Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api

Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya

IMPLEMENTASI PAPERLESS OFFICE DALAM KORESPONDENSI MELALUI

PEMANFAATAN RDS DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8
SURABAYA

Karina Gita Dewanti

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi,
Universitas Negeri Surabaya, email: gitakarina11@gmail.com

Abstrak

Tujuan dari dilakukannya penelitian ini ialah untuk mengetahui implementasi paperless office dalam
korespondensi melalui pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. Jenis
penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subjek dalam penelitian ini ialah Bapak Agus Junaedi selaku
Asisten Manajer bagian dokumen beserta staf unit dokumen yang berjumlah 4 orang di PT KAI (Persero)
Daop 8 Surabaya. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi data yang terdiri dari
reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Korespondensi yang digunakan dalam kantor dengan menggunakan kertas dianggap tidak efektif
dan efisien. Oleh karena itu penerapan kantor tanpa kertas atau yang biasa disebut dengan paperless office
menjadi solusi atas fenomena yang terjadi. Paperless office dalam korespondensi yang diterapkan di PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya ialah dengan memanfaatkan suatu sistem yang dikenal dengan sebutan Rail
Document System (RDS). RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan, serta pengambilan keputusan
sehingga dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Hasil yang didapatkan oleh
PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya ialah dengan pemanfaatan sistem RDS mampu menekan penggunaan
kertas hingga 25% dari sebelumnya meski baru diterapkan pada Maret 2013.

Kata kunci: Paperless Office, Korespondensi, Pemanfaatan RDS

Abstract

The purpose of the research is to describe utilization paperless office in correspondence with RDS in PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. This research is a qualitative descriptive study.
Informants in this study was the Mr.Agus Junaedi as Assisten Manager document with 4 staff in PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya. In this research, collection data techniques are interviews, observation, and
documentation. Analyzed using data triangulasi, they are data reduction, data display, and conclusion
drawing/verification.
Correspondence in office with paper not effective and efficient . Because that, paperless office became is
a real solution in this fact. Paperless office in correspondence in PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya with
use of Rail Document system (RDS). RDS can helpful to numbering system, archive system, and making a
decision go in to helpful employment worker became in effective and efficient. Achievement get in barge PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya awfully helpful employment worker and can press paper use until 25% from
before while administer March 2013.

Keywords: Paperless Office, Correspondence, Utilization RDS

finansial sehingga mampu memenuhi kebutuhan

PENDAHULUAN
hidupnya. Oleh karena itu manusia melakukan
Agar dapat hidup layak, manusia
pekerjaan. Salah satu tempat bagi manusia untuk
membutuhkan pekerjaan sebagai penunjang
melakukan pekerjaan ialah instansi/perusahaan. Di

