LAMPIRAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SUMBER HURIP

TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN

PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT
SUMBER HURIP
NOMOR : 002/RSSH/SK/IX/2019
TANGGAL : 02 SEPTEMBER 2019

BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, maka kepada
semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas
rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua
tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan
sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata
cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Sumber
Hurip.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM
RUMAH SAKIT SUMBER HURIP

2.1 DESKRIPSI RUMAH SAKIT SUMBER HURIP

Rumah Sakit Sumber Hurip (RSSH) merupakan rumah sakit umum
dengan pelayanan kesehatan  mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang bersifat
spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis. RS Sumber Hurip
berlokasi di Jl. Raden Dewi Sartika No. 15 Kelurahan Tukmudal KecamatanSumber,
Kabupaten Cirebon Tlp. (0231) 8302689 Fax. (0231) 8302655 dengan alamat email :
info@rssumberhurip.com. RS Sumber Hurip memberikan beragam jenis pelayanan medis
antara lain poliklinik umum, poliklinik gigi dan mulut, dan poliklinik spesialis, instalasi
gawat darurat,serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang
dilengkapi pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, anestesi. Kapasitas tempat tidur
pasien yang disediakan di RS Sumber Hurip sebanyak 80 tempat tidur.
Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani
kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan pengobatan
pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh
pasien setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada Sejak
RS Sumber Hurip berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Sumber Hurip.

2.2 SEJARAH RUMAH SAKIT SUMBER HURIP

Kesehatan merupakan kebutuhan hidup dasar manusia yang dalam
pencapainnya memerlukan peran serta dari berbagai pihak, salah satunya
rumah sakit. Keberadaan rumah sakit di suatu daerah diharapkan dapat
membantu meningkatkan taraf kesehatan masyarakat terutama di daerah
tersebut. Pertambahan jumlah penduduk serta migrasi penduduk tentunya
meningkatkan pula kebutuhan akan adanya suatu sarana kesehatan yang
memadai. Kota Sumber yang yang sepi dan terpencil waktu itu, namun
sebagai kota administratif berpotensi menjadi kota yang terus berkembang
menjadi kota besar dikemudian hari yang nantinya membutuhkan adanya
rumah sakit yang menyediakan pelayanan kesehatan yang berkualitas
dan aman bagi masyarakat Sumber dan sekitarnya (Kabupaten Cirebon
dan sekitarnya), dan untuk tujuan itulah Rumah Sakit Sumber Hurip
didirikan atas prakarsa dr. H. Mumuh M.E.,Sp.B.,Sp.U yang didukung
seluruh keluarga.
RS Sumber Hurip mulai di bangun pada tahun 2002 dan selesai
tahun 2012, berlokasi di Jl. Dewi Sartika No.  15 Kelurahan Tukmudal,

2
Kecamatan Sumber, 45611 Kabupaten Cirebon, Jawa Barat, Indonesia
diatas areal tanah seluas  +/- 8.177 M2. Secara legalitas diresmikan pada
tanggal 09 Maret 2013 oleh Bupati Drs H. Dedi Supardi, MM.
Izin sementara penyelenggaraan Rumah Sakit terbit pada tanggal
13 Januari 2012 nomor: 503/0001.28/BPPT, yang kemudian diperpanjang
untuk 5 (lima) tahun pada tanggal 08 Januari 2013 nomor
503/0001.28/BPPT. Kemudian diperpanjang kembali untuk 5 (lima) tahun
pada tanggal 16 Januari 2018 nomor 503/001.24/DPMPTSP.
RS Sumber Hurip didirikan dengan badan hukum berupa
perseroan yaitu PT Medikar Barokah Lestari, bertujuan untuk membantu
program pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan,
kesejahteraan, dan memberdayakan sumber daya di masyarakat melalui
pelayanan dan pendidikan kesehatan.
.

3
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN MOTTO
RS. SUMBER HURIP

3.1 VISI
Rumah Sakit Sumber Hurip memiliki visi :
“Menjadi Rumah Sakit Umum yang disukai karena kualitasnya dengan
menyediakan perawatan yang cepat dan efektif untuk masyarakat yang
tinggal dan bekerja di wilayah III Cirebon (Sumber dan sekitarnya).”

3.2 MISI
Rumah Sakit Sumber Hurip memiliki misi :
“Menyediakan pelayanan medis yang aman dan berkualitas untuk
masyarakat wilayah III Cirebon (Sumber dan Sekitarnya).”

3.3 FALSAFAH
Rumah Sakit Sumber Hurip memiliki falsafah :
a. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Menjunjung tinggi kehidupan dan nilai-nilai luhur kemanusiaan.
c. Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu.
d. Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan
profesionalisme.
e. Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan
keterampilan dalam berkarya.
f. Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai
antar profesi.
g. Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit

3.4 NILAI-NILAI
Rumah Sakit Sumber Hurip memiliki nilai-nilai :
a. Humanis
RS Sumber Hurip mengabdi untuk kepentingan sesama umat manusia
berdasarkan asas perikemanusiaan.
b. Unggul
RS Sumber Hurip bertekad menjadi RS unggulan dalam memberikan
pelayanan yang cepat, tepat dan terpadu.
c. Ramah

4
 RS Sumber Hurip memberikan sikap yang Ramah terhadap pasien dan
masyarakat yang berkunjung.
d. Integritas
RS Sumber Hurip berusaha selalu konsisten memberikan pelayanan
yang bermutu serta membantu pemerintah meningkatkan derajat
kesehatan, khususnya masyarakat Cirebon.
e. Profesional
RS Sumber Hurip selalu mengutamakan sikap professional dalam
melayani pasien demi terwujudnya kesembuhan dan keselamatan
pasien.

3.5 MOTTO
Rumah Sakit Sumber Hurip memiliki Motto :
“ Berbakti untuk keselamatan dan kesembuhan pasien”.

5
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS SUMBER HURIP

6
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS RS SUMBER HURIP DAN URIAN JABATAN

5.1 STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR RS. SUMBER

HURIP

KA. BIDANG PENUNJANG

MEDIS

KA. UNIT REKAM MEDIS

PENDAFTARAN PENGOLAHAN PENYIMPANAN STATISTIK DAN MEDIKOLEGAL PENGELOLAAN

PASIEN DATA (FILLING REKAM PELAPORAN - VISUM ET FORMULIR REKAM
(REGISTRASI) - ASSEMBLING MEDIS) DAN - INTERNAL REPERTUM, MEDIS
DAN ANALISIS DISTRIBUSI - EKSTERNAL - KLAIM
- TPPRI
- KODING - RAWAT JALAN ASURANSI
- TPPRJ - RAWAT INAP
- TPPGD - INDEKSING

7
5.2 URAIAN JABATAN
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi rekam medis di Rumah Sakit Sumber Hurip.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan keluar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

5.2.1 KEPALA UNIT REKAM MEDIS

seseorang yang mempunyai kewajiban khusus, umum dan pembuatan laporan
serta tugas pokok untuk mengatur, melakukan monitoring, dan mengevaluasi semua
kegiatan di bagian Pendaftaran Pasien (Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan
Analisis, Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan Distribusi
Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim Asuransi)
Pengelolaan Formulir Rekam Medis, Serta ikut mengerjakan tugas-tugas rekam
medis sesuai kebutuhan organisasi dan rumah sakit.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : KEPALA UNIT REKAM MEDIS

1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Penunjang

TANGGUNG JAWAB :
Medis
2. Mengawasi dan membawahi bagian Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
3. Mengawasi terselenggaranya pencatatan, pelaporan dan
penyajian data.
4. Koordinator tersedianya pelaporan dan informasi yang
diperlukan baik untuk kepentingan pihak luar RS
Sumber Hurip maupun untuk kepentingan intern
Rumah Sakit sendiri yang berguna bagi pengambilan

8
 keputusan Pimpinan.
5. Koordinator pemenuhan kebutuhan pelayanan surat
keterangan medis dari pihak yang berkepentingan
6. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Unit
Rekam Medis
7. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber
daya dengan realisasi
8. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada manajemen

