BUKU PANDUAN BACK OFFICE

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 1

 KATA PENGANTAR

Untuk mewujudkan Visi dari Mangsi yaitu “The Most Wanted Grill Restaurant”

atau Restoran Grill yang paling dicari dan diminati , maka buku panduan ini sangat dapat
digunakan untuk menjadi acuan maupun pedoman dalam menjalankan operasioal yang
ada di Mangsi.
Dengan buku panduan ini, besar harapan kami bahwa operasional di Mangsi
dapat berjalan sesuai standard yang diinginkan oleh pihak Management. Sehingga
mampu memberikan pelayanan yang berkualitas dan tinggi kepada seluruh pengunjung
Mangsi, baik dari produk sampai pelayanan penyajian dengan standard Mangsi. Dengan
begitu harapan Mangsi dapat di kenal dan diterima oleh seluruh masyarakat Indonesia.

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 2

 BAB I
PENDAHULUAN
1. Gambaran Umum Bisnis
Restaurant merupakan suatu tempat/lingkungan yang dituntut agar memiliki
ruangan yang nyaman dan dapat memberikan jasa pelayanan makanan serta
minuman yang disajikan melalui waiter/waitriess.
Restaurant adalah salah satu jenis jasa pangan yang bertempat disebagian atau
seluruh bangunan yang permanent yang dilengkapi pula dengan peralatan dan
perlengkapan untuk proses pembuatan, penyimpanan, penyajian dan penjualan
makanan dan minuman yang disediakan bagi umum ditempat didirikannya usaha.
2. Organisasi Back Office
Back office memiliki peranan penting dalam menunjang kegiatan operasional
restoran. Penetapan target pendapatan dan pengendalian biaya sepenuhnya
dilakukan oleh team back office. Adapun bagan Organisasi Bagan Back Office
sebagai berikut :

RESTO MANAGER

Acct. Supervisor

PURCHASING &
STORE
GENERAL
CASHIER
STORE
KEEPER

3. Pre - Opening
Pre-Opening merupakan persiapan awal sebelum restoran dibuka dan melakukan
kegiatan operasional. Dalam ruang lingkup back office kegiatan Pre-Opening terbagi
menjadi menjadi beberapa tahapan antara lain:
• Kelengkapan dokumen legal
Dokumen legal yang harus disiapkan adalah:
✓ Surat Perjanjian Franchise
✓ Akte Pendirian Perusahaan

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 3

 ✓ Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
✓ Pengesahan Kehakiman
✓ Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
✓ Surat Ketetapan Pengusaha Kena Pajak (jika ada)
✓ Surat Keterangan Terdaftar (Dirjen Pajak)
✓ Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
✓ Surat Ijin Tempat Usaha (SITU)
✓ Nomor Pokok Wajib Pajak Daerah (NPWPD)
• Perekrutan Back Office Staff
Team Back Office terdiri dari:
✓ Acct. Supervisor
✓ General Cashier
✓ Purchasing
✓ Store Keeper
• Traning Sistem & Prosedur Operasional
✓ SOP & Alur Kerja
✓ Mangsi Daily Purchase
✓ Daily Worksheet (Sales dan Cost)
✓ Monthly Report (Sales and Cost)
✓ Laporan Penjualan Permenu
✓ Laporan Penjualan Permenu bu sistem
✓ Sales Summary Report by sistem
• Persiapan Data Accounting
✓ Daftar Parstock, memenuhi standar parstock. Proses pemenuhannya dengan
cara market survey.
✓ Daftar restaurant equipment, yaitu utensil, glassware, chinaware, dicatat
sebagai Restaurant Equipment dan disusutkan selama 5 tahun.
✓ Komputer dengan spesifikasi masing-masing computer sebagai berikut :
o Processor Dual Core/core i3 (Intel)
o Memory 2 GB
o HDD 5000 GB
o Mainboard Intel/Asus

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 4

 o DVD Multi
o Monitor LG/Samsung 14”
o UPS
o Printer Epson L-100 & LX 300
o Keyboard & mouse USB
o Wifi modem
✓ Brankas, drawer, Akses Internet (Provider: Speedy Corporate ≥512 kbps),
mesin EDC.
✓ Pembukaan Rekening Bank sebanyak 2 account, Rekening untuk
penerimaan penjualan, rekening untuk pembayaran ke supplier. Semua
account di daftarkan dalam Internet Banking untuk mempermudah akses
pengecekan rekening.

