No. Dok : SOP.CDI.PIUTANG.

01
Masa Berlaku : 26 Jan 2018 - 26 Jan 2022

Revisi : SOP.CDI.PIUTANG.01 REV 01-3.6

PT. Cobra Dental Indonesia
Tgl. Revisi : 8 Agustus 2019
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE RETUR
BARANG 1 dari 4 halaman
Halaman :

3.6. Prosedur pembuatan Nota Retur.

Barang yang telah diserah terimakan kepada Customer, kadangkala dilakukan penukaran atau
pengembalian, hal ini bisa saja terjadi karena barang tersebut tidak sesuai dengan pesanan, terjadi
kerusakan pada waktu pengecekan ulang di toko, atau sebab lainnya dan disetujui oleh penjual atau
pembeli atas pengembalian barang tersebut.

Kebijakan Pengembalian/ Penukaran Barang

1. Barang yang telah dibeli tidak dapat dikembalikan, namun dapat ditukarkan dengan barang
lain dengan catatan masih dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal pembelian
yang tertera pada nota.
2. Barang bisa ditukarkan dengan barang yang harganya lebih tinggi (lebih mahal) dengan
membayar selisih harga, atau dengan barang yang harganya lebih rendah (lebih murah)
dengan catatan selisih harga barang tidak mendapatkan penggantian uang tunai (masuk
dalam deposit customer).
3. Barang yang boleh ditukarkan harus memenuhi syarat dan ketentuan sebagai berikut:
a. Kondisi barang yang ditukarkan sesuai dengan jumlah barang yang ada di nota
penjualan (mis: nomer LOT, tanggal Expiry Date, dan keterangan identitas barang
lainnya)
b. Kualitas barang yang ditukarkan masih sangat baik, belum buka segel, dan masih
layak jual (kondisi barang masih sama seperti saat penjualan terjadi).
4. Pembelian barang promo adalah FINAL , barang promo tidak bisa ditukar ataupun
dikembalikan.
5. Jika terdapat kondisi barang rusak saat penerimaan barang oleh customer, barang dapat
dikembalikan dalam jangka waktu selama-lamanya 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal terbit
nota.

KETERANGAN NAMA JABATAN TERTANDA

SATUAN PENGAWAS
DIBUAT OLEH : RENDRA
INTERNAL

AREA MANAGER –
DIPERIKSA OLEH : LUTFI SATIA
MANAGEMENT
REPRESENTATIVES

DISETUJUI OLEH : ELLEN PRANATA CEO - DIREKSI

 No. Dok : SOP.CDI.PIUTANG.01
Masa Berlaku : 26 Jan 2018 - 26 Jan 2022

Revisi : SOP.CDI.PIUTANG.01 REV 01-3.6

PT. Cobra Dental Indonesia
Tgl. Revisi : 8 Agustus 2019
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE RETUR
BARANG 2 dari 4 halaman
Halaman :

Prosedur Retur Nota

Secara administratif maka agar pencatatan penjualan sesuai dengan barang yang diterima, maka
dibuatkan kredit nota (nota retur) atas retur penjualan tersebut dengan prosedur sebagai berikut :

1) Bagian admin menerima bukti-bukti pengembalian barang dilengkapi:

i. Barang sesuai dengan nota

*) Sesuai “Kebijakan Pengembalian/ Penukaran Barang”
ii. Surat tanda terima pengembalian barang (jika diperlukan)
iii. Surat pernyataan alasan pengembalian barang (jika diperlukan)

2) Bagian admin membuat nota retur dengan perincian :

i. Nota retur penjualan dengan nomor nota retur (sesuai POS)

ii. Berita Acara Retur Barang (wajib untuk transaksi yang jangka waktunya sudah lebih
dari 7 hari dari waktu retur)
iii. Retur Faktur pajak, untuk penyerahan kepada bendaharawan yang ditunjuk
iv. Nota penjualan yang dinota returkan (nota tunai ataupun kredit)
v. Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota sementara, nota pameran, nota
perhitungan dan lainnya)

3) Admin melakukan verifikasi nota penjualan yang akan diretur dan dibubuhi paraf sebagai
tanda telah diperiksa.
i. Jika sebelumnya sudah ada pembayaran (uang titipan), maka retur nota bukan
berarti ada pengembalian uang, pembayaran (uang titipan) dariCustomer wajib
diinput sebagai deposit, dan hanya dapat digunakan untuk pembelian barang.

KETERANGAN NAMA JABATAN TERTANDA

SATUAN PENGAWAS
DIBUAT OLEH : RENDRA
INTERNAL

AREA MANAGER –
DIPERIKSA OLEH : LUTFI SATIA
MANAGEMENT
REPRESENTATIVES

DISETUJUI OLEH : ELLEN PRANATA CEO - DIREKSI

 No. Dok : SOP.CDI.PIUTANG.01
Masa Berlaku : 26 Jan 2018 - 26 Jan 2022

Revisi : SOP.CDI.PIUTANG.01 REV 01-3.6

PT. Cobra Dental Indonesia
Tgl. Revisi : 8 Agustus 2019
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE RETUR
BARANG 3 dari 4 halaman
Halaman :

ii. Retur nota untuk revisi nota dapat dilakukan mengacu pada aturan SOP Pajak dan
tidak melewati satu tahun kalender sejak penerbitan nota.
4) Administrasi Kantor cabang meminta persetujuan oleh yang berhak otorisasi retur (Kepala
Toko/ Brand Manager/ SPI/ Direksi).

5) Untuk kategori nota kredit, Admin piutang memasukan catatan pada laporan piutang,
bahwa nota kredit tersebut sudah terlunaskan dikarenakan retur barang.

6) Admin menyampaikan Bukti Retur Nota kepada Divisi Pajak untuk dilakukan pembatalan/
revisi Faktur Pajak

7) Denda administratif dan Surat Peringatan akan dikenakan pada pihak/ cabang yang
melakukan pelanggaran terhadap kebijakan dan prosedur retur barang.

KETERANGAN NAMA JABATAN TERTANDA

SATUAN PENGAWAS
DIBUAT OLEH : RENDRA
INTERNAL

AREA MANAGER –
DIPERIKSA OLEH : LUTFI SATIA
MANAGEMENT
REPRESENTATIVES

DISETUJUI OLEH : ELLEN PRANATA CEO - DIREKSI

 No. Dok : SOP.CDI.PIUTANG.01
Masa Berlaku : 26 Jan 2018 - 26 Jan 2022

Revisi : SOP.CDI.PIUTANG.01 REV 01-3.6

PT. Cobra Dental Indonesia
Tgl. Revisi : 8 Agustus 2019
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE RETUR
BARANG 4 dari 4 halaman
Halaman :

3.6.A. Flowchart Prosedur

Penerimaan bukti pengembalian

barang (maksimal 30 hari)

Cek nota penjualan dan verifikasi

barang di nota yang di retur

Admin Umum/
Pembuatan Berita Acara Retur
Admin Piutang

Permintaan persetujuan retur nota

(diatas 7 hari)

Pencatatan tambahan pada

laporan penjualan maupun piutang

KETERANGAN NAMA JABATAN TERTANDA

SATUAN PENGAWAS
DIBUAT OLEH : RENDRA
INTERNAL

AREA MANAGER –
DIPERIKSA OLEH : LUTFI SATIA
MANAGEMENT
REPRESENTATIVES

DISETUJUI OLEH : ELLEN PRANATA CEO - DIREKSI