LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 4
Enablement Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO2: Analyze the needs of business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?

- Result

- How?

- Detailed steps

- Outputs

- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

Fase Enablement dalam BPM

Gambar 4.1 Enablement phase

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Manajemen proses bisnis (BPM) adalah bidang dalam manajemen operasi yang berfokus
pada peningkatan kinerja perusahaan dengan mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis
perusahaan. Optimasi tersebut dapat melibatkan satu department atau banyak department
dalam sebuah atau bahkan beberapa organisasi. Salah satu contohnya adalah jika proses
bisnis melibatkan supplier, customer ataupun partner bisnis. Konsep dasar dari BPM adalah
mengelola proses, individu, dan informasi untuk semua aktivitas yang ada pada perusahaan,
dan dengan cara yang distandarisasi. Beberapa contoh dari proses bisnis Antara lain adalah:
Manajemen Pembelian, Reimburstment, Manajemen klaim terhadap insiden, sertifikasi
supplier, penyeleksian personil, dan manajemen peminjaman uang.

Teknologi BPM menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas
dan kompetisi dengan cara yang terus menerus, memfasilitasi cara untuk mengelola individu,

ISYS6317 – Business Process Management

konten, dan sistem yang ada dalam proses, yang memastikan efisiensi, efektivitas, dan
memberikan fleksibilitas dan kekuatan yang memadai.

Result of Enablement Phase

Target Operating Model (TOM) akan disetujui dan didokumentasikan. Ini akan terdiri dari:

 Tampilan proses Level 1 dan level 2

 Memproses struktur tata kelola-peran dan tanggung jawab

 Arsitektur proses, termasuk:

 Pedoman proses

 Perpustakaan aturan bisnis

 Kerangka manajemen manfaat

 Metode dimana kemampuan proses orang akan dibangun

 KPI dan rewards terkait serta kode perilaku

 Desain organisasi yang berfokus pada proses

 Pendekatan teknologi

Sebelum kita masuk lebih jauh tentang chapter ini kami sebelumnya akan membahas tentang
target operating model (TOM). Target Operating Model adalah untuk memungkinkan penerapan
strategi perusahaan atau visi untuk bisnis atau operasi. Ini adalah representasi tingkat tinggi
tentang bagaimana sebuah perusahaan dapat diatur terbaik untuk lebih efisien dan efektif
menyampaikan dan melaksanakan strategi organisasi. Dengan beberapa komponen yang
dibutuhkan untuk mendorong terjadinya perubahan:
 Orang (struktur organisasi, budaya, dan akuntabilitas)

 Proses(pendekatan dan arisitektur)

 Teknologi (IT Strategi dan Kemampuan)

Berikut 3 lapisan mengambil masing- masing komponen kemampuan bisnis proses, orang dan
teknologi. Proses kedua dan dibagi ke dalam sub komponen dai proses pemerintahan dan
arsitektur proses. Orang dibagi ke dalam sub-komponen manajemen kinerja, orang dan budaya,
dan desain organisasi.

ISYS6317 – Business Process Management

Komponen keempat adalah lapisan teknologi dan jika diperkenalkan cerdas, menyediakan
komponen pemberdayaan substantial dan idealnya mengoptimalkan untuk bisnis.

Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut:

- Vision and Strategy

Menganalisis visi dan strategi organisasi sehingga tujuan bisnis diselaraskan dengan strategi,
seperti:
 Pelayanan pelanggan
 Pengurangan biaya
 Ekspansi Internasional
 Kelincahan lebih besar

- Target Operating Model

Mendefinisikan prinsip-prinsip dan model operasi
 Akhir untuk akhir rantai nilai
 Front office / back office
 outsourcing / layanan bersama
 Interfaces / off tangan

- Organisation design:

ISYS6317 – Business Process Management

Mendefinisikan organisasi yang akan memberikan strategi:
 Struktur Organisasi
 tanggung jawab Peran, keterampilan & kemampuan
 Pengukuran Kinerja Peran KPI

- Governance & reporting:

Tentukan pengaturan tata kelola dan pelaporan persyaratan untuk menjalankan organisasi
secara efisien dan efektif.

