Benedicta Elvirra Dheylamasta_18108241091_PGSD 4A

Tugas Manajemen Pendidikan

Manajemen Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

A. Lakukan observasi virtual bagian tata usaha di kampus ini! Deskripsikan tugas
pokok dan fungsi bagian tersebut!
1. Kabbag Tata Usaha
a. Mengkoordinasikan peenyusun program kerja Bagian dan mempersiapkan
rencana program kerja Fakultas (Penyusunan Rencana Kinerja
Tahunan/RKT)
b. Mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan Rencana Kinerja
Tahunan Fakultas dan Rencana Strategis (Renstra) Lima tahunan Fakultas
berdasarkan pedoman Universitas
c. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketata usahaan Fakultas
d. Mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program
kegiatan Fakultas
e. Mengkoordinasikan penyusunan saran alternatif di bidang Ketatausahaan
berdasarkan data dan informasi sebagai bahan masukan atasan
f. Menganalisis informasi yang berhubungan dengan kegiatan administrasi
ketatausahaan Fakultas sebagai bahan masukan atasan
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi persuratan Fakultas untuk
kelancaran pelaksanaan tugas berdasarkan ketentuan yang berlaku
h. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi rumah tangga, administrasi
perlengkapan, administrasi kepegawaian Fakultas berdasarkan ketentuan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas
 i. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi perencanaan, keuangan dan
akuntansi Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
j. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi akademik di lingkungan
Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
k. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni
di lingkungan Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas
l. Mengkoordinasikan layanan teknis di bidang Ketatausahaan di lingkungan
Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
m. Mengkoordinasikan penyusunan laporan bagian sesuai dengan hasil yang
telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
n. Mengkoordinasikan penyimpanan dokumen dan surat-surat di bidang
Administrasi Umum, Kepegawaian dan Perlengkapan, Keuangan dan
Akuntansi, Pendidikan dan Kemahasiswaan dan Alumni
o. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Kinerja Fakultas, Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Fakultas, Laporan
Pelaksanaan Program Kerja, bahan laporan Dies Natalis UNY
p. Mengkoordinasikan penyiapan bahan-bahan rapat dan sebagai notulen
Rapat Koordinasi dan pengembangan Fakultas serta melaksanakan
monitoring awal dan akhir perkuliahan sebagai bahan evaluasi
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Subbag Akademik Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun rencana program kerja Sub bagian pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan mempersiapkan penyusunan program
kerja bagian
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan dan perundang undangan di bidang
pendidikan
 c. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat
d. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan
ujian
e. Menandatangani surat bebas teori dan surat keterangan ujian
f. Menyusun rencana kebutuhan sarana pendidikan, perkuliahan, praktikum
dan pelaksanaan ujian
g. Melaksanakankan dan menyiapkan pemrosesan yudisium
h. Menyusun konsep kegiatan seminar, lokakarya, workshop, pertemuan
ilmiah sebagai masukan atasan
i. Melakukan kegiatan ujian, administrasi nilai, legalisasi KRS dan DHS
j. Melakukan pengarsipan dokumen dan surat di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat
k. Melaksanakan layanan rapat rapat di bidang pendidikan
l. Menyusun lapaoran subag dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Subbag Keuangan dan Akuntansi

a. Menyusun rencana dan program kerja subbagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana dan program kerja bagian
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
keuangan dan akuntansi yang berlaku
c. Melaksanakan penyusunan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) tingkat
Fakultas
d. Melaksanakan Penyusunan Rencana Kegiatan Penganggaran Terpadu
(RKPT) tingkat Fakultas
e. Melaksanakan monitoring kegiatan dan evaluasi kegiatan
f. Melaksanakan Penyusunan LAKIP tingkat Fakultas
g. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan anggaran bulanan
 h. Melaksanakan pemprosesan pencairan anggaran (melakukan penerimaan,
penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan
termasuk pemprosesan gaji pegawai)
i. Melaksanakan monitoring serapan anggaran serta evaluasi serapan
anggaran
j. Melaksanakan penyusunan arsip secara tertib dan laporan keuangan secara
berkala
k. Melaksanakan usulan revisi anggaran
l. Menyusun lapaoran subag dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

