Uraian Materi

4. Menerapkan Sistem Administrasi Kepegawaian Manual dan Digital

Sistem administrasi kepegawaian selama ini diaksanakan dengan dua cara yaitu
sistem manual dan sistem digital. Kedua sistem ini masih diterapkan oleh beberapa
lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
a. Sistem Administrasi Kepegawaian Secara Manual
Administrasi kepegawaian merupakan proses yang sangat penting untuk
mewujudkan kinerja pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada publik. Salah
satu bentuk manajemen kepegawaian yang dirasakan banyak manfaatnya adalah
administrasi kepegawaian yang proses pelayanannya cepat dan tepat, baik proses
perencanaan, pengadaan, mutasi, sampai pada proses pensiun.
Belum adanya teknologi dalam proses administrasi kepegawaian menyebabkan
penyelenggaraan administrasi pemerintahan, khususnya manajemen data pegawai,
analisis kebutuhan pegawan dalam proses perencanaan pegawai banyak mengalami
kendala serta membutuhkan bayak watu dan tenaga. Begitupula proses selejsi dan
pegadaan pegawai. Hal ini merupakan persoalan yang cukup kompleks, seperti
manajemen pengadaan pegawai, proses riwayat pegawai, dan proses pembuatan
laporan pegawai yang akan diserahkan kepada pemangku kepentingan di badan atau
organisasi yang bersangkutan. Administrasi pegawai yang dilaksanakan secara
manual dengan cara konvensional akan memakan waktu dan tenaga serta tidak
efisien.
Beberapa tugas pokok yang dilaksanakan dalam proses admnistrasi
kepegawaian secara manual oleh beberapa instansi, sebagai berikut:
a. Memproses rencana kebutuhan pegawai.
b. Mempersiapkan/menyelenggarakan ujian substansi bagi CPNS
c. Membuat surat keterangan tugas/izin belajar bagi pegawai dan keterangan telah
aktif bekerja setelah menyelesaikan studi.
d. Surat keterangan telah melaksanakan tugas bagi pegawai baru.
e. Membuat pengusulan kenaikan pangkat/jabatan.
f. Memproses daftar urutan kepangkatan pegawai.
 g. Memproses pengusulan pembuatan, KP4, kartu Askes, Karpeg dan Taspen,
h. Memperoses pengusulan Kenaikan Gaji Berkala pegawai.
i. Memproses pengusulan SK pensiun pegawai, Janda/Duda/Anak
j. Memproses permohonan cuti pegawai.
k. Memproses usul mutasi pegawai baik antar unit kerja maupun antar instansi.
l. Membantu menyelesaikan kasus kepegawaian dan hukuman disiplin.
m. Mensosialisasikan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dalam
lingkungan unit kerjanya.
Semua lingkup administrasi kepegawaian mencakup proses dan prosedur yang
dilakukan berkaitan dengan kegiatan penerimaan, penempatan, penggajian,
promosi/mutasi, penilaian kinerja, dan pemberhentian pegawai yang dilaksanakan
secara manual/konvensional membutuhkan watu yang lama sehingga cenderung tidak
efisien.

