Dimensi 2:

Memahami Situasi sebagai Basis

Mengembangkan Business
Continuity Plan
Laksono Trisnantoro1), Bella Donna2), Yos Hendra 3) dan Putu Eka
Andayani4)
1) Ketua Litbang PERSI, Kepala Departmen Health Policy & Managemen FK KMK UGM, Ketua Board PKMK FK
KMK UGM, 2) Kepala Divisi Manajemen Bencana PKMK FK KMK UGM, 3) Konsultan pada Divisi Manajemen RS
PKMK FK KMK UGM, 3) Sekretaris IMRS PERSI, Kepala Divisi Manajemen RS PKMK FK KMK UGM
 Pengantar
• Sesi ini merupakan ringkasan dari sebuah Kursus
mengenai Business Continuity Plan
• Akan ada Kursus BCP setelah Forum ini
• Merupakan salah satu contoh Kursus yang dapat
memenuhi kebutuhan pengembangan leadership.
• Pemimpin perlu melatih diri di berbagai program
pengembangan
Laksono Trisnantoro 2020 2
 OUTLINE:
1. Pendahuluan: Memahami Situasi RS saat
ini
2. Bagaimana agar RS Tetap Survive dan
Berkembang di Era COVID-19
3. Fase Decision Makin dan Tantangan bagi RS

Laksono Trisnantoro 2020 3

1. PENDAHULUAN: MEMAHAMI
SITUASI RS SAAT INI DENGAN
PERSPEKTIF META LEADERSHIP

Laksono Trisnantoro 2020 4

 3 Dimensi Meta-Leadership

https://cambridgemetaleadership.com/
what-is-meta-leadership/
Laksono Trisnantoro 2020 5
 Dimensi 2: Situasi

Pentingnya pemimpin merencanakan dan

untuk mempelajari melaksanakan Aksi.
pengetahuan dan
melakukan analisis

Laksono Trisnantoro 2020 6

 Tujuan utama

• mempertahankan diri (survival)

dan
• berkembang (growth).

Laksono Trisnantoro 2020 7

 Kapasitas
Absorbing
Kapasitas Respon Lokal Respon Lokal dan luar
Penyerapan
Capacity Cadangan Kapasitas biasa Kapasitas lebih dari biasa

Hazard Event
Structural Functional
Emergency Disaster
Damage Defisit

Kasus Awal

Preparedness Siaga Tanggap Darurat Recovery

PRA Bencana Darurat Saat Bencana pasca bencana

HDP HDP Dinkes

DP/Renops Surge Business Continuity Normal /
SKN/SKD
Dinkes DP capacity
The New Normal
WHO Puskesmas DP Plan (BCP)
Puskesmas DP SPM

- Gugus Covid ICS/

ICS GUGUS COVID
- Renops
Disusun - Surge Capacity Dilaksanakan/ditambah Disusun Dilaksanakan

Situasi saat ini dalam perjalanan Pandemik Covid19 8

Laksono Trisnantoro 2020
Pandemik COVID-19
• Situasi Kompleks
• Multi-stakeholders
• Dalam tekanan
• RS menghadapi Risiko

Laksono Trisnantoro 2020 9

 Dimensi 2: Situation
Ketrampilan menggunakan Mobius Loop

Mobius Loop

Proses Learning Proses Development

Laksono Trisnantoro 2020 1010
 Perceive
• Membuka pintu • Apa yang terjadi dalam
pemikiran direktur situasi pandemic saat ini?
sebagai pemimpin • Bagaimana pengaruhnya
lembaga untuk terhadap RS?
mengumpulkan data • Hal ini menyangkut
sebanyak mungkin; Pengetahuan mengenai
Covid-19
Laksono Trisnantoro 2020 11
 Orientation
• Menafsirkan apa yang
terjadi dengan melihat pola
yang ada;
• Mampu memisahkan data
yang relevan dan yang tidak
relevan;
• Identifikasi masalah
Laksono Trisnantoro 2020
• Mempelajari situasi yang
terjadi di RS dan sekitarnya
akibat Covid-19 selama 3
bulan terakhir
• Analisis dari perspektif
mutu penanganan klinis,
epidemiologi, situasi
keuangan RS, sistem logistic,
keadaan luar RS dan
berbagai hal lainnya.
12
 Predict
• menggunakan pola yang
diidentifikasi untuk
mengantisipasi
kemungkinan terjadi dan
menghasilkan berbagai
skenario;
Laksono Trisnantoro 2020
• Menganalisis risiko yang
dihadapi RS
• Memperkirakan apa yang akan
terjadi di masa depan.
Misalnya:
• Kematian Pasien Covid-19
• Epidemiologi
• Trend penurunan pasien non-
13
 Bagaimana cara melakukan tahap
analisis ini?
• Direktur tidak sendirian
• Mengumpulkan semua individual pembelajar di
RS dalam sebuah Tim Pengetahuan tentang
Covid-19
• Berusaha untuk mentransfer pengetahuan
individual menjadi pengetahuan kelembagaan.
Laksono Trisnantoro 2020 14
 Individu-individu mendapat
pembelajaran dari berbagai sumber
Termasuk dari Seminar/webinar PERSI,
Forum Manajemen Covid-19/Community
of Practice, dll.

