan frekuensi pengiriman obatg-obatan ke unit

pelayanan kesehatan.
Frekuensi pengiriman obat-obatan ke unit pelyanan kesehatan
ditetapkan dengan memperhatikan :
a) Anggaran yang tersedia
b) Jarak UPK dari UPOPPK
c) Fasilitas gudang UPK
d) Sarana yang ada di UPOPPK
e) Jumlah tenaga di UPOPPK

3) Penyususnan pesta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman

Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakn secara efektif dan
efisien maka UPOPPK perlu membuat pesta alokasi dan unit-unit
pelayanan kesehatan diwilayah kerjanya. Jarak (km) antara
UPOPPK dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan
pada peta lokasi.

Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau

kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasidari
wilayah pelayanan distribusi.

Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfatkan kegiatan-

kegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke unit
pelayanan kesehatan, pertemuan dokter pukesmas yang
diselenggarakan dikabupaten/kota dan sebagainya.

Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap

rayon distribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani
 sebualn sekali, ada rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan
dan ada yang hanya dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan
dengan anggaran yang tersedia dan lokasi unit pelayanan
kesehatan.

Buatlah daftar rayon dan jadwal distribusi tiap rayon berikut

dengan nama unit pelayanan kesehatan di rayon tersebut lengkap
dengan nama dokter kepada unit pelayanan kesehatn serta
penanggung jawab pengelola obatnya.

Kegiatan Distribusi khusus

Kegiatan distribusi khusus di UPOPPK Kabupaten/kota dilakukan sebagai
berikut:
a. UPOPPK Kab/ kota menyusun rencana distribusi obat untuk masing-
masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program
yang diterima dari dinas kesehatan provinsi atau kabupaten/kota. UPOPPK
dikabupaten/kota bekerjasama dengan penanggung jawab program
mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan
masing-masing program
b. Distribusi obat program kepada pukesmas dilakukan atas permintaan
penanggung jawab program yang diketahui oleh kepala dinas kesehatan
kabupaten/kota.
c. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti
malaria, frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta
langsung oleh petugas program kepada UPOPPK kabupaten/kota tanpa
melalui pukesmas, maka petugas yang bersangkutan harus
membuatlaporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh
kepala dinas kesehatan kabupaten/kota.
d. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada
penderita dilokasi sasaran, diperoleh/diminta dari pukesmas yang
membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,
bilamana ada sisa obat harus dikembalikan kepukesmas yang
 bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah
persedian obat di posyandu yang pengadaannya diatur oleh pukesmas.

Tata Cara Pendistribusian Obat

1. UPOPPK dikabupaten/kota melaksanakan distribusi obat kepuskesmas
diwilayah kerjanya sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit
pelayanna kesehatan.
2. Pukesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk pukesmas
pembantu, pukesmas keliling dan unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang
ada diwilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPOPPK ke
pukesmas pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas
persetujuan kepala pukesmas yang membawahinya.
4. Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan cara dikirim oleh
UPOPPK atau diambil oleh UPK.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke pukesmas harus disertai dengan LPLPO
atau SBBK.
Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan dikirim, maka
perlu dilakukan pemeriksaan terhadap :
- Jenis dan jumlah obat
- Kualitas / kondisi obat
- Isi kemasaan dan kekuatan sediaan
- Kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
- No. Batch
- Tanggal kadaluwarsa
- Nama pabrik
6. Tiap pengeluaran obat dari UPOPPK harus segera dicatat pada kartu stok
obat dan kartu stok induk obat serta buku harian pengeluaran obat.

b. Pencatatan Pendistribusian Obat

Pencatatan Harian penerimaan obat

Obat yang telah diterima harus segera dicatat pada buku harian penerimaan obat.
Fungsi :
a. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat
b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit
pelayanan
c. Sebagai sumber data untuk menghitung persentase realisasi kontrak
pengadaan obat

Pencatatan Harian Pengeluaran Obat

Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibutuhkan pada
buku harian pengeluaran obat mengenai data obat dan dokumentasi obat tersebut.
Fungsi :
Sebagai dokumen yang membuat semua catatan pengeluaran. Baik mengenai data
obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.

Informasi yang didapat

a. Jumlah obat yang dikeluarkan, nomor dan tanggal dokumen yang
menyertainya
b. Unit penerima obat

Manfaat informasi yang didapatkan :

Sebagai sumber data untuk perencanaan dan pelaporan.

Pentujukan pengisian
Kegiatan yang harus dilakukan :
Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian .
a. Petugas penyimpanan dan pendistribusian mengelola dan
mencatat/penerimaan dan pengeluaran obat dibuku harian pengeluaran
obat (formulir IV)
Buku harian pengeluaran obat memuat semua catatan pengeluaran obat,
baik mengenai data obat-obat maupun catatan dokumen obat tersebut.
 b. Buku harian penerimaan/pengeluaran obat ditutup tiap hari dan dibubuhi
paraf/tanda tangan kepal unit pengelola obat publik dan pembekalan
kesehatan .
c. Kolom buku harian penerimaan/pengeluaran barang diisi sebagai berikut :
- Nomor urut sesuia dengan pengeluaran obat
- Tanggal pengeluaran barang
- Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kirimam
dan tanggal dokumen tersebut
- Nama obat
- Jumlah obat
- Jumlah harga

D.laporan pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)

a. laporan pemakaian dan lembar permintaan obat di sampaikan oleh
puskesma/UPK ke UPOPPK. Petugas pencetakan dan epalluasi melakukan
evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari UPOPPK
lalu dikirimkan ke dinas kesehatan kabupaten/kota untuk mendapatkan
persetujuan dari kepala dinas kesehatn kabupaten/kota untuk mendapatkan
pertsetujuan dari kepala dinas kesehataan kabupaten/kota. Formulir nyang
digunakan sebagi dokumen bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau
disebut juga gformulir laporan pemakaian dan lembar permintaan obat.
Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat.
b. Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat dibat rangkap 3 (tiga) :
 Asli untuk UPOPPK dikabupaten/kota
 Tindasan 1 untuk arsip instansi penerima (RS/Pukesmas)
 Tindasan 2 dikirim untuk dinas kesehatan kabupaten/kota

Kegunaan LPLPO sebagai :

1) Bukti pengeluaran obat di UPOPPK
2) Bukti penerimaan obat dipukesmas/rumah sakit
3) Surat permintaan/pesanan obat dari pukesmas/RS kepada dinas
kesehatan kabupaten/kota
 4) Sebagai bukti penggunaan obat dirumah sakit/pukesmas

Isi LPLPO
 Nomor dan tanggal pelaporan dan permintaan
 Nama puskesmas yang bersangkutan
 Nama kecamatan dari wilayah kerja pukesmas
 Nama kabupaten/kota dari wilayah kecamatan yang bersangkutan
 Nama provinsi dari wilayah kerja kabupaten/kota
 Tanggal pembuatan dokumen
 Bulan pelaporan dari pukesmas
 Bulan permintaan puskesmas
 Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisi dengan
nama bulan bersangkutan
 Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data obat)
diisi dengan periode distribusi bersangkutan

