KATA PENGANTAR

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa melimpahkan berkah dan
rahmat sehinngga saya dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di DINAS
PENDIDIKAN DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA.Laporan ini dibuat berdasarkan kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan siswa selama berada di dunia industri. Laporan ini disusun sebagai
pertanggung jawaban siswa selama PKL dan berfungsi sebagai acuan dalam ujian yang
dilaksanakan setelah siswa melaksanakan praktik di dunia industri.
Pelaksanaan Pkl dapat berjalan lancar kerana adanya dukungan kerja sama yang baik
dari berbagai pihak. Pada kesempatan kali ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Ibu LIESJE G. L. PUNUH, M.Kes Selaku Kepala Dinas Pendidikan Daerah Prov. Sulut.
2. Ibu Dra. Joyce J. Rumagit, MM Selaku Kepala SMK Negeri 1 Tombulu.
3. Ibu Santy Moningka, S.Pd, M.Pd Selaku Ketua Program Keahlian Otomatisasi dan Tata
kelola Perkantoran .
4. Ibu Meity Runtuwene, S.Pd selaku guru pembimbing
5. Ibu Olga D. Makaliwe, S.Pd selaku Instruktur di Dinas Pendidikan Daerah Prov. Sulut
6. Seluruh Staf dan Karyawan di Dinas Pendidikan Daerah Prov. Sulut.
7. Dewan Guru atas bimbingannya selama penulis belajar di SMK Negeri 1 Tombulu.
8. Seluruh Panitia PKL SMK Negeri 1 Tombulu
9. Keluarga yang sudah mendukung saya selama PKL
10. Kakak-kakak yang sudah membimbing selama 3 bulan PKL di Dinas Pendidikan Daerah
Prov. Sulut.
11. Teman-teman PKL yang membantu hingga terselesainya laporan Praktik Kerja Lapangan
ini.
Saya menyadari akan kekurangan-kekurangan dalam penulisan laporan ini yang harus
dibenahi. Oleh karena itu, Saya mengharapkan masukan kritik dan saran yang bersifat
membangun guna sempurnanya laporan ini di masa mendatang. Akhir kata saya mohon maaf
atas segala kesalahan dan kekurangan. Semoga laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak.

Penulis

4
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................. Error! Bookmark not defined.

LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH .................................................................... Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PENGESAHAN KANTOR ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................... 4
DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................... 5
BAB 1 6PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 6
A. LATAR BELAKANG .............................................................................................................................. 6
B. PENGERTIAN PKL ............................................................................................................................... 6
C. WAKTU PELAKSAAAN PKL ................................................................................................................. 6
D. TUJUAN PKL ....................................................................................................................................... 7
E. MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN............................................................................................. 7
BAB II ............................................................................................................................................................. 9
GAMBARAN PERUSAHAAN............................................................................................................................ 9
A. TINJAUAN UMUM KANTOR .............................................................................................................. 9
B. Sejarah DINAS PENDIDIKAN DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA ................................................ 9
C. STRUKTUR ORGANISASI ................................................................................................................ 11
D. Visi Dan Misi Kantor ....................................................................................................................... 12
E. Tugas dan Fungsi Kantor ................................................................................................................ 12
BAB III .......................................................................................................................................................... 13
PEMBAHASAN ............................................................................................................................................. 13
A. DASAR DAN TEORI .......................................................................................................................... 13
B. PEMBAHASAN ................................................................................................................................ 18
BAB IV .......................................................................................................................................................... 21
PENUTUP ..................................................................................................................................................... 21
A. Kesimpulan .................................................................................................................................. 21
B. Saran ............................................................................................................................................ 21
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................................ 23
Lampiran