1. Menjadi Koordinator di unit rekam medis

TUGAS POKOK :
2. Melakukan koordinasi / secara berkala / insidentil
dengan unit lain (rapat staf bulanan)
3. Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan
mengevaluasi kinerja.
4. Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar
pelayanan minimal rumah sakit dan standar akreditasi
5. Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam
proses pelayanan
6. Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas
penting notulensi setiap pertemuan
7. Membuat jadwal dinas bulanan staff Unit rekam medis
8. Membuat dan mengevaluasi sistem, pedoman, SPO,
juknis kegiatan pelayana rekam medis meliputi
Pendaftaran Pasien (Registrasi), Pengolahan Data
(Asembling dan Analisis, Koding dan Indeksing),
Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan Distribusi
Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap), Statistik
dan Pelaporan Internal dan Eksternal, Medikolegal
(pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim Asuransi)
Pengelolaan Formulir Rekam Medis
9. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia
pelaksanaan tugas bawahan, mengetur shift dinas,
jadwal cuti, libur, membuat kebutuhan sumber daya,
ATK dan kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan
Unit Rekam Medis di RS Sumber Hurip
10. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan
kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang
dipergunakan
11. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit

9
 sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi
informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan
manajemen
12. Membuat l penilaian kinerja bulanan seluruh staf rekam
medis dan melaporkannya ke kepala bagian Penunjang
Medis dan kepada bagian SDM
1. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua
URAIAN TUGAS :
kegiatan di unit rekam medis, agar dapat terselenggara
dengan baik.
2. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib,
disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di
unit rekam medis.
3. Melaksanakan pembinaan petugas di unit rekam medis
sehingga terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja
yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai dan
loyal terhadap rumah sakit.
4. Menyusun dan melaksanakan program pendidikan /
pelatihan bagi petugas unit rekam medis sehingga lebih
trampil dan menguasai bidang tugasnya
5. Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait
untuk kelancaran tugas di seksi rekam medis dan unit
yang lain.
6. Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap
semua peralatan dan sarana yang ada di unit rekam
medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai
7. Mengadakan / mempimpin rapat di unit rekam medis.
8. Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di
unit rekam medis.
9. Menyusun program kerja unit rekam medis dalam
rangka melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.
10. Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana
untuk menunjang kelancaran tugas di unit rekam medis.
11. Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran &
gudang RM. membuat jadwal dinas.
12. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan
oleh atasan / rumah sakit.
13. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit
atau unit rekam medis.

10
14. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan
dilingkungan kerja unit rekam medis dan gudang rekam
medis.
15. Melaksanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan
pelayanan di bagian Pendaftaran Pasien (Registrasi),
Pengolahan Data (Asembling dan Analisis, Koding dan
Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan
Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap),
Statistik dan Pelaporan Internal dan Eksternal,
Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim
Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam Medis
16. Mengatur jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang
dibutuhkan.
17. Mengatur jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan
untuk menunjang pelayanan.
18. Melaksanakan rekruitmen, seleksi, pelatihan, dan
pengembangan staf bagian Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
19. Mengalokasikan SDM sesuai dengan posisi yang tepat.
20. Mengatur pelaksanaan penilaian kinerja karyawan.
21. Melaksanakan pemberhentian karyawan.
22. Melaksanakan program kegiatan di bagian Pendaftaran
Pasien (Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan
Analisis, Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling
Rekam Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan
dan Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah
sakit.
23. Mengatur pengembangan staf pada Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,

11
 Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis, Merumuskan penetapan tugas, membagi tugas,
memberikan petunjuk, serta mengawasi pelaksanaan
tugas.
24. Merumuskan dan menjalankan prosedur yang
digunakan untuk menunjang Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
25. Melaksanakan pengaturan dan pengendalian dokumen
dan logistik di bagian Pendaftaran Pasien (Registrasi),
Pengolahan Data (Asembling dan Analisis, Koding dan
Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan
Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap),
Statistik dan Pelaporan Internal dan Eksternal,
Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim
Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam Medis,
Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang
harmonis.
26. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang
diselenggarakan oleh rumah sakit.
27. Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak
berada di tempat.
28. Mengadakan kerjasama yang baik dengan semua
bagian terkait.
29. Membuat atau merevisi SPO yang berkaitan dengan
rekam medis
30. Membuat penilaian kinerja tiap staf di Unit Rekam
medis
31. Melakukan Kredensial bagi seluruh staf Unit Rekam

12
 Medis
32. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan
pihak/instansi lain di luar rumah sakit terkait dengan
pelayanan di bagian Statistik dan Pelaporan, Analisa
dan Asembling, Coding dan Indeksing, dll.
33. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan
pihak/instansi lain/ organisasi profesi di luar rumah
sakit terkait pembuatan STR, SIK dll.
34. Menyelesaikan masalah yang timbul dilingkungan Unit
Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan
yang tidak dapat diselesaikan bawahan
35. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan,
IGD dan Rawat Inap sebagai bahan pelaporan dan
analisa
36. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan rekam
medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen
maupun pihak lain yang berkepentingan
37. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif
untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau
tidak
38. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
langsung atau yang terkait dengan kegiatan Unit Rekam
Medis

1. Merencanakan jumlah, jenis dan kompetensi tenaga

WEWENANG :
yang dibutuhkan
2. Merencanakan jumlah dan jenis peralatan untuk
menunjang pelayanan
3. Merencanakan rekruitmen karyawan.
4. Merencanakan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan.
5. Merencanakan pemberhentian karyawan.
6. Membuat program kerja bagian Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam

13
 Medis
7. Merencanakan dan menentukan jenis kegiatan yang
akan diselenggarakan di bagian Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah
sakit.
8. Merencanakan pengembangan bagian Pendaftaran
Pasien (Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan
Analisis, Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling
Rekam Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan
dan Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
9. Memotivasi stafbagian Pendaftaran Pasien (Registrasi),
Pengolahan Data (Asembling dan Analisis, Koding dan
Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan
Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap),
Statistik dan Pelaporan Internal dan Eksternal,
Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim
Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam Medis
10. MengaturrencanakegiatanstafPendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
11. Mengawasi proses kegiatanstafbagian Pendaftaran
Pasien (Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan
Analisis, Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling
Rekam Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan

14
 dan Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
12. Memintamasukandaripetugasbagian Pendaftaran Pasien
(Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan Analisis,
Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam
Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan
Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
13. Mengevaluasi sistem dalam menjalankan tugasnya
guna mengusulkan perubahan bila diperlukan.
14. Menyampaikan usulan penambahan sarana & prasarana
untuk meningkatkan pelayanan bagian Pendaftaran
Pasien (Registrasi), Pengolahan Data (Asembling dan
Analisis, Koding dan Indeksing), Penyimpanan (Filling
Rekam Medis dan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan
dan Rawat Inap), Statistik dan Pelaporan Internal dan
Eksternal, Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum
dan Klaim Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam
Medis
15. Menegur, mengusulkan penilaian dan membimbing staf
bagian Pendaftaran Pasien (Registrasi), Pengolahan
Data (Asembling dan Analisis, Koding dan Indeksing),
Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan Distribusi
Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap), Statistik
dan Pelaporan Internal dan Eksternal, Medikolegal
(pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim Asuransi)
Pengelolaan Formulir Rekam Medis
16. Mengusulkan penambahan tenaga bila diperlukan untuk
kelancaran bagian Pendaftaran Pasien (Registrasi),
Pengolahan Data (Asembling dan Analisis, Koding dan
Indeksing), Penyimpanan (Filling Rekam Medis dan
Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap),
Statistik dan Pelaporan Internal dan Eksternal,
Medikolegal (pelayanan Visum Et Repertum dan Klaim

15
 Asuransi) Pengelolaan Formulir Rekam Medis
17. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Unit
Rekam Medis
18. Meminta arahan dari atasan
19. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain
yang terkait
20. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan

5.2.2 PENANGGUNG JAWAB PENDAFATARAN PASIEN (REGISTRASI)

Petugas yang mempunyai tugas pokok sebagai Koordinator / penangungjawab
pelaksanaanpelayanan pendafataran pasien, mengawasi pelaksana dalam menerima /
mendaftarkan dan menginformasikan pelayanan rumah sakit Sumber Hurip kepada
pasien yang akan berobat rawat jalan maupun yang akan rawat inap.
Uraian Tugas :

: PENANGGUNG JAWAB PENDAFTARAN PASIEN

NAMA JABATAN
(REGISTRASI)

TANGGUNG JAWAB : 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Unit Rekam Medis

2. Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan
kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara
terhadap pasien yang akan berobat
3. Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi
pelaksanaan petugas pendaftaran pasien (registrasi)
4. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien
5. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien
6. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak
kelas dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
7. Ketepatan dan kebenaran semua kebutuhan administrasi /
persyaratan administrasi
8. Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien (registrasi) berupa
kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap
9. Kebenaran laporan kegiatan pendaftaran pasien (Registrasi)
10. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
11. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
12. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan
harmonis
13. Mematuhi jadwal dinas yang sudah ditentukan.

