Siklus Pengolahan Data PDF
Siklus Pengolahan Data PDF
Dosen Pengampu:
Disusun oleh:
KELOMPOK 4
TINGKAT II AKUNTANSI 1
A. Pengolahan Data
Data adalah setiap kumpulan fakta. Contoh: laporan penjualan, gambaran tentang
persediaan, nilai test, nama dan alat pelanggan, laporan cuaca, foto-foto, gambar-gambar,
peta. Data dapat bersifat numeris (data angka): laporan penjualan, laporan persediaan, nilai
test, atau dapat juga bersifat non numeris: nama, alamat pelanggan, gambar, dll.
Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna.
Pengolahan data ini tidak hanya berupa perhitungan numeris tetapi juga operasi-operasi
seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Secara umum
kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau
komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual.
B. Sistem Pengolahan Data
Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama yakni input, proses (pengolahan) dan output.
Input: Didalam langkah ini data awal atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk
yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada
pengolahan mesin.
Proses: Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan
informasi yang lain untuk menghasilkan datadalam bentuk yang lebih dapat digunakan.
Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengoahan dasar terentu.
Output: Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk
data output tergantung pada penggunaan data tersebut untuk pengolahan selanjutnya.
Contoh : Pada suatu semester seorang dosen memeberikan tiga buah nilai (Tugas, UTS,
UAS). Pada akhir semester nilai-nilai tersebut harus diproses dan laporan akhir untuk
mata kuliah yang diampu oleh dosen tersebut disampaikan ke BAAK.
Yang menjadi data input dalam hal ini adalah nim, nama mahasiswa dan ketiga nilainya.
Input ini biasanya dicatat dalam buku dosen tersebut dengan urut NIM. Dosen tersebut
kemudian mengolah data input dengan menentukan nilai akhir dengan perhitungan 20% x
nilai tugas + 30% x nilai UTS + 50% x nilai UAS. Nilai akhir hasil pengolahan ini
selanjutnya merupakan nilai mahasiswa terhadap mata kuliah yang diikutinya
disampaikan ke BAAK dalam bentuk daftar yang terdiri dari NIM, nama mahasiswa dan
nilai akhir yang disusun urut NIM.
Originasi : Langkah ini merupakan proses pengumpulan data original (data asli/mentah).
Catatan original dari data ini disebut sumber dokumen . Sebagai contoh, sumber dokumen
dari contoh kasus perhitungan nilai diatas adalah berkas test para mahasiswa yang telah
diberi nilai. Perlu diperhatikan bahwa jika ada pernyataan mengenai nilai akhir
mahasiswa, kita dapat melihat kembali dokumen sumber (berkas test para mahasiswa)
dan memeriksa barangkali ada kesalahan yang telah dibuat selama langkah ini dilakukan.
Distribusi : Langkah ini merupakan pendistribusian data output. Catatan dari data output
ini sering disebut sebagai dokumen laporan. Sebagai contoh, dokumen daftar nilai akhir
dari dosen yang diserahkan ke BAAK. Tanda panah yang berasal dari kotak distribusi
kembali ke kotak originasi menunjukkan bahwa dokumen laporan mungkin dapat
menjadi dokumen sumber untuk pengolahan data berikutnya.
Penyimpanan (Storage) : Langkah ini merupakan langkah yang amat penting di dalam
setiap prosedur pengolahan data. Hasil Pengolahan data seringkali ditempatkan di dalam
penyimpanan untuk digunakan sebagai data input untuk diolah pada waktu yang
berikutnya. Dua anak panah diantaa kotak proses dan kotak storage menunjukkan
interaksi dari kedua langkah ini. Sekumpulan data yang membentuk satu kesatuan di
dalam penyimpanan disebut file. Biasanya sebuah file terdiri dari kumpulan record,
dimana masing-masing record berisi item data yang sama. Selanjutnya kumpulan file-file
yang saling berhubungan disebut data base.
Contoh : Sebagaimana besar perusahaan menyimpan file induk penggajian yang berisi
catatan-catatan gaji para pegawainya. Item data pada setiap record mungkin meliputi nama
pegawai, nomor KTP, tingkat upah , upah dan potongan. File tersebut digunakan bersama
dengan kartu presensi pegawai untuk memproses gaji mingguan.
Dokumen sumber adalah kartu presensi. Data input terdiri dari jumlah jam kerja
sebagaimana ditunjukkan dalam kartu presensi, bersama dengan file induk penggajian.