5
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pembelajaran di SMK dirancang dengan pendekatan berbasis pada kompetensi,

pendekatan berbasis pada produksi dan pendekatan berbasis di dunia kerja. Pembelajaran
berbasis pada kompetensi adalah pembelajaran yang ditekankan untuk membekali
kompetensi secara tuntas kepada peserta didik yang mencakup aspek sikap (attitude),
pengetahuan (knowledge) dan keterampilan (skill). Pembelajaran berbasis produksi adalah
pembelajaran yang ditekankan pada pemerolehan hasil belajar berupa barang jadi atau
jasa sesuai dengan standar dunia industry atau dunia usaha.Sedangkan pembelajaran
berbasis di dunia kerja mengarahkan peserta didik dapat meningkatkan kompetensinya
melalui dunia kerja.Pembelajaran di dunia kerja ini, peserta didik harus melakukan
kegiatan pembelajaran sesuai dengan persyaratan kompetensi yang di butuhkan oleh
dunia kerja.
Pada dasarnya Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu model penyelenggaraan
pendidikan yang memadukan secara utuh dan terintegrasi kegiatan belajar siswa di
sekolah dengan proses penguasaan keahlian kejuruan melalui bekerja langsung di
lapangan kerja. Metode tersebut dilaksanakan dalam rangka peningkatan mutu Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) untuk mencapai relevansi antara pendidikan dengan
kebutuhan tenaga kerja.
Setelah melaksanakan kegiatan praktik kerja lapangan (PKL) ini diharapkan siswa
dapat meningkatkan keahlian profesionalnya sehingga sesuai dengan tuntutan kebutuhan
tenaga kerja, dan siswa juga dapat memiliki etos kerjayang meliputi: kemampuan kerja,
motivasi kerja, inisiatif, kreatif, hasil pekerjaan yang berkualitas, disiplin waktu, dan
kerajinan dalam bekerja.
B. PENGERTIAN PKL

Praktek Kerja Lapangan adalah salah satu bentuk emplementasi secara sistematis
dan sinkron antara program pendidikan di sekolah dengan program penguasaan keahlian
yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung didunia kerja untuk mencapai
tingkat keahlian tertentu.
Disamping dunia usaha , Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Dapat memberikan
keuntungan pada pelaksanaan itu sendiri yaitu sekolah, karena keahlian yang tidak
diajarkan di sekolahan bias didapat didunia usaha , sehingga dengan adanya Praktek
Kerja Lapangan ( PKL ) dapat meningkatkan mutu dan relevensi Pendidikan Menengah
Atas yang dapat diarahkan untuk mengembangkan suatu system yang mantap antara
dunia pendidikan dan dunia usaha.
C. WAKTU PELAKSAAAN PKL

PKL dilaksanakan kurang lebih 3 bulan mulai tanggal 10 Juli 2019 s/d 18 Oktober 2019

6
D. TUJUAN PKL

Penyelenggaraan Praktik Kerja Industri bertujuan untuk:

1. Mengaktualisasi model penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) antara SMK
dan Institusi Pasangan Dunia Usaha atau Dunia Industri(DU/DI) yang memadukan secara
sitematis dan sistemik program pendidikan di sekolah (SMK) dan program latihan
keahlian di dunia kerja (DU/DI).
2. Membagi topik-topik pembelajaran dan Kompetensi Dasar yang dapat dilaksanakan di
sekolah (SMK) dan yang dapat dilaksanakan di Institusi Pasangan (DU/DI) sesuai dengan
sumberdaya yang tersedia di masing-masing pihak.
3. Memberikan pengalaman kerja langsung (real) kepada peserta didik dalam rangka
menanamkan (internalize) iklim kerja positif yang berorientasi pada peduli mutu proses
dan hasil kerja.
4. Memberikan bekal etos kerja Yng tinggi bagi peserta didik untuk memasuki dunia kerja
dalam menghadapi tuntutan pasar kerja global.
E. MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Kerja sama antara SMK dengan dunia usaha / dunia industry atau instansi
dilaksanakan dalam prinsip saling membantu, saling mengisi, dan saling melengkapi untuk
keuntungan bersama.
Berdasarkan prinsip ini, pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) akan mermberi
nilai tambah atau manfaat bagi pihak-pihak yang bekerjasama, sebagai berikut:
1. Manfaat Bagi Industri
Penyelenggaraan Praktik Kerja Industri (PKL) memberi keuntungan nyata bagi dunia
industri antara lain:
a. Perusahaan dapat mengenal kualitas peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
belajar dan bekerja di industri.
b. Umumnya peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL) telah ikut dalam proses produksi
secara aktif sehingga pada pengertian tertentu peserta prakerin adalah tenaga kerja
yang member keuntungan
c. Perusahaan dapat memberi tugas kepada peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL)
untuk kepentingan perusahaan sesuai kompetensi dan kemampuan yang dimiliki.
d. Selama proses pendidikan melalui kerja industri, peserta Praktik Kerja Lapangan
(PKL) lebih mudah diatur dalam hal disiplin berupa kepatuhan terhadap peraturan
perusahaan. Karena itu, sikap peserta Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat dibentuk
sesuai dengan ciri khas tertentu industri.
e. Memberi kepuasan bagi dunia usaha/dunia industri karena diakui ikut serta
menentukan hari depan bangsa melalui Praktik Kerja Lapangan (PKL)

