LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 5
Launch Pad Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes
LO2: Analyze the needs of business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?
- Result
- How?
- Detailed steps
- Outputs
- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

WHY?
Seringkali sangat sulit untuk organisasi dalam menentukan darimana memulai sebuah
proyek BPM. Organisasi mungkin memahami ketidakefisiensian operasional dan isu-isu
dalam unit bisnis tertentu. Namun, bagaimana dan di mana untuk memulai bisa menjadi
keputusan yang sangat sulit.
Fase ini tidak hanya akan memberikan cara awal namun juga langkah-langkah yang
diperlukan untuk membangun proyek berjalan dengan lancar dan sukses.
Ulasan ini meliputi:
1. lingkup proyek;
2. seleksi dan struktur tim proyek;
3. keinginan pemangku kepentingan
4. Pembentukan tujuan proses awal;
5. penggunaan arsitektur proses awal untuk memberikan awal yang cepat untuk
proyek dari perspektif arsitektur.
Setiap proyek berikutnya yang diluncurkan dari landasan peluncuran akan
memberikan manfaat dan sinergi dari pembelajaran.

Gambar 5.1 Launch pad phase

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 5.2 BPM Launch pad phase
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Fase Launch Pad menentukan di mana untuk memulai tersebut adalah suatu hal yang
sulit, dan kerangka kerja akan memberikan beberapa cara untuk menentukan di mana dan
bagaimana untuk memulainya. Tujuan dari proses dan visi harus selaras dengan strategi
organisasi dan arsitektur proses untuk memastikan bahwa mereka akan meningkat atau
menambah nilai strategi. Setelah unit bisnis dan proses dipilih dan tujuan proses disepakati,
proyek harus ditetapkan untuk memaksimalkan keberhasilan. Membangun proyek termasuk
menentukan struktur tim proyek, ruang lingkup, manajemen stakeholder, penciptaan bisnis
awal, dan manfaat bisnis yang diharapkan.
Dalam kasus metode inisiatif operasional, analisis bisnis dan proses tingkat tinggi
yang memadai akan selesai selama tahap ini memungkinkan organisasi menentukan tempat
yang logis untuk memulai tinjauan awal terhadap usaha yang terlibat dalam proyek BPM
beserta kemungkinan manfaatnya terhadap proses Arsitektur juga dapat membantu tujuan ini.
Dalam kasus metode berbasis strategi, titik awal sebagian besar akan diketahui (walaupun
mungkin memerlukan beberapa penyulingan).

ISYS6317 – Business Process Management

Result
Hasil yang harus diharapkan dari fase Launch pad akan mencakup:
1. penentuan terhadap stakeholder yang terlibat atau yang berhubungan dengan proyek
2. Mengidentifikasi pemegang saham yang terlibat atau terkait dengan aktivitas BPM
3. Keterlibatan pemangku kepentingan dan komitmennya serta dokumentasinya
4. Proses seleksi matriks
5. Daftar proses bisnis
6. Daftar proses yang disepakati
7. Proses yang diprioritaskan
8. Strategi pelaksanaan
9. Proyek manajemen:
 Dokumen project charter
 Dokumen lingkup proyek
 Draft awal rencana proyek
 Dokumentasi
 Analisis risiko awal
10. Pengembangan kasus di awal bisnis.

HOW?
Untuk memiliki hasil kesuksesan dari fase ini terdapat beberapa langkah-tingkat
tinggi yang harus diikuti. Bagaimana proyek dan skenario proyek akan dipilih, serta
menentukan pendekatannya. Metode pemilihan proyek dan skenario akan ditentukan dalam
beberapa langkah yaitu:
Step 1: Komunikasi
Sebelum memulai fase, orang didalam organisasi harus diberitahu tentang proyek,
tujuannya, ruang lingkup awal atau kemungkinan nya, dan kerangka indikasi waktu. Dalam
beberapa proyek Organisasi BPM masih terdapat stigma yang melekat pada mereka dari masa
Business Process Reengineering (BPR) - pandangan bahwa BPR sama dengan kemunduran,
dan pegawai terancam akan di PHK. Masalah ini perlu ditangani di awal proses dengan
komunikasi yang tepat, memberitahukan kepada pegawai mengapa BPM ini berbeda dari
BPR.