Output yang ditentukan selama siklus pengolahan, adalah keterangan mengenai gaji,
tunjangan, potongan gaji bersih bersama dengan hasil pengubahan file gaji. Dokumen
laporan adalah slip gaji karyawan yang biasanya diberikan kepada masing-masing karyawan
yang berisi besarnya upah dan potongan.
Sistem pengolahan data dengan mempergunakan komputer pada dasarnya bisa dibagi
dalam enam tipe, yaitu tumpuk (batch oriented), sistem realtime, sistem data base, sistem
distribusi, sistem komunikasi dan sistem time sharing. Dalam bab ini akan diuraikan lima
sistem, yaitu:
Sistem tumpuk (batch oriented), sesuai dengan namanya ungkapan “tumpuk” berarti
merupakan himpunan dokumen transaksi. Jadi pada dasarnya sistem tumpuk ini hanya
memproses suatu data hanya setelah data itu terkumpul atau tertumpuk lebih dulu. Jarak
waktu yang diperlukan untuk menumpuk itu bisa satu hari, satu minggu ataupun satu
triwulan. Suatu tumpukan diproses oleh CPU sekaligus untuk menghasilkan dokumen
yang diinginkan atau untuk memperbaharui file-file bisnis. Setelah suatu tumpukan data
selesai diproses CPU bisa memproses tumpukan berikutnya.
Sistem real time, yaitu periode yang diperlukan suatu sistem yang harus menghasilkan
suatu informasi untuk menjawab suatu pertanyaan atau menyajikan suatu informasi
kepada seorang pengambil keputusan. Makna yang tepat untuk real time juga dipersulit
karena keadaan-keadaan tertentu, dengan demikian real time untuk seorang pengambil
keputusan akan berbeda dengan real time pengambilan keputusan lainnya, meskipun
keputusannya bertipe sama.
Sistem inquiry, merupakan sistem yang lebih umum dibandingkan dengan sistem
dispatching, sistem ini pada dasarnya dilengkapi dengan kemampuan untuk menjawab
seperangkat pertanyaan dalam jumlah yang terbatas. Contoh sistem ini adalah sistem
point of sales (POS) dan sistem transfer dana elektronik.
Sistem dispatching, pada dasarnya sistem ini hanya mampu menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang diajukan dari terminal, akan tetapi juga mampu mengupdate file-file
komputer bersangkutan yang kemudian menggerakkan petugas untuk melaksanakan suatu
tindakan.
Sistem data base, merupakan suatu kumpulan data yang tidak berganda dan saling berkait
yang siap digunakan sebagai input bagi program-program aplikasi pemakai.
Siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan yaitu:
Pemasukan data (data input): Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk
yang dapat diproses oleh komputer (machine processable form). Untuk memudahkan
pemrosesan selanjutnya input data perlu disiapkan sebagai berikut:
Klasifikasi dengan memberikan kode (nomor rekening, kode departemen, dll).
Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan untuk mencegah
terjadinya kesalahan pemasukan data lebih efisien dan lebih murah dibandingkan
dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang terjadi.
Pengiriman data (transmittal) dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Salah satu cara
untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen sumber. Contohnya:
surat pesanan penjualan, faktur penjualan, dll.
Penyimpanan data (data storage): Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus
diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien. Ada 4 konsep
dasar penyimpanan data yaitu:
Entity adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.
Atributes adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity.
Characalahters adalah huruf atau angka.
Data value adalah kombinasi karakter yang memiliki makna.
Pengolahan data (data processing): Aktivitas data yang paling sering dilakukan adalah
pemeliharaan data yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang
tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah:
Penambahan (additions), yaitu memasukkan data baru kedalam file.
Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data dari dalam file.
Pembaruan (updates), yaitu pembaruan data umumnya dilakukan dengan
menambah atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi.
Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan pembaruan
secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dll.
Akses data
Data yang tersimpan dapat diakses yaitu diperbarui, disimpan dan dipanggil dengan
menggunakan alat identifikasi (identifer) berupa elemen data (field) yang disebut kunci
(key). Ada dua jenis kunci, yaitu kunci utama (primary key) yaitu kunci yang bersifat
unik dan kunci pendukung (secondary key) yaitu kunci berupa elemen lain yang
meskipun tidak unik digunakan untuk mengidentifikasi record. Sebagai contoh key: