---------------------------------------------- F A Q ----------------------------------------------

A P L I K A S I P O R T I Z E N P E R F O R M A N C E V.2.0

Q : Bagaimana mengakses aplikasi Portizen Performance bila menemui kendala saat login atau tidak memiliki hak akses?
1 Jika tidak bisa login atau tidak memiliki hak akses aplikasi silahkan menghubungi Service Help Desk melalui No Tlp: 08001199999 (bebas pulsa) atau
A : melalui chat WhatsApp di No Tlp: 08113117698. Umumnya ini terjadi ketika salah memasukan password sebanyak 3x berturut-turut sehingga akunnya
terblokir dan/atau ketika User berpindah lokasi kerja dari anak/cucu/afiliasi perusahaan ke induk perusahaan.
Q : Apakah struktural bisa membuat Task?
2 Bisa. Struktural dapat membuat Task untuk staf atau timnya dengan mengaturnya sebagai Owner dan struktural tersebut sebagai Reviewernya serta
A : menghubungkan Task tersebut pada Goalnya (melalui fitur pilihan "Alignment"). Untuk tugas-tugas jabatannya sendiri, para struktural hanya diperbolehkan
untuk meng-create Goal.
Q : Apakah jabatan staf bisa membuat Goal?
3
A : Tidak bisa. Jabatan staf/pelaksana/fungsional hanya diperbolehkan meng-create Task.
Q : Kapan kita bisa meng-create Goal/Task?
4 Goal/Task dapat dibuat setiap saat. Namun untuk memudahkan pelaksanaannya dianjurkan agar meluangkan waktu di awal bulan untuk melakukan
A :
perencanaan dan pengisian Goal/Tasknya.
Q : Apakah Goal/Task harus selaras dengan KPI unitnya?
5 Setiap Goal/Task yang dibuat harus selaras dengan KPI unitnya. Namun apabila terdapat Goal/Task yang berkaitan dengan tugas adhoc dan job
A :
description juga diperbolehkan untuk diinput ke aplikasi.
Q : Apakah membuat Task harus ada Goalnya terlebih dahulu?

6 Tidak harus. Apabila atasan lupa membuat Task bagi stafnya, maka Task dapat dibuat sendiri oleh staf tersebut dengan menghubungkannya pada Goal
A : atasan melalui fitur pilihan "Alignment". Namun apabila Goal tersebut tidak ada/kurang sesuai maka staf tetap dapat meng-create Task tanpa terhubung ke
Goal asalkan mendapat persetujuan atasannya atau dapat berkomonukasi kembali ke atasannya untuk membuat Goal yang dimaksud.

Q : Bagaimana menginput Goal/Task yang didapat dari Pejabat yang bukan atasan langsungnya?
7 Bisa dilakukan dengan mencantumkan nama Pejabat yang bukan atasan langsungnya tersebut sebagai Reviewer, dan bagi atasan langsungnya
A :
dicantumkan sebagai Follower.
Q : Apakah Owner untuk Goal/Task bisa lebih dari satu?
8
A : Owner bisa lebih dari satu. Misalnya, untuk pekerjaan tim atau yang melibatkan unit fungsi lainnya.
Q : Apa bedanya Owner, Reviewer dan Follower?
9 Owner adalah orang yang menjalankan Goal/Task; Reviewer adalah orang yang mengkoreksi, menilai, dan memberikan feedback atas Goal/Task; dan
A :
Follower adalah orang atau pihak-pihak yang diperkenankan mengetahui progress Goal/Task.
Q : Apakah Follower bisa dari lintas regional atau kantor pusat?
10 Hal tersebut diperbolehkan selama memiliki keterkaitan dan memang perlu mengetahui progress Goal/Task tersebut. Misalnya, Goal/Task pembuatan
A :
Pendapat Hukum terkait dengan properti maka pegawai yang berwenang pada fungsi properti tersebut dapat dicantumkan sebagai Follower.

Q : Berapa bobot maksimal Goal Weight?