1
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya
Indonesia terdapat ratusan perusahaan publik
dengan berbagai bidang usaha yang dijalankan baik
swasta maupun milik pemerintah. Perusahaan
adalah setiap bentuk usaha yang menjalankan setiap
jenis usaha yang bersifat tetap dan terus-menerus
untuk memperoleh penghasilan, dan laba dengan
cara memperdagangkan, menyediakan jasa atau
mengadakan perjanjian perdagangan (Undang-
undang Nomor 3 Tahun 1982).
Tujuan dari berdirinya suatu perusahaan ialah
untuk mencari keuntungan atau laba dengan jalan
melakukan interaksi dan komunikasi kepada
perusahaan lain maupun masyarakat. Komunikasi
secara sederhana dapat diartikan dengan apabila
terdapat dua orang atau lebih bertemu, maka cepat
atau lambat mereka akan akan berbicara atau
memberi tanda untuk mengetahui keberadaan orang
lain (Silalahi, 2011:215). Komunikasi adalah proses
di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada
suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk
mengubah tingkah laku mereka (Mulyana, 2006:69).
Komunikasi yang dilakukan dalam suatu
perusahaan terbagi menjadi dua, yakni komunikasi
langsung dan komunikasi tidak langsung.
Komunikasi langsung ialah suatu interaksi yang
berlangsung tanpa menggunakan perantara seperti
percakapan, gerakan yang berarti khusus, dan
penggunaan isyarat. Sedangkan komunikasi tidak
langsung ialah suatu interaksi yang berlangsung
dengan menggunakan media sebagai perantara,
salah satunya ialah surat. Surat-menyurat atau yang
biasa disebut dengan korespondensi dalam dunia
kantor merupakan suatu kegiatan komunikasi yang
bertujuan untuk mendapatkan informasi berkenaan
dengan aktivitas dalam perusahaan itu sendiri dan
2
biasanya tertuang dalam selembar atau beberapa
lembar kertas.
Semakin sering korespondensi yang dilakukan
dalam suatu kantor maka akan semakin banyak
dokumen yang akan beredar. Kertas yang digunakan
dalam korespondensi cenderung bersifat sementara
saja karena batas waktu kegunaan informasi di
dalamnya. Dengan semakin majunya perkembangan
teknologi dan komunikasi yang sangat pesat,
penulisan dan penyampaian suatu pesan dari
komunikator kepada komunikan dapat dilakukan
melalui banyak cara, misalnya email/surat
elektronik. Sebagaimana layaknya kegiatan surat-
menyurat melalui jasa pos, email mampu menangani
jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk
data elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu
ucapan elektronik) dengan waktu yang relatif
singkat (Windiasari dan Pangaribuan, 2012).
Teknologi produksi yang lebih efisien akan
membantu memecahkan krisis lingkungan
merupakan pokok dalam kebijakan publik yang
menjadi diskusi di negara-negara yang sering
mendapat sorotan akhir-akhir ini (York, 2006).
Terlebih lagi dokumen yang tersimpan dalam
format kertas dapat dengan mudah hilang sehingga
meningkatkan konsumsi kertas dan keterbatasan
ruang kantor yang juga menjadi perhatian (Miklas
dan Kalczynska, 2006).
Dengan tidak mencetak pesan, maka akan
membantu perwujudan paperless office. Paperless
office adalah lingkungan kerja di mana penggunaan
kertas dihilangkan atau sangat berkurang. Perlu
dilakukannya suatu upaya untuk mengurangi limbah
kertas yang dihasikan oleh perkantoran dengan
mengembangkan komunikasi secara online melalui
jaringan komputer sehingga dapat mengurangi
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya
penggunaan kertas untuk surat-menyurat
pembuatan dokumen (Firdausy dan Artha, 2012).
Hal ini dilakukan dengan mengubah dokumen dan
surat-surat lainnya ke dalam bentuk digital.
Paperless office bukan berarti kantor bebas kertas
karenatidak mungkin kegiatan perkantoran
meninggalkan sama sekali kertas dalam aktivitasnya
terutama yang berkaitan dengan administrasi.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam konsep
paperless office selain menjadi komponen penting
bagi efektivitas arus informasi juga terkait dengan
efisiensi (Burhanudin, 2009).
Salah satu instansi yang kini
menerapkan paperless office ialah PT Kereta Api
Indonesia (Persero) atau yang biasa disingkat
dengan PT KAI (Persero). PT KAI (Persero) adalah
Badan Usaha Milik Negara yang menyediakan,
mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api di
Indonesia. Layanan yang diberikan perusahaan ini
meliputi angkutan barang dan penumpang.
PT KAI (Persero) mencanangkan program
paperless office yang bertujuan untuk menekan dan
mengurangi jumlah penggunaan kertas
digunakan setiap harinya karena dengan semakin
banyaknya intensitas surat yang diterima dan
dikelola oleh PT KAI (Persero) serta tingkat
urgency dalam pemenuhan data-data perusahaan
secara cepat dan tepat mendasari awal mula
penerapan paperless office.
Setiap tahunnya penggunaan kertas dalam
korespondensi di PT KAI (Persero) meningkat, hal
ini tentu saja akan menimbulkan begitu banyak
masalah bukan hanya karena keterbatasan ruang
penyimpanan dokumen, namun juga keterbatasan
SDM yang ada untuk bisa bertanggung jawab pada
dokumen yang disimpan.
dan PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya merupakan
salah satu daerah rintisan yang menjadi percontohan
bagi daerah lain dengan menerapkan paperless
office yang memanfaatkan portal dalam
aktivitasnya. Hal ini didasari oleh seringnya terjadi
kesulitan dalam penemuan kembali dokumen kantor
yang masih diperlukan karena menumpuknya surat-
surat yang masih terpakai maupun yang sudah tidak
lagi terpakai. Ruang penyimpanan dokumen yang
tidak memadai seringkali menjadi penyebab
rusaknya beberapa dokumen sehingga menimbulkan
masalah baru.
tengah PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya mengganti
proses komunikasi dengan pihak ekstern yaitu surat-
menyurat gaya lama melalui kertas dengan surat
menyurat melalui media digital yaitu email sebagai
media pengiriman dan penerimaan pesan yang
dibantu suatu software yang dikenal dengan sebutan
RDS atau Rail Document System. RDS memiliki
sistem yang hampir sama dengan email, namun
RDS lebih spesifik dibandingkan dengan email yang
biasa digunakan. Kelebihan yang dimilki RDS ialah
yang dapat sekaligus membantu sistem penomoran,
pengarsipan serta pengambilan keputusan. Dari
pembahasan diatas, peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul “Implementasi
Paperless Office dalam Korespondensi Melalui
Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8”.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka fokus
dari penelitian ini adalah bagaimana implementasi
paperless office dalam korespondensi melalui
pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero) Daop 8
Surabaya?. Sedangkan tujuan dari dilakukannya
penelitian ini adalah untuk mengetahui
implementasi paperless office dalam korespondensi
3
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya
melalui pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero)
Daop 8 Surabaya.
Korespondensi
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau
hubungan yang dilakukan secara terus-menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling
berkirim surat (Nainggolan dan Syahyuman, 2012).
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
aktivitas manusia pada zaman modern ini (Pratama,
2004:9). Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dan alat untuk
menciptakan jalinan pengertian yang sama dan
serasi oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan
kertas sebagai medianya. Surat adalah lembaran
kertas yang memuat suatu informasi yang hendak
disampaikan seseorang kepada orang lain (Suparjati,
2000:1). Korespondensi adalah kegiatan surat-
menyurat antarindividu dengan individu, individu
dengan organisasi, dan organisasi dengan
organisasi lainnya. Arlita dan Nelisa (2013)
mengatakan bahwa, “korespondensi resmi yaitu
kegiatan surat-menyurat yang dilaksanakan
secara resmi, baik dalam satu instansi maupun
dengan instansi lain”. Surat juga merupakan
suatu bentuk komunikasi tulis antara seseorang
dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi,
lembaga atau organisasi (Nainggolan dan
Syahyuman, 2012).
Dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat
disimpulkan bahwa korespondensi ialah suatu
kegiatan surat-menyurat yang sering dilakukan
khususnya dalam ruang lingkup perkantoran dengan
tujuan menyampaikan menerima dan bertukar
informasi agar memperlancar kebutuhan antar
individu, individu-kelompok, kelompok-kelompok.
4
Paperless office
Fadli (2007) mengatakan bahwa, “paperless
office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan
diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk
digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian
kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen
seperti sekarang”. Paperless office adalah
lingkungan kerja di mana penggunaan kertas
dihilangkan atau digunakan dengan bijak. Paperless
merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk
mengelola sistem administrasi (Prastowo, 2009).
Keberadaan paperless office bukan sekedar sesuatu
yang bersifat perlu, tetapi menjadi sebuah
kebutuhan yang harus terpenuhi (Burhanudin,
2009). Penerapan paperless office banyak dipahami
sebagai upaya menggantikan dokumen dalam
bentuk kertas yang ada di perkantoran tradisional
dengan dokumen dalam format elektronik seperti
doc, pdf, dan sebagainya (Prastowo, 2009).
Dari sini dapat disimpulkan bahwa paperless
office ialah kegiatan kantor yang sebagian besar
dilakukan dengan membatasi penggunaan kertas
dengan memanfaatkan teknologi lain sebagai salah
satu penunjang sistem tanpa kertas ini.
Rail Document System (RDS)
PT Telkom merupakan supporting sebagai
penyedia, sarana penyimpanan data serta aplikasi
RDS. RDS merupakan suatu software yang
digunakan oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya
yang memiliki fungsi sebagaimana email pada
umumnya yaitu dapat mengirim dan menerima
pesan namun lebih spesifik dan rinci.
RDS membantu sistem penomoran,
pengarsipan juga pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan yang dimaksud disini ialah
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya
ketika dibutuhkan penanganan segera dalam hal
pengambilan keputusan, pihak yang bersangkutan
tidak harus berada dalam lingkungan kantor, namun
secara otomatis ketika keputusan harus segera
dibuat maka pemberitahuan yang dikirim melalui
RDS akan segera muncul pada alat komunikasi yang
terhubung dengan internet yang digunakan oleh
pemilik yang merupakan pihak pengambil
keputusan.
Alat komunikasi yang dapat digunakan oleh
pengguna RDS tidak terbatas hanya komputer atau
laptop saja, namun juga tablet, handphone dan
smartphone lainnya yang dapat terhubung dengan
internet.
Untuk dapat mengoperasikan sistem RDS,
user harus terbiasa menggunakan aplikasi web dan
memiliki login sebagai user. Aplikasi web yang
dapat digunakan antara lain ialah mozilla firefox,
google chrome, internet explorer, dan safari.
Aplikasi web yang disarankan adalah google
chrome.
RDS hanya dapat diakses oleh pihak internal
dalam ruang lingkup PT KAI (Persero) Daop 8
Surabaya dengan menggunakan username dan
password. RDS tidak hanya digunakan oleh PT KAI
(Persero), namun juga instansi lain di Indonesia
seperti Kementrian Pertahanan dan Keamanan
(Kemenhankam), TNI-AL, TNI-AU, dan TNI-AD.
Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif, sedangkan jenis penelitian ini adalah
deskriptif kualitatif. Yang dimaksud
penelitian deskriptif kualitatif adalah
jenis penelitian yang tujuannya untuk menyajikan
gambaran lengkap mengenai konteks sosial atau
dimaksudkan untuk eksplorasi dan klarifikasi
mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial,
dengan jalan mendeskripsikan sejumlah variabel
yang berkenaan dengan masalah dan unit yang
diteliti dan fenomena yang diuji (Sugiyono,
2003:11).
Subjek dalam penelitian ini berjumlah 5 orang
yang terdiri dari Bapak Agus Junaedi selaku
Assisten Manager beserta staf bagian dokumen
sebanyak 4 orang yakni Ibu Erwin Agustina, Ibu Sri
Mulyana, Bapak Zainal, dan Bapak Selamet di PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
Objek dalam penelitian ini adalah implementasi
paperless office dalam korespondensi melalui
pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero) Daop 8
Surabaya.
Penelitian ini dilakukan di ruang dokumen PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya yang beralamatkan
di Jalan Gubeng Masjid 60131, Surabaya.
Sedangkan waktu dalam penelitian dimulai dari
studi pendahuluan hingga selesai yang diperkirakan
±6 bulan yang dimulai pada bulan Februari 2014
hingga Juli 2014.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang
pertama ialah observasi dengan cara pengamatan
langsung dilapangan, mulai dari cara kerja
karyawan yang menerapkan sistem paperless office
khususnya berhubungan dengan korespondensi.
dengan
Selanjutnya ialah wawancara yang bertujuan untuk
suatu
mengetahui bagaimana implementasi paperless
office dalam korespondensi dalam perusahaan. Dan
yang terakhir ialah dokumentasi yang digunakan
untuk memperoleh data yang umumnya berupa
5
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

