4.

Pengendalian Dokumen
4.1 Persetujuan, Pengeluaran dan Pengendalian Dokumen
Kriteria Audit Tindakan atau Dokumen terkait
Tindakan:
4.1.1. Dokumen K3 mempunyai identifikasi - Dokumen K3 dipelihara dan didokumentasi
status, wewenang, tanggal pengeluaran - Status dokumen bisa berupa nomor khusus,
dan tanggal modifikasi. wewenang bisa berupa siapa personil yang
menyetujui dokumen, terdapat tgl pengeluaran
dan modifikasi dimana terjadi perubahan

Dokumen:
- Prosedur / Standar komponen dokumen
- Arsip penomoran
- Surat Tugas
- Arsip daftar pengeluaran dokumen

4.1.2. Penerima distribusi dokumen Tindakan:

tercantum dalam dokumen tersebut. - Ada sistem dokumentasi penerimaan dokumen
- Ada daftar distribusi penerimaan dokumen

Dokumen:
- Prosedur penerimaan dokumen
- Arsip daftar distribusi penerimaan dokumen

4.1.3. Dokumen K3 edisi terbaru disimpan Tindakan:

secara sistematis pada tempat yang - Dokumen disimpan pada lokasi tertentu yang
ditentukan. telah ditetapkan sebelumnya
- Adanya sistem informasi yang sempurna

Dokumen:
- Sistem informasi pendataan dokumen (dapat
melalui software atau hardware)
- Arsip data lokasi penyimpanan

4.1.4. Dokumen usang segera disingkirkan Tindakan:

dari penggunaannya sedangkan - Adanya sistem informasi yang sempurna untuk
dokumen usang yang disimpan untuk dokumen lama dan dokumen baru
keperluan tertentu diberi tanda khusus. - Perusahaan harus memastikan bahwa dokumen
K3 yang sedang beredar adalah dokumen
terbaru/revisi terakhir. Bila disimpan maka
diberi tanda misalkan “obselete”
 Dokumen:
- Sistem informasi pendataan dokumen baru dan
lama (penomoran/penyimpanan)
- Prosedur klasifikasi dokumen baru dan lama
- Prosedur penyimpanan dokumen baru dan lama

4.2 Perubahan dan Modifikasi Dokumen

Kriteria Audit Tindakan atau Dokumen terkait

4.2.1. Terdapat sistem untuk membuat, Tindakan:

menyetujui perubahan terhadap - Ada prosedur untuk melakukan perubahan
dokumen K3. terhadap suatu dokumen. Bila pernah berubah
tunjukan catatan perubahan tsb.
- Adanya petugas yang bertanggungjawab
membuat dan menyetujui perubahan dokumen

Dokumen:
- Prosedur perubahan dokumen
- Catatan / disposisi perubahan dokumen
- Surat Tugas

4.2.2. Dalam hal terjadi perubahan diberikan Tindakan

alasan terjadinya perubahan dan tertera - Pada dokumen yang telah berubah biasanya
dalam dokumen atau lampirannya dan dilampirkan keterangan perubahan yang
menginformasikan kepada pihak dilakukan, tgl modifikasi dan siapa yang
terkait. menyetujui perubahan tsb.
- Adanya sistem yang jelas untuk perubahan
dokumen K3 dan disebarluaskan kepada pihak
terkait

Dokumen
- Prosedur perubahan dokumen K3
- Prosedur distribusi dokumen K3
- Arsip data perubahan dokumen
(notula/disposisi/catatan)

4.2.3. Terdapat prosedur pengendalian Tindakan

dokumen atau daftar seluruh dokumen -
yang mencantumkan status dari setiap
dokumen tersebut, dalam upaya
mencegah penggunaan dokumen yang -
usang.
Perusahaan memiliki suatu daftar yang berisi
semua judul dokumen K3 yang dipergunakan
termasuk statusnya (misalkan revisi keberapa)
Adanya sistem yang jelas pengendalian prosedur
baru dan lama dan disebarluaskan kepada pihak
terkait
 Dokumen
- Arsip daftar judul dokumen dan statusnya
- Sistem informasi dokumen
- Prosedur pengelolaan dokumen baru dan lama
- Prosedur distribusi dokumen