LAPORAN MANAJEMEN JANUARI, 2020

MANAJEMEN LOKET PENDAFTARAN DI

PUSKESMAS KAWATUNA

NAMA : ARYO WIDAGDHO

STAMBUK : N 111 18 030

PEMBIMBING : dr. Sumarni, M.Kes., Sp. GK

BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT-KEDOKTERAN

KOMUNITAS

UPTD PUSKESMAS KAWATUNA

FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS TADULAKO

PALU

2020
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pembangunan kesehatan merupakan bagian integral dari pembangunan
nasional. Tujuan diselenggarakannya pembangunan kesehatan adalah
meningkatnya kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap
orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Untuk
mencapai tujuan pembangunan kesehatan tersebut telah diselenggarakan
berbagai upaya kesehatan secara menyeluruh, berjenjang, dan terpadu dengan
menempatkan Puskesmas sebagai penanggung jawab penyelenggara upaya
kesehatan tingkat pertama. [1]
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan
yang optimal bagi masyarakat. Puskesmas merupakan fasilitas pelayanan
kesehatan dasar yang menyelenggarakan upaya kesehatan pemeliharaan,
peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif),
penyembuhan penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif),
yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan.
Konsep kesatuan upaya kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi
semua fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia termasuk Puskesmas. [2]
Siklus manajemen Puskesmas yang berkualitas merupakan rangkaian
kegiatan rutin berkesinambungan, yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan
berbagai upaya kesehatan secara bermutu, yang harus selalu dipantau secara
berkala dan teratur, diawasi dan dikendalikan sepanjang waktu, agar
kinerjanya dapat diperbaiki dan ditingkatkan dalam satu siklus “Plan-Do-
Check-Action” (PDCA).[1]
Pelayanan loket pendaftaran di Puskesmas merupakan satu kesatuan yang
tidak terpisahkan dari pelaksanaan upaya kesehatan, yang berperan penting
dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Pelayanan
di Puskesmas harus mendukung tiga fungsi pokok Puskesmas, yaitu sebagai

1
 pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan
masyarakat, dan pusat pelayanan kesehatan strata pertama yang meliputi
pelayanan kesehatan perorangan dan pelayanan kesehatan masyarakat.[2]
Pelayanan loket pendaftaran memiliki peran penting dalam terlaksananya
kesehatan yang optimal. Pelayanan loket pendaftaran berdasarkan pada UU
Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan menyebutkan bahwa praktik loket
pendaftaran meliputi penyimpanan termasuk pelayanan mutu sediaan
administrasi, pengamanan, pengadaan, dan lain sebagainya. Sehingga
pelayanan loket pendaftaran dianggap sangat penting dalam terlaksananya
pelayanan kesehatan yang optimal.[3]
Berikut akan dibahas mengenai pelayanan loket pendaftaran yang
berada di Puskesmas Kawatuna.

1.2. Tujuan
Tujuan pada penulisan laporan manajemen ini, terkait pelayanan loket
pendaftaran antara lain :
1. Untuk mengetahui gambaran pelaksanaan kinerja loket pendaftaran di
wilayah Puskesmas Kawatuna.
2. Sebagai pemenuhan syarat dalam menyelesaikan kepaniteraan klinik
bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat.

2
 BAB II
PERMASALAHAN

2.1. Puskesmas
Pusat Kesehatan Masyarakat yang dikenal dengan sebutan Puskesmas
adalah Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) yang bertanggung jawab
atas kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya pada satu atau bagian wilayah
kecamatan. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat dinyatakan bahwa Puskesmas berfungsi
menyelenggarakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya
Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama. Puskesmas merupakan Unit
Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) dinas kesehatan kabupaten/kota, sehingga
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, akan mengacu pada kebijakan
pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota bersangkutan,
yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah
(RPJMD) dan Rencana Lima Tahunan dinas kesehatan kabupaten/kota.[1]
Dengan adanya perubahan kebijakan dalam penyelenggaraan
pembangunan kesehatan, diantaranya Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75
Tahun 2014, Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga yang
berbasis siklus kehidupan, Sustainable Development Goals (SDG’s), dan
dinamika permasalahan kesehatan yang dihadapi masyarakat, maka pedoman
manajemen Puskesmas perlu disesuaikan dengan perubahan yang ada.
Melalui pola penerapan manajemen Puskesmas yang baik dan benar oleh
seluruh Puskesmas di Indonesia, maka tujuan akhir pembangunan jangka
panjang bidang kesehatan yaitu masyarakat Indonesia yang sehat mandiri
secara berkeadilan, dipastikan akan dapat diwujudkan.[1]
Pedoman Manajemen Puskesmas diharapkan dapat memberikan
pemahaman kepada kepala, penanggungjawab upaya kesehatan dan staf
Puskesmas di dalam pengelolaan sumber daya dan upaya Puskesmas agar
dapat terlaksana secara maksimal. Pedoman Manajemen Puskesmas ini juga
dapat dimanfaatkan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota, dalam rangka

