Modul TOT Polmas

BAHAN BACAAN

BAGIAN I
KETERAMPILAN DASAR PERORANGAN

1. Keterampilan Mengamati

Kita menyadari, bahwa melakukan pengamatan merupakan hal

yang mudah, sehingga apabila hal ini tidak dilakukan melalui
latihan-latihan yang baik, sangat sulit bagi seseoarang untuk
memiliki keterampilan tersebut. Bebrapa hal yang perlu
mendapat perhatian dalam melaksanakan pengamatan ini antara
lain :

a. Untuk dapat melakukan pengamatan yang baik, harus

betul-betul dilakukan secara sistematis, dalam arti
dilakukan mulai melihat dari hal-hal yang bersifat khusus.

b. Dalam melihat ataupun memperhatikan suatu objek, tidak

mungkin dilakukan tanpa adanya konsentrasi yang penuh
terhadap objek tersebut.

c. Harus disadari, pada saat seseorang melakukan

pengamatan konsentrasi akan senantiasa adanya pengaruh
yang dapat menggangu tersebut.

d. Dalam rangka pengamatan, kita menyadari bahwa

keterbatasan pada posisi sehingga dalam pelaksanaannya,
harus dapat menempatkan diri pada posisi yang tepat.

e. Selain keterbatasan tersebut diatas, karena daya ingat

seseorang kemampuan seseorang untuk melihat atau
memperhatikan suatu objek juga tidak sama, untuk itu perlu
membiasakan diri dengan menggunakan alat bantu, berupa

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

1
 Modul TOT Polmas

catatan ataupun alat-alat lainnya, pada waktu seseorang

melakukan pengamatan.
2. Keterampilan menjelaskan
Ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam
menjelaskan/menggambarkan ini antar lain :

a. Untuk lebih memudahkan pengrtian bagi yang menerima

penjelasan, dimana dalam menjelaskan selain harus
sistematis, dengan menggunakan bahasa yang mudah
dimengerti, prlu disadari bahwa daya serap atau daya
tangkap seseorang dalam menerima penjelasan ini belum
tentu sama , termasuk daya ingatannya. Untuk itu agar
memudahkan pengalaman terhadap yang digambarkan
dapat menggunakan alat bantu.

b. Sebelum menjelaskan, perlu adanya persamaan persepsi

terlebihdahulu, tentang bahasa, kalimat ataupun simbol-
simbol yang akan disampaikan.

c. Perlu disadari, bahwa dalam mengikuti penjelasan,

seseorang memerlukan konsentrasi yang baik dan penuh
dari kedua belah pihak, sehingga penjelasan tersebut jelas
dan dimengerti oleh sesorang yang diberikan penjelasan.

d. Agar penjelasan tersebut mudah dimengerti dan jelas,

diperlukan adanya suatu tindakan ataupun langkah yang
diambil, guna menarik perhatian dari pada orang yang
diberikan penjelasan.
3. Keterampilan mendengarkan
a. Bahwa untuk dapat menyampaikan kembali secara benar
tentang apa yang didengarnya, kita tidak boleh berpersepsi,
dan diperlukan adanya kesungguhan, serta ketelelitian dari
pada masing-masing individu yang mendengarkan.
b. Pendengaran seseorang akan sangat terganggu apabiia
dalam keadaan/suasana yang ribut (hingar-bingar),
sehingga diperlukan sekali adanya suasana yang hening
Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif
2
 Modul TOT Polmas

agar tidak mengganggu konsentrasi pada saat

mendengarkan tersebut.
c. Kita menyadari, bahwa kemampuan seseorang untuk
menyerap suara dan mengingat itu tidak sama, sehingga
untuk dapat menyampaikan kembali tentang apa yang
didengarnya ini secara baik dan benar diperlukan adanya
aiat bantu, baik berupa catatan ataupun alat-alat bantu
lainnya.
d. Di dalam proses mendengarkan ini, sangat diperlukan
konsentrasi yang baik, sehingga objek yang didengarkan
dapat diserap secara sempuma.
e. Apabila pada saat mendengarkan pembicaraan seseorang
atauobjek tertentu masih ada hai-hal yang dipandang
belum jelas,perlukepada pembicara diminta untuk
mengulangi
pembicaraannya dengan lebih keras lagi, apabila yang
pertamadianggap terialu pelan.
f. Pentingnya diketahui oleh yang mendengarkan dari pada
seseorang itu dapat berlangsung dengan baik, apabila
selama mendengarkan pembicaraan tidak ada yang
memotong.
4. Keterampilan bertanya
Diketengahkan, adanya 6 (enam) jenis pertanyaan
sebagaiberikut:
a. Open-question (pertanyaan terbuka), yaitu pertanyaan
yang diajukan dalam usaha meminta informasi sebanyak
mungkri. Kepada si penjawab diberikan kebebasan
seluas-luasnya untuk mengemukakan apa yang
diketahuinya dari pertanyaan yang diajukan.
b. Close-question (pertanyaan tertutup), yaitu pertanyaan
yang mengharapkan satu jawaban : ya atau tidak.
c. Multiple-question (pertanyaan berurutan), yaitu pertanyaan
yang diajukan secara bertubi-tubi dengan tidak menunggu
jawaban dari pertanyaan terdahulu.