- Technology:
Mengidentifikasi apa teknologi yang dibutuhkan untuk memberikan produk dan layanan
kepada pelanggan Anda melalui saluran yang Anda pilih, mengoptimalkan proses Anda

- Process:
Mendefinisikan proses bisnis dan fungsional untuk mendukung tujuan bisnis

- People:

Mendefinisikan tingkat dan kemampuan orang yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan dan
melayani pelanggan:
 Berapa banyak orang yang Anda butuhkan?
 Bagaimana Anda menggaji mereka?
 Dengan apa keterampilan dan pengetahuan?
 cara kerja dan apa budaya yang Anda butuhkan Apa?

Enablement Phase Steps

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 4.2 Enablement phase steps
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 4.2 menunjukkan mengenai langkah – langkah yang dilakukan pada tahapan
Enablement.

Gambar 4.3 An End-to-end process perspective

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Aspek kritis yang ditunjukkan pada gambar.4.3 adalah bahwa seringkali, mungkin, sebagian
besar, proses bisnis beroperasi melintasi tanggung jawab fungsional atau silo dalam
organisasi. Pertanyaannya adalah, "siapa yang mengelola, mengendalikan, dan terus
meningkatkan proses end-to-end ini setiap hari?" Apakah manajer fungsi individu (atau lini)
menyelesaikan tugas ini untuk area fungsional mereka dalam proses?

Selanjutnya kita akan membahas mengenai detail dari setiap tahapan dalam Enanlement
Phase.

Langkah 1: Komunikasi

Tahap ini akan difasilitasi dengan mengkomunikasikan TOM dan manfaatnya kepada semua
orang dalam organisasi.

Langkah 2 : Proses Tata Kelola

Tata kelola dapat didefinisikan sebagai "peran yang dilakukan oleh individu atau komite
untuk mengelola akuntabilitas untuk keputusan yang dibuat (memungkinkan keberhasilan);
mengelola risiko bisnis, dan memastikan ekspektasi manajemen kinerja tercapai."

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 4.4 Strategic and Execution Governance
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Bentuk "proses bisnis" dalam gambar. 4.4 menggambarkan operasi normal atau bisnis seperti
biasa, proses bisnis memainkan peranan penting dalam penyampaian hasil bisnis.

Langkah 3: Arsitektur Proses

Setiap organisasi yang ingin menggunakan arsitektur proses perlu mengembangkan disiplin
yang diperlukan untuk melakukannya. Ini berarti bahwa semua proyek yang relevan perlu
mempertimbangkan arsitektur dan menentukan di mana mereka menyimpang dari prinsip-
prinsip yang disepakati.

ISYS6317 – Business Process Management

Tabel diatas menunjukkan interaksi antara kebutuhan organisasi untuk integrasi proses bisnis
rendah dan tinggi dan standarisasi proses bisnis.

Gambar 4.5 menunjukkan bahwa arsitektur proses, dan terutama penciptaan aset proses,
adalah penghubung, atau jembatan antara strategi bisnis dan arsitektur TI.

Gambar 4.5 Process Architecture, link between business and IT

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

ISYS6317 – Business Process Management

Sebagai bagian dari tahap pemberdayaan pedoman pemodelan proses harus ditetapkan untuk
memastikan bahwa informasi yang ditunjukkan dalam gambar. 4.6 terpenuhi.

Gambar 4.6 Process Model Information links

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Langkah 4: Manajemen Kinerja

Manajemen Kinerja adalah tentang pembentukan struktur, tujuan, dan budaya akuntabilitas
dan tanggung jawab untuk pengelolaan proses bisnis strategis organisasi secara
berkelanjutan.