3
 pelaksanaan pembinaan dan bimbingan teknis manajemen kepada Puskesmas
secara berjenjang.[1]
Untuk menjamin bahwa siklus manajemen Puskesmas yang berkualitas
berjalan secara efektif dan efisien, ditetapkan Tim Manajemen Puskesmas
yang juga dapat berfungsi sebagai penanggungjawab manajemen mutu di
Puskesmas. Tim terdiri atas penanggung jawab upaya kesehatan di
Puskesmas dan didukung sepenuhnya oleh jajaran pelaksananya masing-
masing. Tim ini bertanggung jawab terhadap tercapainya target kinerja
Puskesmas, melalui pelaksanaan upaya kesehatan yang bermutu. [1]

2.2. Profil Puskesmas Kawatuna

Puskesmas Kawatuna mempunyai wilayah kerja seluas 24,01 km2 berada
di Kecamatan Mantikulore Kota Palu meliputi dua Kelurahan, yaitu
Kelurahan Kawatuna dan Kelurahan Tanamodindi. Keadaan geografis
sebagian besar merupakan tanah pegunungan dan sebagian kecil merupakan
dataran rendah.
Adapun penyebaran jumlah RT/RW dapat dilihat pada tabel dibawah ini

Tabel 2.2.1 Distribusi RT/RW di Wilayah Kerja Puskesmas Kawatuna

menurut Kelurahan Tahun 2018

No Kelurahan Luas wilayah RT RW

1. Kawatuna 20,67 14 6

2. Tanamodindi 4,7 32 9

Puskesmas 25.37 46 15
Sumber : BPS Kota Palu

Puskesmas Kawatuna mempunyai batas wilayah kerja sebagai berikut :

 Sebelah Utara berbatasan dengan Kelurahan Poboya dan
Kelurahan Talise.

4
  Sebelah Selatan berbatasan dengan Kelurahan Petobo dan
Kelurahan Birobuli.
 Sebelah Timur berbatasan dengan Kelurahan Lasoani dan
Kabupaten Parimo
 Sebelah Barat berbatasan dengan Kelurahan Lasoani dan
Kelurahan Besusu

2.3 Kependudukan
1. Jumlah Penduduk
Berdasarkan data Statistik Kota Palu, jumlah penduduk wilayah kerja
Puskesmas Kawatuna tahun 2018 adalah 17.167 jiwa yang tersebar di dua
Kelurahan.
Adapun distribusi penduduk menurut golongan umur dan jenis
kelamin dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.2.2 Distribusi Penduduk Menurut Jenis Kelamin dan Golongan

Umur di Wilayah Kerja Puskesmas Kawatuna Tahun 2018

No Kelompok Umur Lk Pr Jumlah %

M1 0 - 4 Tahun 538 513 1051 6,12

2 5 - 9 Tahun 797 721 1518 8,84
3 10 - 14 Tahun 808 703 1511 8,80
4 15 - 44 Tahun 4600 4514 9114 53,09
5 45 - 64 Tahun 1617 1660 3277 19,08
6 65 Tahun keatas 334 362 696 4,05
Jumlah 8696 8473 17167 100
Sumber : BPS Kota Palu

Berdasarkan data diatas terlihat bahwa persentase jumlah anak usia 0

- 4 tahun adalah 6,12% data ini menunjukan tinggi rendahnya tingkat
fertilitas.

5
 Gambaran distribusi penduduk menurut kelompok usia muda
produktif dan lanjut usia dapat dilihat pada grafik berikut :

Tabel 2.2.3 Komposisi Penduduk Menurut Jenis Kelamin di Wilayah

Kerja Puskesmas Kawatuna Tahun 2018

5000 4600
4514
4500
4000
3500
3000
2500 Laki - laki
2000 1660
1617 Perempuan

1500
797721 808703
1000 538513
334362
500
0
0 - 4 thn 5 - 9 thn 10 - 14 15 - 44 45 - 64 > 65 thn
thn thn thn

Sumber : BPS Kota Palu

Grafik diatas menunjukan bahwa komposisi penduduk di Wilayah
kerja Puskesmas Kawatuna tergolong penduduk muda yaitu jumlah
penduduk berusia 5 – 14 tahun cukup tinggi 3.029 jiwa (17,64%). Untuk
penduduk tergolong usia produktif 15 – 44 tahun merupakan kelompok
penduduk terbanyak yaitu 9.114 jiwa (53,09%). Untuk penduduk lanjut
usia 65 tahun keatas tergolong rendah 696 jiwa (4,05%),
Adapun pembagian penduduk menurut jenis kelamin menunjukan
bahwa jumlah penduduk laki-laki sebanyak 8.696 jiwa (50,7%),
sedangkan jumlah penduduk perempuan sebanyak 8.473 jiwa ( 49,4 %)
dengan demikian sex rationya adalah 2 yang artinya penduduk laki-laki
berbanding sama dengan penduduk perempuan.
2. Kepadatan Penduduk