Individu-
individu
pembelajar
Organisasi

Sumber-sumber pengetahuan Laksono Trisnantoro 2020 15

 Tugas Direktur
membawa peningkatan pengetahuan
individual ke lembaga

Individu-
individu Ke Organisasi
pembelajar

Laksono Trisnantoro 2020 16

 Siapa anggota Tim?
• Direksi
• Klinisi yang menangani Covid-19
• Tenaga Lab
• Tenaga IT
• Tenaga Epidemiologis RS Dilakukan dengan
• Manajer menggunakan pendekatan
Community of Practice
• Fasilitas fisik dan peralatan tentang Covid-19.
• ….
Laksono Trisnantoro 2020 17
Direktur RS memimpin
analisis dari pengetahuan-
pengetahuan yang
didapatkan oleh individu-
individu pembelajar Apa contohnya?

Laksono Trisnantoro 2020 18

 Kasus 1:
Kematian Pasien Covid-19 di RS
Bagaimana:
• Perceive
• Orientation
• Prediction

Laksono Trisnantoro 2020 19

 Kasus 2:
Penurunan Pasien non-Covid-19
Bagaimana:
• Perceive
• Orientation
• Prediction

Laksono Trisnantoro 2020 20

 Kasus 3:
Kesehatan dan keselamatan staf RS

Bagaimana:
• Perceive
• Orientation
• Prediction

Laksono Trisnantoro 2020 21

 Diskusi:
• Apakah RS pernah melakukan rapat yang
melibatkan Pemilik RS untuk membahas
situasi saat ini?

Laksono Trisnantoro 2020 22

2. BAGAIMANA AGAR RS
TETAP SURVIVE DAN
BERKEMBANG DI ERA COVID-
19
Laksono Trisnantoro 2020 23
 Pertanyaan pemicu
• Apa Action yang harus
ditetapkan oleh RS
untuk selamat (survive)
dan tetap berkembang
(growth) dalam masa
dan pasca pandemik
Covid-19?
• Mari kita bahas dengan
memahami hubungan
antara Hospital Disaster
Plan, BCP, sampai
dengan Penyusunan
Anggaran

Laksono Trisnantoro 2020 24

TUJUAN BCP
Umumnya tidak
1. Mempertahankan RS
ter-cover dalam
2. Merencanakan agar RS tetap jalan
3. Menyiapkan surge Capacity Renstra yang
4. Memiliki tim Perencanaan disusun dengan
5. Membutuhkan perubahan anggaran perspektif “situasi
6. Living Document normal”

UPDATE BCP
1. OUTDATED INFORMATION (segera perbaharui data)
2. NEW THREATS (ancaman baru- hitung analisis risiko
sesuai bencana yang ada)
3. CHANGING PERSONAL (mengubah personil- sesuai
kompetensinya)
4. BETTER TECHNOLOGIES (menyiapkan it dan data
informasi- telemedicine, sisrute dll) Bella Donna 2020
 RISK MANAGEMENT

01 02 03

HAZARD : VIRUS MENINGKATKAN CAPACITY

VULNERABILITY KAPASITAS
Hazard Mitigasi :
• INDIVIDUAL & INSTITUTION
• CITA KERJA • LOKASI
(KNOWLEDGE BEHAVIOR)
• Teknik Pakai Dan • KEUANGAN • COMMUNITY (ORGANISASI,
Lepas APD • PETUGAS GOTONG ROYONG)
• Alur • PERALATAN • HOSPITAL (INCIDENT
• Ruangan • KELOMPOK RENTAN MANAGEMENT SYSTEM)
• PENYAKIT PENYERTA • PEMERINTAH (REGULATOR,
KOORDINASI)

Bella Donna 2020 RISIKO RENDAH

 3 langkah melakukan analisis risiko:

