Tugas Desain Sistem Informasi Akuntansi

Analisis dan Usulan perubahan Sistem Informasi pada PT Mustika Citra

Rasa (Holland Bakery)

Disusun Oleh :

Angga Mahendra S 041411331182

Arief Dian Nugraha 041611333231

Muhammad Ardion Kusuma 041711333132

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Airlangga

Surabaya

2020
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Seiring dengan berjalannya waktu, ilmu pengetahuan dan teknologi semakin

mengalami kemajuan dan perkembangan. Teori-teori lama yang sudah obsolete perlahan
lahan tergantikan dengan teori baru yang lebih akurat, serta teknologi lama tergantikan
dengan teknologi baru yang lebih efisien dan optimal.
Perkembangan teknologi ini telah diaplikasikan pada berbagai bidang profesi, tidak
terkecuali juga bidang profesi akuntansi dalam bentuk Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
Pengaplikasian SIA telah terbukti untuk mempermudah pencatatan aktivitas bisnis untuk
keperluan akuntansi, serta memungkinkan peningkatan tingkat akurasi dan keamanan
pencatatan yang sebelumnya menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk dilakukan.
Pengaplikasian SIA ini juga mampu menjadi variabel yang dapat meningkatkan efisiensi
perusahaan, mengurangi biaya operasional, serta dapat menjadi pertimbangan untuk
menghasilkan strategi dan keputusan managemen perusahaan yang lebih optimal, efisien, dan
ber-etika.
Holland Bakery (PT. Mustika Citra Rasa) merupakan sebuah produsen dan penjual
roti dan bakery ternama di Indonesia, dengan berbagai macam jajaran produk pastry yang
diproduksi secara in-house dan dijual langsung melalui ratusan outlet di seantero Indonesia.
Dalam menjalankan operasionalnya, Holland Bakery sangat memerlukan adanya cara untuk
mengoptimalkan produktivitas, mengurangi resiko fraud dan kecurangan, serta terus menekan
pengeluaran untuk meningkatkan keuntungan, tuntutan ini mendorong Holland Bakery untuk
membuat dan terus mengoptimalkan SIA dalam operasional mereka. Pengembangan ini akan
selalu terjadi seiring dengan terbukanya opsi baru akibat perkembangan teknologi dan
meningkatnya, sehingga disain sistem Holland Bakery yang sedang digunakan dikhawatirkan
kalah bersaing dengan perusahaan lain.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana penerapan SIA di Holland Bakery pada saat ini?
2. Apakah penerapan SIA di Holland Bakery telah sesuai?
3. Adakah perubahan atau tambahan yang dapat diterapkan terhadap SIA Holland
Bakery?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui kondisi penerapan SIA dalam Holland Bakery.
2. Untuk mengetahui kesesuaian SIA Holland Bakery terhadap kondisi lapangan.
3. Untuk menyimpulkan perubahan dan tambahan terhadap SIA Holland Bakery.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui kondisi sistem Holland Bakery, termasuk dengan analisis yang bersangkutan.
2. Memberi saran dan sugesti yang dapat dipertimbangkan untuk revisi sistem Holland
Bakery
3. Mendapatkan kesimpulan dari analisis sistem informasi Holland Bakery.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori

2.1.1 Revenue Cycle

Revenue Cycle adalah sekumpulan aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi yang
dilakukan berulang-ulang hingga membentuk sebuah siklus, dan berkaitan dengan
penyediaan produk dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan uang yang terkait dengan
penjualan itu (Romney and Steinbart, 2015). Mengingat pertukaran barang atau jasa dengan
uang (baik kontan maupun kredit) terjadi di siklus ini, bisa dikatakan bahwa revenue cycle
merupakan siklus dimana terjadi proses interaksi utama antara perusahaan dengan pelanggan.
Menurut (Bodnar and Hopwood, 2013), siklus ini mencakup mulai dari Inquiry oleh
pelanggan, pembuatan kontrak,Order Entry, Shipping produk atau jasa kepada pelanggan,
dan penagihan imbalan atau Billing kepada pelanggan

2.1.2 Purchase Cycle

Purchase Cycle, atau disebut juga Expenditure Cycle adalah sekumpulan aktivitas
bisnis dan pemrosesan informasi yang dilakukan secara berulang-ulang hingga membentuk
sebuah siklus, dan berkaitan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa yang
diperlukan oleh perusahaan (Romney and Steinbart, 2015). Pembelian serta pembayaran
barang dan jasa pada konteks ini berupa pembelian barang mentah untuk keperluan produksi,
barang jadi untuk kemudian dijual kepada pelanggan, suplai material operasional, dan jasa
atau labor yang diperlukan untuk proses produksi. Siklus ini mencakup pemesanan barang
atau jasa, proses dan pengiriman barang atau jasa oleh vendor atau supplier, penerimaan
barang atau jasa, serta cara dan jumlah pembayaran imbalan penyediaan barang atau jasa
kepada vendor atau supplier.

2.1.3 Production Cycle

Production cycle adalah sekumpulan aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi yang
dilakukan secara berulang-ulang hingga membentuk sebuah siklus, dan berkaitan dengan
proses manufaktur barang (Romney and Steinbart, 2015). Siklus produksi dalam konteks ini
merupakan proses manufaktur sebuah produk mulai dari barang mentah hingga menjadi
barang jadi siap jual, dan mencakup proses pengaplikasian metode, barang, dan jasa yang
digunakan untuk mengubah bahan baku mentah hingga menjadi barang jadi siap jual.

2.1.4 System Analysis

Menurut buku sistem informasi akuntansi oleh Romney and Steinbart (2015). System
Analysis merupakan tahap pertama dari perancangan sistem dan merupakan tahap dimana
informasi yang diperlukan untuk perancangan ataupun pengubahan suatu sistem informasi
dikumpulkan ). terdapat beberapa tahapan dalam system analysis, yaitu analisis awal,
feasibility analysis, dan decicing information needs. Setelah data yang didapat telah lengkap
barulah akan dibuat System Analysis Report, yang menerangkan seluruh hasil dari System
Analysis untuk dijadikan sebagai pertimbangan dalam pengembangan system oleh komite
pengarah desain sistem.

Dalam tahap Analisis awal, dilakukan survey terhadap sistem yang telah ada untuk
mengetahui kelemahan dan kekuatan system, kemudian setelah hasil survey ini dicocokkan
dengan rencana pengembangan sistem. Jika kemudian pengembangan diputuskan untuk tetap
berlanjut maka System Analysis maju ke tahap selanjutnya yaitu Feasibility Analysis, dimana
feasibilitas dari perancangan sistem informasi dipertimbangkan berdasarkan estimasi biaya,
kompleksitas, dan waktu yang diperlukan, estimasi ini akan selalu berubah dan diamati oleh
komite pengembangan. Setelah proyek dinyatakan feasible, maka dilakukan dokumentasi
secara detail mengenai keperluan informasi yang diperlukan serta persyaratan yang
diperlukan untuk memproses dokumen itu dan disertai dengan sampel form input dan output.
Seluruh hasil temuan ini akan dirangkum dan dinyatakan kesimpulan finalnya untuk
kemudian menjadi System Analysis Report.

2.2 Penelitian Terdahulu

Penelitian yang dilakukan oleh Antonio Trigo et.al (2016) membahas mengenai
perkembangan sistem informasi akuntansi yang semkain mengarah ke BPMS atau Business
process management suite. Hal ini menunjukkan bahwa

Walaupun penelitian mengenai perancangan dan optimalisasi sistem informasi bagi

perusahaan secara umum telah banyak beredar, namun penelitian lebih spesifik mengenai
rancangan sistem informasi dari Holland Bakery baru dilakukan oleh segelintir orang saja.
Hal ini dikarenakan adanya kesulitan memperoleh data, mengingat Holland Bakery bukan
merupakan perusahaan yang Go-Public, sehingga informasi mengenai keuangan dan tata
kelola perusahaan sulit untuk dijumpai.

