JAWATANKUASA PENGURUSAN SOKONGAN AKADEMIK

PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH SOKONGAN
TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK
KETUA JAMINAN KUALITI
SETIAUSAHA

BIL JAWATANKUASA BIDANG TUGAS

1.0 UNIT HAL EHWAL PELAJAR
1. Ketua Unit TUGAS KETUA UNIT
2. Setiausaha  Merancang, melaksana, memantau dan menyelia hal ehwal murid
termasuk pengambilan dan pendaftaran pelajar
 Merancang, melaksana, memantau dan menyelia urusan disiplin,
kepimpinan dan kebajikan pelajar
 Menyelia dan menilai program perlindungan pelajar, program
mencegah penyalahgunaan dadah dan lain-lain di peringkat kolej.
 Mengurus dan merekod data pelajar
 Mengurus, menyelaras dan melaksanakan pengesanan pelajar
(Kehadiran)
 Menyemak BUKU KAWALAN DAN BUKU BANCI setiap minggu dan
ambil tindakan terhadap pensyarah yang tidak melaksanakan
tanggungjawab mereka.
 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari semasa ke semasa.
TUGAS SETIAUSAHA
 Mengadakan mesyuarat induk bagi unit dibawah Unit Hal Ehwal
Pelajar.
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha kepada Ketua Unit Hal Ehwal
Pelajar.
 Menyediakan minit mesyuarat induk Unit Hal Ehwal Pelajar.
 Mewujudkan AJK Pengambilan pelajar.
 Mewujudkan AJK Pendaftaran pelajar baru.
 Membantu KU HEM dalam melaksanakan program/aktiviti yang
berkaitan dengan pelajar.
 Mengumpulkan semua laporan di bawah unit HEM.

1.1 LEMBAGA TATATERTIB / DISIPLIN PELAJAR

1. Setiausaha TUGAS SETIAUSAHA
2. AJK.  Mengadakan mesyuarat lembaga tatatertib/ disiplin pelajar jika terdapat
i. Semua Ketua Jabatan kes disiplin.
ii. TPA  Mencatat minit mesyuarat lembaga disiplin
iii. KJK  Membentangkan kes/ isu disiplin yang berlaku
iv. KU HEM  Mencatatkan keputusan mesyuarat berkaitan sesuatu kes yang berlaku
v. KU ASRAMA  Menghantar surat tindakan hasil dari mesyuarat tersebut.
vi. Kaunselor
TUGAS AJK

1
  Memberikan pandangan terhadap isu/kes yang dibincangkan.
 Menyemak bukti yang disertakan
 Menyatakan persetujuan terhadap hukuman yang dicadangkan
 Bersetuju juga dengan keputusan yang dijatuhkan oleh Pengarah
1.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN DISIPLIN

1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS

2. Setiausaha
 Memastikan undang-undang dan peraturan kolej dikuatkuasakan.
3. AJK
 Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes – kes pelajar yang
melanggar peraturan-peraturan tatatertib dan salahlaku dengan
merujuk kepada KU HEM atau Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik.
 Memastikan pelajar tidak terlibat dan terpengaruh dengan kegiatan anti
sosial.
 Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai murni dalam
pembentukan sahsiah pelajar
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurang dua bulan sekali.
 Memastikan AJK melaksanakan tugas dengan berkesan.
 Memanggil Lembaga disiplin bermesyuarat untuk menjatuhkan sesuatu
hukuman.
 Menyemak buku laporan bertugas dan menghantar kepada KU HEM
/Timbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk semakan

TUGAS SETIAUSAHA
 Mengadakan mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Disiplin
 Menyediakan program dengan berbincang dengan AJK.
 Memastikan program dapat dilaksanakan dengan jaya dan berkesan.
 Mencatatkan setiap kesalahan pelajar dalam buku catatan salah laku
pelajar.
 Mencatatkan salah laku tertentu dalam SSDM setiap hari Jumaat.
 Serahkan satu salinan borang salah laku pelajar kepada KU HEM/
Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
 Buat analisa setiap minggu dan serahkan kepada KU HEM/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik.

2
 TUGAS AJK
 Memastikan penerapan nilai-nilai murni.
 Mengambil tindakan kes salah laku setelah berbincang dengan KU
HEM/ Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
 Mencatatkan semua kes disiplin dalam borang/buku laporan disiplin.
 Menghubungi pihak polis dengan kebenaran pengarah.
 Bersedia bertugas pada bila-bila masa terutama Hari Pendaftaran, Hari
Sukan dan Majlis-majlis Kolej.
 Menjalankan rondaan dan membantu pensyarah bertugas.
 Menyelia/ pemeriksaan mengejut masalah pelajar luar;
a. Ponteng kuliah.
b. Aktiviti/kegiatan pelajar luar
- Kumpulan motor 2 kali setahun
- Kumpulan merokok
 Jawatankuasa mesyuarat kes-kes salah laku pelajar.
 Memaklumkan setiap salahlaku pelajar kepada SETIAUSAHA
untuk direkodkan dalam rekod disiplin(Data SSDM)
 Mengenalpasti dan mengawal permasalahan disiplin pelajar
 Merekodkan salah laku pelajar.
 Memastikan semua pensyarah adalah Pensyarah Disiplin dalam
menguatkuasa peraturan kolej.
 Menjalankan hukuman yang dibenarkan dalam buku panduan
disiplin dan surat pekeliling KPM.
 Setiap kes yang berlaku perlu diselesaikan oleh unit disiplin kecuali
kes-kes berat yang perlu diambil tindakan oleh TPSA atau Pengarah
 Melaporkan salah laku pelajar kepada Pengarah atau Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik dan juga KU HEM.

1.3 JAWATANKUASA KECERIAAN, KEBERSIHAN DAN KESELAMATAN (3K)

1. Penyelaras TUGAS SETIAUSAHA

2. Setiausaha  Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kalisetahun.
3. AJK  Melaksanakan tugas sebagai setiausaha.
 Bekerjasama dalam melaksanakan program yang
 telah dirancang.
 Mengumpulkan laporan program dan serahkan satu salinan kepada
TPSA
 Mengemaskini fail induk di bilik Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik.
 Menghantar laporan Bilik Kemas Diri (Tandas) ke PPD Temerloh dua
kali setahun (Jun & Nov).
TUGAS AJK
 Melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.
 Memastikan bilik-bilik menepati paiwaian .
 Menyediakan peraturan dan borang pemantaun bilik-bilik tersebut.
 Membuat analisa pertandingan bilik-bilik tersebut.

