BAGIAN PERTAMA

Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

BAB 1 Memahami Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, orang-orang yang
berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi.
Oleh Karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting demi
pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi
yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-
pesan bisnis.

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih denga menggunakan Bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih
fleksibel (luwes) dan informal.

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau
lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda Karena perbedaan geografis tempat
tinggal.

B. Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu
komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal seperti dijelaskan dibawah ini:

v Komunikasi Verbal

Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk
menyampaikan pesan kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan.

Contoh: Membuat dan mengirim surat pengantar ke suatu perusahaan

v Komunikasi Nonverbal

Merupakan bentuk komunikasi yang dengan menggunakan gerakan gerakan tubuh (body
language) sebagai alat komunikasi,

Contoh : Mengerutkan dahi untuk menunjukan sedang berpikir keras, menggelengkan kepala
untuk menunjukan tanda tidak setuju.
Komunikasi nonverbal sangat penting terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan
dan emosi seseorang.

Tujuan komunikasi nonverbal menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business
Communications yaitu:

a. Memberikan informasi

b. Mengatur alur suatu percakapan

c. Mengekspresikan emosi

d. Memberi sifat melengkapi, menentang atau mengembangakn pesan-pesan verbal

e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

f. Mempermudah tugas-tugas khusus

C. Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today yaitu:

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

c. Pengirim menyampaikan pesan

d. Penerima menerima pesan

e. Penerima menafsirkan pesan

f. Penerima memberi tanggapan dan mengirjm umpan balik kepada pengirim.

D. Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Dalam sebuah pidato ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima
pesan dengan baik, adapun factor penghambatnya antara lain:

a. Masalah dalam mengembangkan pesan

Antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, masih asing dengan audiens,
pertentangan ekspresi, kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

b. Masalah dalam menyampaikan pesan

Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk
komunikasi.
c. Masalah dalam menerima pesan

d. Masalah dalam menafsirkan pesan

Antara lain yaitu perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran, perbedaan reaksi emosional.

E. Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi terkadang komunikasi tersebut tidak efektif, tidak mencapai
sasaran dengan baik. Ada beberapa hal yang diperlukan yaitu:

a. Persepsi

Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksikan apakah pesan-pesan yang
disampaikannya dapat diterima oleh komunikan sesuai dengan sudut pandang komunikan

b. Ketepatan

Secara umum audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas, perlu adanya ekspresi agar
komunikasi yang dilakukan tepat sasaran

c. Kredibiltas

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya
adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

d. Pengendalian

Dalam komunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang
disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak,
mengubah pikiran, atau lemah lembut.

e. Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik
dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuan.

BAB 2 Komunikasi Antarpribadi

Pembahasan dalam bab ini akan ditekanankan pada komunikasi antarpribadi yang terjadi dalam
suatu organisasi. Secara lebih rinci, di dalam bab ini akan di bahas pengertian komunikasi antar
pribadi, tujuan komunikasi antarpribadi, gaya kepemimpinan, kebutuhan manusia dan
mendengarkan sebagai suatu keahlian komunikasi antarpribadi.

A. Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain
dalam suatu masyarakat maupun organisasi. Sedangakn dalam suatu organisasi (bisnis dan
nonbisnis) komunikasi antarpribadi misalnya terjadi antara seorang manager dengan karyawan.

Bedasarkan pengertian tersebut, ada empat hal penting yang harus diperhatikan antara lain:

B. Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam komunikasi antarpribadi, antara lain:

v Menyampaikan informasi

v Berbagi pengalaman

v Menumbuhkan Simpati

v Melakukan Kerjasama

v Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

v Menumbuhkan Motivasi

C. Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan pada dasarnya merupakan suatu cara bagaimana seseorang pemimpin
mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan bawahannya dengan cara tertentu
sehingga bawahannya dapat menyelesaikan tugas pekerjaanya secara efektif dan efisien.

Empat Gaya Kepemimpinan

1) Pengarahan

Gaya kepemimpinan pengarahan (directing) tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana
karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan tugasnya

2) Pembekalan

Gaya kepempinan pembekalan (coaching) tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana
karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan tugasnya dan motivasi
untuk menyelesaikan tugasnya masih tinggi.

3) Dukungan

Gaya kepemimpinan dukungan (supporting) tepat digunakan pada situasi kondisi karyawan telah
menyenal teknik-teknik yang di runtut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan
seorang manager.
4) Pendelegasian

Gaya kepemimpinan pendelegasian (delegating) tepat digunakan pada situasi kondisi dimana
karyawan telah memahami dengan baik tugas pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga layak
mendapat pendelegasian dari manager.

Gaya Kepempinan Situasional

Gaya kepempinan situasional adalah gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang manager
yang dapat berubah seiring perubahan dinamika yang berkembang dalam diri karyawan.

Kemampuan yang harus diterapkan pada gaya kepemimpinan situasional adalah:

v Keterampilan Analitis

v Keterampilan Fleksibilitas

v Keterampilan Komunikasi

Kepemimpinan Inti

Menurut Hellriegel dan Slocum, seorang manager yang dinamis harus memiliki kemampuan
sebagai berikut:

v Pemberdayaan

v Intuisi

v Pemahaman Diri

v Visi

v Kesesuaian Nilai

D. Kebutuhan Manusia

Teori Hierarki Kebutuhan

Abraham Maslow yang dikenal dengan teori hierarki/jenjang kebutuhan menyatakan bahwa
manusia memiliki lima kebutuhan yaitu:

1) Kebutuhan Fisiologis (Physiological Needs)

Merupakan kebutuhan tingkat pertama dan utama bagi kelangsungan hidup (survival) mislanya
makan, minum, pakaian, perumahan.

2) Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)

Setelah kebutuhan dasar manusia terpenuhi, maka manusia berupaya memenuhi tingkat
kebutuhan diatasnya yaitu kebutuhan akan rasa aman dan nyaman, selamat dari marabahaya dan
lain-lain.

3) Kebutuhan Sosial (Social Needs)

Pada dasarnya kebutuhan social berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan, bagaimana

seseorang berinteraksi dengan orang lain dalam suatu kegiatan masyarakat.

4) Kebutuhan Status (Status Needs)

Kebutuhan manusia akan status berkaitan dengan pengakuan, penghargaan dan tingkatan social
di masyarakat. Manusia ingin di akui, dihargai dan dinilai segala kegiatannya didalam
masyarakat.

5) Kebutuhan Aktualisasi Diri (Self-actualizations Needs)

Kebutuhan aktualisasi diri merupakan tingkatan kebutuhan tertinggi menurut Abraham Maslow,
dalam hal ini bagaimana seseorang mampu mengkatualisasikan dirinya dalam berbagai kegiatan
yang menumbuhkan kreativitas, inovasi-inovasu baru maupun menujukan sifat kearifan dan
kebijaksanaan.