Contoh dari itu adalah penelitian yang dilakukan oleh Swadanu et.al (2015)
mengenai studi lapangan dari siklus dan sistem akuntansi Holland Bakery. penelitian ini
memberikan gambaran secara garis besar mengenai kondisi dan rancangan sistem informasi
dari Holland Bakery. Gambaran ini didapat melalui rancangan DFD dan flowchart mengenai
siklus operasional Holland Bakery yang diperoleh dari hasil studi lapangan dan wawancara.

Selain itu terdapat juga penelitian serupa oleh Gunawan (2013) yang membahas
mengenai pengembangan dalam planning dan Inventory Control Holland Bakery, dimana
sistem pengendalian inventory Holland Bakery yaitu PPIC (Production Planning Inventory
Control) sering mengalami kesulitan dalam menangani jumlah bahan baku berdasarkan resep.
Penelitian ini memberikan gambaran mengenai kelemahan sistem perencanaan dan inventaris
Holland Bakery.

Diluar dari kedua penelitian itu, sangatlah sulit untuk menemukan penelitian
mengenai sistem informasi dari Holland Bakery ini, sehingga metode pengumpulan data bisa
dikatakan terbatas tanpa dilakukannya studi lapangan.
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.2 Pendekatan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif berdasarkan hasil studi literatur
terkait, dalam kasus ini berupa buku wajib untuk perkuliahan, serta jurnal-jurnal penelitian
yang terkait mengenai Sistem Informasi Akuntansi.

Adapun keterbatasan dari pendekatan ini adalah data yang tidak up-to-date,
mengingat terbatasnya jumlah penelitian yang terkait, serta adanya keterbatasan dalam
tingkat detail informasi yang dapat diperoleh.

3.2 Sumber dan Jenis Data

Data utama mengenai penjelasan dan pemaparan sistem informasi perusahaan

Holland Bakery untuk penelitian ini diperoleh secara sekunder melalui penelitian yang telah
dilakukan oleh Sawadanu et.al (2015) yaitu laporan studi lapangan di kantor pusat Holland
Bakery Jakarta.
Laporan mengenai studi lapangan tersebut mencakup hal yang berkaitan dengan
sistem informasi di Holland Bakery yang sedang digunakan pada saat pembuatan laporan
serta Siklus bisnis atau operasional yang berkaitan dengan Sistem tersebut, yaitu Sistem
Penerimaan, Sistem Pembayaran, Sistem Produksi, Sistem Akuntansi Aktiva tetap, Sistem
Penggajian, dan Sistem Pelaporan Buku Besar. Dalam pembahasan ini, sementara baru
digunakan tiga siklus saja, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, serta siklus produksi.
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 System Analysis

4.1.1 Initial Survey

Holland Bakery merupakan sebuah nama dagang yang dimiliki oleh PT Mustika Cita
Rasa dan berkutat di bidang produksi serta penjualan berbagai macam jenis roti serta pastry
lainnya. Holland Bakery ini telah beroperasi di Indonesia sejak tahun 1978 dan sekarang
telah memiliki 22 dapur utama yang memproduksi roti dan pastry untuk lebih dari 400 outlet
penjualan di hampir seluruh indonesia.

Survey awal dilakukan terhadap sistem informasi Holland Bakery melalui data
sekunder yang telah tersedia, dengan pertimbangan bahwa laporan keuangan serta informasi
keuangan sensitif lain milik PT Mustika Cita Rasa tidak tersedia kepada khayalak luas.

4.1.1.1 Revenue Cycle

Penyelidikan awal dari siklus penjualan menghasilkan data berupa DFD aplikasi
untuk siklus ini, serta adanya DFD level 1 untuk setiap aktivitas dasar dalam kegiatan
operasional siklus pendapatan Holland Bakery.
 Berdasarkan dari data yang didapat, terlihat bahwa dalam sistem operasional siklus
pendapatan Holland Bakery, terdapat aktivitas sebagai berikut :

1. Entry pesanan penjualan yang dilakukan pada saat ada pelanggan yang memesan,
pesanan ini nantinya akan diproses oleh pihak kasir untuk kemudian ditindak berdasarkan
jenis pesanan.

A. Untuk pesanan khusus yang memerlukan waktu untuk dilakukan produksi seperti
pemesanan cake atau roti dalam jumlah besar, petugas akan melihat inventory dan melakukan
pengecekan stok. Apabila stok ada maka akan diambilkan dan diberikan kepada pelanggan,
namun apabila stok tidak ada akan dicatat dan didata untuk dimasukkan pada perencanaan
produksi dan pelanggan diberikan estimasi waktu selesainya produk untuk kemudian diambil
oleh customer atau dikirimkan oleh kurir ke alamat customer.

B. Untuk pesanan berupa pembelian langsung dalam kuantitas kecil, barang pada
umumnya diambil sendiri oleh pelanggan menggunakan sistem self service dan tinggal
membayar ke kasir.

2. Setelah pesanan pelanggan tercatat, dan dengan catatan barang yang dipesan oleh
pelanggan tersedia di stok toko, maka akan dilakukan pengepakan untuk kemudian bisa
diambil oleh cutomer atau dikirimkan kepada alamat customer melalui kurir dengan
dibuatkan bill of lading sebagai bukti bahwa barang telah keluar dari toko.

3. Dalam kasus pembayaran menggunakan kredit, penagihan akan dilakukan melalui

faktur pembelian yang dicocokkan dengan entri pesanan penjualan yang dilakukan di tahap
pertama , dan kemudian ditagihkan kepada pelanggan. Penagihan ini nantinya akan dicatat
oleh departemen akuntansi kedalam general ledger. Namun apabila pembayaran dilakukan
secara kontan maka proses akan meloncati tahap penagihan dan langsung dilakukan
pencatatan penerimaan oleh departemen akuntansi kedalam general ledger.

4. Roti atau pastry yang tidak terjual di penghujung hari nantinya akan dikembalikan
ke bagian distribusi untuk nantinya didonasikan ke berbagai yayasan mengikuti daftar yang
dimiliki oleh bagian distribusi.

Hasil ini menunjukkan bahwa masih ada kemungkinan untuk terjadinya terjadi
kesalahan dalam perpindahan data mengingat masih banyak pemindahan data yang dilakukan
secara manual. Diluar itu pengecekan atas data untuk proses pengiriman juga kurang, dengan
tidak terlihat adanya pengecekan antara bill of lading dengan data pesanan awal sehingga
ditakutkan terjadi kesalahan pengiriman.

4.1.1.2 Expenditure Cycle

Penyelidikan awal dalam siklus pengeluaran menghasilkan data berupa DFD level 0
dari siklus pengeluaran.
 Analisis dilakukan berdasarkan alur DFD level 0 dan deskripsi alur sistem yang
didapat dari sumber, dan menghasilkan alur siklus pengeluaran sebagai berikut :

1. Pertama, bagian gudang mendapatkan permintaan bahan baku berdasarkan dari

pesanan oleh bagian produksi. Dari permintaan bahan baku ini bagian gudang akan
membuatkan daftar permintaan bahan baku untuk kemudian diserahkan pada bagian
pembelian.

2. Daftar permintaan bahan baku diterima oleh bagian pembelian dan selanjutnya
dibuatkan dokumen Purchase Order yang dibuat dua rangkap.

3. Satu dokumen Purchase Order diserahkan kepada supplier untuk kemudian

diproses, sedangkan copy dokumen tersebut diserahkan kepada bagian gudang untuk
keperluan pengecekan.

4. Supplier memproses pesanan, dan mengirim barang kepada bagian gudang, dimana
bagian gudang akan mencocokkan barang yang diterima dengan copy Purchase Order. saat
pencocokan terdapat dua kemungkinan

A. Apabila saat dilakukan pencocokan barang tidak sesuai dengan Purchase

Order, maka barang akan dikembalikan ke supplier.

B. Apabila barang telah sesuai dengan Purchase Order, maka oleh bagian
gudang akan dibuatkan surat jalan yang kemudian di otorisasi untuk diberikan ke
supplier. Selain itu bagian gudang juga akan mengupdate PPIC (Production Planning
and Inventory Control) yang kemudian akan disimpan ke bagian pembelian.

5. Jika pemeriksaan oleh bagian gudang telah sesuai, maka dokumen Purchase Order
Juga diserahkan kepada bagian keuangan untuk dicocokkan dengan Invoice yang dikirim
oleh supplier. Jika cocok Invoice akan disimpan oleh bagian keuangan dan kemudian
dilakukan transfer berdasarkan Invoice, namun bila tidak cocok maka bagian keuangan akan
menghubungi supplier untuk dilakukan pembetulan.

