BAB 3 Adnan

BAB III
PEMBAHASAN
A. Uraian Kegiatan Umum Prakerin

1. Uraian Kegiatan Prakerin
Berikut ini uraian kegiatan umum yang dilaksanakan selama 3

bulan dari mulai 03 Januari sampai 31 Maret 2019 di Fakultas
Pendidikan Ekonomi dan Bisnis UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA. Berikut adalah uraian kegiatan dalam bentuk penyajian
tabel :
Tabel 3. 1 kegiatan umum prakerin minggu 1
Minggu Ke 1
Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Kamis 3 Januari  Mempelajari cara Mencetak ulang Kuitansi,
Transkip dan Nilai Kemahasiswaan.
 Mencetak ulang Kuitansi
 Mencetak Transkip Nilai Sidang
 Mencap Nomor Buku Transkip Nilai Sidang
 Mengantarkan Dokumen ke Gedung BAK
 Mencap Legalisiran Data Mahasiswa
 Meminta tanda tangan ke ruang Keuangan
 Mengantarkan Data
29
30
Jumat 4 Januari  Mengantarkan Data ke Prodi Akuntansi

 Mengantarkan Data ke ruang Sub Umum
Pelengkapan
 Mencopy Data SK Kelulusan Mahasiswa
 Menyusun Data SK Sidang
 Mengantar Data ke Prodi Manajemen
 Meminta Cap ke ruang Sub Umum
Perlengkapan
Minggu ke 2

Senin 7 Januari  Mengantar Data ke ruang Sub Perlengkapan
 Mencopyan Data SK Kelulusan Mahasiswa
 Menyusun Data sesuai Prodi
 Membuat Data Surat Aktif Kuliah
 Membuat Data Surat Penangguhan
 Membuat Data ke Gedung BAK
 Mencetak UKT Mahasiswa
Selasa 8 Januari  Mencap Legalisiran Data Mahasiswa

 Mengarsipkan Data Mahasiswa Sesuai Prodi
 Mengantarkan Data ke ruang Wakil Dekan
 Memasukan Data SK Penangguhan
 Memasukan Data SK Tunjangan
 Membuat SK Penangguhan dan Tunjangan
Rabu 9 Januari  Mencetak UKT Mahasiswa
31
 Mencetak Nilai Transkip

 Mencap Data Legalisiran
 Memasukan Data SK Penangguhan
 Memasukan Data SK Tunjangan
 Membuat Surat Ket. Penangguhan
 Membuat Surat Ket. Tunjangan
 Mengantar Data ke ruang Wakil Dekan
 Mengarsipkan Data Sesuai Perihal dan
Nomor
Kamis 10 Januari  Mengantar Data ke ruang Wakil Dekan
 Memasukan Data Surat Rekomendasi &
Penangguhan
 Membuat Surat Rekomendasi & Penangguhan
 Mencetak Transkip Nilai dan SPP
 Mengarsipakan Data sesuai Prdi
Jumat 11 Januari  Memasukan Data & Membuat Surat
Rekomendasi dan Penangguhan
 Mencap Legalisiran
Minggu ke 3

Senin 14 Januari  Menginput hasil Monitor Perkuliahan
 Membuat Surat Aktip Beasiswa
 Membuat SK Tunjangan
 Membuat Transkip Nilai
32
 Mencetak SPP Mahasiswa

Selasa 15 Januari  Membuat Surat Tunjangan
 Melegalisir Data Mahasiswa
 Mencap Legalisiran Mahasiswa
 Menggandakan Surat Pengunduran diri
Mahasiswa
 Mencetak SPP
Rabu 16 Januari  Mencetak Nilai Transkip dan SPP Mahasiswa
 Mengantarkan data ke ruang Wakil Dekan
 Membuat Surat Penangguhan dan Tunjangan
Anak
 Mencap Data SKL Mahasiswa
Kamis 17 Januari  Menyusun Data tahun 2018
 Mencetak Transkip Nilai
 Membuat Surat Tunjangan
 Memasukan Data sesuai Prodi
Jumat 18 Januari  Mencetak Bayaran SPP
 Mengantar Surat ke Gedung Partner (Isola)
 Membuat Surat Tunjangan
 Mengantar Data ke ruang Dekan
 Mengantar Data Kelulusan ke Gedung BAK
 Menggandakan Surat Kelulusan
33
Minggu ke 4