Teori Dua-Faktor

Menurut Frederick Herzberg, teori dua-faktor/motivasi kesehatan merupakan pengembangan dari

teori hierarki Abraham Maslow, yaitu factor ketidakpuasan (dissatisfiers factor) dan factor
kesehatan.

E. Mendengarkan sebagai Keahlian Antarpribadi

Kebiasaaan sebagai pendengar yang efektis memiliki dampak positif antara lain:

1) Pendengar yang baik akan disukai oleh orang lain Karena mereka memuaskan kebutuhan
dasar manusia yaitu ingin didengarkan

2) Kinerja/prestasi karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat di mengerti
dengan baik.

3) Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan berdampak positif pada prestasi kerja
4) Manajer dan karyawan terhindar dari miscommunication

5) Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana gossip mana fakta

6) Pendengar yang baik cenderung terbuka dengan ide-ide baru dari pihak lain sehingga
mendorong perkembangan kreatifitas.

BAB 3 Komunikasi Dalam Organisasi

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi meruapakan asset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Pada bab ini akan I bahas tentang hubungan komunikasi
(communication connections), pola komunikasi (patterns of communication) yang biasa
digunakan dalam organisasi, cara mengelola komunikasi dan cara meningkatkan keterampilan
berkomunikasi (communications skill).

A. Hubungan Komunikasi

Peran menejerial mencakup:

1) Peran atnarpribadi

Mencakup tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role) dan penghubung (liaison role)

2) Peran Informasional

Mencakup monitoring (monitor role), pengebar informasi (disseminator role) dan juru bicara
(spokesperson role)

3) Peran Keputusan

Mencakup peran wirausaha (entrepreneur role), pemecah masalah (disturbance handler role),
pengalokasian sumber daya (resource allocator role) dan negosiator (negotiator role).

4) Kegiatan Pertukaran Informasi

Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi) antara lain:

- Menetapkan tujuan

- Membuat dan melaksanakan keputusan

- Mengukur prestasi kerja

- Merekrut dan mengembangkan staff

- Pelayanan pelanggan
- Negosiasi dengan pemasok

- Interaksi dengan peraturan yang ada

- Proses produksi

B. Pola Komunikasi

Pola komunikasi dapat dikelompokan menjadi:

1) Saluran komunikasi formal

Menurut Montana & Greene (1993;1985) saluran komunikasi formal dibagi menjadi:

- Komunikasi dari atas ke bawah

Mencakup penyampaian informasi, mengarahkan, mengkoordinasi, memotivasi, memimpin, dan

mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah

- Komunikasi dari bawah ke atas

Misalnya ide/gagasan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

- Komunikasi horizontal

Disebut juga komunikasi lateral merupakan komunikasi antar manajer, antar sejawat atau antar
karyawan

- Komunikasi Diagonal

Merupakan komunikasi yang melibatkan dua tingkat (level) organisasi yang berbeda

Keterbatasan komunikasi formal yaitu cenderang birokrasi dan ketat, sehingga proses
pengambilan keputusan menjadi lamban

2) Saluran Komunikasi Informasl

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang
terjadi disaat jam istirahat kantor.

C. Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi yaitu:

1) Penanganan pesan-pesan rutin meliputi

- Mengurangi jumlah pesan

- Memberi Intruksi yang jelas

- Mendelegasikan sebagai tanggung jawab

- Memberi pelatihan bagi petugas

2) Penanganan krisis komunikasi

D. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

- Membaca

- Mendengarkan

- Membuat percakapannya menarik

- Melakukan wawancara

- Berdiskusi dengan kelompok kelompok kecil

- Berpidato dan presentasi

- Menulis surat, memo dan laporan

E. Daftar Istilah Penting

Bottom-up communications Informational roles

Communication connections Managerial roles

Decisional roles Monitor role

Diagonal communications Leader role

Disseminator role Lateral communications

Disturbance handler role Liaison role

Downward communications Patterns of communications

Enterpreneur role Spokesperson role

Figurehead role Resources allocator role

Formal coomunication channels Top-down Coomunications

Horizontal communications Upward communications

Informal communications channels

Interpersonal roles

BAB 4 Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

A. Pengertian Komunikasi Bisnis Linta Budaya

Komunikasi bisnis linta budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik
komunikasi verbal maupun non-verbal dengan memperhatikan factor-faktor budaya di suatu
daerah, wilayah atau negara.

B. Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Komunikasi bisnis lintas budaya kini semakin penting Karena du berbagai belahan dunia kini
bermunculan suatu pola kerja sama ekonomi secara regional seperti kawansan ASEAN, Asia
Pasific, Eropa, Kanada, Amerika Utara dan Amerika lain.

C. Memahami Budaya dan Perbedaannya

Setiap negara tentu memiliki budaya sendiri yang berbeda dengan negara lain. Pemahaman
terhadap budaya dan perbedaanya menjadikan modal penting pada saat akan menjadi hubungan
kerja sama.

1) Definisi budaya menurut Lehman , Himstreet dan Baty, budaya diartikan sebagai
sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri.

2) Komponen Budaya

Budaya memiliki beberapa komponen yaitu budaya material, lembaga social, system
kepercayaan, estetika dan Bahasa

3) Tingkatan Budaya

Terdapat tiga tingkatan budaya yaitu:

- Formal

- Informal

- Teknis

4) Mengenal Perbedaan Budaya

Mengenal perbedaan budaya suatu negara merupakan cara terbaik untuk berkomunikasi secara
efektif. Perbedaan budaya dapat dilihat dari :

- Nilai-nilai social

- Peran dan status

- Pengambilan keputusan

- Konsep waktu

- Konsep jarak komunikasi

- Konteks budaya

- Bahasa tubuh

- Perilaku social

- Perilaku etis

- Perbedaan budaya perusahaan

D. Komunikasi dengan Orang Berbudaya Asing

Ketika anda ingin pergi keluar negeri, anda harus siap menghadapi budaya yang sama sekali
berbeda dengan budaya anda sendiri.

E. Daftar Istilah Penting

Aesthetics Gesture

Belief systems Intercultural

Body language Language

Communications skills Material Culture

Cross-cultural Social Institution

Cross-cultural training Surface culture

Deep culture

BAGIAN KEDUA
BAB 5 Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

Dalam bab ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan
ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi

A. Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu
:

1) Perencanaan (planning phase)

2) Pengorganisasian

3) Revisi

B. Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan komposisi. Penentuan tujuan harus jelas
Karena:

- Keputusan untuk meneruskan jelas

- Keputusan untuk menanggapi audiens

- Keputusan untuk memusatkan isi pesan

- Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis

- Memberi informasi

- Melakukan persuasi

- Melakukan kolaborasi

Cara menguji tujuan ada empat cara yaitu:

- Apakah tujuan tersebut realistis?

