MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“PENULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN

PERMINTAAN PESAN RUTIN DAN POSITIF”

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 3

ERNI AYU MUSTIKASARI 17441386

FIRDA AKMALIA WARDAH 17441382

HARUM NURYANA 17441373

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO

JAWA TIMUR
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI
2020

[1]
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat
dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah kelompok mata kuliah
Komunikasi Bisnis. Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa banyak
pihak yang telah meluangkan waktu dan tenaganya untuk membantu, membimbing,
dan memberi motivasi kepada kami. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami ingin
mengucapkan terimakasih kepada Ibu Rosyida Rahma Izzati, S.pd., MM selaku dosen
mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai referensi pemikiran bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, terutama para teman mahasiswa dan terlebih lagi bagi
penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah ini,
terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat
mengharapakan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi
perbaikan bagi kami untuk makalah selanjutnya.
Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Hormat kami,

Penyusun

[2]
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ................................................................................................ 1

KATA PENGANTAR ................................................................................................. 2
DAFTAR ISI ................................................................................................................ 3
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................. 4
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 5
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................................... 5
BAB 2 PEMBAHASAN
2.1 Penulisan Direct Request ............................................................................. 6
A. Pengorganisasian Direct Reques ........................................................ 7
B. Permintaan Informasi Rutin ............................................................... 8
C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan ....................................... 19
D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi ........................................ 11
E. Permintaan Kredit ............................................................................ 12
2.2 Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif ............................... 13
A. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif .... 13
B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill ........................................... 16
C. Menulis Jawaban Positif .................................................................. 18
D. Menangani Permintaan Kredit Rutin ............................................... 20
E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan ........................................... 21
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan……………………………………………………………….23
3.2 Saran……………………………………………………………………... 23
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………..24

BAB 1

[3]
 PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan
yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan
penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang
sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan
praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan
melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber
aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti
surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga.
Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau
pesan antara dua individu atau lebih dengan efektif sehingga bisa dipahami
dengan mudah. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan berita atau pesan dari dua
orang atau lebih supaya pesan yang dimaksud bisa dipahami.
Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan
kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan
untukreproduksi.Berkomunikasi melalui surat merupakan komunikasi secara
tidak langsung, dikarenakan antara pihak yang berkomunikasi tidak betatap
muka langsung melainkan melalui media surat. Melalui komunikasi, sikap
dan perasaan seseorang atau sekelompokorang dapat dipahami oleh pihak
lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang
disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.
Karakteristik surat yang baik, adalah:
1. Penyampaian pesan secara langsung dan mudah dimengerti
2. Tulislah dengan ejaan yang benar dan mudah dibaca
3. Penulisan format yang tepat
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa
berlangsung dengan baik.Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi
adalah:
1. Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan
kepada pihak lain.
2. Pesan (message) adalah isi yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada
pihak lain.
3. Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada
komunikan.
4. Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari
pihak lain

[4]
 5. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi
pesan yang disampaikannya.
6. Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana
komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")
1.2 RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang dapat ditarik adalah sebagai berikut:
1. Apakah yang dimaksud dengan Direct Request?
2. Bagaimana cara penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif?
3. Bagaimana cara penulisan Bad News ?
1.3 TUJUAN
Tujuan dari pembuatan makalah ini:
1. Untuk memenuhi tugas kelompok dari mata kuliah Komunikasi Bisnis
2. Untuk menambah wawasan atas komunikasi melalui surat
3. Untuk mengetahui elemen-elemen yang terdapat dalam materi komunikasi
melalui surat

[5]
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1 PENILISAN DIRECT REQUEST

A. PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST
Permintaan/permohonan langsung (direct request ) sering diartikan sebagai
permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka( face to face ).
Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu kegiatan
yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta
berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.” Sebagai contoh, suatu organisasi
tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu
organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau
e-mail.
Bagaimana pengorganisasian direct request ? Ketika audiens mulai tertarik
dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan
komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan
langsung (direct request).
Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti
dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu
pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Pendekatan ini akan berjalan
dengan baik jika permitaan yang disampaikan tidak memerlukan taktik khusus atau
persuasi.
Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan
memperkenalkan dirinya, misalnya “Saya adaalah Manajer Pemasaran Toko Buku
“JUWITA” dan tertarik untuk mengembangkan buku-buku refrensi.” Tetapi jenis
penullisan tersebut biasanya kurang tepat karena esensi dari suatu pesan, yaitu
permintaan khusus dapat terlupakan atau bahkan hilang. Cara yang baik untuk
menyusun direct request adalah mengatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertam,
kemudian diikuti penjelasannya.
Meskipun yang diharapkan adalah suatu respon yang menyenangkan, nada
permintaan surat masih sangat besar artinya. Gunakanlah bahasaa yang sopan dalam
penulisan surat direct request. Sebagai contoh, “ Saya sangat berterimakasih.....” atau “
Saya senang sekali.....” Membuat permintaan yang mendesak dengan tujuan mendapat
pelayanan yang segera, sebaiknya tidak perlu dilakukan. dalam hal ini, ada anggapan
bahwa audien akan memenuhi permintaan komunikator sesudah memahami isi
suratnya.

[6]
 Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan
yang sebenarnya, misalnya “Saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku
referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.”

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang
mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “Jika buku-
buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita
bookstore”.
Organisasi direct request mencakup :
A. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah
menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari
kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari
suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani
permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu
rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang
rinci.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan
permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah
dapat memahami maksud isi surat tersebut
B. Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka
lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat
yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan
adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara
teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk. Pertanyaan yang ppaling
penting harus ditanyakan paling awal misalnya “ Berapa harga mesin offset ?”
kemudian anda mungkin ingin bertanya yang lebih khusus lagi yang berkaitan
dengan pertanyaan sebelumnya, seperti “Apakah ada kesulitan dengan suku
cadang yang ada?”
Jika permintaan anda lebih dari satu jenis anda sebaiknya membuat
daftar dan memberi nomor serta urutan atau berdasarkan tingkat pentingnya.
Oleh karena itu, agar permintaan anda dapat ditangani dengan segera, perlu
diingat 2 hal, yaitu :
1. Buatlah pertanyaan yang langsung pada inti permintaannya

[7]
 2. Hindari meminta informasi yang sebenarnya anda bisa
memperolehnya sendiri

Jika anda bertanya pada beberaapa orang dengan pertanyaan yang

sama, usahakan jawabannya antara iya atau tidak, sehingga mempermudah
perhitungannya. Anda dapat menyediakan kotak kecil sebelah kiri atau kolom
jawabannya.
C. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan
beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi
terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca,
cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan
petugas yang dapat dihubungi.

B. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari
seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya
perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang
dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan, dengan anggapan
bahwa pembaca dapat segera melakukan apa yang anda minta.
Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan
ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena itu, ketika menulis
surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan
dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan
terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan
berikut ini: (1) Apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui,
(3) mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request,
permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
 Permintaan di dalam Organisasi.
Meskipun suatu permintaan dapat dilakukan secara lisan, beberapa
permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.
Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu
audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat
dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
karyawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan
karyawan.

[8]
 Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar
perencanaan langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas
mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih
mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki. Bentuk surat
permintaan ini dilakukan didalam organisasi perusahaan.
 Permintaan ke Luar Organisasi.
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan
para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis
yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Selain itu, banyak surat
yang harus dikirim keluar organisasi untuk memperoleh berbagai informasi
penting, seperti informasi produk baru, katalog, buku-buku terbaru, keinginan
unttuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid
atau majalah.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang
disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu :
(1) dimana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal,
hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan,
(3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita
tersebut.

C. MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan
perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada
orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Surat Pengaduan (claim
letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan dengan
ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang
adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi
perusahaan. Dengan kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan
pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat direct request, kita mungkin dapat
meminta salah satu dari berikut ini:
· Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
· Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
· Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
· Perbaikan gratis.
· Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
· Pembatalan atas suatu pesanan produk.
· Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
· Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.