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

3
 Modul TOT Polmas

d. Leading-question{ pertanyaan mengarahkan) yaitu

pertanyaan yang jawabannya sudah diketahui
sebelumnya.
e. Hypothetical-question (pertanyaan hipotetik), yaitu
pertanyaan pengandaian.

f. Rhetorical-question (pertanyaan retorik), yaitu pertanyaan

yang tidak memerlukan jawaban.
Kita menyadari, bahwa bertanya dengan baik itu cukup sulit
sehingga untuk dapat melaksanakan dengan ba ik
harus memperhatikan beberapa hal, diantaranya :
a. Belum tentu semua pertanyaan yang kita sampaikan, itu
dapatditerima dengan jelas oleh yang ditanya,
sehingga dalam menyampaikan pertanyaan, perlu
dicek Kembali apakah sudah dapat diterima secara
jelas dan cukup dimengerti oleh
b. Untuk mendapatkan jawaban yang baik, suasana yang baik
pula dan harus disadari akibat psikologis yang akan timbul
dari pertanyaan-pertanyaan .
c. Untuk dapatnya pertanyaan yang kita ajukan itu diterima
secara jelas dan dimengerti oleh yang ditanya, bahasa yang
digunakan harus betul-betul bahasa yang dapat dimengerti.

5. Keterampilan Meringkas
Didalam ringkasan ada beberapa hal yang perlu mendapat
perhatian, antara lain :
a. Perlu disadari, bahwa setiap orang mempunyai persepsi,
dan adakalanya persepsi seseorang dengan yang lainnya
itu berbeda, sehinga hal ini perlu diwaspadai, agar dalam
membuat ringkasan tersebut memperhatikan adanya
perbedaan persepsi yang kemungkinan terjadi dalam
menghadapi masalah.

b. Dalam membuat ringkasan, kita harus mendasarkan ada

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

4
 Modul TOT Polmas

fakta-fakta dengan tidak bersepsi, karena didalam

meringkas tidak sama dengan menyimpulkan.

c. Untuk dapatnya seseorang meringkas dengan baik,

diperlukan adanya suatu kemampuan untuk menangkap
hal-hal yang esensi (intisari) dari suatu cerita,
berita/informasi, laporan dan lain sebagainya.

d. Dalam meringkas selain singkat, juga harus akurat dan

mudah dimengerti oleh yang menerima ringkasan tersebut.

6. Keterampilan memberikan dan menerima umpan balik (feed

back skill).

a. Dalam pergaulan sehari-hari, pemberian umpan balik dari

seseorang kepada orang lain, sering dilakukan dan
biasanya diberikan dengan maksud memberikan informasi
tentang kelemahan seseorang, sehingga orang yang diberi
umpan baiik sadar akan apa yang telah atau sedang
diperbuatnya. Pemberian umpan balik banyak dilakukan
oleh seseorang yang memang merasa sudah dekat antara
yang satu dengan yang lainnya, misalnya antara atasan
dengan bawahan atau sebaliknya, juga antara orang
perorang dalam kaitan tugas lainnya. Jarang sekali umpan
balik diberikan oleh orang-orang yang tidak saling
mengenal, walaupun ada biasanya terbatas pada hal-hal
yang menyenangkan saja.

b. Seperti kita sadari bersama, bahwa umpan balik itu sangat

diperlukan bag! setiap orang, karena tidak ada satu
manusiapun yang sempuma di dunia ini. Untuk
memberikan umpan balik ini, tidaklah semua orang dapat
melakukannya dengan baik, karena hal tersebut di
samping perlu memiliki keterampilan dasar perorangan
yang terdahulu, juga harus melalui latihan-latihan.

