LAPORAN MANAJEMEN OKTOBER 2019

“MANAJEMEN LAYANAN LOKET DAN

PENDAFTARAN DI PUSKESMAS KAMONJI”

NAMA : Andika Nursari Putri

STAMBUK : N 111 17 097
PEMBIMBING KLINIK : drg. Elli Yane Bangkele, M.Kes
dr. Meity Salatan

DALAM RANGKA MENGIKUTI KEPANITERAAN KLINIK

BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS TADULAKO
PALU
2019

1
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah unit pelaksana teknik
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan
Pembangunan kesehatan suatu atau sebagian wilayah kecamatan. Dan
Puskesmas sebagai unit organisasi fungsional dibidang kesehatan dasar yang
berfungsi sebagai pusat pembangunan kesehatan, membina peran serta masyarakat
dan pelayanan kesehatan dasar secara menyeluruh dan terpadu.1
Upaya kesehatan tersebut diselenggarakan dengan menitikberatkan kepada
pelayanan untuk masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan yang optimal,
tampa mengabaikan mutu pelayanan kepada perorangan. Pengelolaan Puskesmas
biasanya berada dibawah Dinas Kesehtan Kabupaten dan Kota. Puskesmas adalah
unit pelayanan kesehatan di tingkat kecamatan dan merupakan Unit Pelaksana
Teknis Daerah (UPTD) Dinaas Kesehatan Kabupaten/Kota. Upaya pelayanan
yang diselenggarakan adalah:2
a. Pelayanan kesehatan masyarakat, yaitu upaya promotif dan preventif pada
masyarakat di wilayah kerja Puskesmas
b. Pelayanan medik dasar yaitu upaya kuratif dan rehabilitatif dengan
pendekatan individu dan keluarga melalui upaya perawatan yang
tujuannya untuk menyembuhkan penyakit untuk kondisi tertentu.
Sesuai dengan perkembangan di bidang kesehatan telah terjadi pergeseran
orientasi pelayanan kesehatan dari pelayanan kuratif menjadi pelayanan promotif
dan prefentif, maka lebih luasnya pelayanan mencakup pelaksanaan proses
pendaftaran pasien, pemberian informasi untuk mencegah kesalahan dalam
mengidentifikasi pasiendan memperlancar pelayanan di puskesmas.
Unit rekam medis merupakan unit yang mempunyai kegiatan yang beragam,
tidak hanya terpaku tetapi rekam medis adalah unit yang mengelola berkas beserta
isi dari rekam medis itu sendiri. Pengelolaan yang dimaksud adalah proses
pengelolaan berkas rekam medis pasien dari awal berkas diberikan sampai berkas
tersebut disimpan didalam rak penyimpanan.

2
 Secara umum alur data sorta pelayanan di semua puskesmas hampir sama
Namun untuk beborapa proses sdrntntstras.i ada juga di sebagian daetah
membutuhkan karcis untuk monqecek jumlah kunjungan dan biaya administrasi
(harian. minqquan. Bulanan, serta tahunan) sementara daerah lain cukup dengan
laporan rekapttutasi.
Kepuasan pasion terhadap pelayanan di Loket Pendaftaran sangat berperan
pentsng terhadap kepuasan pasien terhadap pelayanan secara keseluruhan.
Demikian juga sebaliknya, ketidakpuas.an pelayanan di Loket Pondaftaran akan
sangat mempengaruhi kepuasan pasien terhdap pelayanan Puskesmas secara
keseluruhan.
Fungsi utama Rekam Medis adafah menyimpan data dan informasi pelayanan
pasien secara efektif dengan mengembangkan sistem, kebijakan dan proses
pengumpulan termasuk menyimpan secara mudah diakses disertai dengan
keamanan yang baik. Tujuan umum rekam medis adalah terlaksananya pelayanan
loket pendaftaran!rekam medis ramah,cepat dan nyaman di wilayah puskesmas
kamonji.
Manajemen loket dan Pendaftaran di Puskesmas Kamonji masih perlu di
perbaiki dimana masih banyak Rekam Medis yang tidak tersusun dengan baik
dan kadang tcrdapat Rekam Medis yang tercecer.
Untuk dapat melaksanakan fungsinya dan menyelenggarakan pelayanan
Loket Pendaftaran di Puskesmas, dibutuhkan sumber daya manusia yang
mencukupi baik jumlah maupun mutunya.
1.2. Gambaran Umum Puskesmas KAMONJI