Senin 21 Januari  Mencap Legalisiran
 Mencetak Data Transkip UKT
 Membuat Surat Aktip Kuliah
 Memasukan Data Surat-Surat sesuai Prodi
Selasa 22 Januari  Mencap Legalisiran Mahasiswa
 Menyusun Data dan Memasukan sesuai Prodi
 Melegasisir Data Mahasiswa
Rabu 23 Januari  Mengambil Data ke ruang Wakil Dekan
 Membuat Surat Penelitian Data
 Membuat Surat Permintaan Data
 Menyusun Data Sesuai Prodi
Minggu ke 5

Senin 28 Januari  Mencetak Pembayaran SPP
 Membuat Surat Penyebaran Angket
Selasa 29 Januari  Mencetak Transkip Niali
 Mencetak Pembayaran SPP
 Membuat Surat Penelitian, Penyebaran
34
Angket dan Magang

 Mengantar Data ke Gedung BAK
Rabu 30 Januari  Membuat Surat Penelitian
 Membuat Surat Magang
Kamis 31 Januari  Membuat Surat Penelitian
 Membuat Surat Magang
 Mencetak Pembayaran SPP
Jumat 1 Februari  Mencap Legalisiran
 Membuat Surat Penelitian, Magang dan
Penyebaran Angket
 Mengantar Surat ke Gedung BAK
Minggu ke 6

Senin 4 Februari  Mengantar Surat ke ruang Wakil Dekan
 Membuat Surat Penyebaran, Penelitian,
Observasi dan Magang
Rabu 6 Februari  Menyusun Data dan Memasukan sesuai Prodi
 Membuat Transkip Nilai
 Mengantar Data ke Gedung Partner (Isola)
35
 Mengantar Surat Kelulusan ke Prodi

Akuntansi
Kamis 7 Februari  Mencetak Transkip Nilai
 Membuat Surat Penelitian
 Membuat Surat Permintaan Data
 Mengantar Data ke Setiap Prodi
Minggu ke 7

Selasa 12 Februari  Membuat Surat Observasi, Penyebaran
Angket, Permohonan Data, Izin Penelitian
dan Magang
 Mengantar Data ke Prodi (Akuntansi,
Pendidikan Akuntansi, Manjemen dan IEKI)
 Mencap Data Mahasiswa
Rabu 13 Februari  Mencap Legalisiran Mahasiswa dan Membuat
Surat Magang
 Membuat Surat Observasi, Permohonan Data
dan Penyebaran Angket
(Kemahasiswaan)
 Mengantar Data Jadwal Perkuliahan ke setiap
Prodi-Prodi dan TU
Kamis 14 Februari  Mencetak Transkip Nilai
 Membuat Surat Observasi
36
 Membuat Surat Pra Penelitian

 Membuat Surat Permohonan Data
 Membuat Surat Observasi Kelompok
Jumat 15 Februari  Membuat Surat Observasi, Permohonan Data
dan PLA
Minggu ke 8

Senin 18 Februari  Menggandakan Data Prodi Pendidikan Bisnis
 Mengumpulkan Data SK Sidang Pendidikan
Bisnis
 Membuat Surat Observasi Kelompok dan
Penelitian
Selasa 19 Februari  Mencap Data PILMAPRES
 Menyebar Surat Undangan PILMAPRES ke
setiap Prodi dan Ksubag
 Menyusun Surat Sesuai Prodi dan Tujuannya
 Mencetak Bukti Pembayaran SPP
 Membuat Surat Izin Penelitian dan
Permohonan Data
 Menggandakan Data Seminar Proposal
Manajemen
Rabu 20 Februari  Membuat Surat Penelitian dan Magang
(Kemahasiswaan)
37
 Menyusun Surat/Data Sesuai Prodi

