PENGANTAR

Pengelolaan pemeliharaan merupakan tanggung jawab masyarakat pemanfaat

yang dikelola oleh Tim Pengelola Pemeliharaan Prasarana (TP3), sehingga dalam

menjalankan tugasnya perlu dilengkapi dengan kegiatan administrasi yang tertib

agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

Selanjutnya pedoman administrasi ini disusun dengan maksud untuk

mendukung agar kegiatan pemeliharaan prasarana desa yang dilaksanakan di setiap

desa, khususnya desa yang pernah mendapat bantuan PPK dapat dicatat dengan

tertib, sehingga sewaktu-waktu bagi siapapun yang ingin belajar dan ingin

mengetahui informasi kegiatan pemeliharaan dapat dengan mudah mendapatkannya.

Panduan ini memang dibuat sangat minimal, namun terkandung harapan

bahwa pada masa yang akan datang banyak desa dapat mengembangkannya sesuai

dengan kebutuhan dan kemajuan yang dicapai oleh desa-desa yang bersangkutan.

Yang perlu digarisbawahi sebagai pesan pemeliharaan adalah sebagai

berikut:

1. Bagi desa yang belum mempunyai sumber dana, maka tetap harus membuat

administrasi pengelolaan pemeliharaan, terutama catatan kegiatan dan

partisipasi masyarakatnya. Telah terbukti banyak desa yang memulai

kegiatannya tidak dengan dana, tetapi dengan keaktifan pengurus serta

masyarakatnya sehingga pada suatu saat dapat berkembang dimana akhirnya

masyarakat berswadaya dalam biaya.

2. Bagi desa yang sejak awal telah mempunyai sumber dana, maka administrasi

pengelolaan pemeliharaan harus dibuat tertib sejak awal, selain itu diharapkan

arah dari pemeliharaan pada suatu saat dapat ditingkatkan pada skala yang

lebih besar yaitu untuk mengembangkan prasarana baik kuantitas maupun

kualitasnya.

Demikian pedoman administrasi pengelolaan pemeliharaan ini disusun dan

diharapkan dapat membantu desa dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan

prasarananya.
 PEDOMAN SINGKAT

ADMINISTRASI PEMELIHARAAN

PRASARANA DI DESA

PRINSIP DASAR

A. Administrasi dikerjakan oleh Tim Pengelola Pemeliharaan Prasarana (TP3)

B. TP3 mengerjakan administrasi secara terbuka

C. Pelaksanaan administrasi Pemeliharaan dikerjakan secara disiplin

TUJUAN ADMINISTRASI

A. Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang tertib.

B. Tiap saat dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran dana Kegiatan

Pemeliharaan.

C. Sebagai pertanggunganjawaban terhadap pemeriksaan dari masyarakat, Tim

Pemeliharaan, Konsultan dan atau Instansi yang berwenang.

D. Untuk pengendalian, baik jumlah volume pekerjaan maupun penggunaan dananya.

KETENAGAKERJAAN

A. Semua orang yang bekerja, dibiayai dan atau kerja bakti (gotong

royong) harus dicatat pada Buku Kegiatan Pemeliharaan.

B. Utuk pemakaian tenaga yang dibiayai maka pembayaran dapat

dilakukan dengan dua cara, yaitu Sistem Harian dan Sistem Upah Borongan

SUMBER DANA

A. Setiap penerimaan dana dari manapun asalnya, TP3 menyiapkan kuitansi

penerimaan sesuai jumlah dana yang diterima. Kemudian dana tersebut dicatat

oleh Bendahara TP3 dan dilaporkan UPK atau PJOK, dan atau selanjutnya

disimpan dalam tabungan di Bank yang disepakati.

B. Untuk penarikan dana, TP3 menyiapkan kuitansi, dan Rencana Penggunaan Dana /

Laporan Penggunaan Dana yang telah diperiksa dan disepakati.

C. Bila penarikan dana dari Bank (bagi dana yang disimpan di Bank) harus sesuai

dengan kebutuhan yang segera dibayarkan dan dicantumkan dalam Rencana

Penggunaan Dana (RPD), dan bila ada kelebihan/sisa pemakaian wajib dilaporkan

ke Bendahara TP3 untuk disimpan kembali.

D. Bukti pembayaran oleh Bank harus disimpan dan segera di bukukan pada Buku

Kas Harian.

PEMBUKUAN

A. TP3 wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran dana secara

terperinci selambat-lambatnya satu hari sesudah dilakukan transaksi.

B. Pembukuan dilakukan sesuai FORM terlampir.

C. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan pada tanggal yang tetap ditandatangani

oleh Bendahara, dan Ketua, dan diketahui wakil masyarakat

D. Bukti-bukti pembayaran / kuitansi diberi nomor sesuai nomor bukti pada Buku

Kas Harian.

E. Setiap bukti pengeluaran dan pemasukan dijilid beserta lampiran bukti-bukti

pambayaran dan nota-nota penerimaan barang sesuai urutan nomor bukti, untuk

disimpan di TP3.

F. Didalam Buku Kas Harian tidak boleh ada Tip-Ex atau penghapusan. Jika ada

kesalahan, dicoret dan dikoreksi, kemudian diparaf oleh Bendahara.

G. Semua bukti-bukti disimpan di TP3.

H. Pembukuan dan bukti-bukti dapat diperiksa sewaktu-waktu oleh masyarakat,

Konsultan ataupun instansi yang berwenang.

PELAPORAN

A. TP3 wajib membuat laporan bulanan yang terdiri :

A.I. Laporan Kegiatan Pemeliharaan (Form LKP)

A.II. Laporan Fisik dan Biaya (Form LFB)

B. Laporan dibuat oleh sekretaris TP3 dan ditandatangani oleh Ketua, kemudian

dikirim kepada UPK

PENGARSIPAN

A. TP3 wajib menyimpan arsip kegiatan dan sewaktu-waktu dapat dilihat oleh siapa

saja yang perlu informasi tentang kegiatan pemeliharaan.

B. Dokumen yang harus disimpan termasuk :

 Berita Acara Pembentukan TP3 beserta Struktur Organisasi

 Berita Acara Penetapan TP3

 Rencana Pemeliharaan

 Notulen-notulen rapat

 Buku Kas Harian, bukti pengeluaran dan penerimaan dana, termasuk

pinjaman/ pelunasan

 Laporan Bulanan Kegiatan Pemeliharaan

 Dokumen lainnya.

KETERBUKAAN

A. TP3 wajib memasang dan mengumumkan kepada masyarakat pemanfaat

prasarana tentang rencana pemeliharaan.

B. Keputusan-keputusan penting harus dilaksanakan secara masyarakat antara TP3

dan pemanfaat prasarana.

C. Bagi desa yang belum terbentuk TP3, maka perlu Konsultan wajib memberi

penjelasan (sosialisasi) masalah pemeliharaan prasarana desa kepada semua

lapisan masyarakat, khususnya pemanfaat, dan membentuk TP3.

D. Bagi desa yang sudah terbentuk TP3, maka konsultan wajib melakukan

pemantauan, pemeriksaan kinerja TP3 dan apakah sudah terdapat administrasi

pengelolaan pemeliharaan.