ISYS6317 – Business Process Management

 Komunikasi harus terus dilakukan disepanjang fase, dan selama proyek berlangsung,
seperti ruang lingkup dan rencana proyek. Komunikasi ini harus mencakup update terus-
menerus terhadap:
 Lingkup dan hasil yang diinginkan
 Bagaimana proyek akan berdampak pada personil
 Bagaimana karyawan dapat berharap pada manajemen
 Bagaimana dampak terhadap karyawan sebagai akibat dari adanya perubahan,
bagaimana informasi akan dibagi dan seberapa sering, dan rincian kesempatan bagi
masyarakat diluar perusahaan untuk berpartisipasi (selalu terbuka)

Gambar 5.3 Launch pad phase steps

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Step 2: Wawancara dengan stakeholder sebagai awalan penting

Setelah diskusi dengan personil proyek atau sponsor bisnis, serangkaian wawancara
dengan beberapa pemangku kepentingan kunci bisnis internal harus dilakukan. Tujuan dari
wawancara ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang bisnis dan lingkungan saat proses

ISYS6317 – Business Process Management

terjadi, dan untuk mengumpulkan pandangan pemangku kepentingan kunci di bidang proses
dan masalah operasional.

Hasil dari wawancara akan:

 Membangun hubungan dengan para pemangku kepentingan (bagian dari manajemen
pemangku kepentingan)
 Memperoleh pemahaman tingkat tinggi dari pemangku kepentingan yang perspektif
 Identifikasi cepat terhadap peluang sesuai kepentingan para pemangku kepentingan.

Step 3: Proses tingkat tinggi

Pada tahap ini tidak banyak yang dibutuhkan dari TI, langkah ini sangat tinggi tingkat
bisnis nya untuk mendapatkan gambaran dari area bisnis yang sedang ditinjau.
Penelusuran ini tidak harus mengganti kegiatan namun cukup dengan memahami
tahapannya. Karena tahap ini lebih bertujuan untuk mendalami analisis dan pemahamannya.

Step 4: Identifikasi stakeholder dan keterlibatan

Ini adalah langkah sederhana brainstorming untuk menentukan siapa stakeholder
proyek (baik dari perspektif internal maupun eksternal). Eksternal, akan mencakup pemangku
kepentingan di luar unit bisnis dan masih dalam organisasi yang akan terkena dampak
proyek, serta pemangku kepentingan eksternal organisasi - seperti, pelanggan, mitra dan
pemasok.
Setelah ini telah selesai, para pemangku kepentingan yang harus berkontribusi dalam
proyek harus diidentifikasi dan diberitahu.

Step 5: Workshop eksekutif (lokakarya)

Agenda lokakarya ini biasanya terdiri dari dua sesi dengan masing-masing sesinya berdurasi
tiga jam, dan meliputi:
 Definisi dan kesepakatan dari ruang lingkup proyek
 Identifikasi tujuan dari proses awal
 Persetujuan dari checklist keberhasilan proyek
 Identifikasi stakeholder dan kategorinya

ISYS6317 – Business Process Management

  Penciptaan daftar awal model proses end-to-end
 Identifikasi proses bisnis individu
 Analisis awal dari proses, termasuk metrik tingkat tinggi
 Kesepakatan hasil untuk memahami fase.

Masing-masing diperiksa lebih lanjut secara rinci. Peserta bisnis dari workshop manajemen
biasanya terdiri:
 Sponsor proyek
 Manajer senior dalam area bisnis /unit

Mereka akan menjadi pengambil keputusan dan manajer dengan pemahaman yang
cukup rinci tentang area bisnis /unit.