b. Sistem Administrasi Kepegawaian Digital

Berlakunya Inpres Nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional
pengembangan egovernment untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik dan
peningkatan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan
strategi pengembangan egovernment. Bahkan Inpres tersebut sudah dilaksanakan
hampir seluruh lingkup pemerintahan di Indonesia, salah satunya BKN yang
menerapkan e-government. Untuk peningkatan sistem administrasi kepegawaian yang
menggunakan teknologi masa kini, maka dikeluarkan Peraturan Kepala BKN 20 Tahun
2008 tentang Pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian dikoordinasi oleh
BKN dan pelaksanaan inovasi ini berpedoman pada Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara.
Peraturan yang mengatur adanya pemanfaatan teknologi komputer dan
teknologi mendorong munculnya Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian yang
disingkat SAPK sebagai bentuk pemecahan masalah pada bidang kepegawaian.
Pemanfaatkan SAPK juga dilaksanakan oleh bagian kepegawaian di instansi pusat
dan daerah sebagai suatu aplikasi manajemen kepegawaian berbasis web yang
secara khusus dirancang sesuai kondisi nyata manajemen Pegawai Negeri Sipil di
lingkungan pemerintah.
Agar manajemen pegawai menjadi optimal, maka SAPK dibangun untuk
memenuhi kebutuhan tersebut dengan memanfaatkan teknologi informasi yang
berkembang sangat cepat saat ini. Terbangunnya sistem informasi ini, diharapkan
pengambilan keputusan manajerial tentang kepegawaian di lingkungan pemerintah
berjalan dengan cepat, juga pelayanan
administrasi kepegawaian dilaksanakan secara online sehingga mencapai proses
yang cepat, mudah dan akurat. Penelitian ini menjelasakan pelaksanaan inovasi di
bidang kepegawaian. Melalui SAPK untuk mewujudkan manajerial kepegawaian yang
lebih cepat dan akurat.
Salah satu bentuk layanan administrasi kepegawaian yang dirasakan banyak
manfaat penggunaannya dalam pemerintahan adalah manajemen data pegawai, yang
meliputi perencanaan, pengadaan, mutasi, dan pensiun. Manajemen data pegawai
membutuhkan dukungan data yang akurat, sehingga perlu diterapkan sistem
manajemen data pegawai yang tepat lewat sistem informasi manajemen dengan
dukungan teknologi informasi.
Penerapan sistem tersebut sangat penting karena penyelenggaraan
pemerintahan, khususnya manajemen data pegawai, merupakan persoalan yang
cukup kompleks, seperti manajemen pengadaan pegawai, proses riwayat pegawai,
dan proses pembuatan laporan pegawai yang akan diserahkan kepada pemangku
kepentingan di badan atau organisasi yang bersangkutan. Manajemen pegawai yang
dilaksanakan secara manual dengan cara konvensional akan memakan waktu dan
tenaga serta tidak efisien karena pengelolaan data pegawai harus melalui input data
kembali.
Pentingnya teknologi informasi pernah dikaji dalam berbagai penelitian dan
hasilnya telah membuktikan kemampuannya dalam meningkatkan kinerja instansi
pemerintahan daerah dalam menjalankan tugasnya. Sistem yang komputerisasi
mampu meminimalisir terjadinya kesalahan seperti banyak terjadi pada sistem
manual.
 Secara keseluruhan, sistem manajemen data bisa menjadi lebih optimal, aktual
dan akurat akibat penggunaan sistem manajemen data yang terkomputerisasi dengan
konsep database. Rancangan sistem informasi ini diharapkan mampu memberikan
informasi yang cepat, tepat, akurat, dan efisien mengenai daftar pegawai, daftar tanda
jasa, daftar kegiatan atau pelatihan, daftar jabatan, daftar golongan, daftar transaksi
serta laporan-laporan berdasarkan periode tertentu sehingga memudahkan
manajemen mengambil keputusan.
Sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) diterapkan untuk
mengelola data kepegawaian. Berbagai informasi tentang pegawai negeri di
lingkungan kepegawaian pemerintahan daerah dapat ditampilkan dari golongan atau
jenjang kepangkatan, status pegawai struktural atau pegawai fungsional, jumlah
pegawai masing-masing instansi, serta latar belakang dan tingkat pendidikan pegawai.
Informasi ini membantu pemerintah daerah menyusun struktur organisasi dan tata
kerjanya agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan dalam memberikan pelayanan
publik. Informasi mengenai pegawai tersebut akan memudahkan penyelenggaraan
pemerintahan daerah, terutama Badan Kepegawaian Daerah (BKD), dalam
memberikan bimbingan karir kepada semua pegawainya sehingga profesionalisme
pegawai dapat terus dikembangkan secara berkelanjutan dari waktu ke waktu.
Namun demikian, dalam praktiknya manajemen informasi ternyata tidak selalu
berjalan mulus karena sejak awal birokrasi pemerintahan daerah masih dihinggapi
ketidaksenangan terhadap efisiensi dan transparansi, aplikasi teknologi informasi
sebagai bagian dari pelaksanaan pemerintahan digital (electronic government) pada
dasarnya adalah kebijakan atas-bawah (top down), bukannya kehendak dari bawah,
sehingga pelaksanaannya tidak berjalan dengan baik karena pegawai di jajaran
birokrasi tidak menghendaki adanya efisiensi dan transparansi. Jadi, dengan SIMPEG
diharapkan proses administrasi manajemen kepegawaian di lingkungan pemerintahan
daerah bisa menjadi lebih baik dan berdampak pada produktivitas pegawai dalam
mendapai tujuan organisasi.
BKN telah menyiapkan perangkat lunak untuk mengurus pelayanan
manajemen kepegawaian, tinggal diterapkan di seluruh daerah demi meningkatkan
profesionalitas, transparansi dan mengurangi penggunaan kertas. Pelayanan
manajemen kepegawaian melalui digital diatur dengan sistem dalam jaringan yang
terintegrasi di seluruh Indonesia. Nantinya, berbagai urusan administrasi seluruh
pegawai di Indonesia bisa diselesaikan dalam jaringan itu, antara lain kenaikan
pangkat dan pensiun.
Sebagai contoh, administrasi kenaikan pangkat dan pensiun, pegawai tidak lagi
datang bawa dokumen menumpuk tetapi dilaksanakan secara online. Dengan sistem
dalam jaringan, maka akan memudahkan pengurusan kepegawaian dari seluruh
Indonesia. Pemerintah mendukung upaya untuk memberikan pelayanan digital untuk
manajemen kepegawaian.
Begitupula dengan sistem penerimaan pegawai yang sudah dilaksanakan
secara online. Proses seleksi pegawai juga dikasakan secara online sehingga dapat
dilaksanakan secara tranparan dan akurat. Biaya penyelenggaraanpun dapat dihemat.