BAB II PETUNJUK TEKNIS PANITIA KERJA DIVISI

DIVISI ACARA
Divisi acara memiliki peran dalam merancang dan menyusun serangkaian acara
di dalam kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga menjadi serangkaian acara yang
baik dan sesuai tujuan bersama.
Divisi ini juga menentukan waktu,dan lokasi setiap rangkaian acaranya.
Petunjuk Teknis Divisi Acara
1. Merancang dan menyusun segala kegiatan dengan persetujuan ketua pelaksana
2. Mengatur, mengawasi, dan memimpin semua kegiatan
3. Mengatur dan menentukan waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan
4. Membagi tugas dan mengkordinasi masing-masing anggota pelaksana
5. Mengkoordinasi dan mengkondisikan jalannya acara sesuai dengan waktu yang
sudah terjadwal

DIVISI KESEHATAN
Divisi kesehatan mempunyai peran dalam mengatasi indikasi-indikasi atas
gangguan yang berkaitan dengan masalah kesehatan peserta maupun panitia pada saat
mengikuti serangkaian acara. Sikap empati dan simpati kepada seluruh peserta
maupun panitia dikedepankan guna menunjang kelancaran kegiatan ini.
Divisi ini melibatkan diri langsung dilapangan dengan posko kesehatan yang
dijadikan tempat istirahat bagi pasien sekaligus base camp divisi kesehatan.
Petunjuk Teknis Divisi Kesehatan
1. Mengumpulkan data kesehatan dari mahasiswa angkatan 2020 terkait penyakit
yang dirasa tidak mampu untuk menjalankan serangkaian acara PROAKSI
Perkapalan 2020.
2. Sosialisasi kepada peserta PROAKSI Perkapalan 2020 untuk menjaga
kesehatan selama mengikuti serangkaian acara yang akan dilaksanakan.
3. Mengkondisikan mahasiswa yang sakit untuk mendapatkan pertolongan
kesehatan di posko kesehatan pada saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.
4. Mengkordinasi semua anggota tim kesehatan terdistribusi secara merata
disetiap acara kegiatan selebihnya stand by di posko kesehatan.
5. Memberikan rekomendasi kepada panitia tentang tingkat kesehatan
peserta/panitia untuk tidak/diperbolehkan mengikuti sebagian atau seluruh
rangkaian kegiatan.
6. Anggota melakukan pendekatan kepada mahasiswa 2020 yang memiliki
kekurangan dalam kesehatan untuk menjaga pola hidup yang lebih sehat saat
berada di posko kesehatan.

DIVISI PERLENGKAPAN
Divisi perlengkapan berperan dalam mengatur,dan menentukan segala
kebutuhan perlengkapan dalam setiap rangkaian PROAKSI Perkapalan 2020.Divisi
ini juga membantu secara umum bertugas untuk mendistribusikan tenaga bantu yang
dibutuhkan oleh setiap divisi di lapangan secara fleksibel (tidak tetap), apabila
pekerjaan yang dibantu telah selesai maka anggota pembantu umum ditarik kembali
untuk siap didistribusikan ke divisi-divisi yang lain.
Diharapkan seluruh kendala-kendala kurangnya tenaga lapangan bisa teratasi
dengan adanya tenaga bantu ini.
Petunjuk Teknis Divisi Perlengkapan
1. Menyiapkan segala kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan untuk
menjalankan seluruh rangkaian acara.
2. Setiap divisi melaporkan kebutuhan dan kekurangan sarana yang akan
dibutuhkan untuk menjalankan serankaian acara.
3. Divisi yang mengalami kekurangan tenaga di lapangan mengajukan permintaan
bantuan kepada koordinatoor divisi perlengkapan.
4. Evaluasi fungsi optimal terhadap anggota dan sarana yang diperbantukan secara
langsung dilapangan, apabila kurang optimal bisa ditarik kembali untuk
didistribusikan ke divisi yang lain atau tidak perlu digunakan kembali.
5. Evaluasi divisi perlengkapan umum tiap akhir acara dan kemudian coordinator
melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara lisan maupun
tertulis.

DIVISI KEAMANAN
Divisi keamanan dalam pelaksanaan bertugas mengamankan lingkungan
kegiatan dari segala gangguan baik yang terjadi dari dalam lingkungan maupun diluar
lingkungan kegiatan.
Pengamanan suatu kegiatan merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting
untuk menjaga keamanan dan ketertiban suatu kegiatan hingga kelancaran kegiatan
tersebut dapat tuntas dari awal sampai akhir kegiatan tanpa ada gangguan dari luar
maupun dari dalam.