TUGAS POKOK : 1. Menjadi Koordinator di lingkungan pendaftaran pasien

16
 (Registrasi
2. Melakukan koordinasi / secara berkala / insidentil dengan unit
lain (rapat staff bulanan)
3. Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan
mengevaluasi kinerja.
4. Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan
minimal rumah sakit dan standar akreditasi
5. Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses
pelayanan
6. Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting
notulensi setiap pertemuan
7. Membuat jadwal dinas bulanan staff pendaftaran pasien
(Registrasi)
8. Membuat dan mengevaluasi sistem, pedoman, SPO, juknis
kegiatan pendaftaran pasien (Registrasi)
9. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia
pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti,
libur, membuat kebutuhan sumber daya, ATK dan kebutuhan
lain untuk pelaksanaan kegiatan pendaftaran pasien
(Registrasi)di RS Sumber Hurip
10. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,
mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan
11. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit sebagai dasar
perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai
penunjang pengambilan keputusan manajemen
12. Membuat penilaian kinerja bulanan seluruh staf pendaftaran
pasien (Registrasi)dan melaporkannya ke Kepala Unit Rekam
Medis dan kepala bagian Penunjang Medis serta kepada bagian
SDM
URAIAN TUGAS : 1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang
- Penerimaan pasien
- Pencatatan identifikasi pasien
- Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit
2. Memberi petunjuk dilingkungan pendaftaran pasien (Registrasi)
sesuai dengan bidang tugasnya
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan pendaftaran pasien (Registrasi)
serta menilai hasilnya sebgai bahan untuk pembinaan
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan pendaftaran pasien

17
 (Registrasi) berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak
terjadi kekeliruan
5. Memproses pengajuan cuti, tukar shif / tukar libur petugas
pendaftaran pasien (Registrasi) dan laporan kepada atasan
sebagai bahan pengaturan
6. Memprose kebutuhan ATK, ART dan sarana prasaranan lain
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien (Registrasi)
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan sesuai
kegiatan pelayanan di pendaftaran pasien (Registrasi)
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan untuk
menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan / kasus
yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien (Registrasi)
10. Membuat laporan kegiatan palayanan pendaftaran pasien
(Registrasi) untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis
secara keseluruhan

WEWENANG : 1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di bagian palayanan

pendaftaran pasien (Registrasi)
2. Mengatur rencana kegiatan palayanan pendaftaran pasien
(Registrasi)
3. Meminta arahan dari atasan
4. Meminta masukan dari petugas palayanan pendaftaran pasien
(Registrasi) dan unit kerja yang terkait
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan

5.2.3 STAF PENDAFTARANPASIEN (REGISTRASI)

Petugas yang mempunyai tugas pokok sebagai pelaksana harian untuk
menerima / mendaftar dan menginformasikan pelayanan rumah sakit Sumber Hurip
kepada pasien yang akan berobat rawat jalan maupun yang akan rawat inap.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : STAF PENDAFTARAN PASIEN (REGISTRASI)

TANGGUNG JAWAB : 1. Bertanggungjawab kepada penanggungjawab pendaftaran pasien

(Registrasi)
2. Bertanggungjawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry kedalam SIMRS dan Berkas Rekam Medis
3. Bertanggungjawab atas informasi yang diberikan
4. Bertanggungjawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan,
Igd dan Rawat Inap

18
 5. Bertanggungjawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat
jalan yang sudah selesai berobat
6. Bertanggungjawab atas perangkat kerja
7. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku.
8. Keakuratan data identitas pasien
9. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien
10. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
11. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
12. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan
harmonis
13. Mematuhi jadwal dinas yang sudah ditentukan.

TUGAS POKOK : 1. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).

2. Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan,
rawat inap, rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur.
3. Menyediakan formulir-fomulir rekam medis
dalam folder/dokumen rekam medis bagi pasien yang baru
pertama kali berobat (pasien baru) dan yang datang pada
kunjungan berikutnya (pasien lama).
4. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (poliklinik) atau unit
gawat darurat yang sesuai dengan keluhan pasien.
5. Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit
Sumber Hurip.

URAIAN TUGAS : 1. Menerima dan melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat,

rawat jalan dan rawat inap, yaitu : mencatat data identitas pasien
yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan,
memberikan nomor rekam medis baru bagi pasien baru,
mencarikan nomor rekam medis lama bagi pasien kunjungan
ulang (pasien lama).
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan
pelayanan pasien Rawat Jalan, IGD dan Rawat Inap
3. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai
dengan batas kewenangannnya.
4. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis
ke bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
5. Memeriksa kelengkapan persyaratan pendaftaran bagi yang
menggunakan fasilitas pembayaran BPJS atau Asuransi yang

19
 telah bekerjasama dengan RS Sumber Hurip.
6. Penerimaan pasien rawat jalan baru :
a. Memperkenalkan diri dan selalu mengutamakan salam,
senyum dan sapa
b. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien/keluarga
pasien poliklinik tujuan pasien. Lalu menanyakan apakah
sebelumnya sudahpernah berobat ke RS Sumber Hurip
untuk melihat jenis pasien apakah kunjungan baru atau
kunjungan ulang (kontrol) dan guna menghindari
penomoran rekam medis ganda.
c. Petugas mewancarai pasien/keluarga dan meminjam tanda
pengenal (KTP) milik pasien, apabila pasien tidak
membawa KTP atau pasien masih anak-anak maka petugas
akan meminta pasien/keluarga untuk mencatat data identitas
pribadi dan data sosial pasien pada formulir pendaftaran
pasien. Bila data sudah lengkap maka petugas mengentri
data ke SIMRS.
d. Petugas meminta kelengkapan persyaratan seperti surat
rujukan, kartu BPJS, fotocopy KTP, fotocopy kartu keluarga
dll untuk pasien yang mendaftar menggunakan jaminan
kesehatan nasional (JKN). Bila persyaratan dan data sudah
lengkap dan sesuai maka petugas mengentri data ke SIMRS.
e. Apabila pasien sudah terdaftar di SIMRS maka petugas
pendaftaran mencetak sticker yang memuat barcode, nomor
rekam medis, nama pasien dan tanggal lahir pasien dan nota
pembayaran untuk pasien umum, untuk pasien BPJS
disertakan dengan mencetak SEP.
f. Menyiapkan KIB (Kartu Identitas Berobat), Dokumen
Rekam Medis Rawat Jalan dan sticker nama yang sudah di
print dan ditempel pada dokumen rekam medis rawat jalan
bagian identitas pasien dan menuliskan dokter yang
memeriksa.
g. Menjelaskan tentang formulir persetujuan umum (general
concent) yang memuat hak dan kewajiban pasien dan
meminta mengisi point-point yang harus di isi dan
pasien/keluarga menandatangani.
h. Menyerahkan leaflet hak dan kewajiban pasien.
i. Menyerahkan kartu KIB kepada Pasien dengan pesan, dan

20
 menginformasikan bahwa setiap kali berobat ke RS Sumber
Hurip harap membawa kartu KIB.
j. Setelah selesai pendaftaran pasien/keluarga dipersilakan ke
kasir untuk melakukan pembayaran awal, kemudian pasien
menuju poliklinik yang dituju.
k. Mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan ke
perawat jaga poliklinik yang dituju.

