PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

JUDUL AKTUALISASI
DIGITALISASI KRONOLOGIS DOKUMEN DETAIL
DESAIN KONSTRUKSI SUNGAI DAN PANTAI PAKET
PEKERJAAN TAHUN 2019 PADA SUB-DIREKTORAT
BIMBINGAN TEKNIK DIREKTORAT SUNGAI DAN
PANTAI

DISUSUN OLEH :

NAMA : DEDE HANDOKO, S.T.

NIP : 199310252019031008
FORMASI JAFUNG : SURVEYOR PEMETAAN AHLI PERTAMA
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019

i
ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT, karena berkat izin-Nya penulis dapat
menyusun Laporan Rancangan Aktualisasi ini. Adapun tujuan dari penyusunan
laporan rancangan aktualisasi ini adalah salah satu syarat untuk menyelesaikan
rangkaian kegiatan pelatihan dasar CPNS di Kementerian PUPR. Penulis
mengucapkan terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu dalam
penyelesaian laporan ini, yaitu:
1. Ibu Ir. Indira Aisyah Wetenripada, M.T. selaku mentor yang telah
memberikan pengarahan selama penulisan rancangan aktualisasi
2. Bapak Ir. Setia Budi, S.T., M.Si. selaku coach yang telah memberikan
pengarahan selama penulisan rancangan aktualisasi
3. Bapak Pramono, S.T., SP. PSDA., selaku penguji pada seminar
aktualisasi yang telah memberikan koreksi serta saran dalam rancangan
aktualisasi.
4. Rekan-rekan siswa Pelatihan Dasar CPNS Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat Angkatan I kelas A dan B Jakarta yang
telah memberikan semangat dan bantuan dalam penulisan rancangan
aktualisasi
5. Keluarga penulis yang selalu mendoakan serta memberikan
dukungannya.
6. Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya rancangan
aktualisasi ini.

Penulis menyadari bahwa Rancangan Aktualisasi ini masih memiliki

kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik
dari semua pihak agar rancangan aktualisasi ini menjadi lebih baik dalam
pelaksanaan nanti.

Jakarta, Juli 2019

Dede Handoko, S.T.

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii

BAB 1 ..................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

2.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

2.2. Tujuan Aktualisasi .................................................................................... 2
2.3. Ruang Lingkup ......................................................................................... 2
BAB 2 ..................................................................................................................... 3

GAMBARAN UNIT KERJA ................................................................................. 3

2.1. Deskripsi Organisasi ................................................................................. 3

2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi Unit Kerja ........................ 3
2.3. Struktur Organisasi ................................................................................... 4
2.4. Uraian Tugas Jabatan Peserta (SKP) ........................................................ 5
BAB 3 ..................................................................................................................... 6

RANCANGAN AKTUALISASI ............................................................................ 6

3.1. Identifikasi Isu .......................................................................................... 6

3.2. Penetapan Isu Yang Diangkat (Core Issue).............................................. 6
3.3. Dampak Isu ............................................................................................... 7
3.4. Gagasan Pemecahan Isu ........................................................................... 8
3.5. Rancangan Kegiatan ................................................................................. 8
3.6. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................. 10
3.7. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi .............................................. 12
BAB 4 ................................................................................................................... 13

Pelaksanaan aktualisasi ......................................................................................... 13

4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi .............................................................. 13

iv
 4.1.1. Identifikasi Sistem Pengarsipan Dokumen ..................................... 13
4.1.2. Pembuatan konsep digitalisasi dan aplikasi pengarsipan berdasarkan
kronologis data. ............................................................................................. 14
4.1.3. Pembuatan aplikasi pengarsipan dan database digital .................... 16
4.1.4. Digitalisasi dan pengarsipan dokumen ........................................... 18
4.1.5. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Pengarsipan dan Database ......... 19
4.2. Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi .................................................. 21
4.2.1. Uraian Teknik Aktualisasi .............................................................. 21
Identifikasi Sistem Pengarsipan Dokumen yang Telah Diterapkan .............. 21
4.2.2. Analisis Dampak ............................................................................. 22
BAB 5 ................................................................................................................... 24

PENUTUP ............................................................................................................. 24

5.1. Kesimpulan ............................................................................................. 24

5.2. SARAN .................................................................................................. 24
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... viii

LAMPIRAN ........................................................................................................... ix

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Pemetaan Tusi Pembinaan Kegiatan Bidang Sungai dan Pantai......... 4
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Subdirektorat Bimbingan Teknis Sungai dan
Pantai ....................................................................................................................... 4
Gambar 4.1 Kegiatan identifikasi sistem pengarsipan dokumen yang telah
diterapkan .............................................................................................................. 14
Gambar 4.2 Diagram Pengelompokan Dokumen Kesiapan Konstruksi ............... 15
Gambar 4.3 Tampilan aplikasi pengarsipan yang telah dibuat ............................. 17
Gambar 4.4 Database online yang telah dibuat .................................................... 17
Gambar 4.5 Buku Panduan ................................................................................... 20
Gambar 4.6 Dokumentasi sosialisasi penggunaan aplikasi database .................... 20

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Penetapan isu yang akan diangkat (Core Isuue) dengan metode USG ... 7
Tabel 3.2 Matriks pelaksanaan aktualisasi ............................................................ 10
Tabel 3.3 Jadwal rencana kegiatan aktualisasi ...................................................... 12
Tabel 4.1 Matriks Arsip Surat ............................................................................... 15
Tabel 4.2 Matriks Dokumen Kesiapan Konstruksi ............................................... 16
Tabel 4.3. Uraian Teknik Aktualisasi ................................................................... 21

vii
 BAB 1
PENDAHULUAN

2.1. Latar Belakang

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (KemenPUPR) terdiri
dari beberapa Direktorat Jenderal, Badan, Staf Ahli, dan Pusat, salah satunya adalah
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, yang terdiri dari beberapa direktorat salah
satunya adalah Direktorat Sungai dan Pantai. Direktorat Sungai dan Pantai memiliki
tugas yaitu melaksanakan penyusunan dan pembinaan pelaksanaan norma, standar,
prosedur, dan kriteria; perencanaan, pelaksanaan operasi dan pemeliharaan sungai
dan pantai; dan pengelolaan drainase utama perkotaan. Untuk menunjang
pelaksanaan tugas tersebut, Direktorat Sungai dan Pantai memiliki beberapa
Subdirektorat, salah satunya adalah Subdirektorat Bimbingan Teknik.

Subdirektorat Bimbingan Teknik memiliki tugas yaitu melaksanakan

pemberian bimbingan dan bantuan teknik pengelolaan, penilaian kesiapan
konstruksi, pengelolaan drainase utama perkotaan, pembinaan penyusunan rencana
operasi dan pemeliharaan sarana dan prasarana, pembinaan penyelenggaraan audit
teknik dan penyiapan penyusunan dokumen detail desain konstruksi. Dalam
pelaksanaan tugas tersebut, Subdirektorat Bimbingan Teknik melakukan
pengarsipan terhadap dokumen-dokumen kesiapan konstruksi yang diberikan oleh
Balai.