3
1.4 JAWATANKUASA KESELAMATAN PELAJAR

1. Penyelaras TUGAS SETIAUSAHA

2. Setiausaha  Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun.
3. AJK  Melaksanakan tugas sebagai setiausaha.
 Mengumpulkan semua laporan program/aktiviti.
 Mengemaskini fail induk di bilik Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik

i. Insuran dan Kebajikan TUGAS AJK

 Menguruskan sebarang sumbangan untuk pelajar yang layak
mendapat sumbangan
 Mengumpulkan senarai nama pelajar anak yatim dan pelajar miskin.
 Berusaha untuk mencari bantuan untuk membantu pelajar yang ditimpa
musibah
 Menguruskan insuran pelajar ke pejabat Kolej dan juga dengan
syarikat Etiqa.
 Mengadakan lawatan ke rumah pelajar yang ditimpa musibah atau
pelajar yang bermasalah, jika perlu.

ii. Keselamatan Pelajar  Mengadakan peraturan keluar masuk kolej dan di pamerkan ditempat
yang mudah untuk dilihat oleh pelajar dan juga warga kolej serta
tetamu yang datang.
 Sentiasa memastikan persekitaran kolej selamat untuk semua warga
kolej.
 Membuat pemeriksaan terhadap pelajar ketika masuk ke kolej.
 Menyemak dan memantau pelajar yang membawa kenderaan ke kolej(
bekerjasama dengan unit disiplin).
 Menyediakan rekod pelajar yang membawa kenderaan.

iii. Kesihatan Dan Rawatan  Mengadakan program kesihatan dan rawatan.

 Mengumpul dan merekod data pelajar yang berpenyakit merbahaya.
 Mengambil tindakan semasa lawatan Pegawai Kesihatan.
 Menyediakan peraturan untuk mendapatkan rawatan.
 Menguruskan pelajar yang ingin mendapatkan rawatan.
 Menghantar laporan denggi ke PPD setiap bulan.

iv. Fire Drill/Latihan Kebakaran  Mengadakan latihan/ceramah kebakaran sekurang-kurangnya 2 kali

setahun.
 Menyediakan pelan larian kebakaran dan memastikan di letakan di
tempat yang sepatutnya.
 Menyediakan laporan setiap program/aktiviti yang dijalankan
1.5 JAWATANKUASA PPDA

1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS

2. Setiausaha  Merancang dan menjalankan aktiviti PPDa
3. AJK  Bekerjasama dengan PPD dan Agensi Dadah Kebangsaan (AADK)
dalam sebarang aktiviti
 Mengadakan Sudut PPDa dan pameran berkaitan PPDa

4
 TUGAS SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
 Membantu penyelaras dalam merancang dan melaksanakan program.
 Mengemas dan menceriakan bilik PPDa

TUGAS AJK
 Merancang program untuk PPDa peringkat sekolah.
 Merancang minggu PPDa dengan kerjasama agensi luar.
 Bekerjasama dengan PPD temerloh dan AADK Temerloh dalam
sebarang aktiviti.
 Mengadakan sudut atau bilik PPDa dan pameran yang berkaitan
dengan PPDa.

1.6 JAWATANKUASA BIASISWA

Penyelaras TUGAS PENYELARAS DAN PENSYARAH BIASISWA
i. BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN  Menyelenggara permohonan biasiswa dan bantuan-bantuan lain.
(BKP)  Menyelia rekod-rekod biasiswa dan bantuan.
ii. YAYASAN
 Menyelia tuntutan dan bayaran biasiswa dan bantuan pelajar.
 Mengawal penggunaan wang oleh pemegang biasiswa supaya tidak
disalah gunakan.
 Menghantar laporan kepada pihak yang berkenaan jika di minta.
 Memastikan semua pelajar yang layak mendapat biasiswa.
1.7 JAWATANKUASA KEHADIRAN PELAJAR
i. Penyelaras Tahun 1 Pra Diploma TUGAS PENYELARAS
ii. Penyelaras Tahun 2 Pra Diploma /  Bertanggungjawab menyemak data kehadiran pelajar dalam sistem e-
Sldn kehadiran dan SPS.
iii. Penyelaras Tahun 1 Program Diploma  Bekerjasama dengan Penasihat Akademik untuk menguruskan
iv. Penyelaras Tahun 2 Program Diploma kehadiran pelajar setiap hari.
v. Semua Penasihat Akademik  Sekiranya Penasihat Akademik tidak hadir, penyelaras mestilah
mencatatkan kehadiran pelajar dalam buku kehadiran setiap pagi.
 Menyemak buku kehadiran pelajar bagi memastikan maklumat pelajar,
maklumat penjaga dan kehadiran pelajr diisi dengan betul dan tepat.
 Memastikan Penasihat Akademik menutup buku kehadiran pada hujung
bulan.
 Mengumpulkan kehadiran tersebut pada hujung bulan untuk semakan
dan pengesahkan oleh Timbalan Pengaran Sokongan Akademik
 Menyemak BUKU BANCI DAN BUKU KAWALAN KELAS dan
memastikann pesyarah mengisinya.
 Bekerjasama dengan penasihat akademik bagi memastikan kelas
berada dalam piawaian yang ditetapkan.
 Memastikan persediaan kelas pada sesi awal kuliah.
 Bekerjasama dengan MPP dan juga disiplin untuk menanggani kes
ponteng
 Mengkaji/ menyiasat kes ponteng
 Memaklumkan kepadaTimbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk
tindakan selanjutnya.

5
  Membuat analisa harian dan bulanan dan menghantar pada Pengarah,
TPSA dan kaunselor.
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.
1.8 JAWATANKUASA SPBT
1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Merancang program unit SPBT/ takwim SPBT
3. AJK
 Membuat pesanan/ tempahan buku teks untuk kegunaan semasa
dan tahun akan datang.
 Membuat semakan buku untuk kegunaan tahun semasa.
 Sentiasa berhubung dengan pihak yang berkaitan untuk mendapat
stok buku dalam tempoh yang telah ditetapkan
 Menguruskan sistem fail SPBT.
 Menjalankan lain-lan tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

TUGAS SETIAUSAHA
 Menguruskan mesyuarat buku teks dan bilik BOSS.
 Membantu penyelaras dalam membuat tempahan/pesanan buku teks
 Membantu penyelaras dalam mengemaskini buku teks.
 Menyemak borang pesanan dan buku yang telah sampai
 Mengemas bilik dan buku teks di dalam bilik BOSS.
 Mengambil alih tugas penyelaras ketika ketiadaannya.
 Menyediakan laporan akhir tahun dan serahkan satu salinan kepada KU
HEM/ Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
TUGAS AJK
 Pengurusan BOSS
- Kelengkapan
- Keselamatan buku (Serangga perosak)
- Pengrusan buku (Lebel)
- Cop Buku
- Pengasingan buku untuk pelupusan
- Pengurusan Buku Stok SPBT
 Memastikan penerimaan dan penghantaran buku tepat dari segi judul,
bil, mutu, kod, nama
 Menyelia penghantaran buku ke BOSS
 Menyelaras agihan buku teks kepada pelajar
 Rekod dalam rekod pinjaman SPBT
 Rekod penerimaan pada akhir tahun
 Mencatat buku hilang/rosak
 Memantau penjagaan Buku Teks.

6
1.9 JAWATANKUASA KANTIN
1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Merancang dan melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kafetaria.(
3. AJK keceriaan, kebersihan dan keselamatan).
 Memantau urusan seharian di kafetaria seperti mutu makanan,
kepelbagaian makanan yang disajikan, harga makanan dan perkara-
perkara lain yang berkaitan.
 Menghantar laporan bulanan ke PPD dan Pejabat Kesihatan ( Buku
telah disediakan oleh KPM) untuk pemantaun tersebut.
 Menyelaras penyeliaan yang berkaitan dengan kafeteria kolej.
 Menyelaras segala aktiviti kesihatan dan kebersihan makanan pelajar

TUGAS SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
 Mengadakan dan mencatat minit mesyuarat.
 Mesyuarat perlu diadakan sekurang-kurang 3 kali setahun. Jika
terdapat masalah perlu diadakan mesyuarat pada bila-bila masa.
 Menyediakan buku pemantauan oleh JK Kafetaria.
 Mengambil dan menyerahkan BUKU LAPORAN KANTIN dan serahkan
kepada PENGUSAHA kafetaria untuk diisikan
TUGAS AJK
 Membantu penyelaras memantau aktiviti seharian dikafetaria.
 Memantau urusan harian berkaitan dengan pengendalian kafeteria
 Menjalankan kegiatan pendidikan/ kempen dan Hari Kantin
 Memastikan suasana kafetaria menepati piawaian yang dikehendaki
oleh Jabatan Kesihatan Daerah.
 Memastikan terdapat senarai menu dan harga makanan dan minuman.
 Meletakkan poster kalori makanan ditempat yang strategik.
1.10 JAWATANKUASA KELAB PENCEGAHAN JENAYAH
1. Penyelaras PENYELARAS
2. Setiausaha  Menawarkan dan mengambil lebih ramai ahli baru KPJ khasnya pelajar
3. AJK yang bermasalah disiplin.
 Memberikan pendedahan kepada ahli tentang prosedur dan tata cara
mesyuarat.
 Mendidik ahli untuk bersikap lebih demokratik dan toleransi.
 Melantik AJK kelab.

SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha KPJ.
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun.
 Membantu penyelaras dalam merancang program/aktiviti KPJ.
 Memantau dan membuat laporan program /aktiviti yang dilaksanakan.

7
 AJK
 Bekerjasama dengan Penyelaras dan setiausaha dalam merancang
program/ aktikiti kelab.
 Bekerjsama dalam melaksanakan program/aktiviti yang dirancangan.
 Melaksanakan aktiviti/program dengan mengambil kira lima domin
pembangunan murid:
# Pembudayaan Adab Pelajar
# Peningkatan Disiplin pelajar.
# Perpaduan pelajar.
# Patriotisme.
# Jatidiri
 Menyediakan kertas kerja program/aktiviti serta membuat laporan dan
serah kepada setiausaha.
 Cadangan aktiviti:
# Ceramah/dialog
# Kursus/bengkel/seminar.
# Lawatan sambil belajar (penjara/Sek Henry Gurney)
# Kempen ( anti dadah/anti rokok/anti jenayah)
# Perkhemahan (kem jati diri/motivasi)
# Pertandingan ( berkaitan dengan jenayah/ disiplin pelajar).
# karnival KPJ ( bersama PDRM/ Program Jati Diri)

2.0 UNIT SUKAN & KOKURIKULUM

1. Ketua unit TUGAS KETUA UNIT
2. Setiausaha Kokurikulum  Merancang, melaksana dan menyelia semua aspek pengurusan
3. Setiausaha Sukan kokurikulum, sukan dan permainan
 Menyediakan khidmat latihan kepakaran dalam bidang sukan dan
kokurikulum yang berkaitan
 Mengurus infrastruktur dan kemudahan sukan dan permainan di kolej
vokasional
 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh
pengarah/wakilnya dari masa ke semasa.
SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
 Membantu Ketua Unit dalam menjalankan mesyuarat dan perjalanan
aktiviti setiap unit.
 Membantu Ketua Unit dalam merancang program sukan tahunan kolej.
 Membantu Ketua Unit menyemak laporan setiap kali perjumpaan dan
mengambil tindakan terhadap setiap masalah yang timbul
2.1 UNIT BERUNIFORM
Penyelaras TUGAS PENYELARAS
i. Kadet Polis  Merancang kegiatan unit beruniform
ii. Kadet Bomba  Mengurus pemilihan peserta untuk kegiatan unit beruniform
iii. Kadet Remaja Sekolah (KRS)
iv. Kadet Pertahanan Awam  Menyelia kegiatan unit beruniform
v. Pengakap  Menyelaras dan memantau program pembangunan dan
8
 vi. Renjer Puteri pengembangan unit beruniform di dalam dan di luar kolej.
vii. Silat  Memastikan aktiviti berjalan seperti yang dijadulkan.
 Memantau setiap kali perjumpaan dijalankan, mencatat kehadiran serta
aktiviti yang dilaksanakan.
 Memastikan setiap pertandingan yang disertai mengikut prosedur dan
disediakan laporan.
 Setiap laporan mesti dihantar satu salinan kepada TPSA.
 Menyemak buku laporan perjumpaan setiap bulan .
 Menyerahkan buku laporan yang telah kemaskini kepada KETUA UNIT
untuk disahkan dan ditandatangi.
 Menjlankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

TUGAS KETUA PENASIHAT DAN PENASIHAT

 Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK
 Membuat pendaftaran penubuhan unit beruniform
 Merancang kegiatan unit beruniform untuk satu tahun
 Mempamerkan senarai nama pelajar yang menjadi ahli unit beruniform
 Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan
lancar
 Menggalakkan pelajar memakai pakaian khas/uniform pada setiap
perjumpaan dan wajib pada setiap perjumpaan (Hari Kokurikulum)
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit
mesyuarat hendaklah difailkan
 Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar kolej
mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh ibubapa/penjaga.
 Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai
aktiviti luar kolej kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik,
Ketua Unit Pengurusan Asrama , Penasihat Akademik dan Penyelia
Asrama.
 Menyediakan laporan lengkap setiap kali selesai pertandingan dan
serahkan satu salinan kepada TPSA.
 Menyediakan laporan lengkap aktiviti pada hujung tahun untuk
diserahkan kepada Timb.Pengarah Sokongan Akademik
2.2 KELAB / PERSATUAN
Penyelaras Tugas Penyelaras
i. Persatuan Bahasa Melayu  Memastikan setiap kelab/persatuan membuat pendaftaran
ii. Persatuan Bahasa Inggeris  Meneliti dan memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh setiap
iii. Persatuan Sains & Matematik kelab/persatuan dilaksanakan dengan sempurna sehingga hujung tahun
iv. Persatuan Pendidikan Islam
v. Persatuan Sejarah  Memastikan minit mesyuarat agung dan peraturan perlembagaan
vi. Kelab Rekacipta dan Inovasi direkodkan/difailkan
vii. Kelab Keselamatan Jalan Raya  Membantu Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Penyelaras
viii. Kelab Kompang dan kebudayaan merancang dan menyusun semua gerakerja kokurikulum kolej
ix. Kelab Rukunegara  Menyelaras setiap kali perjumpaan dijalankan. Catatkan pensyarah dan
pelajar yang hadir.
 Menyemak buku laporan perjumpaan sebulan sekali dan serahkan

9
 kepada KU SUKAN untuk semakan.
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

Tugas Ketua Penasihat dan Penasihat

 Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK

 Mengadakan peraturan /perlembagaan untuk pendaftaran.
 Membuat pendaftaran penubuhan kelab/persatuan
 Merancang kegiatan kelab/persatuan untuk satu tahun
 Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan
lancar
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit
mesyuarat hendaklah difailkan
 Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar kolej
mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh
ibubapa/penjaga.
 Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai
aktiviti luar kolej kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik,
Ketua Unit Pengurusan Asrama , Penasihat Akademik dan Penyelia
Asrama/
 Menyediakan laporan setiap kali selesai pertandingan dan serah satu
salinan kepada KU danTPSA.
2.3 SUKAN & PERMAINAN
Penyelaras Tugas Penyelaras
i. Bola Sepak  Memastikan setiap kelab sukan & permainan membuat pendaftaran
ii. Sepak Takraw  Meneliti dan memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh setiap unit
iii. Bola Jaring dilaksanakan dengan sempurna sehingga hujung tahun
iv. Badminton
v. Softbol  Memastikan minit mesyuarat agung dan peraturan perlembagaan
vi. Tenis direkodkan/difailkan
vii. Bola Tampar  Membantu Timbalan Pengarah Sokongan Akademik dan
viii. Bola Baling Penyelaras merancang dan menyusun semua gerakerja kokurikulum
ix. Ragbi kolej
 Membantu KU Sukan merancang dan melaksanakan sukan
tahunan kolej.
 Menyelaras dan memantau setiap kali perjumpaan.
 Menyemak buku laporan perjumpaan setiap bulan dan serahkan
kepada KU.
 Mengumpulkan semua laporan aktiviti untuk lapoaran akhir tahun
dan serah kepada TPSA
 Menjalankan lain-lan tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

Tugas Ketua Penasihat dan Penasihat

 Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK
 Mengadakan peraturan / perlembagaan untuk pendaftaran

10
  Membuat pendaftaran penubuhan kelab sukan dan permainan
 Merancang kegiatan sukan dan permainan untuk satu tahun
 Mempamerkan senarai nama pelajar yang menjadi ahli kelab sukan dan
permainan
 Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan
lancar
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit
mesyuarat hendaklah difailkan
 Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar kolej
mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh ibubapa/penjaga
 Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai
aktiviti luar kolej kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik,
Ketua Unit Pengurusan Asrama , Pensyarah Akademik dan Penyelia
Asrama
 Merekodkan kehadiran pelajar pada setiap perjumpaan
 Mempelbagaikan aktiviti untuk menarik minat dan penyertaan pelajar.
 Semua kegiatan luar hendaklah mendapat kebenaran dari Pengarah,
jika ianya luar dari daerah perlu mendapat kebenaran dari JPNP terlebih
dahulu.
 Bertanggungjawab menempah bas/van kolej jika Pengangkutan
diperlukan.
 Menyediakan laporan lengkap aktiviti pada hujung tahun untuk
diserahkan kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
3.0 UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA
1. Ketua Unit TUGAS KETUA UNIT
2. Setiausaha  Memberikan khidmat bimbingan kerjaya kepada pelajar-pelajar kolej
3. AJK
 Memberikan perkhidmatan kaunseling kepada pelajar-pelajar kolej
 Memberikan perkhidmatan psikologi kepada pelajar-pelajar kolej
 Merancang, menyelaras dan melaksanakan kajian jejak kolej vokasional
 Merancang, mengurus dan melaksanakan program-program
pembangunan sahsiah pelajar
 Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik dari masa ke semasa

TUGAS SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
 Merancang program bersama ketua unit.
 Membantu ketua dalam melaksanakan aktiviti/program sama ada di
dalam kolej atau di luar kolej
 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurang 3 kali setahun. Mencatat minit
mesyuarat.
 Meyediakan laporan setaip aktiviti/ program yang telah dilaksanakan.
 Memberikan perkhidmatan kauseling kepada semua warga kolej yang
memerlukan.
 Memberi khidmat bimbingan kerjaya kepada pelajar-pelajar kolej.
 Memberikan khidmat psikologi kepada pelajar-pelajar kolej.

11
  Merancang dan, menyelaras dan melaksanakan kajian jejak kolej.
 Merancang, mengurus dan melaksanakan program –program
pembangunan sahsiah pelajar.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik dari masa ke semasa.

TUGAS AJK
 Membantu Ketua Unit dan setiausaha dalam pelaksanaan program
3.1 JAWATANKUASA PEMBANGUNAN MODAL INSAN
1. Ketua Unit TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Merancang, melaksana dan memantau program/aktiviti pembangunan
3. AJK sahsiah pelajar
 Menerapkan nilai-nilai murni ke dalam jiwa pelajar.
 Menyediakan dan memberikan tazkirah kepada semua warga kolej.
 Memimpin bacaan Yasin dan Solat Dhuha setiap pagi Jumaat.

TUGAS SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha setiap kali mesyuarat
 Membantu penyelaras dalam merancang program/ aktiviti
pembangunan modal insan.
 Menyediakan laporan bagi setiap program/aktiviti yang telah
dilaksanakan

TUGAS AJK
 Membantu penyelaras dan setiusaha dalam merancang program/ aktiviti
Pembangunan Modal Insan.
 Melaksanakan dan memantau keberkesanan program/aktiviti yang
dilaksanakan.
 Menerapkan nilai-nilai murni dalam kehidupan seharian warga kolej.
 Memantau ketika Solat Zohor berjemaah.
 Memastikan semua pelajar muslim berada di dalam surau ketika solat
Zohor, Bacaan Yasin dan Solat Dhuha setiap pagi Jumaat serta ketika
program dijalankan.
 Mengendalikan aktiviti dibawah program bina insan.
3.2 JAWATANKUASA KAJIAN JEJAK PELAJAR (TRACERS STUDY)
1. Setiausaha TUGAS SETIAUSAHA
2. AJK  Merancang dan mengurus kajian jejak pelajar
i. Penasihat Akademik
ii. Ketua Unit Bengkel  Mengemaskini rekod-rekod pelajar lepasan kolej yang bekerja,
iii. Ketua Bengkel menyambung pelajaran dan menjadi usahawan
 Menyediakan laporan bekas pelajar kolej yang memasuki pasaran
pekerjaan bagi setiap tahap