dokumen, arsip, struktur organisasi dan lainnya
yang erat kaitannya dengan penelitian ini dan PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan oleh
peneliti adalah model Miles dan Huberman yang
mana dalam penelitian ini aktivitas dalam analisis
data kualitatif dilakukan secara interaktif dan
berlangsung secara terus menerus samapai tuntas
hingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam
analisis data, yaitu data reduction, data display, dan
conclusion drawing/verification (Sugiyono,
2010:246).
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
1. Hasil Penelitian
Korespondensi yang terdapat dalam PT KAI
(Persero) secara umum dilakukan dengan
menggunakan media surat sebagai perantaranya
baik dalam lingkup intenal maupun eksternal.
Dalam proses penyimpanan, PT KAI (Persero)
melakukan proses penyimpanan secara manual
dengan menggunakan rak dan lemari arsip.
Pada mulanya, PT KAI (Persero) tidak
mengalami permasalahan dengan proses
pengelolaan dokumen yang biasa dilakukan, namun
kesulitan mulai dirasakan ketika surat yang dikelola
semakin hari semakin meningkat jumlahnya. Selain
itu, permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan
dokumen di PT KAI (Persero) ialah keterbatasan
ruang dalam penyimpanan dokumen menjadikan PT
KAI (Persero) mulai mencari solusi atas masalah
yang terjadi.
Dengan semakin banyaknya intensitas surat
yang diterima dan dikelola oleh perusahaan
membuat PT KAI (Persero) harus memakai begitu
banyak surat yang tentunya juga akan melibatkan
penggunaan kertas. Sedangkan moto daripada PT
KAI (Persero) ialah go green, maka akan sangat
disayangkan apabila moto tersebut hanya akan
menjadi wacana yang tidak terealisasi dengan
maksimal.
Penggunaan kertas yang berlebihan juga akan
merugikan bagi instansi yang bersangkutan karena
memakan banyak biaya untuk memenuhi kebutuhan
kertas pada setiap aktivitas instansi yang tidak
sedikit jumlahnya. Hal inilah yang mendasari PT
KAI (Persero) untuk mencari penyelesaian dengan
menemukan solusi bagi perusahaan agar aktivitas
perusahaan kembali berjalan lancar seperti
sebelumnya. PT KAI (Persero) berkeinginan untuk
membuat suatu sistem yang dapat menjadi solusi
dari semakin banyaknya intensitas surat yang harus
dikelola oleh perusahaan.
Ide ini kemudian berkembang dan meluas
setelah paperless office mulai dibicarakan dan telah
diterapkan oleh beberapa perusahaan di Indonesia.
Pada tahun 2009 menjadi awal mula penerapan
paperless office di PT KAI (Persero) dengan
bantuan suatu sistem yang disebut dengan Rail
Document System (RDS). RDS merupakan suatu
software yang digunakan oleh PT KAI (Persero)
yang memiliki fungsi sebagaimana email pada
umumnya yaitu dapat mengirim dan menerima
pesan namun lebih spesifik dan rinci karena tidak
terbatas hanya dapat mengirim dan menerima surat,
namun juga membantu dalam penomoran,
pengarsipan dan pengambilan keputusan. RDS tidak
hanya digunakan oleh PT KAI (Persero), namun
juga instansi lain di Indonesia seperti Kementrian
Pertahanan dan Keamanan (Kemenhankam), TNI-

