Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam manajemen adalah bagaimana direksi

perusahaan menetapkan tujuan yang ingin dicapai dan menyusun strategi
untuk mencapai tujuan tersebut. Sederhananya fungsi perencanaan
adalah apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainnya.

Planning atau fungsi perencanaan adalah salah satu dari 4 fungsi

manajemen selain fungsi organizing, actuating dan controlling.

Perencanaan adalah langkah yang paling awal dalam menjalankan

perusahaan dan bahkan bisa berpengaruh total bagi perusahaan dimasa
yang akan datang.

Fungsi manajemen yang lain akan mengikuti hasil perencanaan yang

dilakukan. Fungsi manajemen yang lain tidak bisa berjalan dengan baik
tanpa adanya manajemen perencanaan yang matang.

Tujuan Perencanaan

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda beda, tentu

perencanaan yang dilakukan pun berbeda.

Namun secara umum, tujuan perusahaan melakukan perencanaan

karena:

1. Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan merekam

perubahan
2. Perencanaan mengarahkan (direction) kepada administrator
maupun non administrator
3. Perencanaan bisa menghindari atau paling tidak memperkecil
pemborosan dan tumpang tindih pelaksanaan kegiatan.
4. Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai untuk
mempermudah pengawasan

Manfaat Fungsi Perencanaan

Fungsi planning memiliki beberapa manfaat seperti:

 1. Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam
melaksanakan kegiatan
2. Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan
yang dilakukan, apakah telah sesuai dengan yang telah
direncanakan atau tidak
3. Perencanaan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin akan
terjadi
4. Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir
5. Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini
mungkin
7. Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi
dan diatasi seawal mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan
eksternal yang bisa berpengaruh pada kegiatan perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam
perusahaan 
10. Memudahkan pengawasan

Apa saja kegiatan fungsi manajemen

perencanaan?
Kegiatan pokok yang dilakukan fungsi planning adalah:

1. Menentukan arah tujuan perusahaan dan target bisnisnya

2. Menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki
3. Menentukan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk
menjalankan strategi tersebut
4. Menetapkan standar atau benchmark untuk menentukan upaya
dalam mencapai tujuan tersebut. 

Faktor yang Dipertimbangkan dalam

Perencanaan
Batasan Perencanaan
Perencanaan pada dasarnya memutuskan apa yang diinginkan dan apa
akan dilakukan. Jika ingin lebih detail, perencanaan harus bisa menjawab
beberapa pertanyaan yang lebih familiar disingkat dengan 5W+1H.

# What

Apa yang ingin diperoleh perusahaan?

Perencanaan yang bagus harus bisa menjelaskan tentang tujuan yang

ingin dicapai oleh perusahaan.

Apa yang ingin diperoleh dalam jangka pendek ?

Apa yang ingin dapatkan dalam jangka menengah ?
Tujuan seperti apa yang ingin dihasilkan dalam jangka panjang ?

Jawaban atas pertanyaan ini nanti akan dijadikan dasar dalam

perencanaan perusahaan selanjutnya.

# Why

Why adalah lanjutan dan penjelasan mengenai "what" tujuan yang ingin
dicapai oleh perusahaan.

Mengapa perusahaan memutuskan tujuan tersebut? Mengapa bukan

tujuan yang lain?
Bagaimana alasan yang menyertai dan juga analisanya?

Apakah tujuan dari perencanaan sudah realistis? Apakah perencanaan

menguntungkan dan masuk akal untuk dikerjakan?

# Where

Where berhubungan dengan dimana sebuah proyek dalam menjalankan

tujuan akan dilakukan.

Harus dijelaskan mengapa program untuk mencapai tujuan tersebut

harus ditempat tertentu dan bukan ditempat yang lain.

# When
Kapan tujuan yang ditetapkan akan dieksekusi atau dilakukan ?

Menentukan waktu eksekusi pekerjaan yang ingin dijalankan tidak bisa

dilakukan serampangan. Harus ada analisanya.

# Who

Who berkaitan dengan personel yang akan menjalankan semua hal yang
telah disusun diatas.

Siapa yang akan menjalani tugas, Mengapa dia dan bukan orang lain ?

Siapa pangsa pasar yang akan dituju ? dan mengapa bukan yang lain?

# How

Bagaimana cara tujuan itu diupayakan ? Bagaimana sebuah kegiatan akan

dijalankan ?

Apakah ada alternatif cara lain yang bisa dilakukan dan mengapa memilih
cara ini?

Semua pertanyaan tersebut harus bisa dijawab dalam melakukan

perencanaan.

Bagaimana Rencana yang Baik?