 Membuat Surat Observasi dan Magang
 Mencetak Transkip Nilai dan Bukti
Pembayaran SPP
Kamis 21 Februari  Membuat Surat Penelitian
 Mencek Ijazah untuk Wisuda
 Mengantar Data Bidikmisi ke Gedung BAK
(Kemahasiswaan)
 Menyusun Surat dan Memasukan sesuai Prodi
Jumat 22 Februari  Menyusun Surat-Surat lalu Memasukan
Sesuai Prodi
 Memasukan Data Arsip sesuai BOX ket.
 Menhumpulkan Data-Data Arsip untuk
Akreditasi Prodi Pendidikan Bisnis
 Mencap Transkip Niali
 Membuat Surat PLA
Minggu ke 9

Senin 25 Februari  Membuat Surat PLA
 Mengantar Data ke ruang KBTU lalu ke
Wakil Dekan
Selasa 26 Februari  Membuat Surat Observasi dan Kelompok
38

 Mengangtar Data ke ruang KBTU lalu ke
Wakil Dekan
 MenScan SKPI Mahasiswa
Rabu 27 Februari  Mengambil Data/ Surat di ruang Wakil Dekan
 Menyusun lalu Memasukan Surat-Surat
sesuai Prodi
 Mengantar Ijazah ke tempat Wisuda
(Gymnasium)
Kamis 28 Februari  Mencetak Transkip Niali
 Membuat Surat Permohonan Data dan
Penyebaran Angket
 Menyebar Surat Undangan ke Dekan, WD
1&2, KBTU dan Kasubag Umper
Jumat 1 Maret  Mencap Legalisiran Mahasiswa
Minggu ke 10

Senin 4 Maret  Membuat Surat Observasi Kelompok,
Penelitian, Penyebaran Angket dan PLA
39
 Mengantar Surat ke Gedung BAK

Selasa 5 Maret  Mengantar Surat ke ruang KBTU dan WD1,2
 Mengarsipkan Data-Data di bulan Januari dan
Februari 2019
Rabu 6 Maret  Mencap Legalisiran Mahasiswa
 Menyusun Data sesuai Prodi
Minggu ke 11

Senin 11 Maret  Menggandakan Data Mahasiswa yang
Mengundurkan Diri
 Menyusun Data dan Memasukan sesuai Prodi
 Membuat Surat Observasi dan Kelompok
 Membuat Surat Izin Penelitian
Selasa 12 Maret  Mengantar Data ke ruang Wakil Dekan
 Membuat Surat Observasi & Kelompok, Izin
Penelitian, Penyebaran Angket dan
Permohonan Data
 Menyebar Surat ke Dekan, WD 1&2, KBTU
serta Setiap Prodi
40
Rabu 13 Maret  Menyusun Data

 Melegalisir dan Mencap Data Mahasiswa
Kamis 14 Maret  Mengantar Data ke ruang Wakil Dekan
 Menyusun dan Memasukan Data sesuai Prodi
Jumat 15 Maret  Menggandakan SK Kelulusan Prodi
Pendidikan Bisnis
 Mencetak Transkip Nilai untuk Sidang
 Mengantar Data ke ruang KBTU
Minggu ke 12

Senin 18 Maret  Mengecap Legalisiran
 Mengantar Surat FKKB offline ke Gedung
BAK
 Menyusun Data
 Mengantar Surat ke ruang KBTU
Selasa 19 Maret  Mengecap Legalisiran
 Menyusun Data/Surat
Rabu 20 Maret  Mengantar Data ke Prodi Manajemen
 Meminta Nomor, Tanggal ker Ruang
UMPER
 Mengecap Legalisiran
41