7. Penerimaan pasien rawat jalan lama :

a. Memperkenalkan diri dan selalu mengutamakan salam,
senyum dan sapa
b. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien/keluarga
pasien poliklinik tujuan pasien. Lalu menanyakan apakah
merupakan kunjungan baru atau kunjungan ulang (kontrol).
Bila pasien menjawab pernah berobat ke rumah sakit
sumber hurip maka diminta KIB (Kartu Identitas Berobat)
dan memasukan data nomor rekam medis yang tertera di
KIB ke SIMRS dan disesuaikan dengan nama dan biodata
lainnya, apabila cocok langsung daftarkan ke poliklinik
tujuan pasien dan KIB dikembalikan kembali kepada pasien.
Dan apabila pasien tidak membawa KIB, maka dilakukan
pencarian pada SIMRS dengan menelusuri nama, tanggal
lahir dan biodata lainnya, apabila sudah ditemukan dan data
cocok maka langsung daftarkan sesuai poliklinik tujuan
pasien. Ditanyakan KIB yang dulu apabila masih ada
diinformasikan lain waktu harap dibawa untuk memudahkan
pencarian dan apabila KIB sebelumnya hilang atau rusak
maka petugas membuat KIB baru dan diserahakan kepada
pasien.
c. Petugas Meminta kelengkapan persyaratan seperti surat
rujukan, kartu BPJS, fotocopy KTP, fotocopy kartu keluarga
dll untuk pasien yang mendaftar menggunakan jaminan
kesehatan nasional (JKN). Bila persyaratan dan data sudah
lengkap dan sesuai maka petugas mengentri data ke SIMRS
dan mencetak SEP.
d. Meminta berkas rekam medis lama dari petugas
penyimpanan (filling)
e. Setelah selesai pendaftaran dan pasien/keluarga dipersilakan

21
 ke kasir untuk melakukan pembayaran awal, kemudian
pasien menuju poliklinik yang dituju.

8. Penerimaan pasien rawat inap :

a. Memperkenalkan diri dan selalu mengutamakan salam,
senyum dan sapa
b. Petugas mewawancarai pasien/keluarga pasien yang akan di
rawat inap untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
c. Mencari dan memesan ruang perawatan sesuai permintaan
pasien atau sesuai kelas perawatan (peserta JKN) serta
membuat persetujuan pasien rawat inap (mengisi berkas
rawat inap).
d. Memberikan informasi mengenai fasilitas ruang perawatan
yang dipilih.
e. Memberikan informasi dan meminta persetujuan yang
terdapat formulir persetujuan umum (General Concent)
kepada pasien dan /atau wali hukum yang menerima
informasi dan yang menyatakan persetujuan, formulir
tersebut mencakup :
1) Persetujuan untuk perawatan dan pengobatan
- Petugas pendaftaran menjelaskan mengenai
persetujuan pengobatan, pemeriksaan radiologi,
laboratorium, pemasangan infus dan lain-lain.
2) Persetujuan pelepasan informasi
- Petugas pendaftaran menjelaskan mengenai
pemberian informasi medis pasien yang akan
disampaikan dan kepada siapa saja informasi
tersebut boleh disampaikan
3) Hak dan tanggung jawab pasien
- Petugas pendaftaran menjelaskan dan Memberi
informasi mengenai hak dan kewajiban pasien dan
keluarga pasien dan memberi leaflet mengenai hak
dan kewajiban pasien dan keluarga pasien.
4) Informasi rawat inap
- Petugas pendaftaran Memberi informasi mengenai
barang bawaan pasien dan tersedianya fasilitas
penitipan barang di RS Sumber Hurip
- Petugas pendaftaran Memberi informasi mengenai

22
 tersedianya fasilitas pelayanan kerohanian di RS
Sumber Hurip, yaitu pelayanan rutin setiap satu kali
dalam seminggu yaitu pada hari kamis sore dan
apabila pasien membutuhkan atau meminta
pelayanan kerohanian diluar jadwal rutin maka
informasikan kepada pasien untuk meminta atau
menyampaikan kepada perawat jaga ruangan rawat
inap.
- Petugas pendaftaran Memberi informasi supaya
pasien beserta keluarga bersedia mematuhi
peraturan, tata tertib, jam berkunjung / besuk yang
berlaku di RS Sumber Hurip.
5) Privasi
- Petugas pendaftaran Meminta informasi mengenai
siapa saja yang tidak diberi akses atau tidak
diijinkan untuk menengoknya.
6) Informasi biaya
- Petugas pendaftaran Memberi informasi mengenai
biaya sesuai kewenangan, bila diluar kewenangan
segera arahkan ke kasir.
f. Mengisi dan menginformasikan yang tertera dalam formulir
penetapan DPJP, yaitu menginformasikan nama dokter yang
menjadi DPJP (dokter penanggungjawab pelayanan) untuk
pasien tersebut
g. Membuat Surat Elegibilitas Peserta (SEP) bagi peserta JKN,
gelang pasien (gelang biru untuk pasien laki-laki dan gelang
merah muda untuk pasien perempuan)
h. Memasukkan data rawat inap pada SIMRS.
i. Mengantarkan rekam medis dan gelang pasien kepada
perawat penanggungjawab pasien.
9. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat
jalan dan mengkoordinasikannya dengan bagian yang
bersangkutan.
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.

WEWENANG 1. Mengkoordinasikan dengan penanggungjawab pendaftaran atau

kepala unit rekam medis yang terkait dalam rangka
penyelenggaraan pendaftaran pasien
2. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui

23
 kepastian kedatangannya
3. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan
golongan operasi apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas
tulisannya
4. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan
kedatangan pasien
5. Menjelaskan kepada pasien tentang biaya perawatan, fasilitas
kamar dan pelayanan lainnya
6. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan
yang berkaitan dengan tugas pendaftaran pasien (Registrasi)

5.2.4 ASSEMBLING DAN ANALISA

Petugas yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen
rekam medis sebelum di simpan, manganalisa dan membuat laporan mengenai
ketidaklengkapan pengisian catatan medis.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : PETUGAS ANALISA DAN ASSEMBLING

: 1. Kelengkapan pengisian berkas rekam medis

TANGGUNG JAWAB 2. Kerapihan susunan formulir-formulir dalam dokumen
rekam medis

: 1. Melakukan tugas asembling dan analisis berkas rekam

medis rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa
kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas
rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
TUGAS POKOK
2. Merakit kembali tiap lembaran dokumen rekam medis
pasien rawat jalan dan rawat inap
3. Meneliti kelengkapan pengisian tiap lembaran dokumen
rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap

URAIAN TUGAS : 1. Menerima dokumen rekam medis pasien rawat jalan

dan rawat inap dari pelayanan / penanggungjawab
berkas rekam medis
2. Melakukan pemeriksaan isi berkas rekam medis dan
monitoring kelengkapan berkas rekam medis pasien
pulang
3. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan

24
 data berkas rekam medis sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan
4. Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah
ditentukan
5. Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis
pada setiap lembarberkas rekam medis
6. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
7. Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis
yang isinya belum lengkap dan secara periodik
melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai
ketidaklengkapan isi dokumen dan petugas yang
bertanggungjawab terhadap kelengkapan isi tersebut
8. Mengendalikan penggunaan formulir-formulir rekam
medis secara periodik
9. Dokumen rekam medis yang sudah lengkap diganti
map dengan map karton
10. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah
lengkap ke bagian koding dan indeksing
11. Bila dokumen rekam medis belum lengkap, tulis
ketidaklengkapan pada secarik kertas yang ditempelkan
pada sampul depan dokumen rekam medis kemudian
dikembalikan ke unit pelayanan yang bersangkutan
untuk dilengkapi oleh petugas yang bertanggungjawab
dengan menggunakan buku ekspedisi
12. Membuat laporan ketidak lengkapan isi dokumen
13. Membuat laporan penggunaan formulir rekam medis
14. Memberi ceklist pada map rekam medis terkait
kunjungan terakhir
15. Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor
angka akhir
16. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap
isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas
rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak
/berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis
tersebut
17. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam baru rawat

25
 jalan, rekam medis gawat darurat dan rawat inap
18. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi
penyimpangan / kasus yang terjadi dalam kegiatan
asembling dan analisis
19. Melaksanakan tugas review klpcm rekam medis
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

1. Meneliti kelengkapan dokumen rekam medis

2. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas
rekam medis
WEWENANG
3. Mengembalikan dokumen rekam medis yang belum
lengkap kepada petugas yang bertanggung jawab mengisi
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
5. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

1.2.4 KODING DAN INDEKSING

Bagian rekam medis yang bertugas untuk mengkode diagnosa penyakit
berdasarkan ICD 10 dan kode tindakan berdasarkan ICD 9-CM, serta membuat
indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter.
Urain Tugas :

NAMA JABATAN : PETUGAS KODING DAN INDEKSING

TANGGUNG JAWAB : 1. Menyediakan daftar penyakit dengan urutan terbanyak

(20 besar) menurut jenis kelamin, golongan umur, lama
dirawat dan hasil pelayanan
2. Menyediakan daftar tindakan dengan urutan terbanyak
(20 besar) menurut jenis kelamin, golongan umur, lama
dirawat dan hasil pelayanan
3. Menyediakan daftar sebab kematian <48 jam dan >48
jam dengan urutan terbanyak (20 besar) menurut jenis
kelamin, golongan umur, lama dirawat
4. Menyediakan daftar dokter yang melayani pasien
dengan jumlah pasien, jumlah kematian terbanyak,
jumlah hari rawat Length Of Stay (LOS) melebihi 10
hari.