Kolom pada LPLPO

1) Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini
2) Nama dan kekuatan obat bersangkutan
3) Satuan bentuk sediaan, misalnya tablet, kapsul, sirup, tube dll.
4) Jumlah satuan obat bersangkutan pada kolom (8)m LPLPO bulan
sebelumnya
5) Jumlah satuan obat bersangkutan yang terima selama bulan lalu data
diambil dari kolom pemberian (17) dari formulir LPLPO bulan lalu. Jika
pada bulan sebelumnya terdapat lebih dari satu formulir LPLPO (karena
ada pengajuan tambahan obat), maka kolom ini diisi dengan jumlah kolom
(17) dan beberapa LPLPO tersebut
6) Jumlah persedian satuan masing-masing obat untuk bulan lalu, yaitu sama
dengan pengurungan persedian pada kolom (4) dan (5) pada baris yang
sama
7) Jumlah pemakaian obat pada bulan sebelumnya
 8) Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama dengan
pengurangan persediaan pada kolom (6) dan pemakaian pada kolom (7)
pada baris yang sama
9) Stok optimum = jumlah peamakaian rata-rata pada periode tertentu
ditambah dengan stokj pengamanan
10) Jumlah satuan masing-masing obat yang diminta pada periode tertentu.
Kolom ini hanya diisi jika sedang mengajukan permintaan obat
11) s/d 16) diisi oleh petugas UPOPPK tentang jumlah pemberian dari
berbagai sumber
12) Jumlah total pemberian dari berbagai sumber
13) Keterangan *)
(*). Kolom keterangan diisi dengan keterangan sebagai berikut : untuk
memgajukan tambahan obat guna mengatasi kekosongan obat, diisi
dengan kata “kosong”.
 Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi kenaikan
kejadian penyakit, diisi dengan “jenis penyakit bersangkutan”
 Untuk pelaporan data kekosong obat diisi dengan “tanggal mulai
terjadinya kekosongan obat”
 Kolom (16) ini diisi kkolom tersisa stok (8) pada baris yang sama
berisi angka 0 (nol)
 Kolom kunjungan resep diisi dengan data kunjungan yang
mendapatkan resep satuan kerja bersangkutan selama bulan lalu.
Kolom ini hanya diisi ketika melakukan pelaporanm datra obat
saja.

Jumlah kunjungan disii dengan data kunjungan selama bulan lalu yang dibedakan
dalam:
Umum dibayar : jumlah pasien umum yang mendapatkan resep/obat dan
pembayaran biaya pelayanan
Umum tidak dibayar : jumlah pasien umum yang mendapatkan resep/obat dan
tidak membayar biaya pelayanan
Askes : jumlah pasien peserta asuransi kesehatan (Askes) yang
mendapat resep/obat

- Kolom melaporkan/meminta : diisi denan nama dan jabatan petugas yang

melaporkan data pemakaian/sisa stok dan mengajukan permintaan obat.
- Kolom mengetahui/menyetujui : diisi dengan nama dan jabatan petugas
yang menerima laporan data obat dan menyetujui pemberian obat
- Kolom menyerahkan obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang
menyerahkan obat kepada satuan kerja yang memintanya.
- Kolom menerima obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang
menyerahkan obat kepada satuan kerja yang memintany6a.
- Kolom menerima obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang
menerima penyerahan obat oleh petugas yang menyerahkan.

Surat pengiriman obat

a. Petugas penyimpanan dan pendistribusian surat pengiriman obat
(formulir IV) dan mengisinya sesuai dengan yang tercantum dalam
LPLPO yang bversangkutan dan dikirim bersama obat
b. Formulir ini merupakan surat pengantar obat diman didalamnya
tercantum jumlah, nomor koli dan berat obat serta alat pengangkutan
yang digunakan untuk mengangkut obat tersebut (ekspedisi)
c. Formulir obat dikiriman obat dibuat dalam rangkap 4 :
 Asli untuk kepala rumah sakit/UPK
 Tindasan 1 untuk kepala UPOPPK
 Tindasan 2 untuk arsip petugas penyimpanan dan penyaluran
Tindasan 3 dikirim kepada sipenerima barang untuk ditanda
tangani oleh kepala RS/ pukesmas dan dicap dinas yang
selanjutnya dikirim kembali kepada UPOPPK cq. Petugas
pencatatan dan evaluasi
d. Kerusan, kekurangan dan kehilangan dalam pengiriman menjadi
tanggung jawab jasa pengangkutan, oleh karena itu pengecekan perlu
dilakukan didepan petugas jasa pengangkutan/pengiriman
 e. Bagian judul pada formulir surat kiriman obat diisi dengan :
 Untung rangkap 5 (a)
 Nomor surat kiriman (b)
 Nama RS/pukesmas yang memesan (c)
 Nomor dari LPLPO / LB (d)
Cara pengiriman melalui jasa pengangkutan/diangkut sendiri,
dilengkapi data nomor kendaraan (e)

E. PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENGERTIAN
Pencatatan dan pelaporan data obat di UPOPPK kabupaten/kota merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang
diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan diunit pelayanan
kesehatan seperti pukesmas.
Tujuan pencatatan dan pelaporan
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,
pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian
kegiatan mutasi obat.
Sebagai dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas
kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh UPOPPK.

Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :
Pencatatan dan pengelolaan dana untuk mendukung perencanaan pengadaan obat.

Laporan Pengelolaan Obat

Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada dibawah dan lansung
bertanggung jawab kepoada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, maka
UPOPPK memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang
dilaksanakan.

Laporan yang perlu disusun UPOPPK terdiri dari :

1. Laporan mutasi obat

2. Laporan kegiatan distribusi
3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran
4. Laporan tahunan/profil pengelolaan obat di kabupaten/kota

Laporan Mutasi Obat

a. Petugas pencatatan, pelaporan dan evaluasi mempersiapkan/membuat
laporan mutasi obat (formulir VII)berdasarkan data penerimaan dan
pengeluaran obat.
b. Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi obat yang
melakukan pertriwulan yang membuat jumlah penerimaan, pengeluaran
dan sisa persediaan di UPOPPK, kecuali Narkotika dan psykotropika yang
dilakukan setiap bulan.
c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :
1) Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat
pertriwulan
2) Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir triwulan
3) Untuk pertanggung jawaban kepada UPOPPK/bendaharawan
barang sesuai peraturan sesuai peraturan perundangan berlaku
d. Laporan mutasi obat ini dibuat rangkap 2, untuk :
 Asli dikirim kepada atasan langsung (Kepada Dinas Kesehatan
kabupaten/Kota)
  Tindasan 1 untuk arsip
e. Bagian judul pada formulir laporan mutasi obat diisi :
 Triwulan I ( Januari s/d Maret)
 Triwulan II (April s/d Juni)
 Triwulan III (Juli s/d September)
 Triwulan IV (Oktober s/d Desember)
(a)
 Tempat, Tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut
(b)
 Nama kepala UPOPPK (c)

f. Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagi berikut :

 Kolom (2). Nomor urut obat
 Kolom (3). Nama obat yang akan dilaporkan
 Kolom (4). Satuan kemasan obat (dos, kaleng, botol dan lain-lain)
 Kolom (5). Sisa permulaan triwulan
 Kolom (6). Penerimaan selama satu triwulan
 Kolom (7). Pengeluaran selama satu triwulan
 Kolom (8). Sisa pada akhir triwulan
 Kolom (9). Bila diperlukan

Laporan Kegiatan Distribusi

Digunakn kartu per UPK
Fungsi :
Laporan puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep pertahun

Informasi yang didapat

a. Jumlah obat yang tersedia (stok akhir)
b. Jumlah yang diterima
c. Jumlah kunjungan resep

Manfaat informasi yang didapat

 a. Jenis dan jumlah persediaan obat disetiap UPK
b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan
c. Perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian perbulan

Pentujuk pengisian :
Kolom pada formulir laporan kegiatan Distribusi diisi dengan data yang diperoleh
dari dokumen LPLPO.
Kolom 1 : diisi dengan no urut :
Kolom (2 s/d 3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 : diisi dengan stok pada awal bulan
Kolom 5 : diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 : diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom 4+5
Kolom 7 : diisi dengan pemakaian selam satu tahun
Kolom 8 : diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 : diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
Kolom 10 : diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data kunjungan yang
mendapatkan resep satuan kerja bersangkutan selama satu tahun