6
 Kepadatan penduduk di wilayah kerja Puskesmas Kawatuna adalah
676 Jiwa/km2

Tabel 2.2.4 Distribusi Penduduk Menurut luas wilayah, rumah tangga

dan kepadatan penduduk di Wilayah Kerja Puskesmas Kawatuna
Tahun 2018
LUAS JUMLAH JUMLAH RATA-RATA KEPADATAN

NO KELURAHAN WILAYAH PENDUDUK RUMAH JIWA/RUMAH PENDUDUK

2 TANGGA TANGGA
(km )   /km2
(KK) (KK)

1 KAWATUNA 20,67 4.340 1078 4 209

2 TANAMODINDI 4,7 12.827 2844 5 2.729

JUMLAH 25.37 17.167 3922 4 676

Sumber : BPS Kota Palu

2.4. Sosial Ekonomi

a) Tingkat Pendidikan

Tingkat pendidikan di wilayah kerja Puskesmas Kawatuna yang terdiri

dari 2 kelurahan, untuk data tahun 2018 tidak tersedia sehingga tidak

dapat dianalisa.

b) Mata Pencaharian

Mata pencaharian penduduk yang ada di wilayah kerja Puskesmas

Kawatuna sangat beragam terdiri dari :

 Pegawai Negeri Sipil

 Pegawai Swasta

 TNI / Polisi

7
 Petani

 Buruh tambang

 Tukang Kayu / Tukang Batu

 Wiraswasta

 Peternak

 Perkebunan

 Dan lain-lain

c) Beban Tanggungan

Salah satu upaya untuk mengetahui beban tanggungan ekonomi

suatu daerah adalah dengan mengukur besarnya beban tanggungan

penduduk produktif atau penduduk yang berusia 15 – 64 tahun terhadap

penduduk non produktif yang berusia 15 tahun kebawah dan 65 tahun

keatas, besarnya rasio beban tanggungan akan mempengaruhi

perkembangan pembangunan disuatu daerah karena pendapatan yang

dihasilkan oleh penduduk harus dibagi kepada penduduk non produktif

untuk memenuhi kebutuhannya.

Rasio beban tanggungan sesuai dengan rumus :

( N / D ) X 100

Keterangan : N = P ( 0 -14 thn ) + ( > 64 thn )

D = P ( 15 – 64 thn )

Rasio beban tanggungan wilayah kerja Puskesmas Kawatuna tahun 2018

adalah 38 yang berarti bahwa setiap 100 orang penduduk usia produktif
(15-64 tahun) harus menanggung 38 orang penduduk usia tidak produktif
(0-14 tahun dan 65 tahun keatas).

8
2.5. Pelayanan Loket Pendaftaran
Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
menyebutkan bahwa pelayanan loket pendaftaran meliputi menjaga
kerahasiaan rekam medis,supaya berkas rekam medik pasien mendapat
perlindungan hukum. [3]
Berdasarkan kewenangan pada peraturan perundang-undangan,
Pelayanan Rekam Medis telah mengalami perubahan yang semula hanya
berfokus kepada pengelolaan kunjungan pasien berkembang menjadi
pelayanan komprehensif meliputi pelayanan penerimaan dan pelayanan
kelengkapan dokumen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup
pasien.[3]
Peraturan Pemerintah Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
menyatakan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan. Pekerjaan
Rekam Medis tersebut harus dilakukan oleh tenaga kesehatan yang
mempunyai keahlian dan kewenangan untuk itu.[3]
Peran perekam medis dituntut untuk meningkatkan pelayanan,
penerimaan, dan perilaku agar dapat mengupayakan kesehatan perseorangan
tingkat pertama melaksanakan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk
interaksi tersebut antara lain adalah pemberian informasi jenis pelayanan
puskesmas dan pemanfaatan layanan puskesmas.[3]
Perekam medis harus memahami dan menyadari kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam penyimpanan rekam medis (medical record
error) dalam proses pelayanan dan mengidentifikasi, mencegah, serta
mengatasi masalah terkait pelayanan, masalah informasi, dan masalah
keamanan. Untuk menghindari hal tersebut, Perekam medis harus
menjalankan praktik sesuai standar pelayanan. Perekam medis juga harus
mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya dalam menetapkan
pengelolaan layanan untuk mendukung kebutuhan penerimaan kunjungan

