Kelompok 1 :

1. Irma maulita (6102417001)

2. Maya kholida (6102417002)
3. Didi Lukmanto (6102417003)
4. Yudha muktiana (6102417027)

Perencanaan Dalam Organisasi

Dalam sebuah organisasi tahap paling awal untuk memulai suatu kegiatan dalam
organisasi tersebut adalah sebuah perencanaan. Perencanaan bagi organisasi yaitu memilih
menetapkan sasaran dan bagaimana cara mencapainnya. Perencanaan menjadi proses dasar
menajemen di dalam mengambil suatu kebijakan, keputusan dan tindakan. Sehingga
perencanaan menjadi suatu langkah terpenting dalam sebuah organisasi.
Fungsi perencanaan dalam manajemen adalah bagaimana sebuah organisasi menetapkan
tujuan yang ingin dicapai dan menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Sederhananya
fungsi perencanaan adalah apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainnya. Fungsi
perencanaan memiliki beberapa manfaat seperti:
1. Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam melaksanakan kegiatan
2. Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan,
apakah telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak
3. Perencanaan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi
4. Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir
5. Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini mungkin
7. Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi dan diatasi seawal
mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang bisa
berpengaruh pada kegiatan perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan
Setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda beda, tentu perencanaan yang dilakukan
pun berbeda. Namun secara umum, tujuan organisasi melakukan perencanaan karena:
1. Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan
2. Perencanaan mengarahkan (direction) kepada administrator maupun non
administrator
 3. Perencanaan bisa menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan
tumpang tindih pelaksanaan kegiatan.
4. Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai untuk mempermudah
pengawasan.

Perencanaan memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan. Bagaimana rencana yang
baik itu ?
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat perencanaan yang baik, diantaranya:

1. Fleksibel
Rencana yang disusun harus bisa menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang bisa
terjadi dalam keadaan yang sebenarnya. Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan
ternyata meleset dari kenyataan, rencana harus bisa menyesuaikan diri dengan perubahan yang
terjadi. Tidak selalu mengubah rencana dasar atau mengubah semua rencana yang telah disusun,
hanya diperlukan tindakan penyesuaian dalam menghadapi perubahan yang terjadi. Rencana
tidak boleh kaku. Justru dengan kekakuan rencana, eksekusi pelaksanaan teknis rencana bisa
merugikan perusahaan itu sendiri. Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market
share, salah satu caranya adalah dengan mengurangi harga jual produk. Namun ketika rencana
tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga bahan baku produk secara signifikan sehingga
membuat biaya produksi membengkak. Ditengah situasi yang seperti ini, apabila harga jual
produk masih "ngotot" ingin diturunkan sesuai rencana, bukan tidak mungkin perusahaan akan
mengalami kesulitan.
2. Stabilitas Rencana
Sebuah rencana yang disusun sebaiknya tidak perlu mengalami perubahan yang terlalu
besar tiap waktu. Perencanaan yang stabil akan membuat perusahaan le bih fokus terhadap apa
yang dikerjakan. Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share perusahaan.
Ditengah perjalanan, ketika target rencana tersebut masih belum tercapai, tiba tiba perusahaan
merencanakan pembangunan pabrik baru. Tentu saja hal ini bisa membuat fokus perusahaan
akan terpecah, mengutamakan pembangunan pabrik baru atau memperluas market share yang
telah direncanakan sebelumnya. Karena sumber daya perusahaan terbatas, maka rencana yang
telah disusun bisa tidak tercapai semuanya. Memang, perencanaan harus fleksibel, namun
fleksibel disini bukan berarti harus mengganti rencana "induk" yang utama dari perusahaan.
Yang fleksibel adalah caranya. Cara bagaimana perusahaan menjalankan rencana yang disusun.
Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali memang ada hal yang
memaksa perusahaan harus mengubah tujuannya. Jika perusahaan memiliki rencana
memperluas market share dan kondisi mengalami perubahan. Maka yang diubah adalah "cara"
memperluas market sharenya. Bukan rencana market sharenya. Kalau sebelumnya
menggunakan cara A, maka bisa diganti dengan rencana B. Poin pentingnya adalah perencanaan
memiliki tujuan yang jelas dan fokus.
3. Terintegrasi dengan Baik
Rencana harus bisa dikomunikasikan dengan baik dan mudah dipahami oleh semua pihak
yang akan melaksanakan rencana tersebut. Hal ini untuk menghindari penafsiran rencana yang
berbeda beda diantara pihak pihak yang terlibat. Kesalahan komunikasi bisa membuat rencana
tidak bisa berjalan dengan baik. Misalnya apa yang dilakukan oleh manajemen produksi harus
sesuai dengan rencana yang disusun oleh manajemen penjualan dan manajemen keuangan.
Harus klop. Demikian juga dengan divisi manajemen yang lain. Tidak berjalan sendiri sendiri dan
bahkan saling bertentangan. Rencana yang baik juga memiliki tanggung jawab yang seimbang
pada setiap bagian organisasi.
4. Detail
Rencana yang baik harus detail dan meliputi segala hal yang dibutuhkan dalam rencana
tersebut. Terutama mengenai 5W+1H diatas. Detail rencana, apa yang harus dilakukan, siapa
yang akan melakukan, kapan harus dilakukan dan bahkan target yang harus dicapai harus
direncanakan hingga lapisan manajemen yang paling bawah sekalipun.
5. Mempertimbangkan Sumber Daya
Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya
yang dimiliki perusahaan. Apakah rencana tersebut realistis dan bisa dicapai dengan sumber daya
yang dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang awang" yang susah untuk dicapai. Segala sumber
daya yang tersedia bisa digunakan dengan efektif dan berdaya guna maksimal. Rencana boleh
ambisius apabila sumber daya yang dimiliki bisa mendukungnya.
6. Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif)
Rencana yang baik adalah rencana sederhana dan tidak susah dijalankan. Ini bukan berarti
rencana yang sulit dijalankan menjadi rencana yang tidak baik. Bukan begitu... Jika ada cara yang
lebih mudah maka itu lebih baik. Effort yang minimal dengan hasil yang maksimal. Perencaaan
sudah tentu memperhitungkan segala kemungkinan yang ada. Kemungkinan yang paling mudah
dijalankan adalah pilihan yang diprioritaskan.

Instrumen Wawancara Tentang Perencanaan

Pertanyaan-pertanyaan tentang perencanaan dalam sebuah organisasi.
1. Apa yang ingin diperoleh atau apa yang menjadi tujuan utama organisasi ini?
2. Apa yang ingin didapat oleh organisasi ini dalam jangka pendek?
3. Apa yang ingin didapat oleh organisasi ini dalam jangka menengah?
4. Apa yang ingin didapat oleh organisasi ini dalam jangka panjang?
5. Mengapa organisasi memilih atau memutuskan tujuan tersebut? Mengapa tidak tujuan
yang lain?
6. Apakah tujuan perencanaan tersebut menguntungkan atau masuk akal untuk dikerjakan?
7. Dimana tempat untuk menjalankan program dalam mencapai tujuan? Dan kenapa bukan
ditempat lain?
8. Kapan waktu untuk melaksanakan atau mengerjakan tujuan yang telah ditetapkan?
9. Siapa yang menjadi sasaran dari program yang telah direncanakan?
10. Siapa yang melaksanakan atau personel yang akan menjalankan tugas tersebut? Kenapa
dia bukan orang lain?
11. Bagaimana cara yang dijalankan untuk tujuan yang diupayakan? Dan apakah ada
alternatif lain ?