26
 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

: 1. Sebagai peneliti dan pengoreksi penulisan kode

penyakit dan tindakan atau operasi
2. mengkode diagnosa menggunakan International
statistical Classification of Disease and Related Health
TUGAS POKOK
Problem Tenth Revision (ICD-10)
3. Mengkode tindakan menggunakan ICD 9-CM
4. Membuat indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan
indeks dokter

: 1. Menerima dokumen rekam medis dari fungsi

Assembling dan analisa
2. Mengkode diagnosa yang tersedia pada lembaran
rekam medis
3. Meneliti dan mengoreksi penulisan kode International
statistical Classification of Disease and Related Health
Problem Tenth Revision (ICD-10) dan ICD 9-CM
URAIAN TUGAS 4. Membuat laporan tentang macam penyaklit khususnya
10 macam tertinggi
5. Memasukan kode penyakit pada kartu indeks
(penyakit / operasi / kematian / pasien / dokter)
6. Dokumen rekam medis yang telah di koding dan
indeksing dan telah dikoreksi kemudian diserahkan ke
fungsi penyimpanan (filling).
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

1. Mengkode diagnosa penyakit menggunakan

International statistical Classification of Disease and
WEWENANG
Related Health Problem Tenth Revision (ICD-10)
2. Menyediakan indeks bagi yang memerlukan

1.2.5 PENGELOLAAN FORMULIR REKAM MEDIS

Petugas rekam medis yang bertugas untuk menyediakan dokumen rekam
medis IGD, Poliklinik dan Rawat Inap serta mengelola ketersediaan formulir-formulir
rekam medis serta formulir lainnya sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : PENGELOLAAN FORMULIR REKAM MEDIS

27
 : 1. Tersedianya Dokumen rekam medis pasien IGD,
Poliklinik dan Rawat Inap baru yang cukup untuk
TANGGUNG JAWAB operasional bagian unit rekam medis
2. Tersedianya kebutuhan formulir-formulir rekam medis
dan formulir lainnya

: 1. Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan

2. Melakukan proses rekam medis sesuai dengan prosedur
TUGAS POKOK
(SPO) yang telah ditentukan
3. Melakukan koordinasi dengan unit terkait

: 1. Desain formulir kebutuhan rumah sakit

2. Revisi formulir rekam medis
3. Mengecek ketersediaan formulir di lemari penyimpanan
formulir
4. Mengecek ketersediaan tinta dan master mesin cetak
5. Mencetak formulir rekam medis atau formulir lainnya
dengan mesin percetakan
6. Menyimpan formulir-formulir rekam medis dan formulir
URAIAN TUGAS
lainnya di lemari yang sudah disediakan sesuai dengan
nomor formulir
7. Mengambil dari lemari penyimpanan dan menyiapkan
formulir permintaan dari unit lain
8. Distribusi formulir ke unit lain
9. Pengelolaan form yang sudah tidak terpakai (form sudah
tidak digunakan atau pasien cancel)
10.Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

1. Permintaan Pengadaan kebutuhan percetakan (Kertas,

Tinta, Master) dll
WEWENANG 2. Permintaan service / perawatan mesin cetak
3. Berkoordinasi dengan dokter, perawat dan petugas
lainnya mengenai pengisian atau revisi formulir-formulir

1.2.6 FILLING DAN DISTRIBUSI REKAM MEDIS

Bagian filling dokumen rekam medis adalah salah satu bagian dalam unit rekam
medis yang melaksanakan pengelolaan mengenai penyimpanan dokumen rekam
medis rawat jalan dan rawat inap dalam ruangan dan rak penyimpanan dokumen
rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

28
 Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : PETUGAS FILLING BERKAS REKAM MEDIS

: 1. Bertanggungjawab terhadap pengambilan,

penyimpanan dan pengembalian dokumen Rekam
Medis rawat rawat jalan dan rawat inap dari rak
TANGGUNG JAWAB penyimpanan rekam medis
2. Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan
mengajukan pengadaan barang, perbaikan sarana
prasarana ruang penyimpanan rekam medis.

: 1. Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan

2. Melakukan proses rekam medis sesuai dengan prosedur
TUGAS POKOK
(SPO) yang ada
3. Melakukan koordinasi dengan unit terkait

URAIAN TUGAS : 1. Menerima dokumen rekam medis dari petugas rekam

medis bagian assembling
2. Menyimpan dokumen rekam medis rawat jalan dan
rawat inap dengan metode penomoran terminal digit
(agka akhir)sesuai dengan prosedur penyimpanan
dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap di RS
Sumber Hurip
3. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan
berkas rekam medis
4. Menerima permintaan beras rekam medis dari
pendaftaran (Registrasi) Melayani peminjaman berkas
rekam medis sesuai dengan ketentuan dan prosedur
yang berlaku
5. Mengambil kembali (retrievew) dokumen rekam medis
rawat inap untuk berbagai keperluan
6. Menyisipkan tracer diposisi dokumen rekam medis
rawat inap yang akan diambil
7. Menyerahkan dokumen rekam medis rawat inap dengan
menggunakan buku ekspedisi filling
8. Setiap bulan mengadakan penyisiran dokumen rekam
medis rawat jalan dan rawat inap
9. Meretensi dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat
inap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan RS

29
 Sumber Hurip
10. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis
rawat jalan dan rawat inap in-aktif dari dokumen rekam
medis rawat jalan dan rawat inap aktif
11. Memisahkan dan Menyimpan terpisah berkas rekam
medis pasien meninggal
12. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir
rekam medis
13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

: 1. Menyimpan dan mengambil dokumen rekam medis

rawat inap sesuai keperluan
2. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap
WEWENANG
kerahasiaan isi data rekam medis
3. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap
bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi

1.2.7 STATISTIK DAN PELAPORAN

Petugas Rekam Medis yang bertugas membuat laporan intern dan extern rumah
sakit dan bertanggung jawab dalam kecepatan, keakuratan data dan Pelaporan Rumah
Sakit.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : PETUGAS BAGIAN STATISTIK DAN PELAPORAN

UNIT / BAGIAN : REKAM MEDIS

: 1. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan

penggunaan sensus harian
2. Merekap Hasil Indeksing
3. Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan
TANGGUNG JAWAB laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
IGD, laporan morbiditas dan mortalitas dan penyakit
menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS dll.
4. Menyusun laporan intern ke Direktur Rumah Sakit
5. Menyusun laporan extern ke Dinkes dan Kemenkes

TUGAS POKOK : 1. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam

medis
2. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan

30
 ketentuan yang telah ditetapkap
3. Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRI
4. Membuat laporan mingguan Surveilans kasus penyakit
P2P
5. Membuat laporan bulanan Surveilans terpadu penyakit
kebagian bidang P2P Dinas Kesehatan kab. Cirebon
6. Membuat laporan tahunan kunjungan dan menghitung
statistik indikator rumah sakit (BOR, LOS, TOI, BTO,
GDR, NDR)
7. Membuat laporan eksternal SIRS-6 baik bulanan
maupun tahunan melalui online
8. Membuat laporan untuk Profil ke Dinkes Kesehatan
Kab. Cirebon