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 5

 BAB II
KERANGKA KERJA BACK OFFICE
2.1 Equipment Support
2.1.1 Komputer dan Akses Internet
Komputer yang perlu disediakan sebanyak 3 unit (Acct. Supervisor,Book
Keeper, Purchasing). Selain computer printer dan mesin foto copy
diperlukan untuk kegiatan operasional back office. Akses Internet untuk
proses maintenance.
2.1.2 Peralatan Kerja
Peralatan kerja yang dibutuhkan adalah brankas, untuk menyimpan uang
hasil penjualan; drawer, untuk arsip data.
2.1.3 Mesin EDC
Mesin EDC dibutuhkan untuk meningkatkan penjualan. Mesin EDC yang
harus disiapkan yaitu mesin EDC Mandiri dan mesin EDC BCA.
2.1.4 Peralatan dan perlengkapan lainnya
Kebutuhan peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kebutuhan.
Tidak ada spesifikasi dalam pemenuhan. Contoh yang dapat digunakan,
Box file, clip paper, dll.
2.2 Input Data
2.2.1 Store
Store Keeper bertugas mencatat stock gudang, penerimaan dan
pengeluaran gudang, kebutuhan dari operasional (Bar, Kitchen, Server).
Pengorderan barang dilakukan melalui Purchasing dan dipantau
kedatangannya. Store Keeper berkewajiban mengatur persediaan dan cara
penyimpanan barang agar tidak cepat rusak. Bin Card wajib diupdate
setiap hari dan estimasi barang dengan minimum/maksimum stock.
Transaksi harian, receiving, transfer antar gudang, shrinkage, used form
yang telah diinput ke Sistem MYOB wajib dilaporkan ke Book Keeper
(daily report). Untuk memperlancar proses administrasi gudang,
pengorderan dilakukan sesuai jadwal yang telah disepakati bersama.
Operasional wajib melakukan estimasi untuk menghindari kekosongan

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 6

 stock. Pengoderan diluar jadwal hanya boleh dilakukan jika mendapat
persetujuan dari RM dan Book Keeper atau dalam kondisi darurat.
2.2.2 Purchasing
Tugas utama Purchasing adalah supply barang untuk kebutuhan
operasional restoran. Market Survey diperlukan untuk mencari
perbandingan harga dan kualitas sehingga dapat menekan cost yang
dikeluarkan. Negosiasi mengenai Term Of Payment menjadi tantangan
Purchasing untuk mendapatkan kepercayaan supplier. Jadwal pengoderan
dan pengiriman barang menjadi tanggung jawab Purchasing yang selalu
dikoordinasikan dengan bagian operasional. Supplier Data Form wajib
diisi untuk setiap supplier baru dan price list diupdate secara berkala. PO
yang terealisasi dan yang masih pending wajib dilaporkan ke Book Keeper
(daily report).
2.2.3 Book Keeper
➢ Daily Revenue Report
Summary penjualan dicollect oleh General Cashier, diperiksa dan
dicatat ke Daily Revenue Report. Hasil penjualan tunai disetor ke bank
(rekening penjualan). Slip setoran dijurnal kesistem. Slip penjualan
diarsipkan berdasarkan tgl transaksi dilampiri dengan summary
penjualan sesuai DRR. Jurnal yang berkaitan dengan transaksi
penjualan wajib diselesaikan pada hari yang sama.
➢ Account Payable / Billing Purchases
Billing Purchase dilakukan setelah General Cashier menerima
dokumen receiving dari purchasing dan telah melakukan proses Tanda
Terima Nota asli dengan supplier. Proses Tanda Terima nota asli
dengan supplier wajib dijadwalkan untuk mengatur proses
pembayaran. Dokumen Hutang Supplier wajib diperiksa oleh Book
Keeper dan RM sebelum dilakukan pembayaran.
Petty Cash
• Petty Cash yang di approval sebesar Rp. 5.000.000.- (Lima juta
rupiah).