6. Setelah transfer dilakukan maka Invoice akan disimpan oleh bagian keuangan, dan
dari bukti transfer akan dijadikan basis untuk melakukan penjurnalan dan disimpan untuk
dokumentasi.

Jika melihat dari alur siklus pengeluaran yang telah diteliti, terdapat kelemahan
berupa tidak adanya pengecekan ulang oleh bagian produksi atau keuangan antara Purchase
Order dan dokumen permintaan material, sehingga terjadi kemungkinan terjadi pembelian
tidak sesuai. Lalu saat pengecekan barang tidak dilakukan pencatatan langsung, sehingga saat
terjadi retur pencatatan kurang akurat dan mungkin terjadi penggelapan. Terakhir pembuatan
dokumen Purchase Order sebaiknya dilakukan dengan rangkap 3 dan diberikan ke seriap
bagian yang berurusan dengan penerimaan barang untuk mempercepat alur informasi dan
mengurangi resiko salah jumlah kas saat transfer.

4.1.1.3 Production Cycle

Penyelidikan awal dari siklus produksi menghasilkan data berupa Diagram konteks,
DFD level 0 dan DFD Level 1 mengenai operasional siklus produksi.
 Analisis dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh, dan menghasilkan alur
operasional dalam siklus produksi sebagai berikut :

1. Pertama, dilakukan perancangan resep produksi oleh bagian pendapatan

berdasarkan oleh tingkat permintaan konsumen tiap harinya (Hasil Forecast). Resep
ini digunakan untuk menentukan jumlah dan varietas roti yang diproduksi untuk
setiap cabang oleh dapur yang terkait, serta menentukan jumlah dan jenis bahan baku
yang diperlukan untuk melakukan aktivitas produksi.

2. Resep tersebut dikaji berdasarkan hasil penjualan sebelumnya serta

dilakukan penghitungan kebutuhan material dan biayanya. Setelah pertimbangan
selesai maka daftar resep produksi tersebut akan dilakukan proses perencanaan dan
penjadwalan oleh bagian produksi.

3. Dari bagian produksi tersebut, dilakukan permintaan material bahan baku ke

siklus pengeluaran, kemudian dilakukan permintaan tenaga kerja kepada siklus
managemen SDM.

4. Hasil dari permintaan material dan tenaga kerja tersebut dikirimkan ke

dapur dan cabang yang bersangkutan untuk kemudian dilakukan proses produksi.
Selain itu Resep dan pesanan produksi, daftar permintaan bahan baku, serta kartu
pemindahan barang baku dari bagian gudang juga dikirimkan ke bagian produksi.

5. Setelah proses produksi selesai dilakukan, kartu permintaan dan

pemindahan bahan baku, serta kartu jam kerja dikirimkan kepada bagian Akuntansi
 Biaya, dimana akan dilakukan pencatatan HPP kedalam buku besar dan pelaporan,
serta dibuatkan laporan produksi yang nantinya diserahkan kepada pihak managerial.

6. HPP dan harga jual barang jadi ditentukan oleh bagian akuntansi biaya,
kemudian barang jadi tersebut akan didistribusikan ke berbagai cabang penjualan
Holland Bakery yang bersangkutan oleh bagian distribusi untuk dijual.

7. Hasil penjualan akan dicatat oleh bagian siklus pendapatan untuk kemudian
dijadikan sebagai acuan untuk resep hari selanjutnya.

8. Sisa produksi yang tidak laku terjual tapi masih layak untuk dikonsumsi
akan dikembalikan kepada bagian distribusi untuk kemudian didistribusikan ke
berbagai yayasan yang telah ditentukan sebelumnya.

9. Bagian distribusi akan memberikan bukti penyerahan ke bagian akuntansi

biaya untuk melakukan pencatatan agar jumlah persediaan bisa dikurangi sebanyak
yang disumbangkan.

Berdasarkan hasil analisis awal, kelemahan di siklus ini terlihat dari kerumitan siklus.
Bagian awal siklus mencakup mulai dari divisi Distribusi hingga tingkat manajemen atas.
Selain itu dari segi perencanaan resep sendiri tergolong tidak fleksibel, sehingga
dikhawatirkan jika ada pesanan besar yang bersifat short-notice, jumlah dapur yang tersedia
serta jumlah material yang mampu disiapkan oleh siklus pengeluaran tidak mampu menutupi
permintaan. Kelemahan ini juga telah dibahas didalam penelitian yang dilakukan oleh
Gunawan (2013) dari segi pengadaan, dan peneliti tersebut memiliki kekhawatiran yang
sama mengenai sistem ini.

4.1.1.4 HR & Payroll Cycle

Dalam sumber informasi yang kami dapatkan, kami tidak menemukan sebuah
rancangan sistem informasi mengenai siklus HR & Payroll, namun terdapat deskripsi
operasional dari siklus HR & Payroll selama ini.

1. Pendataan absensi karyawan dalam level toko terkadang tidak memiliki metode
yang jelas dan dalam gerai yang diwawancarai hanya mengandalkan sidak dari pihak atas.

2. Metode pencatatan dilakukan secara manual, sehingga masih memerlukan banyak

waktu dan tenaga, serta pengeluaran lebih. Selain itu terdapat kemungkinan terjadinya
manipulasi pembayaran mapun absensi (ie. Titip absen).

3. Setelah dilakukan pencatatan maka akan dilakukan penghitungan manual

berdasarkan arsip wages yang ada, penghitungan dari Pajak serta Asuransi juga dilakukan
secara manual.

4. Hasil final dari perhitungan akan diotorisasikan dan gaji akan ditransfer ke
rekening bank masing-masing pegawai, dan slip gaji akan dikirimkan ke pegawai.

Berdasarkan dari hasil analisis dari informasi sistem diatas, maka kelemahan dari
sistem ini dapat di-identifikasikan sebagai lemahnya pengawasan dalam pencatatan absensi
karyawan. Diluar itu terdapat masalahdimana terjadi efisiensi rendah dari penerapan
pencatatan, klarifikasi, dan penghitungan payroll akibat dari sistem siklus payroll yang masih
manual.

4.1.1.5 GL & Reporting Cycle

Dalam siklus ini kami dapat menginterpretasikan informasi dari sumber menjadi
sebuah DFD level 0, dan berdasarkan DFD ini kami dapat menganalisis sistem awal dari
siklus ini, analisis dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh, dan menghasilkan alur
operasional dalam siklus produksi sebagai berikut :

1. Bukti transaksi, invoice, dan voucher selama satu periode dikumpulkan dan
disetorkan kepada bagian akunting untuk penjurnalan dan pencatatan secara manual kedalam
buku besar
 2. Pada akhir periode buku besar akan diproses untuk pembuatan laporan keuangan,
dan menghasilkan Trial balance.

3. Terjadi penyesuaian trial balance berdasarkan bukti-bukti transaksi yang telah

dikumpulan apabila diperlukan

4. Trial balance akan diproses lebih lanjut dan menjadi laporan keuangan untuk
kemudian dipublikasikan kepada pemakai yang terkait

Dari analisis ini dapat dikatakan kelemahan dalam siklus ini adalah sistem lama yang
masih manual sehingga rentan menimbulkan delay, error, dan potensi terjadinya fraud.
Walaupun potensi tersebut tidaklah lepas dari peran akuntan yang melakukan pencatatan dan
perhitungan keuangan sebuah sistem terkomputerisasi akan lebih membatasi margin of error
dan ruang gerak untuk melakukan fraud.

4.1.2 Feasibility Analysis

4.1.2.1 Revenue Cycle

Didalam siklus pendapatan, terdapat segelintir user saja yang berinteraksi langsung
dengan User Interface, yaitu bagian kasir dan akunting, dengan posibilitas implementasi UI
kepada bagian pengiriman untuk mengurangi paper trail dan optimalisasi keamanan. Faktor
ini sangat mengurangi adanya kompleksitas dalam penerapan, dan mengingat simplenya alur
data di siklus ini maka diharapkan mampu menekan biaya dan waktu, baik itu untuk
pengembangan sistem, maupun untuk implementasi sistem seperti pelatihan maupun
instalasi.