3
 Batas wilayah:
 Sebelah Utara berbatasan dengan teluk Palu.
 Sebelah Timur berbatasan dengan Sungai Palu.  
 Sebelah Selatan berbatasan dengan kelurahan Nunu, Boyaoge dan Balaroa.
 Sebelah Barat berbatasan dengan kelurahan Donggala Kodi dan Kelurahan
Tipo Balaroa

Tabel. 2. Distribusi Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis Kelamin,

Wilayah Kerja Puskesmas Kamonji Tahun 2018

4
1.3. Visi dan Misi
VISI : Menjadi Puskesmas Terbaik dalam Mewujudkan Kecamatan
Berbudaya Sehat
MISI
1. Penguatan jaringan pelayanan kerjasama lintas program dan lintas
sektor
2. Mengoptimalkan upaya kesehatan masyarakat dan kesehatan
perorangan melalui pencapaian standar pelayanan dan indikator
kinerja
3. Menjamin mutu pelayanan melalui prubahan budaya dan perilaku
petugas
1.4. Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan laporan manajemen ini antara lain;
1. Sebagai bahan pembelajaran dalam manajemen pengelolaan Puskesmas
2. Sebagai syarat penyelesaian tugas di bidang Ilmu Kesehatan
Masyarakat
3. Untuk mengetahui manajemen loket dan pendaftaran di Puskesmas
Kamonji
4. Untuk mengetahui kelengkapan sarana prasarana dalam melaksanakan
kegiatan pelayanan
5. Untuk mengetahui hambatan dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan

5
 BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH

2.1 Tinjauan Puskesmas

2.1.1 Pengertian Puskesmas
Puskesmas adalah suatu unit organisasi fungsional yang secara

profesional melakukan upaya pelayanan kesehatan pokok yang

menggunakan peran serta masyarakat secara aktif untuk dapat memberikan

pelayanan secara aktif untuk dapat memberikan pelayanan secara

menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya.3

Wilayah kerja puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian

dari kecamatan. Faktor kepadatan penduduk, luas daerah, keadaan geografi

dan keadaan infrastruktur lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam

menentukan wilayah kerja puskesmas.

Sasaran penduduk yang dilayani oleh sebuah puskesmas rata-rata

30.000 penduduk. Untuk perluasan jangkauan pelayanan kesehatan maka

puskesmas perlu ditunjang dengan unit pelayanan kesehatan yang lebih

sederhana yaitu Puskesmas Pembantu dan Puskesmas Keliling.2,4

2.1.2 Fungsi Puskesmas

1. Sebagai pusat pembangunan wilayah berwawasan kesehatan

Puskesmas sebagai kepanjangan tangan pelaksana tugas

operasional dinas kesehatan kabupaten/ kota menjamin bahwa

kebijakan yang ditetapkan kabupaten/kota dapat terlaksana.

2. Sebagai pusat pemberdayaan masyarakat

6
 Puskesmas sebagai pusat pemberdayaan masyarakat melakukan

upaya penggerakkan dan peningkatan kapasitas agar individu,

kelompok dan masyarakat memiliki kesadaran, kemauan dan

kemampuan melayani diri dan masyarakat untuk hidup sehat,

berperan aktif dalam memperjuangkan kepentingan kesehatan

masyarakat di wilayah kerjanya.

3. Sebagai pusat pelayanan kesehatan masyarakat primer

Puskesmas menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bersifat

publik (public goods) dengan tujuan memelihara dan meningkatkan

kesehatan serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan

penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.