Rencana perusahaan harus disusun dengan sistematika yang baik agar
perencanaan bisa dieksekusi dengan mudah dan meminimalisir kesalahan
yang bisa terjadi.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat perencanaan

yang baik, diantaranya:

# 1. Fleksibel

Rencana yang disusun harus bisa menyesuaikan dengan segala

kemungkinan yang bisa terjadi dalam keadaan yang sebenarnya.

Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan ternyata meleset dari

kenyataan, rencana harus bisa menyesuaikan diri dengan perubahan yang
terjadi.

Tidak selalu mengubah rencana dasar atau mengubah semua rencana

yang telah disusun, hanya diperlukan tindakan penyesuaian dalam
menghadapi perubahan yang terjadi.

Rencana tidak boleh kaku.

Justru dengan kekakuan rencana, eksekusi pelaksanaan teknis rencana

bisa merugikan perusahaan itu sendiri.

Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share, salah

satu caranya adalah dengan mengurangi harga jual produk.

Namun ketika rencana tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga bahan

baku produk secara signifikan sehingga membuat biaya produksi
membengkak.

Ditengah situasi yang seperti ini, apabila harga jual produk masih "ngotot"
ingin diturunkan sesuai rencana, bukan tidak mungkin perusahaan akan
mengalami kesulitan.

# 2. Stabilitas Rencana

Sebuah rencana yang disusun sebaiknya tidak perlu mengalami

perubahan yang terlalu besar tiap waktu.

Perencanaan yang stabil akan membuat perusahaan lebih fokus terhadap

apa yang dikerjakan.

Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share

perusahaan. Ditengah perjalanan, ketika target rencana tersebut masih
belum tercapai, tiba tiba perusahaan merencanakan pembangunan pabrik
baru.

Tentu saja hal ini bisa membuat fokus perusahaan akan terpecah,
mengutamakan pembangunan pabrik baru atau memperluas market
share yang telah direncanakan sebelumnya.

Karena sumber daya perusahaan terbatas, maka rencana yang telah

disusun bisa tidak tercapai semuanya.

Memang, perencanaan harus fleksibel, namun fleksibel disini bukan

berarti harus mengganti rencana "induk" yang utama dari perusahaan.

Yang fleksibel adalah caranya.

Cara bagaimana perusahaan menjalankan rencana yang disusun.

Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali

memang ada hal yang memaksa perusahaan harus mengubah tujuannya.

Jika perusahaan memiliki rencana memperluas market share dan kondisi

mengalami perubahan.

Maka yang diubah adalah "cara" memperluas market sharenya. Bukan

rencana market sharenya.

Kalau sebelumnya menggunakan cara A, maka bisa diganti dengan

rencana B.

Poin pentingnya adalah perencanaan memiliki tujuan yang jelas dan

fokus.

# 3. Terintegrasi dengan Baik

Rencana harus bisa dikomunikasikan dengan baik dan mudah dipahami

oleh semua pihak yang akan melaksanakan rencana tersebut.

Hal ini untuk menghindari penafsiran rencana yang berbeda beda

diantara pihak pihak yang terlibat.

Kesalahan komunikasi bisa membuat rencana tidak bisa berjalan dengan

baik.
Misalnya apa yang dilakukan oleh manajemen produksi harus sesuai
dengan rencana yang disusun oleh manajemen penjualan dan
manajemen keuangan. Harus klop.

Demikian juga dengan divisi manajemen yang lain.

Tidak berjalan sendiri sendiri dan bahkan saling bertentangan.

Rencana yang baik juga memiliki tanggung jawab yang seimbang pada
setiap bagian organisasi.

# 4. Detail

Rencana yang baik harus detail dan meliputi segala hal yang dibutuhkan
dalam rencana tersebut.

Terutama mengenai 5W+1H diatas.

Detail rencana, apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan,
kapan harus dilakukan dan bahkan target yang harus dicapai harus
direncanakan hingga lapisan manajemen yang paling bawah sekalipun.

# 5. Mempertimbangkan Sumber Daya

Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan

cermat sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Apakah rencana tersebut realistis dan bisa dicapai dengan sumber daya
yang dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang awang" yang susah untuk
dicapai.

Segala sumber daya yang tersedia bisa digunakan dengan efektif dan
berdaya guna maksimal.

Rencana boleh ambisius apabila sumber daya yang dimiliki bisa

mendukungnya.

# 6. Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif)

Rencana yang baik adalah rencana sederhana dan tidak susah dijalankan.
Ini bukan berarti rencana yang sulit dijalankan menjadi rencana yang tidak
baik.

Bukan begitu...

Jika ada cara yang lebih mudah maka itu lebih baik.

Effort yang minimal dengan hasil yang maksimal.

Perencaaan sudah tentu memperhitungkan segala kemungkinan yang

ada. Kemungkinan yang paling mudah dijalankan adalah pilihan yang
diprioritaskan.