7
2. Manfaat Bagi Sekolah
a. Tujuan pendidikan untuk memberi keahlian professional bagi peserta didik lebih
terjamin pencapaiannya.
b. Terdapat kesesuaian yang lebih pas antara program pendidikan dengan kebutuhan
lapangan kerja (sesuai dengan prinsip Link and Match).
c. Memberi kepuasan bagi penyelenggaraan pendidikan sekolah karena tamatannya
lebih terjamin memperoleh bekal yang bermanfaat, baik untuk kepentingan tamatan,
kepentingan dunia kerja, dan kepentingan bangsa.
3. Manfaat bagi Praktikan / Peserta didik
1. Hasil belajar peserta praktik kerja lapangan akan lebih bermakna, karena setelah
tamat akan betul-betul memiliki keahlian professional sebagai bekal untuk
meningkatkan taraf hidupnya dan sebagai bekal untuk pengembangan dirinya secara
berkelanjutan.
2. Keahlian professional yang diperoleh dapat mengangkat harga diri dan rasa percaya
diri tamatan, yang selanjutnya akan mendorong mereka untuk meningkatkan
keahlian profesionalnya pada tingkat yang lebih tinggi

8
 BAB II

GAMBARAN PERUSAHAAN

A. TINJAUAN UMUM KANTOR

Alamat kantor Dinas Pendidikan Daerah Provinsi Sulawesi Utara :

Jl.Sam Ratulangi No.31 Wenang Utara, Kota Manado, Sulawesi Utara, Indonesia
Nomor Telepon : (0431) 852240
Kode Pos :
Kategori : Instansi Pemerintah

Kantor Dinas Pendidikan Daerah Provinsi Sulawesi Utara memiliki beberapa Bidang dan
Sub Bagian yaitu :
Bidang GTK, PKLK, SMK, SMA, Subbag Umum,Renkeu dan Kepegawaian

B. Sejarah DINAS PENDIDIKAN DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA

Tahun 1958 oleh pimpinan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan kebudayaan di

jakarta menunjuk Bapak Estefanus kandow sebagai ketua Misi Kementrian P dan K untuk
merintis penyusunan organisasi dan administrasi serta mengatur pendidikan dan pengajaran
yang meliputi daerah Sulawesi Utara dan tengah masa itu.
Estefanus Kandou berhasil menyusun organisasi dan administrasi kantor dengan
nama:Perwakilan Departemen pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Sulawesi Utara dan Tengah.
Jabatan sebagai Ketua Pimpinan Perwakilan berahir sampai tahun 1960.
pada tahun yang sama sampai tahun 1962 Pimpinan Perwakilan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan di jabat oleh A.Monoarfa,sebagai Kepala Perwakilan yang pertama.
Kemudian tahun 1962 sampai dengan tahun 1966 Jabatan Kepala Perwakilan Pendidikan dan
Kebudayaan Propinsi Sulawesi Utara dan Tengah di jabat oleh Kantor Daerah oleh R. E.
Kalempouw.
Tahun 1966 Jabatan Kepala Perwakilan Departemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara dan
Tengah diserahterimakan kembali untuk kedua kalinya kepada A.Monoarfa hingga tahun 1971.
Masih dalam kepemimpinan A.Monoarfa pada Tahun 1967 Perwakilan Departemen P dan K
Propinsi Sulawesi Utara dan Tengah dimekarkan yaitu menjadi dua wilayah yaitu Perwakilan
Departemen P dan K Propinsi Sulawesi Tengah.
Dengan demikian Kantor Perwakilan Departemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara terbentuk
sejak tahun 1967 dengan A.Monoarfa sebagai Kepala Perwakilan Deartemen P dan K Propinsi
Sulawesi Utara yang pertama.
Selanjutnya Kepala Perwakilan Departemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara Tahun 1971
diserah terimakan dari A.Monoarfa kepada V.J.Mandagi hingga tahun 1973 tahun 1973 Kepala

