LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
“PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP”

Disusun sebagai syarat untuk mengikuti sidang PKL Kompetensi keahlian

Akuntansi
Tahun Pelajaran 2019/2020

Disusun Oleh :

Nama : SHEPTI MARISCHA K.D

NIS : 171810335
Kelas : XII OTKP
Program Keahlian : Perkantoran

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelolah

…………………………………...Perkantoran

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PALIMANAN

Jl. Raden Gilap Karanganyar Palimanan-Cirebon 45161
Telp. (0231) 341203-343726 Fax. (0231) 34726
Email : smkpgri1pa5nan@yahoo.com / pgri1pal@yahoo.co.id
 LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang Disusun oleh :

Nama : SHEPTI MARISCHA KUSUMA DEWI

NIS : 171810335

Program Keahlian : Perkantoran

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelolah Perkantoran (OTKP)

Pembimbing : Farial Riza, S.Pd

Laporan ini telah di periksa dan disahkan pada

Tanggal Bulan Tahun 2019

Menyetujui/Mengesahkan:

Kepala Program Keahlian Pembimbing Sekolah

Otomatisasi Tata Kelolah Perkantoran

Wiwin Widianingsih, S.Pd Farial Riza, S.Pd

Mengetahui,

Kepala SMK PGRI 1 PALIMANAN

Drs. GATOT SUDIBYO

NIP : 19610123 199412 1 001
 LEMBAR PENGESAHAN DU / DI

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang Disusun oleh :

Nama : SHEPTI MARISCHA KUSUMA DEWI

NIS : 171810335

Program Keahlian : Perkantoran

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelolah Perkantoran (OTKP)

Laporan ini disetujui dan disahkan pada

Tanggal Bulan Tahun 2019

Pembimbing Praktik DU/DI

TATI LESTIAWATI

Mengetahui :

Pimpinan Instansi/Perusahaan, DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

(DISARPUS)

SUHARTONO, S.Sos.,MM.
NIP : 196908121990031008
 IDENTITAS SISWA

Nama Siswa : SHEPTI MARISCHA KUSUMA DEWI

Tempat / Tanggal Lahir : Cirebon, 11 September 2001

Jenis Kelamin : Perempuan

Golongan Darah :-

Agama : Islam

Nomor Induk Siswa : 171810335

Alamat Siswa : Jln. Cirebon-Bandung Blok. Rahayu Selatan

RT.17/RW.05 DS. Palimanan Barat Kec. Gempol
Kab. Cirebon – Jawa Barat

Hobby : Travelling

Catatan Kesehatan : Sehat / Normal

Nama Orang Tua / Wali : H. Bani / Desi Wahyu Widiyanti

Alamat Orang Tua / Wali : Jln. Cirebon-Bandung Blok. Rahayu Selatan

RT.17/RW.05 DS. Palimanan Barat Kec. Gempol
Kab. Cirebon – Jawa Barat

Mengetahui :

SMK PGRI 1 PALIMANAN

Drs. GATOT SUDIBYO

NIP : 19610123 199412 1 001
 IDENTITAS KANTOR

Nama DU / DI : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Jenis Usaha : Instansi Pemerintahan

Alamat : Jl. Sunan Kalijaga No.1 Sumber Kabupaten

Cirebon

Nomor Telepon / Faximile : (0231) 8330595

Nama Pimpinan : SUHARTONO, S.Sos.,MM.

Nama Pembimbing DU / DI : Tati Lestiawati

Nama Pembimbing Sekolah : Farial Rizal. S. Pd

Bagian : - Kepala Dinas

- Sekretariat

- Pengelolaan

- Pembinaan

- Layanan

- Pengembangan

Sumber, September 2018

Pembimbing,

TATI LESTIAWATI
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah SWT, yang tulus

memberikan taufik dan hidayah, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan buku
“Laporan Kegiatan Siswa Praktek Kerja Lapangan” SMK PGRI 1 PALIMANAN
ini. Adapun maksud penyusunan buku ini adalah upaya memperlancar
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Dunia Usaha / Dunia Industri dan instansi
terkait.

Dengan disusunnya buku ini sebagai pedoman baik bagi para siswa, guru
pembimbing pkl, maupun dunia usaha / dunia industri terkait sebagai tempat
pelaksanaan pkl, maka diharapkan akan adanya kesamaan pandangan, persepsi
ataupun visi dalam rangka menyukseskan program “Praktek Kerja Lapangan”,
sehingga pada gilirannya akan dapat dihasilkan lulusan yang terampil, mandiri
dan profesional sesuai dengan misi SMK pada umumnya dan tidak lupa penulis
mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kepala Sekolah SMK PGRI 1 PALIMANAN, Bapak Drs. GATOT

SUDIBYO
2. Bapak FARIAL RIZA, S.Pd Selaku Pembimbing Sekolah.
3. Ibu WIWIN WIDIANINGSIH, S.Pd Selaku Kepala Program Keahlian
4. Bapak SUHARTONO, S.Sos.,MM. Selaku Kepala Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan
5. Ibu TATI LISTIAWATI Selaku Pembimbing pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan, Kabupaten Cirebon

Isi buku ini terdiri dari : Pendahuluan, petunjuk penggunaan, harapan bagi siswa,
petunjuk pemakaian, identitas siswa, identitas dunia usaha / dunia industri,
laporan kegiatan siswa sehari-hari / berkala, laporan kemajuan praktek, laporan
kemajuan praktek keahlian pada dunia industri, laporan perencanaan dari dunia
usaha / dunia industri / instruktur.
 Semoga buku Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat dipergunakan
sesuai dengan harapan yang kita inginkan bersama dan menjadi referensi bagi
adik-adik kelas yang akan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sehingga
dalam penyusunan Buku Praktik Kerja Lapangan ini lebih baik dari kita dan dapat
meningkatkan SDM sekolah.

Demikian laporan ini kami buat, kami menyadari bahwa masih banyak
kekurangan dalam pembuatan laporan ini, oleh karenanya kami mohon maaf jika
ada dalam pembuat laporan ini terdapat kesalahan.

Kritik dan saran kami harapan untuk menyempurnakan laporan ini dan agar
kedepannya dapat menyusun Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) lebih baik
dari sekarang.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Cirebon, September 2019

Penyusun,

SHEPTI MARISCHA K.D

 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN DU/DI................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH...........................................................ii
IDENTITAS SISWA .........................................................................................iii
IDENTITAS PERUSAHAAN...........................................................................iv
KATA PENGANTAR .......................................................................................v
DAFTAR ISI......................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang..............................................................................................
1.2 Tujuan PKL...................................................................................................
1.3 Manfaat PKL.................................................................................................
1.4 Sistematika Penulisan...................................................................................

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat Tempat PKL...........................................................................
2.2 Profil danVisi-Misi Dinas Kearsipan & Perpustakaan.....................................
2.3 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan & Perpustakaan.....................................
2.4 Tufoksi tiap Departemen/Divisi.......................................................................
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Landasan Teori.............................................................................................
3.2 Alat dan Bahan..............................................................................................
3.3 Proses Pengerjaan.........................................................................................
3.4 Waktu dan Tempat PKL...............................................................................
3.5 Deskripsi Pelaksanaan PKL........................................................................
BAB IV PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN MASALAH
4.1 Permasalahan yang di hadapi.......................................................................
4.2 Cara Penyelesaian Masalah .........................................................................
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan...............................................................................................
5.2 Saran..........................................................................................................
 BAB1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Alasan saya PKL di Dinas kearsipan dan Perpustakaan Cirebon
Yaitu karena saya ingin belajar lebih dalam mengenai surat menyurat dan
Tata cara mengelola arsip dengan benar, Untuk mengisi kegiatan PKL
selama 3 bulan Agar dapat memenuhi syarat ketentuan nilai akhir sekolah.

1.2. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

1.2.1. Tujuan Umum

Penulisan laporan ini dimaksudkan untuk membekali para siswa

dan pembimbing di Dunia Usaha maupun Sekolah dalam rangka
pelaksanaan PKL dan membimbing para siswa mengadakan praktek di
Dunia Usaha / Industri yang sejalan dengan program studynya.