[9]
 · Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Terdapat sebuah contoh surat pengaduan yang disampaikan oleh seorang

konsumen kepada manajer departemen pakaian olahraga, yang menginginkan
menukar pakaian olahraga yang sesuai dengan ukurannya atau kalu memang tidak
tersedia/ stoknya habis mohon uang dikembalikan saja.

Surakarta, 16 Januari 2011

Yth, Manajer Departemen Pakaian Olahraga

Raganata Store
Surakarta

Dengan hormat,

Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tangga 15 Januari
2011 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar
sweater tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya kehendaki, yaitu
ukuran L warna biru muda.

Melalui telepon pada tanggal 10 Januari 2011, saya telah memesan sweater
yang berukuran L warna biru muda agar segera diirim ke rumah saya. Namun,
yang saya terima adalah sweater ukuran S warna merah, dan tentu saja saya
tidak bisa memakainya.

oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweater ukuran L warna biru muda
sesegera mungkin. apabila sweater yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia,
saya mohon uang saya dikembalikan saja. Terimakasih

Hormat saya,

(Pandu Dewananta)

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah

kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan.
Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan
konsumen yang tidak puas atau marah akan berdampak negatif terhadap organisasi
tersebut. Konsumen yang merasa tidak puas terhadap suatu produk atau jasa dari

[10]
 suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan memberitahukan kepada
orang lain, yang pada akhirnya akan membentk opini yang kurang baik terhadap
organisasi bersangkutan.
Bila anda mempunyaai keluhan terhadap suatu organisasi (misalnya mengeluh
terhadap pelayanan yang jelek), anda mungkin dapat menelpon atau mengunjungi
organisasi yang bersangkutan untuk segera memecahkan masalah yang anda hadapi.
Namun pengajuan pengaduan secara tertulis tentu akan lebih baik karena
secara langsung mencangkup hal-hal yang menjadikan anda tidak puas. Reaksi anda
pertama kali terhadap pelayanan yang jelek mungkin marah dan frustasi. Akan tetapi
perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan pembaca
enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu dalam menulis surat
pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
 Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga
pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
 Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti
atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat
pengaduan yang kita buat.
 Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan
tidak bersifat emosional.
 Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau
keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa
cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap.

D. SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).
 Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung.
Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
· Ide pokok (main idea).
· Penjelasan rinci (explanations).
· Penutup (close courtsey).
Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti
dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut.

[11]
 Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan
yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

 Surat Pesanan dan Reservasi.

Ketika perusahaan anda melakukan pemesanan (order) produk kepada
perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapaat menulis surat pesanan
dengan menggunakan pendekatan langsung. Surat pesanan paling tidak
mencakup tiga komponen penting, yaitu:
· Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
· Metode pengirimannya.
· Cara pembayarannya.
kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran,
warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan
petunjuk khusus lainnya.

E. PERMINTAAN KREDIT
Dalam dunia pengkreditan kemampuan anda melunasi kredit sesuai dengan
aturan main yang ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak daan lancar,
akan memperbesar kemungkinan untuk memperoleh kredit pada periode-periode
berikutnya. Kepercayaan lembaga perkreditan bergantung pada bagaiimana prestasi
anda dalam melunas kredit anda sebelumnya.
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit? Secara sederhana ada dua tahap
yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan
dalam proses memperoleh kredit tersebut. Untuk memperoleh formulirnya anda
bisa datang sendiri kelembaga perkreditan yang bersangkutan atau melalui
telepon.
Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun
terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan
jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan. Hal ini penting bagi
lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh kredit, baik
dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.

