ANANDA FEBRIAN P S

041911333118

Planning Internal Audit

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK mendefinisikan manajemen proyek sebagai satu set dari lima kelompok proses dasar
dan sembilan bidang pengetahuan yang merupakan elemen dari hampir semua proyek. Konsep
yang berlaku untuk proyek, program, portofolio, dan operasi, mereka telah menjadi kerangka
kerja bagi secara efektif meluncurkan dan melaksanakan proyek. Ini adalah lima manajemen
proyek dasar kelompok proses adalah:
1. Initiating (Memulai). Harus ada proses formal di tempat untuk meluncurkan upaya
proyek apa pun, termasuk deskripsi tujuan proyek, perkiraan anggaran, dan persetujuan yang
sesuai.
2. Planning (Perencanaan). Setiap proyek membutuhkan perencanaan dalam hal waktu dan
sumber dayanya perkiraan serta keterkaitan antara komponen dan proyek lainnya yang
membutuhkan koordinasi.
3. Executing (Eksekusi). Ini adalah kegiatan proyek yang sebenarnya — apa yang perlu
dilakukan mencapai tujuan proyek. Dari perspektif audit internal, kegiatan ini mungkin mulai
dari tinjauan individu hingga pelaksanaan program audit internal yang sedang berlangsung
kegiatan.
4. Controlling (Mengontrol). Seperangkat proses yang sedang berlangsung harus ada untuk
memantau penyelesaian yang tepat dari elemen-elemen proyek, menentukan bahwa anggaran dan
tujuan dipenuhi. Ini merupakan komponen penting dalam audit internal secara keseluruhan
pengelolaan.
5. Closing (Penutupan). Proses terakhir membutuhkan pembungkus upaya proyek dan
keduanya memberikan komponen proyek serta merangkum dan melaporkan proyek hasil.
Merencanakan Audit

Pedoman PMBOK secara keseluruhan penting untuk auditor internal dalam memahami dan
penggunaan praktik manajemen proyek yang baik. Konsepnya sangat berguna saat audit internal
sedang meninjau hampir semua kegiatan yang berkaitan dengan proyek perusahaan, apakah itu
menjadi upaya pengembangan sistem TI, pindah ke kompleks kantor baru, pendahuluan dari
penawaran produk baru, atau banyak lainnya. Auditor internal terlibat dalam peninjauan area
seperti itu harus bertanya apakah proyek mengikuti standar PMBOK dan harus bertanya untuk
melihat bukti kepatuhan proyek terhadap PMBOK, rencana proyek yang efektif, dan waktu dan
catatan pengeluaran. Jika catatan kepatuhan tersebut tidak ada, mungkin ada yang solid
menemukan internal di sini. Semua auditor internal harus memiliki pemahaman CBOK yang kuat
jika tidak memiliki pengalaman langsung dalam proses perencanaan dan pelaksanaan audit
internal individual ini
Memahami Lingkungan: Perencanaan dan Meluncurkan Audit Internal

Langkah pertama yang penting dalam audit internal adalah melihat audit internal lainnya baik
dalam proses atau rencana jangka pendek, untuk mempertimbangkan ketersediaan sumber daya
audit internal, dan kemudian menyiapkan rencana audit internal awal. Setelah mengembangkan
rencana awal untuk audit ini, langkah selanjutnya adalah memberi tahu manajemen yang
bertanggung jawab di fasilitas itu melalui surat perikatan audit internal. Biasanya diluncurkan
bersama dengan beberapa diskusi awal tingkat tinggi, surat perikatan mengumumkan audit yang
direncanakan bersama dengan tujuannya, perkiraan tanggal, dan auditor internal yang ditugaskan.
Sementara manajemen lokal akan sering mengklaim bahwa waktu audit buruk atau ada masalah
lain, rencana audit akhir mungkin harus disesuaikan, tetapi kemudian audit dapat dimulai.

Perencanaan Audit: Dokumen dan Memahami Lingkungan Pengendalian Internal

Audit internal yang efektif umumnya tidak dapat dilakukan oleh audit internal hanya di kantor
perusahaan dan mengumpulkan bukti audit melalui pesan email dan permintaan file. Dalam hampir
semua kasus, auditor internal harus memiliki posisi yang kuat dan meluangkan waktu mengunjungi
situs auditee dan mengamati operasi. Walaupun itu kadang-kadang hanya hasil dari kesan umum,
auditor internal biasanya dapat belajar banyak dengan menghabiskan waktu di situs auditee. Entah
itu memperhatikan siapa manajer selalu datang sangat terlambat, seorang analis yang tampaknya
tidak mengikuti IT yang baik prosedur keamanan, atau salah satu dari banyak pengamatan auditor
internal lainnya, di tempat auditor internal harus memperhatikan kegiatan dan tindakan ini saat
melakukan audit pekerjaan lapangan. Banyak dari pengamatan ini mungkin tidak menghasilkan
rekomendasi audit internal formal, tetapi mereka akan membantu auditor internal untuk
mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang unit tersebut diaudit. Beberapa dari masalah ini
dapat didokumentasikan secara formal dalam audit internal kertas kerja, sementara
yang lain hanya tayangan yang dapat digunakan oleh auditor internal mendukung kesimpulan
audit secara keseluruhan.

