SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dosen
Linda Lidyawati, S.E., M.M., Ak, CA.
 Tujuan Pembelajaran
• Menjelaskan empat bagian dari siklus
pengolahan data dan aktivitas utama
masing-masing bagian.
• Menjelaskan dokumen dan prosedur
yang digunakan untuk mengumpulkan
dan mengolah data transaksi.
• Menjelaskan cara penyimpanan
informasi dalam sistem informasi bebasis
komputer.
• Membahas jenis-jenis informasi yang
disediakan sistem informasi akuntansi.
• Membahas cara organisasi menggunakan
sistem enterprise resource planning
(ERP) untuk memproses transaksi dan
menyediakan informasi.
 Materi Pertemuan ke 2
Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem
Enterprise Resource Planning

• Pendahuluan
• Pemrosesan Transaksi : Siklus Pengolahan
Data
• Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
 PENDAHULUAN
Bab ini di bagi ke dalam dua bagian besar :
• Pertama membahas siklus pengolahan data
serta peranannya dalam menyelenggarakan
aktivitas bisnis dan menyediakan informasi
bagi pengguna.
• Kedua membahas mengenai peranan sistem
informasi dalam organisasi modern dan
memperkenalkannya konsep sistem enterprise
resource planning (ERP).
 PEMROSESAN TRANSAKSI : SIKLUS
PENGOLAHAN DATA
• Fungsi penting sistem informasi akuntansi adalah
untuk memproses transaksi perusahaan secara
efektif dan efisien.
• Dalam sistem manual (tidak berbasis komputer),
data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar
yang di simpan dalam bentuk buku.
• Dalam sistem berbasis komputer, data
dimasukkan ke dalam komputer dan di simpan
dalam file dan database.
• Operasi yang dilakukan pada data untuk
menghasilkan informasi yang penting dan
relevan yang disebut secara kolektif sebagai
siklus pengolahan data (data processing
cycle).
• Siklus pengolahan data (data processing cycle)
merupakan empat operasi yaitu input data,
penyimpanan data, pengolahan data, dan
output informasi, yang dilakukan pada data
untuk menghasilkan informasi yang berarti
dan relevan.
INPUT DATA

• LANGKAH PERTAMA dalam pemrosesan input

adalah dengan mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses
pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis.
• Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap
aktivitas bisnis : (1) setiap aktivitas yang menarik;
(2) sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap
aktivitas; (3) orang yang berpartisipasi dalam
setiap aktivitas.
• Contohnya, siklus pendapatan yang paling
sering melakukan transaksi adalah penjualan.
Banyak data yang perlu dikumpulkan
mengenai transaksi penjualan, seperti, nama
barang yang di jual, jumlahnya, nama pembeli,
tanggal, dan sebagainya.
• Secara historis, sebagian besar bisnis
menggunakan dokumen sumber (source
documents) kertas untuk mengumpulkan data
mengenai aktivitas bisnis. Kemudian
memindahkan data ke dalam komputer
• Dokumen sumber yaitu dokumen yang
digunakan untuk memperoleh data transaksi
pada sumbernya (ketika transaksi terjadi).
Contohnya, meliputi pesanan penjualan,
pesanan pembelian, dan kartu absen
karyawan.
• Dokumen turnaround (turnaround
documents) adalah catatan data perusahaan
yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian
dikembalikan ke sistem sebagai input.
• Dokumen turnaround ada dalam bentuk
mesin yang dapat dibaca untuk
mempermudah pemrosesan selanjutnya
sebagai catatan input. Contohnya tagihan
utilitas yang di kirim ke pelanggan,
dikembalikan bersama pembayaran
pelanggan, dan di baca oleh alat
pemindai khusus ketika dikembalikan.
• Alat otomatisasi data sumber (source data
automation) adalah pengumpulan data
transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca
mesin pada waktu dan tempat asalnya.
Contohnya, ATM yang digunakan oleh bank,
terminal poin penjualan (point of sale –POS)
yang digunakan dalam toko ritel, dan
pemindai bar code yang digunakan dalam
gudang.
• LANGKAH KEDUA dalam pemrosesan input
adalah untuk memastikan data yang di ambil itu
akurat dan lengkap.
• Cara untuk melakukannya adalah menggunakan
otomatisasi data sumber atau dokumen
turnaround yang di desain dengan baik dan layar
entri data.
• Desain yang baik akan meningkatkan akurasi dan
kelengkapan dengan memberikan instruksi data
apa yang dikumpulkan, mengelompokkan secara
logis informasi-informasi yang memiliki
kedekatan, menggunakan bayangan dan garis
untuk memisahkan item-item data dengan jelas.
• LANGKAH KETIGA dalam pemrosesan input
adalah untuk meyakinkan kebijakan perusahaan
yang digunakan, seperti menyetujui atau
memverifikasi transaksi. Contohnya, ingin
menjual barang ke pelanggan yang belum
membayar tagihannya atau menjual barang untuk
pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari
stok.
• Permasalah-permasalah ini di cegah oleh sistem
pemrograman dengan melakukan pengecekan
pada batas kredit pelanggan dan catatan
pembayarannya, dan juga status persediaan,
sebelum mengkonfirmasi penjualan kepada
pelanggan.
PENYIMPANAN DATA