9
yang rasional. Dalam melakukan praktik tersebut, Perekam medis juga
dituntut untuk melakukan monitoring pelayanan kunjungan, melakukan
evaluasi serta mendokumentasikan segala aktivitas kegiatannya. Untuk
melaksanakan semua kegiatan itu, diperlukan Standar Pelayanan Kesehatan
di Puskesmas. [3]
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, di
bidang rekam medis telah terjadi pergeseran orientasi Pelayanan Penerimaan
Kunjungan dari pengelolaan administrasi sebagai komoditi kepada pelayanan
yang komprehensif (holistik care) dalam pengertian tidak saja sebagai
pengelola perawatan namun dalam pengertian yang lebih luas mencakup
pelaksanaan pemberian informasi untuk mendukung pelayanan kesehatan
yang benar dan rasional, monitoring pelayanan keshatan untuk mengetahui
tujuan akhir, serta kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan
rekam medis. [3]
a. Pengelolaan Rekam Medis
Rekam medis dan perbekalan kesehatan hendaknya dikelola secara
optimal untuk menjamin tercapainya tepat jumlah, tepat jenis, tepat
penyimpanan, tepat waktu pendistribusian, tepat penggunaan dan tepat
mutunya di tiap unit pelayanan kesehatan. [2]
Perencanaan kebutuhan kunjungan pasien untuk Puskesmas setiap
periode dilaksanakan oleh Pengelola rekam medis dan Kunjungan
Kesehatan Pasien di Puskesmas. Dalam proses perencanaan kebutuhan
kunjungan pasien per tahun, Puskesmas diminta menyediakan data
pemakaian perbekalan loket pendaftaran dengan mengunakan FIFO.
Selanjutnya bagian loket pendaftaran Puskesmas yang akan melakukan
kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan kunjungan pasien Puskesmas
diwilayah kerjanya. Sumber penyediaan perbekalan loket pendaftaran di
Puskemas berasal dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. [2]

b. Penerimaan Rekam Medis di Puskesmas

Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima perbekalan
rekam medis yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi

10
 kepada unit pengelola di bawahnya. Perbekalan rekam medis harus
dilaksanakan oleh petugas pengelola rekam medis atau petugas lain yang
diberi kuasa oleh Kepala Puskesmas. Petugas penerima layanan
kunjungan pasien bertanggung jawab atas pemeriksaan fisik,
penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan perbekalan
berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. [2]

c. Penyimpanan Rekam Medis di Puskesmas

Penyimpanan bertujuan agar rekam medis yang tersedia di Unit
pelayanan kesehatan terjamin mutu dan keamanannya. [2]

Tabel 2.5. Persyaratan dan Pengaturan Penyimpanan Rekam Medis

[2]

Persyaratan Ruang
a) Luas minimal 3 x 4 m2 dan atau
disesuaikan dengan jumlah
rekam medis yang disimpan.
b) Ruangan kering dan tidak
lembab.
c) Memiliki ventilasi yang cukup.
d) Memiliki cahaya yang cukup,
namun jendela harus
mempunyai pelindung untuk
menghindarkan adanya cahaya
langsung dan berteralis.
Pengaturan Penyimpanan
Rekam Medis
a) Rekam medis di susun secara
seri angka untuk setiap bentuk
sediaan
b) Rekam medis disimpan pada
rak.
c) Rekam medis yang disimpan
pada lantai harus di letakan
diatas palet.
d) Tumpukan dus sebaiknya harus
sesuai dengan petunjuk.

e) Lantai dibuat dari e) Arsip rekam medis pasien baru

semen/tegel/keramik/papan dipisahkan dari arsip pasien
(bahan lain) yang tidak lama.
memungkinkan bertumpuknya
debu dan kotoran lain. Harus
diberi alas papan (palet).
f) Dinding dibuat licin dan dicat f) Arsip rekam medis disimpan
warna cerah. sesuai dengan kategori
klasifikasi.
g) Hindari pembuatan sudut lantai g) Lisol dan desinfektan diberikan
dan dinding yang tajam. untuk menjaga bentuk fisik

11
 rekam medis.
h) Gudang digunakan khusus
untuk penyimpanan rekam
medis.
i) Mempunyai pintu yang
dilengkapi kunci ganda
j) Tersedia lemari/laci khusus
untuk narkotika dan
psikotropika yang selalu
terkunci dan terjamin
keamanannya.
k) Harus ada pengukur suhu dan
higrometer ruangan.

d. Tata Cara Penyusunan Rekam Medis. [2]

1. Penerapan sistem FEFO dan FIFO
Penyusunan dilakukan dengan sistem First Expired First Out
(FEFO) untuk masing-masing rekam medis, artinya rekam medis yang
lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari rekam
medis yang kadaluwarsa kemudian, dan First In First Out (FIFO)
untuk masing-masing rekam medis, artinya rekam medis yang datang
pertama kali harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang
kemudian. Hal ini sangat penting karena rekam medis yang sudah
terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang.
Beberapa rekam medis seperti dokumentasi kesehatan mempunyai
batas waktu pemakaian artinya batas waktu dimana rekam medis
mulai berkurang efektivitasnya.
2. Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak robek/rusak
3. Golongan dokumen rahasia harus disimpan dalam wadah tertutup
rapat, terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat kering.
4. Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung
dari cahaya dan disimpan dalam lemari tertutup (suhu 4 – 8oC). Kartu
temperatur yang ada harus selalu diisi setiap pagi dan sore.
5. Rekam medis disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya
matahari langsung.