Step 5.1: Menentukan cakupan aktifitas BPM

Dalam banyak situasi, proses bisnis akan menentukan lingkup proyek - misalnya,
dalam metode pemilihan strategi proyek. Paling tidak, lingkup ‘awal’ harus ditinjau kembali
oleh eksekutif lokakarya dan dikonfirmasi apakah masih sesuai dengan bisnis dan pemangku
kepentingan lainnya. Jika bisnis operasional ingin mengubah lingkup Strategi maka akan
diupayakan dengan metode proyek, diperlukan kembali sponsor proyek dari kepemimpinan
eksekutif, karena dapat berdampak pada strategi organisasi. Hal ini penting juga untuk
membuat jelas apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek
- Jika dipahami dan didefinisikan dengan baik terkait masalah bisnis, ruang lingkup
kegiatan BPM mungkin lebih jelas dan tidak akan berubah selama proses
berlangsung.
- Dapat meminta tim BPM / proyek untuk memecahkan masalah proses bisnis
operasional tertentu, tetapi "akar penyebab" mungkin di luar lingkup yang diminta.
Sebagai contoh, departemen koleksi utang dari perusahaan energi mungkin
mengalami masalah dalam menagih utang untuk jangka waktu yang disepakati:

Adalah penting bahwa proses (es) dalam ruang lingkup dan menjadi 'workshopped'
(dipahami) diselesaikan pada basis end-to-end yang benar. Jika ini berarti melintasi batas

ISYS6317 – Business Process Management

departemen, unit bisnis, atau bahkan pemangku kepentingan, maka ini harus dilakukan.
Lokakarya Memahami harus dilakukan untuk 'proses', dan tidak peduli tentang batasan atau
struktur organisasi. Sebagai contoh, jika departemen tertentu sedang diperiksa (diwakili oleh
oval pada Gambar 5.4) dan proses berlangsung di luar departemen ini, ia harus diperiksa di
departemen 'berdekatan' lainnya - dengan demikian mencakup aspek ‘upstream’ and
‘downstream’ dari proses.
Namun, perlu memiliki pemahaman bersama tentang 'project width', yang akan
berdampak signifikan pada ruang lingkup proyek.

Gambar 5.4 End-to-end process

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Project Width
Langkah ini juga harus menentukan ' Width’ upaya di fase Berinovasi
- yaitu, menyetujui dan mendokumentasikan target, ruang lingkup dan pendekatan fase
Berinovasi. Gambar 5.5 memberikan indikasi beberapa pendekatan yang
memungkinkan.
Organisasi perlu meninjau tujuan proyek BPM. Melakukan bisnis:
 Hanya ingin peningkatan bertahap atau kecil dalam bisnisnya proses?
 Ingin mendesain ulang proses yang ada untuk menjadikannya lebih baik (lebih
efisien, efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya)?

ISYS6317 – Business Process Management

  Ingin mengambil kesempatan untuk mendesain ulang bisnisnya secara total
dengan menggunakan inovasi proses?
 Ingin mengevaluasi rantai nilai industri dan mendesain ulangnya?

Gambar 5.5 Determine redesign width

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

*BPM INSIGHT *
Hal ini penting dalam lingkup dan sedang dibahas selama lokakarya manajemen
diselesaikan secara end-to-end yang benar.

Step 5.2: Identifikasi tujuan proses

Tujuan proses ini perlu dikaitkan dengan strategi organisasi (seperti yang
diidentifikasi dalam tahap strategi Organisasi) karena mereka harus memperhitungkan:
 Kebutuhan stakeholder
 Benchmarking terhadap pesaing. Ada beberapa masukan dalam penentuan tujuan proses,
termasuk:
 Mendefinisikan indikator pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi proses
kinerja hari ini dan rencana yang akan digunakan di masa depan
 Menargetkan tingkat peningkatan kinerja kebutuhan berdasarkan potensi dan risiko

ISYS6317 – Business Process Management

  Menentukan tingkat peningkatan yang diharapkan - menargetkan 80 persen benar-
benar berbeda dan menargetkan 10 persen perbaikan, dan pendekatan akan secara
substansial berbeda. Mungkin waktu yang dibutuhkan untuk proses perlu lebih lama,
dalam rangka untuk meningkatkan kualitas hal ini sangat jelas perlu
didokumentasikan
 Mengidentifikasi ukuran kinerja proses mulai dengan yang diharapkan, mengukur
kinerja para pemangku kepentingan dan kemudian bekerja untuk memperoleh ukuran
kinerja proses
 Menilai kinerja manajemen dan langkah-langkah – untuk individu
 Menilai langkah-langkah dari: efektifitas, efisiensi dan kemampuan beradaptasi
 Menjaga dan mengukur kinerja rendah
 Mencari kesempatan untuk membangun ‘tujuan yang jelas’. Juga, melihat perubahan
di perilaku personil yang terlibat dalam proses – di manajer, pemimpin tim dan staf.
Semua tujuan proyek harus dibuat SMART (Specific, Measurable, Achievable,
Realistic dan Time-terkait).