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 7

 • Limit reimburse petty cash yang disarankan sebesar Rp.
3.000.000,- (Tiga juta rupiah).
• Dokument reimbursement wajib mendapat approval Book
Keeper dan RM.
• Batas nominal yang dapat dikeluarkan Book Keeper untuk
pembayaran maksimal sebesar Rp. 250.000,- (Dua ratus lima
puluh ribu rupiah).
• Nominal Rp. 250.000 – Rp. 1.000.000,- harus mendapat
approval RM.
• Nominal >Rp. 1.000.000,- mendapat approval Management.
• Laporan Petty Cash setiap hari di buat oleh Book Keeper (daily
report).
➢ Rekonsiliasi Bank
Semua account bank wajib direkonsiliasi setiap hari. Account Bank di
cetak setiap hari melalui internet banking dan dicocokan dengan
transaksi.
➢ Perhitungan Service Karyawan
Service Karyawan dihitung maksimal sampai tgl 31 akhir bulan dan
kemudian diajukan pembayarannya setelah mendapat approval RM.
Pembayaran service tgl 1 setiap bulan bersamaan dengan gaji.
➢ Perhitungan Pajak Restoran (PHR)
Pajak Restoran disetor dan dilaporkan ke Dispenda paling lambat tgl
20 bulan berikutnya. Batas perhitungan tgl 31 akhir bulan setelah di
approve RM .
➢ Daily Report Cheking
Periksa daily report dari Purchasing ( PO terealisasi dan PO Pending),
General Cashier (DRR, Petty Cash, Bank reconcile, Billing Purchase).
➢ Perhitungan absensi, dan gaji
• Absensi ditutup tgl 28 setiap bulan.
• Perhitungan gaji dilakukan sampai tgl 28, gaji di terima tunai atau
transfer tgl1

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 8

 ➢ Cashflow Projection
Cashflow projection disusun berdasarkan perkiraan penjualan dan
pengeluaran dalam 1 bulan. Dasar perhitungan dapat berpedoman pada
penjualan dan biaya sebelumnya. Batas maksimal Cashflow projection
adalah tgl 5 setiap bulan.
➢ Financial Report
• Laporan Analisa Revenue & Cost Restaurant
• Laporan Analisa Stock Opname
• Laporan Rugi Laba
• Neraca
2.3 Verifikasi Data
Verifikasi data dilakukan oleh Book Keeper. Jika menemukan transaksi yang tidak
sesuai Book Keeper harus segera meminta team untuk memperbaikinya. Verifikasi
tahap 2 dilakukan oleh RM. Setiap kegiatan dan transaksi yang terjadi di Outlet
baik operasional maupun Back Office, RM memiliki tanggung jawab dan
kewenangan untuk mengetahuinya. Setelah document lolos verifikasi maka
document tersebut dapat diproses pembayarannya atau diarsipkan.
2.4 Supplier Payment
• Pembayaran ke Supplier dilakukan setiap hari.
• Pembayaran ke Supplier dilakukan dengan cara tunai, apabila kita tidak dapat
membayar pada hari tersebut maka wajib menerima nota merah yang akan
dibayarkan pada orderan yang akan datang.
2.5 Operational Expenses
• Pengajuan dana operasional wajib menggunakan Purchase Request yang telah
di approve Book Keeper, RM.
• Biaya-biaya yang sifatnya rutin dapat dibayarkan melalui petty cash atau
membuat mengajuan khusus berupa PR.
2.6 Stock Opname
Stock opname merupakan prosedur penghitungan persediaan barang secara fisik
Selisih yang terjadi harus dianalisa penyebabnya, sehingga dapat dijadikan
pedoman dalam menjalankan prosedur selanjutnya. Stock opname dilakukan setiap
akhir bulan setelah closing transaksi untuk menghindari terjadinya double