TUGAS AJK
 Mengesan pelajar yang telah tamat pengajian.
 Membantu menjejak dan mengemaskini data bekas pelajar
12
4.0 UNIT PENGURUSAN ASRAMA
1. Ketua Unit / Ketua Felo TUGAS KETUA FELO DAN PENYELARAS
2. Setiausaha  Mengurus, menyelia , memantau dan melaksana pengurusan pelajar
3. Felo asrama
4. Penyelia Asrama
5. Juru Audit Dalaman Asrama  Merancang, menyelia, melaksana dan menilai program pembangunan
insaniah pelajar asrama
 Merancang, melaksana, memantau dan menyelia hal-hal disiplin dan
kebajikan pelajar asrama.
 Memantau dan memastikan prasarana dan fasiliti asrama baik,
selamat dan kondusif untuk para pelajar
 Merancang, menyelia dan menilai program akademik dan kokurikulum
pelajar asrama
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas yang berkaitan dengan mesyuarat.
 Membantu Ketua Felo dalam membentuk biro-biro, pelantikan ketua
bilik dan ketua dorm serta Jk asrama/ pengawas asrama.
 Memantau program yang dilaksanakan oleh setiap biro.
 Mengumpulkan semua laporan aktiviti asrama.
 Menyusun jadual dan borang pemantauan asrama terbilang oleh
pensyarah-pensyarah kolej.
 Mengambil tindakan hasil dari pemantauan tersebut.
 Menyemak borang tempahan makanan harian.
 Memastikan semua fail sentiasa kemas kini dan mudah untuk di ambil
jika diperlukan.
 Menghantar BUKU LAPORAN WARDEN WERTUGAS kepada
Pengarah /TPSA setiap minggu untuk disemak.
 Menghantar BUKU KEHADIRAN PELAJAR setiap bulan kepada
TPSA untuk semakan.

TUGAS FELO
 Menguatkuasa/memastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil
tindakan atas hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang
ditetapkan KPM.
 Menyemak dan menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas
laporan harian pengawas/biro/ketua blok dan ketua dorm.
 Menyediakan laporan harian untuk tindakan Pengarah atau TPSA.
 Menyelia/memantau aktiviti harian pelajar.( solat , makan, gotong
royong dll).
 Membantu biro asrama bertugas menjalankan roll call.
 Mengadakan pemeriksaan dan rol call mengejut.
 Menguruskan kebenaran keluar/masuk penghuni asrama.
 Mengadakan perjumpaan mingguan dengan lembaga pengawas/biro
13
 asrama, ketua blok dan ketua dorm.
 Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian dorm, bilik-
bilk khas, tandas, bilik air, persekitaran serta dewan makan.
 Menguruskan pelajar sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
 Memantau dan memeriksa prestasi akademik serta mengambil
tindakan susulan yang sesuai.
 Memantau persediaan untuk mesyuarat JK Pengurusan dan
Pentadbiran Asrama:
# Minit mesyuarat
# Laporan bulanan asrama
# Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikut.
 Mengadakan mesyuarat/ perjumpaan felo dengan Lembaga
pengawas/ Biro asrama sekurang-kurangnya sekali sebulan.
 Membantu menguruskan kemasukan dan permohonan semula
penghuni asrama seperti penyediaan boring/dokumen, penempatan
dorm, taklimat kemasukan dan orientasi penghuni baru dan
sebagainya.
 Membantu menyelaras Buku Kehadiran pelajar.
 Menyediakan takwim serta jadual harian asrama.
 Menyediakan Anggaran belanjawan Aktiviti Tahunan asrama.
 Mengumpul data /maklumat penghuni asrama:
# Menganalisa prestasi akademik/sahsiah.
# Menghantar data asrama ke BPTV.
 Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.
 Mengadakan perjumpaan dengan waris pelajar.
 Mengadakan latihan kebakaran dan kawad kecemasan.
 Memantau peralatan, kemudahan serta yang berkaitan dengan
keselamatan.
 Menyelia dan memantau kebajikan penghuni asrama perkara yang
berkaitan:
# Makanan
# Keselesaan di asrama
# Kesihatan
# Keselamatan
# Biasiswa.
 Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran asrama,
perkhidmatan pembersihan, keselamata dan penguatkuasaan kontrak
makanan asrama semasa ketiadaan penyelia asrama.
 Menjalankan tugas-tugas yang di arahkan oleh pengarah dan
wakilnya.

TUGAS PENYELIA ASRAMA

 Menyelia dan mengurus kakitangan asrama
 Menyelenggara rekod-rekod dan fail asrama
 Menyelaras Buku kehadiran pelajar.
 Urus setia dalam urusan pengambilan dan pendarftaran penghuni
14
 baru.
 Setiausaha JK Pengurusan Asrama.
 Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak lain.
 Menyelia urusan bekalan makan penghuni asrama dan dewan makan
asrama.
 Menyelia hal-hal kebajikan dan kesihatan murid.
 Menyelia dan menerima kutipan bayaran asrama.
 Menguruskan permohonan dan pembelian barang-barang dan
peralatan untuk keperluan asrama.
 Menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.
 Membuat pembayaran bil-bil asrama.
 Menyelenggara buku tunai asrama.
 Menyediakan penyata akaun yang belum diaudit kumpulan wang
asrama.
 Menyediakan baucer tuntutan PCG asrama, bantuan makanan dan
pelarasan jika ada.
 Memohon kelulusan menggunakan wang lebihan makanan asrama ke
BPTV.
 Penyediaan dokumen tender bekalan makanan bermasak.
 Menyemak dan menandatangani baucer bayaran asrama.
 Urusetia JK Pembuka Tender asrama jika ada.
 Membuat pemantauan tahap kebersihan asrama, bilik air, tandas,
dorm , bilik-bilik khas dan memantau kerja-kerja kontrak kebersihan.
 Melaksakanakan tugas-tugas pelupusan peralatan asrama.
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang diarahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

TUGAS PENYELIA ASRAMA

 Mengurus dan menyediakan pengurusan stok asrama.
 Bertanggungjawab ke atas keceriaan dan kebersihan bangunan serta
kawasan asrama.
 Membuat semakan dan pemantauan di dapur asrama.
 Mengadakan pemeriksaan berkaitan dengan mutu makanan yang
disediakan untuk pelajar, kebersihan dan keceriaan dewan makan
asrama.
 Memastikan jenama barang dibekalkan sama seperti yang tertera
dalam perjanjian.
 Membuat laporan dan kiraan dendaan sekiranya makanan lewat
diserahkan/disajikan, masakan tidak sempurna serta bahan mentah
tidak berkualiti
 Menyediakan laporan bulanan dan hantar ke JPNP dan BPTV.
 Menyediakan dan melengkapkan borang pesanan makanan 2 hari
lebih awal.
 Memastikan bilangan pelajar balik kampung sebelum melengkapkan
borang pesanan makanan
 Membantu Penyelia Asrama N 22 dalam penyediaan pengurusan