9
Departemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara dijabat oleh H.Sumuan sebagai care taker sampai
pertengahan tahun 1975.
Pada tahun 1975 berdasarkan Sk Mendikbud No.079/0/1975 kantor Perwakilan
Departemen P dan K diubah menjadi Kantor Wilayah Departemen P dan Propinsi Sulawesi
Utara.
Sejalan dengan perubahan status tersebut maka jabatan Kepala Kantor Wilayah
apertemen P & K Propinsi Sulawesi Utara dijabat oleh Drs.J.D.P Takaendengan sebagai Kepala
Kantor Wilayah yang pertama terhitung tahun 1975 sampai dengan 1979.
Pada tahun 1979 tepatnya tanggal 19 juni 1979 jabatan kakanwil diserah terima kepada
pejabat baru Drs. Serta Tariga pada masa kepemimpinan Drs. Serta Taringan sebagai Kepala
Kantor Wilayah dapertemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara keluarlah surat keputusan menteri
dan K nomor 0222 h/0/1980 tentang perubahan status kantor Wilayah Dapartemen P dan K
Propinsi Sulawesi Utara dengan struktur yang baru, tipe B.
Drs. Serta Taringan mengakhiri masa jabatannya sebagai Kepala Kantor Wilayah
Dapertemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara dengan dilantiknya Drs. Barthel Aden sebagai
kepala kantor wilayah yang baru pada tanggal 12 Februari 1980. Dalam masa kepimpinan Drs.
Barth H. Aden kembali status Kantor Wilayah Dapertemen P dan K Propinsi Sulawesi Utara
mengalami perubahan status san tipe B menjadi tipe A yakni dengan keluarnya keputusan
Mentri P dan K nomor 0173/0/1983.
Setelah 4 tahun 5 bulan Drs. Barthel H. Aden mengabdi di daerah kawanua dan
kemudian meninggalkan Sulawesi Utara masa pengabdian selama 3 tahun berikut ini.dengan
dilantiknya Putra Nyiur Melambai Drs. W. G. Manua sebagai Kepala Kantor Wilayah Depdikbud
Propinsi Sulawesi Utara yang baru pada tanggal 11 juli 1987 .SETELAH 8 tahun memegang
jabatan bapak Drs. W.G Manua diganti oleh BApak Roesmail SH.
Bapak roesmail ,SH memegang jabatan sejak tahun 1995-1998 stelah itu diganti oleh Drs.
D.P Togas sejak tahun 1996-1998. Kemudian di gantikan oleh Drs.A.Lomban ,M,si selama tahun
1999-2001. Selama 3 tahun memegang jabatan bapak Drs.A.Lomban M.si di gantikan oleh bapak
Drs. H.R. Makagansa M.si sebagai kepala dinas prov Sulut selama tahun 2010-2011. Setelah 2
tahun menjadi kepala dinas bapak Drs. H.R. Makagansa, M,si di gantikan oleh bapak Drs. J.S.J.
Wowor, M.si selama 3 tahun menjadi kepala dinas sejak tahun 2011-2013. Kemudian di
gantikan oleh bapak Harold Monare SH.M.si yg berjabat sebagai kepala dinas sejak tahun 2013-
2014. Setelah 1 tahun menjabat sebagai kepala dinas bapak Harold Monare SH. M,si di gantikan
oleh bapak Asiano G. Kawatu, SE, M,si yg masih menjabat sebagai kepala dinas diknas Provinsi
Sulawesi utara. Dan selaku sekretaris dinas diknas prov sulut Bapak CH.Sumampow SH M.Ed.
Kemudian Sekretaris Dinas di gantikan oleh ibu Santje Terok, S.Pd pada tahun 2017 bersama
dengan pergantian nama Dinas Pendidikan Nasional menjadi Dinas pendidikan daerah.
Kemudian kepala dinas di gantikan oleh dr. Liesje G. L. Punuh, M.Kes pada tahun 2018 yang
masih menjabat sampai sekarang ini. Dan sekretaris Bpk Vileo S. D Dondokambey, SE yang
manggantikan Ibu Sanjte Terok, S.Pd.