Step 5.3: Sukses checklist (Test Red Wine)

Ini merupakan langkah penting dalam pengelolaan harapan pemangku kepentingan
dan validasi hasil yang diperlukan dalam kegiatan BPM tertentu. Dari kegiatan BPM dan
perspektif bisnis, penting untuk dimahami apa yang ingin dicapai untuk menjadi sukses.
Sementara itu perlu dilakukan checklist untuk tingkat keberhasilan yang tinggi dengan
berbagai pendekatan, eksekutif telah menetapkan rincian langkahnya. Untuk metode inisiatif
operasional, checklist semua kriteria keberhasilan akan ditentukan di sini dan rincian tentang
bagaimana melakukan beberapa Test Red Wine.

*BPM INSIGHT*
Saat ini Test Red Wine sedang diterapkan untuk proyek BPM tertentu atau kelompok
proyek, sehingga pengiriman dan kata-kata dari Test Red Wine tertentu mungkin
memerlukan modifikasi.

Langkah 5.4: Daftar proses end-to-end

ISYS6317 – Business Process Management

 End-to-end model proses memberikan gambaran tentang proses utama bagi
organisasi. Jika sudah dibuat, kemudian perlu ditinjau ulang untuk konfirmasi relevansinya
bagi unit bisnis ini.

Step 5.5: Identifikasi proses bisnis

Sebelum memulai sebuah proyek BPM, ada kebutuhan untuk mengidentifikasi semua
proses bisnis individual yang relevan dalam unit bisnis yang diperiksa.
Jika langkah proses unik, obyek proses harus ditentukan di awal. Jika tidak ada
langkah proses nya maka tidak ada objek proses yang harus ditentukan.
Hal ini biasanya terjadi ketika:
 Skenario tidak berdampak pada keunikan langkah proses
 Proses yang dilakukan oleh unit-unit bisnis / peran yang sama
 Proses yang didukung oleh aplikasi IT yang sama.

Gambar 5.6 Process Selection Matrix

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

PSM memberikan titik awal yang sangat baik untuk proyek ini. Itu dapat dan akan
dimodifikasi selama proyek, karena peningkatan wawasan atau perubahan keadaan.

ISYS6317 – Business Process Management

Step 5.6: Analisa proses-proses bisnis
Selama penyelesaian matriks proses seleksi, penting untuk mengumpulkan matrik dari
bagian yang tepat si rantai nilai dan proses. Metric berguna untuk setiap proses / pasar /
produk meliputi:
 Jumlah orang yang terlibat dalam melaksanakan proses
 Jumlah dan nilai transaksi
 Angka pada kualitas (misalnya kepuasan pelanggan, pengerjaan ulang, keluhan dan
sebagainya) yang setara proses
 Metrik pada waktu proses, waktu throughput dan waktu tunggu, yang dapat menyamakan
proses hambatan.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 5.7 PSM Example (a)
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

*mohon untuk dapat melihat pada Gambar 15.7a. di buku acuan utama

ISYS6317 – Business Process Management

Terdapat enam sub proses utama (sumbu vertikal) yaitu:
 Menerima pembayaran
 Mendamaikan pembayaran untuk penerimaan polis asuransi
 Kebijakan perbankan asuransi
 Mendamaikan rekening bank
 Kontroling.