[12]
2.2 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF
A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN
DAN PESAN-PESAN POSITIF
Pemesanan produk baru pada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan., pemberian ucapan selamat
bagi kariyawan atau pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin
dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan goodnews dalam dunia
bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif,sebagaimana nampak dalam tabel 9.1.
Tabel 1
Routine Message (Pesan-Rutin) Good News (Berita/Kabaar Baik)
Pembukaan : Pernyataan ide pokok Pembukaan : Pernyataan goodnews
(main).
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci. Pertengahan/isi : Penjelesan rinci.
Penutup `: Mengingatkan kembali ide Penutup : Mengingatkan kembali good
pokok atau yang mencangkup pemikiran news atau yang mencangkup pemikiran
penutup yang berorientasi kedepan. penutup yang berorientasi kedepan.

Lebih lanjut, dalam kenyataannya kebanyakan kegiatan komunikasi yang

dilakukan oleh pimpinan dan karyawan dalam suatu organisasi (bisnis dan non bisnis)
berkaitan dengan hal-hal yang bersifat rutin. Dengan tanpa memperhatikan saluran
komunikasi apa yang dipilih, maka pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi
dan menulis pesan-pesan rutin dan goodnews merupakan bagian penting komunikasi
secara efektif.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca
karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan
kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang
khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens
yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral,
gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach)
untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Mulailah dengan pernyataan ide pokok
(main idea) yang jelas, ikuti dengan penjelaasan secara rinci, dan akhiri dengan
pernyataan keramahan (courtesy) dan harapan tindakan (action) yang diinginkan.
Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut :
Keunggulan:
a) Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama
kali membaca suatu pesan
b) Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan

[13]
 c) Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana
yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
Kelemahan:
a) Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya.
b) Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.
 Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal
ataulazim dalm kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung
untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal atau
permulaan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang
perlu mendapatkan perhatian. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan
pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan.
Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh
pembaca.
Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian
pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik
perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam
penulisan pesan rutin.
Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan
pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi
tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara
pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa
manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin, kemukakan
pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita
inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau
dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau
nomor telpon ( termasuk telepon seluler) alatau alamat email, jam dan hari kerja,
serta kontak informasi penting lainnya.
 Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Ketika sedang merespon secara positif penyamaian pesan-pesan good news
dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct
approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya pada pembaca pada
umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. Tujuan yang dicapai adalah
mengomunikasikan good news, menjawab semua petanyaan, menyiapkan secara
rinci semua yang diminta yang diinginnkan, dan memberikan suatu bentuk

[14]
 penghargaan yang baik terhadap pihak lain. Yang lebih penting, apapun bentuk
permitaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan ramah dan tidak emosional.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan
maupun tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu
formula yang sederhana, yaitu mulai dari ide-ide pokok yang jelas. Upayakan
bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yyang jelas
dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.
Selanjutnya pada bagian pertengahan sampaikan penjelasan secara rinci
(suporting idea). Bagian ini memiliki poorsi bahasan terbanyaak dibandingkan
dengan bagian awal dan akhir.
Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian
pesan yang baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan
harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang
berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a) Ide-ide Pokok yang Jelas
Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung,
pada umumnya diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas
yang berkaitan dengan apa pesan-pesan poositif yang akan disampaikan
kepada pembaca. Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai 2 tujuan yang
mendasar yaitu :
1. Menyampaikan informasi dan
2. Mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang yang
menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau
menerima yang disampaikan.
Sebelum memulai suatu pesan coba tanyakan pada diri sendiri : pesan-
pesan apa yang paling penting dan menarik perhatian pada pembaca ?
Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tesebut akan memberikan
petunjuk dalam menyampaikan pesan-pesan yang bernada positif bagi
pembaca.
b) Penjelasan rinci
Bagian pertengahan dari Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan
pesan-pesan positif suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news dan
goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar
serta perlu penjelasan yang rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat
diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan
poin-poin secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-
ragu terhadap isi atau substansi pesan. Disamping memberikan penjelasan

[15]
 yang rinci pada bagian pertengahan, anda juga harus dapat menjaga pokok
bahasan yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.
c) Penutup Surat
Pesan-pesan yang telah disampaikan akan berhasil jikaa pembaca
memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka yang
dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan
kepada pembaca bahwa mereka tau apa yang harus dilakukan suatu organisasi
bisnis, dan mereka tau bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi
mereka. Lagi pula yang tak boleh dilupakan adalah akhiri bagian penutup
surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai
sebuah bentuk apresiasi (penghargaan dan penghormatan)yang diberikan
kepada orang lain. Kalau anda merasa senang ketika orang lain menghargai
ide atau gagasan anda, maka berlatihah untuk menghargai orang lain !