4. Subbag Umum, Kepegawaian dan Barang Milik Negara

a. Menyususn rencana dan program kerja Sub Bagian Umum, kepegawaian
dan Perlengkapan
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketata
usahaan, mengolah dan menganalisis data ketata usahaan, kerumah
tanggaan, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketata usahaan, kerumah
tanggaan, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas
e. Melaksanakan administrasi urusan kepegawaian yang meliputi menyusun
formasi pegawai, kenaikan pangkat, menyusun DUK, cuti, karis/karsu,
surat keputusan dan surat tugas dinas
f. Melakukan pemeliharaan, kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban
lingkungan
g. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan
h. Melaksanakan urusan kegiatan hubungan masyarakat dan kerjasama untuk
menunjang kegiatan fakultas
i. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan
pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas
j. Melakukan urusan inventarisasi dan pengelolaan barang milik negara
 k. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan
l. Menyusun lapaoran subag dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

B. Berikan opini/analisis terhadap layanan administrasi di kampus ini! Sebutkan

kelebihan dan kekurangannya! Beri saran-saran perbaikan!
a. Kelebihan
Menurut pendapat saya layanan yang diberikan sudah baik, dalam pengurusan
administrasi pun sudah direncanakan dengan sistem matang sehingga bisa berjalan
lancar sesuai dengan harapan, fasilitas yang disediakan sudah lengkap, ketika
mahasiswa mau mengajukan surat bisa diproses secara online sehingga kami datang
tinggal ngeprint dan ttd sehingga menghemat waktu.
b. Kekurangan
Beberapa staf dinilai kurang ramah terkadang hal tersebut membuat mahasiswa
malas untuk mengurus keperluan di subbag TU. Fasilitas perkuliahan ada beberapa
kurang terawat sehingga rusak, terkadang lupa belum diperbaiki. Kerumitan
pencairan pendanaan event yang membuat kewalahan.

Saran maupun perbaikan semoga layanan administrasi lebih baik lagi, staf yang ada
semakin ramah sehingga mahasiswa juga senang, fasilitas perlu pengecekan berkala agar
bisa langsung diganti/diperbaiki ketika mengalami kerusakan. Beberapa mengeluhkan soal
pencairan dana yang dianggap rumit, semoga tidak lagi rumit.

C. Perkembangan TIK di masa sekarang ini mengalami perkembangan yang cukup

pesat. Jelaskan implikasinya terhadap layanan ketatausahaan pendidikan! Beri
contoh!
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan adanya media elektronik ysng semakin lama semakin berkembang secara
pesat, maka penanganan surat dari intansi lain dapat dilakukan dengan mudah.
 Melalui media virtual yang tersedia dan dapat digunakan kapan saja dan dimana
saja.
2. Komunikasi Sekolah/Kampus
Komunikasi dapat dilakukan dengan media sosial maupun aplikasi khusus yang
dapat dibuat oleh ahli IT dengan tujuan tertentu sehingga dapat menjadi sarana yang
mempermudah kegiatan komunikasi. Bahkan kegiatan pembelajaran melalui media
virtual dapat dilakukan, meskipun dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala.
3. Pengiriman Surat
Pengiriman surat edaran maupun surat lain yang berkaitan dengan kegiatan
pendidikan dapat dilakukan dengan mudah melalui media virtual. Dengan
kemudahan yang tersedia ini dapat meminimalisir penggunaan biaya dalam
pembuatan dan pendistribusian surat.
4. Tatalaksana Arsip
Penyimpanan arsip yang dilakukan dengan media elektronik yang tersedia tentunya
memudahkan staf dalam menyimpan maupun mencari data. Hal ini disebabkan
karena penyimpanan dilakukan dalam media elektronik sehingga tidak
membutuhkan tempat yang luas, tidak akan rusak, dan mudah untuk dicari.