Tutorial Cara Print di Excel Supaya Tidak Terpotong & Rapi

Cara Print Excel - Bagaimana cara mencetak file excel atau print di excel dengan rapi,
tidak terpotong dan sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan?

Anda mengalami hasil print out terpotong dan terlalu besar atau sebaliknya terlalu kecil
dan tidak full kertas serta masalah umum lainnya saat nge-print di excel atau mencetak
dokumen excel?

Untuk sebagian pengguna microsoft excel, proses mencetak dokumen biasanya menjadi
masalah tersendiri sehingga masalah-masalah saat nge-print file excel di atas lazim
terjadi.

Microsoft Excel menyediakan banyak opsi untuk mengatur bagaimana file excel Anda
akan diprint atau dicetak. Sehingga tidak hanya sekedar Ctrl + P lalu  Print  atau Enter.
Pada tutorial excel kali ini, "Kelas Excel" akan memberikan tips bagaimana melakukan
printout file excel yang benar atau cara mencetak dokumen excel supaya hasilnya terlihat
rapi dan sesuai dengan yang Anda inginkan.

Cara Nge-Print File di Excel

Untuk mencetak atau print dokumen yang kita buat di excel caranya relatif mudah. Yakni
dengan mengaktifkan menu perintah Print atau cetak file excel yang terdapat pada
backstage view (Klik Tab File) atau cukup dengan menggunakan Shortcut Ctrl + P.
Backstage view ini baru dikenalkan oleh excel mulai Excel 2010 atau yang lebih baru
(Excel 2013, excel 2016).

Pada halaman pengaturan Print diatas ada beberapa opsi yang bisa Anda sesuaikan,
antara lain:

1. Copies: Mengatur jumlah salinan pencetakan file.

2. Printer: Memilih dan Menampilkan jenis printer yang bisa Anda gunakan untuk
mencetak file excel.

3. Mencetak semua atau sebagian lembar kerja.

o Print Active Sheet - Mencetak sheet yang sedang aktif saja.

o Print Entire Workboook - Mencetak semua sheet.

 o Print Selection - Mencetak sebagian range yang terseleksi saja.

o Print Selected Table - Mencetak format Tabel Excel yang terpilih.

4. Pages: Memilih halaman berapa saja yang akan dicetak.

5. Memilih jenis Orientasi halaman (Landscape/Portrait).

6. Memilih jenis ukuran kertas cetak.

7. Mengatur margin atau batas tepi pada kertas cetak.

8. Mengatur skala pencetakan.

o Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bagian yang dicetak ke dalam
1 halaman saja.

o Fit All Column on One Page  - Menyusutkan lebar bagian yang dicetak ke
dalam 1 halaman saja

o Fit All Row on One Page - Menyusutkan tinggi/panjang bagian yang

dicetak ke dalam 1 halaman saja.

Jika pengaturan dan print preview nya sudah sesuai langkah terakhir untuk mencetak file
excel adalah dengan memilih tombol Print.

Memang cukup mudah bukan? Namun untuk menghasilkan tampilan cetak halaman
yang rapi dan tidak terpotong tentunya tidak sesederhana itu.
Selanjutnya silahkan ikuti tips-tips cara print excel berikut.

Tips Sebelum Nge-Print di Excel

Berbeda dengan Ms. Word yang tampilannya berbentuk lembaran halaman sesuai
ukuran kertas cetak, Microsoft excel merupakan aplikasi berbasis spreadsheet dimana
bagian utamanya berupa kumpulan cell yang terbentuk dari pertemuan grid baris dan
kolom.

Anda dapat membayangkan membuat sebuah tabel di MS. Word dengan ribuan kolom
dan sejuta lebih baris? Apakah kolom dan baris tersebut dapat dimuat dalam 1 lembar
kertas ukuran A4 (21cm x 27,9cm)?

Dengan excel hal tersebut bisa saja dilakukan, hanya saja tampilannya tentunya akan
sangat kecil dan tidak terbaca oleh mata.

Dari gambaran di atas yang saya ingin sampaikan bahwa excel mencetak lembaran
dokumen dengan persentase tertentu sehingga tampilan hasil print dapat membesar
atau mengecil dari ukuran aslinya.