Pelaksanaan pengarsipan dokumen-dokumen kesiapan konstruksi yang

diberikan oleh Balai dilakukan dalam rangka melakukan penilaian kesiapan
konstruksi. Akan tetapi, pengarsipan dokumen-dokumen kesiapan konstruksi
tersebut belum optimal dan efisien, maka dari itu diperlukan pemecahan masalah
yang akan dilaksanakan pada kegiatan aktualisasi. Diharapkan dengan dibuatnya
aplikasi pengarsipan dan database digital dapat memberikan solusi terhadap
permasalahan pengarsipan yang ada di Sub-direktorat Bimbingan Teknik.

1
2.2. Tujuan Aktualisasi
Tujuan pelaksanaan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi ASN adalah sebagai
berikut:

1. Mampu mengimplementasikan nilai-nilai akuntabilitas sehingga memiliki

tanggung jawab, ketelitian dan integritas terhadap pekerjaan;
2. Mampu mengimplementasikan nilai-nilai nasionalisme sehingga bekerja
atas dasar penerapan nilai-nilai Pancasila;
3. Mampu mengimplementasikan nilai-nilai etika publik sehingga terciptanya
lingkungan kerja yang ideal;
4. Mampu mengimplementasikan nilai-nilai komitmen mutu agar terwujudnya
pelayanan publik yang prima dan berkualitas; dan
5. Mampu mengimplementasikan nilai-nilai antikorupsi untuk dapat menjadi
pegawai yang jujur dan disiplin serta menjaga kualitas dan kompetensi diri.

2.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari kegiatan aktualisasi ini adalah Sub-direktorat Bimbingan
Teknik, Direktorat Sungai dan Pantai, Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.

2
 BAB 2
GAMBARAN UNIT KERJA

2.1. Deskripsi Organisasi

Berdasarkan Permen PUPR No. 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (Pasal 216),
Direktorat Sungai dan Pantai mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan
pembinaan pelaksanaan norma, standar, prosedur, dan kriteria, perencanaan,
pelaksanaan operasi dan pemeliharaan sungai dan pantai serta pengelolaan drainase
utama perkotaan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Direktorat Sungai dan Pantai dibantu
oleh beberapa subdirektorat, salah satunya merupakan Subdirektorat Bimbingan
Teknik.
Sub Direktorat Bimbingan Teknik terdiri atas:
a. Seksi Bimbingan Teknik Wilayah Barat; dan
b. Seksi Bimbingan Teknik Wilayah Timur.

2.2. Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi Unit Kerja

Berdasarkan Permen PUPR No. 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (Pasal 235),
Subdirektorat Bimbingan Teknik mempunyai tugas melaksanakan pemberian
bimbingan dan bantuan teknik pengelolaan, penilaian kesiapan konstruksi,
pengelolaan drainase utama perkotaan, pembinaan penyusunan rencana operasi dan
pemeliharaan sarana dan prasarana, pembinaan penyelenggaraan audit teknik dan
penyusunan dokumen detail desain konstruksi pada sungai dan pantai.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 235,
Subdirektorat Bimbingan Teknik menyelenggarakan fungsi:
a. Pemberian bimbingan dan bantuan teknis pengelolaan sungai dan pantai
serta pengelolaan drainase utama perkotaan;
b. Pelaksanaan kesiapan konstruksi sungai dan pantai serta pengelolaan
drainase utama perkotaan;

3
 c. Pelaksanaan pembinaan penyusunan rencana operasi dan pemeliharaan
sarana dan prasarana pada sungai dan pantai serta pengelolaan drainase
utama perkotaan;
d. Pelaksanaan pembinaan penyelenggaraan audit teknik serta pengelolaan
drainase utama perkotaan; dan
e. Penyiapan penyusunan dokumen detail desain konstruksi sungai dan pantai
serta pengelolaan drainase utama perkotaan.

Gambar 2.1 Pemetaan Tusi Pembinaan Kegiatan Bidang Sungai dan Pantai

2.3. Struktur Organisasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Subdirektorat Bimbingan Teknis Sungai dan Pantai

4
2.4. Uraian Tugas Jabatan Peserta (SKP)
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) merupakan unsur yang berhubungan dengan
penilaian prestasi kinerja PNS. Sesuai dengan tugas yang diberikan kepada setiap
CPNS Kementerian PUPR Tahun Anggaran 2018 maka disusunlah SKP sebagai
syarat kelulusan CPNS. Adapun uraian kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menyusun Tugas Mandiri 1;
2. Menyusun Tugas Mandri 2;
3. Mengikuti Pelatihan Bela Negara;
4. Mengikuti Pelatihan Dasar;
5. Mengikuti Pengenalan Kelitbangan;
6. Mengisi Buku (LogBook) Lembar Pencatatan Tugas Harian; dan
7. Melaksanakan penugasan selama On the Job Training (OJT).

5
 BAB 3
RANCANGAN AKTUALISASI

3.1. Identifikasi Isu

Isu didapatkan setelah melakukan pengamatan terhadap kondisi eksisting dari
suatu lingkungan (environmental scanning). Dalam pengamatan dibutuhkan
kepekaan untuk dapat mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada.
Setelah melakukan pengamatan selama dua minggu OJT di Sub-direktorat
Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai, berikut ini merupakan isu-isu
yang yang terjadi:
1. Kurangnya kebersihan di ruangan Sub-direktorat Bimbingan Teknik
Direktorat Sungai dan Pantai.
2. Pengarsipan dan dokumentasi dokumen pekerjaan yang tidak optimal di
Sub-direktorat Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai.
3. Adanya fasilitas kantor yang tidak berfungsi dengan baik di Sub-direktorat
Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai.
Isu-isu tersebut dinilai telah memiliki kriteria yang sesuai, yaitu aktual,
kekhalayakan, problematik, dan kelayakan sehingga dapat diangkat menjadi salah
satu isu. Untuk itu perlu dilakukan upaya menyelesaikan isu-isu tersebut. Hal ini
merupakan salah satu bentuk aktualisasi di lingkungan kerja nyata dan diharapkan
menjadi sebuah kebiasaan bagi para PNS nantinya.

3.2. Penetapan Isu Yang Diangkat (Core Issue)

Dari isu-isu tersebut kemudian dilakukan analisis menggunakan metode
Urgency, Seriousness, Growth (USG) untuk menetapkan isu yang akan diangkat
(core issue) sebagai rancangan aktualisasi. Metode ini dilakukan untuk menilai
suatu isu dari ketiga aspek yaitu tingkat kepentingannya, tingkat keseriusannya dan
tingkat perkembangannya ke arah yang semakin buruk jika tidak segera ditangani.
Kemudian nilai masing masing aspek tersebut akan di jumlahkan sebagai nilai total
yang kemudian dijadikan acuan dalam penentuan peringkat masalah yang harus
diselesaikan dengan segera. Penilaian isu menggunakan Metode USG dapat dilihat
pada tabel 3.1.