4. Sebagai pusat pelayanan kesehatan perorangan primer

Puskesmas menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bersifat

individual (private goods) dengan tujuan utama menyembuhkan

penyakit dan pemulihan kesehatan tanpa mengabaikan pemeliharaan

dan pencegahan penyakit.2

Upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama

sebagaimanadimaksud dilaksanakan dalam bentuk:
a. Rawat jalan;
b. Relayanan gawat darurat;
c. Pelayanan satu hari (one day care);
d. Home care; dan/atau
e.Rawat inap berdasarkan pertimbangan kebutuhan pelayanan kesehatan.4

2.2. Manajemen Puskesmas

7
2.2.1. Pengertian Manajemen Puskesmas

Manajemen puskesmas adalah proses rangkaian kegiatan yang

dilaksanakan secara sistematik di Puskesmas untuk menghasilkan keluaran
yang efektif dan efisien untuk semua pekerjaan kegiatan. Beberapa
kegiatan Manajemen di Puskesmas rawat jalan meliputi:3

1. Jenis pelayanan
2. Pendelegasian pengobatan dasar
3. Hak dan kewajiban pasien
4. Hak dan kewajiban penyedia layanan

Tujuan manajemen ini adalah untuk melaksanakan fungsi

Puskesmas, salah satu diantaranya yaitu sebagai pusat pelayanan kesehatan
perorangan primer. Dalam melaksanankan fungsinya tersebut, Puskesmas
bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan tingkat
pertama secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Pelayanan
kesehatan perorangan tingkat pertama yang menjadi tanggung jawab
Puskesmas adalah pelayanan yang bersifat pribadi (private goods) dengan
tujuan utama menyembuhkan penyakit dan pemulihan kesehatan
perorangan, tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan
penyakit.

Untuk melaksanakan kegiatan ini dibentuklah uraian tugas. Uraian

tugas adalah pernyataan tertulis untuk setiap tingkat jabatan dalam unit
kerja yang mencerminkan fungsi, tanggung jawab dan kualitas yang
dibutuhkan. Uraian tugas merupakan dasar utama untuk dapat memahami
dengan tepat tugas dan tanggung jawab serta akuntabilitas setiap petugas
di Puskesmas dalam melaksanakan peran dan fungsinya. Setiap petugas di
Puskesmas harus mempunyai uraian tugas yang memuat tangungg jawab,
wewenang dan hubungan kerja antar sesama petugas. Uraian tugas dibuat
dan dipantau pelaksanaan tugasnya oleh Kepala Puskesmas.3

2.2.2 Fungsi Manajemen Puskesmas

8
 1) Perencanaan

Perencanaan adalah proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas

untukmengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas.

Rencana tahunan dibedakan atas dua macam, pertama rencana tahunan

upaya kesehatan wajib dan rencana tahunan upaya kesehatan

pengembangan.

a. Perencanaan Upaya Kesehatan Wajib

Jenis upaya kesehatan wajib adalah untuk setiap Puskesmas sama

yakniprogram Promosi Kesehatan, Kesehatan Lingkungan,

Kesehatan Ibu dan Anak termasuk Keluarga Berencana, Perbaikan

Gizi Masyarakat, Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular

dan Pengobatan.

b. Perencanaa Upaya Kesehatan Pengembangan

Jenis upaya kesehatan pengembangan dipilih dari daftar upaya

kesehatan Puskesmas yang telah ada, atau upaya inovasi yang

dikembangkan sendiri. Langkah-langkah perencanaan upaya

kesehatan pengembangan yang dilakukan oleh Puskesmas mencakup

sebagai berikut : (1) identifikasi upaya kesehatan pengembangan, (2)

menyususn usulan kegiatan, (3) mengajukan usulan kegiatan, (4)

menyusun rencana pelaksanaan kegiatan.

2) Pelaksanaan dan Pengendalian

9
 Pelaksanaan dan pengendalian adalah proses penyelenggaraan,

pemantauanserta penilaian terhadap penyelenggaraan rencana tahunan

Puskesmas, baik rencana tahunan upaya kesehatan wajib maupun rencana

tahunan upaya kesehatan pengembangan , dalam mengatasi masalah

kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Langkah-langkah pelaksanaan dan

pengendalian adalah sebagai berikut : (1) pengorganisasian, (2)

penyelenggaraan, (3)pemantauan , (4) penilaian.

3) Pengawasan dan Pertanggungjawaban

Pengawasan dan pertanggungjawaban adalah proses memperoleh

suatukepastian atas kesesuaian penyelenggaraan dan pencapaian tujuan

Puskesmas terhadap rencana dan peraturan perundang-undangan serta

berbagai kewajiban yang berlaku.

4) Penerapan Manajemen Puskesmas

Menurut Muninjaya, untuk dapat melaksanakan usaha pokok

Puskesmas secara efisien, efektif, produktif, dan berkualitas, pimpinan

Puskesmas harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen.