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 9

pencatatan. Team stock opname adalah team yang bertugas pada shift sore di hari
tersebut.
• Prosedur Stock Opname
1. Book Keeper harus memastikan semua transaksi yang berhubungan dengan
persediaan telah terinput.
2. Stock opname harus dilakukan di akhir bulan / akhir periode transaksi
gudang.
3. Siapkan Form Stock Opname masing-masing departemen.
4. Bentuk team untuk masing masing gudang. Setiap team terdiri dari unsur
back office dan operasional.
5. Atur jadwal stock opname dengan berkoordinasi dengan RM
6. Penghitungan stock opname harus dilakukan dengan teliti dengan
menggunakan satuan yang standar seperti kg, liter, ons, pcs, dll. Hindari
penggunaan satuan yang konversinya tidak baku seperti pail, pack, gallon,
dll.
7. Penanggung jawab proses stock opname adalah Book Keeper dan diketahui
oleh RM.
8. Proses Revenue dan Proses HPP telah dilakukan secara menyeluruh untuk
bulan laporan sebelum hasil stock opname diinput ke sistem MYOB.
9. Proses pengimputan hasil Stock Opname dikoordinir oleh Book Keeper.
10. Selisih antara stock opname dan saldo computer harus dicari penyebabnya.
11. Proses akhir dari prosedur stock opname adalah pembuatan Berita Acara
Stock Opname yang ditandatangani oleh team yang bertugas dalam proses
stock opname.

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 10

 BAB III
REPORTING
3.1 Restaurant Revenue
Pelaporan restaurant revenue dilakukan oleh Book Keeper berdasarkan rekapitulasi
Daily Revenue Report. Komponen dari Restaurant Revenue adalah sebagai berikut
:
• Food Revenue
• Beverage Revenue
• Others Revenue
o Merchandise
o Member Card
Di dalam penerimaan penjualan restaurant terdapat dua komponen yang
merupakan hutang kepada pihak lain yaitu :
• Service Charge ( Hutang Service Karyawan)
• Pajak Restaurant ( Hutang ke Dispenda)
Book Keeper wajib setiap hari melaporkan Daily Revenue Report ke RM dengan
ditembuskan ke pihak-pihak yang berkepentingan.
3.2 Cost dan Expenses Margin
Laporan Cost dan Expenses margin dilakukan setiap hari lalu dilaporkan pada akhir
bulan bersamaan dengan Laporan Keuangan. Laporan Cost dan Expenses Margin
berisi informasi perbandingan antara Revenue, Cost dan Expenses beserta
marginnya. Laporan Cost dan Expenses margin bertujuan untuk mengecek
kewajaran Cost & Expenses yang terjadi.
3.3 Cash Flow
Cash Flow Projection dikeluarkan setiap tanggal 5 setiap bulan. Cash Flow
Projection adalah laporan perkiraan / anggaran penerimaan dan pengeluaran
dalam 1 bulan. Komponen dari Cash Flow Projection adalah sebagai berikut :
• Penjualan
• Biaya Operasional
• Payment Supplier
• Gaji dan service karyawan
• Investasi