6
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya
AL, TNI-AU, dan TNI-AD. PT KAI (Persero) Daop
8 Surabaya merupakan salah satu daerah rintisan
yang menjadi percontohan bagi daerah lain dengan
menerapkan paperless office yang memanfaatkan
portal dalam aktivitasnya. PT KAI (Persero) Pusat
mulai mencanangkan program ini sejak tahun 2009,
namun untuk PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya
baru menerapkannya pada Maret 2013 hingga saat
ini. Dan sebagai percontohan, untuk sementara baru
beberapa unit yang telah menerapkan paperless
office ini. Beberapa diantaranya ialah unit dokumen,
unit komersial, dan unit SDM.
PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya
menerapakan paperless office tidak hanya
dikarenakan sebagai daerah uji coba maupun
percontohan, melainkan didasari oleh seringnya
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali dokumen
kantor yang masih diperlukan karena menumpuknya
surat-surat yang masih terpakai maupun yang sudah
tidak lagi terpakai. Ruang penyimpanan dokumen
yang tidak memadai seringkali menjadi penyebab
rusaknya beberapa dokumen sehingga menimbulkan
masalah baru. Selain itu, kertas yang digunakan
dalam korespondensi didalam lingkungan kerja PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya
meningkat, hal tersebut menjadi perhatian khusus
sehingga menjadikan paperless office sebagai solusi
dari berbagai masalah yang terjadi dalam
korespondensi di PT KAI (Persero) Daop 8
Surabaya.
Budaya paperless office kini menjadi sorotan
dalam berbagai aktivitas publik khususnya dalam
dunia kerja. Di Indonesia sendiri telah banyak
instansi yang menerapkan paperless office dalam
kegiatan administrasinya karena dianggap
menguntungkan baik dari segi waktu maupun biaya.
7
Begitu banyak kertas yang dipergunakan dalam
sebuah kegiatan administrasi kantor. Wajar saja
apabila semakin meningkatnya jumlah pohon yang
ditebang dalam memenuhi kebutuhan pembuatan
kertas. Meski teknologi semakin maju, namun pada
kenyataannya manusia saat ini lebih banyak
menggunakan kertas daripada masa sebelumnya.
Kini fakta tersebut mulai ditinggalkan oleh PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya yang telah menerapkan
paperless office dalam ruang lingkup instansi
khususnya dalam bidang korespondensi.
Sebelum diterapkannya paperless office, PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya
menghabiskan sekitar 115 rim kertas untuk
melakukan korespondensi dengan menggunakan
surat. Dengan rincian setiap bulannnya PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya mengolah lebih dari
4800 lembar surat beserta lampirannya yang apabila
dijumlahkan total keseluruhannya akan mencapai
57600 lembar surat setiap tahunnya atau setara
dengan 115 rim. Meski belum bisa dikatakan
sepenuhnya berhasil dikarenakan baru terealisasi
pada Maret 2013 hingga saat ini, namun PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya telah mampu menekan
jumlah penggunaan kertas dalam korespondensi
hingga 25% atau 28 rim kertas berkurang dari
semula 115 rim menjadi 86 rim setiap tahunnya
sejak paperless office diberlakukan. Selain
menurunnya jumlah penggunaan kertas, manfaat
lain yang dirasakan ialah kemudahan dalam
penemuan kembali sehingga pekerjaan yang
dilakukan lebih efisien dan efektif.
Selain memiliki tujuan untuk menghemat
penggunaan kertas dalam kegiatan sehari-hari, PT
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya juga berharap
kemajuan yang telah dirasakan setelah menerapkan
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