Untuk itu ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum mencetak file atau nge-
print di excel:

1. Anda harus pandai-pandai mengatur isi data yang akan di cetak. Kalau
memungkinkan pisahkan isian data yang hanya digunakan sebagai database dengan
data yang akan diprint out.

o Untuk data yang hanya akan disimpan dalam file excel isiannya dapat
melebar sebanyak kolom excel yang tersedia.

o Untuk data yang akan di cetak sebaiknya tidak terlalu lebar (melibatkan
banyak kolom) sehingga akan terpotong atau terlalu kecil saat di cetak jika
dipaksakan muat dalam 1 lembar kertas.

2. Pastikan pengaturan ukuran kertas di excel dan jenis kertas pada printer sudah
sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan untuk mencetak dokumen excel
tersebut.

3. Tentukan margin atau batas cetak sesuai kebutuhan.

4. Gunakan Jenis Page Layout View untuk melihat bagaimana tampilan hasil cetak
dokumen.

5. Untuk jenis dokumen yang lebar dengan banyak kolom, sebaiknya

gunakan Lanscape Orientation atau halaman mendatar.

6. Sesuaikan Print Area jika ingin mencetak sebagian atau beberapa bagian dari

sebuah worksheet saja.

7. Jika Halaman yang akan diprint cukup panjang sehingga terbagi menjadi
beberapa halaman, pastikan pergantian setiap halaman (Page Break) sudah sesuai
keinginan Anda.

8. Gunakan pengaturan skala pencetakan untuk mengatur skala hasil cetak atau
membagi hasil print dalam beberapa halaman yang Anda tentukan.

Supaya lebih jelas, masing-masing akan saya jelaskan lebih lanjut pada bagian berikutnya
di bawah ini.

Menentukan Ukuran Kertas Cetak di Excel

Setelah data siap di cetak, hal pertama yang harus anda pastikan sebelum print file di
excel adalah mengatur ukuran kertas.

Pastikan ukuran kertas di excel sudah sesuai dengan jenis kertas cetak Anda.

Untuk memilih ukuran kertas yang tersedia di excel bisa Anda lakukan pada  Tab Page

Layout -- Group Page Setup -- Size .

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel mengikuti Printer default yang Anda
gunakan. Untuk membuat ukuran kertas lain bisa Anda tambahkan dengan melakukan
pengaturan pada setting printer.

Menyesuaikan Margin Halaman Excel

Seperti umumnya mencetak sebuah file dokumen, setelah menentukan jenis ukuran
kertas, Anda perlu menyesuaikan batas halaman cetak.
 Cara yang sederhana adalah dengan memilih menu  Margin  yang ada di  Tab Layout .

Pada menu Margin excel sudah menyediakan tiga nilai default margin: Normal, Wide, dan
Narrow. Jika Anda membutuhkan untuk menentukan Margin atau batas cetak secara
manual, pilih saja menu  Custom Margins .

Pada kotak dialog  Page Setup  yang muncul saat Anda memilih menu  Custom

Margins , selain menyesuaikan margin halaman, terdapat opsi tambahan untuk

membuat hasil cetak center atau berada pada posisi tengah halaman kertas cetak baik
secara vertikal atau horisontal.
Apabila Anda mencentang opsi ini, maka excel akan mencetak dokumen Anda persis
ditengah halaman kertas.

Melihat Tampilan Printout Dengan Page Layout View

Saat membuka file baru, defaultnya excel akan memperlihatkan jenis tampilan normal.
Jenis View yang lain, yakni "Page Layout" akan cukup membantu Anda membuat hasil
print file excel yang rapi dan tidak terpotong.

Setelah jenis dan ukuran kertas cetak sesuai, gunakan Page Layout View untuk melihat
bagaimana tampilan dokumen yang akan anda print terlihat di atas kertas.

Caranya adalah dengan memilih tombol  Page Layout  yang ada di  Tab View -- Group

Workbook Views
Saat jenis tampilan "Page Layout" ini aktif, excel akan menampilkan secara jelas
bagaimana data-data Anda terlihat di atas kertas termasuk dibagian mana saja dokumen
yang akan Anda print terpotong.

Mengubah Orientasi Halaman Cetak Excel

Pada banyak kasus hasil cetak yang terpotong di excel bisa diselesaikan hanya dengan
mengubah orientasi halaman cetak menjadi mendatar.

Secara default model halaman cetak pada microsoft excel adalah portrait, vertikal atau
berdiri. Namun jika halaman yang akan anda print terdiri dari banyak kolom, Model cetak
horizontal, landscape atau mendatar sepertinya akan lebih cocok. Sehingga kolom-kolom
yang akan di cetak pada kertas bisa muat dalam ssatu halaman.