Manajemen bermanfaat untuk membantu pimpinan dan pelaksana program

agar kegiatan program Puskesmas dilaksanakan secara efektif dan efisien.

2.2.3. Standar Keberhasilan Program Puskesmas

Secara kualitatif keberhasilan program diukur dengan membandingkan

standar prosedur kerja untuk masing-masing kegiatan program dengan

penampilan (kemampuan) staf dalam melaksanakan kegiatan masing-

masing program. Cakupan program dapat dianalisis secara langsung oleh

10
 staf Puskesmas dengan menganalisis data harian setap kegiatan program.

Perubahan pengetahuan, sikap dan perilaku masyarakat (effect program)

dan dampak program (impact) seperti tingkat kematian, kesakitan

(termasuk gangguan gizi), tingkat kelahiran, dan kecacatan tidak diukur

secara langsung oleh Puskesmas. Impaca program diukur setiap lima

tahun melalui Survei Kesehatan Rumah Tangga (SKRT) atau Surkesnas

(Survei Kesehatan Nasional) Depkes.

2.3. Loket dan Pendaftaran

2.3.1. Pengertian Loket dan Pendaftaran

Pendaftaran pasien adalah tata cara pendaftaran di loket bagi pasien

yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Alur
pelayanan pasien adalah proses urutan pelayanan pasien di Puskesmas
Kamonji sesuai kebutuhan pasien berdasarkan dengan ketentuan yang
berlaku.

Jadwal Loket

Pelayanan Pendaftaran buka setiap hari kerja sesuai jam pelayanan

sebagai berikut :
• Senin s/d Kamis Pagi : 08.00 – 12.00
Sore : 16.00 – 20.00
• Jumat Pagi: 08.00 – 10.00
Sore : 16.00 – 20.00
• Sabtu Pagi: 08.00 – 11.00
Sore : 16.00 – 20.00

11
 Untuk pembagian kerja masing masing petugas berdasarkan TUPOKSI
yang sesuai kompetensinya. Penanggung jawab loket pendaftaran di
Puskesmas mempunyai tugas:

a. Membuat rencana kerja staff bulanan

b. Membuat standar operasional prosedur loket
c. Menyusun rencana usulan kebutuhan loket
d. Mencatat dan mendaftar pasien yang berobat di buku register
e. Memberikan informasi hak dan kewajiban pasien seta bukti
pelakasanaannya
f. Memberikan informasi lainnya pada pasien
g. Mengentry data data pasien pada simpus dan pcare
h. Mengisi dan mengantar data rekam medik sesuai tujuan
i. Menyusun dan mencatat sasaran mutu dan manajemen resiko loket
j. Mengisi format loket SP2TP
k. Mengisi format loket standarisasi puskesmas
l. Mengisi format loket laporan tahunan, profil
m. Mengisi format loket penilaian kinerja puskesmas
n. Menjaga kebersihan dan kerapian loket
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala puskesmas
p. Berperan aktif dalam peningkatan mutu dan kinerja puskesmas serta
upaya pemberdayaan masyarakat.

2.3.2 Alur pelayanan di Loket dan alur arsip rekam medis

Alur rekam pelayanan di loket dan alur penyimpanan rekam medis

pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga penyimpanan rekam
medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai berikut :
1. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan
pasien Rawat Jalan

12
2. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada
buku register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas. dan data
sosial pasien.
3. Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk
diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat
ulang.
4. Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus
memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat
kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien
ulangan tersebut.
5. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan
keluhan pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.
6. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan
nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau
pelayanan yang diberikan dan sebagainya.
7. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi
harian pasien Rawat jalan.
8. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam
Medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan
kelengkapannya.
9. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,
untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.
10. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam
Medisnyal