6
 Tabel 3.1 Penetapan isu yang akan diangkat (Core Isuue) dengan metode USG

No Isu Urgency Seriousness Growth Total Peringkat

1. Kurangnya kebersihan di ruangan
Sub-direktorat Bimbingan Teknik 4 3 3 10 II
Direktorat Sungai dan Pantai.
2. Pengarsipan dan dokumentasi
dokumen paket pekerjaan yang tidak
optimal di Sub-direktorat 4 4 4 12 I
Bimbingan Teknik Direktorat
Sungai dan Pantai.
3. Fasilitas kantor yang tidak berfungsi
dengan baik di Sub-direktorat
3 3 3 9 III
Bimbingan Teknik Direktorat
Sungai dan Pantai.

Kriteria Penilaian:
5: Sangat Tinggi 2: Rendah
4: Tinggi 1: Sangat Rendah
3: Cukup

Melalui hasil perhitungan USG pada tabel 3.1 dapat diketahui bahwa isu yang
mempunyai nilai tertinggi dalam hal ini merupakan isu yang harus diprioritaskan
untuk diselesaikan adalah isu Pengarsipan dokumen paket pekerjaan yang kurang
teratur dan tidak terdokumentasikan dengan baik di Sub-direktorat Bimbingan
Teknik Direktorat Sungai dan Pantai.

3.3. Dampak Isu

Dampak isu adalah hal yang dapat terjadi apabila isu yang ada tidak segera
diselesaikan. Dampak yang akan terjadi jika isu pengarsipan yang kurang teratur
dan tidak terdokumentasikan dengan baik di Sub-direktorat Bimbingan Teknik
Direktorat Sungai dan Pantai tidak diselesaikan adalah sebagai berikut:

7
 1. Terhambatnya kinerja dikarenakan dokumen tidak dapat diakses secara
maksimal.
2. Kurang maksimalnya dokumentasi secara digital dikhawatirkan menambah
potensi kehilangan data.
3. Kesulitan pengaksesan kembali dokumen dikarenakan manajemen
penyimpanan yang buruk.
4. Adanya potensi kehilangan data dokumen paket pekerjaan dikarenakan
penyusunan data yang tidak berdasarkan kronologis waktu kegiatannya.
5. Menurunnya kinerja Sub-direktorat Bimbingan Teknik Direktorat Sungai
dan Pantai.

3.4. Gagasan Pemecahan Isu

Gagasan kreatif diperlukan untuk memecahkan isu. Gagasan tersebut
merupakan strategi penyelesaian melalui pikiran konseptual dan/atau kegiatan-
kegiatan sebagai upaya untuk memberikan kontribusi terhadap pencapaian visi dan
misi organisasi. Gagasan pemecahan isu ini berlandaskan pada peraturan
perundangundangan yang terkait yaitu Peraturan MENPAN dan RB Nomor 35
Tahun 2012 tentang Pedoman Penyiapan SOP Administrasi Pemerintah, PUPR No.
03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Gagasan yang diusulkan
untuk menyelesaikan permasalahan Pengarsipan yang kurang teratur dan tidak
terdokumentasikan dengan baik di Sub-direktorat Bimbingan Teknik Direktorat
Sungai dan Pantai yaitu “Digitalisasi Kronologis Dokumen Detail Desain
Konstruksi Sungai dan Pantai Paket Pekerjaan Tahun 2019 pada Sub-
Direktorat Bimbingan Teknik Direktorat Sungai Dan Pantai” yang di
dalamnya terdapat beberapa rangkaian kegiatan.

3.5. Rancangan Kegiatan

Dalam usaha untuk mewujudkan gagasan penulis untuk menyelesaikan isu
terkait pengarsipan yang kurang teratur dan tidak terdokumentasikan dengan baik
di Sub-direktorat Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai, penulis

8
menyusun kegiatan-kegiatan yang dianggap relevan untuk menangani isu yang
telah ditetapkan. Kegiatan-kegiatan dalam rangka aktualisasi ini akan dilaksanakan
selama masa habituasi di unit kerja penulis selama kurang lebih 30 hari kerja.
Adapun kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi sistem pengarsipan dokumen yang telah diterapkan;
2. Pembuatan konsep digitalisasi dan konsep aplikasi pengarsipan dokumen
berdasarkan kronologis data;
3. Pembuatan aplikasi pengarsipan dan database digital;
4. Digitalisasi dan pengarsipan dokumen
5. Pembuatan panduan tata cara penggunaan aplikasi pengarsipan dan
database;
6. Sosialisasi penggunaan aplikasi pengarsipan dan database untuk
penyusunan kronologis data paket pekerjaan.
Diharapkan kegiatan-kegiatan yang telah dirancang tersebut dapat
terlaksana dengan baik selama masa habituasi di unit kerja penulis. Untuk itu
diperlukan dukungan dari semua pihak termasuk mentor dan pegawai lainnya
dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar semua kegiatan yang
dirancang dapat berjalan dengan lancar.

9
3.6. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi
Tabel 3.2 Matriks pelaksanaan aktualisasi

Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 Identifikasi sistem 1. Mempelajari sistem 1. Analisa terhadap 1. Akuntabilitas; 1. Memperbaiki Integritas,

pengarsipan pengarsipan dokumen sistem pengarsipan 2. Komitmen Mutu. pelaksanaan Profesional,
dokumen yang telah diterapkan yang telah administrasi Direktorat Orientasi Misi,
di Subdirektorat diterapkan. Jenderal Sumber Daya Visioner, Etika
Bimbingan Teknik; Air menjadi lebih baik; Akhlakul Karimah
2. Melakukan kajian (iProve)
terhadap tingkat
efektifitas sistem
pengarsipan yang telah
dilaksanakan.
2 Pembuatan konsep 1. Mendiskusikan dengan 1. Notulen hasil 1. Akuntabilitas; Integritas,
digitalisasi dan atasan mengenai koordinasi; 2. Nasionalisme; Profesional,
aplikasi pengarsipan penanggungjawab 2. Adanya 3. Etika Publik; Orientasi Misi,
berdasarkan pengarsipan; penanggungjawab; 4. Komitmen Mutu; 1. Meningkatkan Visioner, Etika
kronologis data 2. Mendiskusikan dengan 3. Konsep 5. WOG efisiensi pegawai Akhlakul Karimah
mentor mengenai pengarsipan; dalam bekerja; (iProve)
penyusunan konsep 4. List data yang
pengarsipan. dikumpulkan.
3. Pengumpulan data
yang dibutuhkan
3 Pembuatan aplikasi 1. Pembuatan aplikasi 1. Aplikasi 1. Akuntabilitas Integritas,
pengarsipan dan pengarsipan berbasis pengarsipan 2. Nasionalisme; 1. Memudahkan dalam Profesional,
database digital database Microsoft berbasis database 3. Etika Publik; pengarsipan data, Orientasi Misi,
Access. Microsoft Access. 4. Komitmen Mutu; 2. Memudahkan dalam Visioner, Etika
2. Pembuatan database 2. 5. WoG. pembuatan laporan Akhlakul Karimah
penyimpanan dokumen (iProve)
secara digital.