- Apakah waktunya tepat?

- Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

- Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

C. Analisis Audiens
a) Ada beberapa cara untuk mengembangkan profil audiens yaitu :

1) Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Misalnya latar belakang pendidikan, status dan sikap

2) Siapa audiensnya

3) Rekasi audiens

4) Tingkat pemahaman audiens

5) Hubungan komunikator dengan audiens

b) Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi yaitu:

1) Cari apa yang di inginkan oleh audiens

2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3) Berikan semua informasi yang diperlukan

4) Pastikan bahwa informasinya akurat

5) Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

D. Penentuan Ide Pokok

Sebelum menentukan ide pokok, hal-hal yang harus diidentifikasi terlebih dahulu yaitu:

a) Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Brainstorming adalah memberika keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,

menguji berbagai alternatife dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada.
Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

- Storyteller tour

- Random list

- CFR Worksheet Journalistic

- Journalistic Approach

- Question and Answer Chain

E. Seleksi Saluran dan Media

Saluran komunikasi meliputi :

 Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

Anda menginginkan umpan balik Anda tidak memerlukan umpan balik

segera dari audiens segara

Pesan anda rekatif sederhana dan Pesan anda sangat rinci, kompleks
mudah diterima dan memerlukan perencanaan yang
hati-hati

Anda tidak memerlukan catatan Anda memerlukan catatan permanen

permanen

Anda dapat mengumpulkan audiens Anda ingin audiens yang luas

lebih mudah dan ekonomis

Anda menginginkan interaksi dalam Anda ingin meminimalisasi distorsi

memecahkan masalah penyampaian pesan

F. Daftar Istilah Penting

Brainstorming Storyteller’s tour

CFR Worksheet Teleconference

Composition process Videoconference

Electronic mail Voice over internet protocols

Journalistic approach VoIP

Oral communications Voicemail

Profile audiens Websites

Question and answer chain Written communications

Random list

BAB 6 Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut :

1) Bertele-tele

2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4) Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :

1) Subjek dan tujuan haruslah jelas

2) Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3) Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4) Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

1) Membantu audiens memahami suatu pesan

2) Membantu audiens menerima suatu pesan

3) Menghemat waktu

4) Mempermudah pekerjaan komunikator

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1) Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:

- Mulailah dengan ide pokok

- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

- Ilustrasi dengan bukti-bukti

2) Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Penyusunan outline tahap dua adalah sebagai berikut:

- Pendekatan langsung

- Pendekatan tidak langsung

Setelah mengenalisa kemungkinan reaksi audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
pemilihan rencana organisasional adalah sebagai berikut:

ü Direct Requets

ü Pesan-pesan rutin, Good-news atau Goodwill

ü Pesan-pesan Bad-news

ü Pesan-pesan perusuasif

D. Daftar Istilah Penting

Bad-news Good-news

Deductive approach Goodwill

Direct approach Inductive approach

Direct request Outline

Indirect approach Persuasive messages

BAB 7 Revisi Pesan-pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih
lanjut sebagai berikut ini:

a) Substansi pesan

b) Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

c) Mengedit mekanika/ Teknis penulisan

d) Mengedit format dan layout

Sedangakn untuk pesan-pesan bisnis lisan yaitu:

a) Substansi pesan

b) Pengorganisasian pesan

c) Gaya Bahasa

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :

a) Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

b) Pilihlah kata-kata yang singkat

c) Hindari kata-kata bermakna ganda

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja
disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

- Kalimat sederhana

- Kalimat majemuk

- Kalimat kompleks

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah cara
pengembangan paragraph sebagai berikut:

- Ilustrasi

- Perbandungan (persamaan dan perbedaan)

- Pembahasan sebab-akibat

- Klasifikasi

- Pembahasan pemecahan Masalah

D. Daftar Istilah Penting

Complex sentence Indirect object

Compound sentence Predicate

Direct object Simple sentences

Effective sentence Subject

BAGIAN KETIGA

BAB 8 Komunikasi Melalui Surat

A. Penulisan Direct Request

Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang kita sampaikan atau mulai ada interaksi dengan
komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampikan melalui pendekatan langsung
(direct approach). Organisasi direct request mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan penutup.

Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu
secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan dan tindakan nyata yang diinginkan.

- Pembukaan (kemukakan apa permintaan anda)

- Penjelasan rinci (berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan)

- Penutup (kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus)

B. Permintaan Informasi Rutin

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam membuat
surat permintaan perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:

- Apa yang ingin diketahui?

- Mengapa hal tersebut perlu diperhatikan?

- Mengapa hal ini dapat membantu?

Dalam kaitannya dengan direct request dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi.

C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan
dengan ketidak puasaan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang
adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Konsumen yang tidak puas mungkin akan melakukan beberapa hal antara lain yaitu:

- Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga tersebut
(refund)

- Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.

- Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusaka

- Perbaikan gratis

- Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

- Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

- Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

- Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

D. Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi

Pada umunya pendekatan yang digunakan dalam menyusut surat undangan, pesanan dan
reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach)

1) Surat Undangan (ide pokok, penjelasan rinci, penutup)

2) Surat Pesanan dan Reservasi

E. Permintaan Kredit

Permintaan kredit umunya ada dua tahap yaitu mengisi formulir yang telah disediakan oleh
lembaga perkreditan dan mengirmkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang
diperlukan dalam proses.

F. Daftar Istilah Penting

Adjustment letter Invitation letter

Claim letter Order letter

Credit request Reservation letters

Customer satisfaction Request information

Direct request

BAB 9 Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

A. Strategi penulisan permintaan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung
(direct approach). Pengorganisasian pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis umumnya sama
yaitu menggunakan pola langsung dan deduktif.

Rotine Messeges (pesan rutin) Good-News (Berita/Kabar baik)

Pembukaan : Pernyataan ide pokok Pembukaan : Pernyataan Good-news

(main idea)

Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Pertengahan/isi : Penjelasan rinci

Penutup : Mengingatkan kembali ide Penutup : Mengingatkan kembali

pokok atau mencakup pemikiran good-news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi kedepan penutup yang berorientasi ke depan

Keunggulan:

a. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan

b. Menekan pada hasil analisa yang telah anda lakukan

c. Menghemat waktu bagi pembaca

Kelemahan

a. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

b. Kesulitan mengubah cara berfikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait pada pola
pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan.

B. Pesan-pesan Good-News dan Goodwill

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain

- Good-news tentang pekerjaan

- Good-news tantang produk

Pesan-pesan Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menajaga
hubungan bisnis lebih baik. Pesan goodwill disampaikan melalui pemberian ucapan selamat
kepada karyawan seperti: naik jabatan dll.

C. Menulis Jawaban Positif

Untuk memberi jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat
digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan
menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1) Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi (confirmation letter) diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah
dan nilai yang cukup besar. Sebaliknua apabila nilai pesanannya relative kecil maka tidak
diperlukan confirmation letter.

2) Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting baik dari dalam atau luar organisasi. Pendapat orang lain tentang
organisasi akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan dalam dalam menangani permintaan
tersebut.

- Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk membantu
dalam pengambilan keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam menjawan permintaan informasi potensial sales yaitu (1) memberi tanggapan
terhadap semua permintaan dan menjawab semua pertanyaan, (2) mendorong penjualan yang
akan datang, dan (3) memberika kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan
tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

- Menjawab permintaan tanpa penjualan

Bentuk jawaban lain atas permintaan yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan
(1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2) memberikan kesan yang baik
dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin

Pertumbuhan ekonomi tidak terlepas dengan masalah kredit. Para pelaku bisnis sering membawa
dompet berisikan kartu kredit dari berbagai lembaga perbankan. Melalui kartu kredit inilah para
pelaku bisnis dapat memperoleh kemudahan layanan pembayaran.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan lembaga keuangan bank
maupun non bank

1) Persetujuan Kredit ( Credit Approval )

2) Referensi Kredit

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi kredit (credit reference) yaitu (1)
permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang
ada, dangan dibuat-buat.

E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan
orang. Beberapa karakteristik surat rekomendasi antara lain:

1) Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan

3) Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4) Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

5) Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi
surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat rekomendasi dikirim langsung ke tenpat tujuan
yang dikehendaki oleh pemohon

F. Daftar Istilah Penting

Close courtesy Goodwill

Confirmation letter Potential sales

Credit reference Recommendation letters

Credit approval letter Routine messages

Direct approach

Good-news

BAB 10 Penulisan Bad-News

A. Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News

Pada saat memberi tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasakahan

pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mengubah citra
organisasi bisnis secara negative ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1) Penyampaian bad-news

2) Penerimaan pesan tersebut

3) Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan pelanggan

Berikut ini adalah cara pengorganisasian pesan-pesan bad-news yaitu sebagai berikut :

1) Menciptakan audience-Centered Tone

Nada atau intonasi dalam penyampaian pesan bad-news harus memiliki spesifikasi seperti
berikut ini:

- Membantu audiens mengerti bahwa bad-news menggambarkan keputusan yang tegas

- Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adil

- Membanu audiens agar tetap memberikan goodwill pada perusahaan

Usahakan focus pada audiens tone dalam menyampaikan pesan-pesan baad-news.

2) Memilih perencanaan organisasional

B. Mengkomunkasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam situasi seperti ini, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji saat mengatakan
“tidak” dengan tetap menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.

a) Bad-news tentang produk

Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga
pokok produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang
diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan logis, baru disampaikan
pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.

b) Penolakan kerja sama

c) Penolakan Undangan

C. Penyampaian Bad-news ke Pelanggan

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatika dalam penyampain pesan-pesan bad-news yaitu:
- Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)

- Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin

- Tetap optimis dan percaya diri sehingga pembaca tidak akan kehilangan minat

D. Bad-news tentang Orang

Dibawah ini adalah beberapa bad-news tentang orang yang dimana fokusnya ada dalam
organisasi bisnis yaitu:

- Penolakan menulis surat rekomendasi

- Penolakan lamaran pekerjaan

- Surat penolakan kredit

E. Daftar Istilah Penting

Back-order Indirect approach

Bad-news Job applications letters

Complaint Substituions product

Claim letter Recommendation letters

Customer Unfillable order

Direct approach

BAB 11 Penulisan Pesan-pesan Persuasif

A. Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Penyampaian pesan-pesan persuasive dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal
organisasi. Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive bertujuan untuk
mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya.

1) Analisis Audiens

Melalui analisis audiens secara tepat penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan
secara efektif. Penyampaian pesan persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu
pesan dengan minat dan hasrat audiens.
2) Pertimbangan Perbedaan Budaya

3) Memilih Pendekatan Organisasional

B. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif

Komponen-komponen penting dalam mengembangkan pesan-pesan persuasive antara lain yaitu:

1) Menetapkan Kredibilitas

Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan, jika kredibilitas
diragukan, audiens bisa saja memilih skeptic. Tanpa kredibilitas, upaya untuk melakukan
persuasive akan tampak sebagai bentuk tipuan.

Cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam
bidang tertentu dan lain-lain

2) Kerangka Argumentasi

Ketika fakta dan bukti sudah cukup terkumpul, buatlah kerangka argumentasi. Kebanyakan
pesan persuasive mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan
Action)

3) Memilih Daya Pemikat

Daya pemikat audiens terdiri dari daya pemikat atas dasar logika dan emosional

- Pemikat emosional (emotion appeals)

Gunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang misalnya kebebasan,
merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan dan keamanan.

- Pemikat logika

Ketika memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini:

· Analogi

· Induksi

· Deduksi

4) Pertimbangan Etika

Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan mengadopsi sikap audiens dengan perhatian
yang jujur.

C. Menulis Permintaan Persuasif

Yang terpenting untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasive (persuasive request) yaitu
tetap menjaga batas-batas permintaannya. Manfaat langsung (direct benefits) permintaan
persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor. Sedangkan manfaat tidak
langsung (indirect benefits) yaitu meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan
peningkatan prestise dan lain-lain.

- Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Contoh surat permintaan peningakatan anggaran sebaiknya gunakan perencanaan organisasional

AIDA

- Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk penyesuaian

Contoh complaint letter

D. Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan
bantuan dana (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban dan surat
khusus lainnya.

1. Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Ada beberapa cara untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan diantaranya melalui pengiriman
surat, brosul, sampel (contoh produk), kartu, telepon, surat elektronik dan iklan media massa dan
elektronik

2. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

Ciri-ciri surat penjualan yang baik antara lain sebagai berikut:

- Menarik perhatian

- Membangun minat

- Meningkatkan hasrat

- Memotivasi tindakan

3. Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:

- Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik

- Tunjukan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada
mereka
- Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan

- Jelaskan manfaat atau kegunaaan donasi yang telah diberikan pembaca

E. Daftar Istilah Penting

Attentin Logical appeals

Interest Persuasive claims

Desire Persuasive mesages

Action Persuasive request

AIDA Sales letters

Cultural Differences Selling points

Emotioan Appeals

BAB 12 Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Umumnya
korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk surat, memo
proposal, agenda maupun bentuk laporan.

A. Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain baik berkaitan bisnis atau non bisnis.

