Bentuk Komunikasi Bisnis

1. Komunikasi dari atasan pada bawahan  penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki

Unsur Pokok Kombis

 Tujuan

Kombis memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelum sejalan dengan pencapaian tujuan
organisasi

 Pertukaran

 Informasi

 Saluran

 Simbol/Sinyal

 Pencapaian tujuan organisasi

Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

 Pada lingkaran internal (kotak di tengah) kegiatan bisnis harus mencapai keseimbangan dalam
lingkup tersebut dengan cara membangun komunikasi dan relasi yang harmonis antara pemilik,
manajemen, dan karyawan.

 Lingkungan ekternal organisasi / stakeholder eksternal (kotak kedua)

o Lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung pada kegiatan bisnis (pelanggan,

pemasok, penyalur, regulator  OJK)

 mendapatkan dan memlihara tingkat pencapaian laba

o Lingkungan eksternal yang secara langsung atau tidak mempengaruhi kegiatan bisnis
(teknologi, politik, sosial, fisik)
 --> menghindari kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga

Slide Variabel Kom

Dinamakan variabel karena komponen2 dalam lingkungan komunikasi bisnis dapat memberikan
pengaruh dan wujudnya tidak akan sama pada setiap kegiata kom atau bersifat dinamis.

Variabel – variabel komunikasi bisnis

 Variabel sumber/komunikator

Sumber/komunikan merupakan variabel yg penting. Penerimaan/penolakan suatu pesan

seringkali dikaitkan dengan penilaian suka-tidak suka, percaya-tidak percaya, atau respek-tidak
respek. Selain itu, “status” dan “kekuasaan/kekuatan” (power) komunikator juga mempengaruhi
penerimaan pesan oleh komunikan.

Contoh : jika seorang satpan meminjam uang ke Bank sebesar milyaran rupiah, tentu tidak akan
di acc pihak bank. Tetapi jika seorang pengusaha yang meminjam, tentu akan berbeda
kondisinya.

Reaksi dari respon saat menerima respon dipengaruhi oleh kredibilitas komunkator. Kredibilitas
dinilai dari :

 Keahlian/kompetensi komunikator  seorang satpan tentu tidak memiliki kompetensi

untuk dapat melakukan pinjaman milyaran di bank.

 Dapat dipercaya / aman  apakah satpam dapat diberikan pinjaman milyaran rupiah?
Sulit dipercaya jika ada bank yang memberikan pinjaman kepada satpam sebesar
milayaran rupiah.

 Dinamisme (seperti sifat agresif, empatik, tegas, aktif, dan energik)  Satpam tersebut
melum tentu memiliki sifat dinamisme dalam memperjuangkan pencapaian tujuan
organisasi/lembaga bisnis.

 Variabel pesan

Pesan merupakan pengetahuan, gagasa, pendapat, atau instruksi yang disampaikan komunikator
kepada komunikan (orang lain, divisi lain, atau lembaga lain). Disampaikan secara persinal atau
impersonal dengan menggunakan simbol/sinyal tertentu. Berupa verbal/nonverbal.

Dalam komunikasi bisnis, terdapat teknik penyusunan pesan, agar komunikasi yang dilakukan
dapat berjalan dengan efektif. Pesan yang disampaikan juga bisa mencapai tujuan komunikasi
dan tujuan organisasi.

 Variabel penerima/komunikan
 Komunikan/penerima menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi. Saat melakukan
komunikasi, komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa komunikannya.

Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi komunikan sangat beragam (karyawan, manajer,
pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen, pemerintah, dll) memiliki
karakteristik yang berbeda, sehingga pendekatan yang digunakan untuk berkomunikasi juga
berbeda pula.

Contoh, dengan pendekatan daerah, pendekatan psikologis, atau pendekatan gaya hidup

 Variabel konteks

Konteks komunikasi bersifat alamiah (komunikasi sehari2 dengan teman di kantor) dan konteks
yang bersifat diciptakan (rapat sambil pariwisata). Konteks komunikasi sangat berpengaruh
terhadap keberhasilan komunikasi bisnis.