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Pesan-pesan good news dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang
memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-
pesan tersebut pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk
mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik kepada kliem, pelanggan,
karyawan, dan masyarakat
 Good News Tentang Pekerjaan
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-
orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang
tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan
baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat
sesuai dengan yang dikehendaki. apalagi kalau kita perhatikan dilapangan, fakta
menunjukkan bahwa para pelamar kerja seringkali jauh lebih banyak daripada
posisi pekerjaan yang akan dipilih.
Pada umumnya surat yang menginformasikan kabar baik/ berita
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung (direct
approach) namun tidak tertutup kemungkinan, sesuatu yang menyenangkan
atau meneggembirakan pihak lain diungkapkan dengan pendekatan tidak
langsung (indirect approach), terutama jika penyampaian pesannya dilakuakn
secara lisan. Sebagai contoh, coba perhatikan dan cermati dengan baik dunia
bisnis pertelevusian , khususnya yaang berkaitan dengan bagaimana proses
pengumuman hasil audisi yang dilakukan oleh beberapa stasiun TV swasta di
Indonesia. Sebelum hasil pengumuman audisi diberikan , para peserta diuji
mentalnya dengan berbagai cara yang unik dan membuat detak jantung mereka

[16]
 semakin keras, selanjutnya baru diumumkan bahwa yang bersangkutan
dinyatakan lulus audisi dan layak maju ke babak berikutnya.
Dalam beberapa dunia bisnis terdapat beberaapa contoh good news yang
berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun non
finansial, seperti yang disajikan pada tabel 2.
Finansial Non Finansial
Kenaikan Gaji Promosi Jabatan
Bonus Lembur Kerja Tanda Penghargaan
Insentif Fasilitas Kendaraan dan Perumahan
Tunjangan Hari Raya
Kredit dengan Bunga Sangat Ringan
Asuransi Kesehatan dan Jiwa

 Good News Tentang Produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan
strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk
yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran
distribusi yang tepat pula.
Dalam dunia bisnis yang riil dilapangan, dapat dijumpai bermacam-
macam good news yang berkaitan dengan produk, antara lain :
 Pemberitahuan diskon harga produk hingga 50%
 Sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis
 Pemberian kupon diskon harga produk
 Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah
langsung maupun diundi
 Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik
 Jaminan harga produk paling murah
 Jaminan layanan produk (garansi) hingga 3 tahun
 Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang
untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik
dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng
berkaitan dengan tujuan bisnis. Sebagai contoh CEO General Electricc, Jack
Welch, dikenal sebagai salah seorang CEO yang relatif sering memberikan
memo dengan tulisan tangan kepada semua karyawannya. Ia menulis memo
untuk memotivasi para karyawan agar mereka dapat meningkatkan kedisiplinan
dan prestasi kerja.

