ISSN:1978-8754

KOMPLEKSITAS
JURNAL
MANAJEMEN DAN ORGANISASI
VOLUME 8 NOMOR 10, Juni 2019
Mempublikasikan hasil penelitian ilmiah atau pemikiran yang terkait
dengan pengembangan manajemen dan organisasi
Diterbitkan secara berkala setiap enam bulan
(DESEMBER DAN JUNI)

KARAKTERISTIK USAHA DAN TINGKAT LITERASI KEUANGAN

PADA UMK DI KECAMATAN PANCORAN DKI JAKARTA.
Rosalia Nansih Widhiastuti, SE.MM., CFP® dan Ati Harianti,S.E.,M.B.A.,CRP®
Dosen Tetap Program Studi Manajemen, Universitas Trilogi….………..…….. 1 - 24

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DALAM MELAKUKAN

PENILAIAN PRESTASI KERJA
Dhenok Darwanti, SE, MM Dosen Program Studi Manajemen
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Dr. Moechta Talib……………………............... 25 - 31

REAKSI 10 SAHAM KAPITALISASI TERATAS PADA PERISTIWA

PILKADA TAHUN 2015
Rahma Nur Praptiwi, S.Si, MM & Maulana Prawira Yoga ST. MM Program Studi
Akuntansi Politeknik Swadharma………………………..……………………32 – 46

ANALISIS PERILAKU MASYARAKAT TERHADAP PEMBELIAN

PRODUK RAMAH LINGKUNGAN MENGGUNAKAN STUCTURAL
EQUATION MODELLING
Fanny Suzuda Pohan, S.E.,M.M dan Budi Suryowati, S.E.,M.M
Dosen Tetap Program Studi Manajemen Universitas Trilogi………………….47 - 75

Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan Arsip pada Badan Pendapatan Daerah di

Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap Kota Depok I
Maulana Prawira Yoga ST., MM dan Tedi Rochendi SE., MM, Dosen Tetap Program
Studi Akuntansi
Politeknik Swadharma…………………………………………………………76- 87

Alamat Redaksi/Penerbit:
Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Politeknik Swadharma
JL. Raya Pondok Cabe No. 36 Pondok Cabe Tangerang Selatan
Telp.(021) 74704880/74704884 Fax : 021-7402432 i
E-mail : admin@poltek-swadharma.ac.id
 ISSN :1978-8754

KOMPLEKSITAS JURNAL
MANAJEMEN DAN ORGANISASI
VOLUME 8 NOMOR 10 Juni 2019

Mempublikasikan hasil penelitian ilmiah atau pemikiran yang terkait dengan

pengembangan manajemen dan organisasi
Diterbitkan secara berkala setiap enam bulan
( DESEMBER DAN JUNI)

Pelindung Direktur Politeknik Swadharma

Penasehat Pembantu Direktur Bidang Akademik
Penanggung Jawab Kepala Unit Penelitian dan Pengabdian
Pada Masyarakat

Ketua Penyunting Slamet Soesanto., SE.,Msi

Anggota
Drs. Sugeng Sudaryatmo.,
Erman Sutandar S.E.,MM
Tatyana, S.E.,M.Comm.,
Drs. Budi Surachwan

Mitra Bestari Drs. Sri Wahyono, M.Si., (Jakarta)

Drs. Nurhasyim, MSi.,(Jakarta)
Dewi Suliantini, ST,M.M.,(Jakarta)
Dra. Ina Sukaesih, M.M., (Jakarta)
Drs. Tri Wijatmaka, S.E.,M.E.,(Jakarta)

Sirkulasi : Ni Made Artini

Pelaksana Teknis : Gilang Salim
Alamat Redaksi/Penerbit:
Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Politeknik Swadharma
JL. Raya Pondok Cabe No.36 Tangerang Selatan
Telp. (021)7402432/ 74704880-84 Fax : 7402432
Http://www.poltek-swadharma.ac.id
E-mail: admin @poltek-swadharma.ac.id
ii
 KATA PENGANTAR

Salam Sejahtera,

Dengan terbitnya jurnal ilmiah volume 8 No.10 Juni 2019 ini diharapkan akan
terus mendorong para dosen, baik yang berlatar belakang akademisi, maupun praktisi
untuk mencurahkan pemikiran-pemikiran yang brilian dalam bidang Manajemen dan
Organisasi, yang mungkin selama ini masih terpendam dalam atau tersimpan dalam
‘brain’.

Mudah-mudahan sebuah pemikiran yang terkait dengan pengembangan

manajemen dan organisasi, atau hasil penelitian dalam bidang tersebut dapat
memberikan kontribusi yang bernilai dalam pengembangan ilmu manajemen dan
organisasi di tanah air tercinta ini. Inilah yang sebenarnya yang ingin kami capai,
sehingga peran Unit Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (UP2M) dalam
partisipasi sebagai lembaga riset dan pengabdian pada masyarakat mempunyai makna
dan bernilai sesuai dengan visi yang diembannya.

Kami (team redaksi) menyadari bahwa dalam penulisan karya ilmiah yang
dimuat dalam jurnal ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu, besar
harapan dari berbagai pihak memberikan masukan dan kritik yang konstruktif terhadap
kami, sehingga untuk edisi berikutnya, kami bisa hadir dengan mutu yang lebih baik.