10
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

4 Digitalisasi dan 1. Berkoordinasi dengan 1. Notulen hasil 1. Akuntabilitas Integritas,

pengarsipan atasan; koordinasi; 2. Nasionalisme; Profesional,
dokumen 2. Pengumpulan 2. Data yang telah 3. Etika Publik; Orientasi Misi,
dokumen Surat dan terdigitalisasi dan 4. Komitmen Mutu; Visioner, Etika
dokumen kesiapan terarsip dengan 5. WOG Akhlakul Karimah
konstruksi; manajemen yang (iProve)
3. Pengelompokan baik.
dokumen; 3. Hasil rekap data
4. Penyusunan dokumen
surat dan dan dokumen 1. Memudahkan dalam
kesiapan konstruksi pencarian dokumen
berdasarkan kronologis yang diperlukan
data; 2. Mengurangi resiko
5. Scan data hardcopy; kehilangan data
6. Upload data ke
database.
7. Input data ke Microsoft
Access.
8. Pembuatan Akses
Hyperlink.
9. Evaluasi dan
pengecekan ulang.
10. Membuat rekap.
5 Sosialisasi 1. Pembuatan panduan 1. Buku Panduan 1. Nasionalisme; Integritas,
penggunaan aplikasi penggunaan aplikasi penggunaan 2. Etika Publik; 1. Meningkatkan Profesional,
pengarsipan dan pengarsipan dan aplikasi dan 3. Komitmen Mutu. akuntabilitas serta Orientasi Misi,
database database. database tanggung jawab dari Visioner, Etika
2. Menjelaskan tata cara 2. Dokumentasi foto; masing-masing Akhlakul Karimah
penyimpanan dokumen 3. Tanda terima pegawai; dan (iProve)
secara digital. berkas pengarsipan

11
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

3. Melakukan dan akses database

demonstrasi penyimpanan data
penyimpanan digital.
dokumen.
4. Penyerahan aplikasi
pengarsipan dan
database penyimpanan
data digital kepada
penanggungjawab.

3.7. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi

Tabel 3.3 Jadwal rencana kegiatan aktualisasi

JADWAL RENCANA PELAKSANAAN AKTUALISASI

Juli 2019 Agustus 2019 Sep-19

No. Kegiatan
28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4
1 Identifikasi dan telaah sistem pengarsipan dokumen
Pembuatan konsep digitalisasi dan aplikasi
2 pengarsipan dokumen berdasarkan kronologis data
Pembuatan aplikasi pengarsipan dan database
3 digital.
4 Digitalisasi dan pengarsipan dokumen
Sosialisasi penggunaan aplikasi pengarsipan dan
5
database

12
 BAB 4
PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi dilakukan setelah kegiatan seminar rancangan
aktualisasi selesai dilaksanakan, yaitu selama 1 bulan terhitung mulai pada tanggal
28 Juli 2019 sampai dengan 4 September 2019 yang dilaksanakan di Subdirektorat
Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai. Tujuan utama dari kegiatan
aktulisasi adalah untuk menghabituasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu ANEKA
kepada CPNS. Pelaksanaan kegiatan aktuliasisasi dilakukan melalui 6 kegiatan
utama sebagai berikut:

4.1.1. Identifikasi Sistem Pengarsipan Dokumen

Kegiatan pertama ini akan menghasilkan output berupa pemahaman terhadap
sistem pengarsipan yang telah diterapkan saat ini dan berupa laporan hasil evaluasi.
Kegiatan pertama ini terdiri dari beberapa tahapan kegiatan yaitu sebagai berikut:

1. Mempelajari sistem pengarsipan dokumen yang telah diterapkan di Sub-

direktorat Bimbingan Teknik.
Tahapan kegiatan ini dilakukan untuk menggali informasi tentang sistem
pengarsipan yang telah diterapkan terhadap seluruh dokumen yang ada
pada Sub-direktorat Bimbingan Teknik.
2. Melakukan kajian terhadap tingkat efektivitas sistem pengarsipan yang
telah dilaksanakan.
Tahapan kegiatan ini dilakukan melalui diskusi mentor. Kegiatan ini
dilakukan untuk menganalisa kekurangan terhadap sistem pengarsipan
yang telah dilaksanakan serta untuk mendapatkan kriteria-kriteria yang
diharapkan ada pada sistem pengarsipan yang akan dibuat. Melalui
kegiatan tersebut ditemukan bahwa sistem pengarsipan yang telah
diterapkan sangat terbatas hanya pada dokumen surat yang menggunakan
aplikasi TNDE online. Sedangkan untuk dokumen pekerjaan masih belum
dilakukan pengarsipan yang optimal.

Proses kegiatan tersebut diatas dapat dilihat pada gambar 4.1.

13
 Gambar 4.1 Kegiatan identifikasi sistem pengarsipan dokumen yang telah diterapkan

4.1.2. Pembuatan konsep digitalisasi dan aplikasi pengarsipan berdasarkan

kronologis data.
Kegiatan ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari kegiatan sebelumnya.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan suatu konsep pengarsipan yang
nantinya dapat diterapkan pada Sub-direktorat Bimbingan Teknis dengan
mengedepankan aspek efektivitas dan kemudahan akses. Kegiatan ini terdiri atas
beberapa tahapan kegiatan sebagai berikut:

1. Berkoordinasi dengan mentor mengenai penanggung jawab pengarsipan.

Tahapan kegiatan ini sangat perlu dilakukan mengingat harus ada yang
menjalankan sistem pengarsipan ini nantinya. Melalui kegiatan ini
kemudian diputuskan penanggung jawab sistem pengarsipan yang akan
dibuat.
2. Mendiskusikan dengan mentor mengenai penyusunan konsep pengarsipan.
Tahapan kegiatan ini dilakukan melalui diskusi dengan mentor mengenai
konsep pengarsipan yang akan dibuat. Melalui diskusi ini juga dipaparkan
konsep pengarsipan akan dibuat, konsep pengarsipan yang ditawarkan
adalah suatu konsep pengarsipan berbasis digital dengan memanfaatkan
aplikasi Microsoft Access. Melalui tahapan kegiatan ini didapatkan suatu
konsep pengarsipan berupa aplikasi pengarsipan surat dan dokumen
kesiapan konstruksi paket pekerjaan dengan memanfaatkan aplikasi
Microsoft Access.

14
3. Pengumpulan data yang diperlukan.
Tahapan kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui ketersediaan data yang
akan diarsipkan. Data-data yang dicek adalah data surat dan data dokumen
kesiapan konstruksi. Melalui tahapan kegiatan ini kemudian juga dibuat
pengelompokan data berdasarkan 2 data tersebut diatas. Pengelompokan ini
kemudian dibuat kedalam sebuah matriks pengarsipan yang dapat dilihat
pada tabel 4.2 untuk matriks Surat.