URAIAN TUGAS : 1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan meliputi

:
a. Melaksanakan tugas sensus harian rawat jalan,
rawat inap dan IGD
b. Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah
pasien yang sebenarnya
c. Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan
spesialisasi dan dokter praktek
d. Merekan sensus harian IGD
e. Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar
berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang
merawat
f. Meminta data kunjungan dari unit lain terkait
dengan laporan kegiatan rumah sakit
g. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan,
rawat inap dan IGD
h. Membuat laporan morbiditas dan trend penyakit
i. Membuat laporan eksternal ke Kementrian
Kesehatan, Dinas Kesehatan dll.
2. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam
medis sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan
jenis-jenis analisi yang telah ditetapkan
4. Pengumpulan data sesuai kebutuhan

31
 5. Mengolah data
a. Kunjungan pasien rawat jalan
 Menghitung kunjungan berdasarkan kunjungan
pasien baru atau kunjungan pasien lama
 Menghitung kunjungan berdasarkan jenis kelamin
pasien
 Mengentri data kunjungan tiap pelayanan rawat
jalan
 Menghitung 10 besar penyakit rawat jalan
b. Kunjungan pasien rawat inap
 Mengentri data kunjungan pasien tiap bulan
 Menghitung jumlah hari rawat
 Menghitung jumlah hari perawatan
 Menghitung 10 besar penyakit rawat inap
6. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik
ditingkat unit, bagian maupun laporan-laporan yang
ditentukan dan atau diminta oleh Departemen
Kesehatan.
7. Menyajikan data
Menyajikan data sesuai dengan Format laporan-laporan
yang dibutuhkan
8. Membuat laporan kegiatan rumah sakit dan statistik
untuk kepentingan laporan unit rekam medis dan rumah
sakit.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

WEWENANG 1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan

2. Meminta arahan dari atasan
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
4. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas
rekam medis
5. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam
rangka analisis dan penyusunan laporan rekam medis
6. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada
atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam
medis
7. Mengakses rekam medis pasien guna kepentingan
statistik dan pelaporan.

32
 8. Mengikuti undangan rapat di dinkes kesehatan kab
Cirebon atau lainnya sesuai dengan pembahasan
laporan-laporan rumah sakit.

1.2.8 MEDIKOLEGAL
Petugas rekam medis yang mempunyai tugas pokok sebagai petugas harian
yang melayani permintaan surat keterangan medis dari pihak yang berkepentingan
seperti permintaan visum et repertum dari kepolisian dan untuk kebutuhan klaim
asuransi pasien, dll.
Uraian Tugas :

NAMA JABATAN : PELAKSANA MEDIKOLEGAL

: Melayani kepolisian, pasien/keluarga atau pihak lain yang

TUGAS POKOK
berkepentingan dalam permintaan keterangan medis

: 1. Melayani permintaan surat keterangan medis yang

meliputi Visum et repertum, Jasa Raharja, asuransi jiwa,
asuransi kesehatan, serta surat keterangan kesehatan
lainnya.
2. Menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis,
3. Menyiapkan formulir yang harus di isi dan persyaratan-
URAIAN TUGAS
persyaratan lainnya
4. Meminta pasien/keluarga untuk mengisi formulir surat
kuasa pemberian informasi medis
5. Meminta persetujuan pasien/keluarga untuk membuka
informasi medis
6. Meminta DPJP yang bersangkutan untuk mengisi surat
keterangan medis pasien

1. Mengakses rekam medis pasien guna kepentingan

pasien/keluarga atau pihak lain yang berkepentingan
WEWENANG dalam permintaan keterangan medis.
2. Membuat Kwitansi Administrasi berkoordinasi dengan
kasir / keuangan

33
 BAB VI
TATA HUBUNGAN KERJA

6.1 SKEMA HUBUNGAN KERJA INTERNAL

 Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat
dinas.
 Unit rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ dan IGD, IRI, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
Misal : dengan adanya SPO yang berkenaan dengan Dokumen Rekam Medis dalam
pelayanan yang berkaitan dengan IRJ dan IGD, IRI
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Misal : SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien pengguna
asuransi

34
6.2 SKEMA HUBUNGAN KERJA EKSTERNAL

 Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
 Unit Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,
Rekanan dan pihak lain.
Misal : Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal mungkin yang
dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO
 Unit Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Dinas Kesehatan /
Departemen Kesehatan Pemerintah.
Misal : Mengirimkan laporan RL ke Dinkes Kab. Cirebon maupun Provinsi Jawa Barat
memberikan laporan RL kepada Kementrian Kesehatan dengan menggunakan program
SIRS 6 online.

35
 BAB VII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI
UNIT REKAM MEDIS

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit Rekam Medis RS. Sumber
Hurip adalah menggunakan rumus sebagai berikut :
1. Perhitungan dengan metode WISN
 Mudah dioperasionalkan
 Mudah digunakan
 Secara teknis mudah diterapkan
 Komprehensif realistis
2. Data yang dibutuhkan dalam menetapkan waktu kerja tersedia atau hari kerja
 1 minggu : 5 atau 6 hari kerja
 1 tahun : 5 x 52 minggu = 260 (A)
 Cuti tahunan : 12 hari (B)
 Diklat : 6 hari (C)
 Hari libur : 15 hari + 6 hari cuti bersama (D)
 Sakit dan ijin/th : 6 hari (E)
 Waktu kerja/hr : 8 jam
3. Menetapkan waktu tersedia
 Waktu kerja tersedia : (A – (B + C + D + E) x F
4. Menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia (SDM)
Untuk menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia maka data dan
informasi yang dibutuhkan adalah :
 Struktur orang, uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit
 Keputusan Direktur rumah sakit tentang pembentukan Unit Rekam Medis
 Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja di Unit Rekam Medis
 Peraturan Pemerintah tenaga kesehatan
 Undang – undang tentang jabatan fungsional

36
  Standar profesi, standar pelayanan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) di
Unit Rekam Medis
5. Menyusun standar beban kerja
 Standar beban kerja merupakan volume atau kuantitas beban kerja satu tahun
 Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (rata-rata
waktu) dan waktu yang tersedia atau yang dimiliki oleh masing-masing kategori
tenaga.
6. Beban kerja, Meliputi :
 Kegiatan pokok yang dilaksanakan
 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok
 Standar beban kerja / tahun
7. Rata-rata Waktu
 Suatu waktu yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan pokok oleh masing-masing
tenaga
 Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan
dipengaruhi : standar pelayanan, SPO, sarana prasarana yang tersedia dan
kompetensi SDM
 Ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan
kesepakatan bersama
 Sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan,
standar pelayanan, SPO dan memiliki etos kerja yang baik
8. Standar Beban Kerja
 Volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun
 Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (waktu rata-
rata) dan tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Rumus perhitungannya adalah :
Waktu kerja yang tersedia
Standar beban
Rata-rata waktu per kegiatan
kerja =
pokok
Contoh kegiatan pokok dan rata-rata waktu kerja
9. Standar kelonggaran
Tujuan diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan
dan kebutuhan waktu adalah untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait
langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok atau
pelayanan. Contoh faktor kelonggaran adalah :
 Rapat, penyusunan laporan, menyusun pengebonan barang
 Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan

37
  Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Rumus menyusun standar kelonggaran :
Rata-rata waktu
Standar kelonggaran
Kelonggaran = Waktu kerja
tersedia

10. Perhitungan tenaga kerja

Sumber data yang dibutuhkan adalah :
 Data yang diperoleh sebelumnya
 Waktu kerja tersedia
 Standar kelonggaran
11. Kebutuhan SDM – Unit Rekam Medis
Rumusnya adalah :
Kuantitas
Kebutuhan SDM kegiatan pokok X standar
= Standar beban kelonggaran
kerja

38
 BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali secara baik
dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingungan / iklim bisnis suatu
organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan bersedia
melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi / perusahaan sehari-hari
Orientasi juga mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan memahami
berbagai aspek teknis pekerjaan / jabatannya, agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara
efektif, efisien dan produktif.