Dari segi legal dan hukum, siklus ini tidak berhadapan langsung dengan hukum
kecuali jika terjadi wanprestasi atas penjualan, atau terjadi pencurian produk fisik di etalase
toko. Sehingga segi legal dan hukum tidak menjadi pertimbangan besar dalam perancangan
sistem dalam siklus ini, dengan tujuan di segi ini untuk menghindarkan adanya fraud internal.
.

4.1.2.2 Expenditure Cycle

Dalam siklus pengeluaran, jumlah user dan departemen yang berinteraksi dengan
sistem meningkat jika dibandingkan dengan siklus pendapatan, hal ini dapat menimbulkan
peningkatan dalam kompleksitas sistem. Peningkatan pengguna ini juga di iringi dengan
peningkatan jumlah data yang melewati sistem, sehingga akan membutuhkan pertimbangan
waktu dan ekonomis yang lebih tinggi dibandingkan dengan siklus pendapatan.

Siklus ini memiliki hubungan dengan bagian legal atau hukum dalam bentuk resiko
kesalahan pembayaran, serta resiko eksternal dari sistem berupa potensi pencurian barang
inventaris fisik. Sehingga walaupun ada faktor hukum yang menjadi pertimbangan namun
belumlah menjadi pertimbangan yang signifikan.

4.1.2.3 Production Cycle

Dalam siklus produksi ini, terdapat peningkatan jumlah user dan departemen yang
berinteraksi dengan sistem secara drastis. Hasil analisis berdasarkan sistem yang telah ada
saat ini menunjukkan tingkat kompleksitas yang cukup tinggi, serta penyebaran sistem yang
luas dan menyeluruh. Hal ini menyebabkan biaya dan waktu yang diperlukan saat dilakukan
pengubahan dalam sistem produksi dapat menjadi prohibitive apabila tidak sebanding tengan
penambahan tingkat manfaat yang ditawarkan.

Berhubung siklus ini memiliki hubungan langsung dengan labor, serta faktor dimana
siklus ini meproduksi barang yang nantinya akan didistribusikan kepada pelanggan dan
berbagai yayasan, maka perancangan sistem hendaknya mempertimbangkan peraturan dan
perundang undangan yang berlaku mengenai ketenagakerjaan serta membuat konsiderasi
perancangan resep yang tidak membahayakan pelanggan. Hal ini menyebabkan diperlukan
nyaperhatian dan kehati-hatian ekstra dalam perancangan sistem.

4.1.2.4 HR & Payroll Cycle

Didalam siklus HR & Payroll, pemakai utama dari sistem ini adalah bagian HRD dan
Financing yang bekerja untuk mencatat, menghitung, dan membayarkan payroll pegawai
pada saat tertentu, sehingga pihak yang terlibat diluar dari pegawai yang melakukan check-
clock absensi hanyalah pihak HRD untuk mengecek daftar pegawai, Payroll untuk
menghitung gaji, serta bagian finance untuk membayarkan gaji via rekening bank. Hal ini
membuat kompleksitas sistem tidak terlampau rumit karena pencatatan absensi bisa dicatat
melalui mesin fingerprint atau timestamp, serta pendataan dan penghitungan gaji dapat
dilakukan dengan komputer.

Mengingat siklus ini berhubungan dengan Labor dan ketenagakerjaan maka

perancangan sistem ini hendaknya mempertimbangkan undang-undang ketenagakerjaan yang
berlaku.
4.1.2.5 GL & Reporting Cycle

Didalam siklus GL & Reporting, secara teknis pemakai dari siklus ini mencakup
seluruh operasional perusahaan, namun secara praktikanya departemen-departemen lain
hanya tinggal menyetorkan data hasil terjadinya transaksi kepada pihak accounting.

Adanya revisi dalam siklus ini memerlukan pertimbangan terhadap regulasi dan
peraturan mengenai akuntansi yang berlaku, serta diperlukan pengawasan internal untuk
mencegah adanya fraud. Diluar dari itu persyaratan sistem sendiri tidak terlampau rumit dan
apabila terjadi perubahan maka faktor yang paling signifikan adalah prosedur dan aturan
akuntansi yang berlaku.

4.1.3 Information Needs and System Requirement

4.1.3.1 Revenue Cycle

Informasi serta data yang diperlukan didalam siklus penjualan tergolong simpel dan
tidak terlalu banyak, berikut adalah data dan informasi yang diperlukan :

1. Data Informasi pelanggan untuk urusan pengiriman dan pencatatan, data

ini mencakup Nama dan Alamat pelanggan

2. Data Informasi pesanan pelanggan untuk keperluan produksi, penagihan,

dan pengiriman. Data ini berisi jenis, quantitas, dan harga produk yang dipesan

3. Faktur pembelian, sebagai bukti transaksi dan juga berfungsi untuk alat
pencatatan penjualan dan bukti untuk penagihan, faktur ini berisi data pelanggan, dan
data pesanan pelanggan.

4. Bill of lading yang berisi data pesanan pelanggan untuk keperluan

pengiriman.

Berdasarkan deskripsi siklus yang telah didapat, persyaratan sistem ini adalah :

1. Kemampuan untuk menyimpan data dan informasi pelanggan beserta

pesanan yang dibuat oleh pelanggan untuk kemudian diproses oleh departemen lain

2. Kemampuan untuk melakukan crosscheck antara copy faktur pembelian

dengan data pembelian yang telah dicatat di sistem untuk keperluan penagihan kredit.

3. Kemampuan untuk adanya pencatatan transaksi, penjualan, dan

 penerimaan pendapatantanpa ada misinformasi, kesalahan, maupun fraud.

4. Kemampuan untuk melakukan crosscheck antara bill of lading terhadap

faktur pembelian untuk menghindari kemungkinan salah antar.

4.1.3.2 Expenditure Cycle

Informasi dan data yang diperlukan dalam siklus pengeluaran, walaupun lebih rumit
jika dibandingkan dengan siklus pendapatan, masihlah tergolong sebagai sistem yang
memiliki tingkat kompleksitas rendah. Berdasarkan hasil pengamatan dapat disimpulkan
keperluan data dan informasi sebagai berikut :

1. Informasi permintaan material dari bagian produksi, informasi ini mencakup

jenis barang dan jumlah barang yang diminta. Informasi ini menjadi dasar atas data-
data lain yang diperlukan saat operasional siklus

2. Material request form yang dikirim dari bagian gudang ke bagian pembelian.
Data ini digunakan untuk pembuatan Purchase Order.

3. Purchase Order yang dibuat oleh bagian pembelian. Dokumen ini akan
dikirimkan ke supplier untuk keperluan pemrosesan pesanan, dan nantinya akan dibuat
beberapa rangkap untuk keperluan pengecekan saat penerimaan pesanan dan
pembayaran atas pesanan.

4. Invoice yang dibuat oleh supplier. Dokumen ini digunakan untuk

pencocokan dengan Purchase Order oleh bagian keuangan untuk penjurnalan serta
sebagai basis jumlah imbalan yang ditransfer kepada supplier.

5. Surat jalan yang dibuatkan oleh bagian gudang dan di otorisasi. Dokumen ini
digunakan sebagai bukti penerimaan barang dan nantinya diberikan kepada supplier.

6. Formulir retur yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan hasil pencocokan
barang dengan Purchase Order. Formulir Retur ini dikirimkan kepada bagian akunting
untuk penjurnalan retur barang.

Berdasarkan deskripsi siklus yang telah didapat, persyaratan sistem ini adalah :

1. Kemampuan untuk melakukan dan mencatat pemesanan bahan baku yang

 diperlukan untuk keperluan produksi secara akurat dan detail tanpa ada potensi
kecurangan dan kesalahan.

2. Kemampuan untuk melakukan crosscheck antara Purchase Order dengan

dokumen permintaan barang dan barang yang dikirim oleh supplier secara mendetail
untuk mengurangi resiko kesalahan dan fraud dalam siklus pengeluaran..

3. Kemampuan untuk melakukan crosscheck antara Purchase Order dan

Invoice untuk keperluan pemastian akurasi pengiriman dana kepada supplier.