Laporan Pencacahan persediaan akhir tahun anggaran (31 desember)

1) Petugas pencatatan dan evaluasi mempersiapkan/membuat berita acara
pencacahan persediaan akhir tahun anggaran (formulir X)
2) Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran dibuat pada setiap
akhir tahun anggaran yang bersangkutan
3) Kegunaan laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran adalah :
1) Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat
selama 1 tahun anggaran
2) Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahn anggaran
3) Sebagai pertanggung jawab dan kepala UPOPPK/Bendaharawan
barang kepada diknes kabupaten/kota
4) Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran dibuat rangkap 2
untuk :
  Asli dikirim kepada kepala dinas kesehatan kabup[aten/kota
 Arsip

Laporan Pengelolaan Obat Tahunan/ Profil Pengelolaan Obat di

kabupaten?kota
Fungsi :
Mangukur tingkat kinerja pengelolaan obat didaerah kabupaten/kota selama satu
tahun anggaran.

Kegiatan yang harus dilakukan :

1) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat UPOPPK
2) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Pukesmas
3) Susun daftar obat yang diterima pada tahun anggaran berjalan, berasal
daru berbagai sumber anggaran obat
4) Evaluasi LPOLPO/LB2 untuk mendapatkan informasi mengenai :
 Pemakaian rata-rata tiap jenis obat
 Jumlah kunjungan resep
5) Daftar obat dengan harga patoknya ( ambil harga patokan obat PKD yang
terakhir)
6) Jumlah alokasi dana obat untuk tahun berjalan dari berbagai sumber
7) Data umum yang menyangkut :
 Jumlah penduduk
 Jumlah kunjungan/kunjungan kasus
 Jumlah peserta Askes

Informasi yang didapatkan

1) Jumlah dan nilai persediaan obat ditingkat UPOPPK per 31 Desember
2) Jumlah dan nilai persediaan obat ditingkat pukesmas per 31 Desember
3) Pemakaian rata-rata perbulan untuk setiap jenis obat
4) Tingkat kecukupan setiap jenis obat
5) Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya
6) Realisasi pengadaan obat menurut sumber anggaran
 7) Biaya obat perkunjungan

Manfaat Informasi
1) Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan penyempurnaan
pengelolaan obat di kabupaten/kota
2) Bahan masukan dalm penyusunan profil kesehatan kabupaten/kota

F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI

Pengertian :
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi dalam
rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab
berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

Tujuan penghapusan sediaan farmsi adalah sebagai berikut :

1. Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap
sediaan farmasi/obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan,
penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk
dipelihara
3. Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengobatan lingkungan

Kegiatan Penghapusan Sediaan Farmasi

a. Membuat daftar sediaan farmsi/obat-obatan yang akan dihapuskan beserta
alasan-alasannya
b. Pisahkan sediaan farmasi/obat-obatan yang kadaluwarsa/rusak pada
tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan
c. Pisahkan narkotika dan pyskotropika dari obat lainnya
d. Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/obat-obatan yang
akan dihapuskan
 e. Membuat Panitia Pemerikasaan sediaan farmasi/obat-obatan melalui Surat
Keuputusan Bupati/walikota
f. Membuat berita acara hasil pemeriksaan sediaan farmasi/obat-onbatan
melalui surat keputusan bupati/walikota
g. Melaporkan hassil pemerikasaan kepada yang berwenang/pemilik obat
h. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang berwenang

Penghapusan Barang Milik Daerah

Kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan usul penghapusan sedian
farmasi/obat-obatan kepada Bupati/Walikota disertai Berita Hasil Pemeriksaan
Obat-Obatan.
a. Bupati/Walikota menindak lanjuti sesuai dengan keten
b. tuan/peraturan yang berlaku (Surat Menteri Dalam Negeri No.88 Tahun
1975 tentang Pelimpahan Wewenang Penghapusan Barang)
c. Surat Keputusan Penghapusan diterbitkan oleh Bupati/Walikota
d. Kepada DinKes Kab/kota membentuk Panitia Pelaksanaan Penghapusan
e. Melaksanakan penghapusan sesuai SK penghapusan