13
 Pasien
Mengambil
Datang
nomor
antrian
kedatangan

Membuat Mencarika
rekam n Rekam
medis & Medis
Petugas
indeks (family
mencocokkan
berobat folder)
identitas pasien di
rekam medis
Petugas
mempersilahkan
pasien menunggu
diruang tunggu di poli
2.3.3 SOP Pendaftaran Loket (tujuan, sasaran, uraian umum)
tujuan
1. Petugas loket mengucapkan salam saat loket dibuka
2. Pasien datang mengambil nomor antrian
3. Petugas loket memanggil pasien sesuai nomor urut antrian
4. Petugas menanyakan pasien pernah berkunjung atau tidak
5. Bagi Pasien yang pernah berkunjung, petugas loket menanyakan kartu
pendaftaran pasien dan kartu jaminan kesehatan / BPJS
6. Petugas loket mencari rekam medik (family folder) pasien berdasarkan
nomor yang tercantum di kartu pendaftaran
7. Bagi pasien yang belum memiliki kartu pendaftaran, petugas loket
meminta kartu identitas pasien untuk dibuatkan kartu pendaftaran dan
rekam medik baru

14
 8. Petugas loket menanyakan poliklinik tujuan pasien
9. Petugas loket mencatat pada buku register kunjungan
10. Bagi pasien umum, petugas loket menagih retribusi sesuai dengan perda
yang berlaku
11. Petugas loket mengembalikan kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan /
BPJS kepada pasien
12. Petugas loket membawa rekam medik pasien sesuai dengan unit pelayanan
/ poliklinik yang dituju
Tujuan : Sebagai Pedoman kerja Petugas Loket di Loket pendaftaran dalam
pelayanan bagi pasien Umum / Askes / Masyarakat kurang mampu.
Sasaran : Petugas Loket dalam mencatat pasien Umum, Askes dan
Masyarakat Kurang Mampu, membuat Kartu Rawat Jalan bagi Keluarga baru
serta mencarikan Kartu Rawat Jalan yang tersimpan dalam Famili Folder bagi
Keluarga dengan kunjungan ulang.
Uraian Umum
a.   Pencatatan Register No. Index     :  Untuk pasien yang lama/ baru dicatat
nomor index, pada Register nomor index. Untuk pasien baru dibuatkan
kartu rawat jalan
b. Pembuatan Kartu Rawat Jalan : Mencatat nomor index, identitas pasien
( nama pasien, umur, dan alamat)
c.   Pencatatan pasien  : Pasien dicatat pada register rawat jalan.
d.   Mencari Kartu Rawat Jalan : Mencari Kartu Rawat Jalan di Rak Arsip
sesuai dengan nomor index register yang tertera untuk pasien kunjungan
ulang.
2.3.4 Standar Fasilitas (Sarana dan Prasarana)
• Seperangkat Komputer
• Lemari arsip 3 buah
• Rak penyimpanan Rekam Medik 3 buah
• Meja pendaftaran
• Kursi petugas
• Nomer antrian

15
 • Buku register
• Kipas angin
• Kartu pasien
• Status pasien
• Family folder
• Ruang tunggu
• Kursi tunggu pasien
• Media Informasi Kesehatan
• Tempat sampah
• Alat bersih ruangan

2.3.5 SOP Identifikasi Pasien

1. Petugas menilai apakah pasien tersebut termasuk pasien rawat
jalan atau pasien gawat darurat/emergency
2. Petugas menanyakan pasien pernah berkunjung atau tidak
3. Bila pasien pernah berkunjung sebelumnya petugas menanyakan
kartu pendaftaran pasien dan kartu jaminan kesehatan/BPJS
4. Petugas meminta tanda pengenal pasien (misalnya : KTP/SIM)
5. Petugas membandingkan wajah pasien dengan gambar/foto pada
KTP/SIM
6. Petugas menanyakan data pasien meliputi nama kepala keluarga,
nama pasien, tempat tanggal lahir, alamat, pekerjaan, agama, dan
pendidikan.
7. Petugas mengecek kesamaan data pribadi pasien dengan data yang
ada di KTP/SIM
8. Bila pasien belum pernah berkunjung sebelumnya, petugas
membuat kartu pendaftara pasien
9. Petugas mengisi data pasien pada rekam medik
10. Petugas mencatat nama pasien di buku register berdasarkan
kunjungan umum atau JKN/BPJS
11. Petugas mengembalikan kartu tanda pengenal pasien

16
 2.3.6 SOP Rekam Medis dan Pemusnahan Data
• Petugas merahasiakan setiap informasi yang bersifat medis.
• Petugas dapat memberikan informasi tentang identitas, diagnosis,
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan dalam
hal-hal tertentu.