1.2.2. Tujuan Khusus

Tujuan laporan ini dibuat agar saya (penulis) dapat mengikuti

Ujian Sekolah (US) dan Ujian Nasional (UN) yang Insya Allah dengan
baik tanpa kurang satu syaratpun dalam pelaksanaan tersebut dan sebagai
bukti bahwa saya telah melaksanakan dan menyelesaikan kegiatan Paktek
Kerja Lapangan (PKL) tanpa membuat kesalahan besar.

1.3. MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

1.3.1. Manfaat bagi siswa

 Hasil belajar siswa akan lebih realita karena dapat langsung

merasakan pengalaman kerja di lapangan.
 Siswa dapat memiliki keahlian bekerja secara profesional karena
sudah terlatih sejak dini.
  Setelah selesai sekolah siswa tidak perlu waktu cukup lama untuk
menjadi tenaga siap pakai.
 Adanya pelatihan praktik kerja industri dapat memberikan keahlian.
 Profesional yang dapat mengangkat harkat dan rasa percaya diri siswa.

1.3.2. Manfaat bagi Sekolah

 Terdapat kesesuaian antara program pendidikan dan lapangan kerja.

 Dapat menunjang pendidikan sehingga apa yang tidak bisa diberikan
sekolah dapat diperoleh di lapangan kerja.
 Tujuan tercapainya pendidikan dapat lebih kena tepat sasaran.
1.3.3. Manfaat bagi DU/DI

 Instansi dapat mengenal keahlian siswa yang belajar dan bekerja di

Instansi, sehingga jikalau Instansi sewaktu-waktu membutuhkan
tenaga kerja Instansi dapat merekrut siswa yang pernah praktik kerja
di Instansi tersebut,
 Adanya siswa yang praktik kerja dalam suatu Instansi dapat
membantu mempercepat terselesaikannya suatu pekerjaan dalam
Instansi yang bersangkutan,
 Memberikan kepuasan bagi dunia kerja karena diakui ikut
sertamenentukan masa depan melalui pendidikan prakerin.
1.4. SISTEMATIKA PENULISAN

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR (bila ada)

DAFTAR TABEL (bila ada)

DAFTAR LAMPIRAN.

BAGIAN ISI LAPORAN

BAB I PENDAHULUAN
 1.5 Latar Belakang ( alasan perlunya PKL, alasan memilih instansi tempat
PKL)
1.6 Tujuan PKL
1.7 Manfaat PKL ( bagi instansi,sekolah,dan masyarakat)
1.8 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat Tempat PKL

2.2 Profil danVisi-Misi Tempat PKL

2.3 Struktur Organisasi

2.4 Tufoksi tiap Departemen/Divisi

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Landasan Teori (yang berkaitan dengan judul laporan)

3.2 Alat dan Bahan

3.3 Proses Pengerjaan ( yang berkaitan dengan judul laporan)

3.4 Waktu dan Tempat PKL ( disertai lampiran jadwal PKL yang disahkan
oleh pembimbing DU/DI)

3.5 Deskripsi Pelaksanaan PKL (Urutan dan uraian disesuaikan dengan

kegiatan dilapangan/tempat kerja)

BAB IV HASIL KERJA PRAKTIK (PKL)

4.1 Penanganan Surat Masuk Sistem Kendali

4.1.1 Pengertian kartu kendali

4.1.2 Ciri-ciri Kartu Kendali

4.1.3 Fungsi Kartu Kendali

4.1.4 Tujuan Menggunakan Kartu Kendali

4.1.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk

4.1.6 Kesimpulan

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

5.2 Saran

LAMPIRAN-LAMPIRAN
 BAB II

GAMBARAN UMUM DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

2.1. SEJARAH DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon adalah sebuah

instansi Pembina Kearsipan dan Perpustakaan di daerah ini. Dibentuk
berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Cirebon Nomor 12 Tahun
2016 pada 16 Nopember 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah.
Peraturan Daerah tersebut keluar menindaklanjuti Peraturan Pemerintah
(PP) Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah.
Keberadaan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon
tidak dapat dilepaskan dari Lembaga Kearsipan dan Lembaga Perpustakaan yang
ada di Kabupaten Cirebon. Sebelumnya, lembaga ini merupakan dua lembaga
yang disatukan menjadi satu akibat dikeluarkannya Peraturan Daerah yang
tersebut diatas dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 18 Tahun 2016.
Sejarah Ringkas Lembaga Kearsipan
Lembaga Kearsipan diawali dengan berdirinya Kantor Arsip Daerah.
Pendiriannya berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Cirebon No. 10 Tahun
1994 yang merupakan Pengembangan dari Subbag Umum Setwilda Cirebon.
Kedudukannya merupakan unit pelaksana pemerintah daerah di bidang kearsipan
yang tugas pokoknya membina kearsipan di semua unit kerja, dinas, badan,
lembaga pemerintah serta mengumpulkan dan mengelola arsip.
Sesuai perkembangan otonomi daerah dengan terbitnya UU No. 22 Tahun
1999 tentang pemerintah daerah, untuk menyesuaikan dengan tugas dan
kewenangan maka melalui PERDA No. 23 Tahun 2001, kantor kearsipan Daerah
Kabupaten Cirebon ditingkatkan status serta merubah nomenklaturnya menjadi
Kantor Arsip dajn Dokumen Kabupaten Cirebon.
Dengan semakin meningkatnya proses administrasi pemerintah yang
mengakibatkan peningkatan volume, arsip serta meningkatnya peran kantor arsip
dalam menata administrasi pemerintah, maka ditetapkan PERDA No. 56 Tahun
2004 tentang pembentukan Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon
dengan struktur organisasi diatur dalam PERDA No. 57 Tahun 2004, yang
kemudian di ubah kembali melalui Perda no. 6 Th. 2008 tentang Pembentukan
Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Cirebon.
Sejarah Ringkas Lembaga Perpustakaan
Pada tahun 1980 seorang dermawan pemerhati perpustakaan yaitu bapak
Drs.H.Sukarso telah membangun gedung perpustakaan sederhana disebelah balai
desa Sumber, Kec.Sumber Kab.Cirebon dengan diberi nama TPMB (Taman
Perpustakaan Masyarakat Tipe B). kemudian pada tahun 1986 status
Perpustakaan tersebut berubah menjadi UPTD Perpustakaan Kabupaten Cirebon
di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Cirebon.
Selanjutnya Perpustakaan mengalami banyak perubahan status, yaitu
pada tahun 1994 dikukuhkan kembali kelembagaan Perpustakaan UPTD.
Kemudian tahun 2000, status lembaga berubah lagi menjadi Kantor
Perpustakaan Umum Kabupaten Cirebon dengan berkantor di gedung KORPRI
Jalan Rd. Dewi Sartika Sumber Kabupaten Cirebon. Pada tahun 2001, status
kelembagaan berubah menjadi UPT Perpustakaan Daerah pada Badan
Komunikasi, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Cirebon.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 tahun
2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah, Khususnya di Kabupaten
Cirebon, telah tertuang dalam Peraturan Daerah Kabupaten Cirebon Nomor 6
tahun 2008 Seri D5 Pasal 14 Tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah
Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Cirebon.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka sejak 17 Desember 2008 resmi
telah terbentuk Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Cirebon.
Seiring dengan perkembangan jaman, Kantor Perpustakaan Daerah
Kabupaten Cirebon mengalami banyak perubahan besar baik dalam segi tata
ruang, pelayanan, fasilitas dan sistem layanan.
Penggabungan Lembaga Kearsipan dan Perpustakaan Berdasarkan
Peraturan Daerah Kabupaten Cirebon Nomor 12 Tahun 2016 pada 16 Nopember
2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, Kantor Kearsipan dan
Dokumen Kabupaten Cirebon digabung dengan Kantor Perpustakaan Daerah
Kabupaten Cirebon menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Cirebon.
H. SURKIYAH, S.Sos.,MM, yang tadinya Kepala Badan Lingkungan
Hidup Daerah Kabupaten Cirebon dilantik Bupati Cirebon menjadi Kepala Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon pada 30 Desember 2016,
bersamaan dengan seluruh pejabat eselon II di lingkungan Kabupaten Cirebon.
Saat ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon
mempunyai dua tempat pelaksanaan kegiatan adminitrasi perkantoran yaitu di Jl.
Sunan Kalijaga No 1 Sumber, untuk pelayanan perpustakaan di Jl. Sunan Drajat
No. 20 Sumber.

