MANAJEMEN LOGISTIK

Noorhidayah, SE.,M.Kes
Manajemen Logistik Dengan
Sistem Administrasi
Manajemen logistik merupakan serangkaian
kegiatan perencanaan, pengorganisasian &
pengawasan terhdp kegiatan pengadaan,
pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan & penghapusan logistik guna
mendukung efektivitas & efisiensi dlm upaya
pencapaian tujuan organisasi.
Contoh :
Keadaan pandemi covid-19, dlm perencanaan
logistik Pemerintah dihimbau membangun
sistem logistik yg efektif guna menjamin
proses distribusi brg terutama alat kesehatan
dgn harga wajar & jlh yg memadai secara
otomatis akan mencegah penimbunan atau
pasokan dengan harga yang tidak wajar.
Langkah awal yang diperlukan, adalah
dengan memetakan rantai pasok, baik
permintaan maupun stoknya.
 Definisi Administrasi

Administrasi secara luas adalah kegiatan

kerjasama yg di lakukan oleh sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja
sebagaimana di tentukan dalam struktur
dgn mendayagunakan sumber daya utk
mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien.
 Administrasi Logistik

adalah kegiatan pengelola barang dalam

melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan
barang atau dengan kata lain melaksanakan
fungsi-fungsi managemen barang untuk
memperoleh keuntungan/manfaat maximum
dari penggunaan barang.
Contoh :
Dalam situasi pandemi Kebijakan pembatasan
pergerakan di luar rumah berpotensi memicu
perubahan pada beberapa sektor, kebijakan
berimbas pd menipisnya pasokan bahan baku.
Pemberlakuan pembatasan pergerakan manusia
secara otomatis membuat masy lebih aktif
mencari solusi untuk membantu dalam tugas
sehari-hari, seperti bekerja jarak jauh dr rmh atau
berbelanja bahan makanan atau obat-obatan
secara online.
Pertumbuhan permintaan yg sifatnya mendadak
berdasarkan kategori produk di antaranya :
1. Kelompok kategori terkait dengan kesehatan
dan perlindungan diri seperti asuransi, hand
sanitizer, produk obat-obatan dan vitamin
suplemen imunitas daya tahan tubuh
2. Kelompok kategori kebutuhan rumah tangga
& dapur seperti stok makanan.
3. Kelompok kategori produk hiburan dan
kebugaran.
Peningkatan dalam beberapa kategori produk
mengakibatkan strategi, perencanaan, serta
eksekusi supply chain (rantai pasok ) yg
meliputi informasi, dana & sumber daya yg
saling terkait dlm pergerakan suatu produk
atau jasa dari pemasok ke pelanggan semakin
tertantang dlm mengelola logistics management,
memaksimalkan customer value dan mencapai
keunggulan kompetitif yang berkelanjutan
 Keterkaitan Managemen Logistik dengan
Sistem Administrasi

Di dalam manajemen kita kenal unsur-

unsur pokok administrasi yaitu :
I. Masukan (input), yaitu segala sesuatu yg
dibutuhkan utk dpt melaksanakan
pekerjaan administrasi.
Keterkaitan Managemen Logistik dengan
Sistem Administrasi

Masukan dikenal dengan perangkat

administrasi (tools of administration), antara
lain:
- Sumber (resources), yaitu segala sesuatu yg
dpt dipakai utk menghasilkan barang/ jasa,
dapat dibedakan: sumber tenaga, sumber
modal, sumber hukum.
Masukan dikenal dengan perangkat
administrasi (tools of administration), antara
lain:
- Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
(science and technology) adalah tata cara
kerja dengan memanfaatkan kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi
- Kemampuan dan Kesanggupan
(skill / capacity) adalah pengetahuan dan
keadaan fisik, mental biologis tenaga
pelaksana.
 Masukan/ infut dikenal dengan perangkat
administrasi (tools of administration)

Input dalam 6 (enam) unsur, yaitu :