paperless office akan menjadi acuan bagi daerah versi mobile. Tampilan home page dari RDS dapat
operasi lain juga instansi-instansi di luar PT KAI dilihat pada gambar dibawah ini:
(Persero) yang ada di Indonesia untuk segera
mencanangkan paperless office.
RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan
juga pengambilan keputusan. Pengambilan
keputusan yang dimaksud disini ialah ketika
dibutuhkan penanganan segera dalam hal
pengambilan keputusan, pihak yang bersangkutan
tidak harus berada dalam lingkungan kantor, namun
secara otomatis ketika keputusan harus segera
dibuat maka pemberitahuan yang dikirim melalui Tampilan Halaman Utama pada RDS
RDS akan segera muncul pada alat komunikasi yang Sumber: User Manual RDS
terhubung dengan internet yang digunakan oleh
pemilik yang merupakan pihak pengambil Masukan username dan password pada form yang
keputusan. RDS hanya dapat diakses oleh pihak telah tersedia
internal dalam ruang lingkup PT KAI (Persero)
Surabaya dengan menggunakan username dan
password.
Untuk dapat mengoperasikan sistem RDS, user
harus terbiasa menggunakan aplikasi web dan
memiliki login sebagai user. Aplikasi web yang
dapat digunakan antara lain ialah mozilla firefox,
google chrome, internet explorer, dan safari.
Aplikasi web yang disarankan adalah google
chrome. Berikut merupakan langkah-langkah dalam
mengoperasikan sistem RDS: Tampilan Login Form pada RDS
Pada menu beranda masuk ke halaman web aplikasi: Sumber: User Manual RDS
Untuk menggunakan secara resmi nota dinas, surat
atau dokumen lainnya, masuk ke alamat Pada kolom Username dapat diisi dengan nama
http://rds.kereta-api.co.id/. lengkap atau NIPP. Setelah itu masukkan password.
Untuk penggunaan smartphone (blackberry, tablet,
Lalu klik untuk login ke aplikasi. User
iphone) masuk ke aplikasi web, ketik url yang sama
yang telah teridentifikasi akan masuk pada halaman
yaitu http://rds.kereta-api.co.id/ aplikasi akan secara
awal
otomatis mendeteksi smartphone dan menampilkan

8
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

Pada menu kotak masuk terdapat beberapa sub

menu antara lain: surat masuk, nota masuk,
dokumen masuk, dan disposisi masuk.

Tampilan Beranda pada RDS

Sumber: User Manual RDS

Sub Menu Kotak Masuk

Pada menu utama terdapat beberapa bagian, antara
Sumber: User Manual RDS
lain: kotak masuk, kotak keluar, agenda, tools, dan
Pada menu kotak keluar terdapat beberapa sub
pelaporan.
menu, antara lain: perlu diproses, status, draft, surat
keluar, nota keluar, dokumen keluar, dan batal.