• Data perusahaan adalah salah satu sumber

daya yang paling penting.
• Relevansi data tidak menjamin bahwa data
tersebut berguna.
• Agar data berfungsi sebagaimana mestinya,
organisasi harus siap dan bisa mengakses data
tersebut dengan mudah.
• Oleh karena itu, akuntan perlu memahami
bagaimana data di atur dan di simpan dalam
SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat
di akses. Akuntan harus tahu bagaimana
mengelola data untuk penggunaan
perusahaan secara maksimum.
• Contoh, bagaimana akan menemukan faktur
jika semua dokumen dimasukkan ke dalam file
cabinet secara acak.
• Informasi dalam SIA mengatur agar akses
pencarian data menjadi mudah dan efisien.
• Informasi akuntansi kumulatif di simpan dalam
buku besar umum dan buku besar pembantu.
• Buku besar umum (general ledger) adalah buku
besar yang berisi ringkasan level data untuk
setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas,
pendapatan, dan beban organisasi.
• Buku besar pembantu (subsidiary ledger) adalah
buku besar yang digunakan untuk mencatat data
secara detail untuk akun buku besar umum
dengan banyak sub-akun terpisah, seperti
piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
• Akun buku besar umum berhubungan dengan
buku besar pembantu yang disebut akun kontrol
(control account).
• Akun kontrol (control account) adalah sebuah
titel yang diberikan pada akun buku besar umum
yang meringkas total jumlah yang tercatat dalam
buku besar pembantu. Contohnya, akun kontrol
piutang dalam buku besar umum
merepresentasikan total jumlah utang semua
pelanggan. Saldo dalam buku besar pembantu
piutang mengindikasikan jumlah utang
berdasarkan tiap-tiap pelanggan tertentu.
• Data dalam buku besar di susun secara logis
menggunakan teknik pengodean (coding).
• Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis
dari angka atau huruf pada item untuk
mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.
• Kode urutan (sequence code) adalah item-item
yang diberikan nomor secara berurutan sehingga
perbedaan dalam kode urutan akan
mengindikasikan item hilang yang sebaiknya di
investigasi. Contohnya, cek yang dinomori
sebelumnya, faktur dan pesanan pembelian.
• Kode blok (block code) adalah blok angka yang
dicadangkan untuk kategori data tertentu,
sehingga akan membantu untuk mengatur data.
Contohnya adalah bagan akun, seperti nomor
akun buku besar (di blok berdasarkan jenis akun),
nomor karyawan (di blok berdasarkan
departemen), dan nomor pelanggan (di blok
berdasarkan wilayah).
• Kode grup (group code) adalah dua atau lebih sub
grup digit yang digunakan untuk kode item. Kode
grup sering kali digunakan bersamaan dengan
kode bank.
• Kode mnemonik (mnemonic code) adalah huruf
dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi
item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item
dan biasanya mudah untuk di hafal.