2.2. VISI DAN MISI DINAS KEARSIPAN & PERPUSTAKAAN

2.2.1. Visi

Visi adalah suatu gambaran tentang keadaan masa depan berisikan cita dan
citra yang ingin diwujudkan oleh organisasi / instansi Pemerintah.
Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

“Terwujudnya Kabupaten Cirebon Berbudaya, Sejahtera, Agamis, Maju

dan Aman”
Berbudaya :Suatu kondisi masyarakat yang menjunjung tinggi dan
melestarikan nilai-nilai budaya, tradisi dan adat istiadat
Sejahtera : Suatu kondisi masyarakat yang terpenuhi kebutuhan
pokok/dasarnya secara lahir bathin dalam berbagai aspek
dan memiliki rasa aman, damai dan tentram
Agamis : Suatu kondisi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara yang berlandaskan pada pengamalan nilai-nilai
agama menuju tatanan masyarakat dan aparatur
Pemerintah yang beriman, bertakwa dan berakhlak mulia
Maju : Suatu kondisi masyarakat dan pemerintah yang dinamis,
produktif, kreatif, inovatif dan berdaya saing Nasional
dan Global berdasarkan kemampuan, ketrampilan,
 keunggulan dan ketangguhan yang didukung oleh
potensi dan ketersediaan sumber daya yang beroritentasi
pada pencapaian hasil kinerja yang lebih baik,
berprestasi dan berdaya guna.
Aman : Suatu kondisi masyarakat dan pemerintah yang
memelihara keamanan dan ketertiban umum untuk
mewujudkan kondusivitas daerah guna mendukung
terciptanya stabilitas nasional.

2.2.2. Misi

Misi adalah sesuatu yang di emban atau dilaksanakan oleh organisasi/

instansi pemerintah sesuai dengan visi yang telah ditetapkan agar tujuan
organisasi dapat terlaksana, berhasil guna dan berdayaguna. Dengan
pernyataan misi tersebut diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang
berkepentingan dapat mengenal dan mengetahui peran dan fungsi serta
program kegiatan yang dilaksanakan serta hasil atau kinerja yang akan
diperoleh dalam kurun waktu tertentu.

Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

 Meningkatkan Kualitas hidup masyarakat melalui pemenuhan

kebutuhan dasar masyarakat, meningkat kualitas pendidikan
dan pelatihan, kesehatan dan ekonomi;
 Meningkatnyaproduktifitasmasyarakatuntuklebihmajudanungg
ulsehinggamenambahdayasaing di pasar internasional,
nasional dan regional yang didukung oleh peningkatan
kapasitas aparatur pemerintah daerah.
2.3. STRUKTUR ORGANISASI

Bagan Struktur Organisasi Dinas Kearsipandan Perpustakaan

Kepala Dinas

Sekretaris

Jabatan Fungsional Kasubag umum & Kasubag Kasubag Perencanaan,

Kepegawaian Keuangan& Aset Evalusai dan Pelaporan

Arsiparis Pustakawan

Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang

Pengelolaan Layanan Pembinaan Pengembangan

Kasi Pengelolaan
Kasi Layanan Kasi Pembinaan Kasi Pengembangan
Kearsipan
Kearsipan Sistem Kearsipan
Kearsipan

Kasi Pengelolaan
Kasi Layanan Kasi Pembinaan Kasi Pengembangan
Perpustakaan
Perpustakaan Perpustakaan Sistem Perpustakaan

UPT
2.4. TUPOKSI ( Tugas Pokok dan Fungsi )

Kepala Dinas

Kepala Dinasmempunyai fungsi :

a. perumusan kebijakan, pengendalian, pengevaluasian rencana
strategis dan rencana kerja bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
b. perumusan dan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP),
target capaian Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan
Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) bidang
Kearsipan dan Perpustakaan,penyelenggaraan perumusan, penetapan,
pengaturan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan teknis telematika
dan persandian;
c. perencanaan dan pengendalian anggaran Dinas;
d. pengendalian urusan administrasi Dinas;
e. penetapan pedoman teknis pengaturan Norma, Standar, Prosedur,
Kriteria (NSPK) bidang Kearsipan dan Perpustakaan, sesuai aturan
yang berlaku;
f. penyelenggaraan dan pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan;
g. pengendalian bidang Kearsipan dan Perpustakaan serta sesuai dengan
lingkup tugas;penyelenggaraan pengawasan dan pengendalian
pelaksanaan tugas urusan komunikasi dan informatika;
h. pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi kerjasama Bidang Kearsipan
dan Perpustakaan di antara Satuan Kerja Perangkat Daerah di
lingkungan Pemerintah Daerah dan instansi terkait;
i. pemantauan dan evaluasi kinerja bidang Kearsipan dan Perpustakaan,
sesuai dengan lingkup tugas;
j. penilaian dan pengendalian terhadap pelaksanaan program kegiatan;
dan
k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

Kepala Dinas adalah pimpinan Dinas yang bertanggung jawab

kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah;

Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan

merumuskan kebijakan, membina administrasi dan teknis
mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi
penyelenggaraan program kegiatan bidang Kearsipan dan Perpustakaan.

Sekretariat
Sekretariat mempunyai fungsi :
a. perumusan rencana kerja/program Sekretariat;
b. penyusunan rencana strategis (Renstra) dan rencana kerja (Renja)
Dinas;
c. pengelolaan administrasi keuangan Dinas;
d. pengendalian dan pengelolaan urusan administrasi umum,
ketatausahaan dan kepegawaian Dinas;
e. pengelolaan perlengkapan dan sarana kerja dan aset Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan;
f. pembinaan dan pengembangan pegawai Dinas;
g. penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) Dinas;
h. pengendalian data informasi hasil kegiatan Dinas dan informasi
lainnya terkait layanan publik;
i. pengelolaan hubungan masyarakat dan keprotokolan Dinas;
j. Pengelolaan web site Dinas;
k. pengendalian Standar Operasional Prosedur (SOP), target capaian
Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan (SP), dan
Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM); dan
l. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala
dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris sebagai unsur staf yang dalam
melaksanakan tugas berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Dinas.
Sekretariat mempunyai tugas pokok mengelola urusan
kesekretariatan yang meliputi administrasi umum, ketatausahaan,
kepegawaian, perlengkapan dan sarana kerja/aset, keuangan, dan
program/rencana kerja Dinas.
Kasubag Umum dan Kepegawaian
Subbagian UmumdanKepegawaianmempunyai fungsi :

a. penyusunan perencanaan program Subbagian Umum dan

Kepegawaian;
b. pelaksanaan koordinasi kegiatan administrasi umum dan
ketatalaksanaan Dinas;
c. pelaksanaan tugas administrasi umum Dinas;
d. pengelolaan administrasi kepegawaian dan kearsipan Dinas;
e. pengelolaan kehumasan dan keprotokolan Dinas;
f. pengelolaan, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan,
sarana dan rumah tangga Dinas dan UPT Kearsipan dan
Perpustakaan;
g. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan Subbagian
Umum dan Kepegawaian; dan
h. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Subbagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh Kepala
Subbagian (unsur staf) yang melaksanakan tugas dibawah dan
bertanggungjawab kepada Sekretaris.

Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas

pokok melaksanakan kegiatan administrasi umum, perlengkapan, sarana,
kepegawaian, hubungan masyarakat dan keprotokolan Dinas.