Langkah 5: Orang dan kebudayaan

Dengan mengubah budaya menjadi kepemilikan dan pertanggungjawaban, didukung oleh

putaran umpan balik dan pengukuran kinerja serta penghargaan yang tepat, keuntungan besar
dapat dicapai pada kualitas (dan pengurangan biaya) pada saat yang sama - dengan demikian
menanamkan kualitas dalam proses.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 4.7 Changing Behavior and Culture
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Langkah 6: Desain Organisasi

Penyelarasan organisasi adalah bagian penting untuk mendapatkan hasil dalam suatu
organisasi, dan ada banyak elemen yang perlu dibawa, atau disimpan, agar sejalan.
Bagaimanapun, setiap organisasi dan setiap proyek harus meluangkan waktu untuk
memahami strategi organisasi dan memastikan bahwa proyek tersebut menambah nilai
terhadap hasil strategis yang ditetapkan

Langkah 7: Teknologi

Selama langkah ini, detail harus diperoleh mengenai aspek ‘informasi’ yang relevan (yang
berkaitan dengan data dan aplikasi) serta aspek aspects teknologi ’pendukung (middleware,
platform, dan jaringan). Lebih jauh lagi, penting bahwa TI mendukung tujuan, strategi dan
bisnis, dan inilah mengapa disarankan untuk memiliki arsitektur bisnis dan proses di tempat
sebelum membuat arsitektur TI.

ISYS6317 – Business Process Management

Output Enablement Phase Pad

Informasi yang sedang dikembangkan selama fase Enablement pad akan memiliki input ke dalam
berbagai tahapan seperti yang ditampilkan bada gambar dibawah ini.

Gambar 4.8 Enablement Phase Output

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 14

Enablement Phase Risk

Tabel dibawah ini akan menjelaskan mengenai Resiko dan strategi Mitigasi resiko terkait
dengan Enablement Phase.

Risk Mitigation Strategy

1 Tidak ada, atau tidak cukup, persetujuan Konsultasikan dengan CEO dan / atau sponsor
TOM oleh tim eksekutif dan manajemen program BPM untuk membuat rencana untuk
mengatasi risiko ini. Sangat penting bahwa ini
diselesaikan sebelum melanjutkan dengan aktivitas

ISYS6317 – Business Process Management


2 TOM tidak memiliki detail yang cukup
3 TOM membutuhkan waktu terlalu lama
untuk dibuat dan / atau terlalu detail
utama BPM
Konsultasikan dengan CEO dan / atau sponsor
program BPM untuk membuat rencana untuk
mengatasi risiko ini. Sangat penting bahwa ini
diselesaikan sebelum melanjutkan dengan kegiatan
BPM utama, kecuali tim BPM dan sponsor yakin
bahwa rincian yang hilang dapat dilengkapi selama
Kegiatan BPM awal
Pastikan bahwa sponsor BPM dan Manajer BPM
mengambil kendali untuk memastikan ini tidak
terjadi
ISYS6317 – Business Process Management
 SIMPULAN

Teknologi BPM menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas
dan kompetisi dengan cara yang terus menerus, memfasilitasi cara untuk mengelola individu,
konten, dan sistem yang ada dalam proses, yang memastikan efisiensi, efektivitas, dan
memberikan fleksibilitas dan kekuatan yang memadai.

Kinerja pada suatu perusahaan sangatlah penting untuk menunjang masa depan perussahaan
tersebut ataupun para pekerjanya maka dari itu sangatlah dibutuhkan suatu teknik yang dapat
meningkatkan kinerja ataupun layanan yang diberikan perusahaan tersebut. BPM digunakan
untuk meningkatkan segala sesuatu yang berhubungan dengan kinerja dan layanan suatu
perusahaan. Selanjutnya setelah terciptanya suatu sistem atau taktik dalam peningkatan
kinerja, dibutuhkan cara penerapannya yang disebut dengan TOM yang digunakan untuk
menambah tingkat presisi dalam suatu strategi yang diciptakan organisasi agar semuanya
berjalan lebih efisien dan tepat guna tetapi tetap membutuhkan ketekunan dan relasi yang
baik antar anggota organisasi agar terwujud setiap langkah dalam sistem TOM tersebut.

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management