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 11

3.4 Laporan Keuangan
Laporan keuangan merupakan laporan yang memberikan informasi mengenai
kinerja usaha dalam 1 bulan/periode. Laporan keuangan juga memberikan
informasi tentang kondisi keuangan perusahaan, kewajiban kepada Supplier dan
pihak lain serta informasi lainnya yang berguna dalam pengambilan keputusan.
Komponen laporan keuangan terdiri dari :
• Gambaran Umum Kondisi Outlet
• Laporan Penjualan 10 Hari
• Laporan Penjualan Harian
• Laporan Penjualan Berdasarkan Jam Makan
• Laporan Jumlah Tamu dan Sales Guest
• Fluktuasi Jumlah Tamu per Hari
• Fluktuasi Sales per Guest setiap hari
• Top 10 Menu Food & Beverage
• Laporan Pengeluaran : Production Cost
• Laporan Pengeluaran : Salary
• Laporan Pengeluaran : Non Operatioanal
• Laporan Hutang
• Laporan Piutang
• Laporan Spoiled masing masing departemen
• Laporan buffer stock masing masing departemen
• Laporan Laba Rugi
• Laporan Pajak
• Laporan Service Charge Karyawan
Laporan keuangan paling lambat terbit setiap tgl 5 bulan berikutnya.

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 12

 BAB IV
FILLING DOCUMENT
4.1 Legal Document
Legal Document yang dimiliki perusahaan wajib difoto copy, asli disimpan di
brankas atau tempat yang aman sementara document copy disiapkan untuk
kebutuhan dalam waktu tertentu.

4.2 Sales Restaurant

Arsip data penjualan terdiri dari :
• DRR (Daily Revenue Report)
• Slip Penjualan
• Slip Merchant
• Laporan Ringkasan Penjualan

4.3 Accounting Document

• Daily Petty Cash Report
• Daily Bank Report
• Daily Shrinkage Report
• Daily Transfer Gudang Report
• Daily Used Form Report
• Memorial Jurnal
• Laporan Keuangan
Setiap periode dokumen di arsipkan ke dalam Box File.

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 13

 LAMPIRAN
1. Back Office – Job Description
Job Decription Accountinng

Skala
No Uraian Waktu
H/M/B/T
1 Membuat Laporan Keuangan (Neraca , Rugi Laba, Arus Kas, B
dll)

3 Memeriksa semua data akuntansi dari hulu ke hilir B

4 Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada atasan. H

5 Meneliti, memeriksa, PR,PO,dll sebelum dimintakan persetujuan H

kepada atasan.

6 Membuat Cash Flow Perusahaan B

7 Memberikan input keatasan jika diperlukan dan menjalankan M

setiap pekerjaan yang didelegasikan oleh atasan dengan baik

8 Menjaga hubungan kerja antar section departemen sendiri B

maupun rekan diluar departemen dengan baik

Mentaati segala peraturan peruasahaan maupun SOP departemen H

9 sendiri dengan baik tanpa terkecuali

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Job Description General Kasir

Skala Waktu
No Uraian
H/M/B/T
1 Mengecek laporan penjualan outlet dan memastikan H
semuanya telah dibukukan

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 14

2 Mencatat dan mengontrol uang kas masuk dan keluar, H
memastikan setiap pengeluaran telah dicatat dan dibukukan
di system serta telah mendapat persetujuan oleh atasan.

3 Mencatat dan mengontrol transaksi bank, memastikan H

semuanya telah dibukukan disystem dan di teruskan ke
atasan

4 Membuat summary kas report, summary bank report, dan H

pastikan semua invoice, nota belanja transaksi telah sesuai
prosedur dan mekanisme.

6 Membuat Rekonsiliasi Bank B

7 Membuat Cash Flow Perusahaan M

8 Menata file administrasi maupun transaksi dengan baik H

9 Melakukan Laporan Harian (Daily Report) H

10 Melakukan perhitungan Service Charge karyawan H

11 Menjaga hubungan kerja antar section departemen sendiri H

maupun rekan diluar departemen dengan baik

12 Mentaati segala peraturan peruasahaan maupun SOP H

departemen sendiri dengan baik tanpa terkecuali

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 15

 Job Description Purchasing

Skala
No Uraian Waktu
H/M/B/T
1 Menyusun, bersama-sama di semua area, kebijakan dan strategi M/B
perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan bahan baku
dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap tempat.

