STANDART OPERATIONAL PROCEDURE

AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

AUDIT INTERNAL

Dibuat Oleh, Direview oleh, Disahkan oleh

1
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

Riwayat Perubahan Dokumen

Revisi Tanggal Revisi Uraian Oleh

2
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

DAFTAR ISI
1. TUJUAN...........................................................................................................................4

2. RUANG LINGKUP............................................................................................................4

3. REFERENSI......................................................................................................................4

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal............................................4

3.2 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal...........................................4

3.3 Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3......................4

3.4 Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal..........................................................4

4. DEFINISI..........................................................................................................................4

4.1 Audit Internal.................................................................................................................4

4.2 Program Audit Internal...................................................................................................4

4.3 Rencana Audit................................................................................................................4

4.4 Auditor..........................................................................................................................5

4.5 Auditee..........................................................................................................................5
3
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

4.6 Temuan Audit.................................................................................................................5

4.7 Ketidaksesuaian..............................................................................................................5

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB..............................................................................5

5. 1 Pembuatan Program Audit Internal..................................................................................5

5. 2 Persiapan Pelaksanaan Audit Internal...............................................................................6

5. 3 Pelaksanaan Audit Internal..............................................................................................6

5. 6 LAMPIRAN......................................................................................................................8

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan
bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk
mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara
baik dan terencana.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit,
penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil
temuan audit.

3. REFERENSI
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal.
3.2 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal.
3.3 Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3.
3.4 Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.

4. DEFINISI
4
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

4.1 Audit Internal

Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat
kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan
persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

4.2 Program Audit Internal

Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.
4.3 Rencana Audit
Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim
audit.

4.4 Auditor
Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah
mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011.

4.5 Auditee
Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.
4.6 Temuan Audit
Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta
saran untuk peningkatan/ perbaikan.

4.7 Ketidaksesuaian
Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan
persyaratan/prosedur yang berlaku.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

5. 1 Pembuatan Program Audit Internal
i. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program
Audit Internal (FR-PT-SJF-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan
oleh General Manager.

5
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

ii. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu
pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit
pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang
diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.

iii. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan PT. Sumunar Jaya Food
Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.

iv. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim
auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.

v. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam
penerapan Sistem Manajemen Terpadu.

5. 2 Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

i. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-
SJF03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum
pelaksanaan.

ii. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit
Internal (FR-PT-SJF-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan.

iii. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk
personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang
akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit

iv. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus
menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian
Rencana Pelaksanaan Audit Internal.

5. 3 Pelaksanaan Audit Internal

6
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

i. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang

dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan
memastikan jadwal audit.
ii. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee,
meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee
atau pekerja dan observasi di lapangan.

iii. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat
pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-SJF-
0306) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-SJF-
0401).

iv. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan
audit yang ditemukan kepada auditee.

5. 4 Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal

i. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-SJF-03-04) disusun Ketua Tim Auditor
paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan
Audit Internal (FR-PT-SJF-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan (FR-PT-SJF-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada
Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-
SJF03-05).

ii. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai
bahan untuk Tinjauan Manajemen.

iii. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-SJF- 04-01) yang
dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT.

5. 5 Pemantauan Tindakan Perbaikan

i. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup
sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen.

7
 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
AUDIT INTERNAL
PT. SUMUNAR JAYA FOOD
No.Dok. : Tgl. Efektif :

Revisi : Halaman :

ii. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif
melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor
dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada
auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor.

iii. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-
PTSJF-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut
Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-SJF-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai
selanjutnya.

iv. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit
kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera
membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-SJF-04-01) yang baru
dan disampaikan kepada Auditor.
v. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman
Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-
PTSJF-03-05).

5. 6 LAMPIRAN
6.1. Formulir Program Audit Internal (FR-PT-SJF-03-01)
6.2. Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-SJF-03-02)
6.3. Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-SJF-03-03)
6.4. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-SJF-03-04)
6.5. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan
/ Ketidaksesuaiaan (FR-PT-SJF-03-05)
6.6. Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-SJF-03-06)

8
 Dibuat Oleh

Tanggal

9
 No. formulir : FR-PT-SJF-03-02
No. revisi : 00
JADWAL AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman :

Hari / Tanggal
No. Bidang Auditee Auditor Internal Lokasi Waktu

10
11
 FORMULIR CHECKLIST AUDIT No. formulir : FR-PT-SJF-03-03
No. revisi : 00 :
INTERNAL Tanggal April :
Halaman

Tanggal : Lokasi :
No Item Cek/ Verifikasi Ref Auditee Hasil * Ket
.

Catatan : *) beri tanda √ bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai
NC : No Conformity Obs
: Observation
Auditor

( )

12
 LAPORAN PELAKSANAAN No. : FR-PT-SJF-03-04
formulir : 00
AUDIT INTERNAL KE…….. No. revisi
TAHUN………. Tanggal :
Halaman April :

1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d

_____________________________
2. Susunan Tim Auditor : Ketua :
_______________________________________
Anggota :
_______________________________________
Anggota :
_______________________________________
3. Hasil Audit :
Hasil Audit
Klausul *) /
Aktivitas yang diaudit Tidak Keterangan
Dok Ref. Sesuai
Sesuai

4. Saran untuk Perbaikan :

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

Dibuat oleh,

___________________

13
 FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT No. formulir
No. revisi
: FR-PT-SJF-03-05
: 00
PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN Tanggal : April Halaman :

Status per tanggal : Sumber* : ....................................

Uraian Penanggung
No. Ketidaksesuaian Rencana Tindaklanjut Target Waktu Selesai Jawab Status Keterangan
/Permasalahan

*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya Dibuat oleh,

14
 ..................

15
 No. formulir : FR-PT-SJF-03-06
No. revisi : 00
TEMUAN AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman :

Lokasi Audit : Tanggal :

No. Area/ Uraian Temuan Kategori Ref. klausul/ elemen/ Ket

Bagian Temuan dokumen
NC Obs

Ket:
NC : No Conformity
Obs : Observation

Auditor,

( )

16