4. Kemampuan untuk melakukan pencatatan aktivitas keuangan untuk

penjurnalan bagian akunting yang tepat, akurat, dan efisien.

4.1.3.3 Production Cycle

Informasi dan data yang diperlukan dalam siklus produksi ini jauh lebih banyak
daripada kedua siklus sebelumnya. Kompleksitas informasi yang ada juga mengalami
peningkatan, dengan diperkenalkan nya variabel baru. Berikut adalah informasi dan data
yang diperlukan untuk menjalankan siklus produksi

1. Daftar Resep. Daftar resep ini dibuat oleh bagian keuangan, dengan
pertimbangan forecast penjualan dan hasil penjualan hari lalu, kemudian bagian
produksi juga mempertimbangkan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk
melakukan produksi berdasarkan resep ini. Pemesanan material serta tenaga kerja
dibuat berdasarkan resep ini

2. Material order yang berisi permintaan bahan baku untuk produksi.

Diserahkan ke siklus pengeluaran dan akuntansi biaya.

3. Kartu jam kerja yang berisi timestamp pekerja. Kartu ini nantinya diserahkan
kepada bagian akuntansi biaya bersamaan dengan bukti permintaan material dan kartu
pemindahan material sebagai dasar penghitungan HPP.

4. Bukti catatan penjualan yang dibuat oleh siklus pendapatan sebagai acuan
penentuan resep dan acuan penjurnalan penjualan oleh bagian akuntansi

5. Kartu pemindahan material dari gudang sebagai bukti penerimaan material.

Kartu ini nantinya dikirmkan ke bagian akuntansi biaya bersama dengan kartu jam
kerja dan bukti permintaan material sebagai dasar penghitungan HPP.
 6. Bukti penyerahan produk yang diserahkan dari bagian distribusi kepada
bagian akuntansi biaya untuk mengadjust inventory seusai dengan jumlah produk
yang didonasikan.

7. Operating list sebagai acuan penentuan HPP dan gaji pekerja.

8. Laporan HPP untuk dijurnal dan juga dikirimkan ke managemen untuk

membantu analisis managemen perusahaan.

Berdasarkan deskripsi siklus yang telah didapat, persyaratan sistem ini adalah :

1. Kemampuan untuk melakukan perencanaan resep secara akurat dan tepat

guna sesuai dengan kebutuhan penjualan.

2. Kemampuan untuk pencatatan overhead produksi guna keperluan pencatatan

HPP produksi serta penentuan harga jual produk

3. Kemampuan untuk memproses permintaan material dan labor kepada siklus

lain dengan cepat, tepat, dan akurat.

4. Kemampuan untuk memenuhi keperluan produksi secara tepat, efisien, dan

akurat

4.1.3.4 HR & Payroll Cycle

Dalam siklus HR & Payroll data dan informasi yang diperlukan hanya berkutat pada
database dan absensi pegawai, serta verifikasi dan crosschecking yang berkaitan, sehingga
siklus ini tidak memiliki kerumitan yang sama dengan siklus produksi. Berikut adalah
informasi dan data yang diperlukan dalam sistem HR & Payroll cycle

1. Informasi dan data absensi pegawai sehari-hari (Time Card). Informasi dan data ini
digunakan sebagai dasar dari penentuan pegawai mana yang diberi gaji, serta tingkat gaji
yang diperlukan

2. Informasi dari database pegawai (Employee database) untuk keperluan

pencocokan dan klarifikasi daftar pegawai yang dicatat dalam absensi dan time card pegawai
dalam operasional day-to-day.

3. Informasi dari database wages (gaji tiap pegawai) untuk keperluan pencocokan dan
klarifikasi berapa gaji tiap pegawai yang telah didata dari employee database.
 4. Informasi dan data perhitungan jumlah pajak dan tagihan asuransi untuk masing
masing pegawai untuk keperluan perhitungan nilai gaji.

5. Master File gaji untuk menghasilkan penghitungan gaji final, dan Daftar Gaji yang
dibuat berdasarkan Master File Gaji untuk menentukan gaji yang akan dibayarkan pada saat
tertentu.

6. Transfer order untuk keperluan verifikasi pengiriman gaji ke rekening bank

pegawai. Serta bukti transfer dari bank untuk keperluan penjurnalan pengeluaran gaji.

Berdasarkan deskripsi siklus yang telah didapat, persyaratan sistem ini adalah :

1. Kemampuan untuk mencatat absensi dan kehadiran dalam operasional sehari-hari

secara akurat dan tamper-proof.

2. Kemampuan untuk mencocokkan absensi dengan database yang ada untuk

menghindari pembayaran gaji yang tidak sesuai.

3. Kemampuan untuk membuat daftar gaji dengan penambahan dan pengurangan

yang berhubungan untuk keperluan pembayaran gaji.

4. Kemampuan untuk melakukan pembayaran kepada akun bank karyawan secara

tepat

4.1.3.5 GL & Reporting Cycle

Dalam pelaksanaan siklus GL & Reporting, data dan informasi yang diperlukan untuk
operasional berkutat pada catatan dan bukti transaksi yang digunakan untuk penjurnalan, dan
cenderung hanya menerima data dan informasi tersebut dari departemen dan siklus lain yang
melakukan transaksi untuk operasional perusahaan. Berikut adalah daftar data dan informasi
yang diperlukan :

1. Catatan dan Bukti transaksi dari seluruh departemen, baik itu pembelian, penjualan,
hutang, maupun piutang. Bukti dan catatan ini digunakan untuk pembukuan ke General
Ledger

2. General Ledger, Working trial Balance, Adjusted Trial Balance, dan elemen-
elemen laporan keuangan yang terkait dengan pembuatan laporan keuangan
 3. Laporan keuangan yang telah diselesaikan, untuk keperluan approval oleh
managemen dan juga publishing.

Berdasarkan deskripsi siklus yang telah didapat, persyaratan sistem ini adalah :

1. Kemampuan untuk melakukan pencatatan transaksi secara akurat, tepat, dan presisi
untuk menghindari adanya kesalahan

2. Kemampuan untuk melakukan pembukuan dan proses akuntansi secara akurat dan
sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

3. Kemampuan untuk meneruskan proses akuntansi mulai dari pencatatan transaksi

hingga pembuatan laporan keuangan perusahaan dan penerbitannya (apabila diterbitkan oleh
perusahaan)

4.1.4 System Analysis Report

4.1.4.1 Revenue Cycle

Hasil analisis siklus pendapatan menunjukkan bahwa perancangan sistem awal telah
konsisten dan sesuai dengan keperluan, namun masih terdapat beberapa bagian yang masih
dapat diperbaik dan dilakukan digitalisasi untuk mempermudah proses crosscheck data
barang serta untuk mengurangi adanya paper trail.

Dari segi persyaratan data dan informasi, tidak diperlukan adanya data dan informasi
lain diluar data pelanggan serta data pesanan pelanggan. Kedua informasi ini menjadi basis
dari operasi dalam siklus penjualan. Sedangkan dari segi persyaratan keperluan sistem
tergolong simpel dan mudah untuk dimengerti, serta tidak membutuhkan perancangan sistem
yang kompleks.

Dengan pertimbangan minimnya kompleksitas dan jumlah user yang berinteraksi

langsung dengan User interface, maka dapat dikatakan tingkat feasibility dari pengembangan
sistem siklus pendapatan relatif tinggi. Kedua faktor tadi memungkinkan pengembangan dari
sistem untuk tidak menghabiskan banyak waktu, serta biaya. Baik itu untuk pengembangan
itu sendiri, maupun untuk pelatihan pekerjanya.

4.1.4.2 Expenditure Cycle

Hasil analisis sistem awal menunjukkan bahwa rancangan dasar sistem telah
dirancang secara baik dan dapat memenuhi tuntutan dasar operasional oleh user mereka,
namun masih ada optimalisasi yang bisa dilakukan untuk meningkatkan akurasi sistem dan
mengurangi adanya resiko kesalahan atau fraud bisa terjadi.