Sumbu horisontal dalam hal ini relatif kompleks:

 Unit bisnis (atau saluran distribusi)
 Siklus pembayaran (metode pembayaran premi asuransi dengan tahunan atau
bulanan)
 Wilayah geografis (negara bagian atau provinsi)
 Channel pembayaran atau metode (kartu kredit, cash, cek transfer dana
elektronik: direct debet)

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 5.8 PSM Example (b)
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

ISYS6317 – Business Process Management

Step 6: Persetujuan dan perencanaan serah terima / pengambilalihan bisnis
Sebagian besar proyek gagal disaat terakhir. Bisnis mampu dan bisa menjadi
pemenang untuk mengambil alih proyek sebagai bagian dari bisnis biasa. Stakeholder selalu
merupakan masalah yang sulit, tapi itu selalu lebih baik untuk menerima umpan balik diawal
proyek daripada nanti. Umpan balik ini akan memungkinkan penyesuaian harus dibuat
dengan beberapa pendekatan. Saat membuat dan menyetujui rencana pengambilalihan bisnis
serta serah terima terkait isu-isu yang harus ditangani. Diperlukan seorang ahli selama proyek
berlangsung, serah terima dan biaya operasional, identifikasi resiko dan isu-isu, biaya
berkelanjutan dan manfaat. Waktu serah terima / pengambilalihan untuk bisnis; Implementasi
skenario kontingensi rencana Komunikasi dan rencana implementasi Tata Kelola dan
eskalasi; Dampak terhadap pengalaman pelanggan.

Step 7: Mengembangkan rencana implementasi

Pentingnya penerapan tidak bisa terlalu ditekankan. Pertanyaannya adalah, ‘keuntungan apa
yang proyek dapatkan dengan menghabiskan lebih banyak waktu dan uang pada
implementasi?’ Jawabannya sederhana. Sebuah implementasi yang baik akan memastikan
bahwa yang diusulkan adalah solusi optimal bagi organisasi dan bahwa organisasi
menggunakan solusi ini dengan cara terbaik dan melakukannya dalam waktu sesingkat
mungkin. Jika pelaksanaannya tidak selesai dengan lancar, Maka satu atau lebih situasi dari
beberapa hal berikut ini mungkin timbul:
 Solusi yang dipilih tidak optimal bagi organisasi - ini bisa menjadi karena tidak benar,
tidak lengkap atau tidak konsisten didalam pengumpulan persyaratan; Namun, sebagian
besar disebabkan oleh partisipasi yang cukup dari stakeholder dan pengguna proses
 Organisasi tidak menggunakan solusi dengan cara terbaik karena pengguna tidak
mendapatkan informasi yang benar, terlatih dan termotivasi
 Solusi tidak dapat segera dilaksanakan karena kebutuhan beberapa modifikasi, sehingga
butuh jangka waktu yang lebih lama untuk realisasi.

Step 8: Mengembangkan / sign-off kasus bisnis

Bagian dari pengembangan kasus bisnis akan mencakup identifikasi bisnis orang (s) yang akan
bertanggung jawab untuk proses (es) setelah proyek telah dialihkan dari ‘proyek’ untuk situasi

ISYS6317 – Business Process Management

‘operasional’. Hal ini untuk memastikan keterlibatan mereka dalam proyek dan proyek kegiatan
pengambilan keputusansehingga mereka memiliki tingkat kepemilikan dan tanggung jawab atas
hasil proyek.

Gambar 5.9 Traditional implementation

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Gambar 5.10 Involve implementation from the start of the project

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 5.11 Benefits of Structural Implementation above Traditional Implementation
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Tujuan langkah ini adalah untuk memikirkan opsi-opsi implementasi dan memilih satu yang
sesuai untuk proyek, yang akan disediakan pedoman untuk fase dan langkah-langkah lain
dalam kerangka kerja saat proyek berlangsung.

Step 9: Menentukan dan menetapkan struktur tim proyek

Setelah memutuskan urutan di mana proses akan diperiksa selama Memahami fase, tim proyek
awal dan bisnis akan berada dalam posisi untuk membuat struktur proyek BPM dan merakit tim
proyek. Struktur BPM proyek bisa agak berbeda dengan ‘normal’ IT atau bisnis proyek.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 5.12 Sample BPM activity team structure for a large-scale BPM project
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Project Steering Committee, project director and project manager