Tabel 4.1 Matriks Arsip Surat

No. Jenis Surat

1. Nota Dinas
2. Surat Undangan
3. Surat Disposisi
4. Notulensi

Pengelompokan data Surat mencakup data Nota Dinas, Surat Undangan,

Surat Disposisi dan Notulensi.
Pengelompokkan dokumen kesiapan konstruksi yang saat ini diterapkan
masih belum terkelompokkan dengan baik. Hasil dari kegiatan ini adalah
terbentuknya konsep pengelompokkan dokumen kesiapan konstruksi
seperti pada gambar 4.2.

KONSTRUKSI

DOKUMEN
KESIAPAN SUPERVISI BALAI
KONSTRUKSI

DESAIN

Gambar 4.2 Diagram Pengelompokan Dokumen Kesiapan Konstruksi

Pengelompokkan dilakukan dengan melakukan pengelompokkan

dokumen kesiapan konstruksi berdasarkan jenis paket pekerjaannya yaitu
paket pekerjaan konstruksi, paket pekerjaan supervisi, dan paket pekerjaan
desain. Setelah dilakukan pengelompokkan berdasarkan jenis paket
pekerjaannya, kemudian dokumen tersebut dikelompokkan berdasarkan

15
 Balai tempat pekerjaan tersebut dilaksanakan. Matriks dokumen kesiapan
konstruksi dapat dilihat pada tabel 4.2.

Tabel 4.2 Matriks Dokumen Kesiapan Konstruksi

No. Dokumen Kesiapan

Sub Dokumen
Konstruksi
1. Konstruksi a. KAK
b. RAB
c. Dokumen Detail Desain
d. Spesifikasi Teknik
e. Surat Permohonan Pemda
f. Dokumen Lingkungan AMDAL, UKL/UPL,
SPPL
g. Studi Larap
h. Surat Pernyataan Kasatker mengenai Kesiapan
Lahan
i. Surat Pernyataan Dukungan Lahan oleh Pemda
j. Dokumen Pendukung Lainnya
2. Desain a. KAK
b. RAB
c. Surat Permohonan Pemda
3. Supervisi a. KAK
b. RAB

4.1.3. Pembuatan aplikasi pengarsipan dan database digital

Melalui kegiatan ini nantinya akan dibuat suatu aplikasi pengarsipan
sederhana berbasis database dengan menggunakan Microsoft Access dan database
digital sebagai media tambahan penyimpanan datanya. Kegiatan ini kemudian
terbagi atas dua tahapan kegiatan sebagai berikut:

1. Pembuatan aplikasi pengarsipan berbasis database Microsoft Access.

Pembuatan aplikasi pengarsipan kemudian menggunakan Microsoft Access
didasari atas beberapa pertimbangan yaitu; a. Aspek keberlanjutan yang
terjamin, dikarenakan hampir seluruh komputer kantor memiliki aplikasi
Microsoft Access; b. Pembuatan sistem pengarsipan dan maintenance yang
mudah dilakukan; c. Gratis (zero cost) dan mudah untuk digunakan (user

16
 friendly). Sekilas tampilan dari aplikasi yang telah dibuat dapat dilihat pada
gambar 4.3

Gambar 4.3 Tampilan aplikasi pengarsipan yang telah dibuat

2. Pembuatan database penyimpanan dokumen secara digital.

Tahapan kegiatan ini dilakukan dengan membuat akun google drive sebagai
aplikasi pihak ketiga yang akan digunakan sebagai database penyimpanan
dokumen secara online. Melalui penyimpanan ini dibuat folderisasi
berdasarkan tahun, yang didalamnya terdapat 2 folder sub jenis dokumen
yaitu dokumen surat dan dokumen kesiapan konstruksi. Pola pembuatan dan
penyimpanan pada database ini mengikuti matriks pada tabel 4.1 dan tabel
4.2. Database online tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4.

Gambar 4.4 Database online yang telah dibuat

17
4.1.4. Digitalisasi dan pengarsipan dokumen
Kegiatan digitalisasi dan pengarsipan dokumen terdiri dari 10 tahapan
kegiatan sebagai berikut:

1. Berkoordinasi dengan mentor.

Sebelum memulai kegiatan didiskusikan terlebih dahulu mengenai
kebutuhan data dan peralatan yang dibutuhkan. Selain itu juga didiskusikan
mengenai tahapan kegiatan digitalisasi yang akan dilakukan.
2. Pengumpulan dokumen Surat dan dokumen kesiapan konstruksi.
Tahapan kegiatan ini dilakukan dengan melakukan pengumpulan data baik
data hardcopy maupun softcopy, proses pengumpulan dilakukan bersama-
sama dengan staff penanggung jawab pengarsipan.
3. Pengelompokan dokumen.
Tahapan kegiatan ini dilakukan untuk mengelompokkan dokumen surat dan
dokumen kesiapan konstruksi sesuai dengan gambar 4.2.
4. Penyusunan dokumen surat dan dan dokumen kesiapan konstruksi
berdasarkan kronologis data.
Pada tahapan kegiatan ini seluruh dokumen surat dan dokumen kesiapan
konstruksi yang telah dikelompokkan disusun berdasarkan tanggal dan
urutan pelaksanaannya.
5. Scan data hardcopy.
Beberapa data yang tersedia berupa hardcopy sehingga perlu dilakukan
digitalisasi dengan men-scan data tersebut dan mengubahnya menjadi data
dengan ekstensi yang diinginkan, dalam hal ini data dibuat berekstensi .pdf.
Scan data dilakukan dengan menggunakan scanner yang tersedia di Sub-
direktorat Bimbingan Teknik.
6. Upload data ke database.
Data-data yang telah di scan kemudian diunggah ke dalam database Google
Drive sesuai dengan pengelompokan datanya. Upload ini diperlukan untuk
memberikan akses hyperlink pada aplikasi.

18
 7. Input data ke Microsoft Access.
Tahapan kegiatan ini diharuskan untuk memberikan catatan tentang stasus
dokumen yang telah diarsipkan. Proses input menggunakan aplikasi yang
telah dibuat menggunakan Microsoft Access.
8. Pembuatan Akses Hyperlink.
Tahapan ini merupakan rangkaian dari proses input data, hanya saja perlu
dilakukan perhatian lebih agar tidak terjadi kesalahan. Hyperlink yang telah
didapatkan melalui Google Drive kemudian dimasukkan kedalam sistem
Input aplikasi pengarsipan.
9. Evaluasi dan pengecekan ulang.
Untuk menghindari adanya kesalahan input maka perlu dilakukan
pengecekan ulang terhadap kecocokan nama, tanggal dan pengelompokan
data. Bila terjadi kesalahan maka data tersebut tetap dapat dilakukan
perubahan secara langsung pada aplikasi.
10. Membuat report.
Tahapan ini dilakukan sebagai kontrol terhadap data yang telah diarsipkan,
laporan dapat langsung dibuat secara otomatis melalui aplikasi.