PERMENKES No. 269/MenKes/Per/111/2008

Data dipuskesmas Kamonji akan disimpan selama 5 tahun dan diarsipkan
namun tidak ada tindakan pemusnahan,
2.3.7 Sumber Daya Manusia

Rekam Medik Loket

Pendidikan Pelatihan Keterampilan Pengalaman Pendidikan Pelatihan Keterampilan Pengalaman

D3 Rekam Pengelolaan Menguasai >2 tahun SMA - Menguasai -
medis rekam microsoft microsoft
medis office, excel, office, excel,
dan word dan word
Menguasai Menguasai
akuntansi akuntansi
sederhana sederhana

2.3.8 Identifikasi Masalah

17
NO KRITERIA MASALAH
1 SDM • Terdapat 2 petugas loket yang masing-masing
bekerja setiap hari sudah lebih dari setahun di
bagian loket
• Terdapat 2 petugas rekam medik yang masing-
masing bekerja setiap hari sudah kurang lebih
setahun di bagian rekam medik, di mana salah
seorang petugasnya merangkap sebagai bagian
tim akreditasi.
• Petugas Rekam Medis belum sepenuhnya
melaksanakan tugas sesuai dengan Standar
kompetensi yang telah di buat.
• Petugas Puskesmas yang bebas masuk ke ruang
Rekam Medis.
• Petugas Rekam Medis yang masih merangkap di
bagian Loket.
2 Sarana dan • Tidak ada pembatas antara Loket dan ruangan
Prasarana Rekam Medis yang ada di puskesmas Kamonji
• Tempat penyimpanan rekam medik tidak terjaga
keamanannya
• Ruangan rekam medik hanya berupa lorong
• Kurangnya rak dan lemari penyimpanan rekam
medik
3 Proses • Pengaturan jadwal petugas loket dan rekam
medis masih belum terlaksana dengan baik.
• Kurangnya pengetahuan masyarakat membawa
kartu serta kartu berobat yang hilang membuat
kesulitan petugas loket untuk mencari berkas
rekam medis
4 Rekam Medik • Buku rekam medik tercampur antara satu pasien
dengan pasien lainnya (Family folder)
• Banyak rekam medik yang berceceran tidak
disimpan dalam rak rekam medik
• Tidak ada pemusnahan data rekam medik

18
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Input
Kurangnya ketaan mengenai pengarsipan rekam medik serta
kemaanan rekam medik yang banyak tercecer dan tidak diletakan pada lemari
rak penyimpanan rekam medik menjadi perhatian dalam kasus laporan
manajemen rekam medik. Masalah-masalah yang ditimbulkan berupa :
- Ruangan belum memakai pembatas antara ruangan Loket dan
ruangan Rekam Medis yang ada di puskesmas Kamonji
- Ruang penyimpanan rekam medik hanya berupa lorong yang
hanya mampu memenuhi 2 rak besar dan 4 rak kecil untuk
penyimpanan rekam medik.
- Petugas Rekam Medis belum sepenuhnya melaksanakan tugas
sesuai dengan Standar kompetensi yang telah di buat.
- Petugas Puskesmas yang bebas masuk ke ruang Rekam Medis.
- Petugas Rekam Medis yang masih merangkap di bagian lain.
- Tempat penyimpanan rekam medik tidak terjaga keamanannya
- Buku rekam medik tercampur antara satu pasien dengan pasien
lainnya (Family folder)
- Banyak rekam medik yang berceceran tidak disimpan dalam rak
rekam medik
- Tidak ada pemusnahan data rekam medik
- Sulitnya mencari data rekam medik bila pasien lupa membawa
kartu berobat
Hal tersebut terjadi dikarenakan faktor-faktor sebagai berikut :
A. Gambaran Pengarsipan Rekam Medis di Puskesmas Kamonji Tahun 2019
Pengarsipan rekam medis di Puskesmas kamonji tahun 2019 pola
ketenagaan yaitu terdapat 4 yang bergabung antara staf loket dan staf
petugas rekam medis yang terdiri dari 2 staf Iulusan SMA, 1 staf lulusan
Rekam Medik dan 1 staf lulusan Akreditasi. Dalam Peraturan Menteri