Kamis 21 Maret  Menyusun Data/Surat
 Mencetak transkip Nilai
Jumat 22 Maret  Mengantar Data ke ruang KBTU lalu ke
ruang Wakil Dekan
 Mencap Data Mahasiswa
 Menginput Data Beasiswa BI (Bank
Indonesia)
 Menyusun Data Beasiswa Sesuai Program
Studi
Minggu ke 13

Senin 25 Maret  Menyusun Data Mahasiswa sesuai Map
Program Studi
 Menginput Data Beasiswa PPA
 Menyusun Data Beasiswa sesuai Program
Studi
 Mengantar Data/Surat ke ruang KBTU lalu
ke ruang Wakil Dekan
Selasa 26 Maret  Menginput Data Beasiswa PPA
42

Rabu 27 Maret  Menyusun Data/Surat ke map sesuai Prodi
 Mencap Data Legalisiran Mahasiswa
Kamis 28 Maret  Menyusun Data/Surat
 Mencetak transkip Nilai
Jumat 29 Maret  Mengecap Legalisiran
 Menyusun Data/Surat
2. Hal-hal yang dipelajari selama Prakerin
 Mengeprint / mencetak Transikp Nilai Sementara
 Mengeprint / mencetak Transkip Nilai Sidang
 Mengeprint / mencetak Bukti pembayaran UKT / SPP
 Mengantar surat / Ekspedisi Surat
 Meminta nomor surat ke Subag Umum dan Perlengkapan
 Membuat Surat Pra penelitian
 Membuat Surat PLA, kelompok
 Membuat Surat Observasi, kelompok
 Membuat Surat Aktif Kuliah
 Membuat Surat Rekomendasi
 Membuat Surat Tunjangan Anak
 Menginput data untuk Surat-surat
 Menginput Data Untuk Beasiswa
43
 Menyusun Data/Surat lalu memasukan Sesuai Prodi

 Mengarsipkan Data/Surat
 Menggandakan Data/Surat
 Melegalisir Data Mahasiswa (SKPI,Ijazah,Akreditasi,dan
Transkip Nilai)
 Mencap Data-data (Transkip Niali,SKL,Legalisiran,Surat-
surat)
B. Prosedur dan Pelayanan Surat Mahasiswa

 Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan langkah-langkah, dari serangkaian
tahapan yang saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu cara
atau metode dalam melaksanakan suatu aktivitas/pekerjaan sesuai
dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan akhir.
 Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang maupun
sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhan orang lain sesuai
dengan prosedur dan sistem yang telah ditetapkan sebelumnya.
 Pengertian surat
Surat adalah sebuah sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Adapun pengertian surat menurut ahli serta sumber referensi yang
dikutip dari buku Korespondensi Niaga Indonesia karangan
Murwaningsih (2003:1)
a. Pengertian Surat Menurut The Liang Gie
Dari segi bahannya, surat termasuk dalam kategori warkat.
Menurut The Liang Gie, warkat merupakan setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai
sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat oleh orang untuk
membantu ingatannya.
 Pengertian Surat Mahasiswa
44
Surat Mahasiswa yaitu surat-surat yang berhubungan dengan

Keterangan, Kebutuhan dan Masalah tentang Mahasiswa, yang berupa
surat tertulis untuk menyampaikan suatu Informasi.
Langlah-langkah Prosedur dan Pelayanan Surat Mahasiswa:
a. Mahasiswa mengambil Form sesuai yang dibutuhkan dimeja yang

telah ditempatkan dan langsung mengisinya.
Gambar 3. 1 Pengambilan Form
Gambar 3.2 Form Kosong Gambar 3.3 Form telah di isi