Menu Utama
Sumber: User Manual RDS

Dari gambar sebelumnya dapat kita lihat pada

halaman menu utama yang terdiri dari beberapa
Sub Menu Kotak Keluar
menu dan didalamnya terdapat sub-sub menu yang
Sumber: User Manual RDS
memiliki masing-masing fungsi, yakni:

9
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

Pada sub menu agenda terdapat beberapa sub surat keluar, dokumen lainnya, perlu diproses, surat
menu antara lain: agenda masuk, agenda keluar, keluar, dan batal.
agenda disposisi

Sub Menu Agenda

Sumber: User Manual RDS
Pada menu tools terdapat beberapa sub menu, Sub menu Pelaporan
antara lain: delegasi, asisten, download, dan ganti Sumber: User Manual RDS
password. Detail merupakan detail dari user/pengguna
aplikasi. Detail ini terdiri dari nama dan jabatan
user.

Sub Menu Detail

Sub Menu Tools Sumber: User Manual RDS
Sumber: User Manual RDS Dari keseluruhan menu dan sub menu dalam
RDS yang telah dijelaskan melalui gambar
Pada menu pelaporan merupakan menu yang terdiri sebelumnya, menu yang paling sering digunakan
dari folder nota masuk, surat masuk, nota keluar, oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya ialah menu

10
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

kotak masuk dan kotak keluar yang mana sangat Pembahasan Penelitian
dominan digunakan dalam mempermudah proses Berdasarkan hasil penelitian yang telah
korespondensi baik internal maupun eksternal. Pada diperoleh oleh peneliti selama berada dilapangan,
kotak masuk, sub menu yang akan dibahas ialah korespondensi dalam ruang lingkup PT KAI
surat masuk, dan pada kotak keluar sub menu yang (Persero) Daop 8 Surabaya mengalami kemajuan
akan dijabarkan ialah surat keluar. Selain itu akan yang cukup signifikan dalam pengelolaan surat
dijelaskan pula mengenai proses pengambilan masuk dan keluar.
keputusan yang harus dibuat ketika pengiriman Dengan slogan RDS yakni anytime, anywhere,
surat keluar akan dilakukan. Berikut ini akan anydevice, kita dapat menarik kesimpulan bahwa
dijelaskan melalui gambaran bagaimana langkah- sistem ini mampu bekerja optimal dengan tidak
langkah dalam melihat maupun memproses surat mengenal waktu, tempat, dan perangkat yang
masuk dan surat keluar. tersedia namun memberikan kemudahan yang
RDS telah terbukti membantu proses maksimal sehingga sangat membantu kinerja
korespondensi dan mengurangi penggunaan kertas pegawai. Data yang disimpan tidak hanya terdapat
dalam surat, meski belum sepenuhnya beroperasi pada masing-masing perangkat pegawai, namun
maksimal dalam ruang lingkup PT KAI (Persero) juga secara otomatis tersimpan di
Daop 8 Surabaya. Hal ini disebabkan masih begitu arsipmail@ka.co.id sebagai bank data, sehingga
banyak pegawai yang kesulitan dalam melalui berbagai macam perangkat komunikasi
pengoperasiannya karena berbagai macam faktor. seperti komputer, laptop, tablet, handphone asalkan
Para pegawai di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya perangkat tersebut dapat terhubung dengan internet,
yang mengalami kesulitan dalam pengoperasian maka para pegawai di PT KAI (Persero) Daop 8
sistem RDS kebanyakan berusia tidak lagi Surabaya dapat mengakses dan mengoperasikannya
produktiv, antara 45 hingga 50 tahun keatas. Selain tanpa pandang waktu. Dengan demikian bagitu
karena faktor usia, faktor lain yang menyebabkan banyak keuntungan yang didapatkan dengan
terhambatnya pemahaman dalam pengoperasian memanfaatkan sistem RDS diantaranya ialah
RDS ialah jenjang pendidikan. Para pegawai lama kemudahan mengakses data, kecepatan waktu, serta
yang tidak lagi produktiv rata-rata hanya menempuh penghematan kertas yang merupakan misi utama
pendidikan hingga sekolah menengah atas (SMA) dari tergagasnya paperless office. Hal ini terbukti
sehingga keterampilan dalam menggunakan dari semakin mudahnya penemuan kembali
teknologi sangat terbatas. Meski demikian, PT KAI dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif
(Persero) Daop 8 Surabaya berharap agar singkat.
kemudahan yang didapatkan setelah menggunakan Dengan tidak mencetak surat, berarti juga telah
RDS dapat menjadi acuan bagi pegawai yang membantu bumi untuk terbebas dari berbagai
kurang mampu menguasai sistem RDS untuk macam polusi, baik itu air, udara, dan tanah serta
memahami dan mampu mengoperasikan sistem ini mencegah terjadinya global warming.
sesegera mungkin. Bagaimanapun, munculnya paperless office akan