Dalam kesempatan ini, bagi para akademisi, praktisi atau pakar manajemen
dan organisasi yang ingin tulisannya atau hasil penulisannya dimuat, dapat
menyerahkan tullisan atau hasil penelitian yang betul-betul masih original, artinya
belum dimuat pada jurnal ilmiah yang lain. Demikian atas perhatian dan bantuan
berbagai pihak, kami dari team redaksi Jurnal Manajemen dan Organisasi
mengucapkan banyak terimakasih.

Hormat kami,

Redaksi

iii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………… i

Kata Pengantar………………………………………………. iii

Daftar Isi…………………………………………………….. iv

KARAKTERISTIK USAHA DAN TINGKAT LITERASI KEUANGAN

PADA UMK DI KECAMATAN PANCORAN DKI JAKARTA.
Rosalia Nansih Widhiastuti, SE.MM., CFP® dan Ati Harianti,S.E.,M.B.A.,CRP®
Dosen Tetap Program Studi Manajemen, Universitas Trilogi….………..…….. 1 - 24

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DALAM MELAKUKAN

PENILAIAN PRESTASI KERJA
Dhenok Darwanti, SE, MM Dosen Program Studi Manajemen
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Dr. Moechta Talib……………………............... .. 25 - 31

REAKSI 10 SAHAM KAPITALISASI TERATAS PADA PERISTIWA PILKADA

TAHUN 2015
Rahma Nur Praptiwi, S.Si, MM & Maulana Prawira Yoga ST. MM Program Studi Akuntansi
Politeknik Swadharma………………………..……………………32 – 46

ANALISIS PERILAKU MASYARAKAT TERHADAP PEMBELIAN

PRODUK RAMAH LINGKUNGAN MENGGUNAKAN STUCTURAL
EQUATION MODELLING
Fanny Suzuda Pohan, S.E.,M.M dan Budi Suryowati, S.E.,M.M
Dosen Tetap Program Studi Manajemen Universitas Trilogi………………….47 - 75

Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan Arsip pada Badan Pendapatan Daerah di Sistem

Administrasi Manunggal Satu Atap Kota Depok I
Maulana Prawira Yoga ST., MM dan Tedi Rochendi SE., MM, Dosen Tetap Program Studi
Akuntansi
Politeknik Swadharma…………………………………………………………76- 87

iv
 Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan Arsip pada Badan Pendapatan
Daerah di Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap Kota Depok I ”.

Maulana Prawira Yoga ST., MM dan Tedi Rochendi SE., MM

ABSTRAK

Kearsipan mempunyai peranan di dalam administrasi. Peranannya ialah sebagai pusat ingatan
dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
perumusan, kebijakan pengambilan keputusan pembuatan laporan penilaian pengendalian dan
pertanggung jawaban dengan secepatnya. Arsip merupakan sarana penting administrasi dan
kebutuhan utama untuk perkembangan organisasi. Karena arsip merupakan data dan informasi
yang sangat penting.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan Arsip pada
Badan Pendapatan Daerah di Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap Kota Depok I. Dalam
penyimpanan arsip di Badan Pendapatan Daerah di Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap
Kota Depok menggunakan tiga sistem, yakni sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem
kombinasi.