45
b. Setelah mengisi From si Penulis mengambil dan langsung Data

tersebut di Input/pindahkan ke Microsoft Excel , dengan Cara
masuk ke File cari Folder’’Surat-Surat’’ lalu Open ‘’Surat Ijin
Observasi’’ Microsoft Excel.
Gambar 3. 4 Surat Ijin Observasi Microsoft Excel
Gambar 3. 5 Data Base Penginputan
1) Lengkapi data yang terdaftar pada Data Base :
a) Kepada Yth
Singkatan Hormat Kepada Kepala/Pimpinan Instansi atau
Perusahaan
b) Nama Perusahaan
Nama Perusahaan/Instansi yang dituju oleh Mahasiswa
c) Alamat Perusahaan
46
Yaitu Alamat Lengkap tempat yang akan dituju oleh

mahasiswa
d) Nama Mahasiswa
Orang/Mahasiswa yang Bersangkutan
e) NIM
NIM adalah Nomor Induk Mahasiswa dimana mahasiswa
itu telah terdaftar pada perguruan tinggi.
f) Program Studi
Adalah Jurusan yang di ambil mahasiswa di Fakultanya
Jenjang
Tingkatan yang di ambil oleh mahasiswa
g) Tugas Mata Kuliah

Yaitu tugas atau tujuan apa yang mahasiswa akan
dilaksanakan
h) Dosen
Dosen adalah Orang yang menjadi pembimbing dalam
tugas atau pembelajaran
i) Topik/Tema
Yaitu Judul dalam Tugas mahasiswa.
c. Setelah selesai menginput data ke Microsoft Excel, Selanjutnya

Buka File ‘Surat Observasi’ Miscrosoft Word
47
Gambar 3. 6 Surat Observasi Microsoft Word
d. Buka Mailings lalu clik Select Recipients, Setelah itu masukan

File Surat Observasi Microsoft Excel.
48
Gambar 3.7 Mailings dan Select Recipients Gambar 3.8 Masukan Folder
e. Clik Preview Results dan Insert Merge Line lalu masukan daftar
tersebut sesuai posisi daftarnya.
Gambar 3.8 Masukan daftar Sesuai Posisi
f. Setelah Selesai Surat di Print, lalu di kumpulkan untuk di Tanda

Tangani Oleh Wakil Dekan.
49
Gambar 3. 9 Surat Permohonan Ijin Penelitian
g. Selanjutnya yaitu setelah di tandatangani Surat-Surat di simpan di

Map meja sesuai Perihal Surat, dan bisa diambil oleh mahasiswa
lalu di beri Cap dan Nomor.
Gambar 3. 20 Penyimpanan Surat
1. Permasalahan
50
Berdasarkan pembahasan diatas tentang Prosedur Pelayanan Surat

Mahasiswa. Adapun permasalahan dalam menginput surat masuk
tersebut sebagai berikut:
a. Ketika mengetik sering tidak jelasnya penulisan yang di tulis oleh
mahasiswa di Form;
b. Dalam Penginputan data ke Microsoft Excel terkadang tidak
tersimpan, jadi harus dua kali penginputan ulang;
c. Saat meMailings data dari Microsoft Word data sering tidak
beraturan, Sehingga dalam Pencetakan/Print terjadi kesalahan;
d. Pada Saat mencetak/Print surat terkadang Kertas tidak pas,
Sehingga surat posisi miring dan harus mencetak ulang;
e. Pada saat surat di tanda tangani oleh wakil dekan, surat terkadang
terlewat dan harus di kembalikan ke ruangan wakil dekan lagi;
f. Ketika surat sudah jadi dan di simpan sesuai map, surat sering
tertukar penempatan atau salah penempatan.
2. Pembahasan
Berdasarkan permasalahan diatas, adapun yang harus dibahas
yaitu, bagimana cara agar tidak terjadi kesalahan dalam proses kerja
seperti permasalahan diatas adalah sebagai berikut :
a. Cara agar dalam pengetikan benar dan sesuai, Mahasiswa
sebaiknya menulis dengan benar, jelas dan tidak buru-buru agar
tulisan dapat dipahami dan dimengerti oleh si penulis dan bisa
mengetiknya sesuai dengan yang di maksdu;
b. Dalam penginputan haruslah teliti dan tidak buru-buru dalam
pengetikan agar tidak lupa apakah data sudah di save atau tidak;
c. Ketika meMailings cek kembali daftar data dan sesuaikan dengan
penempatan, dan lihat kembali Form yang ditulis oleh mahasiswa,
jangan terpacu ke data base Microsoft Excel karena bisa saja ada
kesalahan pengetikan;
d. Jika dalam proses pencetakan/print lihat kembali apakah kertas
sudah benar posisinya dan paskan penjepit ukuran kertasnya;
51
e. Jika ada surat yang tertinggal tidak ditanda-tangani, maka sebelum