15
 kewangan asrama.
 Bertanggungjawab mengurus kutipan bayaran asrama dan
menyerahkan kepada penyelia asrama N22.
 Bertanggungjawab menyedia dan menyimpan fail-fail asrama dengan
kemas.
 Membantu menyelaras Buku Kehadiran pelajar.
 Membantu menguruskan hal-hal kebajikan dan kesihatan pelajar.
 Membantu membuat pelupusan peralatan asrama.
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

TUGAS JURU AUDIT DALAMAN

 Membaca dan memahami pekeliling/surat yang berkaitan dengan
pengurusan dan perakaunan kolej yang diedarkan dari masa ke masa.
 Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank.
 Memastikan semua pembelian/pembayaran dibuat mengikut peraturan
kewangan. ( nota minta,pesanan tempatan, invois, bil,baucer dan cek)
 Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam BUKU
TUNAI kerajaan/Panjar Wang runcit.
 Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN.
5.0 UNIT PUSAT SUMBER
1. Ketua Unit TUGAS KETUA UNIT
2. Setiausaha  Menerima dan menyemak fail harta modal dan iventori serta KEW PA
3. Jawatankuasa Perpustakaan 313 dan 312.
4. AJK
i. Papan Kenyataan Perpustakaan  Membuat pelupusan harta modal dan iventori.
ii. Pendaftaran Buku Dan Bukan  Menyemak, mengemaskini dan melengkapkan fail-fail yang sedia ada
Buku dari masa ke semasa.
iii. Ruang Pameran Bertema  Mengemaskini maklumat bahan yang hilang, hapuskira dan pemindahan
iv. Pegawai Perpustakaan bahan/buku dalam system S-Lib.
v. Jawatankuasa Pengurusan Bilik-
Bilik Khas  Mengemaskini fail on line-iqpss, PuAS dan SSQS
 Bilik Mesyuarat Kvt  Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.
 Galeri
 Bilik Tayangan
TUGAS SETIAUSAHA
 Bilik Pendidikan Islam
 Mengemaskini fail PSK dari masa ke semasa
 Bilik Bahasa
 Menyelia Papan Kenyataan Zon Ilmu.
 Bilik Sejarah
 Mengemaskini S-Lib
 Papan Kenyataan
 Menyediakan jadual guru bertugas di perpustakaan
 Menyediakan minit mesyuarat.
5. Jawatankuasa Nilam

.KETUA PERPUSTAKAAN
 Kaunter Sirkulasi
 Menyediakan peraturan pinjaman dan pemulangan bahan buku dan
bukan buku.
 Pemilihan dan pelantikan pengawas perpustakaan.

16
 Menyediakan jadual bertugas pengawas.
 Keceriaan perpustakaan dan Bilik BBM serta susun atur meja kerusi
serta semua rak buku.
 Memastikan setiap item harta modal dan iventori terdapat No Siri
pendaftaran selari dengan KEW PA 313 dan 312

PAPAN KENYATAAN
 Mengemaskini papan kenyataan perpustakaan dari masa ke semasa.

PENDAFTARAN BUKU DAN BUKAN BUKU

 Mengemaskini Barcode yang terdapat pada buku/bahan bercetak sama
ada buku baru atau buku lama.
 Mendaftarkan buku/ majalah dalam Daftar Buku dan Sistem S-Lib
mengikut tahun semasa sepanjang tahun.
 Membantu memastikan kekemasan BBM serta susunatur meja, kerusi
dan stiker.
 Memastikan keadaan buku/ majalah/ bahan bukan buku dalam keadaan
baik dan masih boleh digunakan.

RUANG PAMERAN BERTEMA

 Membantu ketua dalam menyediakan ruang pameran.
 Mencadangkan dan melakarkan pelan kedudukan letak buku, laptop
dan kasut pelajar.

PEGAWAI PERPUSTAKAAN
 Pembersihan dan susunatur meja dan kerusi.
 Rak
 Namakan setiap rak dan kategori buku
 Susunan buku-buku
 Bertugas di kaunter sirkulasi
- Mengemaskini buku pinjaman dan tempahan.
- Susun atur kaunter.
- Memasukkan bahan bercetak/buku ke dalam komponen data S-
Lib.

BILIK-BILIK KHAS
 Memastikan No. Siri Pendaftaran pada setiap item harta modal dan
iventori tercatat.
 Menerima salinan KEW PA 313 dan KEW PA 312 dari KU PSK pada
awal tahun untuk semakan no siri pendaftaran pada setiap item harta
modal dan iventori.
 Melaporkan kerosakan kepada juruteknik dengan mengisi borang aduan
kerosakan di bilik juruteknik.
 Menyediakan buku penggunaan bilik dan buku peminjaman barang
( pergerakan barang keluar dari bilik asal).

17
 PAPAN KENYATAAN
 Memastikan papan kenyataan setiap jabatan, unit dan persatuan serta
permainan sentiasa dikemaskini oleh PIC dari masa ke semasa.
 Berhubung kait dengan tema yang dikeluarkan oleh ketua.

NILAM
 Menyedia, mengumpul dan merekodkan data Nilam Pelajar.
 Mengemaskini fail i-Nilam secara on line pada setiap bulan atau 4 bulan
sekali sehingga bulan November mengikut tahun semasa ( bagi pelajar
tahun 1 dan 2 sahaja).
 Menyediaanalisa data Nilam setiap hujung bulan.
 Menganjurkan program Galakan Membaca.

PUSAT AKSES
 Menyediakan jadual penggunaan Pusat Akses pada waktu rehat dengan
pengawasan guru.
 Menyediakan fail harta modal dan iventori berkaitan dengan Pusat
Akses.
 Memastikan dapat capaian internet.
 Menyediakan buku penggunaan Pusat Akses.
6.0 UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
Ketua Unit TUGAS KETUA UNIT
Setiausaha  Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksana perkhidmatan
sistem sumber maklumat dan rangkaian kolej
 Merancang, menyelaras dan melaksana khidmat
bantuan/peralatan/kemudahan komputer, sistem maklumat dan
rangkaian
 Merancang, dan melaksana pengurusan infrastruktur dan kemudahan
sistem maklumat dan rangkaian
 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari
masa kemasa.

TUGAS SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha
 Bekerjasama dengan penyelaras dan juruteknik computer dalam
merancang dan mengurus kemudahan ICT kolej.
 Memgumpulkan laporan kerosakan dan pembaikan peralatan ICT.