Untuk memilih orientasi halaman cetak di excel bisa Anda lakukan pada  Tab Page

Layout -- Group Page Setup--Orientation .

Menyesuaikan Print Area

Secara default saat mencetak lembaran file excel maka seluruh bagian yang cell yang ada
isinya akan dicetak. Jika Anda hanya membutuhkan beberapa bagian saja yang di print
out, maka Anda bisa mengaturnya dengan menyesuaikan pengaturan area cetak (Set
Print Area).

Cara memilih Area cetak document di excel adalah sebagai berikut:

1. Pilih range cell atau bagian mana yag ingin Anda print

2. Pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Print Area, pilih menu Set

Print Area.

Misal pada contoh ini saya hanya ingin mencetak data untuk tahun 2017 saja pada kolom
A:F.
Menyesuaikan Page Break (Pergantian Setiap Halaman) Cetak

Apabila halaman yang akan anda cetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris-baris
data, maka dokumen Anda akan terbagi menjadi beberapa halaman.

Untuk bagian ini akan lebih mudah dilihat jika Anda mengaktifkan tampilan Page Break
Preview yang bisa anda aktifkan pada  Tab View -- Group Workbook Views .

Jika Anda perhatikan tampilan page break preview di atas, Microsoft Excel akan
mencetak Print Area yang sudah terpilih menjadi 2 halaman. Yakni bagian yang ada di
dalam garis biru. Sedangkan bagian diluar garis tidak akan ikut tercetak.

Garis putus-putus pada tampilan tersebut menunjukkan page break atau potongan
pergantian halaman cetak.
Menambahkan atau Menyesuaikan Page Break Excel

Pada contoh di atas misalnya Anda ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32,
sehigga data dengan awalan Sulawesi tercetak di halaman ke-2.

Untuk mengatur page break ada 2 cara yang bisa Anda lakukan:

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri dan tahan.
Kemudian tarik ke arah atas atau bawah sehingga garis tersebut tepat di atas baris ke-32.

Cara kedua, letakkan kursor pada range atau sel yang ada di baris ke 32. kemudian
pada  Tab Page Layout -- Group Page Setup --Klik  Menu Breaks , kemudian pilih
menu  Add Page break .
Menghapus Page Break Excel

Jika terdapat page break yang berlebihan atau tidak sesuai Anda juga dapat
menghapusnya.

Caranya cukup mudah. Letakkan kursor pada cell dibawah page break yang ingin di
hapus kemudian pilih menu  Remove Page Break .

Apabila ingin megembalikan letak Page break seperti sedia kala, pilih menu  Reset All
Page Breaks .

Mengatur Skala Pencetakan

Selain mengatur area cetak dan page break, seperti yang sudah saya sampaikan di awal,
bahwasanya excel pada dasarnya mencetak berdasarkan penskalaan (istilahnya benar tidak
ini).

Di Exel anda bisa mengatur halaman yang akan anda cetak ingin dibagi dalam berapa
halaman secara mendatar dan berapa halaman secara menurun. Yakni dengan mengatur
menu Width dan height pada  Group Scale to fit  yang ada di  Tab Layout .

Biasanya yang perlu di atur adalah ukuran width-nya menjadi 1 page sedangkan
heightnya cukup automatic sehingga excel akan menyesuaikan ukuran tinggi halaman
secara otomatis.
Maksud Height dan Width disini bukan tinggi dan lebar ukuran perhalaman. Namun
membagi banyak halaman secara mendatar dan menurun dalam jumlah page/halaman
tertentu.

Selain mengatur pembagian halaman dalam satuan angka integer, Anda juga bisa
mengatur penskalaan halaman ini dalam satuan persen.

Untuk data yang cukup lebar Anda bisa mengecilkan persen skala dan sebaliknya untuk
data yang relatif ramping Anda bisa membesarkan skalanya.

Setelah-hal-hal di atas sudah Anda lakukan kembali lakukan pengecekan ( Print

Preview ) untuk memastikan bahwa hasil Print data akan sesuai dengan kebutuhan

Anda.

Jika sudah sesuai maka file excel Anda sudah siap untuk diprint/dicetak dengan printer
kesayangan Anda.

Sekian untuk pembahasan tentang cara print excel kali ini. Jika masih ada yang perlu
ditanyakan silahkan sampaikan pada kolom komenta yang tersedia.

© Kelas Excel | Jangan lupa menyertakan

sumber: https://www.kelasexcel.id/2015/05/cara-print-di-excel.html