Kemungkinan Menghitung
Potensi Ancaman Dampak Analisis Risiko
Bencana Bencana

Bella Donna 2020

 Business Impact Analysis (BIA)

By :smartsheet
 KOMANDAN BCP Pendekatan terbaik adalah membagi perencanaan
Antara operasi darurat dan operasi bisnis

KETUA
HUMAS LIAISON
KEAMANAN PENASEHAT MEDIS

LOGISTIK PERENCANAAN KEUANGAN OPERASIONAL

FASILITAS SITUASI PENGADAAN YAN YAN YAN

MEDIS PENUNJANG SOSIAL
ASESMEN PENYEDIAAN PEMBEAYAAN
KERUSAKAN TENAGA
IN-PATIENT TREAMENT KES
KLAIM LAB PETUGAS
SANITASI
TENAGA TRIAGE
MEDIS ADMIN BEDAH
RAD
KOMUNIKASI TINDAKAN PSIKOLOG
IBU & SEGERA
KEPERAWATAN ANAK
TINDAKAN FARMASI
TRANSPORTASI CRITICAL TUNDA
PATIENT CARE
TRACKING
TINDAKAN
PENYEDIAAN WAT MINOR
MATERIAL UMUM
INFORMASI
PASIEN DISCHARGE
OUT-
Bella Donna 2020 PENYEDIAAN
PATIENT JENAZAH TIM
MAKANAN 29
LAPANGAN
 Dalam fase ini

Membutuhkan
kemampuan “kesadaran
situasional”
Laksono Trisnantoro 2020 30
 Dimensi 2: Situation
BCP dengan BIA menyiapkan rencana aksi

Tahap Tahap Decision

diagnosis Making:
(analisis • Strategy map
situasi, • Program,
S-W-O-T), product &
oleh market
perencana projection
Renstra • Financial
dan HDP plan
Proses Learning Proses Development
Putu Eka Andayani, 2020
 Tahap diagnosis
(analisis situasi,
S-W-O-T), oleh
perencana Renstra
dan HDP

POP (Perceive – Orient – Predict)

Tahap Analisis Situasi
Putu Eka Andayani, 2020
 Analisis Situasi 1:
Perceive- Orientation
• Menafsirkan apa yang • Mempelajari situasi yang terjadi
terjadi dengan melihat di RS dan sekitarnya akibat Covid-
pola yang ada; 19 selama lebih dari 6 bulan
terakhir
• Mampu memisahkan
data yang relevan dan • Analisis dari perspektif mutu
yang tidak relevan; penanganan klinis, epidemiologi,
situasi keuangan RS, sistem
• Identifikasi masalah
logistic, keadaan luar RS dan
berbagai hal lainnya.
Putu Eka Andayani, 2020
 Market Assessment Strategy Clinical Program Plan

Demand pada situasi Supply pada situasi Market pada situasi Clinical Programming
Strategic Options
“New Normal” “New Normal” “New Normal”
Local,
National, Clinical
Business Demand Market Preferred Program
International Program
Environment Projection Attractiveness Option Components
Market Plan
Supply

Option 1:
General Service Lines
Program and
Market Based Logistical Tertiary
Financial
Demand Constraints Care Teaching Medical
Requirements/
Projection Based Hospital Programs
Adjustment
on Local Data Covid/Non-Covid
Option 2:
Specialty Surgical
Consumer Teaching Programs
Population based Preferences Hospital,
Demand Diag. Center Centers of
Projection Based Excellence
on US Model Option 3:
Legislative / Community Emergency
Regulatory Hospital Care
Constraints w/CME
Primary Care
Network
Market based clinical program plan – US Model Framework
Putu Eka Andayani, 2020
 Contoh Business Environment
(The Situation)
Business environment = dipengaruhi adanya pandemik Covid-19
• Demand projection:
– Pasien Covid-19 akan ada terus, bahkan mungkin meningkat, atau naik turun (puncak
lebih dari 1)
– Pasien non-Covid-19 juga tetap ada dan perlu dilayani, namun dengan cara berbeda untuk
menghindari penularan/memberi rasa aman
• Supply:
– RS jejaring semakin kuat; RS kecil bertahan, RS besar sulit beradaptasi
– Tenaga kesehatan dengan skill khusus makin dibutuhkan
• Market attractiveness:
– Preferensi pasien covid dan non covid bisa berbeda
– Supplier logistik medis akan menyesuaikan dengan kebutuhan pasar dan kompetisi baru
– Ada ada kebijakan, regulasi, standar baru tentang mutu dan keselamatan pasien di faskes