6.1 JAWATANKUASA PRASARANA ICT

1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Menyelaras, merancang dan mengurus kemudahan ICT Kolej.
3. Juruteknik Komputer
4. AJK :  Memantau pengurusan ICT kolej.
i. Makmal Komputer Induk  Mendapatkan maklumat terkini tentang ICT di kolej.
ii. Makmal Komputer AutoCad  Mendapatkan laporan kerosakan dan pembaikan peralatan ICT di kolej
18
 iii. Makmal Komputer Pengurusan  Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Perniagaan Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.
iv. Makmal Komputer
Kesetiausahaan Pentadbiran TUGAS SETIAUSAHA
v. Makmal Komputer Rintas  Menyediakan laporan dan maklumat berkaitan kepada pihak yang
vi. Pusat Akses berkenaan
vii. Makmal Komputer Pemesinan  Melaporkan kerosakan alatan ICT melalui STS
Industri  Memastikan sistem thumbprint, ESPKB, 1GFMAS berfungsi dan lancar.
 Mengurus perolehan alatan ICT, SAP dan SPP
 Menguruskan pelupusan aset ICT
 Memastikan sistem rangkaian setempat (LAN) kolej berfungsi dengan
baik.
 Melaporkan kepada pihak yang berkenaan jika akses talian internet
gagal berfungsi bagi tindakan segera.
 Menyelia makmal-makmal komputer.
 Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksanakan perkhidmatan
sistem sumber maklumat dan rangkaian KV.

TUGAS AJK

 Memastikan semua computer / netbook dalam makmal boleh berfungsi

dengan baik.
 Menyediakan jadual penggunaan makmal tersebut.
 Menyediakan buku penggunaan makmal tersebut.
 Memastikan kebersihan, keceriaan dan keselamatan makmal tersebut.
 Membuat laporan kerosakan komputer di dalam makmal tersebut
kepada Juruteknik Komputer dengan mengisi borang laporan
kerosakan.
 Sentiasa memantau penggunaan bilik tersebut.
6.2 JAWATANKUASA FROG-VLE
Penyelaras FROG-VLE TUGAS PENYELARAS
 Menyelaras perlaksanaan pengunaan frog-VLE yang optimum oleh
warga kolej.
 Memberikan latihan berkaitan pada warga kolej.
 Merancang aktiviti berkaitan frog-VLE diperingkat kolej
 Mengemaskini maklumat daripada jabatan masing-masing pada laman
frog-VLE kolej
 Membantu pensyarah dan pelajar bagi menggunakan frog-VLE secara
optimum untuk PdP
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.
JAWATANKUASA MULTIMEDIA DAN KOMUNIKASI
6.4
(PENERBITAN BULETIN DAN LAPORAN TAHUNAN)
1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Memantau semua unit kecil di bawah multimedia dan komunikasi.

19
 3. AJK  Sentiasa menyemak dan memantau isi kandungan setiap unit tersebut.
a. Multimedia  Merancang aktiviti di bawah unit tersebut.
b. Video Korporat dan Grafik
c. Editor & email Sekolah TUGAS SETIAUSAHA
d. Facebook RasmiKolej  Melaksanakan tugas sebagai setiausaha.
e. Telegram Rasmi Kolej  Membantu penyelaras dalam merancang program/aktiviti dan juga
memantau isi kandungan di dalam unit kecil.
 Memastikan maklumat sentiasa kemaskini dan terkini.

TUGAS AJK
 Menyediakan bantuan kepakaran berkaitan multimedia.
 Memberi khidmat kepakaran berkaitan laman web, penyediaan slide,
buku program dan pamplet.
 Menyediakan Video Korporat Kolej
 Sebagai pengurus e-mail kolej.
 Menyelia dan menggunakan media alternatif seperti Facebook, Blog dan
Telegram bagi menyalurkan maklumat, membuat hebahan, aktiviti kolej
dan promosi.
 Menerbitkan buletin setiap bulan.
6.5 JAWATANKUASA SPS DAN DATA
1. Penyelaras TUGAS PENYELARAS
2. Guru Data  Menyelaras pengurusan data kolej dan mengemaskini data ke dalam
3. Setiausaha aplikasi Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) dan lain-lain sistem data
4. AJK yang berkaitan.
i. Data Pensyarah & Staf Sokongan
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
ii. SSDM Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.
iii. APDM/ Data Pelajar & Penyata
Bulan TUGAS SETIAUSAHA
iv. e- Operasi, SPKS, E-PIDP&  Menyediakan laporan dan maklumat berkaitan kepada pihak yang
Penyata Bulanan berkenaan
 Menjalan tugas sebagi setiausaha.
 Mengadakan “in-house training” kepada pensyarah-pensyarah yang
terlibat dengan kerja-kerja memasukkan data.
 Memastikan kemudahan dan segala peralatan di bilik data berfungsi
dengan baik.
 Memastikan fail-fail di bilik Timbalan Sokongan Akademik/Bilik Data
sentiasa kemaskini dan lengkap.
 Menjalankan tugas penyelaras semasa ketiadaanya.
 Sentiasa membantu penyelaras dalam menyemak dan mengemaskini
data dari masa ke masa.

TUGAS AJK
 Memastikan semua data lengkap dan kemaskini.
 Mentadbir sistem HRMIS
 Menyediakan laporan dan maklumat terkini kepada pihak yang
berkenaan

20
  Menyelaras APDM dan membantu Penasihat Akademik dalam urusan
yang berkaitan dengan APDM.
 Mengisi dan mengemaskini data salah laku pelajar setiap hari Jumaat
dan menghantar laporan kepada pihak yang berkenaan jika di perlukan.
7.0 UNIT PERHUBUNGAN AWAM
1. Ketua Unit TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Merancang, melaksana dan menyelaras pengurusan perhubungan
3. AJK : Awam dan korporat KV.
i. Jurugambar
ii. DIC: Data and Info Coordinator  Merancang, melaksana dan menyelaras penyediaan laporan-laporan,
buletin, dokumentasi, broser dan teks ucapan.
 Merancang, melaksana, menyelaras dan menguruskan semua saluran
informasi melalui media laman sesawang.
 Merancang, menyelaras dan melaksanakan program outreach KV
 Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke masa.

SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha dalam setiap kali mesyuarat/
perjumpaan UPA.
 Membantu penyelaras dalam tugas-tugas yang diberikan dari masa ke
masa.
 Mencatat dalam BUKU REKOD UPA bagi sebarang
aktiviti/program/lawatan dan yang berkaitan sama ada berlangsung di
dalam atau di luar kolej untuk rekod dan makluman semua.
 Membantu penyelaras dalam membuat hebahan secara media cetak
atau media elektronik serta dokumentasi bagi sebarang
aktiviti/program/lawatan dan yang berkaitan sama ada berlangsung
dalam atau di luar kolej untuk rekod atau makluman semua.