 Variabel saluran

Komunikasi yang dilakukan pasti memerlukan saluran komunikasi tertentu, seperti saluran untuk
berkomunikasi dengan massa/banyak orang disebut dengan media massa, atau komunikasi antar
2 orang berjauhan dapat dilakukan dengan telp. Jika komiunikasi antar tatap muka, suara yang
digunakan sebagai saluran komunikasi.

Sifat dari variabel saluran juga berbagai macam, jika bersifat pribadi maka saluran yang
digunakan dapat menggunakan telp/surat. Jika bersifat umum/publik dapat menggunakan media
massa.

 Variabel efek

Perubahan pengetahuan pada diri komunikan, dari tidak tahu menjadi tahu, terjadi perubahan
sikap, dan dapat ditimbulkan dengan perilaku.
Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif terjadi jika terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan
komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku
komunikasi tersebut. Ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang
efektif, yaitu:

 Kejelasan (clarity), bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas. Dalam
kehidupan sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan seperti ini: ‘Masalah ininya
belum dianukan’. Akan lebih mudah dipahami maknanya bila kata ini diganti kata buku
dan kata anu diganti bagi.
 Ketepatan (accuracy), bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul
akurat/tepat
 Konteks (contex), bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan
dan lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.
 Alur (flow), keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin
komunikasi yang efektif
 Budaya (culture), aspek ini tidak hanya menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga
tata krama atau etika

Strategi Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa strategi yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang
efektif, yaitu:

 Ketahui mitra bicara (audience), kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang
digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah pikiran kita. Bahasa yang dipakai
harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita.
 Ketahui tujuan, tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita
menyampaikan informasi
 Perhatikan konteks, pada saat berkomunikasi keadaan atau lingkungan sangat berperan
dalam memperjelas informasi yang disampaikan.
  Pelajari kultur, kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu
diperhatikan dalam berkomunikasi.
 Pahami bahasa, pahami bahasa orang lain yang menjadi mitra komunikasi sebagai bentuk
penghargaan tehadap lawan bicara.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang Efektif

Terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi

antara lain:

 Faktor Pengetahuan. Semakin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia

semakin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang
bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.
 Faktor Pengalaman. Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin
menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi
massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan
dengan siapapun.
 Faktor Intelegensi. Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancer dalam
berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik.
Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan kata lainnya
tidak/kurang adanya relevansi.
 Faktor Kepribadian. Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan
biasanya kurang lancar berbicara.
 Faktor Biologis. Kelumpuhan organ berbicara, dapat menimbulkan kelainan-kelainan,
seperti:
o Sulit mengatakan kata desis (lipsing) karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi.
o Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebakan oleh bibir sumbing, rahang, lidah
tidak aktif.
o Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang
banyak, sifat pemalu.

Sebuah riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi,
keberhasilan meyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language),
postur, isyarat dan kontak mata – 38% ditentukan oleh nada suara dan hanya 7% saja yang
ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti dikutip oleh Endang Lestari dan MA.
Mailiki). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan
secara bersamaan antara bahasa lisan dengan bahasa tulisan.

Agar komunikasi non verbal dapat dibangun dengan efektif, beberapa hal di bawah ini dapat
menjadi pertimbangan :

 Cara berpakaian. Cara berpakian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status
seseorang, baik dalam pekerjaan sehari-hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (rapat,
kunjungan resmi/tidak resmi, pesta)
 Waktu. Dalam berkomunikasi hendaknya memanfaatkan waktu sebaik-baiknya
 Tempat. Dalam berkomunikasi hendaknya memperhitungkan tempat yang tepat untuk
mencapai tujuan komunikasi kita.

Komunikasi didunia kerja yang sering dilakukan adalah komunikasi intern antara atasan dan
bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir
dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya
berbentuk pertanyaan, feedback, saran/usulan. Pentingnya komunikasi ke atas:

 Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.

 Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
 Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
menganggu mereka.
 Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan
kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
 Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
 Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.

Sedangkan komunikasi kebawah merupakan informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke
otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan ke bawahan biasanya berupa:
 Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
 Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
 Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
 Informasi tentang kinerja pegawai.
 Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)