Dari segi persyaratan data dan informasi, siklus pengeluaran ini memerlukan data dan
informasi yang lebih banyak daripada siklus penerimaan, namu bukan berarti data dan
informasi tersebut lebih kompleks daripada siklus lain. Informasi utama yang diperlukan
hanyalah informasi permintaan bahan baku, berdasarkan informasi inilah data dan dokumen
lain dibuat, dan cenderung hanya digunakan untuk pencocokan dan klarifikasi kondisi
lapangan terhadap informasi awal agar tidak terjadi kesalahan.

Walaupun susunan antar departemen lebih rumit dan memiliki lebih banyak user jika
dibandingkan dengan siklus pendapatan, tatanan dari operasional siklu pengeluaran ini
masih tergolong simpel dan tidak rumit sehingga cenderung tidak menghabiskan banyak
waktu dan biaya untuk pengembangan dan implementasi sistem baru.

4.1.4.3 Production Cycle

Hasil analisis sistem awal menunjukkan bahwa rancangan sistem yang telah
digunakan pada saat ini telah memenuhi kebutuhan operasional bagi siklus produksi, namun
tetap saja masih ada beberapa bagian yang tidak optimal dan terbebani oleh ketentuan
perusahaan. Satu bagian yang memiliki resiko kelemahan adalah bagian perencanaan resep.
Dimana ada kemungkinan perencanaan resep dari pusat ini tidak mampu menutupi
permintaan produksi akibat adanya pesanan besar yang bersifat short-notice. Siklus ini juga
termasuk luas sehingga menambah kompleksitas dari perancangan sistem.

Dari segi permintaan data dan informasi, data dan informasi yang diperlukan oleh
sistem ini tergolong standar, dengan jumlah data dan informasi yang diminta masih dalam
batas wajar pada umumnya. Hanya saja jumlah data ini jauh lebih banyak jika dibandingkan
dengan dua siklus sebelumnya mengingat kompleksitas siklus yang jauh lebih tinggi.

Secara segi feasibilitas, kompleksitas sistem serta jumlah pemakai sistem secara
umum yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan dua sistem sebelumnya mungkin dapat
menyebabkan penerapan sistem baru maupun ubahan untuk menjadi prohibitif, baik secara
ekonomi maupun untuk pertimbangan waktu, baik itu untuk perancangan sistem hingga
penerapan nya.

4.1.4.4 HR & Payroll Cycle

 Hasil analisis sistem awal menunjukkan sebuah kekurangan yang sangat signifikan
dari segi pengawasan. Walaupun sistem yang telah ada saat ini dapat digunakan secara wajar,
namun sistem ini memiliki kelemahan yang sangat besar. Satu bagian yang merupakan
kelemahan besar adalah sistem pengawasan dan pendataan absensi dan jam kerja karyawan
yang hampir tidak ada (mengandalkan sidak manajemen untuk kelas outlet biasa).

Dari segi permintaan data dan informasi, keperluan siklus ini tergolong ringan dan
tidak berbelit belit, dan cenderung digunakan untuk verifikasi dan penentuan gaji saja.

Dari segi relasi antar departemen, siklus ini tentunya mencakup seluruh departemen
yang memiliki pegawai, namun akibat dari penerapan dimana siklus dimulai dari penyerahan
data absensi dan jam kerja maka keterlibatan departemen dan overlap siklus tidaklah sampai
mendalam dan berbelit belit.

4.1.4.5 GL & Reporting Cycle

Hasil analisis sistem awal menunjukkan bahwa sistem yang digunakan saat ini telah
memenuhi kebutuhan operasional dari GL & Reporting, namun terdapat bagian yang dapat
dibenahi yaitu belum adanya digitalisasi sistem dari siklus ini. Dengan diterapkan digitalisasi
kami mengharapkan Data dan Informasi yang dimanfaatkan dalam siklus ini menjadi lebih
aman dan penggunaannya lebih akurat.

Dari segi permintaan data, siklus ini tidak terlampau beda dengan siklus HR &
Payroll, dimana semua departemen yang melakuan transaksi dan aktivitas yang berkaitan atau
menghasilkan perubahan dalam keuangan akan mengirimkan bukti dan catatan transaksi atau
laporan aktivitas tersebut.

GL & Reporting sangat mengandalkan departemen dan siklus lain untuk memberikan
data dan laporan transaksi dan aktivitas untuk melakukan operasi, karena dari data inilah
laporan keuangan perusahaan yang nantinya akan digunakan untuk keperluan perencanaan
dan perpajakan akan dibuat.

4.2 Usulan Untuk Perubahan sistem

4.2.1 Revenue Cycle

Berdasarkan hasil dari pengamatan dan analisis yang telah berlangsung, serta
konsiderasi feasibilitas dari berbagai aspek, maka diajukan usulan untuk perubahan sistem
siklus pendapatan sebagai berikut :
DFD 0 Revenue Cycle

DFD 1.1 Revenue Cycle

DFD 2.1 Revenue Cycle

 DFD 3.1 Revenue Cycle (CASH)

DFD 3.1 diatas digunakan untuk keperluan pembayaran transaksi dalam bentuk tunai,
untuk pembayaran dalam bentuk kredit maka mengacu pada DFD 3.1 Dibawah ini

DFD 3.1 Revenue Cycle (CREDIT)

Dari Data Flow Diagram yang telah dirancang diatas beserta perinciannya dalam
bentuk DFD level 1, maka dapat dirancangkan flowchart dari data-data yang telah tercantum
dari DFD level 1 diatas
Flowchart Revenue 1.0 (Selling)

Flowchart Revenue 2.0 ( Delivery)

 Flowchart Revenue 3.0 (Cash)

Flowchart ini digunakan untuk keperluan transaksi yang melakukan pembayaran

dengan cara tunai, untuk pembayaran dengan cara kredit maka mengacu pada Flowchart 3.0
(Credit) dibawah ini.

Flowchart Revenue 3.0 (Credit)

 Narasi Flowchart

Berikut ini adalah narasi dari lajur flowchart untuk siklus pendapatan (Revenue).
narasi dibawah ini telah mencakup semua flowchart diatas mulai dari awal operasi hingga
akhir operasi.

1. Bagian Penjualan memasukkan data dan pesanan customer yang melakukan

pembelian. Data ini nantinya digunakan untuk dasar operasi.

2. Bagian penjualan memeriksa persediaan melalui sistem pengendalian

inventory toko, apabila barang yang dipesan oleh pelanggan ada maka akan
dilanjutkan ke tahap pengemasan. Namun bila barang yang dipesan tidak ada atau
merupakan pesanan khusus, maka pelanggan akan diberitahu. Apabila pelanggan
tetap bersedia menaruh pesanan maka pesanan akan dicatat untuk dimasukkan dalam
resep produksi dan pelanggan diberitahu estimasi penyelesaian barang.

3. Apabila transaksi tetap dilakukan, maka bagian penjualan dan billing akan
membuat faktur, dari bagian penjualan akan dikirim ke accounting untuk pencatatanm
sedangkan bagian billing akan memberikan faktur sebagai tagihan untuk pelanggan,
sedangkan pesanan akan segera diproses dan bagian penjualan meminta bagian
inventory untuk menyiapkan pesanan. Faktur digital yang dipegang oleh kasir
dijadikan sebagai basis untuk pembuatan bill of lading untuk bagian delivery.

4. Setelah produk siap dan telah dikemas, bagian delivery menerima bill of
lading dan mengkonfirmasikan ke bagian penjualan, jika konfirmasi positif maka
barang akan diantarkan ke pelanggan.

5. Copy faktur digital digunakan oleh bagian accounting untuk melakukan

penagihan kepada customer yang menggunakan pembayaran dengan cara kredit.
Apabila pembayaran berupa kontan maka penagihan tidak dilakukan karena kas
langsung diterima oleh bagian keuangan dan langsung dicatat oleh bagian akunting ke
dalam buku besar.

6. Penagihan dilakukan oleh bagian finance kepada provider kredit pelanggan,

setelah tagihan ditagihkan dan provider membayar, bagian finance akan menerima
bukti transfer yang nantinya akan dikirimkan ke bagian accounting untuk pencatatan.
 Pertimbangan telah diambil mengenai permasalahan adanya pemesanan short notice
dengan jumlah yang banyak, dan tidak kami usulkan dalam bagian siklus pendapatan. Hal ini
mengingat bahwa walaupun pesanan dilakukan dalam tempo dekat tetap saja tidak
memungkinkan untuk diselesaikan pada hari itu juga, serta permasalahan stok ini berkaitan
langsung dengan sistem perancangan resep yang telah diatur dari atas.

