RESUME

AUDIT OF THE PAYROLL AND PERSONNEL CYCLE

Ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Auditing II yang diampu oleh:

R. Wedi Rusmawan K, Dr., S.E., MSi., Ak., C.A

Disusun oleh:

Nisa Aromantika Hidayah Hisbi 0117101197

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI S1

UNIVERSITAS WIDYAMA

BANDUNG

2020
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan kontruksi, dan industri lainnya.

Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan serta akkuisisi dan pembayaran, audit atau
siklus penggajian dan personalia juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal,
penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi,
prosedur analitis, serta pengujian atas rincian salo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama
antara siklus penggajian dan personalia serta silus lainnya meliputi:

 Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.

 Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait.
 Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan, bahkan perusahaan yang kecil sekalipun.

Accounts and Transaction in the Payroll and Personel Cycle

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi
apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai
dengan standar akuntansi yang berlaku.

Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir

melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar sistem,
akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode
berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika
biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian
pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
Business Functions in the Cycle and Related Documents and Records

Kelas transaksi akun, fungsi bisnis, dan dokumen serta catatan trkait untuk siklus
penggajian dan personalia

Kelas Akun Fungsi bisnis Dokumen dan catatan

transaksi
Penggajian Kas penggajian Personalia dan Catatan sumber daya manusia
Semua akun beban gaji kesempatan kerja Formulir otorisasi pengurangan
Semua akun Formulir otorisasi tingkat
pemotongan pajak gaji pembayaran
Semua akun gaji akrual

Pencatatan waktu dan Kartu waktu

persiapan penggajian Tiket, waktu kerja
File transaksi penggajian
Jurnal atau daftar penggajian
File induk penggajian
Pembayaran gaji Cek gaji
Rekonsiliasi akun bank penggajian
Penyusunan SPT pajak Formlir W-2
gaji dan pembayaran SPT pajak gaji
pajak
Sumber Daya Manusia

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk

mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga
merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah,
termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan.

a. Catatan Sumber Daya Manusia, meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi
personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal
berhenti bekerja.
b. Formulir Otorisasi Pengurangan, formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan
401(K) dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S, serta iuran serikat
pekerja.
c. Formulir Otorisasi Tingkat Pembayaran, formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting dalam
audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode.
Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang memadai:

 Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

 Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran
bersih
 Pembayaran gaji
 Penyiapan catatan gaji
a. Kartu Waktu (time card) adalah dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan
mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu
atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
b. Tiket Waktu Pekerjaan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan
karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang
karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda. Tiket
waktu pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan system pelaporan waktu dan
beban.
c. File Transaksi Penggajian File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi
penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu
minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkan
kedalam sistem dan informasi tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer
identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak dan
klasifikasi akun atau klasifikasi. Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai
penggajian digunakan untuk berbagai catatan, daftar dan laporan, seperti jurnal penggajian
file induk penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.
d. Jurnal atau Daftar Penggajian Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya
mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan,
serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan kedalam
jurnal atau daftar juga diposting secara simultan ke buku besar umum dan ke file besar induk
penggajian.
e. File Induk Penggajian (payroll master file) adalah adalah file komputer yang digunakan
untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah
karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatan setiap
karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian.
f. Pembayaran Gaji. Pembayaran diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa
yang dilaksanakannya. Pembayaran dapat dilakukan dengan cek, tetapi biasanya disetorkan
secara langsung ke rekening bank setiap karyawan. Jumlah yang dibayar merupakan
pembayaran kotor dikurangi pajak dan pengurangan lainnya.
g. Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang
penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Akun penggajian imprest (imprest payroll account) adalah akun penggajian
terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer
 berdasarkan cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun imprest segera
sebelum distribusi penggajian.

Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak

UU penggajian pemerintah federal dan Negara bagian mengharuskan pentiapan serta peyerahan
SPT pajak penggajian secara tepat waktu. Sebagian besar system penggjian yang
terkomputerisasi menyiapka SPT pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang
transkasi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta
penalty yag potensial, individu yang kompeten harus memferivikasi output secara independen.

a) Formulir W-2 adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan
setiap menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan
potongan FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal
revenue service dan komisi pajak Negara bagian serta lokal jika dapat diberlakukan.
Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh komputer.

b) SPT pajak penghasilan, adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal,
Negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan
pajak perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung
pada jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada induk file
penggajian dan biasanya dibuat oleh komputer.pembayaran pemotongan pajak federal
dan jaminan sosial akan jatuh tempo secara setengah mingguan atau bulanan, tergantung
pada jumlah pemotongan pajaknya.sebagian besar pajak pengangguran negaaa bagian
jatuh tempo secara kuartalan.

Methodology for Designing Tests of Controls and Substantive Tests of

Transactions

Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangan tersruktur dan terkendali dengan baik
untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan,
serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait serta catatan
penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif umum dari
perusahaan keperusahaan,maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas tinggi.

Karena pemrosesan penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak,umumnyaperusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk pemproses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa.

Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,

pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi diikhtisarkan.

 Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material
untuk setiap organisasi.
 Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi peniaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pngendalian.
 Jika klien merupakan sebuah perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan
luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang
keefektifan pengendalian internal terhadap laporan keuangan.
 Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang
dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh pengendalian terhadap
persediaan.
 Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan
program audit format kinerja.

Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian.

1. Pemisahan Tugas yang Memadai

2. Otorisasi yang Tepat
3. Dokumen dan Catatan yang Memadai
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aset dan Catatan
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian

1. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian. Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian
internal, auditor haru mereview penghasilan dari setidaknya salah saji satu jenis formulir
pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak
yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir
pajak secara benar. Formulir pajak penggajian adalah untuk pajak seperti pajak
penghasilan pemerintah federal dan pemotongan pajak FICA, pemotongan pajak
pemerintah bagian dan kota, serta pajak pengangguran pemerintah federal dan Negara
bagian.
2. Pembayaran Potongan Pajak Penggajian dan Pemotongan Lainnya secara Tepat Waktu.
Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukumnya untuk
menyerahkan pembayaran semua pemotongan pajak penggajian sebagai bagian dari
pengujian penggajian walaupun pembayaran biasanya dilakukan dari pengeluaran kas
umum.

Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

1. Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan. Jika penggajian merupakan

bagian yang signifikan dari persediaan, yang merupakan hal yang umum bagi perusahaan
manufaktur dan konstruksi, klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat
mempengaruhi penilaian aktiva material untuk akun akun seperti barang dalam proses,
barang jadi, atau konstruksi dalam proses.
2. Pengujian atas Karawan yang Tidak Ada. Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang
tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada ) seringkali diakibatkan
oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Biasanya orang
yang melakukan jenis penggelapan ini adalah klerk penggajian, mandor, rekan karyawan,
atau mungkin mantan karyawan itu sendiri. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat
membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya
ntuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan endorsement. Memeriksa
 cek yang telah dicatat sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk memastikan
bahwa cek tersebut tidak disalahgunakan.
3. Pengujian atas Kecurangan Waktu. Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan
melaporkan waktu lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya
bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu.
Salah satu prosedurnya adalah merekonsilisasi total jam yang dibayar menurut catatan
penggajian dengan catatanj am kerja yang indepeden, seperti yang seringkali
diselenggarakan oleh pengendalian produksi.
4. Laporan Beban yang Curang. Pengantian atas beban perjaanan dan hiburan adaah bagian
dari siklus akuisisi dan pembayaran; namun, auditor sering kali melakukan prosedur
tambahan sebagai bagian dari pengujian penggajian dan personalia.

Methodology for Designing Tests of Details of Balances

Selama kedua tahap audit yang pertama, auditor menilai risiko pengendalian dan melaksanakan
pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi. Setelah menyelesaikan
pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus
penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas
rincian saldo.

Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga rendah bagi semua tujuan audit
yang berkaitan dengan saldo.jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren
berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor seringkali mempertimbangkan pentingnya
tujuan audit yang berkaitan dengan tranaksi keterjadian.

Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang seringkali disebut
dengan beban penggjian akrual (accured payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika
pengendalian internal telah beroperasi secara efektif. Jika auditor merasa puas bahwa transaksi
penggajian telah dicatat dengan benar dalam jurnal penggajian dan formulir pajak penggajian
terkait telah dipersiapkan secara akurat serta pajak dibayar tepat waktu, pengujian atas rincian
saldo tidak akan menghabiskan banyak waktu.

Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat dengan benar (pisah batas)

Akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia.

Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan. Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar
kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jumlah penggajian,
formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode
selanjutnya.pos pos yang dipotong lainnya seperti tabunganpensiun, iuran serikat pekerja,
obligasi tabungan dan asuransi dapat diverifikasi dengan cara yang sama. Jika pengendalian
internalsudah beroperasi secara efektif, pisah batas dengan keakuratan dapat dengan mudah diuji
pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.

Gaji dan Upah Akrual. Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah
yang menjadi haknya selama beberapa hari atau jam kerja terakhir hingga periode selanjutnya.
Biasanya gaji personil akan diberian semuanya kecuali lembur pada hari terakhir bulan tersebut,
sementara upah karyawan per jam selama beberapa hari sering kali belum akan dibayarkan pada
akhir tahun.

Komisi Akrual. Konsep yang sama yang diterapkan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual
juga dapat diterapkan dalam komisi akrual, meskipun akrual ini pada umumnya lebih sulit
diverifikasi karena perusahaan sering kali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda
dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya.

Bonus Akrual. Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang dibayar kepada para pejabat
dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan
menimbulkan salah saji yang material. Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai
dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya. Akrual dari
kewajiban kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan
pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya. Kebijakan
perusahaan untuk mencatat kewajibannya harus ditentukan pertama kali, baru kemudian harus
dicatat harus dihitung ulang.

Pajak Penggajian Akrual. Pajak penggajian seperti FICA dan pajak pengangguran Negara
bagian federal, dapat diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan pada periode
selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal
neraca.

Penggajian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban.Beberapa akun pada laporan laba rugi
dipengaruhi oleh transaksi penggajian. Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus
pejabat, gaji kotor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung. Sering
kali biaya dapat dipecah lebih lanjut menurut devisi, produk, atau cabang.

Kompensasi Pejabat. Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan
jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam
laporan K-10 SEC, dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pajak juga dijamin
karena beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri dngan jumlah yang
lebih besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh
gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya
dengan catatan pendapatan yang terhubung.

Komisi. Auditor dapat memverifikasi beban komisi dengan relatif mudah jika tingkat komisi
sama untuk setiap jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam
catatan akuntansi.beban koisi total dapat diverifikasi dengan mengendalikan tingkat komisi
untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi
yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau
bulanan untuk tenaga penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.

Beban Pajak Penggajian. Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan
merekonsiliasi total penggajian disetiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian dngan
seluruh tahun. Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat
yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak. Perhitungan tersebut seringkali
menghaiskan waktu karena pajak biasanya hanya diterapkan pada suatu bagian dari penggaian
dan tingkat tersebut mungkin berubah ditengah tengah tahun jika laporan keuangan tidak
mengikuti dasar tahun kalender.

Total Penggajian. Penggajian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah
rekonsilisasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan
formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi
penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal
penggajian.

Tenaga Kerja Kontrak. Untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan kontrak dengan
organisasi luar untuk menyediakan staf. Individu yang menyediakan jasa dipekerjakan oleh
organisasi luar. Perusahaan seringkali melakukan kontrak dengan perusahaan jasa teknologi
informasi untuk menangani manajemen teknologi informasi perusahaan dan fungsi staf. Biaya
yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlah dengan kesepakatan
kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.

Tujuan Penyajian dan Pengungkapan. Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus
penggajian dan personalia tidaklah dalam. Akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleks,
seperti opsi saham dan rencana konpensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan
pengungkapan catatan kaki.
 DAFTAR PUSTAKA

Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2014). Auditing & Jasab Assurance.