8.1 ORIENTASI RUMAH SAKIT

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
1 1) Profil Rumah Sakit Sumber Hurip Presentasi dan Kepala Unit SDM,
2) Penjelasan status pegawai dan tata penjelasan TU dan Diklat
tertib di Rumah Sakit Sumber Hurip Singkat
3) Konpetensi dan Kewenangan Staf Presentasi dan
(KKS) penjelasan Ketua Pokja KKS
- Teori dan tata cara penggunaan Singkat, pelatihan
APAR (Alat Pemadam Api dan praktek
Ringan)
- Teori dan tata cara melakukan
BHD (Bantuan Hidup Dasar)
4) Sasaran Keselamatan pasien (SKP) Presentasi dan
5) Pencegahan dan Pengendalian Infeksi penjelasan Ketua Pokja SKP
(PPI) Singkat Ketua Pokja PPI
6) Hak Pasien dan Keluarga (HPK)
Ketua Pokja HPK

8.2 ORIENTASI UNIT REKAM MEDIS

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
2– 5 1) Pengenalan Struktur Organisasi Unit Penjelasan Kepala Unit
Rekam Medis singkat, melihat RekamMedis dan
2) Pengenalan seluruh Staf di Unit Rekam dan mempelajari staf rekam medis
Medis dokumen regulasi, penanggung jawab
3) Pengenalan Ruang Kerja Rekam Medis teori dan praktek bagian pekerjaan

39
 4) Pengenalan Kegiatan Kerja di Unit yang disampaikan
Rekam Medis untuk dipahami
5) Mempelajari Seluruh Prosedur di Unit dan dipelajari.
Rekam Medis
6) Penginformasian tentang Penilaian
Kinerja di Unit Rekam Medis
7) Mempelajari tentang alur berkas rekam
medis rawat jalan dan rawat inap
8) Mempelajari tentang Penomoran
Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber
Hurip
9) Mempelajari tentang penamaan pasien
dalam Rekam Medis di Rumah Sakit
Sumber Hurip
10) Mempelajari tentang Sistem Penjajaran
rekam medis
11) Mempelajari tentang sistem
penyimpanan rekam medis
12) Mempelajari tentang penggunaan Out
Guide (Tracer) / Bon Peminjaman
13) Praktik Pengambilan dan penyimpanan
berkas rekam medis rawat jalan
14) Praktik Pengambilan dan penyimpanan
berkas rekam medis rawat Inap
15) Mempelajari kebijakan dan Prosedur
tentang Berkas Rekam Medis aktif dan
in aktif
16) Praktek Penyusutan berkas rekam
medis Rawat Jalan aktif ke in aktif
17) Praktek Penyusutan rekam medis
Rawat Inap
18) Praktek penyimpanan Berkas Rekam
Medis Rawat jalan dan Rawat Inap in
aktif kedalam rak digudang
penyimpanan in aktif
7 – 12 1) Mempelajari tentang Prosedur sensus Penjelasan Kepala Unit
Harian Rawat Jalan & IGD singkat, melihat RekamMedis dan
2) Praktik Mengerjakan Sensus Harian dan mempelajari staf rekam medis

40
 Rawat Jalan & IGD dokumen regulasi, penanggung jawab
3) Praktek menginput data Sensus Rawat teori dan praktek bagian pekerjaan
Jalan dan IGD Ke komputer dengan yang disampaikan
menggunakan microsoft excel untuk dipahami
4) Praktek Mengolah Data Hasil Input dan dipelajari.
data Sensus Rawat Jalan & IGD
5) Praktek Menyajikan Data Hasil Sensus
Rawat Jalan & IGD
6) Mempelajari tentang Prosedur sensus
Harian Rawat Inap
7) Praktik Mengerjakan Sensus Harian
Rawat Inap
8) Praktek menginput data Sensus Rawat
Inap ke komputer dengan menggunakan
microsoft excel
9) Mempelajari tentang Hari Perawatan
dan Lama dirawat
10) Praktek Mengolah Data Hasil Input
data Sensus Rawat Inap
11) Praktek Menyajikan Data Hasil Sensus
Rawat Inap
14 – 19 1) Mempelajari tentang Prosedur Kerja Penjelasan Kepala Unit
Analisis dan assembling singkat, melihat RekamMedis dan
2) Mempelajari tentang lembaran- dan mempelajari staf rekam medis
lembaran rekam medis yang digunakan dokumen regulasi, penanggung jawab
dalam Berkas Rekam Medis Pasien teori dan praktek bagian pekerjaan
rawat jalan dan rawat inap yang disampaikan
3) Mempelajari tentang Analisis KLPCM / untuk dipahami
Review Rekam Medis dan dipelajari.
4) Praktek Analisis dan assembling Berkas
Rekam Medis
5) Mempelajari tentang Alur Berkas
rekam Medis Rawat Jalan, IGD dan
Rawat Inap
6) Mempelajari tentang penomoran
formulir rekam medis
7) Mempelajari tentang susunan formulir
dalam berkas rekam medis rawat jalan,

41
 IGD dan Rawat Inap
8) Mempelajari ketersediaan / kebutuhan
harian berkas rekam medis rawat jalan,
IGD dan Rawat Inap
9) Praktek perakitan awal berkas rekam
medis rawat jalan, IGD dan rawat inap
21 – 26 1) Mempelajari tentang Prosedur Penjelasan Kepala Unit
pendaftaran pasien poliklinik singkat, melihat RekamMedis dan
2) Mempelajari tentang Prosedur dan mempelajari staf rekam medis
pendaftaran pasien IGD dokumen regulasi, penanggung jawab
3) Mempelajari tentang Prosedur teori dan praktek bagian pekerjaan
pendaftaran pasien sesuai cara bayar yang disampaikan
BPJS, Umum dan Asuransi untuk dipahami
4) Praktek Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan dipelajari.
5) Praktek Pendaftaran Pasien IGD
6) Mempelajari tentang Prosedur
pendaftaran pasien rawat inap
7) Mempelajari tentang proses pendaftaran
pasien umum dan BPJS rawat inap
8) Mempelajari tentang Prosedur
pendaftaran pasien Rawat Inap sesuai
cara bayar BPJS, Umum dan Asuransi
9) Mempelajari formulir yang harus diisi
oleh petugas pendaftaran
10) Praktek Pendaftaran Pasien Rawat Inap
28 – 33 1) Mempelajari tentang Prosedur Koding Penjelasan Kepala Unit
Diagnosa penyakit sesuai ICD 10 dan singkat, melihat Rekam Medis dan
Tindakan sesuai ICD 9 CM dan mempelajari staf rekam medis
2) Mempelajari tentang Prosedur Koding dokumen regulasi, penanggung jawab
Diagnosa Penyakit dan Tindakan sesuai teori dan praktek bagian pekerjaan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan, IGD yang disampaikan
dan Rawat Inap untuk dipahami
3) Mempelajari tentang Tata Cara input dan dipelajari.
koding kedalam SIMRS
4) Praktek Koding dan Penginputan
kedalam SIMRS
5) Mempelajari tentang prosedur
Indeksing
6) Mempelajari tentang jenis Indeksing

42
 7) Mempelajari Pengumpulan data,
pengolahan data dan penyajian data
indeksing
8) Praktek Indeksing
35 – 40 1) Mempelajari tentang pelaporan- Penjelasan Kepala Unit
pelaporan yang ada di Unit Rekam singkat, melihat Rekam Medis dan
Medis dan mempelajari staf rekam medis
2) Pengenalan pelaporan-pelaporan yang dokumen regulasi, penanggung jawab
dikerjakan secara manual teori dan praktek bagian pekerjaan
3) Pengenalan pelaporan-pelaporan yang yang disampaikan
dikerjakan secara komputerisasi untuk dipahami
4) Pengenalan pelaporan-pelaporan yang dan dipelajari.
dikerjakan Via SIMRS
5) Pengenalan Laporan Mutu di Unit
Rekam Medis
6) Praktek Pengumpulan data Informasi
kesehatan untuk bahan Pelaporan
7) Praktek Pengolahan data Informasi
Kesehatan
8) Praktek Penyajian data Informasi
Kesehatan untuk Laporan Internal
Maupun Eksternal
9) Mempelajari tentang Prosedur laporan
statistik rumah sakit
10) Praktek Pengumpulan data untuk
perhitungan statistik
11) Praktek Pengolahan data statistik,
Perhitungan Indikator Rumah Sakit
(BOR, ALOS, TOI, BTO, GDR, NDR)
12) Praktek Pembuatan Grafik Barber
Johnson
13) Praktek Penyajian data Laporan
Statistik untuk Internal Maupun
Eksternal
42 – 47 1) Mempelajari tentang Prosedur Klaim Penjelasan Kepala Unit
BPJS Rawat Jalan singkat, melihat Rekam Medis dan
2) Mempelajari tentang kebutuhan dan mempelajari staf rekam medis
dokumen dalam klaim BPJS Rawat dokumen regulasi, penanggung jawab
jalan teori dan praktek bagian pekerjaan

