Makalah Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Akuntansi Pembelian BBM Perusahaan PT. Pertamina

(Persero)

Disusun Oleh :
1. Frida Ayu Kristanti (40011419650238)
2. Chiesa Hawwa Purnama (40011419650248)
3. Maria Diajeng Rahmad Saputri (40011419650259)
4. Dinda As Syifa Rakhmah (40011419650269)
5. Meidianza Sautri Dewi (40011419650279)

Dosen Pengampu :

D4 AKUNTANSI PERPAJAKAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2020
KATA PENGANTAR

i
 Puji dan syukur hanyalah milik Allah SWT. Kepada-Nya kita memuji dan bersyukur, memohon
pertolongan dan ampunan. Kepada-Nya pula kita memohon perlindungan dari keburukan diri dan syaiton
yang selalu menghembuskan kebatilan pada diri kita.

Dengan rahmat dan pertolongan-Nya, Alhamdulillah makalah yang berjudul “Sistem Akuntansi
Pembelian BBM Perusahaan PT. Pertamina (Persero)” ini dapat kami selesaikan dengan baik. Kami
menyadari sepenuh hati bahwa masih banyak kekurangan yang terdapat di dalam makalah ini.

Kami mengharapkan kritik dan saran para pembaca sebagai bahan evaluasi kami dalam
pembuatan makalah berikutnya. Mudah-mudahan itu semua menjadikan cambuk bagi kami agar lebih
meningkatkan kualitas makalah ini di masa yang akan datang.

Semarang, 31 Mei 2020

Penyusun

DAFTAR ISI

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................................................... i

Kata Pengantar ................................................................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................................................................. iii

BAB I . Pendahuluan............................................................................................. 1

a. Latar Belakang ............................................................................................. 1

b. Rumusan Masalah ........................................................................................ 1
c. Tujuan ........................................................................................................... 1

BAB II Pembahasan .............................................................................................. 2

a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian...................................... 2

b. Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Pembelian ................................ 2
c. Bagian yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian BBM...................... 3
d. Sistem Akuntansi Pembelian yang Terbentuk Pada SPBU ............................ 4
e. Bagan alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian BBM Pada SPBU ............ 5

BAB III Penutup ...................................................................................................... 11

a. Kesimpulan ...................................................................................................
b. Saran ............................................................................................................ 11

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada dasarnya perusahaan sangatlah membutuhkan sistem informasi akuntansi yang