19
 Kesehatan nomor 55 tahun 2013 pendidikan terakhir untuk perekam medis
adalah Diploma tiga (D3) dan pada puskesmas kamonji masih terdapat staf
yang pendidikan terakhirnya adalah SMA.
Pelaksanaan pengambilan rekam medis dari rak penyimpanan
dilakukan oleh petugas filing berdasarkan nomor rekam medis yang
dituliskan pada kartu berobat yang dipegang masing-masing tiap pasien.
Pengembalian berkas rekam medis ialah mengembalikan setiap berkas
rekam medis yang telah selesai dipakai untuk berobat dan menyimpan
kembali ke berkas rekam medis ke filling. Sebelum pengembalian rekam
medis di filing, maka harus di Entry terlebih dahulu terkhusus untuk
pasien JKN. Setelah itu barulah dimasukkan kembali ke dalam filing.
Lambatnya entry data karena pengembalian rekam medis dari poliklinik
yang ditumpuk karena yang bertugas untuk merekapitulasi Rekam Medis
hanya satu orang saja. Lambatnya pengembalian buku pun dapat membuat
alur penerimaan pasien menjadi terhambat dikarenakan beluam adanya
penanda Rekam Medis keluaran sehingga dapat mengakibatkan Rekam
Medis pasien tercecer dan dapat membuat kemacetan pelayanan di
puskesmas kamonji. Kartu berobat yang hilang membuat kesulitan petugas
loket untuk mencari berkas rekam medis dan membuat pelayanan menjadi
terhambat sehingga pasien yang Iain ikut mengantri lama.
B. Sarana dan Prasarana Rekam Medis
Menurut PerMenKes No.269 MENKES/PER/ 111/2008 tentang
Rekam Medis Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib
menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis. Rekam medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah
satunya yaitu filing yang merupakan media untuk penyimpanan dokumen
rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan
pelindung dokumen rekam medis. Berdasarkan penjelasan di atas, unit
rekam medis salah satunya filing memiliki peran dalam hal penyimpanan
sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen
rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang

20
 menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga selain
dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga dapat
mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam
medis.
Ruang penyimpanan rekam medis di puskesmas kamonji tergabung
bersama loket dan hanya memiliki satu buah pintu berupa pintu kaca tidak
tembus pandang berukuran 1 meter. Ukuran ruangan penyimpanan rekam
medis 5x2 m2, ruang penyimpanan tidak memiliki ventilasi dan jendela.
Rak penyimpanan terdapat 2 unit berukuran ±2 x 1 m2 tidak terlalu tinggi
khusus family folder dan 4 unit ukuran 1x0,5 m2 khusus buku rekam
medik sehingga bisa dijangkau. 1 unit komputer, digunakan, 1 unit meja.
Komputer yang terdapat didalam ruang rekam medik digunakan
untuk membuat pelaporan akumulasi kunjungan pasien tiap bulannya dan
digunakan untuk membuat pelaporan pertanggung jawaban tiap masing-
masing program. Komputer dapat digunakan untuk pengarsipan rekam
medis pasien.
3.2 Proses
Planning :
1. Membuat SOP tentang rekam medik terkait penyimpanan, penggunaan
serta pemusnahan rekam medik
2. Menyesuaikan tingkat pendidikan pegawai yang bertugas di ruang loket
dan rekam medik sehingga lebih memerhatikan tugas masing-masing
3. Meningkatkan kemanan ruang penyimpanan rekam medik
4. Menambah sarana dan prasarana terkait penyimpanan rekam medik
termasuk rak dan lemari tambahan serta diberlakukannya buku status
rekam medik.
Organzating : pengorganisasian dilakukan secara terstruktur mulai dari
Kepala Puskesmas untuk menerapkan SOP serta meningkatkan multidisiplin
dalam alur pelayanan loket dan pendaftaran sesuai dengan struktural
puskesmas Kamonji. Mulai dari dicetuskan ide terlebih dahulu dalam sebuah
forum sehingga bisa disepakati bersama anggota puskesmas.