Putu Eka Andayani, 2020

 Analisis situasi internal RS dapat
menggunakan Kerangka Pikir Value Chain
Aktivitas Pra Pelayanan Proses Pelayanan
Pelayanan (sebelum Pelayanan pasca RS
pasien masuk (selama pasien (follow up
ke RS, atau mendapatkan setelah pasien Manfaat yang
sebelum pelayanan di pulang dari RS, Didapat
peserta didik RS, atau atau setelah pengguna sesuai
Aktivitas masuk ke RS Budaya selama
Organisasi peserta didik dengan standar
Pendukung Pendidikan) Struktur
peserta didik menyelesaikan “New Normal”
organisasi
Sumber menjalani
Daya Strategis stase di RS
proses pendidikan)
SDM pendidikan
Keuangan di
Teknologi Informasi
RS Pendidikan)
Diadopsi dari Potter, M dalam Ginter et.al, 2013
Putu Eka Andayani, 2020
 Contoh: Situasi di RS SAAT INI
Bagaimana Aktivitas Pelayanan?
• SOP penerimaan pasien di IGD,
Rawat Jalan, dll
• Alur pasien Covid dan non-
Covid
• Pengembangan produk layanan
telemedicine (tele-konsultasi,
tele-diagnosis, sampai dengan
tele-rehabilitasi medis)
• Peran PPI dan komite-komite
• SOP klinis di ruang perawatan
dan unit tindakan
Putu Eka Andayani, 2020
Bagaimana Aktivitas Pendukung?
• Budaya learning organization
(termasuk aktif mengupdate protokol
dan simulasi)
• Pengaturan jadwal shift, training,
incentive system, dll
• Sumber-sumber pendanaan potensial
• Kapasitas ruang pemeriksaan,
perawatan, hingga ruang tunggu;
peralatan
• Sistem informasi yang mendukung
surveillance, monitoring trend dan
pelacakan kasus
 Analisis Situasi 2: Predict
• menggunakan pola yang • Menganalisis risiko yang dihadapi
RS
diidentifikasi untuk • Memperkirakan apa yang akan
mengantisipasi terjadi di masa depan.

kemungkinan terjadi Misal

dan menghasilkan • Kematian Pasien Covid-19
berbagai skenario; • Epidemiologi
• Trend penurunan pasien Non-Covid
• Sumber dana RS
• Teknologi RS; telemedicine
Laksono Trisnantoro 2020
 Salah satu model Pengembangan perkiraan kasus:
prediksi tidak ada lonjakan sampai lonjakan tinggi

Sumber: Bappenas, 2020

Putu Eka Andayani, 2020
 Skenario tanpa lonjakan vs skenario lonjakan
tinggi

Bagaimana penafsirannya di RS?

Apa yang akan terjadi dimasa mendatang? Bagaimana dampaknya bagi RS?
Bagaimana Kekuatan – Kelemahan – Peluang – Ancaman RS?

Putu Eka Andayani, 2020

 Perlu ada:
Business Continuity Plan

Laksono Trisnantoro 2020 41

 BENCANA NEW NORMAL

Tim Sehari-hari
Tim HDP Tim Perencana HDP Tim BCP RS

• Fasilitasi Pertemuan • Bekerjasama dengan tim Perencana

• Identifikasi/dokumentasikan situasi saat
ini
• Identifikasi kebutuhan kedepan
• Menyiapkan risk management
(RM)/Strategi&Taktik
• Tentukan Sumber Daya & fungsinya
• Menyiapkan Protokol/SOP berdasarkan RM
• Bekerjasama dengan tim Keuangan
• Bertanggung jawab langsung ke Komandan
HDP untuk kebutuhan Risk
Tergabung dlm satu tugas Management (RM)
• Identifikasi kebutuhan sehari-hari
• Menyiapkan Protokol/SOP
berdasarkan RM
• Merubah RSB dan RBA
• Bekerjasama dengan tim Keuangan
• Bertanggung jawab langsung ke
Direktur

RISK MANAGEMENT
• Menyiapkan Mitigasi Hazard
• Menyiapkan HVA/ICRA/HIS
• Menyiapkan Kapasitas individu dan organisasi
Bella Donna 2020
 MENGAPA MENYUSUN BCP ?
1. KETIDAKSIAPAN RS MENGHADAPI PANDEMI
2. TEKANAN MENTAL OLEH STAF (strategi aman)
3. PENDAPATAN MENURUN KARENA PASIEN NON COVID MENURUN (strategi situasi)
4. ADA KEBUTUHAN YANG BERBEDA DARI SITUASI NORMAL (strategi belanja)
5. PANDEMI BELUM TAU KAPAN BERAKHIR (strategi bisnis)
6. KEBUTUHAN LAYANAN TELEMEDICINE (strategi efektif)