4.1.5. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Pengarsipan dan Database

Kegiatan keempat ini terdiri dari beberapa tahapan kegiatan yaitu sebagai
berikut:

1. Pembuatan panduan penggunaan aplikasi pengarsipan dan database.

2. Menjelaskan tata cara pengarsipan menggunakan aplikasi dan penggunaan
database digital.
3. Melakukan demonstrasi pengarsipan dokumen dokumen.
4. Penyerahan aplikasi pengarsipan dan database penyimpanan data digital
kepada penanggung jawab.

Dari tahapan-tahapan kegiatan diatas didapatkan output berupa buku panduan

yang sekilas dapat dilihat pada gambar 4.5 dan lebih lengkapnya dapat dilihat
pada lampiran. Dokumentasi foto saat melakukan penjelasan dan demonstrasi
penggunaan penyimpanan dokumen yang dapat dilihat pada gambar 4.6.

19
 Gambar 4.5 Buku Panduan

Gambar 4.6 Dokumentasi sosialisasi penggunaan aplikasi database

20
 4.2. Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi
Pada subbab ini akan dijelaskan terkait hasil capaian pelaksanaan aktualisasi
yang meliputi uraian teknik aktualisasi berikut hambatan dan tindak lanjut dari
kegiatan aktualisasi dan analisa dampak terhadap pelaksanaan kegiatan aktualisasi.

4.2.1. Uraian Teknik Aktualisasi

Uraian teknik aktualisasi berikut hambatan dan tindak lanjut dapat dilihat
pada tabel 4.
Tabel 4.3. Uraian Teknik Aktualisasi

No. Kegiatan dan Tahapan Kegiatan Kendala/Hambatan Solusi

Identifikasi Sistem Pengarsipan Dokumen yang Telah Diterapkan
Mempelajari sistem pengarsipan
a dokumen yang telah diterapkan di Tidak ada Tidak ada
1 Subdirektorat Bimbingan Teknik;

Melakukan kajian terhadap tingkat

b efektifitas sistem pengarsipan yang Tidak ada Tidak ada
telah dilaksanakan.

c Melakukan evaluasi Tidak ada Tidak ada

Pembuatan Konsep Digitalisasi dan Konsep Aplikasi Pengarsipan Dokumen Berdasarkan Kronologis
Data
a Berkoordinasi dengan atasan Tidak ada Tidak ada

Mendiskusikan dengan atasan

2 b mengenai penanggung jawab Tidak ada Tidak ada
pengarsipan
Mendiskusikan dengan mentor
c mengenai penyusunan konsep Tidak ada Tidak ada
pengarsipan.
d Pengecekan data yang dibutuhkan Tidak ada Tidak ada
Pembuatan Aplikasi Pengarsipan dan Database Digital
Pembuatan aplikasi pengarsipan
a Tidak ada Tidak ada
3 berbasis database Microsoft Access.
Pembuatan database penyimpanan
b Tidak ada Tidak ada
dokumen secara digital.
Digitalisasi dan pengarsipan dokumen
a Berkoordinasi dengan mentor Tidak ada Tidak ada
Pengumpulan dokumen Surat dan
b Tidak ada Tidak ada
dokumen kesiapan konstruksi
4
c Pengelompokan dokumen paket Tidak ada Tidak ada
Penyusunan dokumen surat dan dan
d dokumen kesiapan konstruksi Tidak ada Tidak ada
berdasarkan kronologis data

21
No. Kegiatan dan Tahapan Kegiatan Kendala/Hambatan Solusi
e Scan data hardcopy Tidak ada Tidak ada

f Upload data ke database Tidak ada Tidak ada

g Input data ke Microsoft Access Tidak ada Tidak ada

h Pembuatan Akses Hyperlink Tidak ada Tidak ada

Evaluasi dan pengecekan ulang
i kecocokan nama, tanggal dan Tidak ada Tidak ada
pengelompokan data pada aplikasi
j Membuat report Tidak ada Tidak ada
Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Pengarsipan dan Database Untuk Penyusunan Kronologis Data
Paket Pekerjaan
Pembuatan panduan penggunaan
a Tidak ada Tidak ada
aplikasi pengarsipan dan database
Menjelaskan tata cara pengarsipan
5 b menggunakan aplikasi dan penggunaan Tidak ada Tidak ada
database digital.
Melakukan demonstrasi pengarsipan
c Tidak ada Tidak ada
dokumen dokumen.
Penyerahan aplikasi pengarsipan dan
d database penyimpanan data digital Tidak ada Tidak ada
kepada penanggung jawab.

4.2.2. Analisis Dampak

Analisis dampak kegiatan aktualisasi dalam rangka digitalisasi kronologis
dokumen detail desain konstruksi sungai dan pantai paket pekerjaan tahun 2019
pada Sub-direktorat Bimbingan Teknik Direktorat Sungai dan Pantai jika
diaplikatifkan dan jika tidak diaplikatifkan adalah:
1. Dampak jika aktualisasi dapat diaplikatifkan
Dampak jika kegiatan aktualisasi dapat diaplikatifkan tidak hanya dilihat dari
output yang dihasilkan melainkan juga terhadap proses kegiatan aktualisasi
tersebut. Dampak yang diperoleh sebagai berikut:
a. Memberikan kemudahan pengarsipan dokumen surat dan dokumen
kesiapan kostruksi.
b. Mempermudah pendataan paket pekerjaan yang telah dan sedang
dilakukan oleh Balai.
c. Memudahkan pencarian data dan log data dokumen paket pekerjaan ketika
diperlukan.

22
 d. Mempermudah kegiatan pengarsipan dengan adanya system
pengelompokan dokumen.
e. Hampir meniadakan resiko kehilangan data, ataupun kerusakan data.
f. Mempermudah pembuatan laporan pemantauan paket pekerjaan.
2. Dampak jika aktualisasi ini tidak dilaksanakan
Dampak apabila kegiatan aktualisasi ini tidak diaplikatifkan adalah:
a. Dokumen-dokumen paket kesiapan konstruksi akan tetap tidak tersusun dan
tetap menyulitkan proses pencarian.
b. Besarnya kerentanan kerusakan dokumen.
c. Pemantauan pekerjaan kurang maksimal.
d. Akan terus tidak diketahui apakah dokumen paket pekerjaan telah tersimpan
dengan lengkap sesuai dengan hasil penelaahan dokumen kesiapan
konstruksi yang dilakukan.
e. Tidak adanya daftar dokumen laporan pekerjaan yang telah dilaksanakan,
serta besarnya kemungkinan kehilangan dokumen yang merupakan aset
Kementerian PUPR.

23
 BAB 5
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Setelah melakukan seluruh kegiatan aktualisasi ini maka dapat disimpulkan:

1) Kegiatan utama yang dilaksanakan pada Subdirektorat Bimbingan Teknik

Direktorat Sungai dan Pantai mulai tanggal 29 Juli – 4 September 2019 adalah
pembuatan aplikasi pengarsipan berbasis Microsoft Access dan database
penyimpanan dokumen secara digital menggunakan Google Drive, proses
digitalisasi dan pengarsipan dokumen, pembuatan buku panduan tata cara
penggunaan aplikasi dan database serta sosialisasi mengenai penyimpanan
dokumen tersebut.
2) Pembuatan aplikasi dan database digital terbukti mampu menyelesaikan
permasalahan pengarsipan pada Sub-direktorat Bimbingan Teknik.
3) Terinternalisasinya nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA menjadikan pekerjaan
lebih efisien, menghasilkan output yang lebih berkualitas dan akan
terbangunnya hubungan yang lebih baik dengan pimpinan serta rekan kerja.