Kasubbag Keuangan dan Aset

Subbagian Keuangan dan Aset mempunyai fungsi :
a. Penyusunan perencanaan program Subbagian Keuangan dan aset;
b. pelaksanaan koordinasi kegiatan administrasi keuangan Dinas;
c. pelaksanaan penatausahaan keuangan Dinas;
d. pelaksanaan verifikasi SPP;
e. penyiapan surat perintah membayar;
f. pelaksanaan verifikasi;
g. pelaksanaan akuntansi keuangan Dinas;
h. penyusunan laporan keuangan Dinas;
i. pelaksanaan penatausahaan (pencatatan dan pelaporan) barang/aset
Dinas;
j. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan Sub Bagian
Keuangan dan Aset; dan pelaksanaan tugas kedinasan lain yang
diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Subbagian Keuangan dan Aset dipimpin oleh seorang Kepala
Subbagian (unsur staf) yang melaksanakan tugas berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Sekretaris.
Kepala Subbagian Keuangan dan Aset mempunyai tugas
melaksanakan administrasi keuangan dan penatausahaan keuangan serta
pencatatan/pelaporan barang/aset Dinas.

Kasubbag Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

a. penyusunan dan pengoordinasian perencanaan program Subbagian

Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Dinas;
b. penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja)
Dinas;
c. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA) Dinas;
d. penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), target capaian
 Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan (SP), dan
Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Dinas;
e. penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) Dinas;
f. pengelolaan data dan informasi Dinas;
g. pengelolaan sistem informasi/ web site Dinas;
h. penyusunan profil Dinas;
i. penyusunan laporan Dinas;
j. pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana,
program, kegiatan dan anggaran; dan
k. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan dipimpin oleh
Kepala Subbagian (unsur staf) yang melaksanakan tugas berada di bawah
dan bertanggungjawab kepada Sekretaris.
Kepala Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan perencanaan, evaluasi dan
pelaporan kegiatan Dinas.

Bidang Pengelolaan
Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. perumusan kebijakan teknis di bidang Pengelolaan Kearsipan dan
Perpustakaan;
b. perumusan rencana dan program kerja bidang pengelolaan
Kearsipan dan Perpustakaan;
c. perumusan norma, standar operasional, kriteria, pedoman dan
prosedur pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan;
d. penyusunan bahan penetapan pengelolaan kearsipan dan
perpustakaan;
 e. pembinaan dan pelaksanaan pengelolaan kearsipan dan
Perpustakaan;
f. pengendalian, pemantauan dan evaluasi pengelolaan Kearsipan dan
Perpustakaan;
g. pelaksanaan pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan
arsip;
h. pelaksanaan duplikasi dokumen/arsip daerah dalam bentuk
informatika;
i. pemeliharaan berkala/rutin sarana pengolahan dan penyimpanan
arsip;
j. pelaksanaan pengadaan dan pengolahan buku perpustakaan
dan bahan-bahan pustaka;
k. pelaporan pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan;
l. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan Bidang pengelolaan
Kearsipan dan Perpustakaan; dan
m. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bidang Pengelolaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang
(unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Dinas.
Kepala Bidang Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas
pokok mengelola urusan kebijakan urusan pemerintah daerah di bidang
Kearsipan dan Perpustakaan.

Kasi Pengelolaan Kearsipan

Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas :
a. penyusunan rencana program kegiatan seksi Pengelolaan
Kearsipan;
b. penyusunan kebijakan teknis pengelolaan kearsipan (Arsip Statis
dan Arsip Dinamis);
c. pembinaan, penetapan dan Pengelolaan Kearsipan;
 d. penyelenggaraan, pengendalian dan Pengelolaan Kearsipan;
e. pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip;
f. pelaksanaan pengolahan arsip; dan g. pelaksanaan preservasi arsip.
g. pengelolaan arsip vital dan asset nasional pengelolaan arsip inaktif;
h. pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;
i. pelaksanaan pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan
arsip;
j. pelaksanaan duplikasi dokumen/arsip daerah dalam bentuk
informatika;
k. pemeliharaan berkala/rutin sarana pengolahan dan penyimpanan
arsip;
l. melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan
Seksi Pengelolaan Kearsipan, sesuai ketentuan yang berlaku; dan
m. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala
Bidang Kearsipan dan Perpustakaan sesuai dengan fungsi dan tugas
pokoknya.
Seksi Pengelolaan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada di
bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Kearsipan dan
Perpustakaan Sekolah.
Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pembinaan,
penetapan dan pengurusan pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan.

Kasi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas :
a. Penyusunan kebijakan teknis Pengelolaan Perpustakaan;
b. pendataan dan pemetaan Perpustakaan penyiapkan rencana dan
program kerja Seksi akuisisi dan pengolahan, sebagai pedoman
pelaksanaan tugas;
c. perumusan dan penyusunan kebijakan teknis akuisisi dan
 pengolahan perpustakaan pengolahan akuisisi perpustakaan
penyediaan/pengadaan koleksi bahan pustaka berbentuk
karya tulis, cetak dan/ atau rekam dalam berbagai media terdiri
dari fiksi dan non fiksi terdiri pengadaan buku baru dan buku
pengganti yang rusak/ hilang) pelestarian naskah kuno milik
daerah;
d. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi
pengeloaan perpustakaan; dan
e. pelaksanaan tugas kedinasan lain, yang diberikan oleh Kepala
Bidang Pengelolaan, sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Seksi Pengelolaan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada
dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan.
Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan pembinaan dan
pengurusan Pengelolaan Perpustakaan.

Bidang Pembinaan
Bidang Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. perumusan kebijakan teknis di bidang pembinaan Kearsipan dan
Perpustakaan;
b. perumusan rencana dan program kerja bidang pembinaan Kearsipan
dan Perpustakaan;
c. perumusan norma, standar operasional, kriteria, pedoman dan
prosedur pengembangan pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan;
d. pembinaan kearsipan dan perpustakaan pada SKPD;
e. pembinaan kearsipan dan perpustakaan pada perusahaan,
Ormas/ Orpol, dan masyarakat; dan
f. pembinaan kearsipan pada lembaga pendidikan dan sekolah setelah
mendapatkan rekomendasi dari dinas pendidikan.
 g. penyusunan bahan penetapan pembinaan kearsipan dan
perpustakaan
h. pembinaan dan pelaksanaan pembinaan kearsipan dan
Perpustakaan;
i. pelaksanaan bimbingan teknis pengelola administrasi kearsipan
desa/kelurahan dan kecamatan;
j. pelaksanaan supervisi, pembinaan dan stimulan perpustakaan;
k. pengembangan minat dan budaya baca;
l. pengendalian, pemantauan dan evaluasi pembinaan kearsipan dan
Perpustakaan;
m. pelaporan pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan,
n. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan Bidang pembinaan
Kearsipan dan Perpustakaan; dan
o. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Bidang Pembinaan
dibantu oleh :
Bidang Pembinaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang (unsur
pelaksana) yang melaksanakan tugas berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Dinas.
Kepala Bidang Pembinaan mempunyai tugas pokok mengelola
urusan kebijakan urusan pemerintah daerah di bidang pembinaan
Kearsipan dan Perpustakaan.

Kasi Pembinaan Kearsipan

Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas :
a. penyusunan rencana program kegiatan seksi pembinaan
kearsipan;
b. penyusunan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;
c. pembinaan, penetapan dan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
d. penyelenggaraan, pengendalian dan pembinaan kearsipan;
e. pelaksanaan dan pembinaan kearsipan;
f. melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada opd dan lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota;
g. melaksanakan sosialisasi kearsipan pada opd dan lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota; dan
h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kearsipan pada SKPD dan lembaga kearsipan masyarakat di
kabupaten/kota.
i. melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada perusahaan, ormas/orpol dan masyarakat;
j. melaksanakan sosialisasi kearsipan pada perusahaan,
ormas/orpol dan masyarakat; dan
k. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan
pada perusahaan, ormas/orpol dan masyarakat.
l. melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada lembaga pendidikan;
m. melaksanakan sosialisasi kearsipan pada lembaga pendidikan; dan
n. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kearsipan pada lembaga pendidikan.
o. melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan
seksi pembinaan kearsipan, sesuai ketentuan yang berlaku;
p. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang
pembinaan kearsipan dan perpustakaan sesuai dengan fungsi dan
tugas pokoknya.
Seksi Pembinaan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi
(unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada di bawah
dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Kearsipan dan
Perpustakaan.
 Kepala Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pembinaan,
penetapan dan pengurusan kurikulum Kearsipan dan Perpustakaan.
Kasi Pembinaan Perpustakaan
Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas :
a. penyiapkan rencana dan program kerja Seksi Pembinaan
Perpustakaan, sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. perumusan dan penyusunan kebijakan pembinaan perpustakaan;
c. perumusan kebijakan teknis di bidang pembinaan dan
pengembangan perpustakaan;
d. pembinaan, pengawasan dan stimulasi perpustakaan umum,
khusus, sekolah dan masyarakat;
e. pembinaan perpustakaan dan minat baca;
f. peningkatan kompetensi dan kualifikasi tenaga perpustakaan;
g. penyelenggaraan kerja sama pengembangan perpustakaan
dengan instusi lain;
h. pelaksanaan fasilitasi forum perpustakaan di daerah;
i. penyusunan kebijakan pembinaan teknis kearsipan;
j. penyusunan petunjuk teknis operasional, Norma, Standar,
Prosedur dan Kriteria (NSPK) kegiatan pembinaan
perpustakaan;
k. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan
seksi pembinaan Perpustakaan; dan
l. pelaksanaan tugas kedinasan lain, yang diberikan oleh Kepala
Bidang Kearsipan dan Perpustakaan, sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
 Seksi Pembinaan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada
dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Pembinaan.
Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pembinaan dan
pengurusan pembinaan perpustakaan.