10
C. STRUKTUR ORGANISASI KEPALA DINAS
dr. LIESJE. G. L. PUNUH, M.KES

SEKRETARIS

VILEO D. S. DONDKAMBEY
KELOMPOK JAB
FUNGSIONAL
KASUBAG KEUANGAN KASUBAG UMUM

SENITA KOTAMBUNAN, SE, ME NOVA N. LOUPATTY, SE

KASUBAG HUKUM KEPEGAWAIAN

RETNO KALATIKU, S.STP, MAP

KABID PEMBINAAN SMA KABID PEMBINAAN SMK KABID PEMBINAAN GTK KABID PEMBINAAN PKLK

ARTHUR D. TUMPA, M.ED Debbie M. Mamangkey, S.Pd, MAP Merlinda G.M.S. Mamesah, S.Pd DRA.SUTARTY V. S. PONTOH ME

CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG CABANG
DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS DINAS
BOLMONG MINAHASA MINUT MINSEL KOTAMOBAG BOLMUT SANGIHE TALAUD SITARO BOLSEL
TOMOHON BITUNG MITRA U

UPTD BALAI TEKNOLOGI

INFORMASI KOMUNIKASI DAN
MEDIA PEMBELAJARAN

11
D. Visi Dan Misi Kantor

Visi :
“Terselenggaranya layanan pendidikan, mewujudkan masyarakat cerdas yang
kompehensif yang semakin berbudaya, berdaya saing dan sejahtera”

Misi :
 Meningkatkan “Ketersediaan” layanan pendidikan untuk semua
 Meningkatkan “Keterjangkauan” layanan pendidikan untuk semua
 Meninngkatkan “Kualitas/ Mutu dan Relevansi” menuju layanan beberapa
sekolah bertaraf internasional
 Meningkatkan “Kesetaraan” dalam memperoleh layanan pendidikanuntuk
semua
 Meningkatkan “Kepastian/Keterjaminan” memperoleh layanan pendidikan
untuk semua

E. Tugas dan Fungsi Kantor

1. Dinas Pendidikan merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang

pendidikan yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Dinas Pendidikan mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan
pemerintahan dan tugas pembantuan di bidang pendidikan.
3. Dinas Pendidikan dalam melaksanakan tugas menyelenggarakan fungsi:
A. Penyusunan rencana kerja Dinas Pendidikan;
B. Perumusan kebijakan teknis urusan pemerintahan bidang pendidikan;
C. Pelaksanaan pelayanan, pembinaan, dan pengendalian urusan pemerintahan
bidang pendidikan;
D. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan urusan pemerintahan bidang pendidikan;
E. Pelaksanaan kesekretariatan dinas; dan
F. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya
dan/atau sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.