21
 Action :
1. Petugas melaksanakan tugas masing-masing sesuai SOP dan merekrut
pegawai sesuai standar atau melakukan pendidikan lanjut pada pegawai
yang ada
2. Memberi penanggung jawab bagian loket dan rekam medik masing-
masing untuk meningkatkan keamanan ruangan rekam medik.
3. Memperbaiki ruang penyimpanan rekam medik serta menambahkan
lemari penyimpanan
4. Menerapkan SOP untuk rekam medik mengenai penyimpanan,
pengarsipan dan pemusnahan rekam medik.
5. Petugas loket selalu megingatkan pasien setiap kunjungan untuk
membawa kartu dan menjaga kartu agar tidak rusak dan hilang,
pengusuluan penyedian plastik pembungkus kartu serta mengganti bahan
kartu
6. Menambah lemari penyimpanan rekam medik serta rak pengarsipan
rekam medik
7. Menganti family folder dengan buku status rekam medik sehingga
memudahkan dalam penyimpanan serta pengarsipan rekapitulasi buku
rekam medik tiap-tiap pasien
Controlling : dilakukan evaluasi manajemen loket dan penggunaan serta
penyimpanan data rekam medik. Puskesmas sudah memulai mengganti
family folder dengan buku status rekam medik yang diletakkan di dalam
lemari pengarsipan yang sudah di kelompokkan sesuai nama daerah lokasi
tempat tinggal.
3.3 Output
Munculnya masalah-masalah yang berkaitan dengan standar operasional
rekam medik menyebabkan pencatatan dan pelaporan menjadi terhambat
karena petugas masih kurang dan belum memenuhi standar kompetensi
sehingga rekapitulasi rekam medik terhambat.

22
 BAB V

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Kesimpulan proses manąiemen pengarsipan rekam medis di Puskesmas
kamonji pada dasarnya sama dengan puskesmas pada umumnya. Dari laporan
manajemen loket dan pengarsipan rekam medis dapat disimpulkan :
1. Sumber daya yang masih terbatas dikarenakan belum dilatih terkait Rekam
Medis
2. Masih sering ditemukan pengarsipan rekam medik yang tidak tertib
administrasi
3. Petugas kesehatan lainnya sering keluar masuk di ruang Rekam Medis.
4. Sarana dan prasarana yang masih menjadi kendala dałam pengarsipan
rekam medis
5. Petugas loket dan petugas rekam medis masih bergabung menjadi satu.
6. uangan belum memakai pembatas antara ruangan Loket dan ruangan
Rekam Medis yang ada di puskesmas Kamonji sehingga keamanan rekam
medis kurang terjamin.
Untuk keberhasilan pelaksanaan standar pelayanan di Puskesmas ini
diperlukan komitmen dan kerja sama semua pihak yang terkait, sehingga hal
tersebut akan memudahkan dan menjadikan pelayanan di puskesmas optimal
dan dapat memberikan kepuasan kepada pasien ataupun masyarakat..

4.2 Saran
1. Perlunya petugas Rekam Medis diikutkan dałam pelatihan mengenai

Manajemen Rekam MedisPetugas Loket dan Rekam Medis harus

memiliki jadwal tugas yang di print out sehingga proses pencatatan,
administrasi dan pelayanan tidak terganggu.

2. Perlunya ruangan yang khusus untuk penyimpanan Rekam medis

sehingga kemanan lebih terjaga.

23
 DAFTAR PUSTAKA

1. Puskesmas Kamonji. 2018. Profil Puskesmas Kamonji Tahun 2018.

2. Depkes RI. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
128/Menkes/SK/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan
Masyarakat.
3. Laksono D, Sopacua E, Suharmiati. 2010. Standar Pelayanan Minimal
Kesehatan, Sebuah Panduan Formulasi di Tingkat Puskesmas/Kecamatan.
4. Kemenkes RI. 2014. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
5. Kemenkes RI. 2012. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
001 Tahun 2012 Tentang Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan
Perorangan.
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008
Tentang Rekam Medis
7. Keputusan Menteri Kesehatan NO.377/Menkes/SK/III/2007 tentang
Standar Profesi Perekam dan Informasi Kesehatan.
8. Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. (2011)Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia.
9. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2006. Pedoman Perencanaan
Tingkat Puskesmas. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medis

24
 10. Adriani, F. (2016). Tatakelola Arsip Dinamis Rekam Medis Untuk
Kemudahan Akses di Pliklinik (JIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga)

LAMPIRAN

Buku Rekam Medik

25
Pendaftaran

26
Rekam Medis

27
28
29