• Pedoman berikut ini menghasilkan sistem

pengodean yang lebih baik. Kode harus :
• 1. konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang
mengharuskan pembuat kode menentukan
sistem yang diinginkan output sebelum memilih
kode;
• 2. memungkinkan untuk penambahan.
Contohnya, jangan menggunakan tiga digit
untuk kode karyawan dalam perusahaan yang
berkembang cepat dengan 950 karyawan;
• 3. sesederhana mungkin untuk meminimalkan
biaya, memudahkan penghafalan dan
interpretasi, juga memastikan dapat di terima
oleh karyawan;
• 4. konsisten dengan struktur organisasi
perusahaan dan antar divisi perusahaan.
• Contoh yang sangat baik terkait pengodean
adalah bagan akun (chart of account), yaitu
daftar semua angka yang ditetapkan untuk
neraca dan laporan laba rugi. Angka akun
memungkinkan transaksi data untuk
dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke
dalam akun yang sesuai.
• Bagan akun juga memudahkan laporan
keuangan dan laporan persiapan, karena data
yang di simpan dalam tiap-tiap akun dapat
dengan mudah di ringkas untuk presentasi.
• Data transaksi sering kali di catat dalam jurnal
sebelum di entri ke dalam buku besar. Entri jurnal
menunjukkan akun dan jumlah untuk di debit dan
di kredit.
• Jurnal umum (general journal) adalah jurnal yang
digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak
sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman
dan penyesuaian akhir periode dan jurnal
penutup.
• Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk
mencatat sejumlah besar transaksi berulang
seperti penjualan kredit, penerimaan kas,
pembelian, dan pengeluaran kas.
• Jejak audit (audit trail) adalah jalur yang
memungkinkan transaksi untuk ditelusuri
melalui sistem pengolahan data dari titik asal
ke output final atau mundur dari output final
ke titik asal.
• Jejak audit ini digunakan untuk mengecek
keakuratan dan validitas posting buku besar
dan untuk menelusur perubahan dalam akun
buku besar umum dari saldo awal ke saldo
akhir.
• Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai
informasi yang di simpan dalam catatan.
Contohnya meliputi karyawan, barang
persediaan, dan pelanggan.
• Setiap entitas memiliki atribut (attributes),
yaitu sifat nomor identifikasi dan karakteristik
khusus dari suatu entitas yang di simpan
dalam database. Contohnya adalah semua
karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat
pembayaran, nama, dan alamat.
• Field adalah porsi data catatan di mana nilai
data untuk atribut tertentu di simpan.
Contohnya, dalam spreadsheet setiap baris
merepresentasikan pelanggan dan setiap
kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap
sel dalam spreadsheet adalah field.
• Catatan (record) adalah seperangkat field yang
nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari
suatu entitas, seperti semua data penggajian
yang terkait karyawan tunggal, contohnya
adalah baris dalam spreadsheet.
• Field berada di dalam record, kontennya
disebut nilai data (data value).
• Nilai data (data value) adalah nilai aktual yang
di simpan dalam field. Ini mendeskripsikan
atribut untuk setiap entitas.
Contohnya, field nama pelanggan akan berisi
“Perusahaan XYZ” jika perusahaan tersebut
adalah pelanggan.
• File adalah seperangkat record yang secara
logika berhubungan, seperti record penggajian
semua karyawan.
• File induk (master file) adalah file permanen
record yang menyimpan data kumulatif
mengenai organisasi. Contohnya, buku besar
dalam SIA. Saat transaksi terjadi, record dalam
file induk akan diperbarui. Contohnya, saldo
akun pelanggan akan diperbarui untuk
menggambarkan bahwa transaksi penjualan
dan pembayaran yang baru telah di terima.
• File transaksi (transcation file) adalah file yang
berisi transaksi bisnis yang terjadi selama
periode fiskal tertentu. File transaksi secara
konseptual sama dengan jurnal dalam SIA
manual. Contohnya, file transaksi penjualan
harian dan file penerimaan kas. Kedua file
tersebut akan memperbarui saldo akun dalam
file induk pelanggan. File transaksi tidak
bersifat permanen, namun biasanya di simpan
untuk periode tertentu dengan tujuan sebagai
backup.
• Database adalah seperangkat file data yang
saling terkait dan dikendalikan secara
terpusat.
• Database mengkonsolidasikan record yang di
simpan sebelumnya dalam file terpisah ke
dalam pool umum dan melayani berbagai
pengguna dan aplikasi pengolahan data.
PENGOLAHAN DATA