12
 BAB III

PEMBAHASAN

A. DASAR DAN TEORI

a) Pengertian Surat Menyurat
Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau instansi,
karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat
digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi. Ada beberapa tokoh
memberi istilah dalam surat-menyurat, adalah: 1. Wursanto (1991) dalam bukunya
Kearsipan 1 menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau
keteranganketerangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan
sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. 2. Surat juga disebut
warkat. Menurut The Liang Gie (2004) warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar
yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya. 3. Surat menurut Hidajat (2000) dalam bukunya Pembimbing
Administrasi dan Surat-menyurat Surat ialah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan
suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau
dinyatakan kepada orang lain. 13
Dari beberapa pendapat para ahli di atas dapat menyimpulkan bahwa surat
menyurat merupakan kegiatan untuk menyampaikan pesan berupa informasi atau
berita yang memuat keterangan dengan mempergunakan selembar kertas sebagai alat
atau sarana komunikasi secara tertulis yang ditujukan kepada instansi maupun orang
lain Fungsi Surat Menyurat Menurut Barthos (2003) surat berfungsi sebagai sarana
komunikasi dan alat penyampaian pesan, surat terutama surat resmi juga berfungsi
sebagai:
 Wakil dari penulis atau pengirim
 Pedoman dalam mengambil tindak lanjut
 Alat pengingat atau berpikir
 Media Alat bukti Duta komunikasi
 Alat tata usaha

13
 Surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur maju mundurnya
suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat
bukti tertulis Bagian Bagian Surat Menurut Haryadi (2009) surat terdiri atas empat
komponen utama, yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki
surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dalam memperkenalkan dan
mengomunikasikan pesan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya
bagian bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Kepala surat Pada umumnya, organisasi, badan hukum, dan perusahaan memiliki
kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat.
a) Sebagai identitas Pada kop surat tercantum logo atau lambing perusahaan atau
organisasi. Logo atau lambang ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar
member kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili
perusahaan yang dilambangkannya.
b) Sebagai pemberi informasi Kop surat yang lengkap mencantumkan nama
perusahaan atau organisasi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani,
alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, faksimile dan kantor cabang sehingga
dapat memberikan informasi yang jelas kepada pembaca mengenai perusahaan
pengirimnya.
c) Sebagai alat promosi Setiap surat berfungsi sebagai iklan atau alat promosi
karena pada kop surat tercantum nama perusahaan, alamat, dan bidang usaha
atau jenis aktivitas yang dijalani.
2. Tanggal surat Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan
mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu, penulisan tanggal surat tidak
perlu dicantumkan nama kota atau tempat karena keduanya telah tercantum di kop
surat. Adapun fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:
 Mempermudah penetapan waktu membalasnya
 Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima
 Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan.

14
3. Nomor surat Nomor surat digunakan sebagai bahan bukti jika sewaktu waktu
ditemukan suatu masalah atau kendala, seperti adanya surat duplikat. Nomor surat
berfungsi sebagai berikut:
 Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
 Petunjuk unit atau department asal surat
 Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
 Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali.
4. Perihal atau hal merupakan peunjuk mengenai intisari atau pokok isi surat.
Fungsinya sebagai penyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan
penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban.
5. Lampiran ini berfungsi sebagai petunjuk mengena dokumen yang menyertai surat.
Lampiran ditempatkan dibawah dan sejajar dengan nama jabatan, sedangkan
dalam surat surat pemerinthan penulisannya setelah penulisan nomor surat.
6. Alamat yang dituju harus dituliskan dengan lengkap dan jelas, termasuk
kodeposnya. Kesalahan kecil dalam penulisan alamat dapat mengakibatkan surat
tidak sampai ke alamat tujuan.hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan
alamat surat, alamat sebaiknya dituliskan dalam bahasa negeri penerima surat.
7. Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si
penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut.
8. Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pebuatan surat dan hal hal yang ingin
disampaikan. Oleh sebab itu, isi surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak
bertele tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal. Jika
pokok pikiran yang hendak dikemukakan ada dua atau lebih, sebaiknya masing
masing pokok pikiran itu dituliskan dalam alinea tersendiri.
9. Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan
atau pengarahan. Kalimat penutup memiliki beberapa pfungsi, seperti meminta
jawaban, memberi jawaban, atau permintaan.