12
 6. Rekam medis disimpan dalam bentuk ruang tertutup rapat dan
pengambilannya menggunakan tenaga kesehatan.
7. Untuk rekam medis dengan waktu kadaluwarsa yang sudah dekat
supaya diberi tanda khusus, misalnya dengan menuliskan waktu
kadaluarsa pada dus luar dengan mengunakan spidol.
8. Penyimpanan rekam medis dengan kondisi khusus, seperti lemari
tertutup rapat, lemari tertutup, kotak kedap udara dan lain sebagainya.
9. Perlengkapan penunjang rekam medis diletakkan di rak bagian bawah.

e. Pencatatan dan pelaporan data rekam medis

Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan
pelaporan kunjungan pasien yang tertib dan lengkap serta tepat waktu
untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan rekam medis. [2]
Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan kunjungan
pasien di Puskesmas adalah Laporan Kunjungan Kesehatan Pasien
Tahunan yang dibuat oleh petugas puskesmas harus tepat data, tepat isi
dan dikirim tepat waktu serta disimpan dan diarsipkan dengan baik.
Laporan Kunjungan Kesehatan Pasien Tahunan juga dimanfaatkan untuk
analisis penggunaan, perencanaan kebutuhan kunjungan pasien
pengendalian persediaan dan pembuatan laporan pengelolaan rekam
medis. [2]

f. Pengkajian Dan Pelayanan Rekam Medis

Pelayanan rekam medis merupakan suatu proses pelayanan
terhadap permintaan tertulis dokter kepada tenaga kesehatan untuk
menyediakan dan menyerahkan rekam medis yang diminta untuk pasien
sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Pelayanan rekam medis
meliputi skrining resep, penyiapan dan penyerahan rekam medis. [2]

Tabel 2.6. Skrining Rekam Medis dan Penyiapan Rekam Medis [2]

13
 Skrining Rekam Medis Penyiapan Rekam Medis
a. Pemeriksaan kelengkapan a. Menyiapkan rekam medis
administratif rekam medis sesuai dengan permintaan dari
pasien :
1. Menghitung kebutuhan
jumlah ATK sesuai
dengan rekam medis.
2. Mengambil rekam medis
yang dibutuhkan pada rak
penyimpanan dengan
memperhatikan nama
pasien, nomor rekam
medis, kadaluwarsa dan
keadaan fisik rekam
medis.
b. Pemeriksaan kesesuaian b. Melakukan pengelolaan rekam
kepemilikan pasien, medis bila diperlukan.
c. Pertimbangan rekomendasi c. Memberikan etiket :
pelayanan, 1. Warna berbeda untuk
kategori pembiayaan
kesehatan pasien.
2. Warna berbeda untuk
kategori jenis pasien, dan
3. Menempelkan label
“form” resep pada sediaan
status rekam medis pasien.

d. Konsultasikan dengan unit d. Memasukkan rekam medis ke

pelayanan teknis unit apabila
ditemukan keraguan pada rekam
medis atau rekam medis tidak
tersedia.
dalam wadah yang tepat dan
terpisah untuk rekam medis
yang berbeda untuk menjaga
mutu rekam medis dan
menghindari penggunaan yang
salah.

g. Penyerahan Rekam Medis. [2]

Setelah penyiapan rekam medis, dilakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Sebelum rekam medis diserahkan kepada pasien harus dilakukan
pemeriksaan kembali mengenai penulisan nama pasien pada etiket, cara
penggunaan serta jenis dan jumlah form (kesesuaian antara penulisan
etiket dengan rekam medis).
2. Memanggil nama dan nomor tunggu pasien.

14
 3. Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien.
4. Menyerahkan rekam medis yang disertai pemberian informasi pasien.
5. Memberikan informasi cara penggunaan rekam medis dan hal-hal lain
yang terkait dengan rekam medis tersebut, antara lain manfaat rekam
medis, pelanggaran yang harus dihindari, kemungkinan efek masalah,
cara penyimpanan rekam medis, dll.
6. Penyerahan rekam medis kepada tenaga kesehatan atau dokter
hendaklah dilakukan dengan cara yang baik dan sopan, mengingat
pasien dalam kondisi tidak sehat mungkin emosinya kurang stabil.
7. Memastikan bahwa yang menerima rekam medis adalah tenaga medis
pelayanan kesehatan atau dokter ahli pelayanan tenaga kesehatan.
8. Membuat salinan rekam medis sesuai dengan rekam medis asli dan
diparaf oleh tenaga kesehatan (apabila diperlukan).
9. Menyimpan rekam medis pada tempatnya dan mendokumentasikan
yang memudahkan untuk pelaporan.