Bidang Layanan
Bidang Layanan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. perumusan kebijakan teknis Layanan Kearsipan dan Perpustakaan;
b. pembinaan dan pelaksanaan kebijakan LayananKearsipan dan
Perpustakaan;
c. penyusunan dan penetapan Layanan Kearsipan danPerpustakaan;
d. penyelenggaraan Layanan Kearsipan danPerpustakaan;
e. pelaksanaan pemantauan dan Layanan Kearsipan dan Perpustakaan;
f. pelaksanaan penyelematan arsip bersejarah;
g. pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah;
h. pelaksanaan layanan perpustakaan keliling;
i. pelaksanaan publikas dan sosialisasi minat dan budaya baca;
j. pelaporan pelaksanaan kegiatan Layanan Kearsipan dan Perpustakaan;
dan
k. pelaksanaan tugas kedinasan lain, yang diberikan oleh Kepala Dinas,
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Layanan (Kearsipan dan Perpustakaan) dipimpin oleh
seorang Kepala Bidang (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas
dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris
Dinas.
Kepala Bidang Layanan (Kearsipan dan Perpustakaan)
mempunyai tugas pokok mengelola urusan Layanan Kearsipan dan
Perpustakaan kepada setiap masyarakat.
Kasi Layanan Kearsipan
Seksi LayananKearsipan mempunyai tugas :
a. penyusunan rencana program kegiatan seksi
b. Layanan Kearsipan ;
c. penyusunan kebijakan teknis Layanan Kearsipan ;
d. pembinaan, penetapan dan pelaksanaan LayananKearsipan;
e. penyelenggaraan, pengendalian dan penerbitanLayanan
Kearsipan;
f. pelaksanaan dan pembinaan Layanan Kearsipan pembinaan
Layanan Kearsipan;
g. pengendalian, penyelenggaraan dan penerimaanLayanan
Kearsipan;
h. pelaksanaan penyelematan arsip bersejarah;
i. pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah;
j. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan
Seksi Layanan Kearsipan, sesuai ketentuan yang berlaku; dan
k. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala
Bidang Layanan sesuai dengan fungsi dan tugas pokoknya.
Seksi Layanan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi
(unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada di bawah
dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Layanan.
Kepala Seksi Layanan Kearsipan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pembinaan,
penetapan dan pengurusan layanan kearsipan .

Kasi Layanan Perpustakaan

Seksi LayananPerpustakaan mempunyai tugas :
a. penyusunan rencana program kegiatan SeksiLayanan
Perpustakaan;
b. penyusunan kebijakan teknis layanan perpustakaan;
 c. pembinaan, penetapan dan pelaksanaan layanan perpustakaan;
d. pelaksanaan promosi, publikasi dan sosialisasi minat baca;
e. pelaksanaan layanan eksistensi perpustakaan keliling;
f. Pelaksanaan layanan perpustakaan ramah anak;
g. penyelenggaraan, pengendalian dan penerbitan layanan
perpustakaan;
h. pelaksanaan dan pembinaan layanan perpustakaan
i. pengendalian, penyelenggaraan dan penerimaanlayanan
perpustakaan ;
j. pelaksanaanevaluasidanpelaporanpelaksanaan tugas/kegiatan
Seksi Layanan Perpustakaan, sesuai ketentuan yang berlaku;
dan
k. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh
Kepala Bidang Layanan sesuai dengan fungsi dan tugas
pokoknya.
Seksi Layanan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi
(unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung berada dibawah
dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Layanan (Kearsipan dan
Perpustakaan).
Kepala Seksi Layanan Kearsipan mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pembinaan
layanan perpustakaan

Bidang Pengembangan
Bidang Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis di BidangPengembangan Kearsipan dan
Perpustakaan);
b. Pembinaan dan pelaksanaan kebijakan pengembangan kearsipan dan
perpustakaan;
 c. penyusunan dan penetapan pengembangan kearsipan dan
perpustakaan;
d. pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi pengembangan kearsipan dan
perpustakaan;
e. pelaksanaan fasilitasi jabatan fungsional kearsipan dan perpustakaan;
f. pelaksanaan pembangunan data base informasi kearsipan;
g. penyediaan bahan pustaka;
h. pelaporan pelaksanaan kegiatan pengembangan, Kearsipan dan
Perpustakaan;
i. pelaksanaan tugas kedinasan lain, yang diberikan oleh Kepala Dinas,
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Pengembangan (Kearsipan dan Perpustakaan) dipimpin
oleh seorang Kepala Bidang (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas
dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris
Dinas.
Kepala Bidang Pengembangan (Kearsipan dan Perpustakaan)
mempunyai tugas pokok mengelola, melaksanakan urusan/kebijakan
pemerintah daerah di bidang pegembangan kearsipan dan perpustakaan.

Kasi Pengembangan Sistem Kearsipan

Seksi Pengembangan Sistem Kearsipan mempunyai tugas :
a. Penyusunan rencana program kegiatan seksiPengembangan
Sistem Kearsipan;
b. penyusunan kebijakan teknis Pengembangan SistemKearsipan;
c. pembinaan, penetapan dan pelaksanaanPengembangan Sistem
Kearsipan;
d. perencanaan dan pendataan Pengembangan SistemKearsipan;
e. pembinaan dan pengendalian Pengembangan SistemKearsipan;
f. pelaksanaan dan pengelolaan Pengembangan SistemKearsipan
dan Sistem jaringan Informasi kearsipan;
 g. pengendalian database dan Sistem InformasiManajemen
Kearsipan;
h. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi
Pengembangan Sistem Kearsipan;
i. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan
Seksi Pengembangan Sistem Kearsipan, sesuai ketentuan
yang berlaku; dan
j. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala
Bidang Pengembangan sesuai dengan fungsi dan tugas
pokoknya.
Seksi Pengembangan Sistem Kearsipan dipimpin oleh seorang
Kepala Seksi (unsur pelaksana) yang melaksanakan tugas langsung
berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang
Pengembangan.
Kepala Seksi Pengembangan Sistem Kearsipan mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan,
pembinaan, penetapan dan pengurusan Pengembangan Sistem Kearsipan
.
Kasi Pengembangan Sistem Perpustakaan
Seksi Pengembangan Sistem Kearsipan mempunyai tugas :
a. Penyusunan rencana program kegiatan seksiPengembangan
Sistem Perpustakaan;
b. penyusunan kebijakan teknis Pengembangan
SistemPerpustakaan;
c. perencanaan dan pendataan Pengembangan SistemPerpustakaan;
d. penyelenggaraan kerjasama pengembangan perpustakaan
dengan institusi lain;
e. pelaksanaan fasilitasi forum perpustakaan di daerah;
f. pembinaan dan pengendalian pengembangan sistem dan aplikasi
perpustakaan;
g. pelaksanaan dan pengelolaan pengembangan sistem
perpustakaan dan sistem jaringan informasi perpustakaan;
h. pengendalian data dan Sistem Informasi
ManajemenPerpustakaan;
i. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan
seksi Pengembangan Sistem Perpustakaan;
j. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
tugas/kegiatan Seksi Pengembangan Sistem Perpustakaan,
sesuai ketentuan yang berlaku; dan
k. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala
Bidang Pengembangan sesuai dengan fungsi dan tugas
pokoknya.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Landasan Teori

3.1.1. Pengertian Arsip Secara Umum
Secara umum, pengertian arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak
atau ketika dalam bentuk huruf, angka maupun gambar yang memiliki arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu,
formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan,
rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.