15
10. Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap
ditandatangani. Selain itu salam penutup berfungsi sebagai sebagai salam
penghormatan.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Pengelolaan surat merupakan kegiatan penting dalam suatu perkantoran.
Seorang sekretaris harus mengetahui prosedur pemrosesan surat surat masuk maupun
keluar agar dapat dikelola dengan baik.
1. Prosedur Pengelolan Surat Masuk Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur
pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai
berikut:
 Penerimaan Tugas penerimaan adalah:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
b. Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
2. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
3. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar
kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily
Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat
dan diberi nomor agenda surat masuk.

16
Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi
Intern.
2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang
bersangkutan.
3. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan.
4. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk Penyimpanan berkas atau arsip
surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan
metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Tedjasutisna, 2000).

17
B. PEMBAHASAN
a) Mencatat
Catat (mencatat) adalah praktik merekam informasi yang diambil dari
sumber lain. Dengan mencatat, penulis merekam inti dari informasi,
membebaskan pikiran mereka dari keharusan untuk mengingat semua
informasi.[1] Catatan adalah biasanya diambil dari sumber sementara, seperti
diskusi pada sebuah pertemuan, atau kuliah, dalam hal ini catatan mungkin
hanya rekaman acara. Mencatat adalah bentuk disiplin diri.
b) Mendistribusikan Surat
Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-
surat baik dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain
(ekstern) di dalam perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku
ekspedisi, tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip
yang keluar pada bagian kearsipan
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian surat,
antara lain sbb :
1. Pastikan surat sudah terbaca dengan baik sehingga dapat diketahui mana
surat biasa dan mana surat penting
2. Perhatikan dengan benar surat yang bersifat rahasia, jangan sampai terbaca
oleh orang yang tidak berkepentingan. Surat rahasia sebaiknya disampaikan
oleh orang yang dituju
3. Pastikan masalah surat dengan baik, sehingga dapat dipastikan siapa
pejabat yang paling berhak menangani surat/dokumen
4. Jika surat harus diedarkan oleh beberapa orang tentukan jumlah dan siapa
saja yg di undang, untuk memastikan berapa banyak jumlah surat yang
harus digandakan
5. Mintalah TTD kepada si penerima surat jika surat sudah disampaikan kepada
pihak terkait. Dengan demikian dapat diketahui apakah surat sudah sampai

18
 kepada yang berkepentingan atau belum. Hal ini hanya dilakukan pada
penanganan surat pola sentralisasi.
6. Untuk surat – surat yang sifanya mendesak untuk diketahui, seperti
undangan rapat, segera sampaikan kepada yang berkepentingan
Jangan lupa untuk mengarsipkan surat/dokumen
1) Buku ekspedisi atau tanda terima surat harus disimpan dengan baik
2) Jika surat akan disampaikan kepada unit kerja, sebisa mungkin surat
tersebut diterima oleh staf administrasi kantor/sekretaris di unit kerja
tersebut.
c) Klipping
kliping yaitu suatu kegiatan yang menggunting atau memotong bagian-
bagian tertentu dari media cetak, seperti : majalah, Buku, Koran, tabloid atau
sumber lain, yang kemudian disusun dalam sistem tertentu pada suatu bidang.
Singkatnya, kliping merupakan suatu sumber informasi yang teruat dari
kumpulan hasil pemotongan atau hasil guntingan-guntingan bagian dari
sumber lain yang disusun sedemikian rupa berdasarkan seni yang
membuatnya. Kliping biasanya memiliki tema tertentu, sehingga kumpulan
pemotongan atau bagian yang di gunting dari media lain tersebut saling terkait
dan berhubungan. Jadi, satu kliping biasanya mewakili satu tema.Meski kliping
merupakan salah satu sumber informasi, namun penggunaannya belum
semaksimal sumber-sumber lain seperti buku.Karna sifatnya yang terpusat
(hanya membahas satu tema) maka kliping sangat membantu dalam pencarian
informasi tertentu, karna dari kliping bisa didapat sumber informasi dan
pengetahuan yang tidak kalah pentingya bahkan bisa didapatkan berita terbaru
atau berita lama yang mungkin bisa sangat membantu. Dalam sebuah kliping,
semua hal yang berkaitan dengan tema yang ingin dibuat, semua informasinya
dikumpulkan, mulai dari sejarah hingga ditahun modern.