Proses Pembuatan Rencana

# 1. Menetapkan Tugas dan Tujuan

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan

tugas dan tujuan.

Tugas adalah tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak "siapa" yang
ditunjuk.

Tujuan adalah apa yang akan diperoleh. Nilai yang ingin didapatkan.

Tugas yang dijalankan adalah untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Tugas pasti selaras dengan tujuan.

Sebuah rencana tidak bisa disusun tanpa adanya tujuan yang jelas.

# 2. Observasi dan Analisa

Langkah selanjutnya adalah melakukan observasi terhadap hal hal yang

berkaitan dengan usaha mencapai tujuan yang ditentukan.

Beberapa data dikumpulkan dan dilakukan analisa untuk menentukan

bagaimana cara yang akan digunakan untuk menjalankan rencana.

# 3. Menyiapkan Beberapa Kemungkinan

Setelah beberapa data dianalisa, tahap selanjutnya adalah menyiapkan
beberapa alternatif atau opsi dalam perencanaan.

Setiap rencana paling tidak harus menyiapkan beberapa kemungkinan

dalam mencapai tujuan.

Alternatif alternatif lain bisa disiapkan dalam perencanaan.

Ada kemungkinan sebuah rencana tidak bisa berjalan maksimal. Untuk itu
rencana alternatif yang bisa digunakan harus disiapkan.

Misalnya lamanya penyelesaian tugas yang ternyata meleset, efisiensi

biaya kurang dari target yang direncanakan dan lain sebagainya.

# 4. Membuat Sintesa

Sintesa adalah menggabungkan berbagai kemungkinan yang ada sebagai

alternatif yang akan dipilih.

Setiap kemungkinan memiliki kelemahan masing masing,

menggabungkan beberapa kemungkinan bisa saja membuat rencana
alternatif yang jauh lebih baik.

Siapa Pembuat Rencana?

# 1. Panitia Perencanaan

Panitia perencanaan terdiri dari berbagai unsur yang mewakili beberapa

pihak yang berasal dari struktur organisasi perusahaan.

Setiap wakil membawa rencana, harapan dan misinya sendiri.

Semua ide yang berasal dari perwakilan kelompok ini akan digabung dan
dibahas hingga detail untuk dijadikan rencana perusahaan.

Ada perbedaan bahasan perencanaan dari tiap tiap wakil sesuai dengan
divisi dan tingkatannya. Secara umum perencanaan berdasarkan tingkat
manajemen dibagi atas:
# Manajemen Puncak

Perencanaan pada jenjang manajemen ini bersifat:

1. Strategis
2. Merumuskan tujuan jangka panjang
3. Pengambilan keputusan
4. Perencanaanya dijadikan pedoman oleh manajemen ditingkat yang
lebih bawah

# Manajemen Tingkat Menengah

Perencanaan manajemen tingkat mengah (middle) ini cenderung bersifat

administratif dan menyiapkan berbagai alternatif cara untuk diteruskan
kepada manajemen tingkat dibawahnya.

# Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan pada manajemen tingkat bawah lebih fokus terhadap

perencanaan teknis dilapangan. Perencanaan manajemen tingkat bawah
lebih detail bahkan sangat detail untuk mengeksekusi perencanaan yang
telah disusun oleh manajemen tingkat menengah.

# 2. Bagian Perencanaan

Ada beberapa perusahaan yang memang memilliki unit khusus hanya

untuk melakukan perencanaan.

Tugasnya hanya untuk menyusun rencana dan tidak ada unsur yang
menjadi wakil dari sebuah bagian dari organisasi perusahaan.

# 3. Tenaga Staf

Secara fungsional, didalam sebuah perusahaan umumnya terdapat dua

kelompok, yaitu:

1. Pelaksana. Sebuah kelompok yang menangangi pekerjaan secara

langsung
2. Staf. Bisa dikatakan sebagai pemikir yang secara tidak langsung
menghasilkan produk perusahaan. Tugas utamanya adalah
 melakukan analisa terhadap data data yang ada dan kemudian
merencanakan sesuatu berdasarkan hasil analisa terhadap data
tersebut.

Bentuk Bentuk Perencanaan

# 1. Rencana Global

Rencana global bisa dikatakan sebagai visi perusahaan, arah perusahaan.

Akan dibawa kemana perusahaan ini nantinya.

Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam menyusun rencana

global perusahaan yang biasa dikenal dengan nama analisa SWOT.
(Streng, Weakness, Opportunity, Treath)

A. Strenght | Kekuatan

Strenght adalah semua hal yang menjadi kekuatan utama dari

perusahaan.

Misalnya PT Semen Gresik atau sekarang menjadi PT Semen Indonesia

kekuatan utamanya adalah pada land bank dan izin ekplorasi pegunungan
semen yang melimpah. Perusahaan kompetitor sejenis kesulitan dalam
hal ini.