Definisi arsip adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun

dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam bentuk tertulis/bergambar, media baru,
maupun dalam bentuk suara (rekaman).

3.1.2. Fungsi Arsip

Fungsi arsip menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, diantaranya
yaitu:
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok ataupun dalam
penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan pada
umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3.1.3. Peranan Arsip

Adapun peranan atau kegunaan arsip diantaranya yaitu:
a. Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang
mengenai sebuah naskah tertentu.
 b. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi
dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang
dihadapi.
c. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

3.1.4.Tujuan Kearsipan
Berikut ini tujuan kearsipan diantaranya yaitu:
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
c. Menghemat waktu dan tenaga.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Menjaga rahasia arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
g. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

3.1.5. Jenis-Jenis Arsip

Secara umum, ada 5 (lima) jenis arsip diantaranya yaitu:
1. Arsip Dinamis
Pengertian arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung,
baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan secara umum.
2. Arsip Aktif
Pengertian arsip aktif adalah arsip dinamis yang dibutuhkan dan
dipergunakan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan
administrasi.
3. Arsip Inaktif
Pengertian arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
4. Arsip Statis
Pengertian arsip statis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung,
baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara
umum, dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara.
5. Arsip Duplikasi
 Pengertian arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk dan isinya sama
dengan arsip yang asli.

1. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flash disk

2. Arsip Menurut Nilai Gunanya

a. Arsip bernilai informasi, contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan
dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya seperti ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan
pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya seperti laporan tahunan, notulen rapat
dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya seperti hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contohnya seperti kuitansi, bon penjualan, dan
laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya seperti karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

3. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

a. Arsip tak berguna, contohnya seperti surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya seperti presentasi pegawai, surat permohonan
cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
 d. Arsip vital, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, buku induk
pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

4. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

a. Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di
pusat organisasi.
b. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.

3.2. Alat dan Bahan

A. Peralatan Penyimpanan Arsip

1. Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam
map arsip/ folder meliputi :

a. Stofmap folio (map berdaun)

b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai
penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

3. Lemari Arsip/ Filing Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang
terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip
yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan
kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah
untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki
tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima,
diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

3.3. Proses Pengerjaan

3.3.1. Tata Cara Menyimpan Arsip

1. Horizontal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter
kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/
horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip
kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan
lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief
ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

3.3.2. Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah
boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang
menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan
kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah

atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum
disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap
folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian
dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan
arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai
berikut :

Macam sistem pengarsipan:

A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui
tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah /

hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah
pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya
disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi
lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.

C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan
untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan /
masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor
tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
 - Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
c. Kartu kendali
d. Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu
ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan
kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit,
yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku
arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas;
filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap
guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu
kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah
mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan
kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan
nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan
nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu
menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
 - Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti
surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17,
didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal
Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan
guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang
berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang
berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam
map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga

terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus
ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara
penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi)
yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti

urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan
ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam
 penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad
atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah;
filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan

bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat.
g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti

sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul
“tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.

3.4. Waktu dan Tempat PKL

3.4.1. Waktu dan Tempat pelaksanaan PKL

Waktu dan Tempat pelaksanaan Praktik Kerja adalah sebagai berikut :

 Waktu
Praktik Kerja dilaksanakan selama tiga bulan yaitu mulai dari tanggal 01
Juli 2019 sampai dengan tanggal 30 September 2019, serta dilaksanakan
setiap hari Senin s/d Jum’at pada pukul 07.30 s/d 15.00 WIB

 Tempat
Praktik Kerja dilaksanakan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jl.
Sunan Kalijaga No.1 Sumber Kabupaten Cirebon
3.5. Deskripsi Pelaksanaan PKL

3.5.1. Agenda Harian

Nama Siswa : SHEPTI MARISCHA KUSUMA DEWI

Instansi / DU / DI : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kelas : XII OTKP

Program Studi Keahlian : Perkantoran

Paket Keahlian : Otomatisasi Tata Kelolah Perkantoran (OTKP)

NO Hari / Tanggal Uraian Kegiatan Mengenai Pengalaman Pembimbing

Atau Pekerjaan Yang Dilakukan Nama Paraf
1 2 3 4 5
1. Senin, 01 Juli 1. Apel pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Scane buku
4. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
2. Selasa, 02 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
4. Ngeprin label
3. Rabu, 03 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
3. Scane buku
4. Menempelkan label buku
4. Kamis, 04 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Menempelkanl label buku
3. Entri katalog buku ke sistem database
 inlis
4. Melepas plastik yang ada pada buku
baru
5. Menstempel buku baru
6. Masukin buku kekardus
5. Jum’at, 05 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
4. Menempelkan label buku
5. Melepasi label lama pada buku
6. Senin, 08 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mengantar koran ke setiap bidang
3. Fotocopy
4. Mencatat surat keluar dibuku agenda
surat keluar
5. Menscane surat
6. Mengarsipkan surat keluar
7. Selasa, 09 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mencatat surat masuk dibuku agenda
surat masuk
3. Mencatat surat keluar dibuku agenda
surat keluar
4. Menscane surat
5. Mengarsipkan surat keluar
6. Mengantar surat masuk pada bagian
sekretariat
8. Rabu, 10 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mengantar koran ke setiap bidang
3. Fotocopy
4. Menstempel surat
5. Mencatat surat masuk dibuku agenda
surat masuk
 6. Menscane surat
7. Mengantar surat masuk pada bagian
sekretariat
9. Kamis, 11 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mencatat surat masuk dibuku agenda
surat masuk
3. Fotocopy
4. Mengantar surat masuk pada
bagian sekretariat
5. Menscane surat
10. Jum’at, 12 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mencatat surat keluar pada buku
agenda surat keluar
3. Menscane surat
4. Mencatat surat masuk pada buku
agenda surat masuk
5. Mengantar surat pada bagian
sekretariat
11. Senin, 15 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Melepasi label lama yang ada pada
buku
4. Memasang label baru pada buku
5. Menggunting label
12. Selasa, 16 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
4. Mengikuti perpustakaan keliling
(PUSLING) di SD gebang
5. Merapikan buku pada mobil pusling
13. Rabu, 17 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Melepasi label lama yang ada pada
 buku
3. Memasang label pada buku
4. Menggunting label
14. Kamis, 18 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
3. Menscane buku
4. Ngeprin label
15. Jum’at, 19 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Ngeprin label
3. Entri katalog buku ke sistem database
inlis
4. Menscane buku
16. Senin, 22 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Menginput buku
3. Entri katalog buku ke sistem
database inlis
4. Ngeprin label
5. Menscane buku
6. Mengantar koran kesetiap bidang
7. Fotocopy
17. Selasa, 23 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mengentri data (IMB)
3. Fotocopy
4. Mengantar koran kesetiap bidang
18. Rabu, 24 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mengentri data (IMB)
3. Fotocopy
4. Menempel nota pembayaran
bahan bakar pegawai
19. Kamis, 25 Juli 1. Apel
 2019 2. Mengentri data (IMB)
3. Mengantar koran kesetiap bidang
4. Fotocopy
5. Mengantar surat masuk ke
sekretariat
20. Jum’at, 26 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Mengentri data (IMB)
3. Fotocopy
4. Mengantar surat masuk ke sekret
21. Senin, 29 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Pusling ke sd watubela
3. Mengetik data (IMB)
4. Fotocopy
22. Selasa, 30 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Menggunting label
4. Memasang label pada buku
23. Rabu, 31 Juli 1. Apel Pagi
2019 2. Merapikan buku
3. Menggunting label
4. Menempel label pada buku
5. Menyimpan gunting,lakban,cutter
24. Kamis, 01 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Merapikan buku
3. Menempel label pada buku
4. Menyampul buku
5. Menggunting label buku
25. Jum’at, 02 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Merapikan buku
3. Menempel label pada buku
4. Menyampul buku
 5. Menggunting label buku
26. Senin, 05 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mengantar koran ke setiap bidang
3. Menerima surat masuk
4. Mencatat surat masuk dibuku
agenda
5. Mencatat surat keluar dibuku
agenda
6. Menscane surat
7. Fotocopy
8. Mengarsipkan surat
27. Selasa, 06 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Foto copy
3. Mengantar koran ke setiap bidang
4. Menempelkan stiker ke box arsip
5. Menyeteples box arsip
6. Menata undangan surat keluar
7. Mengantar surat undangan
28. Rabu, 07 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Menulisi stiker box arsip
3. Mencatat surat masuk dibuku
agenda
4. Menscane surat
5. Meminta tandatangan ke pegawai
perputakaan
6. Fotocopy
29. Kamis, 08 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mengantar koran kesetiap bidang
3. Menulisi stiker box arsip
4. Fotocopy
30. Jum’at, 09 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mencatat surat masuk di buku
 agenda
3. Menscane surat
4. Melipati brosur
31. Senin, 12
Agustus 2019
32. Selasa, 13 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Menggunting label
3. Menempel kertas perpus ke buku
baru
4. Mendata buku baru di buku induk
5. Memasukan buku ke dalam
kardus
6. Menempel label
7. Mencatat pengembalian buku
8. Entri katalog buku ke istem
databese inlis
33. Rabu, 14 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Jalan santai
3. Menggunting label
4. Mendata buku baru di buku induk
5. Menempel label pada buku
34. Kamis, 15
Agustus 2019
35. Jum’at, 16
Agustus 2019
36. Senin, 19 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Entri katalog buku ke sistem
databese inlis
3. Ngeprin label
4. Menggunting label
5. Melepasi label lama buku
6. Menempel label pada buku
 7. Mendata buku baru di buku induk