43
 3) Mempelajari tentang Input Klaim yang disampaikan
INA CBG’s untuk dipahami
4) Praktek Input Klaim INA CBG’s dan dipelajari.
Rawat Jalan
5) Praktek Pengumpulan Kebutuhan
Dokumen Klaim BPJS Rawat Jalan
6) Mempelajari tentang Prosedur Klaim
BPJS Rawat Inap
7) Mempelajari tentang kebutuhan
dokumen dalam klaim BPJS Rawat
Inap
8) Mempelajari tentang Input Klaim
INA CBG’s
9) Praktek Input Klaim INA CBG’s
Rawat Inap
10) Praktek Pengumpulan Kebutuhan
Dokumen Klaim BPJS Rawat Inap
49 - 54 1) Mempelajari tentang Prosedur Penjelasan Kepala Unit
Pembuatan Visum Et repertum singkat, melihat Rekam Medis dan
2) Mempelajari tentang Prosedur Klaim dan mempelajari staf rekam medis
Asuransi dokumen regulasi, penanggung jawab
3) Mempelajari tentang Klaim Asuransi teori dan praktek bagian pekerjaan
Jasa Raharja dan provider yang sudah yang disampaikan
Kerjasama dengan RS Sumber Hurip untuk dipahami
4) Praktek Pengurusan dan pembuatan dan dipelajari.
Visum Et repertum
5) Praktek Pengurusan dan Klaim
Asuransi Pasien
6) Praktek Pengurusan Klaim Asuransi
Jasa Raharja dan provider yang sudah
Kerjasama dengan RS Sumber Hurip
7) Mempelajari pengelolaan formulir
8) Praktek analisis formulir dan
konsultasi formulir
9) Praktek revisi formulir rekam medis
10) Mempelajari tata cara menggunakan
mesin percetakan
11) Praktek percetakan formulir

44
 BAB IX
PERTEMUAN ATAU RAPAT

9.1 RAPAT RUTIN INTERNAL

Rapat rutin di unit Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap hari Sabtu pada akhir bulan

45
 Jam : 09.00 s/d 13.00
Tempat : Ruang Unit Rekam Medis
Peserta : Kepala Bidang penunjang Medis, Seluruh staf rekam medis
Materi : a. Evaluasi Kinerja Unit Rekam Medis
b. Evaluasi kinerja unit rekam medis
c. Pembahasan permasalahan / studi kasus
d. Pengkajian Mutu yang ada di unit rekam medis
e. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan unit
rekam medis
f. Sosialisasi kebijakan (jika ada)
g. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada)

9.2 RAPAT KERJA ANTAR UNIT

Rapat kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap bulan pada minggu kedua
Jam : 09.00 s/d selesai
Tempat : Aula RS Sumber Hurip
Peserta : Direktur, Kepala Bidang Pelayanan Medis, Kepala Bidang Penunjang
Medis, Seluruh kepala unit / kepala bagian
Materi : a. Laporan dan Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian rumah
sakit dan pelayanan tiap unit / bagian
b. Pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit
c. Pembahasan mutu tiap unit
d. Pembahasan permasalahan / studi kasus
e. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi
f. Sosialisasi kebijakan baru

9.3 RAPAT INSIDENTIL

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan
diselesaikan segera
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh staf rekam medis
Materi : sesuai dengan masalah yang perlu dibahas

46
 BAB X
PELAPORAN

10.1 LAPORAN HARIAN

Laporan harian Internal Unit Rekam Medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

47
 2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah kunjungan pasien gawat darurat
4. Laporan rekam medis yang keluar perhari
5. Laporan sensus harian

10.2 LAPORAN MINGGUAN

10.2.1 Laporan mingguan Internal Unit Rekam Medis meliputi:
a. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
b. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
c. Laporan pelayanan tiap poliklinik
d. Laporan jumlah kunjungan pasien gawat darurat

10.2.2 Laporan mingguan Eksternal Unit Rekam Medis meliputi :

a. Laporan Surveilans Aktif Rumah Sakit mengenai penyakit mewabah atau
menular (yang berkaitan dengan bidang P2P)

10.3 LAPORAN BULANAN

Laporan BulananInternal Unit Rekam Medis meliputi:
a. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
b. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
c. Laporan pelayanan tiap poliklinik
d. Laporan jumlah kunjungan pasien gawat darurat
e. Laporan 10 besar penyakit rawat jalan
f. Laporan 10 besar penyakit rawat inap
g. Statistik bulanan
- Jumlah pasien masuk
- Jumlah pasien keluar
- Jumlah pasien dirujuk
- Jumlah pasien pulang APS (atas permintaan sendiri)
- Jumlah pasien meninggal < 48 jam
- Jumlah pasien meninggal > 48 jam
- Jumlah lama perawatan
- Jumlah lama dirawat
- BOR
- LOS
- TOI
- BTO
- GDR
- NDR

48
 h. Demografi Wilayah Kecamatan
i. Laporan Standar Pelayanan Minimal (SPM)
j. Indikator Mutu

Laporan mingguan Eksternal Unit Rekam Medis meliputi:

a. Laporan Surveilans Terpadu Penyakit (STP) ke Bagian P2P Dinas Kesehatan
Kabupaten Cirebon
b. Laporan RL 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan (online)
c. Laporan RL 5.2 Kunjungan rawat jalan SIRS-6 Kementrian Kesehatan (online)
d. Laporan RL 5.3 tentang 10 besar penyakit IRNA Kementrian Kesehatan (online)
e. Laporan RL 5.4 tentang 10 besar penyakit IRJ Kementrian Kesehatan (online)
f. Laporan Standar Pelayanan Minimal (SPM)

10.4 LAPORAN TAHUNAN

Laporan Tahunan Internal Unit Rekam Medis meliputi:
a. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
b. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
c. Laporan pelayanan tiap poliklinik
d. Laporan jumlah kunjungan pasien gawat darurat
e. Statistik tahunan
- Jumlah pasien masuk
- Jumlah pasien keluar
- Jumlah pasien dirujuk
- Jumlah pasien pulang APS (atas permintaan sendiri)
- Jumlah pasien meninggal < 48 jam
- Jumlah pasien meninggal > 48 jam
- Jumlah lama perawatan
- Jumlah lama dirawat
- BOR
- LOS
- TOI
- BTO
- GDR
- NDR

Laporan Tahunan Eksternal Unit Rekam Medis meliputi:

a. RL 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan)
Online

49
 b. RL 1.2 Indikator pelayanan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan) Online
c. RL 1.3 Tempat Tidur. kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan) Online
d. RL 2. Ketenagaan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
e. RL 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
f. RL 3.2 Rawat darurat SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
g. RL 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
h. RL 3.4 Kebidanan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
i. RL 3.5 perinatologi. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
j. RL 3.6 pembedahan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
k. RL 3.7 Radiologi. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
l. RL 3.8 Laboratorium. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
m. RL 3.9 Rehab Medik. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
n. RL 3.10 pelayanan khusus. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
o. RL 3.11 Kesehatan Jiwa. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
p. RL 3.12 keluarga berencana. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
q. RL 3.13 farmasi Rumah sakit. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
r. RL 3.14 Rujukan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
s. RL 3.15 Cara bayar. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
t. RL 4A penyakit rawat inap. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
u. RL 4B penyakit rawat jalan. SIRS-6 kementrian Kesehatan RI (online)
v. Laporan kunjungan dan statistik, Ketenagaan dll. (profil kesehatan Dinas
Kabupaten Cirebon)

10.5 LAPORAN INSIDENTIL

Laporan Insidentil Internal Unit Rekam Medis meliputi :
Bila terjadi kecelakaan kerja di Unit Kerja Rekam Medis, Dll

Laporan InsidentilEksternal Unit Rekam Medis meliputi :

Bila menemukan kasus penyakit menular / mewabah / KLB (keracunan makanan, dll)
segera melapor ke bagian P2P Dinas Kesehatan Kabupaten Cirebon

DIREKTUR RS SUMBER HURIP

50
 dr. Ati Setyowati
NIK. 011101003

51