Kata Kunci, Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan, Arsip

76
1.1. Latar Belakanng Penelitian
Sejalan dengan perkembangan teknologi
dalam era globalisasi saat ini, pada
umumnya setiap kegiatan operasional dan
non operasional akan memberikan dampak
positif terhadap kemudahan, namun dapat
pula dimungkinkan terjadi suatu dampak
negatif yang harus segera diantisipasi agar
tidak menimbulkan kerugian bagi
perusahaan.
Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun
2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai macam bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi massa, dan
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip merupakan bahan bukti mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintah
dan kehidupan bangsa. Setiap kegiatan baik
dalam organisasi pemerintah maupun swasta
selalu ada kaitannya dengan arsip.
Semakin majunya bisnis di sektor
pemerintah dan swasta menimbulkan
persaingan untuk meningkatkan
profesionalisme di perkantoran, perbankan,
industri, pabrik, perhotelan, asuransi dunia
pendidikan, dan lain-lain. Salah satu
pelaksanaan kegiatan yang penting adalah
pelaksanaan kegiatan organisasi, baik itu
bagian personalia, bagian umum, bagian
keuangan maupun bagian administrasi
kearsipan. Untuk kemajuan bisnis
diperlukan dukungan manajemen yang tepat.
Untuk mengelola manajemen diperlukan
informasi yang teliti, tepat, dan cepat.
Informasi yang sangat penting bagi
dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan
bisnis itu sendiri. Jadi rekaman dari kegiatan
bisnis terdapat pada arsip. Karena semakin
rumitnya pekerjaan kantor baik jumlahnya
77
maupun mutunya, kantor (organisasi) harus
melakukan pekerjaan kantor untuk
mengelola rekaman informasi yaitu tata
kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan di dalam
administrasi. Peranannya ialah sebagai pusat
ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan, kebijakan
pengambilan keputusan pembuatan laporan
penilaian pengendalian dan pertanggung
jawaban dengan secepatnya. Arsip
merupakan sarana penting administrasi dan
kebutuhan utama untuk perkembangan
organisasi. Karena arsip merupakan data dan
informasi yang sangat penting.
Istilah arsip biasa mengandung berbagai
macam pengertian yang dipengaruhi oleh
segi peninjauan, sudut pandang dan
pembatasan ruang lingkupnya. Secara
etimologis istilah arsip dalam bahasa
Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa
Inggris “archive”, berasal dari kata “arche”
sedangkan bahasa Yunani yang berarti
permulaan.
Kemudian kata “arche” berkembang
menjadi kata “taarchia” yang berarti
catatan. Dalam bahasa Inggris, arsip juga
sering dinyatakan dengan istilah file yang
artinya simpanan yang berupa wadah,
tempat, dan sebagainya yang digunakan
untuk menyimpan bahan-bahan arsip dan
disebut dengan berkas.
Keberhasilan perusahaan tidak hanya
dilihat dari kemampuannya untuk
memperoleh keuntungan namun harus
diimbangi dengan kegiatan pengelolaan
kearsipan yang sistematis efisien dan praktis
yang saling mendukung satu sama lain.
Sehingga dapat meningkatkan citra
perusahaan yang baik. Manajemen kearsipan
yang akan diterapkan di Badan Pendapatan
Daerah di Sistem Administrasi Manunggal
Satu Atap Kota Depok I, meliputi
pengelolaan arsip dari sejak dokumen
selesai diproses sampai dengan tahap sehingga perlu adanya sarana dan prasarana
pemusnahan arsip. penyimpanan arsip serta ruang penyimpanan
Pelaksanaan kegiatan manajemen arsip untuk menghindari kerusakan,
kearsipan harus selalu memperlihatkan kehilangan dan mempercepat proses
ketentuan-ketentuan yang telah berlaku di penemuan kembali, maka arsip yang telah
kantor yang bersangkutan. Kegiatan ditata dalam media simpan (folder, ordener,
manajemen kearsipan terdiri dari cara dan lain-lain) yang harus segera ditempatkan
penyimpanan arsip, prosedur surat masuk ke dalam sarana simpan yang sesuai dengan
dan surat keluar, pekerjaan merekam berkas, bentuk dan jenis media simpan dan tidak
penyusutan arsip dan menyangkut disatukan dengan sarana simpan milik unit
pemeliharaan. kerja lain. Yang tertata rapi dalam ruang
Kearsipan merupakan salah satu jenis penyimpanan arsip.
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha Oleh karena itu pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan oleh badan pemerintah kantor terutama pelaksanaan tata
maupun badan swasta. Kearsipan kearsipannya tidak luput dari pengamatan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan penulis. Sehingga penulis tertarik untuk
dengan penyimpanan warkat, surat, mengetahui lebih jauh mengenai prosedur
dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang pelaksanaan kegiatan kantor terutama
berhubungan dengan penyimpanan surat- administrasi kearsipan dan penyimpanannya
surat dan dokumen inilah yang selanjutnya pada Pendapatan Daerah di Sistem
disebut kearsipan. Kearsipan memegang Administrasi Manunggal Satu Atap Kota
peranan penting bagi kelancaran jalannya Depok I.
organisasi yaitu sebagai sumber dan pusat Berdasarkan latar belakang yang
rekaman informasi bagi satu organisasi. dikemukakan di atas, maka peneliti
Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 melakukan penelitian mengenai “Prosedur
tentang ketentuan-ketentuan pokok Pelaksanaan Penyimpanan Arsip pada
kearsipan, memberikan rumusan arsip Badan Pendapatan Daerah di Sistem
sebagai berikut: Administrasi Manunggal Satu Atap Kota
1. Naskah-naskah yang dibuat dan Depok I ”.
diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan badan- badan pemerintah dalam 1.1. Tujuan dan Manfaat Penelitian
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan Dalam penelitian ini, peneliti ingin
tunggal maupun kelompok, dalam mengetahui mengenai prosedur
rangka pelaksanaan kegiatan penyimpanan arsip di Badan Pendapatan
pemerintahan. Daerah di Sistem Administrasi Manunggal
2. Naskah-naskah yang dibuat dan Satu Atap Kota Depok I.
diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, Tinjauan Pustaka
baik dalam rangka pelaksanaan 2.1 Pengertian Prosedur
kehidupan kebangsaan.
Arti prosedur menurut Em Zul Fajri
Arsip memerlukan pengendalian dan dan Ratu Aprilia Senja (2003:672), prosedur
pengelolaan khusus oleh tenaga ahli yang adalah cara memecahkan suatu masalah
berkompeten dalam bidang kearsipan agar yang dilakukan langkah demi langkah dan
arsip-arsip yang tercipta dapat terselamatkan cara melakukan kegiatan yang disusun
dan dapat dipertanggung jawabkan, secara rapi dan sistematis.