5.2. SARAN
Adapun saran yang dapat diberikan untuk ke depannya ialah sebagai berikut:

1) Untuk pengembangan penyimpanan dokumen secara digital menggunakan

Google Drive dikarenakan terbatasnya kapasitas penyimpanan jika tidak
menggunakan akun premium, maka perlu adanya berlangganan akun premium.
2) Penyimpanan dokumen secara digital menggunakan Google Drive belum
terlalu aman, maka perlu adanya usulan untuk pengembangan aplikasi
penyimpanan dokumen secara digital dengan menggunakan server PUPR.
3) Kegiatan aktualisasi ini sangat penting guna pembentukan karakter ASN yang
terwujud dalam sikap sehari-hari sesuai dengan nilai ANEKA. Serta akan lebih
baik apabila sosialisasi dan implementasi nilai ANEKA di semua ASN tidak
hanya bagi CPNS.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Fatimah, Elly. dan Irawati, Erna. (2017).

Modul Pelatihan Dasar Calon PNS, Manajemen Aparatur Sipil Negara.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Kumorotomo, Wahyudi., Wirapradja, Nana. Rukmana D., dan Imbaruddin, Amir.
(2015).
Modul Pelatihan Dasar Calon PNS, Etika Publik. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia
Utomo, Tri. Widodo W., Basseng, dan Purwana, Bayu. Hikmat. (2017).
Modul Pelatihan Dasar Calon PNS, Habituasi. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia
Yuniarsih, Tjutju., dan Taufiq, Muhammad. (2015).
Modul Pelatihan Dasar Calon PNS, Komitmen Mutu. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia

viii
LAMPIRAN

ix
 PANDUAN APLIKASI PENGARSIPAN DAN
DATABASE DIGITAL
SUB-DIREKTORAT BIMBINGAN TEKNIK
DIREKTORAT SUNGAI DAN PANTAI

DISUSUN OLEH :
DEDE HANDOKO, S.T.
199310252019031008
 PANDUAN
INPUT DATA KE APLIKASI PENGARSIPAN

1. Penjelasan umum Aplikasi Pengarsipan berbasis Microsoft Access.

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang
digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas
yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan
juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

2. Memulai Input dokumen Surat

a. Buka aplikasi pengarsipan

Dalam jendela menu terdapat empat pilihan, pilih ikon Arsipkan Surat, maka
formulir pengisisan data surat akan terbuka.
b. Masukkan informasi pada setiap kolom data, setelah selesai pilih tombol simpan

Klik tombol Tambah untuk menambahkan data lainnya, dan keluar kembali ke
menu utama.
3. Memulai Input dokumen Kesiapan Konstruksi
c. Buka aplikasi pengarsipan

Dalam jendela menu terdapat empat pilihan, pilih ikon Arsipkan Paket
Pekerjaan, maka formulir pengisisan dokumen pekerjaan akan terbuka.
 d. Masukkan informasi pada setiap kolom data, setelah selesai pilih tombol simpan

Klik tombol Tambah untuk menambahkan data lainnya, dan keluar kembali ke menu utama.

4. Membuat Rekap data

Buka aplikasi pengarsipan
Dalam jendela menu terdapat empat pilihan, pilih ikon Rekap Arsip Surat untuk
melihat rekap surat dan Rekap Paket Pekerjaan untuk membuat rekap arsip paket
pekerjaan.
 PANDUAN
MENYIMPAN DOKUMEN KE DALAM GOOGLE DRIVE

1. Penjelasan Umum Google Drive

Google drive adalah salah satu layanan yang ditawarkan oleh Google dan merupakan layanan
untuk menyimpan dokumen atau file secara gratis maupun berbayar tergantung pada jumlah
kapasitas memori penyimpanan itu sendiri.
2. Google Drive pada perangkat PC
a. Untuk dapat menggunakan Google Drive, harus memiliki akun email Google terlebih
dahulu.

Email : bimtekditsupan@gmail.com
Password : bimteksupan2019
b. Setelah berhasil masuk ke halaman utama, selanjutnya untuk mengunggah dokumen
dengan cara pilih menu New

c. Pada Google Drive terdapat 2 (dua) opsi cara untuk mengunggah dokumen, yaitu dengan
memilih menu Folder untuk mengunggah dokumen berupa folder atau dengan memilih
menu Upload File jika ingin mengunggah dokumen satu persatu. Penulis akan
menunjukkan bagaimana caranya jika ingin mengunggah dokumen satu persatu, yaitu
memilih menu Upload File kemudian akan muncul kotak dialog untuk memilih dokumen
mana yang ingin anda unggah ke dalam Google Drive.
d. Selanjutnya menunggu hingga proses upload file selesai dan dokumen yang anda unggah
akan muncul.
e. Jika dokumen telah selesai diunggah, selanjutnya memasukkan nama dokumen ke dalam
Spreadsheet Excel yang berisi daftar dokumen yang telah diunggah ke dalam Google
Drive yaitu
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1b99cErDa2USvAQN91ffOSvCsB6OlxajnggS1
IoEBc7c/edit?usp=sharing

f. Selanjutnya memasukkan link penyimpanan Google Drive ke dalam spreadsheet excel

tersebut dengan melakukan klik kanan dokumen yang sudah disimpan kemudian pilih
menu ‘Dapatkan link yang bisa dibagikan’ setelah itu akan muncul link dari dokumen
tersebut.
 DIGITALISASI KRONOLOGIS
DOKUMEN DETAIL DESAIN
KONSTRUKSI SUNGAI DAN
PANTAI PAKET PEKERJAAN
TAHUN 2019 PADA SUB-
DIREKTORAT BIMBINGAN
TEKNIK DIREKTORAT SUNGAI
DAN PANTAI

oleh :

DEDE HANDOKO ST.

19931025 201903 1 008

Mentor: Ir. Indira Aisyah Wetenripada, M.T.

Couch: Ir. Setia Budi, S.T, M.Si

Latar Belakang Matriks Aktualisasi Kesimpulan dan Saran

Gagasan Pemecah
Jadwal Kegiatan Penutup
Isu

2
 DIREKTORAT SUNGAI DAN Sub-direktorat Bentuk Pelaksanaan
PANTAI Bimbingan Teknik Fungsi
• Direktorat pada lingkup Ditjen SDA di Tugas Pelaksanaan kesiapan konstruksi sungai
Kementerian PUPR dan pantai serta pengelolaan drainase
• Pemberian bimbingan dan bantuan
Tugas teknik pengelolaan, penilaian utama perkotaan

• Penyusunan dan pembinaan kesiapan konstruksi, pengelolaan

pelaksanaan NSPK, perencanaan,
pelaksanaan O&P sungai dan pantai
serta pengelolaan drainase utama
perkotaan
drainase utama perkotaan, pembinaan
penyusunan rencana operasi dan
pemeliharaan sarana dan prasarana,
pembinaan penyelenggaraan audit
teknik dan penyusunan dokumen
detail desain konstruksi pada sungai
dan pantai.