37. Selasa, 20 1. Apel Pagi

Agustus 2019 2. Merapikan buku
3. Melepasi label lama buku
4. Menggunting label
5. Menempel label baru
38. Rabu, 21 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Merapikan buku
3. Melepasi label lama
4. Menggunting label
5. Menempel label baru buku
6. Mendata buku baru dibuku induk
7. Scane buku
8. Mencatat peminjaman buku
39. Kamis, 22 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Perpustakaan keliling di pataraksa
dalam rangka
3. Scane buku
4. Menggunting label
5. Menempel label pada buku
6. Mendata buku baru dibuku induk
40. Jum’at, 23 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Entri katalog buku ke sistem
databese inlis
3. Scane buku
4. Menggunting label
5. Menempel kertas perpus ke buku
baru
6. Menempel label
7. Mendata buku baru di buku induk
41. Senin, 26 1. Apel Pagi
 Agustus 2019 2. Menganbil buku
3. Mengambil map
4. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
5. Fotocopy
6. Mengantarkan flasdics
7. Mengetik data arsip usul musnah
42. Selasa, 27 1. Apel Pagi
Aguastus 2019 2. Merapikan tempat kerja
3. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
4. Melipat kardus arsip
5. Menyeteples box arsip
6. Menulis surat keluar dibuku
agenda
7. Mengarsipkan surat
8. Mengetik data arsip usul musnah
9. Jilid surat
43. Rabu, 28 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
3. Memindahkan box arsip
4. Membungkus karbol untuk box
arsip
5. Mengetik data usul musnah
6. Mengantarkan surat masuk ke
bagian sekretariat
7. Mengarsipkan surat
44. Kamis, 29 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
3. Scane surat
 4. Mengantarkan surat masuk ke
bagian sekretariat
5. Mengarsipkan surat
6. Mengetik data arsip usul musnah
45. Jum’at, 30 1. Apel Pagi
Agustus 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
3. Merapikan ruangan Kepala Dinas
4. Fotocopy
5. Mengetik data arsip usul musnah

46. Senin, 02 1. Apel Pagi

September 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
3. Mencatat surat keluar dibuku
agenda
4. Scane surat
5. Mengarsipkan surat
6. Bayar pajak
7. Mengantarkan surat masuk ke
bagian seretariat
8. Meminta tandatangan ke pegawai
perpustakaan

47. Selasa, 03 1. Apel Pagi

September 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bagian
3. Mengantarkan undangan ke setiap
bidang
4. Fotocopy
5. Scane surat
6. Mengarsipkan surat
7. Melubangi kertas
48. Rabu, 04 1. Apel Pagi
September 2019 2. Mengantarkan koran ke setiap
bagian
3. Entri surat
4. Scane surat
5. Mencatat surat masuk di buku
agenda
6. Mencatat surat keluar dibuku
agenda
7. Mengarsipkan surat
8. Mengantarkan surat masuk ke
bagian sekretariat
49. Kamis, 05 1. Apel Pagi
September 2019 2. Scane surat
3. Menerima surat masuk
4. Mencatat surat keluar dibuku
agenda
5. Mengarsipkan surat
6. Mengantarkan surat masuk di
bagian sekretariat
7. Fotocopy
8. Mengantarkan koran ke setiap
bagian
50. Jum’at, 06 1. Apel Pagi
September 2019 2. Mengetik surat (banyak)

51. Senin, 09 1. Apel Pagi

September 2019 2. Entri katalog buku ke sistem
databese inlis
3. Melepasi label lama pada buku
4. Menggunting label
5. Menempelkan label baru buku
52. Selasa, 10 1. Apel Pagi
September 2019 2. Merapikan tempat kerja
3. Merapikan buku
4. Menempelkan label pada buku
5. Menggunting label

53. Rabu, 11 1. Apel Pagi

September 2019 2. Merapikan tempat kerja
3. Merapikan buku
4. Mendata buku baru pada buku
induk
5. Menggunting label
6. Melepasi label lama
7. Menempelkan label baru
8. Memasukan buku kedalan kardus

54. Kamis, 12 1. Apel Pagi

September 2019 2. Pusling SDN 1 Palimanan Barat
dan SDN 3 Palimanan Timur
3. Merapikan buku
4. Menempelkan label

55. Jum’at, 13 1. Apel Pagi

September 2019 2. Mendata buku baru pada buku
induk
3. Menempelkan label pada buku
4. Menggunting label

56. Senin, 16 1. Apel Pagi

September 2019 2. Merapikan tempat kerja
3. Entri katalog buku ke sistem
databese inlis
4. Mendata buku baru pada buku
induk
 5. Memasukan buku ke dalam
kardus

57. Selasa, 17 1. Apel Pagi

September 2019 2. Scane buku
3. Menempelkan label
4. Menggunting label
5. Mendata buku baru pada buku
induk
6. Memasukan ke dalam kardus
7. Mencatat pengembalian buku

58. Rabu, 18 1. Apel Pagi

September 2019 2. Menempelkan label
3. Menggunting label
4. Mencatat Peminjaman buku
5. Scane buku
59. Kamis, 19 1. Apel Pagi
September 2019 2. Mendata buku baru pada buku
induk
3. Menempelkan label buku
4. Menggunting label
5. Entri katalog buku ke sistem
database inlise

60. Jum’at, 20 1. Apel Pagi

September 2019 2. Entri katalog buku ke system
database inlise
3. Menggunting label
4. Menempelkan label buku
5. Scane buku
61. Senin, 23 1. Apel Pagi
September 2019 2. Menerima surat masuk
3. Menulis surat masuk di buku
agenda
4. Mengarsipkan surat
5. Mengantarkan surat ke bagian
sekretariat
6. Menulis surat keluar
7. Scane surat
8. Fotocopy
9. Melipat box arsip