78
 Didalam Kamus Besar Bahasa Indon
esia (1998:703) prosedur adalah tahap-
tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu a
ktifitas, metode langkah
demi langkah secara pasti dalam memecahk
an suatu problem.
Menurut Eko Endarmoko (2006:488)
prosedur adalah jalan, langkah, metode,
modus operandi, proses, saluran, siasat atau
garis haluan kebijakan strategi.
Menurut Peter Salim dan Yenny
Salim (1991:1194) prosedur adalah tahap-
tahap kegiatan dalam melaksanakan suatu
kegiatan dan metode langkah demi langkah
secara nyata dalam memecahkan suatu
masalah.
Berdasarkan pengertian prosedur
diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
adalah proses untuk melaksanakan suatu
kegiatan yang disusun secara rapih dan
sistematis.
2.2 Pengertian Pelaksanaan
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (1989:488), pelaksanaan adalah
proses, cara, perbuatan melaksanakan,
perancangan keputusan.
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (1989:488), pelaksanaan adalah
proses, cara, perbuatan melaksanakan,
perancangan keputusan. Sedangkan,
menurut Em Zul Fajri dan Ratu
Aprilia Senja (2003:762)
pelaksanaan adalah proses dan cara melaksa
nakan. Pelaksanaan adalah suatu tindakan
atau pelaksanaandari sebuah rencana yang
sudah disusun secara matang dan terpeinci,
implementasi biasanya dilakukan setelah
perencanaan sudah dianggap siap.Secara
sederhana pelaksanaan bisa diartikan
penerapan.
Menurut Browne dan Wildavsky
mengemukakan bahwa pelaksanaan adalah
peluasan aktivitas yang saling
menyesuaikan. Pelaksanaan merupakan
aktifitas atau usaha-usaha yang dilakukan
79
untuk melaksanakan semua rencana dan
kebijaksanaan yang telah dirumuskan dan
ditetapkan dengan dilengkapi segala
kebutuhan, alat-alat yang diperlukan, siapa
yang melaksanakan, dimana tempat
pelaksanaannya mulai dan bagaimana cara
yang harus dilaksanakan, suatu proses
rangkaian kegiatan tindak lanjut setelah
program atau kebijaksanaan ditetapkan yang
terdiri atas pengambilan keputusan, langkah
yang strategis maupun operasional atau
kebijakan menjadi kenyataan guna mencapai
dariprogram yang ditetapkan semula.
Berdasarkan pengertian pelaksanaan
diatas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan
adalah suatu kegiatan atau aktifitas yang
disusun secara matang dan terperinci.
2.3 Pengertian penyimpanan
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (1989:841) yaitu proses
pembuatan menyimpanan serta aktifitas
pemasaran yang bersangkutan dengan
penahanan dan penyimpanan produk sejak
dihasilkan sampai waktu dijual.
Menurut Peter Salim dan Yenny Salim
(1992:1427) penyimpanan adalah tempat
menyimpanan atau proses, cara atau
pembuatan penyimpanan.penyimpanan
adalah kegiatan yang dikakukan oleh satuan
kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan
kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
2.4 Pengertian Arsip
Menurut Thomas Wiyasa, (2001:43)
bahwa arsip berasal dari bahasa Yunani
yaitu dari kata “arche”, kemudian berubah
menjadi “archea” artinya permulaan dan
berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan
peradilan. Sedangkan “archea” artinya
dokumen atau catatan mengenai
permasalahan, dan “archeon” berarti balai
kota.Sedangkan pernyataan lain, kata arsip
berasal dari Bahasa Belanda yaitu “archief”.
 Menurut Atmosudirdjo, (1982:157-
158), “archief” dalam Bahasa Belanda
mempunyai beberapa pengertian sebagai
berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis,
piagam-piagam, surat-surat, keputusan-
keputusan, akte-akte, daftar-daftar,
dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan--
bahan kearsipan tersebut.
c.Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
Dalam Bahasa Inggris, arsip
dinyatakan dengan istilah “file”, yang
berasal dari Bahasa latin “filum” yang
berarti tali atau benang. Pada awalnya
orang-orang inggris menyatukan warkat
dengan cara mengikat dengan tali atau
benang.
Sedangkan menurut Drs. The Liang
Gie (1993:100) yang menyatakan
bahwa”arsip” adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.
Menurut Kamus Admnistrasi
Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan secara cepat
ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat
yang selanjutnya disebut arsip harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Warkat tersebut harus masih
mempunyai kegunaan
2. Warkat tersebut harus disimpan
secara teratur dan berencana
3. Warkat tersebut dapat ditemukan
dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali
Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun
1971 pasal 1 tentang ketentuan-ketentuan
80
pokok kearsipan, memberikan rumusan arsip
sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintahdalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh badan-badan swasta atau
perotangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, Undang-Undang no. 7 tahun
1971 memberikan penjelasan bahwa yang
dimaksud dengan naskah-naskah dalam
corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah
meliputi baik yang tertulis, maupun yang
dapat dilihat dan didengar seperti hasil
rekaman, film dan sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskahyang
berisikan hal-hal yang berhubungan satu
sama lain yang dihimpun dalam satu berkas
tersendiri mengenai masalah yang sama.
Seminar dokumentasi atau arsip
kementrian-kementrian diselenggarakan di
Jakarta pada 28 Februari–2 Maret 1957,
telah memberikan rumusan tentang arsip
sebagai berikut :
a. Arsip adalah kumpulan surat menyurat
yang terjadi karena pekerjaan, aksi,
transaksi tindak tanduk dokumenter
(dokumentaire handeling), yang
disimpan sehingga pada tiap kali
dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk
melaksankan tindakan-tindakan
selanjutnya.
b. Arsip adalah suatu badan, dimana
diadakan pencatatan, penyimpanan serta
pengelolahan tentang segala surat, baik
dalam pemerintahan maupun dalam soal
umum, baik kedalam maupun keluar
dengan satu sistem tertent yang dapat
dipertanggungjawabkan.
 5. Nilai kegunaan perorangan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) 6. Nilai kegunaan pemeriksaan.
memberikan rumusan tentang arsip yakni, 7. Nilai kegunaan penelitian/ sejarah.
segala kertas naskah, buku, foto, film,
microfilm, rekaman suara, gambar peta, Menurut Badri Munir Sukono, dalam
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam penyimpanan arsip terdapat tiga sistem
segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau penyimpanan arsip yang dapat
salinnya, serta dengan segala cara dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu
diciptaannya, danyang dihasilkan atau :
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti 1. Sistem sentralisasi
atau tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, Pada sistem ini, semua dokumentasi
kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, dapat disimpan di pusat
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, penyimpanan.Unit bawahannya yang
atau kegiatan-kegiata pemerintah yang lain, ingin menggunakan dokumen dapat
atau karena pentingnya informasi menghubungi untuk mendapatkan
yangterkandung didalamnya. dan menggunakan sesuai dengan
Berdasarkan pengertian arsip diatas dapat keperluaan yang dimaksud.
disimpulkan bahwa arsip adalah catatan 2. Sistem desentralisasi
kegiatan atau sumber informasi dengan Pada sistem ini, semua dokumen
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh diserahkan pada pengelola dan
lembaga, organisasi maupun perseorangan penyimpanan dokumen diserahkan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan. pada pengelola dan penyimpanan
dokumen pada masing-masing unit.
2.5 Pelaksanaan Penyimpanan Arsip 3. Sistem Kombinasi
Penyimpanan arsip adalah Pada sistem ini,masing-masing
menempatkan dokumen sesuai dengan bagian menyimpan dokumennya
sistem pemyimpanan dan peralatan yang sendiri dibawah kontrol sistem
digunakan.Dengan adanya sistem pusat.Dokumen yang disimpan pada
penyimpanan inibertujuan agar arsiptidak masing-masing bagian lazimnya
hilang atau rusak karena berbagai hal. adalah dokumen yang menyangkut
Arsip perlu disimpan karena personalia, gaji, kredit, keuangan,
memiliki berbagai nilai guna bagi dan catatan penjualan.Pada sistem
organisasi, yaitu sumber informasi untuk kombinasi, tanggung jawab sistem
mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai atas pengelola dokumen atau petugas
baik dari kegagalan maupun yang secara operasional bertanggung
keberhasilannya dan yang paling penting jawabatas pengelola dokumen
adalah sebagai bahan evaluasi demi sebuah oraganisasi.
kelangsungan organisasi. Petugas ini akan menyusun
dan mengembangkan jaringan sistem
Ada 8 nilai kegunaan menurut Basir Barths kontrol dan prosedur sistem
(1990-115), yaitu : kearsipan. Sistem ini lazimnya
1. Nilai kegunaan administrasi. dipakai oleh perusahaan yang
2. Nilai kegunaan dokumentasi. memiliki dan mengoperasi
3. Nilai kegunaan hukum. perusahaan sekaligus anak
4.Nilai kegunaan fiskal/ yang berkaitan perusahaannya.
dengan keuntungan.