11 Bobot pada Goal Weight jika dijumlahkan maksimal adalah 100. Jadi misalnya seorang struktural memiliki 5 Goal maka masing-masing Goal dapat memiliki
A : bobot 20 atau diatur sendiri secara proporsional yang totalnya mencukupi 100. Bila bobot Goal melebihi 100 atau kurang dari 100 maka akan diatur secara
otomatis oleh sistem.
Q : Bagaimana jika Goal Weight tidak sesuai 100?
Bila jumlah bobot Goal dalam periode 1 bulan tidak sesuai (kurang/lebih dari) 100 maka secara sistem akan diatur otomatis menjadi genap 100. Demikian
12 halnya bila lupa dalam memberikan bobot maka secara sistem juga akan diatur masing-masing Goal memiliki bobot yang merata hingga mencapai 100.
A :
Sehingga penting untuk diperhatikan ketika membuat pembobotan agar dapat diatur secara proporsional bagi masing-masing Goal dalam periode bulan
tersebut.
Q : Bagaimana cara membuat Goal/Task yang sesuai pada periode bulan yang kita inginkan?
13 Goal/Task yang dibuat secara sistem akan masuk pada periode bulan berdasarkan pengaturan End Date pada Due Date yang dipilih. Misalnya pada saat
A :
create Goal/Task dipilih End Date di tanggal 10 Januari, maka akan masuk penilaian periode Januari.
Q : Untuk pegawai yang mutasi, bagaimana dengan Goal/Tasknya ditempat sebelumnya? Apakah otomatis hilang?

14 Goal/Tasknya pada unit sebelumnya tidak hilang melainkan akan tetap tersimpan. Namun dianjurkan pegawai tersebut segera berkoordinasi dengan
A : penggantinya terkait dengan progress Goal/Task tersebut agar dapat kembali diinput/dilanjutkan oleh pegawai penggantinya. Selanjutnya Goal/Task yang
lama dapat di-mark as complete agar bisa diberikan penilaian oleh Reviewernya yang lama, dengan berkoordinasi terlebih dahulu melalui fitur "Comment".

Q : Bagi pegawai yang mutasi ke anak/cucu/afiliasi perusahaan apakah masih harus mengisi Portizen Performance?
Pegawai tidak perlu lagi mengisi Goal/Task apabila mutasi ke anak/cucu/afiliasi perusahaan karena sudah mengikuti kebijakan kinerja di tempat yang baru.
15 Bagi struktural sebelum mutasi ke anak/cucu/afiliasi perusahaan agar terlebih dahulu menyelesaikan semua penilaian terhadap bawahannya yang lama
A :
yang masih termonitoring pada kolom "Need Response" di aplikasi Portizen Performance. Bagi Goal/Task bawahannya yang masih berstatus Progress,
Deadline, atau Overdue agar dikomunikasikan untuk merubah Reviewer ke Pejabat penggantinya.
Q : Apakah Goal/Task yang sudah tersimpan masih bisa untuk dirubah?
16 Bisa. Goal/Task yang sudah tersimpan masih bisa dirubah jika ada kesalahan atau kekurangan dalam penginputan pada aplikasi di fitur "Edit". Namun
A :
apabila Goal/Task sudah diberi penilaian maka Goal/Task tersebut tidak bisa dilakukan pengeditan.

Q : Bila Goal/Task sudah dibuat dalam periode satu tahun/semeseter/triwulan, apakah Goal/Task tetap harus diinput bulanan?
17 Dikarenakan perhitungan dan penilaian dilakukan setiap bulan maka dianjurkan agar tetap melakukan pengentrian dan penilaian secara bulanan sehingga
A : Goal/Task periode tahunan/semester/triwulan tersebut dapat di-breakdown rincian pekerjaannya ke bulanan. Bila Goal/Task tetap diinput tahunan maka
untuk Goal/Task tersebut akan masuk dalam perhitungan dan penilaian pada bulan berdasarkan End Date-nya saja.
 Q : Apakah bisa membuat Goal/Task ketika pekerjaan telah selesai (back date )?
18 Masih bisa, tetapi jangan sampai melewati batas waktu yang ditentukan untuk atasan melakukan penilaian yaitu setiap tanggal 10 bulan berikutnya. Namun
A : dianjurkan agar dapat dibiasakan untuk sesegera mungkin diinput Goal/Tasknya yang telah selesai agar Reviewer/atasan tidak lupa terhadap performa
bawahannya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut, sehingga nilai dan feedbcak yang diberikan lebih objektif.
Q : Bagaimana tata cara pengisiannya agar tidak back date ?
19 Pengisian tetap memperhatikan pada Start Date dan End Date yang mana periode pada End Date yang dipilih akan menjadi periode perhitungan bulan
A :
tersebut, sehingga sebaiknya agar tidak back date maka lakukan perencanaan pengisian Goal/Task di awal bulan berjalan.
Q : Bagaimana melihat dan memonitoring dokumentasi pekerjaan yang telah dibuat pada Portizen Performance?
20
A : Dapat dilihat pada menu "Activities" dan menu "Profile Overview".
Q : Bagaimana melihat Goal/Task berdasarkan nama dan periode?
21
A : Di versinya yang terbaru, telah diakomodir Goal/Task dapat dimonitoring (by sortir) berdasarkan nama dan periode.
Q : Bagaimana atasan melihat dan memonitoring Task stafnya?
22
A : Pada "Laporan Summary" dapat dilihat Goal/Task yang telah diinput oleh stafnya.
Q : Siapa yang seharusnya melakukan "Mark as complete " pada Portizen Performance?
23 Bila memang pekerjaan tersebut telah selesai maka baik Owner maupun Reviewer dapat melakukan "Mark as complete" agar pekerjaan tersebut dapat
A : diberikan penilaian. Namun sebaiknya Owner lebih proaktif untuk melakukan update pekerjaannya sehingga Reviewer mendapat notifikasi dan segera
memberikan penilaian.
Q : Kapan kita bisa melakukan penilaian pada Goal/Task (bagi struktural)?
24 Penilaian dapat dilakukan setiap saat. Namun dianjurkan agar meluangkan waktu sebelum tanggal jatuh tempo penarikan data (setiap tanggal 10) untuk
A :
melakukan penilaian dan perencanaan pada bulan berikutnya.
Q : Bagaimana jika Goal/Task sudah diselesaikan namun belum juga diberikan penilaian?
25 Pegawai dapat memastikan terlebih dahulu apakah nama Reviewer sudah benar sesuai dengan jabatannya dan apakah sudah mengklik "Mark as
A : complete ". Bila hal tersebut telah dilakukan pegawai dapat menggunakan fitur "Remind" yang berfungsi memberikan notifikasi kembali kepada Reviewer
atau bisa langsung mengkomunikasikan pada atasan/reviewernya agar dapat diberikan penilaian.
Q : Bagaimana cara melihat nilai/feedback terhadap Goal/Task?
26
A : Penilaian terhadap Goal/Task dapat diakses pada menu "Laporan Summary" yang bisa dilihat berdasarkan periode bulan.