62. Selasa, 24 1. Apel Pagi

September 2019 2. Scane surat
3. Mencatat surat masuk
4. Mencatat surat keluar
5. Mengarsipkan surat
6. Mengantarkan surat masuk ke
bagian sekretariat
7. Fotocopy
8. Mengantarkan surat ke pegawai
perpustakaan
63. Rabu, 25 1. Apel Pagi
September 2019 2. Mencatat surat masuk
3. Menerima surat
4. Scane surat
5. Mengarsipkan surat
6. Mencatat surat keluar
64. Kamis, 26 1. Apel Pagi
September 2019 2. Scane surat
3. Fotocopy
 4. Mengantarkan surat ke
perpustakaan
5. Scane surat
65. Jum’at, 27 1. Apel Pagi
September 2019 2. Bayar pajak
3. Scane surat
4. Mencatat surat masuk
5. Mengantarkan surat ke bagian
sekretariat
66. Senin, 30 1. Apel Pagi
September 2019 2. Scane surat
3. Mengarsipkan surat
4. Mencatat surat masuk
5. Mengantarkan koran ke setiap
bidang
 3.5.2. LAPORAN KEGIATAN SISWA SECARA BERKALA

Nama Siswa : SHEPTI MARISCHA KUSUMA DEWI

NISN : 171810335

Paket Keahlian : OTKP

Tempat PKL : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

DU / DI PARAF
HARI/
NO /TEMPAT JENIS KEGIATAN WAKTU PEMBIM KET
TANGGAL SISWA
KEGIATAN BING
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Merapikan
buku
2. Apel
3. Entri katalog
Senin-Jum'at, Dinas
buku ke
1 01-05 Juli Kearsipan dan
sistem
2019 Perpustakaan
database inis
4. Menempel
kan label
5. Scane buku
1. Apel
2. Fotocopy
3. Mencatat
surat masuk
Senin-Jum'at, Dinas pada buku
2 08-12 Juli Kearsipan dan agenda surat
2019 Perpustakaan masuk
4. Scane surat
5. Mengantar
kan surat ke
bagian
 sekretariat
6. Mencatat
surat keluar
pada buku
agenda surat
keluar
1. Apel
2. Entri katalog
buku ke
Senin-Jum'at, Dinas sistem
3 15-29 Juli Kearsipan dan database inlis
2019 Perpustakaan 3. Scane buku
4. Prin label
5. Menggunting
label
1. Apel
2. Fotocopy
3. Mengantar
kan koran ke
Senin-Jum'at, Dinas setiap bidang
4 22-26 Juli Kearsipan dan 4. Mengentri
2019 Perpustakaan data (IMB)
5. Mengantar
kan surat ke
bagian
sekretariat
1. Merapikan
buku
Senin-Jum'at, Dinas
2. Apel
5 29 Juli - 02 Kearsipan dan
3. Menempel
Agustus 2019 Perpustakaan
kan label
4. Menggunting
 label
5. Menyampul
buku
1. Fotocopy
2. Apel
3. Mengantar
kan koran ke
Senin-Jum'at, Dinas
setiap bidang
6 05-09 Kearsipan dan
4. Mencatat
Agustus 2019 Perpustakaan
surat masuk
5. Menulisi
stiker box
arsip
1. Apel
2. Menggunting
label
Senin-Jum'at, Dinas 3. Mendata
7 12-16 Kearsipan dan buku baru di
Agustus 2019 Perpustakaan buku induk
4. Menempel
kan label
buku
1. Apel
2. Entri katalog
buku ke
sistem
Senin-Jum'at,
database inlis
8 19-23
3. Scane buku
Agustus 2019
4. Menggunting
label
5. Melepas label
lama
 6. Menempel
kan label
baru
7. Mendata
buku baru
pada buku
induk
1. Apel
2. Fotocopy
3. Mengetik
data arsip
usul musnah
Senin-Jum’at, Dinas 4. Mengarsip
9 26-30 Kearsipan dan kan surat
Agustus 2019 Perpustakaan 5. Menganta
kan surat ke
bagian
sekretariat
6. Melipat box
arsip
1. Apel
2. Mencatat
surat masuk
pada buku
Senin-Jum’at, agenda surat
Dinas
02-06 masuk
10 Kearsipan dan
September 3. Scane surat
Perpustakaan
2019 4. Mengarsip
kan surat
5. Mengantar
kan surat ke
bagian
 sekretariat
6. Mencatat
surat keluar
1. Menggunting
label buku
2. Apel
3. Merapikan
tempat kerja
4. Pusling ke
Senin-Jum’at,
Dinas SDN 1 Pal-
09-13
11 Kearsipan dan Bar & SDN 3
September
Perpustakaan Pal-Tim
2019
5. Menempel
label buku
6. Mendata
buku baru
pada buku
induk
1. Entri katalog
buku ke
sistem
database
inlise
Senin-Jum’at, 2. Apel
16-20 3. Menempel
12
September kan label
2019 buku
4. Menggunting
label
5. Scane buku
6. Mencatat
pengembalian
 buku

1. Apel Pagi
2. Scane surat
3. Mencatat
surat masuk
4. Mencatat
surat keluar
Senin-Jum’at,
5. Mengarsip
23-27
13 kan surat
September
6. Mengantar
2019
kan surat
masuk ke
bagian
sekretariat
7. Fotocopy
8. Scane surat
 BAB IV

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1. MASALAH YANG DIHADAPI

Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan
adanya permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya, adanya hambatan
tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan
kantor tersebut secara menyeluruh. Masalah pokok di bidang kearsipan antara
lain sebagai berikut:

a. Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat.

c. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.
d. Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya
bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
e. Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertibWarkat tidak
dapat ditemukan kembali karena hilang.
f. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
g. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan

4.2. CARA PEMECAHAN MASALAH

Masalah dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai
berikut:
a. Menggunakan system penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat
kegiatan kantor itu sendiri. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara
lain:
1. Sistem Abjad
merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
2. Sistem Masalah, merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan
kembali menurut isi pokok atau perihal surat
3. Sistem Nomor, merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem Tanggal, merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal,
hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat
5. Sistem Wilayah, merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah
surat yang diterima. Masing-masing system pengarsipan tersebut
mempunyai spesifikasi tersendiri.
b. Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta
mengikuti perkembangan teknologi.
c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari
segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.
d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang
memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman arsip yang
lazim disebut sebagai Out Slip.
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan

Setelah penulis menyelesaikan laporan ini dapat diambil beberapa

kesimpulan sebagai berikut :
1. Tujuan kegiatan PKL merupakan salah satu usaha untuk meningkatkan
keterampilan kemampuan , pengetahuan dan wawasan siswa untuk
siap menghadapi dunia kerja.
2. Disiplin, ketekunan, kesabaran, dan kemauan merupakan modal bagi
siswa untuk menghadapi dunia kerja.
3. Di dalam dunia kerja persaingan kuat, sehingga di perlukan kehari-
harian dalam bekerja.
4. Penulis dapat mempelajari tentang karakteristik pekerja itu sendiri.

B. Saran

Sebagai lanjutan laporan ini penulis tulis, memberikan saran-saran baik

untuk pihak sekolah maupun instansi. Adapun saran-saran sebagai berikut :

1. Penulis mohon untuk sekolah dapat melengkapi peralatan-peralatan yang

dapat mendukung kreativitas siswa (kemampuan) dalam belajar
2. Proses belajar mengajar harus lebih baik dan lancar, agar siswa bisa lebih
belajar lebih baik dan bisa membuka daya kemampuan yang dimiliki siswa
3. Untuk berikutnya dalam pelaksanaan prakerin di SMK harap
ditingkatkanlagi, baik dalam hal kedisiplinan maupun mengenai masukan
industri.
4. Untuk para Guru Pembimbing dari Sekolah, hendaknya lebih
meningkatkan lagi perhatiannya pada anak-anak Prakerin dari Sekolahnya,
dan harus sering meninjau siswa yang prakerin sehingga tahu akan
kebutuhan dan perkembangan siswa yang bersangkutan.
5. Kepada Sekolah agar lebih ditingkatkan lagi kerjasama dengan Perusahaan
atau Instansi terkait.