3
 4

Pembuatan Konsep Digitalisasi Digitalisasi dan pengarsipan

dan Aplikasi Pengarsipan dokumen
Berdasarkan Kronologis Data

Sosialisasi penggunaan aplikasi

pengarsipan dan database

Identifikasi Sistem Pembuatan aplikasi pengarsipan

Pengarsipan dan database digital
Dokumen
4
5
6
7
 JADWAL RENCANA PELAKSANAAN AKTUALISASI

Juli 2019 Agustus 2019 Sep-19

No. Kegiatan
28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4
1 Identifikasi dan telaah sistem pengarsipan dokumen
Pembuatan konsep digitalisasi dan aplikasi
2 pengarsipan dokumen berdasarkan kronologis data
Pembuatan aplikasi pengarsipan dan database
3 digital.
4 Digitalisasi dan pengarsipan dokumen
Sosialisasi penggunaan aplikasi pengarsipan dan
5
database

8
 1 2 3

1. Mempelajari sistem pengarsipan Analisa terhadap sistem pengarsipan yang 1. Akuntabilitas

dokumen yang telah diterapkan di telah diterapkan.
2. Komitmen Mutu
Subdirektorat Bimbingan Teknik.
2. Melakukan kajian terhadap tingkat
efektifitas sistem pengarsipan yang
telah dilaksanakan.

9
ANALISA TERHADAP SISTEM PENGARSIPAN YANG ADA

10
 1. Mendiskusikan dengan atasan mengenai
penanggungjawab pengarsipan;
2. Mendiskusikan dengan mentor mengenai
penyusunan konsep pengarsipan.
3. Pengumpulan data yang dibutuhkan

1. Akuntabilitas
2. Nasionalisme 1. Notulen hasil koordinasi;
3. Etika Publik 2. Adanya penanggungjawab;
4. Komitmen Mutu 3. Tabel Konsep pengarsipan;
5. WOG 4. List data yang dibutuhkan

11
DISKUSI DENGAN MENTOR MENGENAI KONSEP DAN PENANGGUNG JAWAB
PENGARSIPAN

KONSTRUKSI

DOKUMEN
KESIAPAN SUPERVISI BALAI
KONSTRUKSI

DESAIN

KONSEP PENGELOMPOKAN DOKUMEN KESIAPAN KONSTRUKSI

TABEL LIST DATA YANG DIBUTUHKAN

12
 1. Pembuatan aplikasi pengarsipan berbasis
database Microsoft Access.
2. Pembuatan database penyimpanan
dokumen secara digital.

1. Akuntabilitas
2. Nasionalisme 1. Aplikasi pengarsipan berbasis
database Microsoft Access.
3. Etika Publik
2. Database penyimpanan dokumen
4. Komitmen Mutu
digital
5. WOG

13
TAMPILAN APLIKASI PENGARSIPAN TAMPILAN DATABASE DIGITAL

14
4.

1. Berkoordinasi dengan atasan. 1. Notulen hasil koordinasi; 1. Akuntabilitas

2. Pengumpulan dokumen Surat dan 2. Data yang telah terdigitalisasi dan 2. Nasionalisme
dokumen kesiapan konstruksi. terarsip dengan manajemen yang 3. Etika Publik
baik. 4. Komitmen Mutu
3. Pengelompokan dokumen.
3. Hasil rekap data 5. WOG
4. Penyusunan dokumen berdasarkan
kronologis data.
5. Scan data hardcopy.
6. Upload data ke database.
7. Input data ke Microsoft Access.
8. Pembuatan Akses Hyperlink.
9. Evaluasi dan pengecekan ulang.
10. Membuat rekap
15
PROSES INPUT DATA YANG TERDIGITALISASI REKAP DATA

16
5.

1. Pembuatan panduan penggunaan 1. Buku Panduan penggunaan aplikasi 1. Akuntabilitas

aplikasi pengarsipan dan database. dan database 2. Nasionalisme
2. Menjelaskan tata cara penyimpanan 2. Dokumentasi foto; 3. Etika Publik
dokumen secara digital. 4. Komitmen Mutu
3. Tanda terima berkas pengarsipan
3. Melakukan demonstrasi dan akses database penyimpanan 5. WOG
penyimpanan dokumen. data digital.
4. Penyerahan aplikasi pengarsipan
dan database penyimpanan data
digital kepada penanggungjawab

17
 DOKUMENTASI KEGIATAN SOSIALISASI

TAMPILAN BUKU PANDUAN

18
 KESIMPULAN
1. Kegiatan utama yang dilaksanakan pada Subdirektorat Bimbingan
Teknik Direktorat Sungai dan Pantai mulai tanggal 29 Juli – 4
September 2019 adalah pembuatan aplikasi pengarsipan berbasis
Microsoft Access dan database penyimpanan dokumen secara
digital menggunakan Google Drive, proses digitalisasi dan
pengarsipan dokumen, pembuatan buku panduan tata cara
penggunaan aplikasi dan database serta sosialisasi mengenai
penyimpanan dokumen tersebut.
2. Pembuatan aplikasi dan database digital terbukti mampu
menyelesaikan permasalahan pengarsipan pada Sub-direktorat
Bimbingan Teknik.
3. Terinternalisasinya nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA menjadikan
pekerjaan lebih efisien, menghasilkan output yang lebih
berkualitas dan akan terbangunnya hubungan yang lebih baik
dengan pimpinan serta rekan kerja.
SARAN
1. Untuk pengembangan penyimpanan dokumen secara digital
menggunakan Google Drive dikarenakan terbatasnya kapasitas
penyimpanan jika tidak menggunakan akun premium, maka
perlu adanya berlangganan akun premium.
2. Penyimpanan dokumen secara digital menggunakan Google
Drive belum terlalu aman, maka perlu adanya usulan untuk
pengembangan aplikasi penyimpanan dokumen secara digital
dengan menggunakan server PUPR.
3. Kegiatan aktualisasi ini sangat penting guna pembentukan
karakter ASN yang terwujud dalam sikap sehari-hari sesuai
dengan nilai ANEKA. Serta akan lebih baik apabila sosialisasi
dan implementasi nilai ANEKA di semua ASN tidak hanya bagi
CPNS.
19
 Diharapkan pelaksanaan aktualisasi ini dapat menjadi salah satu alternatif untuk
menyelesaikan permasalahan digitalisasi dan pengarsipan dokumen kronologis paket
pekerjaan di Sub-Direktorat Bimbingan Teknis, Direktorat Sungai dan Pantai

20