DIREKTUR sebagai KOMANDAN + TIM PERENCANAAN  IAP

 TINJAU BCP TIAP TAHUN

Meta Leadership
dengan Konsep MENGUBAH RSB/RENSTRA dan RBA
POP DOC LOOP
Bella Donna 2020
 Diskusi:
Apakah RS sudah menyusun BCP yang bermuara
pada:
• Revisi RBA
• Revisi Rencana Strategis?
3. DECISION MAKING DAN
TANTANGAN BAGI RS

Putu Eka Andayani, 2020 45

 Apa saja peluang RS
untuk bisa survive
bahkan growth
pada situasi ini?

Apa yang dapat

menyebabkan RS
collapse?

Putu Eka Andayani, 2020

 Business Continuity Plan
Update BCP Tujuan BCP
• Informasi usang  segera 1. Mempertahankan RS
perbaiki data dan informasi 2. Merencanakan agar RS tetap
• Ancaman baru  Hitung risiko jalan
sesuai bencana yang ada 3. Menyiapkan surge Capacity
• Ubah staf/SDM  ganti sesuai 4. Memiliki tim Perencanaan
kompetensi 5. Membutuhkan perubahan
• Teknologi yang lebih baik  anggaran
hardware sistem informasi, 6. Living Document
peralatan medis, dll

Putu Eka Andayani, 2020

 Tahap Decision
Making:
• Strategy map
• Program, product
& market
projection
• Financial plan

DOC (Decide – Operationalize–

Communicate)
Tahap Action
Putu Eka Andayani, 2020
 Decision Making: Perubahan Strategy Map
Sumber pendapatan dari mana saja yang bisa ditingkatkan?
-pasien non-covid?
Financial growth -Filantrofi?
-Kerjasama?

Segmen pengguna lama?

Kepuasan pengguna Segmen pengguna baru?
Segmen khusus?
Teknologi baru apa yang sesuai dengan “new normal”?
Teknologi apa yang mendukung inovasi produk?
Proses Bisnis Internal

Inovasi produk apa2020

untuk survival dan growth RS di era
Learning and growth Putu Eka Andayani,
pandemi Covid-19??
 Decision Making
• Merevisi target untuk berbagai jenis segmen pasar:
– Proyeksi jenis pelayanan untuk pasien Covid
– Proyeksi jenis pelayanan untuk pasien non-Covid
• Merevisi program:
– Prioritas baru
– Investasi baru
– Timeframe
• Revisi financial projection:
– Realokasi anggaran investasi dan operasional
– Revisi target pendapatan per jenis produk dan segmen pasar
Putu Eka Andayani, 2020 50

Tantangan bagi RS: Operasional
Pada pelayanan secara umum saat
pandemi Covid-19 belum berakhir
• Redesain alur, dan fasilitas pelayanan
untuk memfasilitasi physical distancing
• Alokasi dan pengaturan jam kerja SDM
untuk area covid
• Menjaga keseimbangan APD agar cost
tidak terlalu tinggi namun persediaan
terjamin
• Alat test lab untuk covid beserta
kepastian ketersediaan reagennya
Putu Eka Andayani, 2020
RBA
perlu
direvisi
Pada pelayanan untuk pasien non-Covid
• Kebutuhan tenaga tertentu,
misalnya SpAN, penata anestesi,,
konsultan intensive care, SpP, SpPK,
dsb yang meningkat
• Keterbatasan APD
• Keterbatasan kapasitas pelayanan
• Kemampuan dan kecepatan test lab
 Tantangan bagi RS: Strategis Renstra
perlu
direview
• Strategi tidak dapat dijalankan sehingga perlu penyesuaian
• Skala prioritas berubah; perlu investasi baru yang sebelumnya tidak
direncanakan
• Sumber-sumber pendanaan dan proporsinya berubah
• Pencapaian kinerja lebih rendah dari target
• Tujuan jangka menengah – jangka panjang tidak tercapai
• Sulit memprediksi situasi dimasa depan

Putu Eka Andayani, 2020

 Diskusi Akhir:
Apakah RS anda akan
Membuat Keputusan: Silahkan mulai
• Merevisi RBA dan berkomunikasi dan
berkonsultasi dengan
• Merevisi RSB
berbagai pihak.

Laksono Trisnantoro 2020 53