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi kaitannya dengan
penyelanggaraan bisnis

B. Fungsi Surat Bisnis

Berikut ini adalah fungsi dari surat bisnis antara lain:

a. Sarana komunikasi

b. Alat menyampaikan suatu pesan

c. Alat bukti tertulis

d. Sebagau bukti histori

e. Sebagai pedoman kerja

f. Media promosi bagi pengirim surat

C. Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dikelompokan dalam beberapa kelompok yaitu surat menurut wujudnya,
pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya dan menurut urgensi
penyelesaiannya. Pengelompokan lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Pengelompokan surat menurut wujudnya

- Surat bersampul

- Kartu Pos

- Warkat Pos

- Telegram atau Teleks

- Memorandum (Memo) dan Nota

- Surat Tanda Bukti

b. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

- Surat Pribadi

- Surat Dinas

- Surat Bisnis

- Surat Sosial

c. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

- Surat Biasa

- Surat Edaran

- Surat Pengumuman

d. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

- Surat Biasa

- Surat Konfidensial (terbatas)

- Surat Rahasia
e. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

- Surat Biasa

- Surat Segera

- Surat Kilat

f. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan
pengirim surat. Oleh karena itu jenis surat ini sangat bervariasi.

D. Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum bagian surat baik untuk dinas ataupun bisnis mencakup beberapa komponen
penting antara lain:

- Kepalsa surat/kop surat (letterhead)

- Tanggal surat (date)

- Nomor, lampiran dan perihal (member, enclosed, subject)

- Alamat tujuan (inside address)

- Salam pembuka (salutation)

- Paragraf pembuka (first paragraph)

- Paragraf isi (body paragraph)

- Pragraf penutup (close paragraph)

- Salam penutup (complimentary close)

- Tanda tangan (signature)

- Nama jelas penanda tangan (name and title)

- Tembusan (natation)

- Inisial (initial)

E. Bahasa Surat

Melalui pengunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran
seseorang secara langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada
pihak lain. Untuk surat resmi, surat dinas, hendaknya gunakan bahasa baku yang sesuai dengan
ejaan.

F. Format Lipatan Surat dan Amplop

a. Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis
antara lain:

- Lipatan baku (standard fold)

- Lipatan setengah baku (semi standard fold)

- Lipatan akordeon (accordion fold)

- Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

- Lipatan tunggal (single fold)

- Lipatan ganda/parallel (parallel/double fold)

- Lipatan model Prancis (French fold)

- Lipatan model baron (Baronial fold)

b. Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya dan penggunaanya

- Berdasarkan wujudnya yaitu amplop biasa amplop berjendela

- Berdasarkan ukurannya yaitu amplop resmi, amplop kartu, amplop bisnis, amplop
pendek, amplop pendek, amplop panjang, amplop besar (amplop katalog, amplop mata berkait,
amplop kancing bertali)

- Berdasarkan pengunannya yaitu amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing
bertali

G. Contoh-contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan
bisnis sehari-hari, antara lain sebagai berikut:

§ Surat Pemesanan (Order letter)

§ Surat Konfirmasi (Cofirmation letter)

§ Surat Pengaduan (Claim letter)

§ Surat Permintaan Informasi

§ Surat Ucapan Selamat

§ Surat Pemberitahuan

§ Surat Penagihan

§ Surat Peringatan

§ Surat Perintah Kerja

§ Surat Pengumuman

§ Surat Undangan RUPS

§ Surat Kuasa

§ Surat Perjanjian

H. Daftar Istilah Penting

Block style Hanging paragraph style

Body paragraph Indented style

Business correspondence Opening paragraph

Closing parapgraph Personal letters

Formal letter Semi block style

Full block style Salutations

Formal letter

BAB 13 PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja pada suatu
organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan/pimpinan pada suatu bidang tertentu.

A. Pendekatan AIDA

Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang
didapat oleh pembaca . secara rinci ,pendekatan AIDA adalah sebagai berikut:
v Attention

Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian) . artinya
,pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi /lembaga pencari kerja( pembaca)
bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik
bagi pembaca. Jelaskan ide /gagasan yang membuat pembaca antusias untuk menyimak apa yang
anda tuliskan.

· Interest

Artinnya pelamar harus dapa menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-
pesan yang disampaikan. Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menjelaskan dan menegaskan bahwa
kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang dimiliki dania yakin
mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

· Desire

Artinya ,pelamar harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa
yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar juga dapat meyekinkan pembaca melalui
bukti –bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.

· Action

Ø Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Penulis surut lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam penulisan
surat lamaran kerja. Artinya ,seorang pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan
dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja serta bagaiman
pengorganisasian penulisannya.

Secara umum ,pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian
utama,yaitu sebagai berikut:

· Paragraf Pembuka

Surat lamaran kerja yang baik,yang menarik perhatian pembacanya perlu mencantumkan hal-hal
berikut:

a. Rangkuman

Pada bagian awal surat lamaran kerja ,pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang
dimiliki ,yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan dijelaskan bahwa kualifikasi
tersebut akan menguntungkan /memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang
dilamar.

b. Nama
Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang
menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di
perusahaan atau lembaga tersebut.

Pada umumnya,pola ini digunakan ketika lowongan /kesempatan kerja tersebut hanya digunakan
untuk kepentingan internal organisasi tersebut.

c. Sumber Publikasi

Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di
perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar,majalah,radio . dalam
surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja memenuhi persyaratan yang
dikehendaki oleh perusahaan.

d. Pertanyaan

Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukan
bahwa pelamar kerja mengetahui problem ,kebutuhan dan tujuan suatu organ isasi serta
mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi hal itu akan
memberikan manfaat bagi pembaca.

e. Cuplikan Berita

Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan erita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan
bahwa suatu perusahan sedang merencanakan membuka kantor cabang,memperkenalkan produk
baru,atau memerlukan tenagan operator dan sebagainya.

· Paragraf Pertengahan

Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimilikinya
dari sudut pandang pembaca yang mencakup:

a. Pendidikan

Pada bagian pendidikan ini ,pelamar akan dapat:

1. Menunjukan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan
bidang tertentu secara mendalam.

2. Menunjukan bagaiman pendidikanya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar .

3. Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menammbahkan bidang studi pilihan penting di

luar bidang studi inti.

b. Pengalaman Kerja
Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas berbagai fungsi atau kegiatan yang
dapat dilakukan . atas dasar itu,pelamar kerja akan dapat menunjukan kepada pembaca bahwa:

1. Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat

penyelesaian tugas/pekerjaan baru.

2. Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan
lingkungan

3. Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik

4. Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras

c. Sikap,Minat,Aktivutas dan Kualitas.

Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam melakuakan kerja sama dengan
orang lain ,sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan ,perusahaan ,suasana kerja,dan
kualitas personal( kegiatan ekstrakulikuler dan sejenisnya.

· Paragraf Penutup

Paragraf penutup terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan
tindakan(action) sebagaimana yang terdapat pada surat penjualan . pelamar kerja dengan jelas
menyatakan keinginanya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah
disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.

Ø Tips untuk Pelamar Kerja

Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya
sedang”menjual potensi diri” kepada perusahaan secar tertulis baik mencakup
kepribadian,kualifikasi ,pelatihan yang pernah diikuti ,pengalaman kerja dan hobi.