81
 Pemilihan sistem tersebut harus
mempertimbangkan faktor jumlah dan status
kantor yang harus dilayani oleh jasa
menyimpanan dokumen, seperti seberapa
dekat letak kantor pusat serta kantor cabang
yang dimiliki organisasi tersebut, berapa
cabang yang dimiliki, apakah tersedia sistem
telekomunikasi dan sistem penyampaian
dokumen yang paling bagus memenuhi
kebutuhan organisasi, subunit, dan
personilnya.
Di dalam penyimpanan berkas dan
penemuan kembali warkat yang disimpan
dapat menggunakan bermacam-macam
metode.menurut A.W. Wijaya,
(1993:104109), lima macam metode pokok
kearsipan yang sudah dikenal adalah :
1. Sistem Abjab (alphabetical filing sistem)
Sistem abjab adalah suatu sistem
penyimpanan dan penemuan kembali
berdasarkan urutan abjab. Dalam sistem
ini semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abjab nama orang, organisasi
atau kantor.
2. Sistem pokok soal (subjectfiling sistem)
Dalam sistem ini semua naskah atau
dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal/masalah.
3. Sistem nomor/angka (numerical filing
sistem)
Sistem penyimpanan yang berdasarkan
nomor atau angka dan sistem ini sering
juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Pada sistem ini dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan
sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan.
4. Sistem wilayah/daerah (geographical
filing sistem)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur
berdasarkan judul nama, wilayah dan
daerah. Pada tempat penyimpannya,
sistem wilayah iniharus dibantu dengan
sistem lain seperti sistem abjab atau
sistem tanggal. Cara ini menghendaki
82
setiap surat yang berasal dari daerah yang
sama, disimpan ditempat yang sama.
5. Sistem tanggal (chronological filing
sistem)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur
berdasarkan waktu seperti tahun, bulan,
tanggal.Hal yang dijadikanpetunjuk
pokok adalah tahun, kemudian bulan dan
tanggal. Cara kronologis yang digunakan
dalam filling jika arsip merupakan
rangkaian yang menyangkut suatu
masalah yang sama dan berasal dari
instansi yang sama, oleh karenaitu
indeksnya mungkin nama instansi atau
masalah yang sama namun judulnya
adalah tanggal.
Tujuan kearsipan berdasarkan UU No.7
Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan ialah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi
kegaiatanpemerintah.
Tujuan penyimpanan arsip menurut
Thomas Wiyasa, (2003:9091) adalah:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi
apabila berkas diperlukan sebagai
keterangan.
2. Memberi data kepada yang memerlukan
tentang hasil-hasil kegiatan dan
pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberi keterangan vital atau penting
sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan.
2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah
langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu
warkat. Dalam prosedur penyimpanan arsip,
dokumen perlu dicatat, diberkaskan, dan
disimpan.Kegiatan tersebut memerlukan
perlengkapan dan peralatan penyimpan
beserta pengelolaanya. Arsip atau dokumen
kertas yang dikelola secara manual dapat
diklasifikasikan menjadi lima jenis dan
tentunya membutuhkan sistem penyimpanan
yang berbeda satu sama lain. (Badri Munir
Sukoco, 2007:99)
Sebelum surat atau dokumen
disimpan didalam file arsip, terlebih dahulu
diadakan pengklasifikasi. Klasifikasi
merupakan sarana dan kegiatan untuk
menggolongkan surat dokumen atas a.dasar
perbedaan yang ada dan pengelompokan
atas dasar persamaan yang ada. Prinsip
klasifikasi adalah mengarah kepada
penataan susunan arsip yaitu mengatur,
mengelompokkan dan menyimpan kedalam
unit-unit kecil.
Menurut A.W. Widjaja, (1993:109112), agar
pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-
syarat:
1. Harus tertulis.
2. Golongan masalah dan pencariannya
harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan
kantor.
3. Perincinannyatidak terlalu terurai dan
sebaiknya tidak melebihi dari tiga
tingkatan masalah.
4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus
singkat tetapi mampu memberikan
pengertian luas, mudah diperlukan secara
teknik ilmiah tertentu.
5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan
tentang arti dan ruang lingkup masing-
masing subjek atau masalah.
6. Dilengkapi dengan kode (tanda) baik
berbentuk huruf ataupun angka.
7. Bentuk dan susunan pola hendaknya
teratur dan luwes
8. Dilengkapi dengan indeks atau masalah
yang disusun secara alphabetis.
Untuk memperoleh penghematan tenaga,
waktu dan tempat, penulisan pokok surat
83
dilakukan dengan cara pemberian kode.
Kode merupakan alat untuk memastikan dan
mengenal masalah utama sampai dengan
perinciannya, dan mengatur susunan
berkelas dalam penyimpannya .jadi
kodemerupakan tanda-tanda pengganti
tentang pokok masalah didalam klasifikasi.
Didalam membuat kode dapat
mempergunakaan huruf, angka atau
gabungan antara huruf dan angka.
1. Kode huruf terdapat beberapa bentuk
kode berupa :
Huruf tunggal seperti :
A,B,C,D,E,F dan seterusnya.
b. Huruf ganda seperti : AA, BB,
CC, DD dan seterunya.
c. Huruf yang merupakan singkatan
dari nama dan masalah.
d. Satuan huruf yang merupakan
singkatan atau akronim, istilah-
istilah masalah atau nama.
2. Kode angka terdapat beberapa bentuk
kode berupa :
a. Angka atau nomor urut 1, 2, 3 dan
seterusnya, masing-masing nomor
digunakan untuk suatu masalah.
b. Suatu angka atau angka blok yang
terdiri dari beberapa angka,
misalnya dua (00), tiga(000),
empat (0000) dan seterusnya