11
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

menjadi berita baik bagi hutan meskipun hal itu yang paling penting ialah membaiknya citra
belum terlaksana secara maksimal (York, 2006). organisasi (Prastowo, 2009).
Surat juga dinilai memiliki banyak kelemahan Sebelum penerapan paperless office, PT KAI
diantaranya ialah mudah rusak apabila disimpan (Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya
terlalu lama (Veronika 2006). Selain itu, dengan menghabiskan sekitar 115 rim kertas untuk
diterapkannya paperles office dalam korespondensi melakukan korespondensi dengan menggunakan
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya, juga akan surat. Dengan rincian setiap bulannnya PT KAI
mendukung misi daripada perusahaan, yakni (Persero) Daop 8 Surabaya mengolah lebih dari
menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis 4800 lembar surat beserta lampirannya yang apabila
usaha penunjangnya, melalui praktik bisnis dan dijumlahkan total keseluruhannya akan mencapai
model organisasi terbaik untuk memberikan nilai 57.600 lembar surat setiap tahunnya atau setara
tambah yang tinggi bagi stakeholder dan kelestarian dengan 115 rim. Meski belum bisa dikatakan
lingkungan. Hal ini juga sesuai dengan pendapat sepenuhnya berhasil dikarenakan baru terealisasi
Firdausy dan Artha (2012) yang menyebutkan pada Maret 2013 hingga saat ini, namun PT KAI
bahwa “paperless office dapat mengurangi (Persero) Daop 8 Surabaya telah mampu menekan
penggunaan kertas dan secara efektif mendorong jumlah penggunaan kertas dalam korespondensi
perbaikan kinerja bisnis dari sudut pandang hingga 25% atau 28 rim kertas berkurang dari
komunikasi, biaya, dan lingkungan”. semula 115 rim menjadi 86 rim setiap tahunnya
RDS bagi PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya sejak paperless office diberlakukan. Selain
tidak hanya membantu dalam efektivitas kinerja menurunnya jumlah penggunaan kertas, manfaat
bisnis, tapi juga menekan biaya yang dikeluarkan lain yang dirasakan ialah kemudahan dalam
dalam proses korespondensi melalui penemuan kembali sehingga pekerjaan yang
peminimalisiran penggunaan kertas. PT KAI dilakukan lebih efisien dan efektif.
(Persero) Daop 8 Surabaya juga sangat berharap Meski demikian, hal tersebut tidak menjadikan
agar paperless office segera diterapkan oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya puas. Banyak
instansi-instansi lain baik didalam ruang lingkup hal lain yang masih perlu dibenahi dalam suksesnya
maupun diluar PT KAI (Persero) karena manfaat paperless office yang kini tengah dirintis,
yang akan dirasakan begitu banyak selain efisien diantaranya ialah SDM yang terbatas dalam
waktu dalam kecepatan distribusi dan penemuan pengoperasian sistem RDS. Hal ini terjadi
kembali. Beberapa diantaranya ialah membuat dikarenakan oleh rendahnya minat pegawai untuk
manajemen dokumentasi menjadi lebih baik dengan mempelajari hal baru, khususnya bagi pegawai lama
penataan data yang rapi, kenyamanan kerja lebih yang tidak memiliki cukup pengalaman dalam
baik karena keakuratan pola komunikasi, mengoperasikan sistem ini. Oleh karena itu, PT KAI
mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik (Persero) Daop 8 Surabaya berusaha untuk
dengan penyajian informasi yang lengkap, serta membenahi kekurangan tersebut dengan melakukan
sosialisasi yang diberikan kepada assisten manajer