Ø Yang perlu Anda Perhatian

· Pelamar kerja haru mempunyai kualifikasi atau pengalaman krja untuk posisi pekerjaan
yang dikehendaki

· Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki

· Tunjukan hal-hal positif

· Usahakan surat lamaran kerja rapi,bersih dan menarik

· Tulislah surat dari sudut pandang pembaca,bukan dari sudut pandang penulis.

· Tekanlah hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Ø Yang Harus Anda Hindari

· Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan anda

· Jangan mengirim surat lamaran kerja hasil fotocopi

· Jangan mengatakan bahwa anda menerima jenis pekerjaan apa saja

· Hindari kata-kata berlebihan

· Jangan minta belas kasihan terhadap gaji,kecuali ketika ditanya pada saat wawancaa kerja

· Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

Bab 14 Persiapan Untuk Menulis Resume

· Persiapan untuk Menulis Resume

Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan, yaitu: (a) mencari informasi
penting (esensi); (b) merencanakan resume, dan (c) membuat resume.

1. Mencari Informasi Penting

Sebelum membuat resume, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari berbagai
informasi penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang diinginkan. Kita dapat melakukan
analisis diri (self analysis), analisis karir (career analysis), dan analisis pekerjaan (job analysis)

a. Analisis Diri

Analisis diri akan dapat membantu seseorang dalam mengenali dirinya sendiri secara lebih
mendalam, termasuk semua kelebihan dan kekurangannya.

b. Analisis Karir

Sebagaimana dalam melakukan analisis diri, kita juga perlu membuat dan menjawab segala
macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir kita di masa depan.

c. Analisis Pekerjaan

Secara umum, para lulusan suatu perguruan tinggi sedikit atau belum memiliki pengalaman
kerja. Pada tahap-tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan suatu program
orientasi atau pelatihan kepada mereka yang baru diterima sebagai karyawan suatu perusahaan.
Oleh karena itu, sebelum menyusun suatu resume, kita perlu memahami betul mengenai
pekerjaan tersebut.
2. Perencanaan Resume

Dalam merencanakan resume, perlu diperhatikan terlebih dahulu posisi atau pekerjaan yang
diminati atau yang akan menjadi tujuan karier. Setelah itu, perlu diperhatikan syarat syarat
pekerjaan,karakteristik pribadi yang diperlukan, dan data data lain yang dapat ditambahkan
dalam resume. Dalam merencanakan resume ada 3 hal yang perlu di perhatikan:

ü Tujuan karir

ü Informasi pribadi

ü referensi

3. Pembuatan Resume

Resume dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Resume yang baik menekankan pada kompabilitas
kualifikasi kita dan perspektif persyaratan kerja. Secara umum, resume mencakup nama, alamat
lengkap, tujuan kerja, kualifikasi informasi pribadi, dan referensi. Resume diorganisasikan
sedemikian rupa agar mencolok dan menarik perhatian pemberi kerja. Resume dapat dibuat
dalam satu halaman, tetapi untuk melamar posisi yang lebih tinggi resume biasanya dibuat lebih
panjang

· Rencana Pengorganisasian

Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis resume,
yaitu :

1. Resume kronologis.

2. Resume fungsional

3. Resume kombinasi

· Masalah dalam Membuat Resume

Beberapa masalah yang muncul berkaitan dengan pembuatan resume yaitu:

1. Resume dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan kemungkinan besar
memasukkan data yang tidak relevan sehingga tidak akan mencapai sasaran.

2. Resume yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup
bagi pembaca untuk melakukan penelaahan yang lebih dalam.

3. Format penulisan resume kurang baik, inden tidak konsisten, kurang memperhatikan tanda
baca dan sejenisnya, sehingga isi resume sulit dimengerti.
4. Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. Alangkah baiknya kalau
kalimat yang digunakan bersifat sederhana atau simpel.

5. Resume mengandung banyak kesalahan ketik/tulis dan yang lebih fatal lagi kesalahan
penyusunan kalimat.

6. Pelamar tidak dapat menunjukan secara tegas dalam resume tujuan pekerjaan yang
dikehendaki.

7. pelamar menampakan keyakinan yang berlebihan (overconfidence)

8. Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume.

Bab 15 Arti Penting Wawancara

· Arti Penting Wawancara

Wawancara merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan untuk
menjaring pelamar yang ada. Mengingat ketatnya seleksi dari perusahaan, seorang pelamar
mungkin saja diwawancarai lebih dari satu kali.

Berbagai aspek, khususnya aspek kepribadian, baik secara verbal maupun nonverbal, sejak
memasuki ruang wawancara akan diperhatikan oleh pewawancara. Aspek aspek kepribadian
yang akan dinilai mencakup:

1. Penampilan secara fisik

2. Gerak gerik dan sopan santun

3. Nada suara (tone voice)

4. Rasa percaya diri

5. Inisiatif

6. Kebijaksanaan

7. Daya Tanggap dan kerjasama

8. Ekspresi wajah

9. Kemampuan berkomunikasi

10. Sikap terhadap pekerjaan

11. Selera humor

Penilaian terhadap aspek diatas akan membantu pewawancara untuk memprediksi keberhasilan
pelamar menduduki posisi tertentu didalam perusahaan.

Dalam proses wawancara, berikanlah informasi yang padat dan akurat dengan jelas dan tidak
berbelit belit. Jawablah semua pertanyaan yang diminta dengan baik, dan janganlah memberikan
informasi yang tidak ditanyakan atau tidak relevan dengan pertanyaan pewawancara.

· Persiapan Wawancara Kerja

Berkut merupakan berbagai hal yang perlu diperhatikan saat melakukan wawancara kerja:

1. Berdoalah menurut agama dan keyakinan masing-masing

2. Datang lebih awal dari yang ditentukan

3. Bersikap yakin dan optimis

4. Siapkan sertifikat diploma, dan surat surat penghargaan yang dimiliki

5. Tersenyumlah secara wajar

6. Berpakaian yang rapi dan sopan

7. Bersikap tenang

8. Ketuk pintu sebelum memasuki ruang wawancara, kecuali jika ada yang mengantar

9. Tunggu sampai dipersilahkanduduk, atau mintalah izin untuk duduk

10. Ingat nama pewawancara dengan benar

11. Tataplah pewawancara saat berbicara

12. Tunjukkan kemampuan diri tetapi jangan berlebihan

13. Perhatikan pertanyaan pewawancara dengan baik

14. Berbicaralah dengan jelas

15. Atur nada suara

16. Tunjukkan minat dan kesungguhan

17. Bersikap jujur dang langsung

Berikut hal hal yang juga perlu diperhatikan saat melakukan wawancara kerja:
1. Datang terlambat