sampai batas jumlah tertentu
dipergunakan untuk suatu masalah
pokok tertentu.
c. Angka desimal, yaitu yang
berasarkan persepuluhan,
misalkan, (010), (030), dan
seterusnya.
d. Kombinasi huruf dan angka, yaitu
mempergunakan huruf tunggal
atau ganda, singkatan atau huruf
kependekatan yang dipergunakan
sebagai kode masalah utama dan
untuk sub masalah atau sub-sub
masalah mempergunakan angka
yang baik berupa nomor urut
 satuan angka maupun berupan
desimal.
Dalam prosedur penyimpanan ada
beberapa peralatan yang dapat digolongkan
menjadiperalatan manual, mekanis, dan
otomatis.Peralatan menyediakan ruang
penyimpanan untuk dokumen, sehingga
pemakai harus menuju ke berkas untuk
menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual
menurut Badri Munir Sukoco,
(2007:101104) terdiri dari :
1. Spindle file, merupakan sebuah
jarumbesar atau paku menganga ke atas
yang ditancapkan pada papan atau
kertas tebal.
2. Vertical filing cabinet, merupakan
sebuahlemari penjajaran bertikal dengan
berbagai alaci untuk penyimpanan arsip.
3. Open self file, berupa jajaran dokumen
yang dilakukan pada lemari terbuka
(sama dengan rak buku).
4. Lateral files,adalah unit penyimpanan
dimana dokumen diakses dari samping
secara horizontal.
5. Unit box lateral file, rancangan kotak
khusus yang digantung pada rel yang
ditempelkan pada tiap sepanjang rel.
Setiap kotak mampu memuat dokumen
setebal 10 cm yang digantung agak
miring untuk mempercepat rujukan,
sehingga tidak perlu mengambil folder
sebelum penyimpan stock kartu yang
dijajarkan dalam berbagai ukuran
sehingga perlu mengambil folder
sebelum menyimpan dan pencarian
dokumen.
6. Card file, menyimpan stok kartu yang
dijajarkan dalam berbagai ukuran
sehingga pemakai dapat
menggunakannya sebagai referensi
informasi yang dibutuhkan (hampir
mirip dengan yang digunakan
perpustakaan), seperti catatan kegiatan
(seperti bon dan tagihan).
84
7. Microreccord file, merupakan laci
penyimpanan vertikal yang terdiri dari
kartu berukuran kecil. Kotak ini
memiliki pembagi laci yang dapat yang
memuat mikrofile, kartu legam
(aperature card) atau microfilm.
8. File media lainnya,
merupakan penyimpanan dan pencarian
dokumen dalam
media disket, CD, DVD maupun kertas.
Dalam melaksanakanprosedur
pelaksanaan penyimpanan arsip perlu
adanya alat-alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip menurut A.W. Widjaja,
(1993:112118), antara lain:
1. Folder (map) adalah semacam map
tetapi tidakmempunyai daun penutup.
2. Guide (petunjuk dan pemisah)
merupakan petunjuk tempt berkas-
berkas tersebut.
3. Ticler (berkas pengingat) alat ini
semacam kotak yang dipergunakan
untuk menyimpan kartu-kartu pinjam
arsip.
4. Filling cabinet (lemari arsip) digunakan
untuk menempatkan folder yang telah
berisi naskah-naskah atau dokumen
bersama dengan guide-guidenya.
5. Rak arsip untuk menyimpan berkas atau
dokumen tidak berbeda dengan rak
untuk menyimpan buku-buku pada
perpustakaan.
6. Kartu kendali, dibuat dari kertas tipis
dengan ukuran 10X15 cm.
7. Kartu pinjaman arsip digunakan untuk
pinjaman arsip.
3.1 Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan
Arsip Badan Pendapatan Daerah di
Sistem Administrasi Manunggal Satu
Atap Kota Depok 1 (BAPENDA)
Pelaksanaan penyimpanan arsip
merupakan kegiatan penyimpanan informasi
arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan
dengan mudah, cepat, dan tepat. Di Badan
Pendapatan Daerah di Sistem Administrasi
Manunggal Satu Atap Kota Depok I,
pelaksanaan penyimpanan arsip dilakukan
untuk menyimpanan arsip dandata-data
tentang BAPENDA dengan menggunakan
sistem gabungan antara sentralisasi dan
desentralisasi, dengan cakupan sebagai
berkut :
1. Arsip yang disimpan dan dikelola di
Pusat Penyimpanan Arsip (PPA) disebut
sebagai arsip desentralisasi . PPA (Pusat
Penyimpanan Arsip) adalah gedung atau
bangunan yang dipergunakan secara
khusus untuk menyimpan dan
memelihara arsip inaktif dan
dikelolasesuai dengan ketentuan.
2. Arsip yang disimpan dan dikelola Unit
Kerja dan Ruang Penyimpanan Arsip
(RPA) disebut sebagai arsip
desentralisasi. Ruang Penyimpanan
Arsip (RPA) adalah ruangatau tempat
khusus penyimpanan arsip semiaktif
yang dikelola sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
3. Dimanapun dan dalam bentuk apapun
(softcopy maupun hardcopy) arsip
disimpan atau siapapun yang
menyimpan maka setiap prosedur harus
diikuti secara beragam, sejak arsip siap
untuk disimpan sampai pada proses
pemusnahan arsip.
4. Untuk mencapai keseragaman dalam
menjalankan Pedoman Manajemen
Kearsipan, pimpinan unit kerja
kearsipan diberi wewenang untuk
menjalankan control yang terkendali
terhadap semua penerapan manajemen
85
kearsipan di Badan Pendapatan Daerah
di Sistem Adminitrasi Manunggal Satu
Atap.
Sesuai dengan ketentuan pada Manual
Manajemen Kearsipan di Badan Pendapatan
Daerah di Sistem Adminitrasi Manunggal
Satu Atap, bahwa arsip semi aktif harus
disimpan dan dikelola di
RuangPenyimpanan Arsip (RPA).Untuk
menjamin dalam pengelolaan Kearsipan di
Ruang Penyimanan Arsip (RPA) dapat
dilaksanakan secara optimal.Mengingat
arsip adalah merupakan aset perusahaan,
maka keberadaan arsip perlu dipelihara dan
dikelola sesuai dengan ketentuan yang
berlaku telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pelaksanaan Penyimpanan Arsip di
BAPENDA menggunakan
prosedurpenyimpanan manual elektronik
dengan sistemgabungan antara sentralisasi
dan desentralisasi, agar sesuaidengan
prosedur manual manajemen kearsipan