Kekuatan lainnya adalah "brand" dan market share yang dikuasai sudah
menyebar hampir menyeluruh wilayah di Indonesia. Pesaingnya masih
belum mencapai tahap ini.

B.Weakness | Kelemahan

Weakness atau kelemahan adalah sisi lain dari strenght yang dimiliki oleh
perusahaan.

Misalnya PT Semen Indonesia tadi, salah satu weakness mereka adalah

status BUMN-nya.

BUMN bisa sangat dekat dengan pemerintah dan PT Semen Indonesia

berpotensi ditunggani agenda politik atau semacamnya.

Kelemahan lain adalah adanya resistensi dari masyarakat apabila hendak

melakukan perluasan usaha dengan mengadakan ekplorasi lahan baru.

Isu lingkungan selalu menyulitkan PT Semen Indonesia dalam

membangun pabrik baru yang bahan bakunya akan menambang lahan
"pegunungan".

C. Opportunity | Peluang

Peluang adalah kesempatan terbuka untuk mendapatkan hasil yang

maksimal yang dimiliki oleh perusahaan.

Merajuk pada contoh PT Semen Indonesia tadi, peluang usaha masih

terbuka lebar dengan status indonesia sebagai negara berkembang.
Negara berkembang yang memiliki ribuan proyek fisik, infrasturktur yang
membutuhkan semen. Belum lagi mengenai pangsa pasar rumah tangga.

Kebutuhan semen dalam negeri masih tidak bisa dipenuhi sepenuhnya

Ini adalah peluang yang sangat besar dengan jumlah kompetitor masih
bisa dihitung dengan jari.

C. Threath | Hambatan

Treath adalah tekanan dan hambatan yang melekat pada perusahaan.

Tekanan atau hambatan bisa berasal dari internal atau eksternal

perusahaan bahkan bisa melekat kapan saja dengan bidang industri yang
dibidangi oleh perusahaan.

Misalnya masih mengenai PT Semen Indonesia, adanya teknologi baru

dalam pendirian sebuah bangunan yang tidak terlalu membutuhkan
semen bisa menjadi ancaman tekanan bagi perusahaan semen.

Mungkin nanti akan ditemui teknologi baru yang bisa mengurangi

penggunaan semen. Contoh sederhanya adalah penggunaan bata ringan
yang pemasangannya tidak terlalu membutuhkan semen.
Selain itu, sebagai BUMN kondisi bisa tidak stabil apabila kondisi politik
sedang bergejolak. Pergantian menteri BUMN misalnya, maka bisa saja
arah kebijakan menteri yang baru berbeda dengan sebelumnya.

Analisis SWOT tersebut harus dipertimbangkan dalam manajemen

perencanaan perusahaan. Hasil analisa ini akan menjadi pedoman untuk
perencanaan lanjutan yang lebih rinci dan spesifik.

# 2. Rencana Strategis

Rencana strategis adalah bagian dari rencana global namun lebih detail
dan terperinci.

Rencana strategis menyusun rancangan yang akan dijalankan dalam

mencapai rencana global.

Biasanya rencana strategis adalah rencana jangka panjang perusahaan

dan menggunakan sistem prioritas dimana rencana yang menjadi
prioritas akan dijalankan terlebih dahulu.

Ada beberapa alasan mengapa rencana strategis disusun:

1. Sebagai pedoman bagi perencanaan lain yang akan dijalankan

2. Memudahkan pemahaman perencanaan lainnya
3. Titik awal dalam penilaian semua kegiatan yang dilakukan oleh
manajemen dan pihak lainnya.

# 3. Rencana Operasional

Perencanaan operasional adalah rencana tentang kegiatan operasional

yang akan dilakukan dalam jangka pendek.

Ada dua tipe dalam perencanaan operasional, yaitu perencanaan sekali

pakai dan perencanaan tetap.

A. Rencana Sekali Pakai | Single Use Plan

Rencana sekali pakai adalah perencanaan yang tidak akan digunakan

kembali setelah tujuannya tercapai.
Misalnya rencana pembelian mesin.

Setelah mesin berhasil terbeli, maka tidak ada rencana membeli mesin
kembali setidaknya dalam beberapa tahun kedepan.

B. Rencana Tetap | Standing Plan

Rencana tetap adalah perencanaan operasional yang tetap akan

digunakan kembali walaupun tujuannya telah tercapai.

Biasanya perencanaan tetap dilakukan berdasarkan pendekatan standar

dan penanganan kondisi yang sudah bisa diperkirakan sebelumnya.

Misalnya, pembelian bahan baku, pembelian persediaan, pembelian

perlengkapan dan yang lainnya. Kegiatan itu nanti akan dilakukan
berulang tiap waktu.