2. Kelihatan kesal karena sudahmenunggu lama

3. Datang untuk wawancara tanpa persiapan

4. Berpenampilan berlebihan

5. Membawa tas belanja atau yang sejenisnya dalam ruang wawancara kerja

6. Mengajak teman atau keluarga saat wawancara

7. Duduk sebelum dipersilakan

8. Meletakkan tas diatas meja wawancara

9. Membungkuk atau menundukkan kepala

10. Bertopang dagu

11. Merokok atau mengulum permen saat wawancara kerja

12. Membuka percakapan wawancara

13. Memotong pembicaraan saat diwawancarai

14. Melebih lebihkan diri

15. Membual

16. Mengkritik diri sendiri

17. Mengkritik atau men jelekkan atasan sekarang atau atasan yang lama

18. Memberikan informasi yang tidak relevan

19. Memberikan kesan sangat membutuhkan pekerjaan

20. Bertanyayang sekedar tanya

21. Emosional atau mudah tersinggung

22. Jangan memberikan kesan tidak sadar

· Cara Mengenali Pekerjaan dan Perusahaan

Sebelum melakukan wawancara, perlu dicari berbagai informasi yang berkaitan dengan
pekerjaan yang dilamar dan perkembangan perusahaan yang bersangkutan. Informasi dapat
diperoleh dari berbagai publikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, baik yang
berbentuk jurnal, majalah, atau buletin. Wawancara sebagai bentuk komunikasi dua arah
merupakan kesempatan yang baik bagi pelamar untuk menanyakan secara langsung berbagai hal
mengenai pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara.

Pertanyaan pertanyaan yang diajukan pelamat dalam wawancara sangat penting artinya bagi
pewawancara, khususnya untuk mengetahui tingkat keseriusan pelamar dalam melamar posisi
kerja tersebut. Jika sudah diberi kesempatan untuk menanyakan berbagai hal yang berkaitan
dengan pekerjaan dan perusahaan, tetapi tidak dimanfaatkan, pewawancara akan menilai bahwa
pelamar tidak serius.

· Pertanyaan Penting dalam Wawancara Kerja

Berbagai contoh pertanyaan yang sering dilakukan dalam wawancara kerja:

1. Pekerjaan yang dilamar

a. Mengapa anda ingin bekerja diperusahaan ini?

2. Pendidikan dan pelatihan

a. Mata kuliah apa yang paling disenangi dan dibenci , mengapa?

3. Latar belakang keluarga

a. Apakah pekerjaan orang tua anda?

4. Kepribadian

a. Bagaimana anda menilai diri anda sendiri?

5. Penilaian pribadi

a. Faktor faktor apa yang paling memberikan konstribusi bagi pengembangan

kepribadian ?

6. Tujuan karier

a. Apa tujuan jangka panjang karier anda?

7. Hobi dan lain lain

a. Hobi apa yang anda sukai?

· Ucapan Terimakasih
Setelah wawancara usai, berikan ucapan terima kasih kepada pewawancara meskipun kecil
kemungkinan bekerja di perusahaan tersebut. Hal itu dilakukan untuk menunjukkan penghargaan
atas waktu yang telah disediakan untuk wawancara.

· Surat Penerimaan Pegawai dan Penerimaan Kerja

Perusahaan harus dapat membuat surat pemberitahuan dengan baik, dan mengirimkannya
sesegera mungkin.. Pada pendekatan ini, bagian pembuka diawali dengan informasi yang
menyenangkan, diikuti dengan informasi konfirmasi dan paragraf penutup.

Setelah menerima surat penerimaan kerja, sebaiknya pelamar menulis surat balasan. Rencana
organisasional untuk surat balasan sama dengan surat pemberitahuan penerimaan kerja.
Setidaknya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menulis surat balasan (menerima
tawaran kerja) yaitu:

a. Nyatakan dengan antusias kegembiraan terhadap tawaran tersebut

b. Konfirmasikan kedatangan kepada bagian personalia

c. Tunjukkan antisipasi terhadap penerimaan tawaran kerja tersebut

· Surat Penolakan Kerja

Merupakan surat yang dibuat oleh pelamar kerja atau mereka yang sudah bekerja tetapi
mendapat atau mengarapkan pekerjaan ditempat lain.

Bab 16 Tujuan Presentasi Bisnis

· TUJUAN PRESENTASI BISNIS

Secara umun presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok yaitu :

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik ,sederhana , mudah dipahami

,dan mudah didengar audiens hindari presentasi yang membosankan ,monoton ,tidak

jelas dan bahasanya sulit dipahami.

2. Menghibur audiens

Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyiapkan humor-

humor segar yang mampu menghidupkan suasana.yang perlu diingat adalah bahwa
umur yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis sebagai selingan dan bukan

sebagai yang utama.

3. Menyentuh emosi audiens

Dengan gaya bicara dan dengan intonasi yang menarik ,seorang pembicara mampu

menggugah emosi audiens

4. Memotivasi audiens untuk melakukan sesuat

Untuk bertindak sesuatau untuk memotivasai audiens seorang pembicara

menyatakannya secara exsplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi dalam arti

bahwa apa yang diinginkan pembiacra harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam

presentasi.

· PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencangkup beberapa hal

antara lain :

1. Penguasan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam

sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada

kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam

isi materi presentasi. Ketidaksiapan

2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga

dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya.

3. Menganalisis audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa

sebenarnya yang menjadi audiens.

4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat

dimana ia akan melakukan presentasi.

· ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

Alat bantu presentasi mencangkup banyak variasi, yaitu:

1. Papan tulis hitam dan putih

Keunggulan:

ü Fleksibilitas dalam penulisannya.

ü Kemudahan dalam melakukan koreksi.

ü Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.

Kelemahan:

ü Tulisan sering kali sulit dibaca.

ü Pembicara menutupi peserta saat menulis.

ü Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

ü Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila suda penuh harus

dihapus dulu.

ü Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tidak dapat dimanfaatkan

secara optimal.

ü Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.

2. Flip charts

Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas

berukuran besar.

Keunggulan:

ü Fleksibilitas dalam penulisan.

ü Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi.

ü Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya.

ü Biaya relatif murah.

ü Bisa diletakkan di mana saja.

Kelemahan:

ü Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan

ü Pembicara sering menutupi peserta saat menulis.

ü Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

ü Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet.

ü Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja.

ü Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas.

ü Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.

3. Transparansi overhead projector

Keunggulan:

ü Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi.

ü Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal.

ü Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang.

ü Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat

sebelum presentasi dilakukan.

ü Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual.

ü Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau

pelatihan.

Kelemahan:

ü Kualitas transparansinya jelek jika ditulis dengan tangan.

ü Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih.

ü Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan mengalihkan

pembicaraan.

ü Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus.

ü Kipas pada OHP seringkali berisik.

ü Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.

4. Slide

Keunggulan:

ü Slide foto warna mudah pembuatannya.

ü Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC.

ü Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya.