[17]
 Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui ucapan selamat kepada
karyawan/pegawainya atau pihak lain, seperti naik pangkat atau jabatan,
diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dsb. Penyampaian
ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun
pemasok, seperti ucapan selama ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian
studi, ucapan selamat atas pencapaian non bisni merupakan hal yang baik untuk
menjaga hubungan baik diantara mereka.
C. MENULIS JAWABAN POSITIF
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas
berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan
langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan
diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
 Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat
konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa
pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan
apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar.
Sebaliknya apabila suatu pesanan sedang dikirim dengan jumlah dan nilai
pesanannya relatif kecil pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.
Dengan menggunakan pendekatan langsung, paragraf pertama dari surat
pengakuan berisi pernyataan tentang kabar/berita baik. Pelanggan ditempatkan
dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan dapat menerima produk.
Dalam surat konfirmasi tersebut, yang harus disampaikan adalah bahwa produk
yang dipesan sedang dalam proses pengecekan dan segera dikirimkan ke
pelanggan secara cepat dan tepat sesuai dengan yang mereka kehendaki.
Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jelas dan tegas sikap
profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencangkup rangkuman semua
transaksi secara akurat dan jellas berapa jumlah produk yang dipesan, berapa
harga produk, kapan pengiriman produk dilakukan,bagaimna cara
pengirimannya, berapa biaya pajak yang harus ditanggung peelaanggan, dan
penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap produk pesanan tesebut.
Pada bagian terakhir surat pengakuan /konfirmasi pesanan anda
meyakinkan pemesan apa yang akan dilakukan berikutnya dan manfaat apa
yang akan diperolehnya. disamping itu jangan lupa ucapkan terimaksih atas
kerjasama yang baik yang ditunjukkan dengan adanyaa pesanan produk
tersebut. Jadikanlah setiap pelanggan yang baik yang lama maupun yang baru
sebagai mitra bisnis yang baik, sehingga mereka layak untuk memperoleh
pelayanan yang baik pula. Jangan kecewakan mereka.

[18]
 Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi.
Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun
departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam
menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan
pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan
untuk mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat
manajer/pimpinan yang lebih tinggi. oleh karena itu, proses pengambilan
keputusan tidaak dapat dilakukan dengan segera karena permasalahan
birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban ,
permintaan informasi dari pelanggan atau pihak laain harus direspon secara
cepat dan tepat.
1) Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau
brosur untuk membantu mereka mengambil keputusan tentang suatu
produk melalui periklanan. suatu tanggapan yang responsif, sopan dan
bersedia membantu dapat menggugah mereka untuk membeli. Jika
pelanggan tidak meminta informasi dan tidak mengharapkan suatu
tanggapan, anda dapat menggunakan teknik persuasif.
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencangkup penjualan
potensial, terdapat 3 tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu :
a) memberi tanggapan kepada semua permintaan atau menjawab
semua pertanyaan
b) mendorong penjualan yang akan datang
c) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan
memberikan tanggapan yang baik dan tambahan iiinformasi
produk baru.
2) Menjawab permintaan tanpa penjualan
Bentuk jawaban lain atas informasi yang berasal dari luar organisasi
dapat dilakukan dengan cara :
a) menjawabs emua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
b) memberikan kesan ang baik dan menyenangkan terhadap
pelanggan.
Dalam hal ini, jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi dengan
informasi terbaru atau bentu-bentuk layanan yang baru. Jadi surat
tanggapan yang dibuat sematamata untuk mennaggapi permintaan
informasi yang diminta oleh pelanggan.

[19]
D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat
dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor
internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank
untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Dalam kata lain, pertumbuhan
perekonomian nasional tak dapat dipisahkan dengan masalah kredit. Pembangunan
ekonomi dalam berbagai bidang yang mulai dibangun kembali pasca krisis moneter
seperti pembangunan gedung-gedung perkantoran baru, pembuatan jalan-jalan tol
baru, peralatan/mesin produksi baru, teknologi baru, kesemuanya tidak dapat
dipisahkan dengan masalah kredit.
Pelaku bisnis sering membawa dompet yang berisikan kartu-karu kredit dari
berbagi lembaga perbankan yang sangat bermanfaat bagi kelancaran operasional
organisasi bisnisnya. Melalui kartu kredit ini, para pelaku bisnis memperoleh
berbagai kemudahan layanan seperti pembelian aneka macam produk secara kredit,
mengambil uang tunai melalui ATM, membayar rekening telepon atau isi ulang
pulsa secara elektronik.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu
lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai
kepentingan.Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam
suatu masyrakat, kebanyakan permintaa kredit bersifat rutin, seperti surat
persetujuan kredit dan refrensi kredit.
 Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news
kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
Bagian pertengahan surat persetujuan kredit menyangkut beberapa hal,
antara lain batas maksimal jumlah kredit yang diberikan, lama dan jumlah
angsuran kredit perbulan, tanggal rekening dikirim, beban admiistrasi dan
bunga, tanggal jatuh tempo dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan
masalah kredit tersebut. Dalam kaitannya dengan persetujuaan akad kredit
dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada
di suatu wilayah tertentu. Oleh karena merupakan dokumen resmi, surat
perjanjian keputusan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan
kata, kalimat, penggunaan tanda baca, secara tepat, tingkat akurasi,
kelengkapan isi/substansi pesan, maupun kejelasannya.
 Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar
permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan
program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara

[20]
 langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki. Indonesia sebagai
salah satu negara yang sedang berkembangjuga sudah memulai sistem
pelayanan di dunia perbankan secara online, khususnya perusahaan perbankan
swasta nasional. Sementara perbankan yang tumbuh dan berkembang
diberbagai pelosok daerah tanah air seperti BPR ( Bank Perkreditan Rakyat)
nampaknya masih membutuhan waktu cukup lama dan suntikan dana segar
yang cukup untuk menuju sistem perbankan online. Sistem perbankan online
memungkinkan kantor pusat mudah melakukan monitor terhadap segala
aktivitas yang ada pada cabang-cabang mereka. disamping itu para nasabah
juga memperoleh kemudahan layanan yang berkaitan dengan pennarikan uang
tunai atau pemindahbukuan atau pembayaran secara online.
Kadangkala permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak
memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. akan tetapi, untuk jenis jenis
kredit tertentu yang memiliki nilai kreditt yang tinggi, umunya pemberi kredit
memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada ua hal yang perlu
diperhatikan dalam surat rekomendasi antara laian :
a. permohonan surat rekomendasi harus resmiatau disahkan
b. nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal
yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat
rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu
perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang
berkaitan dengdidalam negeri maupun diluar negeri. Selain unntuk melanjutkan
studi, kadangkala surat rekomendasi an masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk
melanjutkan karirnya.
Selain para praktisi bisnis, para dosen senior juga sering kali diminta untuk
memberikan surat rekomendasi kepada para alumni yang ingin melanjutkan studi
lanjut baik dalam negeri maupun luar negeri. Selain untuk meanjutkan studi,
kadangkala surat rekomendasi digunakan untuk melamar pekerjaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang
berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik,
antara lain:
1) Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3) Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4) Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5) Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

[21]
 Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat
rekomendasi dikirimkan secara langsung ketempat tujuan yang dikehendaki oleh para
pemohon. Penulis surat rekomendasi sering menggambarkan penilaiannya yang
bersifat umum, tetapi kadangkala juga dicantumkan beberapa poin pentiing atau
kemampuan yang paling menonjol yang dimilki oleh pemohon.

Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterima nya
sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan. Setiap orang
tentunya kan senang sekali bila lamaran kerjanya membuahkan hasil, dengan
diterimanya ia sebagai pegawai/karyawan disuatu organisasi (bisnis maupun non
bisnis).

[22]
 BAB 3
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai
alat komunikasi tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. direct request dapat diartikan sebagai
“ Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak
lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media
elektronik.
Oganisasi direct request mencakup: pembukaan, penjelasan rinci dan
penutup. Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati
oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan
untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Ketika memberikan tanggapan
atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan,
atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat
memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu
diperhatikan yaitu; (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaan pesan
tersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.
3.2 SARAN
Saran yang dapat diambil dari makalah yang sudah disususun yaitu
apabila komunikasi melalui surat harus memperhatikan tatanan bahasa yang
digunakan dan kepada siapa surat tersebut dituju agar tidak menimbulakan
kesalahpahaman antara kedua komunikator.

[23]
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko.(2002). Komunika Bisnis (edisi empat). Jakarta : Penerbit Erlangga.

[24]