Adapun tingkatan–tingkatan pengamanan yang akan dilaksanakan dalam

kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 adalah sebagai berikut :

1. Pengamanan Satu
Adapun pengamanan yang dilakukan yaitu pengamanan lingkungan selama
kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.
Tujuannya untuk memberikan rasa nyaman kepada seluruh kegiatan baik
peserta maupun panitia.
2. Pengamanan Dua
Adapun pengamanan yang dilakukan yaitu mendata alur masuk dan keluar
mahasiswa yang keluar dari area atau lingkungan kegiatan PROAKSI Perkapalan
2020.
Tujuannya untuk mempermudah pendataan atau pengontrolan mahasiswa yang
keluar masuk area kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.
Petunjuk Teknis Divisi Keamanan
1. Menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung.
2. Menjaga dan memperhatikan orang-orang yang masuk ke dalam area kegiatan.
3. Membersihkan area kegiatan dari masuknya orang luar, untuk orang luar
dibatasi hanya sampai pintu gerbang masuk.
4. Menjaga dan mengatur keluar masuk peserta maupun panitia di area kegiatan
PROAKSI Perkapalan 2020.
5. Mengkoordinisi presensi atau pengawasan kepada peserta yang keluar area
kegiatan.
6. Menjaga keamanan seluruh perlengkapan peserta maupun panitia yang
digunakan dalam proses kegiatan rangkaian PROAKSI Perkapalan 2020.
7. Sosialisasi kepada peserta dan panitia untuk memperhatikan keamanan
lingkungan sekitar kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 baik indikasi dari
dalam maupun luar.
8. Pengecekan keamanan dilapangan (lingkungan kampus) secara menyeluruh
setiap 1 jam (Kondisional tergantung CO)
9. Mengamankan peserta maupun panitia yang diindikasikan mengancam
keamanan kegiatan.
10. Mengambil suatu tindakan yang diperlukan untuk mengantisipasi apabila terjadi
gangguan baik dari dalam maupun dari dalam lingkungan kegiatan.
11. Evaluasi divisi kemanan tiap 6 jam (Kondisional tergantung CO) dan kemudian
koordinator melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara
lisan maupun tertulis.
DIVISI PENDAMPING
Dibandingkan dengan divisi yang lain, divisi pendamping memiliki peranan
yang sangat penting untuk menentukan keberhasilan pembinaan ini. Seorang
pendamping sekaligus kakak angkatan berfungsi sebagai :
1. Sumber informasi serta menjembatani transfer pengalaman selama berada di
kampus dengan mahasiswa angkatan 2020 (kelompok) yang didampinginya.
2. Mengayomi, melindungi serta membimbing mahasiswa secara kekeluargaan,
sebagai gambaran awal terciptanya senioritas antar angkatan.
3. Menekankan nilai-nilai yang menjadi target utama dalam pembinaan ini.
4. Membantu dalam melakukan penilaian aktivitas mahasiswa angkatan 2020
yang didampinginya berdasarkan pendekatan serta ketentuan yang telah
digariskan.
Oleh karena itu pendamping diharapkan bisa berperan secara optimal sesuai
dengan fungsi utama sehingga mahasiswa baru memperoleh hasil yang bagus dari
kegiatan pembinaan ini.
Petunjuk Teknis Divisi Pendamping
1. Koordinator divisi pendamping bertanggung jawab secara penuh dan berhak
memberikan peringatan terhadap aktivitas anggota divisi pendamping untuk
kelancaran tugas.
2. Pengambilan data mahasiswa angkatan 2020 untuk dilakukan pembagian dalam
kelompok serta pendamping berdasarkan pertimbangan terhadap efektifitas
kelompok yang terbentuk di lapangan.
3. Sosialisasi (pembauran) diri pendamping kepada kelompok dilakukan terhitung
sejak ditetapkannya kelompok dan pendamping oleh panitia.
4. Mengecek ulang persiapan kelompok tentang perlengkapan yang dibutuhkan
pada saat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan.
5. Mengantisipasi indikasi-indikasi pelanggaran atau kekurangan kelompok.
6. Pendamping memberikan perlindungan keselamatan dan memperhatikan
kondisi kesehatan fisik maupun mental kelompok/peserta dengan maksimal.
7. Mengkondisikan peserta untuk menjaga kebersihan lingkungan.
8. Setiap pendamping membantu panitia dalam pengkondisian mahasiswa
angkatan 2020 pada setiap acara/kegiatan bekerjasama dengan koordinator
acara/kegiatan di lapangan.
9. Pendamping mahasiswa angkatan 2020 dilapangan dibawah komando
koordinator acara/kegiatan dengan mengikuti seluruh instruksi yang diberikan
sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.
10. Melakukan komunikasi secara kontinyu kepada masing-masing kelompok
dengan metode yang disesuaikan dengan lapangan selama sebelum hingga
pelaksanaan kegiatan.
11. Pada saat pelaksanaan kegiatan maupun break pendamping bertanggungjawab
terhadap kondisi dan keutuhan masing-masing kelompok.
12. Mengkoordinir pemberikan penilaian (melalui pendekatan kekeluargaan)
kepada setiap mahasiswa angkatan 2020 yang didampingi pada :
a. Presensi keaktifan mahasiswa angkatan 2020
b. Kepribadian mahasiswa baru secara umum
13. Evaluasi divisi pendamping tiap 6 jam (kondisional) dan kemudian koordinator
melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara lisan maupun
tertulis.