sehinggadalam setiap pengambilan
keputusan maupun kebijakan manajemen
BAPENDA mampu melaksanakannya
dengan cepat, tepat dan akurat.
Mengenai prosedur pelaksanaan
penyimpanan arsip di BAPENDA adalah
sebagai berikut:
1. Penerimaan arsip
Tahap awal dari
penyimpanan arsip adalah menerima
arsip yang sudah dipisah oleh unit
kerja berdasar sub pokok masalah,
DPAP (Daftar Pertelaan Arsip
Pindah), FPA(Formulir Pemindahan
Arsip) lembar ke 2 dan softcopy
DPAP dari unit kerja pemilik arsip.
Kegiatan pemerimaan arsip
BAPENDA yaitu menghitung kotak
arsip yang diterima dan dipastikan
jumlahnya sama dengan data yang
tercantum dalam DPAP dan DIK
(Daftar Isi Kotak), dikembalikan
pada unitkerja untuk direvisi
kembali.
Dalam pelaksanaan
penerimaan arsip di RPA ada
beberapa personil yang melakukan
kegiatan dan tugas masing-masing
antara lain :
1. Petugas Arsip RPA (Ruang
Penyimpanan Arsip) Petugas
Arsip RPA melaksanakan
kegiatannya pada saat setiap ada
pemindahan arsip dari unit kerja
RPA. Petugas Arsip RPA dalam
melaksanakan kegiatannya
antara lain :
i. Lakukan pengecekan apakah
pemindahan arsip telah
dilengkapi dengan :
 Daftar pemilihan arsip yang
dipindahkan, rangkap 2 (dua)
 Softcopy DPAP.
ii. Bersama dengan petugas
arsip unit kerja, lakukan
pengecekan jumlah kotak
arsip yang telah diterima.
iii. Apabila dalam proses
pemindahan terdapat kotak
arsip yang rusak, dengan
sepengetahuan petugas arsip
unit kerja pemilik arsip
mengganti kotak arsip
dimaksud dengan kotak arsip
baru.
iv. Pada kotak baru agar
ditempelkan DIK (daftar isi
kotak) dengan arsip yang
tertata didalamnya.
v. Petugas arsip unit kerja
membutuhkan paraf pada
DPAP lembar 1 dan 2.
2. Koordinator RPA
Melaksanakan kegiatannya
pada saat setelah arsip diterima di
RPA. Dalam hal terjadi ketidak
sesuaian antara jumlah arsip yang
diterima dengan data yang tertera
86
pada DPAP, dilakukan tindakan
sebagai berikut :
i. Revisi DPAP (diperbaiki
kesalahan atau coret data yang
tidak ada fisiknya).
ii. Tanda tangani DPAP lembar 1
dan 2 yang telah sesuai dengan
kotak arsip yang diterima.
iii. Menyerahkan DPAP lembar 2
kepada Petugas Arsip Unit Kerja
Pemilik Arsip.
2. Pola penomoran dan penentuan
sarana simpan
Tahap kedua dari penyimpanan
arsip adalah penentuan sarana simpan
dan pola penomoran. Sarana simpan
yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip RPA adalah rak statis, yang diatur
sebagai berikut :
a. Setiap rak statis terdiri dari 2 sisi,
masing-masing sisi terdiri dari 3
baris. Baris pertama dan kedua setiap
sisi diisi sebanyak 12 kotak arsip.
b. Pola penomoran pada kelompok rak,
disebut blok adalah berupa abjad
yang dimulai dari huruf A, B, dan
seterusnya.
c. Pola penomoran pada 1 unit rak
dalam satu blok, berupa gabungan
huruf alphabet dan nomor. Setiap rak
A satu sisi : A1, A2, A3, RAK A sisi
lain : A4, A5, A6.
d. Dalam 1 (satu)unit rak diisi sebanyak
120 kotak arsip dan selanjutnya
dalam 1 baris rak diberi nomor urut
01 sampai dengan 12, dimulai dari
baris paling bawah dan tiap baris
dimulai dari angka 1, dari sebelah
kiri ke kanan.
e. Unit penomoran rak dimulai dari No.
01 s/d 24. Penempatan kotak arsip
pada rak statis dengan posisi tutup
kotak membuka ke sebelah kiri.
 Dalan suatu penyimpanan 3.2 Tahap Pelaksanaan Pemeliharaan
memerlukan media simpan. Media dan Pengamanan Arsip
simpan yang dipergunakan dalam
penyimpanan pada BAPENDA Depok Dalam penyimpanan dan
I, yaitu : pemeliharaan arsip, harus
a. Ordner diperhatikan beberapa hal, yakni:
Ordner adalah suatu media simpan 1.Suhu harus tetap dijaga, dengan
yang dipergunakan untuk temperature ruangan antara 17c-
menyimpan arsip dalam berbagai 24c
bentuk dan berbagai jenis 2.Kelembabab ruangan antara 50-60
kepentingan. RH (Relative Humidity) dan
b. Folder secara berkala dilakukan kalibrasi.
Folder digunakan untuk 3.Dilarang merokok bila didalam
penyimpanan arsip dengan tingkat RPA.
pertumbuhan yang rendahdan setiap 4.Dilarang membawa makanan dan
folder diisi maksimum 60 lembar. minuman kedalam RPA.
c. Extension & Accordion Folder 5. Khusus di Pusat Penyimpanan
Extension & Accordion Arsip (PPA)untuk kegiatan
Folderdigunakan untuk arsip yang fumigasi, harus terlebih dahulu
jenis dokumennya mempunyai memperlihatkan kondisi disekitar
kesamaan masalah. lingkuan PPA.
d. Map gantung 6. Memelihara dan menjaga
Map gantung dipergunakan sebagai kebersihan RPA.
media tambahan untuk diisi folder 7. Secara rutin memeriksa dan
yang akan ditata/disimpan didalam merapihkan arsip didalam RPA.
laci filing cabinet. 8. Menambal arsip yang robek agar
e. Binder Komputer kondisi arsip tetap terpelihara.
Binder komputer besar sebagai 9. Apabila terjadi kebocoran RPA
media simpan hasil cetak kertas yang mengakibatkan arsip
“continuous form” yang tersebut menjadi basah atau
dipergunakan untuk pembuatan karena sebab lainnya, maka arsip
laporan-laporan surat-surat transaksi tersebut harus segera dikeringkan.
pembayaran. 10. Melakukan test kontrol secara
f. Amplop Arsip rutin.
Amplop arsip dipergunakan untuk 11. Dilengkapi alat pemadam api
menata/menyimpan arsip bukti dan secara berkala dilakukan
transaksi keuangan/warkat-warkat, pemeriksaan baik fisik maupun
yang selanjutnya dimasukkan kedala isinya.
kotak arsip. 12. Baik di Ruang Penyimpanan
g. Box File Arsip (RPA) dan di Pusat
Box file dipergunakan untuk Penyimpanan Arsip (PPA) harus
menyimpan bahan referensial/arsip selalu dalam keadaan terkunci.
tertentu, antara lain : buku
prospectus, majalah dan lain-lain.

87