ü Daya tahan cukup tinggi

ü Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan

yang terbuat dari kaca.

ü Slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket.

ü Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable.

Kelemahan:

ü Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama.

ü Harganya relatif mahal

5. Papan tulis elektronik

Keunggulan:

ü Fleksibilitas dalam penulisan materi.

ü Koreksi dapat dilakukan dengan mudah.

ü Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut.

ü Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.

Kelemahan:

ü Tulisan tangan.

ü Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis.

ü Pemicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme
terganggu.

ü Hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya

memang jelek.

ü Sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.

6. Video cassete recorder

Keunggulan:

ü Sangat praktis.

ü Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran.

ü Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan.

ü Tersedia pokok materi subjek sacara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program

ü motivasional.

Kelemahan:

ü Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.

ü Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

ü Untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif.

ü Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7. Panel LCD projector

Keunggulan:
ü Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”

ü Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi.

ü Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.

Kelemahan:

ü Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek.

ü Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan

watt.

ü Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti kompuer, proyektor overhead, dan panel LCD.

8. Protector LCD

Keunggulan:

ü Tampilan data dilakukan secara “real time”

ü Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens

ü Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena

ü yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara, dan video

Kelemhan:

ü LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus

ü Harga LCD proyektor masih relative masih mahal, meskipun dari waktu ke waktu

cenderung harganya turun

ü Peralatan diperlukan seperti computer, LCD proyektor, dan layar

ü Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompetibel) antara merek LCD proyektor

tertentu dengan computer yang digunakan

· ANALISIS AUDIENS

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang salah satu persyaratannya harus menganalisis
audiens secara tepat. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seoarang pembicara harus

mampu menjawab 6 pertanyaan mendasar berikut ini.

1. Siapa audiensnya ?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin

banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah

melakukan presentasi secara tepat.

2. Apa yang diinginkan audiens ?

Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan

berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga

dapat memuaskan audiens.

3. Dimana melakukan presentasi ?

Pemahaman tempat presentasi,akan membantu pembicara untuk menyusun strategi

yang tepat.

4. Kapan melakukan presentasi ?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dia

akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan

presentasi bisnis tersebut.

5. Mengapa melakukan presentasi ?

Sebelum melakukan presentasi bisnis pembicara harus menjawab pertanyaan

mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya

akan sangat bervariasi antara seseorang dengan orang lain.

6. Bagaimana melakukan prentasi ?

Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang

berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata

letak meja secara khusus untuk diskusi kelompok.

· ANALISIS BAHASA TUBUH

1. Ekspresi wajah

2. Senyuman

3. Kontak mata

4. Gerakan tangan

5. Gerakan bahu

6. Gerakan kepala

7. Cara berdiri

· PENINJAUAN LOKASI

Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu

diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis.

· PERCAYA DIRI

Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam

berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat

dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan

tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.

1. Gemetar

Melakukan gerakan tubuh yang termotivasu oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.

2. Bicara terputus-putus

Sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens ambil nafas dalam-dalam hembuskan nafas
secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil.

3. Mulut kering

Sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung.

4. Tenggorokan tersumbat
Sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian
belakang tenggorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.

5. Tersenggal-senggal

Tundukan kepala dan alihkan fokus daeri audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah
perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam kebagian bawah perut dan hembuskan nafas
perlahan-lahan.

· BERLATIH PRESENTASI BISNIS

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu

diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Identifikasi audiens

2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

3. Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap

4. Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

BAB 17 NEGOSIASI

A. Pengertian Negosiasi

Dalam suatu proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan ataunberbeda sudut
pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belahpihak perlu
bernegosiasi.

Hartman menegaskan bahwa

negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-
masingmempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai
kesepakatanyang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama.

Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihakmempun
yai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehinggaterjadi
proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai kesepakatanbersama.
Sementara itu Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihakdengan
persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentangsuatu hal
demi kepentingan bersama.

Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatuproses

negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencarisuatu
kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama keduabelah
pihak yang terlibat dalam negosias.

Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi
adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan
problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan antara lain:

· Persiapan yang cermat.

· Persentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.

· Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.

· Pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang

· baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati.

· Kemauan untuk membuat konsensi untuk mencapai kesepakatan melalui

· kompromi bila terjadi kemacetan.

Proses Bernegosiasi

Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum

bernegosiasi, antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosisasi),

menaksir posisi lawan negosisasi, membuat perencanaan yang baik, dan memilih serta

mengatur tim negosiasi. Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam

bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan (sebelum negosiasi), tahap implementasi (selama

negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah negosiasi).

1. Tahap perencanaan

Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama yaitu:

a. Sasaran Negosiasi
b. Strategi Negosiasi

Ada beberapa strategi negosiasi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi antara lain:

ü Strategi Kooperatif

ü Strategi Kompetitif

ü Strategi Analitis

c. Proses Negosiasi

Menurut Casse dalam proses negoasiasi ada enam tahapan penting yang perlu

diperhatikan, antara lain :

a. Persiapan,

b. Kontak Pertama

c. Konfrontasi

d. Konsiliasi

e. Solusi

f. Pascanegosiasi

Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan

agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi memiliki komponen penting

antara lain : taktik negosiasi, ketrampilan negosiasi, dan perilaku negosiasi. Berikut ini
merupakan beberapa taktik negfosiasi yang sering digunakan dalam prakterk bernegosiasi antara
lain:

1) Taktik cara anda.

2) Taktik bekerja sama.

3) Taktik tidak bertindak apa-apa.

4) Taktik melangkah ke tujuan lain.

Tahap Peninjauan Negosiasi

Alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain:
ü Untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan

ü Jika tidak, hal ini dapat menajadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berhaga bagi
negosiator

ü Jika ya, pastikan apa yang sudah dilakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan anda.

Ketrampilan bernegosiasi.

1) Persiapan.

2) Memulai negosiasi.

3) Strategi dan teknis.

4) Kompromi.

5) Menghindari kesalahan taktis.

Menurut Oliver,ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara

lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan,

penawaran, dan persetuuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat

dijelaskan berikut ini.

1. Persiapan yang baik

2. Berlatih

3.Menggambarkan posisi Anda

4. Membuat suatu usulan / proposal

5. Penawaran

6. Persetujuan

Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda

perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan.

Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak

lawan Anda, antara lain:

· merasa nyaman akan dirinya sendiri,

· tidak merasa dibohongi,

· sekutu yang kekal,

· mengetahui dan memahami lebih banyak,

· menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kera,

· uang, barang, dan pelayanan yang bagus,

· diperlakukan dengan ramah-artinya didengarka,

· disenangi,

· komunikasi yang jelas,

· mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya.

Tipe Negosiator

1. Negosiator Curang

2. Negosiator Profesional.

3. Negosiator Bodoh

4. Negosiator Naif