12
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

di daerah operasi masing-masing yang kemudian berkurang dari semula 115 rim menjadi 86 rim
akan dilanjutkan kepada staf pegawai agar sistem ini setiap tahunnya sejak paperless office diberlakukan.
dapat berjalan secara maksimal dan membantu
proses manajemen kantor sehingga mampu Saran
mendatangkan keuntungan yang lebih besar Peneliti memberikan saran kepada PT KAI
dibandingkan sebelumnya. (Persero) Daop 8 Surabaya diantaranya ialah:
Dengan semakin baiknya manajemen dan Implementasi paperless office dalam korespondensi
pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan
penyajian informasi yang akurat dan cepat, maka menggunakan software RDS telah membuktikan
akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun fakta bahwa paperless office memang bukanlah
yang berhubungan dengan organisasi yang sebuah wacana yang tidak memberikan hasil, oleh
bersangkutan yakni PT KAI (Persero) Daop 8 karena itu hal ini harusnya menjadi acuan bagi
Surabaya. daerah operasi lain juga instansi-instansi diluar PT
KAI (Persero) yang ada di Indonesia untuk segera
Simpulan mencanangkan paperless office dalam aktivitas
Berdasarkan penelitian dan fakta dilapangan perusahaannya paling lambat pada akhir tahun 2014.
yang telah dilakukan oleh peneliti, didapatkan hasil Misalnya saja dengan mengambil langkah utama
bahwa implementasi paperless office dalam yakni membiasakan karyawan untuk tidak gagap
korespondensi di PT KAI (Persero) Daop 8 teknologi. Apabila perusahaan telah memiliki portal
Surabaya ialah dengan bantuan suatu sistem yang yang memungkinkan karyawan dalam mengakses
disebut Rail Document System (RDS). informasi, maka informasi cukup diberitahukan
RDS merupakan suatu software yang melalui online tanpa harus mencetaknya sehingga
digunakan oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya karyawan terbiasa untuk berinteraksi dengan
memiliki fungsi sebagaimana email pada umumnya teknologi tanpa harus bergantung pada media
yaitu dapat mengirim dan menerima pesan namun manual. Selain itu segera manfaatkan suatu sistem
kinerja dari software ini lebih spesifik dan rinci. seperti RDS, bahkan apabila mungkin gunakan
RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan sistem yang lebih canggih dan memadai dari RDS.
juga pengambilan keputusan. Paperless office dalam Selanjutnya ialah memberikan pengarahan kepada
korespondensi di PT KAI (Persero) Daop 8 karyawan dan mensosialisasikan betapa pentingnya
Surabaya dengan menggunakan software RDS paperless office dengan bantuan sistem RDS
berjalan baik, hal ini dapat diketahui dari melalui pelatihan agar para pegawai dapat
berkurangnya jumlah penggunaan kertas setiap mengoperasikan sistem RDS dengan baik yang
tahunnya. PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya telah dilaksankan hingga satu minggu atau setidaknya
mampu menekan jumlah penggunaan kertas dalam hingga karyawan mampu mengoperasikan tanpa
korespondensi hingga 25% atau 28 rim kertas arahan. Khususnya karyawan yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam korespondensi yang ada

13
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

didalam perusahaan. Apabila hal itu telah dilakukan, Miklas, Malgorzata dan Kalczynska. 2006.
maka langkah yang terakhir ialah penerapannya. Adoption of The Paperless Environment by
Dengan demikian, dampak positif dari paperless Knowledge Workers. Business Information
office dapat dirasakan dan mampu mengurangi Systems–BIS 2006. diakses 14 Januari 2014).
polusi baik tanah air dan udara, karena
Mulyana, Deddy. 2006. Ilmu Komunikasi Suatu
peminimalisasian kertas akan mengurangi
Pengantar. Bandung: Rosda.
penebangan pohon dan hutan yang merupakan
bahan baku utama pembuatan kertas serta mencegah Nainggolan, Susi Dawati dan Syahyuman. 2012.
terjadinya global warming. Korespondensi di Kejaksaan Negeri Padang.
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan
DAFTAR PUSTAKA Kearsipan Vol. 1, No. 1, September2012, Seri D
Arlita, Roza dan Nelisa, Malta. 2013. Problematika (diakses 13 Januari 2014).
Korespondensi Resmi bagi Pegawai Kantor
Pratama, Bagus dan Manurung. 2004. Surat
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Menyurat Bisnis Modern Edisi Lengkap.
Tanah Datar. Jurnal Ilmu Informasi
Bandung. Pustaka Setia.
Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 2, No. 1,
September 2013, Seri D (diakses 13 Januari Prastowo, B.N. 2009. Paperless Office.
2014). http://prastowo.staff.ugm.ac.id (diakses 19
Februari 2014).
Burhanuddin. 2009. Tantangan Arsipalis dalam
Menghadapi Era Paperless Office Prastowo, B.N. 2009. Pengembangan Sistem
Kebelumberhasil-an Komputerisasi di Kalangan Paperless Office berbasis Sistem Jejaring
Birokrasi. Sosial.
http://www.bpadjogja.info/file/2a1c129b52babbf (http://prastowo.staff.ugm.ac.id/files/proposal-
eb5b745517da8cd8a.pdf (diakses 7 Februari s3.pdf diakses 8 februari 2014).
2014).
Silalahi, Ulbert. 2011. Studi Tentang Ilmu
Fadli, Ade. 2007. Paperless. Administrasi. Bandung. Sinar Baru Algesindo.
http://timpakul.web.id/kertas-4.html (diakses 22
Sugiyono. 2003. Metode Penelitian Bisnis.
Februari 2014).
Bandung: Pusat Bahasa Depdiknas.
Firdausy, Kartika dan Artha, Muhammad. 2012.
Suparjati, dkk. 2000. Surat Menyurat dalam
Perancangan dan Implementasi Paperless Office
Perkantoran. Yogyakarta. Kanisius.
Berbasis Wordpress DI ITTC UAD. Spektrum
Industri, Vol. 10, No. 1, 1-107 (diakses 8 Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982. Pengertian
Februari 2014). Perusahaan.

14
Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daop 8 Surabaya

Windiasari dan Pangaribuan, Hotma. 2012.

Pengaruh Pemanfaatan Email dan E-Sms Billing
terhadap Kepuasan Pelanggan pada PT PLN
Batam. http://share.pdfonline.com (diakses 2
Februari 2014).

York, Richard. 2006. Ecological Paradoxes:

William Stanley Jevons and the Paperless Office.
Human Ecology Review, Vol. 13, No. 2, 2006.
(diakses 13 Januari 2014).

15