PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA No. Dok SOP-GDG-05.

01
PROSEDUR
Revisi 0
PENANGANAN PRODUK Tgl Efektif 01 Februari 2021
KEMBALIAN CUSTOMER Jlh. Halaman 6

1. TUJUAN
Memastikan proses penanganan produk kembalian yang diterima kembali secara baik dan benar.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi semua produk kembalian yang dikembalikan dari customer karena:
- Salah kirim
- Salah administrasi
- Kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa
- Penarikan kembali dari customer
- Sebab lainnya, antara lain tidak sampai ke customer karena gangguan perjalanan.

3. TANGGUNG JAWAB

- Kepala Cabang bertanggung jawab terhadap produk kembalian.

- Divisi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan dan memastikan penanganan produk kembalian
sesuai dengan protap.
- Divisi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap produk kembalian yang
berkaitan dengan kualitas produk untuk menentukan tindak lanjut yang tepat.
- Admin cabang menyiapkan dokumen untuk produk kembalian dari customer
- Divisi Gudang bertanggung jawab menjalankan protap ini dengan benar.

4. PROSEDUR
Proses penanganan produk kembalian
A. Produk Kembalian Karena Salah Kirim dan Salah Administrasi

No. Diagram Kerja Uraian Kegiatan Catatan

1 Menerima produk kembalian,
Menerima Produk
kemudian dimasukkan kedalam
kembalian
gudang retur

2 Memeriksa dokumen terkait Surat

Memeriksa dokumen kesesuaian antara nama produk, pengantar
terkait
nomor bets, dan jumlah yang telah barang
ketidaksesuaian
diterima dengan surat pengantar
barang.
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977
PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA No. Dok SOP-GDG-05.01
PROSEDUR
Revisi 0
PENANGANAN PRODUK Tgl Efektif 01 Februari 2021
KEMBALIAN CUSTOMER Jlh. Halaman 6

3 Memberi penandaan label Label

Memberi label
karantina KARANTINA oleh bagian gudang Karantina
dan ditempatkan di gudang retur
4 Melakukan pengecekan ulang
Melakukan dokumen terkait kesesuaian, bentuk
pengecekan ulang
dan penilaian awal fisik dan jumlah yang diterima
dengan surat pengantar barang dan
penialain awal
5 Dari hasil pemeriksaan, bagian Laporan
Memberikan status produk memberikan status terhadap Pemeriksaan
produk kembalian
produk kembalian:
- Dapat digunakan kembali
- dimusnahkan

6 Bagian gudang melakukan salah satu Laporan

dari hal berikut: penanganan
Melakukan - Memasukkan sebagai stok produk
pengecekan ulang gudang kembalian
dan penilaian awal
- Memindahkan produk ke
gudang retur di area
"DITOLAK"
- Melakukan pemusnahan

B. Produk kembalian karena kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977
PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA No. Dok SOP-GDG-05.01
PROSEDUR
Revisi 0
PENANGANAN PRODUK Tgl Efektif 01 Februari 2021
KEMBALIAN CUSTOMER Jlh. Halaman 6

No. Diagram Kerja Uraian Kegiatan Catatan

1 Menerima produk kembalian,
Menerima Produk
kemudian dimasukkan kedalam
kembalian
gudang retur.

2 Memeriksa dokumen terkait Surat pengantar

Memeriksa dokumen kesesuaian antara nama produk, barang
terkait ketidaksesuaian
nomor bets, dan jumlah yang telah
dan melakukan penilaian
awal diterima dengan surat pengantar
barang dan melakukan penilaian
awal terhadap kualitas produk
kembalian tersebut.
3 Memberi penandaan label Label Ditolak

Memberi label DITOLAK oleh bagian gudang dan

DITOLAK ditempatkan di gudang retur di area
“DITOLAK”.
4 Melakukan pemusnahan sesuai - Laporan
Melakukan dengan prosedur yang berlaku. penangan
pengecekan ulang
dan penilaian awal produk
kembalian
- Berita acara
pemusnahan

C. Produk kembalian karena penarikan kembali

No. Diagram Kerja Uraian Kegiatan Catatan

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977
PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA No. Dok SOP-GDG-05.01
PROSEDUR
Revisi 0
PENANGANAN PRODUK Tgl Efektif 01 Februari 2021
KEMBALIAN CUSTOMER Jlh. Halaman 6

1 Menerima produk kembalian,

Menerima Produk
kemudian dimasukkan kedalam
kembalian
gudang retur.

2 Memeriksa dokumen terkait Surat pengantar

Memeriksa dokumen kesesuaian antara nama produk, barang
terkait ketidaksesuaian
nomor bets, dan jumlah yang telah
dan melakukan penilaian
awal diterima dengan surat pengantar
barang dan melakukan penilaian
awal terhadap kualitas produk
kembalian tersebut.
3 Memberi penandaan label Label Ditolak

Member label DITOLAK oleh bagian gudang dan

DITOLAK ditempatkan di gudang retur di area
“DITOLAK”.

4 Bagian produk melakukan

Pencatatan dan
rekonsiliasi. pencatatan dan rekonsiliasi sesuai
prosedur.
5 Melakukan pemusnahan sesuai - Laporan

Pencatatan dan dengan prosedur yang berlaku penangan

rekonsiliasi produk
kembalian
- Berita acara
pemusnahan

D. Produk kembalian karena sebab lain

No. Diagram Kerja Uraian Kegiatan Catatan

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977
PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA No. Dok SOP-GDG-05.01
PROSEDUR
Revisi 0
PENANGANAN PRODUK Tgl Efektif 01 Februari 2021
KEMBALIAN CUSTOMER Jlh. Halaman 6

1 Menerima produk kembalian,

Menerima Produk
kemudian dimasukkan kedalam
kembalian
gudang retur.

2 Memeriksa dokumen terkait Surat

Memeriksa dokumen kesesuaian antara nama produk, pengantar
terkait
nomor bets, dan jumlah yang telah barang
ketidaksesuaian
diterima dengan surat pengantar
barang.
3 Memberi penandaan label Label
Member label
karantina KARANTINA oleh bagian gudnag Karantina
dan ditempatkan di gudang retur

Melakukan pengecekan ulang

4 Melakukan dokumen terkait kesesuaian, bentuk
pengecekan ulang
dan penilaian awal fisik dan jumlah yang diterima
dengan surat pengantar barang dan
penilaian awal.
5 Dari hasil pemeriksaan, bagian Laporan hasil
Memberikan status produk memberikan status terhadap Pemeriksaan
produk kembalian
produk kembalian:
- Dapat digunakan kembali
- dimusnahkan

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977
 Bagian gudang melakukan salah satu
Melakukan tindak
dari hal berikut:
lanjut
6 - Memasukkan sebagai stok Laporan
gudang penanganan
- Memindahkan produk ke produk
gudang retur di area kembalian
"DITOLAK"
- Melakukan pemusnahan

5. Lampiran
- Form Surat Pengantar Produk Kembalian
- Form Daftar Produk

6. Dokumen Rujukan
- CDAKB
- ISO 9001 : 2015
- Pedoman Mutu

7. Riwayat Perubahan

Versi No Tanggal Alasan

- - - -

8. Distribusi
Asli : Wakil Manajemen
Kopi : Kepala Divisi Gudang

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disahkan Oleh :

Sukhaeri Andika Yolanda Pratama Sherhan, SH.,MH

Kepala Divisi Gudang Wakil Manajemen Direktur

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa
diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen.

Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara,
Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977