Melakukan Prosedur Audit Internal yang Tepat

Setelah tim audit internal di lokasi menyelesaikan tes auditnya dan melakukan prosedur audit
internal lainnya, ada kebutuhan untuk menyelesaikan pekerjaan lapangan audit sebelum berangkat
dari lokasi audit. Meskipun laporan audit akhir dan bahkan draf laporan akhir mungkin tidak
lengkap sebelum audit internal menyelesaikan pekerjaan lapangan mereka, hampir penting bahwa
auditor internal di lokasi menyediakan setidaknya satu ringkasan pengamatan audit dan temuan
potensial mereka kepada manajemen lokal. dan rekomendasi
DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS MODELING AND WORKPAPERS

Internal Audit Documents Requirement

Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit diterbitkan, rencana kegiatan, dan
bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit, key meeting minute, alat audit dengan
bantuan komputer dan teknik (CAATTs) bahan, dan data lain serta informasi untuk mendukung
internal audit.

SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah auditor
menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal audit, periode retensi
catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan audit dikeluarkan. Sebuah fungsi
internal audit harus mengatur untuk mempertahankan semua catatan penting dari internal audit
untuk periode retensi tujuh tahun. Berikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal audit.

● Proses pemodelan
● Lembar kerja audit
● Dokumen manajemen

Proses pemodelan

Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi melalui kegiatan :

● Dimana kita berada sekarang

● Kemana kita harus pergi

● Kita berasal darimana
● Cara untuk ke tempat tujuan

Lembar kerja

Lembar kerja adalah dokumen-dokumen yang menggambarkan kerja internal auditor dan
menyediakan dasar dan pemahaman untuk internal audit. Lembar kerja internal audit adalah
catatan pokok pekerjaan tampilan audit dan pada suatu saat mereka dapat memberikan bukti
tentang apa yang terjadi atau tidak terjadi saat pengadutian berlangsung.
Fungsi utama dari lembar kerja auditor meliputi:

● Dasar perencanaan audit. Lembar kerja audit sebelumnya dari auditor dengan informasi
latar belakang untuk melakukan review saat ini di daerah secara keseluruhan yang sama.
● Rekaman audit yang dilakukan. Lembar kerja menjelaskan tampilan audit saat ini dan juga
memberikan referensi ke sebuah program audit yang dibentuk.
● Penggunaan audit
● Deskripsi situasi minat khusus. Seperti kebijakan dan prosedur, akurasi, efisiensi, kinerja
personil, atau potensi penghematan biaya.

# Lembar kerja standar

Lembar kerja dirancang terutama untuk mendukung internal audit individu dan dapat digunakan
oleh anggota lain dari fungsi internal audit, termasuk pengelolaan dan jaminan kualitas.

# Lembar kerja dokumen organisasi

Seperti halnya dalam sistem pengarsipan manual, bahan lembar kerja diklasifikasikan menurut
jenis dasar mereka dan dikelompokkan bersama dalam sebuah file. Lembar kerja dapat dipisahkan
ke dalam bidang audit yang luas:

● File permanent
● File administrasi

● File prosedur audit

# Lembar kerja teknik persiapan

Bagian yang penting adalah untuk memastikan bahwa semua anggota staf audit internal memahami
tujuan dan lembar kerja audit mereka.

# Lembar kerja tinjauan proses

Terdapat adanya peninjauan terhadap inisial reviewer dan tanggal pada setiap lembar
lembar kerja. Beberapa fungsi internal audit menyiapkan memorandum atau checklist evaluasi
lembar kerja untuk sifat dokumen dan tingkat tinjauan mereka. 3. Catatan Dokumen Manajemen
 Catatan dokumen manajemen merupakan cara untuk mempertahankan catatan organisasi
dari waktu ke waktu. Hal ini dapat meliputi klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, dan
kehancuran (atau dalam beberapa kasus, pelestarian arsip) catatan.

Process Modeling for Internal Auditors

Model proses adalah suatu bentuk peta/bagan yang dapat membantu auditor internal untuk
mengendalikan proses melalui serangkaian akivitas pengamatan. Dengan ini maka internal auditor
bias mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. Berikut adalah
langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor internal :

Understanding the Process Modeling Hierarchy

Beberapa proses kunci yang membantu internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada
lainnya,yaitu: sistem, proses, aktivitas, pelanggan eksternal, pelanggan internal.

Describing and Documenting Key Process

Deskripsi proses disiapkan oleh auditor internal,dimana harus menjadi bagian dari kertas
kerja audit untuk ditinjau sebagai penjelasan dalam bagian selanjutnya. Tujuan mereka adalah
untuk menggambarkan aliran input dan output antara kegiatan proses.
Process Modeling and the Internal Audit

Model proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang digunakan baik untuk
mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk menyarankan bagian mana yang
membutuhkan perbaikan.

Internal Audit Workpapers

Workpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari internal audit. Bukti
audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor, seharusnya cukup untuk mendukung asersi
audit dan kesimpulannya. fungsi utama dari kertas kerja auditor mencakup :

1. Dasar untuk merencanakan audit

2. Pencatatan dari kinerja audit

3. Penggunaan selama audit

4. Deskripsi situasi yang diperhatikan

a. Workpaper standard

Internal auditor harus mencatat informasi relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil
perikatan.

b. Workpapers formats

Exhibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara manual dari audit
operasional atas observasi persediaan fisik.

c. Workpaper document organization

Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam beberapa area
audit:

1. File permanen
2. File administrative
3. File prosedur audit

d. Workpaper preparation techniques

Dalam mempersiapkan workpapers, melibatkan drafting audit comment dan

membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan mendukung kesimpulannya. Aspek
penting adalah meyakinkan atau memastikan bahwa semua member dari staff internal audit
memahami tujuan dan kritikal dari audit workpapers.

Internal Audit Records Management

Kebutuhan yang penting untuk praktik manajemen dokumen untuk internal audit
function dalam lingkungan hari ini dalam auditor laptops dan wireless network :