4.2.2 Expenditure Cycle

Berdasarkan hasil dari pengamatan dan analisis yang telah berlangsung, maka
diajukan usulan untuk perubahan sistem siklus pengeluaran sebagai berikut :

DFD 0 Expenditure Cycle

DFD 1.1 Expenditure Cycle

 DFD 2.1 Expenditure Cycle

DFD 3.1 Expenditure Cycle

Dari Data Flow Diagram yang telah dirancang diatas beserta perinciannya dalam
bentuk DFD level 1, maka dapat dirancangkan flowchart dari data-data yang telah tercantum
dari DFD level 1 diatas

Flowchart 1.0 Expenditure Cycle (Purchasing)

Flowchart 2.0 Expenditure Cycle (Receiving)

Flowchart 3.0 Expenditure Cycle (Billing & Payment)

 Narasi Flowchart Expenditure Cycle

Berikut ini adalah narasi dari lajur flowchart untuk siklus pengadaan (Expenditure).
narasi dibawah ini telah mencakup semua flowchart diatas mulai dari awal operasi hingga
akhir operasi.

1. Bagian Produksi menerima resep produksi yang telah di otorisasi dari

bagian keuangan yang sebelumnya merancang resep. Resep ini menjadi dasar
pemesanan material produksi untuk hari itu

2. Bagian produksi meminta meterial kepada bagian pembelian melalui

Material Request Form berdasarkan resep

3. Bagian pembelian memproses permintaan setelah melakukan konfirmasi

terhadap bagian produksi dan menyiapkan Purchase Order.

4. PO #1 dikirim ke supplier untuk memproses transaksi

 5. PO #2 dikirim ke bagian gudang untuk pengecekan saat penerimaan barang,
sedangkan PO#3 dikirim ke bagian accounting untuk keperluan penjurnalan
pembelian dan verifikasi pembayaran.

6. Barang yang dikirim oleh supplier diterima oleh bagian gudang. Dilakukan
pengecekan antara barang fisik dengan PO#2.

7. Jika barang sesuai, maka akan dibuatkan bukti penerimaan untuk

dikirimakan kepada accounting untuk pencatatan. Jika barang tidak sesuai maka
bagian gudang membuatkan laporan retur untuk dikirim ke bagian akuntansi dan
dijurnal ke buku besar, serta barang akan dikembalikan ke supplier.

8. Bagian keuangan akan menerima invoice, lalu dicocokkan dengan PO#3

dan laporan retur.

9. Jika invoice sesuai maka akan dibuatkan transfer order untuk kemudian
dilakukan transfer. Jika tidak cocok akan dibuatkan correction request untuk revisi
invoice kepada supplier.

10. Transfer order digunakan untuk otorisasi transfer dana ke vendor melalui
bank terafiliasi.

Usulan dari kami mengenai siklus expenditure adalah peningkatan efisiensi dengan
cara digitalisasi dari berbagai prosedural yang ada. Hal ini memangkas keperluan dari
verifikasi manual yang memakan waktu dan tenaga kerja, serta meningkatkan pengendalian
internal dari sistem dengan cara memudahkan verifikasi yang dapat dilakukan secara
otomatis melalui sistem digital.

4.2.3 Production Cycle

Berdasarkan hasil dari pengamatan dan analisis yang telah berlangsung, maka
diajukan usulan untuk perubahan sistem siklus pengeluaran sebagai berikut :

DFD 0 Production Cycle

DFD 1.1 Production Cycle

DFD 2.1 Production Cycle

 DFD 3.1 Production Cycle

DFD 4.1 Production Cycle

Dari Data Flow Diagram yang telah dirancang diatas beserta perinciannya dalam
bentuk DFD level 1, maka dapat dirancangkan flowchart dari data-data yang telah tercantum
dari DFD level 1 diatas

Flowchart 1.0 Production Cycle

Flowchart 2.0 Production Cycle

 Flowchart 3.0 Production Cycle

Flowchart 4.0 Production Cycle

Narasi Flowchart Usulan Production Cycle

Berikut ini adalah narasi dari lajur flowchart untuk siklus Produksi. narasi dibawah ini
telah mencakup semua flowchart diatas mulai dari awal operasi hingga akhir operasi.

1. Pada awal proses bagian planning akan membuat resep untuk produksi. Resep ini
dikirim ke bagian production planning.
2. Production planning menerima resep dan memprosesnya untuk produksi hari ini
menjadi production recipe, pertimbangan pembuatan resep produksi adalah forecast dan juga
penjualan hari sebelumnya.
 3. Resep produksi dikirim ke bagian produksi yang nantinya akan meminta material
kepada purchasing (expenditure cycle), material yang sudah datang akan dikirim dari gudang
kembali ke bagian produksi.
4. Proses produksi berlangsung dengan memanfaatkan resep produksi sebagai dasar
operasional dan menggunakan material yang telah diadakan, hasil dari produksi ini adalah
finished goods untuk penjualan hari itu.
5. Dibuatkan Finished good list hasil produksi yang dikirimkan ke bagian cost
accounting, sedangkan barang jadi tersebut diserahkan ke Delivery untuk diantarkan ke outlet
yang sesuai. Sementara itu kehadiran pekerja dicatat dan dikirimkan ke HRD untuk proses
payroll.
6. Delivery selesai mengantarkan goods, dan membuat distribution report untuk
dikirimkan ke accounting.
7. Bagian cost accounting menerima data dari bagian produksi, pengadaan, delivery,
dan HRD untuk membuat kalkulasi costing produksi hari ini. Hasil kalkulasi beban dan
CoGS akan dikirimkan ke accounting untuk dilakukan pencatatan, sementara laporan
managerial atas costing produksi dikirimkan ke manajemen untuk analisis.

Usulan dari kami berusaha untuk mengurangi kompleksitas dari banyaknya

Crossover antar departemen dan siklus yang terjadi di siklus produksi, serta menerapkan
digitalisasi dari pencatatan dari proses produksi untuk meningkatkan efisiensi dan
pengendalian. Hal ini mengingat bahwa siklus produksi dalam Holland Bakery merupakan
sebuah siklus sentral yang memiliki banyak overlap dan ujung.

4.2.4 HR & Payroll Cycle

Berdasarkan hasil dari pengamatan dan analisis yang telah berlangsung, maka
diajukan usulan untuk perubahan sistem siklus pengeluaran sebagai berikut :

DFD 0 HR & Payroll Cycle

DFD 1.1 HR & Payroll Cycle

DFD 2.1 HR & Payroll Cycle

DFD 3.1 HR & Payroll Cycle

 Dari Data Flow Diagram yang telah dirancang diatas beserta perinciannya dalam
bentuk DFD level 1, maka dapat dirancangkan flowchart dari data-data yang telah tercantum
dari DFD level 1 diatas

Flowchart 1.0 HR & Payroll

Flowchart 2.0 HR & Payroll

Flowchart 3.0 HR & Payroll

Narasi Usulan HR & Payroll Cycle

Berikut ini adalah narasi dari lajur flowchart untuk siklus HR & Payroll. narasi
dibawah ini telah mencakup semua flowchart diatas mulai dari awal operasi hingga akhir
operasi.

1. Pada awal dari siklus ini, tiap tiap departemen mengirimkan timestamp dan daftar
absensi yang telah divalidasi kepada SDM/HRD . Data ini nantinya akan digunakan
untuk penentuan dan pencocokan antara pegawai dan rate gaji.

2. Data yang diterima dari setiap divisi dan departemen akan dicocokan dengan
database pegawai yang memiliki catatan daftar setiap pegawai yang bekerja pada
Holland Bakery. Data hasil pencocokan ini adalah Attendance Records yang kemudian
akan dikirimkan ke bagian payroll.