2.4. Identifikasi Masalah

Pada laporan manajemen ini, permasalahan terkait program
penyelenggaraan loket pendaftaran di Puskesmas Kawatuna yang akan
dibahas antara lain:
1. Input : Jumlah sumber daya manusia (tenaga rekam medis) yang masih
terbatas, serta sarana dan prasarana yang masih kurang dalam
menyokong penyelenggaran loket pendaftaran di Puskesmas Kawatuna
2. Proses: Kurangnya konseling mengenai kelengkapan dokumen dan
administrasi dari loket pendaftaran
3. Output : Beberapa kelengkapan dokumen yang umum digunakan di
masyarakat masih belum memadai

15
 BAB III
PEMBAHASAN

1. Input
A. Man
Untuk Sumber Daya Manusia (SDM) pada pelayanan kefarmasian
di puskesmas terdiri dari tenaga teknis rekam medis dan petugas informasi
kesehatan. Berdasarkan Permenkes No. 269 Tahun 2008, Tenaga teknis
rekam medis adalah sarjana muda rekam medis yang telah lulus sebagai
tenaga teknis rekam medis. Petugas informasi kesehatan adalah tenaga
yang membantu tenaga teknis rekam medis dalam menjalani pekerjaan
pelayanan loket pendaftaran,yang terdiri atas, SMA dan SMK. Sedangkan
untuk SDM di Puskesmas Kawatuna terdiri dari 1 orang tenaga teknis
rekam medis sekaligus penanggung jawab dan 2 petugas informasi
kesehatan.

B. Methode
Ada beberapa item yang dipenuhi dalam pemenuhan pelayanan
kesehatan yang paripurna dalam bidang loket pendaftaran puskesmas.
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Melakukan pemenuhan kebutuhan administrasi dan kelengkapan
dokumen di puskesmas.
2. Melakukan penyimpanan dan pendataan administrasi dan
kelengkapan dokumen di puskesmas.

C. Money
Sumber pendanaan berasal APBD (Anggaran Pendapatan Belanja
Daerah).

16
 D. Material
Di meja kerja tenaga kesehatan loket pendaftaran disediakan
peralatan ATK, air mineral untuk kesehatan aktivitas kerja, buku
registrasi pendaftaran, perlengkapan pengemas rekam medis, lemari
penyimpanan, thermometer ruangan, blanko salinan rekam medis, etiket
dan label penyimpanan rekam medis,, buku catatan pelayanan kunjungan,
buku-buku referensi/standar sesuai kebutuhan, serta alat tulis
secukupnya. Pada Puskesmas Kawatuna belum tersedia manajemen
sistem informasi otomatis..

E. Machine
Tersedianya alat penyimpanan dokumen untuk mengelola
kelengkapan dokumen. Untuk Puskesmas Kawatuna sistem informasi
jaringan masih dalam proporsi sederhana.

2. Procces
A. Planning
Pengelolaan rekam medis dan dokumen identitas pasien
merupakan salah satu kegiatan pelayanan loket pendaftaran, yang dimulai
dari perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta
pemantauan dan evaluasi. Tujuannya adalah untuk menjamin
kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan rekam medis dan
dokumen identitas pasien yang efisien, efektif dan rasional,
meningkatkan kompetensi/ kemampuan tenaga rekam medis,
mewujudkan sistem informasi manajemen, dan melaksanakan
pengendalian mutu pelayanan.[2]
Berdasarkan atas hal tersebut diatas, maka loket pendaftaran
melakukan pemenuhan standar pelayanan rekam medis dan dokumen
identitas pasien dengan cara mencatat semua kebutuhan yang akan
digunakan oleh puskesmas melalui Laporan Kunjungan Pasien
Puskesmas Tahunan yang kemudian akan diajukan ke bagian Tata Usaha

17
 kemudian nantinya permintaan sarana dan prasarana rekam medis
tersebut akan disalurkan ke pihak kepala puskesmas. Pelayanan dan
permintaan rekam medis yang dianut oleh loket pendaftaran berdasarkan
pada sistim satu pintu, dimana semua permintaan pada satu layanan dinas
pemerintah daerah kemudian nantinya dari dinas pemerintah daerah yang
akan mendistribusikan langsung kepada puskesmas.
Sebagian besar pelayanan yang dilakukan oleh Puskesmas
Kawatuna berbasis pada pengelolaan rekam medis dan dokumen identitas
pasien yang semua dilakukan secara sistematis dan terarah. Semua
pelayanan loket pendaftaran didasarkan kepada peraturan Permenkes no.
269 tahun 2008 yaitu, perencanaan kebutuhan, permintaan penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, pelaporan,
pengarsiapan dan pemantauan dan evaluasi pengelolaan.