DIVISI KONSUMSI
Divisi konsumsi bertugas untuk mengatur pemenuhan kebutuhan logistik
peserta dan panitia selama kegiatan berlangsung. Khususnya peserta, divisi konsumsi
mengkondisikan untuk menanamkan nilai-nilai kebersamaan dan kesederhanaan
dengan metode yang sudah ditetapkan oleh panitia.
Petunjuk Teknis Divisi Konsumsi
1. Sosialisasi tentang pemenuhan kebutuhan logistik peserta saat mengikuti
pelaksanaan pembinaan.
2. Pemberian logistik (kue dan minuman secara kondisional ditentukan oleh
koordinator) kepada panitia dan peserta pada saat break kegiatan PROAKSI
Perkapalan 2020.
3. Pemenuhan kebutuhan logistik (makan dan minum) bagi seluruh panitia pada
saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 berlangsung sesuai ketentuan yang
telah ditetapkan.
4. Membantu divisi acara untuk mengkondisikan peserta pada saat makan
bersama.

DIVISI PENDATAAN
Divisi pendataan bertugas untuk mendata, merakapitulasi point mahasiswa
angkatan 2020 dan kehadiran panitia, berkoordinasi dengan divisi acara mendata
setiap point-point mahasiswa angkatan 2020 yang nantinya berguna untuk
menentukan lolos tidaknya PROAKSI Perkapalan 2020.
Petunjuk Teknis Divisi Pendataan
1. Sosialisasi tentang pemenuhan kebutuhan logistik peserta saat
mengikuti pelaksanaan pembinaan.
2. Melakukan absensi kehadiran bagi panitia pelaksana dan mahasiswa
baru 2020.
3. Merekap dan menilai tugas yang telah diberikan kepada peserta.

DIVISI PDD
Divisi PDD bertugas untuk mendokumentasi setiap momen yang terjadi pada
pelaksanaan kegitan PROAKSI Perkapalan 2020.

Petunjuk Teknis Divisi PDD

1. Mengkoordinasi tentang publikasi, dekorasi, & dokumentasi selama mengikuti

pelaksanaan kegitan PROAKSI Perkapalan 2020.
2. Menyusun dan melaksanakan teknis lapangan divisi PDD pada saat kegiatan
PROAKSI Perkapalan 2020.
3. Menyusun perlengkapan dan kelengkapan divisi PDD pada saat kegiatan
PROAKSI Perkapalan 2020 berlangsung.
4. Membuat laporan kegiatan divisi Pubdekdok.

DIVISI HUMAS
Divisi Humas bertugas untuk mencari informasi tentang tempat pelaksanaan,
berkerja sama dan berkoordinasi dengan divisi acara.
Petunjuk Teknis Divisi Humas
1. Juru Bicara kepanitiaan pada setiap aktivitas internal maupun eksternal.
2. Koordinator ekspedisi surat perijinan, pemberitahuan, undangan dsb.
3. Menyusun dan melaksanakan teknis lapangan divisi Humas.
4. Menyusun perlengkapan dan kelengkapan divisi Humas.
5. Menyusun anggaran yang diperlukan divisi Humas.
6. Membuat laporan kegiatan divisi Humas.