Daftar Obat
a. Petugas Perencanaan dan evaluasi mempersiapkan/membuat daftar obat
untuk dihapuskan serta mengumpulkan pada suatu tempat berdasarkan :
- Data-data dari petugas penyimpanan dan penyaluran
- Peraturan-peraturan yang berlaku (misalnya ICW)
b. Kepala UPOPPK membuat laporan serta mwngirimkan daftar obat
tersebut kepada kepala dinas kesej=htan kabupaten/kota, dengan maksud
agar obat-obatan tersebut dapat dihapuskan dari pengurusan dan
pertanggung jawaban. Berdasarka laporan tersebut kepala dinas kesehatn
kabuoaten kabupaten/kota membentuk panitia pemeriksa obat yang akan
dihapusakan

Panitia Pemeriksaan Obat

 - Panitia Pemeriksaan Obat ini melkukan pemeriksaan atyas obat-obatan
yang akan dihapuskan dan dihasilkan dibuatkan berita acara pemeriksaan
Obat dengan pemakaian Formulir XI yang dilampiri dengan Formulir XII,
yang membuat jenis, keadaan dan jumlah on=bat hendak dihapuskan
a. Formulir Berita Acara Pemeriksaan Obat diisi dengan :
- Nama, tempat UPOPPK Kabupaten/Kota
- Hari, tanggal, bulan dan tahun yang akan dilaksanakan
pemeriksaan oleh panitia
- Nama-nama anggota panitia
- Jabatan anggota Panitia
- Nomor dan tanggal surat penunjukan panitia pemeriksaan obat
untuk dihapuskan
b. Kolom-kolom pada formulir diisi dengan :
1) Angka banyaknya obaty yang diperiksa
2) Huruf banyaknya obat yang diperiksa
3) Satuan obat yang diperiksa (dos, kaleng, botol, dll)
4) Nama/jenis obat yang diperiksa
5) Harga satuan obat yang diperiksa
6) Jumlah harga obat yang diperiksa
7) Keadaan obat-obatan yang tidak dapat dipakai lagi (bila
diperlukan/digunakan hasil pengujian laboratorium)
8) Keputusan atau pendapat Panitia
c. Panitia Pemeriksaan Obat membuat laporan rangkap 4
- Asli dikirim kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
- Tindakan 1 dikirim kepada bupati/walikota setempat
- Tindakan 2 dikirim kepada bupati/walikota setempat
- Tindasan 2 dikirim kepada Badan Pengawasan Daerah setempat
- Tindasan 3 dikirim kepada Kepala UPOPPK

Cara-cara Penghapusan
Bupati/Walikota mengelurkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. Dalam Surat
Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan memusnahkan
obat.

Penghapusan dengna cara Pemusnahan

a) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, membentuk Panitia
Pemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain :
- Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan
ketentuan yang berlaku dan koordinasikan dengan Balai POM
- Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan
- Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara
disetujui, misalnya oabat sediaan tablet dengan cara direndam,
ditanam lalu dibakar dengan mengunakan ensinerator, larutan
dengan cara dituiang isinya.
- Menetapkan lokasi pemusnahan yang jauh dari permukiman dan
lokasi tersebut memang tempat pembuangan
- Memnmbuat berita Acara Pemusnahan
- Menyampaikan laporan pelaksaan pekerjaan kepada
Bupati/Walikota setempat.
b) Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Kepada Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota setempat melaporkan kepada Bupati/Walikota, tentang
pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :
- Laporan pelaksaan dari Panitia Pemusnahan
- Berita Acara Pemusnahan.