baik, yang penyajiannya disesuaikan dengan kebutuhan manajemen dan berbagai pihak yang
memerlukan berupa informasi. Secara umum dapat diketahui bahwa suatu informasi yang
objektif akan mendukung adanya efisiensi dan efektivitas. Sistem informasi akuntansi
hendaknya selalu dilaksanakan dengan satu tujuan tertentu, yaitu informasi yang tepat dan
akurat serta handal. Sistem informasi akuntansi diantaranya merupakan sebagai suatu
komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak
luar perusahaan dan pihak eksternal.
Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis di era global menuntut
seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Agar tujuan perusahaan
dapat tercapai dengan baik maka diperlukannya suatu manajemen yang dapat mengatur
berjalannya segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan demi
kelancaran kegiatan bisnis dalam pencapaian tujuan perusahaan. Kegiatan bisnis perusahaan
dimulai pada saat pembelian, jadi salah satu keputusan yang harus diambil oleh manajemen
adalah tentang pembelian. Pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan dan juga merupakan kegiatan yang paling penting dan berpengaruh dalam suatu
kegiatan normal perusahaan. Pembelian merupakan transaksi yang paling sering dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, apalagi pada perusahaan dagang.
Hampir setiap hari perusahaan melakukan transaksi pembelian kepada pemasok
guna memenuhi kebutuhan agar dapat melakukan kegiatan normal perusahaan seperti hal-
nya SPBU melakukan pendistribusian bahan bakar minyak (BBM) kepada konsumen yang
membutuhkan. SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar untuk Umum) merupakan prasarana
umum yang disediakan oleh PT. Pertamina untuk masyarakat luas guna memenuhi
kebutuhan bahan bakar. Pada umumnya SPBU menjual bahan bakar sejenis premium, solar,
pertamax dan pertamax plus. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi yang
setiap hari makin meningkat, secara tidak langsung menuntut setiap perusahaan untuk
mampu melakukan pembenahan dan peningkatan efektivitas dalam kinerja dengan
memanfaatkan sumber daya manusia yang handal dan teknologi sistem informasi yang tepat
dan efektif. Saat ini pada kenyataannya setiap pekerjaan apapun yang berhubungan langsung
dengan sistem pengolahan data dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer dengan
tujuan untuk menghindari dan meminimalkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
serta mempertinggi tingkat keakuratan dalam proses pengolahan data sehingga dapat
memberikan suatu sistem informasi yang dibutuhkan secara tepat, lengkap, akurat dan cepat.
 Oleh karena itu diperlukan sistem pengendalian akuntansi pembelian, sehingga
diperlukan kerja sama dari bagian-bagian yang terkait dalam perusahaan untuk menciptakan
sistem pengendalian internal yang baik, maka pengawasan dalam transaksi pembelian dapat
berlangsung sesuai dengan tujuan pencapaian perusahaan yang diharapkan. Penerapan sistem
akuntansi pembelian untuk pembelian pada perusahaan dagang itu sangat penting, yang
mana pembelian yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan tersebut dapat dipisahkan
menjadi dua bagian besar. Pertama, pembelian yang dilaksanakan ini bertujuan untuk dapat
mempertahankan agar fasilitas yang ada dalam perusahaan tersebut dapat dipergunakan
dengan sebaik-baiknya. Kedua, pembelian yang dilaksanakan suatu perusahaan adalah
persedian barang dagangan, dimana itu merupakan kebutuhan rutin untuk pelaksanaan
kegiatan normal dalam perusahaan tersebut. Sistem akuntansi pembelian hendaknya
dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dimana yang tujuannya
adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta untuk memberikan informasi yang
lengkap mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan
akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja, oleh karena itu dirasa
sangat perlu untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi pembelian dari suatu kegiatan
usaha. Untuk melaksanakan sistem akuntansi pembelian yang baik, maka diperlukan adanya
pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi penerimaan dan pembelian pada perusahaan.
Hal ini bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan dipatuhinya kebijakan
manajemen. Maka lajunya proses pembelian akan ditangani secara baik.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang di maksud dengan Sistem Informasi Pembelian?
2. Jelaskan bagaimana jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian!
3. Apa saja bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian?
4. Jelaskan semua sistem akuntansi pembelian yang terbentuk pada SPBU!
5. Gambarkan bagaimana bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian BBM pada
SPBU!

C. Tujuan Pembahasan
tujuan dalam penulisan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Akuntansi
Pembelian BBM yang dilakukan SPBU pada PT. Pertamina dan untuk mengetahui apakah
sistem informasi akuntansi pembelian yang diterapkan oleh PT. Pertamina dapat
memberikan informasi akurat bagi manajemen untuk mengolah dan mengambil keputusan.

BAB II
 PEMBAHASAN

A. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

atau jasa yang diperlukan perusahaan baik untuk operasional perusahaan maupun untuk
dijual kembali, yang didapat dari pemasok baik dalam negeri maupun luar negeri.
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008:300) adalah
sebagai berikut :

1.Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian,fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur
penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian
kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

D. Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

 Prosedur permintaan pembelian :
 Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
permintaan pembelian kepada fungsi pembelian
 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok :
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada
para pemasok untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain.
 Prosedur order pembelian :
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan
mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
 Prosedur penerimaan barang :
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan
mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.
 Prosedur pencatatan utang :
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya
sebagai utang.
 Prosedur distribusi pembelian :
Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.