B. Organizing
Pelayanan lain yang dilakukan oleh loket pendaftaran adalah
pelayanan dalam hal penyimpanan arsip dokumen. Penyimpanan rekam
medis disimpan dalam lemari berbahan kayu yang tidak memiliki lubang
disetiap sudutnya. Penyimpanan tersebut dimaksudkan agar efisiensi
tidak mudah rusak karena ketidak seimbangan lingkungan sekitar
penyimpanan. Standar penyimpanan telah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan dimana penyimpanan harus aman, terjamin dan
baik mutunya.
Setelah disimpan dalam tempat dan wadah yang sesuai, rekam
medis disusun secara alfabetis dan memakai sistim FIFO & FEFO (First
in First Out & First Expayer Date First Out) dimana rekam medis yang
datang pertama kali akan keluar pertama kali dan rekam medis yang
memiliki tanggal masa berlaku mendekati habis akan keluar pertama kali.
Pemakaian FIFO & FEFO tersebut disesuaikan dengan keadaan rekam
medis dan kondisi dilapangan saat dilakukan penyimpanan setiap

18
 bulannya. Penyimpanan rekam medis di Puskesmas Kawatuna semua
disusun secara seri angka.

Gambar 3.1. Penyimpanan Rekam Medis di dalam Lemari Kayu

dan Disusun Berdasarkan Seri Angka

C. Actuating
Sarana yang diperlukan untuk menunjang pelayanan loket pendaftaran
di Puskesmas meliputi sarana yang memiliki fungsi:
a. Ruang Pelayanan Penerimaan Kunjungan Pasien
Ruang penerimaan kunjungan pasien meliputi tempat
penerimaan kunjungan pasien, 1 (satu) set meja dan 2 (dua) kursi,
serta 1 (satu) set komputer jika memungkinkan. Ruang penerimaan
kunjungan pasien ditempatkan pada bagian paling depan dan mudah
terlihat oleh pasien. Pada Ruang Loket Pendaftaran di Puskesmas
Kawatuna ruang penerima pasien terletak paling depan dan dekat
dengan pintu utama puskesmas sehingga mudah terlihat oleh pasien.
Didalam ruangan terdapat meja dan kursi namun tidak ada komputer.

19
 Gambar 3.2. Tempat Penerimaan Kunjungan Pasien (Belakang).
Tempat Menunggu Pasien (Depan)

b. Ruang Kerja Tenaga Rekam Medis

Ruang Kerja Tenaga Rekam Medis meliputi perlengkapan kerja
Alat Tulis Kantor (ATK) tenaga rekam medis, dispenser, buku pencatatan
administrasi rekam medis dan pengeluaran perbekalan kebutuhan rekam
medis. Ruang Kerja Tenaga Rekam Medis dapat digabungkan dengan
seluruh ruang kerja bagian loket pendaftaran. Di Puskesmas Kawatuna,
seluruh ruang bagian loket pendaftaran digabungkan menjadi satu
ruangan. Pada Loket Pendaftaran ini terdapat meja kerja yang berguna
mencatat pelaksanaan dan Evaluasi program kerja rekam medis.

20
 Gambar 3.3. Ruang Kerja Tenaga Kesehatan Medis

c. Ruang Penyimpanan Dokumen dan Rekam Medis Habis Pakai

Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi sanitasi,
temperatur, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk menjamin mutu
produk dan keamanan petugas. Selain itu juga memungkinkan masuknya
cahaya yang cukup. Ruang penyimpanan yang baik perlu dilengkapi
dengan rak/lemari dokumen, palet, pendingin ruangan, lemari pendingin,
lemari penyimpanan khusus rekam medis dan dokumen, lemari
penyimpanan arsip khusus, pengukur suhu, dan kartu suhu.

Tabel 3.1. Perbandingan Pengaturan Penyimpanan Dokumen [2]

Pengaturan Penyimpanan
Dokumen berdasarkan
Permenkes 269 Tahun 2008
a. Rekam medis di susun
secara seri angka untuk
setiap bentuk rangkap
b. Rekam medis disimpan
pada rak.
c. Rekam medis yang c. Rekam
disimpan pada lantai harus
di letakan diatas palet.
Pengaturan Penyimpanan
Dokumen di Puskesmas
Kawatuna
a. Rekam medis di susun
secara seri angka untuk
setiap bentuk rangkap
didalam lemari
b. Rekam medis disimpan
pada rak berwarna coklat
kayu dan terdapat label
pada tiap rak
medis yang
disimpan pada lantai
disimpan dalam dus dan
tidak diletakkan diatas

21

d. Tumpukan dus sebaiknya
harus sesuai dengan
petunjuk.
e. Sediaan rekam medis
dipisahkan dari sediaan
rekam medis yang lain.
f. Rekam medis dan
dokumen disimpan dalam
lemari suhu normal.
g. Lisol dan desinfektan
diletakkan terpisah dari
rekam medis lainnya.
palet
d. Tidak terdapat tumpukan
dus dalam Ruang Loket
Pendaftaran.
e. Tiap sediaan rekam medis
yang berbeda diletakkan
dalam lemari yang
berbeda.
f. Beberapa rekam medis
dan dokumen disimpan
dalam lemari dengan suhu
normal.
g. Lisol dan desinfektan
diletakkan dilemari bawah

d. Ruang arsip
Ruang arsip dibutuhkan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan
dengan pengelolaan dokumen dan rekam medis habis pakai dan pelayanan
kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Ruang arsip memerlukan
ruangan khusus yang memadai dan aman untuk memelihara dan
menyimpan dokumen dalam rangka untuk menjamin penyimpanan sesuai
hukum, aturan, persyaratan, dan teknik manajemen yang baik. Pada
Puskesmas Kawatuna, ruang arsip bersatu dengan ruang pengelolaan
rekam medis dan hanya terdapat lemari arsip.