19
d) Mencatat SPM
Surat Perintah Membayar (SPM) adalah dokumen yang diterbitkan
oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain
yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA atau
dokumen lain yang dipersamakan.[1]
SPM diproses menggunakan Aplikasi SPM yang dikembangkan oleh
Direktorat Sistem Perbendaharaan Ditjen Perbendaharaan. SPM berlaku
sebagai surat perintah kepada KPPN sebagai Kuasa BUN di daerah untuk
mencairkan dana APBN.
SPM terdiri atas:

 SPM Belanja Pegawai:

 SPM Gaji Induk
 SPM Gaji Susulan
 SPM Kekurangan Gaji
 SPM Uang Duka Wafat
 SPM Persekot Gaji
 SPM Gaji Terusan
 SPM Belanja Barang dan lain-lain:
 SPM Langsung
 SPM Uang Persediaan
 SPM Tambahan Uang Persediaan
 SPM Penggantian Uang Persediaan
 SPM Penggantian Uang Persediaan Nihil

20
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari pengalaman Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan di DINAS
PENDIDIKAN DAERAH selama 3 bulan dapat diambil kesimpulan :
a. Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan ini, para peserta PKL cukup banyak mendapat
informasi dengan pengalaman khususnya mengenai Ms. Office dan surat menyurat
yang ada.
b. Setelah pelaksanaan PKL ini dapat disimpulkan antara teori yang dapat di sekolah
dengan praktek kerja di dunia usaha memiliki banyak perbedaan. Teori lebih sulit jika
dibandingkan dengan praktek secara langsung.
c. Keberhasilan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini sangat dibutuhkan oleh para
siswa/siswi agar dapat bisa mengikuti salah satu syarat untuk menempuh Ulangan
Akhir Semester. Dengan dibuatnya laporan PKL ini diharapkan dapat dijadikan acuan
bagi lancarnya pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, terutama pada tahap awal kerja
berkaitan dengan paket keahlian yang ada di Dunia usaha/Dunia industri.
B. Saran
1. Untuk Perusahaan
 Diharapkan agar kerjasama antara sekolah dengan perusahaan lebih ditingkatkan
dengan banyak memberi peluang kepada siswa/i SMK untuk Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN).
 Untuk para karyawan lebih ditingkatkan lagi motivasi dan kedisiplinannya dalam
bekerja.
 Hubungan karyawan dengan siswa/i Prakerin diharapkan selalu terjaga
keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerjasama yang baik.
2. Untuk Sekolah

21
 Pemantauan terhadap siswa/i yang sedang Prakerin maupun yang baru akan
melaksanakan Prakerin agar lebih ditingkatkan lagi untuk menyakinkan pihak
perusahaan terhadap program PKL ini.
 Dalam pembekalan materi fisik maupun mental agar lebih ditingkatkan terutama
untuk pembinaan mental siswa/i.
 Dan juga guru-guru selalu memberikan motivasi, bimbingan dan keringanan pada
siswa/i yang sedang PKL.
Dalam proses PKL ini dibutuhkan kedisiplinan dan keseriusan dalam
mengerjakannya. Dan sebelum bekerja alat dan bahan harus disiapkan selengkap
lengkapnya agar tidak menimbulkan kendala-kendala yang menghambat proses
praktek yang dikerjakan.

22
 DAFTAR PUSTAKA

 http://pkllove.blogspot.com/p/pengertian-praktek-kerja-lapangan-pkl.html
 https://docplayer.info/43612762-Bab-iii-landasan-teori.html
 https://id.wikipedia.org/wiki/Catat
 http://littlemellinda.blogspot.com/2013/04/mendistribusikan-surat-or-dokumen.html
 www.wikiapbn.org/surat-perintah-membayar/

23