Empat jenis pengolahan data yang berbeda yang di sebut

sebagai CRUD adalah sebagai berikut :
1. Membuat (creating) record data baru, seperti
menambahkan data karyawan yang baru dipekerjakan
ke database penggajian.
2. Membaca (reading), melihat atau mengambil data
yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data yang di simpan
sebelumnya.
4. Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file
induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan
yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.
• Pembaruan yang dilakukan secara periodik,
misalnya harian, disebut sebagai pemrosesan
batch (batch processing).
• Pemrosesan batch (batch processing) adalah
mengakumulasikan catatan transaksi ke dalam
grup atau batch untuk memproses pada
interval regular seperti harian atau mingguan.
Catatan biasanya di sortir ke dalam beberapa
urutan sebelum pemrosesan, seperti secara
numerik atau alfabet.
• Sebagian besar perusahaan memperbarui data
pada saat terjadinya transaksi, ini di sebut
sebagai pemrosesan online, real-time (online,
real-time processing), karena pemrosesan ini
menjadikan informasi yang di simpan selalu baru,
yang kemudian akan meningkatkan pengambilan
keputusan yang berguna.
• Pemrosesan online, real-time (online, real-time
processing) adalah sistem komputer yang
mengolah data sesegera mungkin setelah
mendapatkan dan menyediakan informasi yang
diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu.
OUTPUT INFORMASI

Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah

output informasi.
Ketika ditampilkan pada monitor, output mengacu
pada “soft copy”.
Ketika di cetak dalam kertas, mengacu pada “hard
copy”.
Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari
tiga bentuk, yaitu dokumen, laporan, atau respons
pertanyaan.
• Dokumen (document) adalah catatan transaksi
atau data perusahaan lain. Contohnya
meliputi cek, faktur, laporan penerimaan,
daftar permintaan pembelian.
• Laporan (report) adalah output sistem yang di
susun dengan urutan yang bermakna yang
digunakan oleh karyawan untuk
mengendalikan aktivitas operasional, untuk
manajer membuat keputusan dan mendesain
strategi, dan bagi investor dan kreditor untuk
memahami aktivitas bisnis perusahaan.
• Database query (pertanyaan) adalah suatu
permintaan database untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan guna
menyelesaikan permasalahan atau menjawab
pertanyaan.
• Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau
dicetak, dan atau dianalisis sebagaimana yang
diminta.
 SISTEM ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)
• Sistem enterprise resource planning (ERP)
adalah suatu sistem yang mengintegrasikan
semua aspek aktivitas organisasi, seperti
akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber
daya manusia, manufaktur, manajemen
persediaan, ke dalam satu sistem.
• Sistem ERP termodulasi; perusahaan dapat
membeli setiap modul yang memenuhi
kebutuhan khusus mereka.
• ERP memfasilitasi arus informasi antara
berbagai fungsi bisnis perusahaan dan
mengelola komunikasi dengan para pemangku
kepentingan di luar.
• Sistem ERP yang didesain dengan baik
memberikan manajemen akses yang baik
untuk memperbarui informasi mengenai
semua aktivitas ini untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengevaluasi proses
bisnis organisasi secara lebih efektif.
Modul ERP biasanya mencakup sebagai berikut :
• 1. Keuangan (sistem buku besar dan
pelaporan), yaitu buku besar, piutang, utang,
aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas,
dan persiapan laporan manajerial dan laporan
keuangan.
• 2. Sumber daya manusia dan penggajian, yaitu
sumber daya manusia, penggajian, imbalan
kerja karyawan, pelatihan, waktu dan
kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
• 3. Kas (siklus pendapatan), yaitu entri pesanan
penjualan, pengiriman, persediaan,
penerimaan kas, perhitungan komisi.
• 4. Membeli untuk membayar (siklus
pengeluaran), yaitu pembelian, inspeksi
persediaan, persediaan dan manajemen
gudang, pengeluaran kas.
• 5. Manufaktur (siklus produksi), yaitu
perekayasaan, pernjadwalan produksi, daftar
bahan baku, barang dalam proses, manajemen
alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen
biaya, dan proses manufaktur dan proyek.
• 6. Manajemen proyek, yaitu penetapan
biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit
kinerja, manajemen aktivitas.
• 7. Manajemen hubungan pelanggan, yaitu
penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan,
kontak pelanggan, dan dukungan pusat
panggilan.
• 8. Alat sistem, yaitu alat untuk membuat data
file induk, membuat perincian arus informasi,
pengendalian akses, dan sebagainya.
Sistem ERP, dengan database terpusat,
memberikan keuntungan yang sinifikan sebagai
berikut :
• 1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data
organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi
di seluruh perusahaan. Menyimpan semua
informasi perusahaan dalam database tunggal
memecah hambatan antara departemen dan
arus informasi.
• 2. Input data diambil atau dikunci sekali, dan
tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam
sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu
sistem ke yang lain tidak lagi diperlukan.
• 3. Manajemen mendapatkan visibilitas yang
lebih besar ke dalam setiap area perusahaan
dan kemampuan dalam memonitor yang
lebih besar. Karyawan lebih produktif dan
efisien karena mereka dapat secara cepat
mengumpulkan data dari dalam dan luar
departemen mereka.
• 4. Organisasi memperoleh pengendalian
akses yang lebih baik. ERP dapat
mengonsolidasikan berbagai perizinan dan
model keamanan ke dalam struktur akses
data tunggal.
• 5. Prosedur dan laporan yang telah
distandarisasi antar unit bisnis. Standarisasi ini
khususnya dapat bernilai dengan merger dan
akuisi karena sistem ERP dapat menggantikan
sistem yang berbeda dengan sistem tunggal dan
bersatu.
• 6. Pelayanan pelanggan meningkat karena
karyawan dapat dengan cepat mengakses
pesanan, persediaan yang tersedia,
mengirimkan informasi, dan detail transaksi
pelanggan sebelumnya.
• 7. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru
secara real-time dan otomatisasi proses
manufaktur membuat produktivitas meningkat.
Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan
sebagai berikut :
• 1. Biaya. Perangkat keras ERP, perangkat lunak,
dan biaya konsultasi sangat mahal.
• 2. Jumlah waktu yang diminta. Hal ini dapat
menghabiskan beberapa tahun untuk memilih
dan mengimplementasikan sistem ERP secara
penuh, tergantung pada ukuran bisnis, jumlah
modul yang harus diimplementasikan, tingkat
penyesuaian, lingkup perubahan, dan seberapa
baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek.
Sebagai hasilnya, implementasi ERP memiliki
risiko tinggi atas kegagalan proyek.
• 3. Perubahan proses bisnis. Untuk
menyesuaikan modul, harus beradaptasi untuk
menstandarisasi proses bisnis sebagai lawan
dalam mengadopsi paket ERP untuk proses
perusahaan yang ada. Kegagalan untuk
menetapkan proses bisnis ini terdapat pada
perangkat lunak ERP yang sudah ada adalah
penyebab terbesar kegagalan proyek ERP.
• 4. Kompleksitas. Hal ini berasal dari integrasi
berbagai aktivitas dan sistem bisnis yang
berbeda, masing-masing memiliki proses, aturan
bisnis, hierarki otorisasi, dan pusat keputusan
yang berbeda.
• 5. Resistensi. Organisasi yang memiliki
banyak departemen dengan sumber daya
terpisah, misi, laba dan rugi, dan rantai
komando mungkin percaya bahwa sistem
tunggal memiliki beberapa keuntungan.
Ini juga memerlukan pelatihan dan
pengalaman yang dapat dipertimbangkan
untuk menggunakan sistem ERP tidak
sukses.
• Tidak mudah untuk meyakinkan
karyawan agar mengubah cara mereka
melakukan pekerjaan mereka, melatihnya
dalam prosedur baru, menguasai sistem
baru, dan meyakinkan mereka untuk
membagi informasi sensitif. Penolakan,
dan kaburnya batasan perusahaan, dapat
menyebabkan permasalahan dengan
moral karyawan, akuntabilitas, dan garis
pertanggungjawaban.
• Menuai keuntungan potensial sistem ERP dan
mengurangi kerugiannya membutuhkan usaha
sadar dan keterlibatan oleh manajemen
puncak. Komitmen manajemen puncak
kepada sistem ERP dan dukungan perubahan
yang diperlukan meningkatkan kesempatan
untuk sukses.
• Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan
mahal, maka satu cara untuk memilih sistem
yang cocok adalah memilih paket yang
didesain untuk industri anda.
Selamat belajar
Semoga sukses
Salam sehat