AJK
 Bertindak sebagai pegawai kecil perhubungan Awam Kolej.
 Memberi maklumat secara terperinci kepada penyelaras dan
setiausaha bagi sebarang aktiviti/program /lawatan dan yang berkaitan
sama ada berlangsung di dalam atau di luar kolej untuk rekod ada
makluman semua secara bertulis, gambar dan yang berkaitan.
8.0 JAWATANKUASA JERAYAWARA (OUT-REACH)
1. Penyelaras PENYELARAS
2. Setiausaha  Bertindak sebagai pegawai Perhubungan awam Khas Kolej (outreach).
3. AJK
 Merancang, melaksana, dan memberikan perihal tentang sistem KV
bersama dengan UPA dan pihak pengurusan dalam program
“OUTREACH”.
 Menyalur maklumat sistem KV dan PTV kepada pihak awam serta
bertindak sebagai sumber maklumat utama kolej melalui pameran di
luar kolej, mesyuarat dengan pihak / agensi luar.
 Menyebar luas dasar, maklumat, dan halatuju kolej melalui mesyuarat
kumpulan pengurusan kolej melalui program “OUTREACH”.
 Mewujudkan AJK Jerayawara ( Outreach).
21
  Mengadakan mesyuarat AJK sekurang-kurangnya 3 kali setahun.

SETIAUSAHA
 Menjalankan tugas sebagai setiausaha dalam setiap kali
mesyuarat/perjumpaan UPAK (outreach).
 Membantu penyelaras dalam tugas-tugas yang diberikan dari masa ke
masa.
 Mencatat dalam BUKU REKOD UPAK (outreach) bagi sebarang
aktiviti/ program/lawatan dan yang berkaitan sama ada berlangsung di
dalam atau di luar kolej untuk rekod dan makluman semua.
 Membantu penyelaras dalam membuat hebahan secara media cetak
atau media elektronik serta dokumentasi bagi sebarang maklumat/
aktiviti/ lawatan dan yang berkaitan sama ada di dalam atau di luar
kolej untuk rekod dan makluman semua semasa melaksanakan
program outreach

AJK.
 Bertindak sebagai Pegawai kecil perhubungan Awam Khas Kolej
(outreach).
 Membantu dan memberi maklumat secara terperinci kepada
penyelaras dan setiausaha bagi sebarang aktiviti/ program/ lawatan
dan yang berkaitan dengan outreach sama ada berlangsung di dalam
atau di luar kolej untuk rekod dan makluman semua secara bergambar,
bertulis dan yang berkaitan dengan program “OUTREACH”.
9.0 UNIT PEMBANGUNAN & PENYELENGGARAAN
1. Ketua Unit TUGAS PENYELARAS
2. Setiausaha  Merancang, melaksana dan menyelaras pengurusan aset kolej
3. Juruteknik
4. AJK  Merancang, melaksana dan menyelaras pelaksanaan program
a. Semua Ketua Jabatan pembangunan kolej
 Merancang, melaksana, menyelaras dan menguruskan aktiviti
penyenggaraan infrastruktur dan kemudahan awam
 Menyelaras khidmat bantuan teknikal peralatan dalam pelaksanaan
program dan aktiviti kolej

TUGAS SETIAUSAHA
 Merancang dan menyediakan sistem pengurusan inventori dan aset
KV yang mematuhi pengurusan aset dan stok mengikut ketetapan
pekeliling perbendaharaan.
 Mengurus dan melaksanakan proses pelupusan peralatan Kolej
 Mengadakan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat
 Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aset alih
kerajaan
 Mengurus perlantikan pegawai pemeriksa, lembaga pemeriksa dan
jawatankuasa penyiasat
 Mengurus kehilangan dan hapus kira.
 Menyelaras penyediaan laporan tahunan pengurusan aset alih
kerajaan

22
 TUGAS AJK
 Mengurus perolehan peralatan, bahan P & P, bahan latihan dan
kontrak perkhidmatan bagi Kolej supaya sesuai dengan keupayaan
kewangan di mana melalui deskripsi tugas:
- Urusan pra perolehan
- Urusan perolehan di peringkat PTJ
- Urusan pasca perolehan
- Urusan pra kontrak
- Pentadbiran kontrak
- Urusan pasca kontrak
- Laporan prestasi perolehan pembangunan (teknikal) .
 Menerima barang-barang dari PT Stor, semak kuantiti, kualiti dan
sahkan penerimaan.
 Stok dan simpan.
 Mengemaskini stok dan buku stok.
 Memproses pelupusan harta modal dan inventori.
10.0 JAWATANKUASA TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPAK)
1. Pegawai Aset TUGAS PEGAWAI ASET
2. Setiausaha  Menjadualkan mesyuarat JKPAK.
3. AJK
i. Semua Ketua Jabatan  Menyemak dan menyediakan ringkasan laporan JKPAK.
ii. Semua Ketua Unit Vokasional &  Memastikan agenda JKPAK dipenuhi.
Akademik  Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih dan Stor.
iii. Ketua Unit Pusat Sumber
iv. Ketua Unit Teknologi Maklumat  Bertanggungjawab sebagai Pengesah di dalam Sistem Pengurusan
v. Ketua Unit Sukan & Kokurikulum Aset(SPA)
vi. Ketua Pembantu Tadbir
vii. Penyelia Asrama Kanan SETIAUSAHA
viii. Semua Juruteknik  Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa asset Kerajaan (JKPAK).
 Pencatat minit mesyuarat.
 Menyediakan minit mesyuarat.
 Mengawalselia penghantaran laporan mesyuarat JKPAK.
 Mengawalselia penghantaran boring berkaitan pengurusan asset.
 Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada AJK untuk dibentangkan
dalam mesyuarat.
 Mengurus dan melaksanakan pelupusan asset alih dan stok.
 Mengurus dan kehilangan dan hapuskira.
 Bertanggungjawab sebagai Penyelia di dalam Sistem Pengurusan Aset
(SPA).

AJK
 Mengurus aset alih dan stok di unit/bengkel.
 Merancang pembelian aset dan bekalan stok di unit /bengkel.
 Menyedia dan menyelenggara kad aset dan stok.

23
  Menyediakan laporan yang dikehendaki oleh JKPAK.
 Menyediakan Perakuan Perekodan Stok dan Borang pendaftaran SPA
 Memastikan aset sentiasa berada di dalam keadaan yang baik dan
diselenggara.
JAWATANKUASA KHAS
11.0
JAWATANKUASA KOPERASI
1. Pengurus  Meningkatkan aspek pengurusan, pentadbiran dan penjualan koperasi
2. Setiausaha Kolej.
3. Bendahari  Meningkatkan kawalan kewangan supaya tidak menimbulkan sebarang
4. AJK masalah rekod/catatan, penutupan akaun-akaun dan pengauditan oleh
JPN Pahang.
 Memberi kursus dan bimbingan jualan kepada penyelia-penyelia
koperasi dari semasa ke semasa.
 Meningkatkan aspek keceriaan/kebersihan serta peragaan susun atur
barangan di koperasi supaya lebih menarik.
 Menjalankan tugas Setiausaha, Bendahari dan Jawatankuasa lain
seperti yang tersenarai dalam buku Undang-undang Kecil Koperasi.
 Melaksanakan arahan-arahan dan tugasan-tugasan lain yang
diarahkan oleh Pengarah dan TPSA dari semasa ke semasa.
 Bersama dengan Jabatan Koperasi menjalankan aktiviti.

24