Kami sangat merekomendasikan dua posisi kunci kepemimpinan dalam struktur proyek:
1. Unit bisnis harus memiliki manajer proyek sendiri dengan tanggung jawab keseluruhan untuk
seluruh proyek. Hal ini, setelah semua, sebuah proyek bisnis, bukan sebuah proyek TI. Posisi
ini sangat penting untuk memastikan bahwa kebutuhan bisnis terpenuhi dan merupakan
kepentingan utama.
2. Seorang konsultan BPM senior dan berpengalaman sangat dianjurkan, tidak hanya untuk
melatih manajer proyek bisnis jika keahlian BPM kurang, tetapi juga untuk membantu
dengan:
 Mengelola situasi secara objektif ketika kompromi proses atau proyek perlu dilakukan
selama berlangsungnya proyek sebagaimana yang akan terjadi. Keputusan semacam itu
dapat memiliki dampak yang sangat serius, dan seorang pakar spesialis BPM dapat
mengelola risiko ini untuk mencegah proyek BPM berubah menjadi proyek peningkatan
proses bisnis yang mahal yang menghasilkan manfaat terbatas.

ISYS6317 – Business Process Management

  Memastikan bahwa proyek BPM tetap fokus dan swadaya, dan terus memberikan nilai
bisnis yang nyata.
 Mengidentifikasi peluang bisnis tambahan yang dapat diaktifkan melalui BPM.

Tim keputusan proyek

Tim keputusan proyek harus menyelesaikan pertanyaan sebanyak mungkin untuk

menghindari keharusan bagi mereka untuk dirujuk ke Komite Pengarah Proyek. Ini harus
terdiri dari pemimpin pengguna dari masing-masing tim pengguna, dan dipimpin oleh
petugas proses kepala atau proses sponsor yang ditunjuk. Tanggung jawab untuk masing-
masing peran ini diuraikan dalam bagian bacaan tambahan pada akhir bab ini.

Komite Arsitektur Proses Bisnis

Tim proses
Tim proyek akan dipecah menjadi berbagai tim (sering disebut sebagai workstreams).
Apakah proyek tersebut memiliki satu atau beberapa tim jelas akan tergantung pada ukuran
dan kompleksitas. Dalam sebuah proyek besar yang melibatkan otomatisasi, akan ada
harapan bahwa tim akan terdiri dari tim kecil ahli proses (mungkin dari Pusat Bisnis Proses
Excellence), seorang Tim penanganan IT interfacing dan kegiatan pembangunan lainnya, dan
tim dengan manajemen dokumen keahlian yang akan berkonsultasi kepada semua tim dan
terutama mereka menyelesaikan analisis proses dan inovasi kegiatan. Tergantung pada
ukuran proyek, masing-masing tim bisa terdiri dari:
 Pemimpin tim
 Pemimpin pengguna
 Perwakilan tim pengguna
 Ahli proses.
Masing-masing peran ini secara singkat dijelaskan di sini, dan Lampiran C menggambarkan
mereka secara lebih rinci.
1. Pemimpin tim. Ini adalah normal tim proyek peran pemimpin. Itu pemimpin akan
memimpin tim (workstream) dan memastikan bahwa yang tepat workshop yang

ISYS6317 – Business Process Management

 diselenggarakan, rencana proyek dikembangkan (dihubungannya dengan manajer
proyek), jadwal ditaati, anggaran bertemu, dll

2. Pemimpin Pengguna. individu ini adalah sumber daya usaha yang ditunjuk oleh
manajemen bisnis, dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan tentang nama
bisnis.

3. Perwakilan tim Pengguna. Ini adalah masalah teknis atau subjek ahli dari bisnis, dan
dipilih oleh pemimpin pengguna.

4. Ahli Proses. Kelompok ini akan datang dari organisasi Pusat Proses Bisnis Excellence,
dan akan memberikan keahlian untuk:

 Desain proses dan desain ulang

 Desain alat proses (s) yang digunakan dalam proyek

 Kegiatan berbasis biaya

 Simulasi proses

 Perencanaan kapasitas

 Proses interfacing.

Tim pengembangan IT
Kelompok ini didominasi terdiri ahli IT dalam sistem interfacing. Mereka akan memberikan
keahlian dan bekerja dengan masing-masing tim lain untuk memastikan bahwa proses
antarmuka untuk berbagai sistem host yang berhasil dijalankan.

Tim manajemen dokumen

Kelompok ini akan terdiri ahli dalam manajemen dokumen, dan bisnis staf yang memahami
bagaimana dokumen mengalir dan digunakan dengan proses di daerah mereka bisnis. Tim ini
akan bekerja dengan dan menyediakan keahlian untuk semua tim proses lain dalam proyek,
untuk memastikan bahwa dokumen dan gambar yang berhasil terintegrasi dengan setiap
proses.