Apakah bisa melakukan revisi terhadap nilai yang telah diberikan sebelumnya? Bagaimana jika urutan penilaian dianggap belum
Q :
sesuai dengan yang diharapkan?
27 Nilai yang telah diberikan (submit) tidak bisa lagi direvisi/diubah, namun struktural masih bisa melakukan penyesuaian penilaian melalui fitur "Kalibrasi" bila
A : kategori nilai bawahannya secara sistem masih belum sesuai. Kalibrasi yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari Pejabat satu tingkat lebih tinggi dari
pemberi kalibrasi, selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya dan ditambahkan alasan melakukan kalibrasi pada kolom keterangan.

Q : Apakah penilaian wajib dilakukan kalibrasi?

Kalibrasi sifatnya tidak wajib artinya apabila hasil penilaian kinerja telah sesuai, maka tidak perlu dilakukan kalibrasi. Apabila terdapat hasil penilaian kinerja
28 yang perlu dikalibrasi maka perubahan tersebut harus disertai alasan yang kuat dan spesifik. Pelaksanaan kalibrasi dilakukan dengan persetujuan
A : berjenjang dengan struktural satu tingkat lebih tinggi dari pemberi kalibrasi. Misalnya, ASM melakukan kalibrasi, maka hasil kalibrasi tersebut harus
mendapatkan persetujuan Senior Manajer dan tetap berpedoman pada kuota penilaian (10% Sangat baik sekali, 20% Sangat baik, 40% baik, 20% Cukup
baik dan 10% cukup).
Q : Bagaimana perhitungan dan rumus pada Portizen Performance?
29 Untuk perhitungan Performance (Goal =∑( Weight x Rating ) (Task=∑ (Mandays x Complexity x Rating / ∑( Mandays x Complexity). Apabila ditemui nilai
A : yang sama di dalam satu unit kerja, maka untuk nilai yang sama dilakukan perhitungan skor (Goal = Jumlah Goal x Total Rating / Total Mandays) dan Task =
Jumlah Task x Total Rating / Total Mandays.
Q : Berapa parameter dan kuota penilaian yang digunakan dalam Portizen Performance?
30 Sementara saat ini masih menggunakan 5 (lima) parameter yaitu Sangat Baik Sekali (10%), Sangat Baik (20%), Baik (40%), Cukup Baik (20%) dan Cukup
A :
(10%).
Q : Apakah nilai performance berpengaruh kepada bonus tahunan ?
Untuk diketahui, hasil penilaian Kinerja Individu dipergunakan sebagai dasar pemberian hal-hal sebagai berikut: (a) Tunjangan Kinerja: (b) Bonus Tahunan;
31 (c) Kenaikan Penghasilan Merit; (d) Pendidikan dan Pelatihan; (e) Talent Management; (f) Bantuan Ibadah Keagamaan; dan (g) Perpanjangan Usia
A : Pensiun.
Namun patut dipahami bahwa untuk bonus tahunan kategori nilai yang digunakan adalah nilai murni, bukan dari nilai acuan perhitungan tunjangan kinerja
(bulanan)