Gambar 3.5. Lemari Arsip

22
 D. Controlling
Tindakan hasil monitoring dan evaluasi, yaitu:
a. melakukan perbaikan kualitas pelayanan sesuai standar; dan

b. meningkatkan kualitas pelayanan jika capaian sudah memuaskan.

Monitoring merupakan kegiatan pemantauan selama proses
berlangsung untuk memastikan bahwa aktivitas berlangsung sesuai
dengan yang direncanakan. Monitoring dapat dilakukan oleh tenaga loket
pendaftaran yang melakukan proses. Aktivitas monitoring perlu
direncanakan untuk mengoptimalkan hasil pemantauan.

3. Output
Secara garis besar, tidak ada program kerja tertentu yang ditargetkan
oleh pelayanan loket pendafataran, melainkan melakukan pemenuhan yang
memadai guna berjalannya pelayanan kesehatan yang paripurna. Semua
dokumen yang dikeluarkan oleh loket pendaftaran berdasarkan pada resep
yang diberikan oleh dokter, sehingga hal tersebut sudah sesuai dengan
peraturan pemerintah.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269 tentang Rekam Medis Tahun 2008, sasaran kinerja kegiatan pada

23
Direktorat Pelayanan loket adalah meningkatnya pelayanan loket pendaftaran
dan penyimpanan dokumen rekam medis di fasilitas kesehatan.
Berdasarkan Persentase Puskesmas yang melaksanakan pelayanan loket
pendaftaran sesuai standar dalam arti melaksanakan Pelayanan Loket sesuai
standar adalah Puskesmas yang melaksanakan Pemberian Informasi
Kesehatan dan Kelengkapan Dokumen. Serta berdasarkan kelengkapan
dokumen yang rasional menduduki persentasi keberhasilan 100% pada
puskesmas Kawatuna. Dimana setiap pasien yang hendak melakukan
pemeriksaan kesehatan dari pelayanan ahli kesehatan yang diberikan
semuanya diberikan. Namun pengelolaan yang diberikan hanya mengenai
cara menjaga dan menyimpan dari dokumen tersebut. Serta semua rekam
medis berasal dari dokter sehingga sesuai dengan peraturan pemerintah
mengenai rekam medis yang rasional.

24
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan atas pengamatan dan pemantauan dari Puskesmas
Kawatuna, dapat ditarik kesimpulan, antara lain:
1. Pelayanan pertama layanan kesehatan dalam hal ini dibawahi oleh loket
pendaftaran Puskesmas Kawatuna memiliki lingkup kerja dalam
pemenuhan administrasi, penyimpanan dokumen dan keamanan rekam
medis.
2. Sistim pelayanan “First in First out” yang dianut oleh loket pendaftaran
membuat adanya transparansi dan kemudahan dalam pengelolaan
layanan administrasi di Puskesmas Kawatuna.
3. Pelayanan loket pendaftaran telah berjalan dengan baik dan tidak
ditemukan adanya gangguan dalam proses pelayanan kelengkapan
dokumen adn\ministrasi rekam medis puskesmas.

4.2 Saran
Berdasarkan atas pengamatan dan pemantauan dari puskesmas
Kawatuna, dapat diberikan saran, antara lain:
1. Pemenuhan sarana yang belum lengkap salah satunya pendingin ruangan,
lemari administrasi, guna mempertahankan kondisi dokumen dalam
kondisi yang baik.
2. Perlunya ruang administrasi tersendiri dan khusus untuk peningkatan
pelayanan loket pendaftaran di Puskesmas Kawatuna terutama pada
penyimpanan dokumen yang memiliki sifat kerahasiaan dan kelengkapan
yang baik agar informasi yang diterima pasien mengenai identitas dan
rekam medis dapat lebih maksimal.

25
 DAFTAR PUSTAKA

1. Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44

Tahun 2016 Tentang Pedoman Manajemen Puskesmas. Departemen
Kesehatan RI: Jakarta. 2016.
2. Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 75 Tentang Puskesmas.
Departemen Kesehatan RI: Jakarta. 2014.
3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 279/
MENKES/SK/IV/2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Upaya
Keperawatan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas. Departemen Kesehatan
RI: Jakarta. 2016
4. Puskesmas Kawatuna. 2018. Profil Puskesmas Kawatuna Tahun 2018.
Puskesmas Kawatuna: Palu.
5. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

26