ISYS6317 – Business Process Management

Step 10: Complete initial project plan

Rencana awal proyek harus menutupi Memahami fase dalam detail, dengan langkah-langkah fase
Berinovasi termasuk tetapi dengan tidak ada kerangka waktu melawan itu pada tahap ini. Selalu
ingat untuk membangun kontingensi ke dalam rencana Anda, dan ingat bahwa penulisan laporan
pada akhir fase ini akan selalu mengambil lebih lama dari Anda pikir begitu memungkinkan
jumlah yang tepat waktu karena hal ini tidak boleh terburu-buru. Bahkan, kita selalu mulai
mengisi laporan sebagai proyek berlangsung.

Output fase Launch Pad

Informasi yang sedang dikembangkan selama fase Launch pad akan memiliki input ke dalam
berbagai tahapan seperti yang ditampilkan bada gambar dibawah ini.

Gambar 5.13 Launch pad phase steps

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 15

Launch pad Phase Risk

Tabel dibawah ini akan menjelaskan mengenai Resiko dan strategi Mitigasi resiko terkait
dengan Launch pad Phase.

ISYS6317 – Business Process Management

 Risk
1 Stakeholder aktivitas BPM tidak
semuanya diidentifikasi dan / atau
dilibatkan dalam proyek
2 Manajer aktivitas (proyek) BPM tidak
berpengalaman dalam implementasi dan
proyek BPM
3 Lingkup proyek tidak jelas dan / atau
tidak jelas dan disepakati
4 Proyek ini tidak didanai secara memadai
Mitigation Strategy
Keterlibatan sangat penting, dan kecuali jika
pemangku kepentingan yang kritis sepenuhnya
terlibat, maka risiko aktivitas BPM meningkat dan
pertimbangan harus diberikan untuk kelanjutan
kegiatan tersebut.
(1) Ganti manajer proyek dengan orang BPM yang
berpengalaman;
(2) memberikan pelatihan dan bimbingan untuk
manajer proyek dari manajer proyek BPM yang
berpengalaman; dan
(3) melanjutkan dengan manajer proyek yang tidak
berpengalaman, mengakui peningkatan risiko
terhadap proyek
Manajer proyek harus mengklarifikasi ruang
lingkup dengan jelas dan menyetujui sponsor
proyek, dan proyek tidak boleh dilanjutkan sampai
ruang lingkup didefinisikan dengan baik,
disepakati dan ditandatangani
Rujuk ke Sponsor Proyek untuk pendanaan lebih
lanjut atau penghentian proyek sampai dana
tersedia
ISYS6317 – Business Process Management
5 Serah terima / pengambilalihan bisnis Pastikan bahwa pengaturan dasar dibuat untuk
tidak direncanakan, disepakati, dan memproses Pertimbangkan menghentikan proyek
diterima secara memadai sampai Anda memiliki bisnis lengkap dan
dukungan

ISYS6317 – Business Process Management

 SIMPULAN

Phase Launch pad adalah aspek kegiatan BPM dari satu atau lebih proyek BPM. Ini adalah
tentang memastikan bahwa Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk membangun
aktivitas BPM, meminimalkan dan mengelola risiko bisnis. Ada 10 tahap:
1. Komunikasi
2. Wawancara dengan stakeholder sebagagai awalan
3. Proses tingkat tinggi
4. Identifikasi stakeholder dan keterlibatannya
5. Workshop eksekutif:
5.1Menentukan cakupan aktifitas BPM
5.2Identifikasi tujuan proses
5.3Test Red Wine)
5.4Daftar proses end-to-end
5.5Identifikasi proses bisnis
5.6Analisa proses-proses bisnis
5.7Ppendekatan proses pemerintahan
5.8Hasil untuk memahami tahapan
6. Persetujuan dan perencanaan serah terima / pengambilalihan bisnis
7. Mengembangkan rencana implementasi
8. Mengembangkan / sign-off kasus bisnis
9. Menentukan dan menetapkan struktur tim proyek
10. Complete initial project plan

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management