2 Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat H/M/B

dengan persetujuan atasan, dan mengontrol pengiriman barang
dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima, sesuai
dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah
ditetapkan.

3 Menyusun anggaran biaya bahan baku dan menjaga agar H/M/B

kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif
sesuai anggaran yang telah dialokasikan.

6 Seleksi vendor guna mendapatkan harga yang bersaing dan tidak T/B
mengurangi standar, melaporkan ke atasan jika ada vendor yang
nakal

Mengutamakan pembelian kredit ke supplier

Compare minimal 3 supplier untuk pengadaan barang

7 Melakukan survey pasar minimal 3 bulan sekali untuk

mendapatkan komparasi kewajaran harga

8 Inputing Data Receiving ke System H

9 Menjalankan pekerjaan yang didelegasikan oleh atasan dengan H

baik dan selalu berkoordinasi dengan team untuk linkaran
pekerjaan yang baik dan benar

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 16

 2. Back Office – Checklist
CEKLIST ADMINISTRATION MANGSI ……….

Ceklist Kegiatan ….../20..

No Jenis Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Daily
1 Laporan Kehadiran Pukul 08.00 Wita
2 Menyiapkan uang kecil untuk kasir
3 Menerima nota barang in dari suplier dan karyawan
4 Double cek setiap nota belanja
5 Menginput nota harian belanja sebelumnya
6 Menginput dan mengambil data penjualan harian dari komputer kasir
7 Mengirim Laporan Daily Report Pkl.15.00 Wita kepada Manager
8 Mengisi buku bank
9 Mengisi buku Kas kecil
10 Mengisi buku Kas Besar
11 Mengisi Buku Penjualan (Gelato, Rokok, Kopi 5'S)
12 Menerima email dan surat
13 Laporan Jam Pulang
Weekly
14 Mengecek saldo bank
15 Meeting Admin
16 Mengirim Laporan Weekly Report Pkl.15.00 Wita kepada Manager
Monthly
17 Membayar pajak
18 Membayar wifi
19 Input absensi karyawan
20 Persiapan salary (penyetoran uang ke BPR )
21 Menginput Laporan Mothly report
22 Presentasi Laporan Keuangan

Note : (v) sudah dikerjakan, (-) belum dikerjakan, (X) tidak dikerjakan

Dikerjakan Oleh (NAMA & TTD)

Waktu dikerjakan

Diperiksa oleh :
Evaluasi :

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 17

 CEKLIST SUPPORTING DEPARTMENT MANGSI…..

Ceklist Kegiatan ...../....../2018

No Jenis Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Daily
1 Mengecek kembali ceklist kerja masing-masing departement
2 Laporan situasi operational restaurant kepada Manager
3 Mengecek ulang dan laporan preparation bahan baku produksi
4 Mengecek ulang bahan baku dari suplier (kualitas, jumlah, harga)
5 Menyiapkan bahan baku yang belum tersedia (emergency)
6 Mengecek jumlah buffer stock bahan baku produksi
7 Mengecek jumlah menu out
8 Double cek PO (Kitchen,Bar,Service)
9 Membantu admin budgeting bahan baku produksi
Weekly
10 Evaluasi bahan baku by quantity
11 Evaluasi Menu out by quantity
Monthly
12 Evaluasi Suplier (harga, waktu)
13 Evaluasi Market Prices bahan baku produksi
14 Stock opnam

Note : (v) sudah dikerjakan, (-) belum dikerjakan, (X) tidak dikerjakan

Dikerjakan Oleh (NAMA & TTD)

Waktu dikerjakan

Diperiksa oleh :
Evaluasi :

BUKU PANDUAN BACK OFFICE 18