3. Di bagian payroll akan dilakukan penghitungan atas upah gaji yang diterima oleh
masing masing pegawai yang ditentukan melalui Wages Database, kemudian akan
ditambahkan dengan perhitungan potongan Pajak dan BPJS (Asuransi) yang diterima
dari bagian accounting. Hasil dari aktivitas ini adalah data Master Pay File yang
mencakup data gaji seluruh pegawai Holland. Dari Master Pay File ini akan dibuatkan
daftar gaji pegawai untuk pegawai yang akan menerima gaji.

4. Daftar gaji pegawai dijadikan basis dari pembuatan slip gaji yang nantinya
diserahkan kepada masing-masing pegawai, sedangkan daftar gaji akan diserahkan ke
bagian akunting untuk urusan pembukuan Wages Payable.

5. Bagian Finance menerima daftar gaji pegawai, untuk dicek dan kemudian
dilakukan transfer ke rekening pegawai masing masing, hasil dari transfer ini dapat
dicocokkan oleh pegawai menggunakan slip gaji.

6. Dari transfer gaji tadi, bagian finance menerima bukti transfer dari bank, bukti
transfer ini nantinya akanh dilakukan verifikasi, dan akhirnya diserahkan ke bagian
akunting untuk pembukuan Wages Expense, serta untuk menutup Wages Payable.

Usulan kami berusaha untuk meningkatkan pengendalian dari sistem pencatatan

absensi dan jam kerja pegawai, mengingat dari sumber yang kami dapat pengawasan
dilakukan melalui sistem sidak, dan tidak memiliki absensi yang rutin. Selain itu dengan
digitalisasi sistem maka dapat mengurangi downtime dan resiko kesalahan dalam pembuatan
dan pembayaran gaji pegawai.
4.2.5 GL & Reporting Cycle
Berdasarkan hasil dari pengamatan dan analisis yang telah berlangsung, maka
diajukan usulan untuk perubahan sistem siklus pengeluaran sebagai berikut :

DFD 0 GL & Reporting Cycle

DFD 1.1 GL & Reporting Cycle

DFD 2.1 GL & Reporting Cycle

DFD 3.1 GL & Reporting Cycle

DFD 4.1 GL & Reporting Cycle

Dari Data Flow Diagram yang telah dirancang diatas beserta perinciannya
dalam bentuk DFD level 1, maka dapat dirancangkan flowchart dari data-data yang
telah tercantum dari DFD level 1 diatas

Flowchart 1.0 GL & Reporting

Flowchart 2.0 GL & Reporting
Flowchart 3.0 GL & Reporting

Flowchart 4.0 GL & Reporting

 Narasi Flowchart Usulan GL & Reporting Cycle

Berikut ini adalah narasi dari lajur flowchart untuk siklus GL & Reporting. narasi
dibawah ini telah mencakup semua flowchart diatas mulai dari awal operasi hingga akhir
operasi.

1. Data dan catatan transaksi diterima dari berbagai departemen dan siklus yang
berkaitan dengan operasional perusahaan. Catatan dan data ini telah diverifikasi terlebih
dahulu oleh sub-sistem akunting dari siklus dan departmene lain yang terkait.

2. Data dan catatan transaksi tersebut berkaitan dengan siklus-siklus sebelumnya,

dan tidak merubah alur DFD dan Flowchart, namun hanya menambah informasi
dokumen.

sebagai contoh :

 Data dan Informasi Transaksi yang berkaitan dengan siklus Revenue adalah
Nota dan Catatan Penjualan

 Data dan Informasi transaksi yang berkaitan dengan siklus Expenditure

adalah Nota pembelian, Pembayaran, Purchase Order, dan Dokumen Form
Retur barang

 Data dan Informasi yang berkaitan dengan siklus produksi adalah

penambahan nilai Inventory hasil produksi, laporan perhitungan Cost of
Good Sold, dan laporan pengiriman barang hasil produksi

 Data dan Informasi yang berkaitan dengan siklus HR & Payroll adalah data
pay list pegawai yang akan dibayarkan dan bukti transfer payroll ke
rekening bank.

3. Setelah data dan catatan tersebut diterima oleh bagian akunting akan dilakukan
verifikasi ulang, kemudian dilakukan pembukuan kedalam buku besar perusahaan untuk
akhirnya diproses untuk menjadi trial balance. Pada akhir periode Trial balance ini akan
ditutup dan dilakukan pengecekan apakah memerlukan penyesuaian atau tidak.

4. Hasil pembukuan akan dilakukan penyesuaian apabila terdapat perubahan maupun

kesalahan input yang dilakukan, penyesuaian ini akan menghasilkan adjusted trial
balance yang nantinya akan dijadikan dasar pembuatan laporan keuangan.
 5. Laporan keuangan dibuat berdasarkan adjusted trial balance dan laporan lain yang
berhubungan dengan financing perusahaan, dan setelah laporan keuangan selesai dibuat
akan diberikan ke pihak managerial dan eksekutif atas untuk dilakukan review atas
laporan keuangan perusahaan.

6. Hasil review laporan keuangan akan mengarahkan tujuan akhir dari laporan
keuangan. Apabila pihak manajemen atas memberikan approval untuk publish, maka
laporan keuangan kemudian akan diterbitkan diserahkan kepada pemakai diluar
perusahaan seperti pemegang kepentingan maupun publik, sedangkan laporan keuangan
akan digabungkan dengan laporan managerial untuk diserahkan kepada pihak
managemen untuk keperluan analisis dan perancangan rencana jangka panjang maupun
jangka pendek perusahaan.

Dalam usulan ini kami mempertimbangkan sistem pencatatan dan penyimpanan

dokumen yang masih manual, dengan penerapan digitalisasi maka kita dapat mengurangi
downtime pengerjaan, mengurangi resiko kesalahan pencatatan dan input, mempermudah
pengecekan, dan juga menghindarkan terjadinya pencurian data.

Sedikit tambahan dari kami, mengingat Holland Bakery masih merupakan perusahaan
private, dan bukan merupakan perusahaan yang sahamnya beredar di bursa efek, maka User
dalam konteks ini belum tentu merupakan publik, namun bisa saja manajemen atas maupun
kantor pajak yang memeriksa laporan keuangan.
 BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Seiring dengan perkembangan sistem informasi. Sistem informasi yang telah ada dan
tengah digunakan sekarang harus selalu terus dibenahi dan dilakukan pembaharuan. Didalam
perusahaan Holland Bakery, mereka memiliki sistem informasi yang dirancang secara
fungsional dan tepat guna yang sesuai dengan kebutuhan pengguna mereka, namun tetap saja
masih terdapat celah untu perbaikan. Untuk itulah kami memberikan usulandan saran untuk
pembenahan sistem yang dapat dilakukan terhadap sistem dasar.

5.2 Saran

Saran yang dapat kami berikan adalah adanya peningkatan dalam segi keamanan dan
verifikasi sistem yang telah ada, karena seiring dengan majunya teknologi sistem informasi
sekarang tidak lagi diperlukan berbagai rangkap dokumen dan personnel yang diperlukan
untuk melakukan pencocokan dan klarifikasi. Namun kita dapat memanfaatkan komputer
untuk melakukan tugas itu
selain itu digitalisasi sistem juga dapat diterapkan hingga ke bagian yang paling dekat
dengan pelanggan, mengingat dengan teknologi sekarang penggunaan sistem dapat
diadaptasikan ke banyak platform berbeda dengan internet. Sangatlah mungkin penerapan
sistem bagi internal perusahaan dapat dibentuk menjadi sebuah app bagi smartphone.
 DAFTAR PUSTAKA
1. Romney. Marshall B, Steinbart. Paul John, Accounting Information System 13th
edition, PEARSON, Inggris, 2015.

2. Bodnar. George H, Hopwood. William S, Accounting Information System 11th

edition, PEARSON, Inggris, 2013.

3. Sawadanu N. BilardoJatu, Nopitasari. Eka, Nasution, Halimah S, Yuliani.

Maghvira Lutfi, Asdianto, Nanda. Siklus dan Sistem Akuntansi dalam Perusahaan Holland
Bakery, Politeknik Keuangan Negara, Jakarta, 2015.

4. Gunawan. Eko, Pembangunan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian

Bahan Baku PT Mustika Cita Rasa (Holland Bakery), KOMPUTA, Bandung, 2013.