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

5
 Modul TOT Polmas

BAGIAN II

KOMUNIKASI EFEKTIF

1. Pengertian
a. Komunikasi
Komunikasiadalah suatu proses penyampaian informasi
(pesan, ide, gagasan) dari Komunikator atau pemberi pesan
kepada komunikan atau penerima pesan.
b. Komunikasi Efektif
Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu
menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang
yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi Efektif
memungkinkan seseorang dapat saling bertukar informasi,
ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau
kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan.
.
2. Tujuan Komunikasi Efektif
Tujuan Komunikasi Efektif untuk memberi kemudahan dalam
memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan
penerima pesan. Sehingga tercipta feed back yang baik antara
pemberi dan penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan efektif
apabila memenuhi tiga hal berikut :
a. Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami
sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.
b. Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh
penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati
oleh pengirim.
c. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang
seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang
dikirim.

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

6
 Modul TOT Polmas

3. Prinsip Dasar Komunikasi Efektif

a. Respect (Respek)
Respect adalah Perasaan Positif atau penghormatan diri
kepada lawan bicara. Anda menghargai Lawan Bicara sama
halnya dengan menghargai diri sendiri. Prinsip menghormati
ini harus selalu Anda pegang dalam berkomunikasi.
b. Empathy (Empati)
Empathy adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada
situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang lain. Anda
mampu merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain,
sehingga komunikasi akan terjalin dengan baik sesuai dengan
kondisi psikologis lawan bicara Anda.
c. Audible (Dapat Didengar)
Audible mengandung makna pesan yang harus dapat
didengarkan dan dimengerti. Dalam hal ini ada beberapa hal
yang harus Anda perhatikan, yaitu :
1) Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan
bahasa yang baik dan benar. Hindari bahasa yang tidak
dipahami oleh lawan bicara.
2) Kedua, sampaikan yang penting. Sederhanakan pesan
Anda. Langsung saja pada inti persoalan.
3) Ketiga, gunakan bahasa tubuh Anda. Mimik wajah, kontak
mata, gerakan tangan dan posisi badan bisa dengan
mudah terbaca oleh lawan bicara Anda. Tunjukkan
kesejatian Anda dengan mengoptimalkan bahasa tubuh
dan pesan. Keempat, gunakan ilustrasi atau contoh.
Karena analogi sangat membantu dalam penyampaian
pesan.
d. Clarity (Jelas)
Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan.
Salah satu penyebab munculnya salah paham antara satu
orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas
Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif
7
 Modul TOT Polmas

yang mereka terima.

e. Humble (Rendah Hati)
Sikap Rendah Hati bukan berarti Anda Rendah Diri, Rendah
Hati memberikan kesempatan kepada orang lain untuk
berbicara terlebih dahulu, dan Anda menjadi pendengar yang
baik.

4. Bentuk Komunikasi Efektif

a. Komunikasi verbal efektif :
1) Komunikasi verbal efektif :
a) Berlangsung secara timbal balik.
b) Makna pesan ringkas dan jelas.
c) Bahasa mudah dipahami.
d) Cara penyampaian mudah diterima.
e) Disampaikan secara tulus.
f) Mempunyai tujuan yang jelas.
g) Memperlihatkan norma yang berlaku.
h) Disertai dengan humor.
2) Komunikasi non verbal :
Yang perlu di perhatikan dalam komunikasi non verbal
adalah :
a) Penampilan fisik.
b) Sikap tubuh dan cara berjalan.
c) Ekspresi wajah.
d) Sentuhan

5. Hal-Hal Yang Perlu di Perhatikan Dalam Komunikasi Efektif

a. Berkomunikasi pada suasana yang menguntungkan.
b. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan di
mengerti.
c. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau
minat di pihak komunikan.
d. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

8
 Modul TOT Polmas

yang dapat menguntungkannya.

e. Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau
reward di pihak komunikan.

6. Lima Pondasi Membangun Komunikasi Efektif

a. Berusaha benar-benar mengerti orang lain (emphatetic
communication)
b Memenuhi komitmen atau janji
c. Menjelaskan harapan atau rencana yang akan di lakukan
d. Meminta maaf dengan tulus ketika membuat kesalahan
e. Memperlihatkan integritas pribadi

7. Komunikasi Efektif antar pribadi memiliki 5 (lima) ciri, yaitu :

a. Keterbukaan
b. Empati
c. Dukungan
d. Rasa positif
e. Kesetaraan

8. Etika Berkomunikasi
Tindakan yang perlu dipertimbangkan
a. Tidak mengucapkan kata-kata kasar atau mencaci
b. Tidak menggunakan kata-kata yang menyesatkan
c. Tidak memasuki daerah privasi orang lain
d. Membocorkan informasi yang dipercayakan
e. Tidak menggunakan isyarat non verbal yang tidak sesuai
dilingkungan setempat, sehingga menyulut perselisihan.