1. Man
yaitu sumber daya manusia/ tenaga yg akan
terlibat dlm kegiatan
2. Money
yaitu pendanaan /anggaran yg akan
digunakan utk melakukan kegiatan
 Masukan/ infut dikenal dengan perangkat
administrasi (tools of administration)
3. Method
yaitu acuan, pedoman & aturan yg akan
digunakan utk kegiatan.
4. Material
yaitu semua bahan dan peralatan (yang tidak
menggunakan mesin / motor penggerak) yang
akan digunakan untuk kegiatan.
 Masukan/ infut dikenal dengan perangkat
administrasi (tools of administration)
5. Machine, yaitu semua bahan dan peralatan
yang menggunakan mesin / motor penggerak
yang akan digunakan untuk kegiatan
6. Market, yaitu sasaran kegiatan
Di dalam manajemen kita kenal unsur-
unsur pokok administrasi yaitu :
II. Proses (process), yaitu langkah-langkah
yg harus dilakukan utk mencapai tujuan
yg telah ditentukan. Proses dlm ilmu
administrasi dikenal dgn sebutan fungsi
administrasi (functions of administration)
Di dalam manajemen kita kenal unsur-
unsur pokok administrasi yaitu :
III. Keluaran (output), yaitu hasil dari suatu
pekerjaan administrasi.
Bila ditinjau dari pengertiannya, keluaran
yg dihasilkan dapat dibedakan menjadi 2,
yaitu :
✔ Pengertian sempit (kegiatan perkantoran).
Keluaran yang dihasilkan adalah, catatan surat
masuk & keluar, kumpulan surat masuk & keluar,
daftar nama pegawai, daftar inventaris barang dll.
Di dalam manajemen kita kenal unsur-
unsur pokok administrasi yaitu :
✔ Pengertian luas, terdiri dari :
- Hasil dari proses. Keluaran yang dihasilkan
adalah pengembangan organisasi, kegiatan
organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk
pelaksanaan / petunjuk teknis, tugas-tugas /
personil kepanitian, dll.
- Hasil dari fungsi/tugas. Keluaran yang
dihasilkan adalah kebijakan, program kegiatan,
hasil pengawasan, hasil pengorganisasian.
Di dalam manajemen kita kenal unsur-
unsur pokok administrasi yaitu :

✔ Pengertian luas, terdiri dari :

- Kelembagaan, keluaran yang dihasilkan adalah
fungsi/aktivitas kelembagaan, sistem, layanan
umum (in servise dan public service).
Di dalam manajemen kita kenal unsur-
unsur pokok administrasi yaitu :
IV. Sasaran (target group), yaitu tujuan keluaran
yg dihasilkan atau dengan kepada siapa hasil
kegiatan tsb ditujukan atau kepada siapa
kebijakan yg dihasilkan ditujukan.
V. Dampak (impact) adalah akibat yang
ditimbulkan oleh suatu kebijakan.
VI. Administrasi sebagai sistem, yaitu semua tata
aturan yang berlaku untuk menjalankan
tugas-tugas / fungsi-fungsi administrasi dibuat
secara sistimatis, dlm rangka efektif & efisien
utk mencapai tujuan.
Fungsi Administrasi yang Dikemukakan Oleh Beberapa
Para Ahli
1
George R Terry 4. John F Mee 7. Louis Allen 10. Mc. Namara
Planning, Organizing Planning, Organizing, Leading, Planning, Planning, Programing,
Actuating, Controlling Motivating, Controlling Organizing, Budgeting System
Controlling
2
5. Herold KoontzCrril
Henry Fayol 8. S.P.Siagian 11. Oey Liang Lee
O’Donnel
Planning, Organizing, Planning, Organizing, Planning, Organizing, Perencanaan,
Commanding, Staffing, Directing, Motivating, Pengorganisasian,
Coordinating, Controlling Controlling Controlling, Pengarahan,
Evaluating Pengkoordinasian,
Pengontrolan
3 W.H. Newman 6. Luther M. Gullick 9. Lyndal F Urwick 12. John D. Millet

Planning, Organizing, Planning, Organizing, Forecasting, Planning, Directing-, Fasilitating

Assembing Resources, Staffing, Directing, Organizing
Directing, Controlling Cordinating, Reporting, Commanding,
Budgetting Coordinating,
Controlling
Di bidang kesehatan, utk memudahkan
pelaksanaannya, fungsi-fungsi administrasi
disederhanakan menjadi :
P1 (Perencanaan)
P2 (Penggerakkan dan Pelaksanaan)
P3 (Pemantauan, Pengendalian, dan
Penilaian).
 Fungsi Manajemen Logistik
1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi penentuan/pemenuhan
Kebutuhan
3. Fungsi Penganggaran
4. Fungsi Pengadaan
1. Fungsi Perencanaan
Perencanaan adalah hasil rangkuman dari
kaitan tugas pokok, aturan, gagasan,
pengetahuan, pengalaman & keadaan
(lingkungan).
Fungsi perencanaan mencakup aktivitas
dlm menetapkan sasaran-sasaran,
pedoman-pedoman, pengukuran
penyelenggaraan bidang logistik.
Perencanaan dibagi dlm tiga periode, yaitu :

1. Rencana jangka panjang/ long range

2. Rencana jangka menengah/ mid range
3. Rencana jangka pendek/ short range
Perencanaan Logistik

Merupakan kegiatan pemikiran, perhitungan

dan perumusan tindakan-tindakan yang akan
dilakukan dimasa yang akan datang, baik
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
operasional dalam pengelolaan logistik,
penggunaan logistik, pengorganisasian
maupun pengendalian logistik.
Perencanaan Kebutuhan Logistik