E. Bagian-bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Bakar

Minyak (BBM)

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur, yakni :

a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Dasar
dari permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang, bila saldo mendekati
jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat permintaan pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok, kemudian membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih. Order pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar
pertama untuk pemasok, lembar kedua untuk gudang, lembar ketiga untuk
voucher, lembar keempat untuk arsip.
c. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi gudang untuk
disimpan, dan melaporakan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
d. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
Bagan Alir Dokumen Jaringan Prosedur yang Membetuk Sistem Akuntansi Pembelian :

F. Sistem Akuntansi Pembelian yang terbentuk pada SPBU Pertamina

Secara garis besar, jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
pada SPBU Pertamina sebagai berikut:
1. Proses Pada Saat Pemesanan dan Pembelian Bahan Bakar Minyak Dimulai dari bagian
persediaan membuat surat permohonan permintaan pembelian bahan bakar minyak
(BBM) yang disesuaikan dengan kebutuhan SPBU. Surat permintaan pembelian tersebut
 dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 untuk dikirim kepada Bagian Administrasi dan Rangkap 2
untuk arsip yang digunakan untuk perbandingan pada saat pendistribusian persediaan
dari pemasok. Bagian administrasi umum menerima surat permintaan pembelian dari
bagian persediaan dan bagian umum membuat purchase order sebanyak 5 rangkap yaitu:

a. Purchase order rangkap 1 diserahkan ke kepala SPBU. Purchase order rangkap 1

dikirim ke kepala SPBU sebagai sarana pemberitahuan bahwa perusahaan akan
melakukan pembelian persediaan dan untuk dimintai persetujuan.
b. Purchase order rangkap 2 diserahkan ke manajer. Purchase order rangkap 2 dikirim
ke manajer agar segera melakukan perencanaan penebusan BBM dan menyusun
planning kedatangan BBM.
c. Purchase order rangkap 3 diserahkan ke pemasok. Purchase order rangkap 3 dikirim
kepada pemasok untuk permintaan pembelian bahan bakar minyak yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian perusahaan menunggu keputusan dari
pemasok serta pengiriman bahan bakar minyak dari pemasok ke SPBU akan
dilakukan jika pembelian telah dilunasi terlebih dahulu melalui tranfer uang dengan
menggunakan jasa bank yang telah ditunjuk sebagai tempat pembayaran.
d. Purchase order rangkap 4 diserahkan ke bendahara. Purchase order rangkap 4
digunakan bendahara untuk mengetahui seberapa besar keuangan untuk pembelian
persediaan yang akan dibayar SPBU kepada pemasok melalui pembayaran transfer
bank.
e. Purchase order rangkap 5 untuk diarsipkan. Purchase order rangkap 5 diarsipkan
bagian administrasi umum sebagai sarana bukti dan pertanggung jawaban kepada
pimpinan atas transaksi yang telah dibuat.
2. Proses pada saat distribusi bahan baku yang dikirim oleh pemasok ke SPBU setelah
proses pemesanan dan pembelian kepada pemasok. Kemudian SPBU menerima bahan
bakar minyak dari pemasok dengan disertai surat pengantar berupa:
a. Rangkap 1 yaitu Delivery Note Customer
b. Rangkap 2 yaitu Delivery Note Invoice. Sebelum pihak pertamina melakukan
bongkar muat Bahan Bakar Minyak dari mobil pertamina terlebih dahulu bagian
persediaan menerima delivery note customer dan delivery note Invoice. Delivery
customer digunakan untuk melakukan pemeriksaan antara rangkap 1 purchase order
yang dibawa pihak pertamina/pemasok dengan surat permintaan pembelian yang
diarsipkan bagian persediaan SPBU setelah pemeriksaan dilakukan jumlah bahan
bakar minyak yang diterima sesuai dengan pesanan kemudian melakukan pengecekan
secara fisik terhadap jumlah minyak yang ada didalam mobil tanki PT. Pertamina
dengan mengunakan stick ukur untuk mengetahui jumlah minyak apakah telah sesuai
dengan (PO) yang dibawa sopir mobil PT. Pertamina kemudian (PO)
ditandatanggani setelah disetujui pihak SPBU dan diarsipkan sedangkan Invoce
 dikirim kebendahara untuk melakukan pencatatan laporan keuangan serta
pengarsipan nya.

E. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Bakar Minyak (BBM) Pada
SPBU Pertamina
Bagian Persediaan (Supervisor) Dari Pemasok (PT. Pertamina)

Mulai

Membua 2

t SPP DN
1

Diotoris
asi
kepala

Membanding
2 kan DN dan
SPP Setelah
SPP 1 disetujui
pihak
SPBU
barulah
bongkar
muat
2 BBM

DN
1 1

N
N
8

Keterangan Istilah
SPP : Surat Permintaan Pembelian PO : Purchase Order
DN 1 : Delevery Note Customer SP : Slip Penyetoran
DN 2 : Delevery Note Invoice BBM : Bahan Bakar Minyak

Keterangan Flowchart :

Simbol terminal, “Permulaan/akhir”

Simbol arus, “Jalannya arus proses”

Simbol manual, “Suatu tidakan (proses) yang tidak dilakukan computer”

Simbol dokumen

Simbol connector “Sambungan dari proses lainnya dalam halaman yang sama

Off page connector “Penghubung pada halaman yang berbeda”

Arsip penyimpanan dokumen

Kegiatan manual, membandingkan dan memeriksa jenis kegiatan

Bagian Administrasi Umum Kepala SPBU

1
2

SPP 1
PO 1

Membuat
purchase
Diotorisasi
order
Kepala
SPBU
Diotorisasi
kepala
SPBU

5
PO 1
4
3
N
2
PO 1
Memberikan
persetujuan
dengan
komunikasi
via hp.

N
2
4

5
3

Manajer
 3

PO
2

Memeriksa PO

Melakukan

Perencanaan

penebusan BBM

PO 2 dan Menyusun planning

kedatangan BBM
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Hampir setiap hari perusahaan melakukan transaksi pembelian kepada pemasok guna
memenuhi kebutuhan agar dapat melakukan kegiatan normal perusahaan seperti hal-nya SPBU
melakukan pendistribusian bahan bakar minyak (BBM) kepada konsumen yang membutuhkan.
SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar untuk Umum) merupakan prasarana umum yang
disediakan oleh PT. Pertamina untuk masyarakat luas guna memenuhi kebutuhan bahan bakar.
Dari data diatas dapat disimpulkan bahwa :
1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada SPBU 14.2856118 terdiri
dari prosedur permintaan pembelian, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, dan
proses distribusi pembelian.
2. Sistem akuntansi pembelian yang digunakan di SPBU 14.2856118 masih dilakukan secara
manual dan kurang tertata secara rapi.
3. Masih terdapatnya rangkap jabatan dan tanggungjawab pada SPBU tersebut sehingga
menimbulkan minimnya pengawasan internal perusahaan.

G. Saran
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut:

1. Agar sistem akuntansi pembelian di SPBU lebih baik lagi sebaiknya didukung dengan media
elektronik seperti komputerisasi dalam penginputan data maupun output dalam menyajikan
laporan keuangan secara tertata, rapi, dan lebih mudah dipahami pihak pemakai informasi.
2. Sebaiknya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip harus mencukupi sesuai dengan
kapasitas arsip tersebut, sehingga arsip dapat tersimpan dengan baik.
3. Sebaiknya sarana dan prasarana SPBU 14.2856118 yang belum diselesaikan pembangunannya
agar dilaksanakan secepatnya karena sarana dan prasarana tersebut merupakan faktor pendukung
sebuah SPBU.
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Mardiasmo. 2000. Akuntansi Keuangan Dasar, Edisi Kedua. Yogyakarta : BPFE.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta :
ANDI.

Weygandt Jerry J, Donal E. Kieso, Paul D. Kimmel, 2007. Accounting Principles, Edisi
Tujuh. Jakarta: Salemba Empat.

S. R., Soemarso. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima. Jakarta: Salemba Empat.

Jurnal Ilmiah Cano Ekonomos Vol.2.No.1 Januari 2013 (online) http://e-

journal.upp.ac.id/index.php/Cano/issue/view/24/showToc