9. MendengarkanSecaraEfektif.
Komunikasi merupakan suatu interaksi dinamis antara
komunikator dan komunikan. Interaksi terjadi dengan baik, jika
komunikan dapat memahami pesan dan komunikator dapat
memahami umpan balik dari komunikan. Dalam komunikasi
tertulis, kalimat, tata bahasa, dan format penyajian pesan

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

9
 Modul TOT Polmas

harusdiperhatikan kedua pihak sehingga pesan dan umpan balik

dapat dipahami. Sedangkan dalam komunikasi lisan dan tatap
muka maka mendengarkan adalah cara untuk memahami pesan
bagi komunikan dan memahami umpan balik bagi komunikator.
Berbeda dengan komunikasi tertulis di mana pemahaman bisa
tercapai dengan membaca ulang, mendengarkan memerlukan
perhatian lebih karena pengulangan akan menyebabkan gangguan
dalam komunikasi. Karena itu, baik komunikator maupun
komunikan perlu mendengarkan secara aktif, sehingga pesan
maupun umpan balik dapat dipahami dengan benar.
Charles J. Stewartdan William B. Cash, Jr3 menjelaskan 4
pendekatan yang dapat digunakan untuk mendengarkan secara
aktif, yaitu mendengarkan untuk:

a.    Pemahaman.
Mendengarkan untuk pemahaman adalah pendekatan utama
dalam menerima, memahami, dan mengingat pesan secara
akurat dan lengkap. Tujuan mendengarkan untuk
pemahaman adalah untuk berkonsentrasi pada pesan atau
umpan balik agar mengerti dan tetap obyektif, serta
menghindari sikap menilai. Berikut ini panduan
mendengarkan untuk pemahaman:
1)  Dengarkan pertanyaan dengan seksama, sebelum
menjawab. Dan sebaliknya, dengarkan jawaban,
sebelum mengajukan pertanyaan berikutnya.
2) Tenang, tidak terburu-buru.
3)    Dengarkan isi dan ide pesan atau umpan balik.
4) Catat hal-hal penting untuk mempertahankan informasi.
5) Gunakan pertanyaan untuk mengklarifikasi informasi.
 
b.    Empati.
Mendengarkan untuk empati adalah suatu cara untuk
menunjukkan perhatian yang tulus, pengertian, dan
Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif
10
 Modul TOT Polmas

keterlibatan. Mendengarkan untuk empati adalah usaha

untuk memosisikan diri kita dalam sudut pandang komunikan
guna mengerti dan mengapresiasi apa yang dipikir dan
dialami komunikan. Panduan mendengarkan untuk empati,
sebagai berikut:
1) Tunjukkan ketertarikan.
2) Jangan memotong pembicaraan.
3) Tetap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi
yang kuat.
4) Tetap tidak evaluatif, kecuali jika sangat diperlukan.
5) Saat mendengarkan tetap awas pada isyarat
permintaan pilihan atau saran.
6) Menjawablah dengan taktis dan penuh pengertian.
 
c.    Evaluasi.
Mendengarkan untuk evaluasi bertujuan untuk menilai apa
yang didengar dan dilihat saat berkomunikasi. Mendengarkan
untuk evaluasi adalah tingkatan berikut dari mendengarkan
untuk pemahaman dan empati, karena kita tidak siap untuk
menilai sebelum kita memahami dengan benar pesan verbal
dan nonverbal dari mitra komunikasi kita. Panduan
mendengarkan untuk evaluasi adalah sebagai berikut :
1) Dengarkan secara seksama seluruh pesan dan umpan
balik sebelum menilai.
2) Dengarkan dengan seksama simbol verbal dalam
bentuk kata-kata, pernyataan maupun argumentasi, dan
perhatikan simbol nonverbal berupa raut wajah, intonasi
suara, dan bahasa tubuh.
3) Jika belum yakin, bertanyalah untuk meminta
penjelasan.
4) Hindari bersikap defensif. Misalnya, ada pernyataan
dari komunikan bahwa kita belum mengerti
permasalahannya, maka tidak perlu kita menolak

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

11
 Modul TOT Polmas

dengan mengatakan bahwa kita sudah tahu, ini sikap

defensif. Sebaiknya kita mempersilahkan komunikan
untuk menjelaskan bagaimana persoalan yang
sebenarnya menurut dia.

Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif

12