Merupakan suatu gambaran kegiatan yang

akan dilaksanakan dalam rangka memenuhi
kebutuhan benda-benda perbekalan yang
secara tegas dan secara tertulis memuat
nama, jenis barang, jumlah, waktu yang
dibutuhkan, biaya dan lain-lain keterangan
yang dianggap perlu diterangkan.
Perencanaan Kebutuhan Logistik

1. What (apa? )
Barang apa yang akan diadakan?
2. Why (mengapa?)
Mengapa barang tersebut diadakan?
3. When (kapan?)
- Kapan barang tersebut dibutuhkan?
- Kapan barang tersebut diadakan?
Perencanaan Kebutuhan Logistik

4. Where (dimana?)
- Dimana barang tsb akan diperoleh?
- Dimana barang tsb akan digunakan?
5. Who?
- Siapa yg akan menggunakan barang tsb
?
- Siapa yg akan mengadakan barang tsb ?
Perencanaan Kebutuhan Logistik

6. How?
- Bagaimana cara pengadaannya?
- Bagaimana prosedur pengadaannya ?
- Bagaimana aturan-aturan pengadaannya?
7. Berapa banyak barang yang dibutuhkan ?
8. Berapa harga barang yang akan diadakan?
2. Fungsi Penentuan Kebutuhan.

Penentuan Kebutuhan merupakan segala

kegiatan & usaha utk merumuskan
perincian dari perencanaan & merupakan
dasar serta pedoman dlm melakukan
suatu tindakan tertentu dlm bidang
kebutuhan peralatan & perlengkapan.
Faktor-faktor yg mempengaruhi fungsi
penentuan kebutuhan adalah :
1. Yuridis, meliputi peraturan-peraturan,
prosedur & persyaratan
2. Persyaratan proyek, meliputi tujuan,
kondisi lokasi serta transportasi
3. Evaluasi sosial ekonomi, meliputi
perkiraan & evaluasi pengaruhnya
terhdp kehidupan sosial ekonomi
masyarakat.
Faktor-faktor yg mempengaruhi fungsi
penentuan kebutuhan adalah :
4. Evaluasi tekno ekonomi perkiraan &
evaluasi hal-hal yg terkait dgn
teknologi & pengembangannya terhdp
aspek ekonomi.
5. Perkembangan swadaya &
swasembada.
6. inventarisasi & pemeliharaan.
Faktor-faktor yg mempengaruhi fungsi
penentuan kebutuhan adalah :
7. Perkembangan biaya
8. Perkembangan industri & suply
9. Perkembangan politis
10.Pertimbangan khusus penggunaan
alat-alat besar.
Melalui fungsi perencanaan & penentuan
kebutuhan akan dihasilkan :
1. Rencana pembelian
2. Rencana rehabilitasi
3. Rencana dislokasi
4. Rencana sewa
5. Rencana pembuatan
3. Fungsi Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran (Budgeting) adalah semua
kegiatan & usaha utk merumuskan perincian
penentuan kebutuhan dlm suatu skala
standar tertentu yaitu skala mata uang & jlh
biaya dgn memperhatikan pengarahan &
pembatasan yg berlaku.
Dalam usaha penyempurnaan anggaran
perlengkapan/logistik adanya angggaran
sbb :
1. Anggaran pembelian
2. Anggaran perbaikan & pemeliharaan
3. Anggaran penyimpanan & penyaluran
4. Anggaran penelitian &
pengembangan brg
5. Anggaran penyempurnaan adm.
barang
Dalam usaha penyempurnaan anggaran
perlengkapan/logistik adanya angggaran
sbb :
6. Anggaran pengawasan brg
7. Anggaran penyediaan & peningkatan
mutu personil
4. Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah segala kegiatan & usaha
utk menambah & memenuhi kebutuhan
barang & jasa berdsrkan peraturan yg
berlaku.
4. Fungsi Pengadaan

Kondisi darurat memberikan kewenangan

kepada Pemerintah utk melakukan proses
pengadaan melalui mekanisme penunjukan
secara langsung, sebagaimana diatur dalam
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Publik (LKPP) Nomor 13 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam
Penanganan Keadaan Darurat.
Tugas :
Buatlah makalah secara individu dengan
topik : Fungsi Manajemen Logistik yg
terdiri dari :
1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi pemenuhan Kebutuhan
3. Fungsi Penganggaran
4. Fungsi Pengadaan
Dalam masa pandemi covid-19
- Sertakan referensi dalam daftar pustaka
bentuk hurup arial 11, spasi 1,5
dikumpulkan 2 minggu ke depan
- Pengumpulan tugas di koordinir oleh satu mahasiswa
dijadikan satu folder utk dikirimkan.
Sekian...Terimakasih
Semoga Bermanfaat