diambil haruslah di lihat kembali dan langsung diberi tahu kepada
wakil dekan agar tidak bolak balik ke ruangannya;
f. Dalam penyimpanan surat ke dalam Map, haruslah dengan benar
dan sesuai dengan Hal surat tersebut, agar tidak sampai salah
masuk/penempatan.

BAB 3 Adnan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 3 Adnan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB III

A. Uraian Kegiatan Umum Prakerin

Berikut ini uraian kegiatan umum yang dilaksanakan selama 3

Tabel 3. 1 kegiatan umum prakerin minggu 1

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Jumat 4 Januari  Mengantarkan Data ke Prodi Akuntansi

Tabel 3. 2 kegiatan umum prakerin minggu 2

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Selasa 8 Januari  Mencap Legalisiran Data Mahasiswa

 Mencetak Nilai Transkip

Tabel 3. 3 kegiatan umum prakerin minggu 3

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Mencetak SPP Mahasiswa

Tabel 3. 4 kegiatan umum prakerin minggu 4

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Tabel 3. 5 kegiatan umum prakerin minggu 5

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Angket dan Magang

Tabel 3. 6 kegiatan umum prakerin minggu 6

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Mengantar Surat Kelulusan ke Prodi

Tabel 3. 7 kegiatan umum prakerin minggu 7

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Membuat Surat Pra Penelitian

Tabel 3. 8 kegiatan umum prakerin minggu 8

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Menyusun Surat/Data Sesuai Prodi

Tabel 3. 9 kegiatan umum prakerin minggu 9

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Mencetak Transkip Nilai

Tabel 3. 10 kegiatan umum prakerin minggu 10

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Mengantar Surat ke Gedung BAK

Tabel 3. 11 kegiatan umum prakerin minggu 11

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

Rabu 13 Maret  Menyusun Data

Tabel 3. 12 kegiatan umum prakerin minggu 12

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

 Melegalisir Data Mahasiswa

Tabel 3. 13 kegiatan umum prakerin minggu 13

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan

ke ruang Wakil Dekan

 Menyusun Data/Surat lalu memasukan Sesuai Prodi

B. Prosedur dan Pelayanan Surat Mahasiswa

Surat Mahasiswa yaitu surat-surat yang berhubungan dengan

Langlah-langkah Prosedur dan Pelayanan Surat Mahasiswa:

a. Mahasiswa mengambil Form sesuai yang dibutuhkan dimeja yang

Gambar 3. 1 Pengambilan Form

Gambar 3.2 Form Kosong Gambar 3.3 Form telah di isi

b. Setelah mengisi From si Penulis mengambil dan langsung Data

Gambar 3. 4 Surat Ijin Observasi Microsoft Excel

Gambar 3. 5 Data Base Penginputan

1) Lengkapi data yang terdaftar pada Data Base :

Yaitu Alamat Lengkap tempat yang akan dituju oleh

g) Tugas Mata Kuliah

c. Setelah selesai menginput data ke Microsoft Excel, Selanjutnya

Gambar 3. 6 Surat Observasi Microsoft Word

d. Buka Mailings lalu clik Select Recipients, Setelah itu masukan

Gambar 3.8 Masukan daftar Sesuai Posisi

f. Setelah Selesai Surat di Print, lalu di kumpulkan untuk di Tanda

Gambar 3. 9 Surat Permohonan Ijin Penelitian

g. Selanjutnya yaitu setelah di tandatangani Surat-Surat di simpan di

Gambar 3. 20 Penyimpanan Surat